Adquisiciones del Proyecto - Departamento de Ingeniería de
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Por: SOLUCIONES UN UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS E INDUSTRIAL ADQUISICIONES Version No: 01 Elaborado por: Andrés Felipe Fuentes Página 1 de 7 SOLUCIONES UN DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA APLICACIÓN PARA UN SISTEMA GENÉRICO DE DISTRIBUCION Y COMERCIALIZACIÓN http://sites.google.com/site/gerenciaygestion2009/ ggsi@idesoluciones.com Gestión de las Adquisiciones del Proyecto SOLUCIONES UN ADQUISICIONES DEL PROYECTO 1. INTRODUCCIÓN La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo. Este documento presenta la perspectiva de adquisición como los vendedores del producto. 2. CONTROL DE VERSIONES Fecha Versión Descripción Autor (dd/mm/aaaa) 16/06/2009 1.00 Creación de la plantilla para tener seguimiento del control de adquisiciones Andrés Felipe Fuentes 19/06/2009 2.00 Documento revisado por la Líder de Calidad Catalina Cuenca 3. PROCESOS DEL AS ADQUISICIONES 3.1 Planificar las Compras y Adquisiciones El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones identifica qué necesidades del proyecto pueden satisfacerse de mejor manera comprando o adquiriendo los productos, servicios o resultados fuera de la organización del proyecto, y qué necesidades del proyecto puede satisfacer el equipo del proyecto durante la ejecución del proyecto. Este proceso implica considerar si es conveniente adquirir, qué y cuánto adquirir, y cómo y cuándo hacerlo. El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones también incluye la consideración de posibles vendedores, especialmente si el comprador desea ejercer algún tipo de influencia o control sobre las decisiones de contratación. También se deberá considerar quién es el responsable de obtener o mantener los permisos y licencias profesionales relevantes que la legislación, alguna regulación o la política de la organización puedan requerir al ejecutar el proyecto. Que se desea adquirir: 3 Computadores portátiles. 1 Impresora Papelería: Resmas de papel tamaño carta Esferos Agendas ADQUISICIONES Versión No: 01 Elaborado por: Andrés Felipe Fuentes Página 2 de 7 SOLUCIONES UN ADQUISICIONES DEL PROYECTO Se hace una revisión con el líder de proyecto para considerar las condiciones del mercado, y qué productos, servicios y resultados están disponibles en el mercado, quién los tiene, y bajo qué términos y condiciones. Y las empresas que presentar el mejor perfil de proveedores son: SUMINAS Ltda. Para todo lo que tiene que ver con la papelería (resmas, esferos, agendas). COMPUSALE Ltda. Para los portátiles y la impresora. Se realiza un tipo de contrato para proporcionan las políticas, procedimientos, guías y sistemas de gestión formales e informales existentes relacionados con la adquisición, para se esto se pretende realizar un Juicio de Expertos que es requerido para evaluar las entradas y las salidas del proceso. El juicio de expertos lo usamos para desarrollar o modificar los criterios que se aplicarán para evaluar las ofertas o las propuestas hechas por los vendedores. El juicio de expertos legales puede involucrar los servicios de un abogado para ayudar con los términos y condiciones de las adquisiciones que no se ajusten a las normas. Dicho juicio y experiencia, incluida la experiencia en negocio y técnica, se aplican tanto a los detalles técnicos de los productos, servicios o resultados adquiridos como a los diferentes aspectos de los procesos de gestión de las adquisiciones. El tipo de contrato que se uso es el de Precio Fijo o de Suma Global que nos implica un precio total fijo para un producto bien definido, también incentivos para quienes cumplan o superen objetivos del proyecto seleccionados, tales como los objetivos del cronograma, y que también maneja una orden de compra por un artículo específico que debe ser entregado en una fecha específica por un precio determinado. Después de realizar los estudios col el líder del proyecto en la planificación de las compras y adquisiciones obtenemos: • Determinación de las fechas planificadas en cada contrato para los productos entregables del contrato y coordinación con los procesos de desarrollo y control del cronograma • Identificación de garantías de cumplimiento o de contratos de seguros para mitigar algunas formas de riesgos del proyecto • Determinación de las instrucciones que se proporcionarán a los vendedores para desarrollar y mantener una estructura de desglose del trabajo del contrato ADQUISICIONES Versión No: 01 Elaborado por: Andrés Felipe Fuentes Página 3 de 7 SOLUCIONES UN ADQUISICIONES DEL PROYECTO • Determinación de la forma y el formato que se usarán en el enunciado del trabajo del contrato 3.2 Planificar las Compras y Adquisiciones El proceso Planificar la Contratación prepara los documentos necesarios para respaldar el proceso Solicitar Respuestas de Vendedores y el proceso Selección de Vendedores. Aquí lo que manejamos adicional al paso anterior es el Plan de Gestión del Proyecto don se manejan los riesgos de la adquisición. Registro de riesgos. Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo Requisitos de recursos de las actividades Cronograma del proyecto. Estimaciones de costes de las actividades Línea base de coste Criterios de Evaluación Bajo la responsabilidad de todos los integrantes del grupo de trabajo respondemos a las siguientes preguntas. Entender la necesidad. ¿En qué medida la propuesta del vendedor responde al enunciado del trabajo del contrato? R// En gran parte Coste total o del ciclo de vida. ¿Producirá el vendedor seleccionado el coste total más bajo (coste de compra más coste de operación)? R// SI Capacidad técnica. ¿Tiene el vendedor las habilidades y conocimientos técnicos necesarios, o puede esperarse razonablemente que los adquiera? R// SI Enfoque de gestión. ¿Tiene el vendedor los procesos y procedimientos de gestión para asegurar el éxito del proyecto, o puede esperarse razonablemente que los desarrolle? R// SI Enfoque técnico. ¿Cumplen las metodologías, técnicas, soluciones y servicios técnicos propuestos por el vendedor con los requisitos de la documentación de adquisición, o es probable que proporcionen más que los resultados esperados? R// SI ADQUISICIONES Versión No: 01 Elaborado por: Andrés Felipe Fuentes Página 4 de 7 SOLUCIONES UN ADQUISICIONES DEL PROYECTO Capacidad financiera. ¿Tiene el vendedor los recursos financieros necesarios, o puede esperarse razonablemente que los obtenga? R// SI Capacidad e interés de producción. ¿Tiene el vendedor la capacidad y el interés para cumplir con los posibles requisitos futuros? R// SI Tamaño y tipo de negocio. ¿Responde la empresa del vendedor a un tamaño o tipo de negocio específico, como por ejemplo, una pequeña empresa, una empresa dirigida por mujeres o una pequeña empresa desfavorecida, según la definición del comprador o de acuerdo con lo establecido por una agencia gubernamental y determinado como una condición para que se le adjudique un contrato? R// SI Referencias. ¿Puede el vendedor proporcionar referencias de clientes anteriores que verifiquen la experiencia laboral y el cumplimiento de los requisitos contractuales por parte del vendedor? R// SI Derechos de propiedad intelectual. ¿Reivindica el vendedor los derechos de propiedad intelectual en los procesos de trabajo o servicios que usarán o en los productos que producirán para el proyecto? R// SI Derechos de propiedad exclusiva. ¿Reivindica el vendedor los derechos de propiedad exclusiva en los procesos de trabajo o servicios que usarán o en los productos que producirán para el proyecto? R// SI 3.3 Solicitar Respuestas de los Vendedores El proceso Solicitar Respuestas de Vendedores obtiene respuestas, tales como ofertas y propuestas, de potenciales vendedores, acerca de la forma en que puede cumplirse con los requisitos del proyecto. La mayor parte del esfuerzo real en este proceso es realizado por los vendedores potenciales, normalmente sin coste directo para el proyecto ni para el comprador. 3.4 Selección de Vendedores El proceso Selección de Vendedores recibe ofertas o propuestas y aplica criterios de evaluación, según corresponda, para seleccionar uno o más vendedores calificados y ADQUISICIONES Versión No: 01 Elaborado por: Andrés Felipe Fuentes Página 5 de 7 SOLUCIONES UN ADQUISICIONES DEL PROYECTO aceptables como tales. En el proceso de decisión de selección de vendedores se pueden evaluar muchos factores, a saber: • El precio o coste puede ser el determinante principal para un artículo listo para vender, pero el menor precio propuesto puede no ser el menor coste si el vendedor se demuestra incapaz de entregar los productos, servicios o resultados a tiempo. • Las propuestas a menudo son divididas en secciones técnicas (enfoque) y comerciales (precio), y cada una se evalúa por separado. A veces, se requieren secciones de gestión como parte de la propuesta, que también tienen que ser evaluadas. • Pueden requerirse múltiples fuentes para productos, servicios y resultados críticos, para poder mitigar los riesgos que pueden estar asociados a temas tales como cronogramas de entrega y requisitos de calidad. Se tienen en cuenta el coste potencialmente superior asociado a esos múltiples vendedores, incluida toda pérdida de posibles descuentos por cantidad, y los temas de reemplazo y mantenimiento. Las herramientas y técnicas descritas aquí pueden usarse solas o en combinación para seleccionar vendedores. Por ejemplo, un sistema de ponderación puede ser usado para: • Seleccionar un solo vendedor al que se le solicitará que firme un contrato estándar. • Establecer una secuencia de negociación clasificando todas las propuestas por medio de puntuaciones de evaluación ponderadas asignadas a cada propuesta. En las adquisiciones importantes, el proceso total de requerir respuestas por parte de los vendedores y evaluarlas puede repetirse. Se puede establecer una lista corta de vendedores calificados basándose en una propuesta preliminar. Luego puede realizarse una evaluación más profunda basándose en una propuesta más detallada y completa que se les solicita a los vendedores de la lista corta. 3.5 Administración del Contrato Tanto el comprador como el vendedor administran el contrato con finalidades similares. Cada parte se asegura de que ambas partes cumplan con sus obligaciones contractuales y de que sus propios derechos legales se encuentren protegidos. El proceso Administración del Contrato asegura que el rendimiento del vendedor cumplirá con los requisitos contractuales y que el comprador actuará conforme a los términos del contrato. En proyectos más grandes con varios proveedores de productos, servicios y ADQUISICIONES Versión No: 01 Elaborado por: Andrés Felipe Fuentes Página 6 de 7 SOLUCIONES UN ADQUISICIONES DEL PROYECTO resultados, un aspecto clave de la administración del contrato es gestionar las interfaces entre los diversos proveedores. 3.5 Cierre del Contrato El proceso Cierre del Contrato respalda al proceso Cerrar Proyecto, ya que incluye la verificación de que todo el trabajo y todos los productos entregables han sido aceptables. El proceso Cierre del Contrato también incluye actividades administrativas, como por ejemplo, actualización de registros para reflejar los resultados finales y archivo de dicha información para su uso en el futuro. El cierre del contrato aborda cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto. En proyectos de múltiples fases, el plazo de un contrato puede ser aplicable sólo a una fase determinada del proyecto. En estos casos, el proceso Cierre del Contrato cierra los contratos aplicables a esa fase del proyecto. Las reclamaciones sin resolver pueden quedar sujetas a litigio después del cierre del contrato. Los términos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos específicos para el cierre del contrato. ADQUISICIONES Versión No: 01 Elaborado por: Andrés Felipe Fuentes Página 7 de 7
