Transparencia y Rendición de Cuentas Política AntiCorrupción Código de Conducta del Personal de DCA Política del Personal de DanChurchAid para prevenir la Explotación Sexual Sistema de Quejas Transparencia y Rendición de Cuentas Tegucigalpa, Honduras, (+504) 2235-6215/16 infohonduras@dca.dk www.danchurchaid.org facebook.com/DCAHonduras WWW.DANCHURCHAID.ORG WWW.DANCHURCHAID.ORG Política ANTI CORRUPCIÓN Política Anticorrupción La Corrupción La corrupción se define como el abuso del poder encomendado, para obtener ganancias privadas. La corrupción es más conocida como el soborno, fraude, malversación de fondos y la extorsión El grupo meta de esta Política Anti-Corrupción es todo el personal de DanChurchAid. Como empleados de DanChurchAid, estamos obligados a observar esta Política Anti-Corrupción; cualquier violación de esta Política se reportará mediante el Mecanismo de Quejas y Denuncias de DanChurchAid (descrito abajo). La corrupción amenaza la buena gobernabilidad, el desarrollo sostenible, el proceso democrático, y las prácticas comerciales justas. Por tanto, la lucha contra la corrupción implica el fortalecimiento de la sociedad civil y la eliminación de la injusticia social; lo que a su vez coincide con la visión de DanChurchAid: “Ayudar e incidir a favor de los grupos oprimidos, abandonados y marginados en países pobres, y fortalecer sus posibilidades de vivir en dignidad”. Según el Índice de la Percepción de la Corrupción, de Transparencia Internacional, los países en que opera DanChurchAid se encuentran entre los países con mayor riesgo de corrupción en el mundo. DanChurchAid debe asegurar que los fondos que manejamos no terminen en las manos equivocadas. 1 DanChurchAid maneja fondos provenientes de una variedad de donantes, y trabaja para asegurar que se utilicen de manera correcta y transparente.1 DanChurchAid guarda una gran responsabilidad hacia los donantes, socios y beneficiarios, en evitar la corrupción y asegurar que los fondos se utilicen correctamente. Como empleados de DanChurchAid, somos responsables por la defensa y promoción de los más altos estándares de conducta ética y profesional. El trabajar en varios países, a veces en situaciones complicadas y difíciles, entre distintos idiomas, culturas y religiones, demanda mucho de parte de los empleados. El conocimiento, el respeto y el sentido común son algunas de las palabras claves que deben guiar nuestro trabajo. El propósito de esta Política Anti-Corrupción es apoyar un comportamiento caracterizado por un alto nivel de integridad personal y organizacional, tanto internamente como con otras partes interesadas externas (socios). Visión y Plan: Sub-objetivo C: “Asegurar el manejo correcto y transparente de los recursos financieros encomendados a DanChurchAid.” La seguridad personal nunca debe comprometerse en el cumplimiento de esta política. La corrupción se define como el abuso del poder encomendado, para obtener ganancias privadas. La corrupción es más conocida como el soborno, fraude, malversación de fondos y la extorsión, y algunos de los ejemplos se detallarán a continuación. Como personal de DanChurchAid, somos responsables por seguir y acatar las normas y reglamentos de la legislación nacional y leyes internacionales. La corrupción tiene muchas manifestaciones. Puede tomar la forma de dinero, o la prestación de servicios con el fin de obtener ventajas, tales como un tratamiento favorable, protección especial, servicios adicionales, o reducción de demoras. Es importante darse cuenta que la corrupción no es exclusivamente una cuestión de dinero. Proporcionar a una persona con un puesto de trabajo, servicios u otros favores, puede en determinadas circunstancias también ser interpretado como corrupción. Además, debemos cumplir con los convenios internacionales suscritos por el país en el que operamos. Es responsabilidad de DanChurchAid informar a las organizaciones socias y otras partes interesadas sobre esta política 3 Política Anti-Corrupción Política Anti-Corrupción 2 GENERAL Principios anticorrupción A continuación, se incluye una lista de los principios en materia de la política anticorrupción de DanChurchAid: 1 Conflictos de interés 2 Abuso de poder y extorsión 3 Fraude y malversación de fondos 4 Soborno 5 Nepotismo y favoritismo 6 Regalos 1. Conflicto de intereses Evitaremos cualquier conflicto de interés indebido -real o potencial- entre nuestros intereses personales y el interés de DanChurchAid. Evitar los conflictos de interés es el principio general en la lucha contra la corrupción. El conflicto de interés surge de situaciones en las que usted, como empleado de DanChurchAid, tiene un interés privado que pueda influir en su desempeño profesional. Los conflictos de intereses pueden ocurrir con bastante frecuencia y no necesariamente se tratan de corrupción; lo importante es la forma en que son identificados y gestionados. Si las situaciones de conflicto de intereses no son correctamente identificadas y gestionadas, pueden poner en peligro la integridad de DanChurchAid, y pueden resultar en corrupción. Se espera que cada miembro del personal demuestre un buen juicio, y en caso de duda, que se comunique con su superior. En cuestiones de conflicto de intereses, es importante utilizar el buen juicio personal y el sentido común para tomar las decisiones correctas. Los siguientes principios son ejemplos, de alguna forma, de conflictos de interés. 2. Abuso de poder y extorsión No buscaremos influir en cualquier persona o institución para fines privados mediante el uso de nuestra posición oficial, u ofreciéndoles ventajas personales. Del mismo modo, no utilizaremos la propiedad, instalaciones, servicios y/o recursos financieros de DanChurchAid para fines privados, excepto cuando se otorga permiso en este sentido. No utilizaremos ninguna forma de extorsión como medio para obtener ventajas. Este principio implica que usted no debe utilizar su condición profesional para obtener beneficios personales. La mala utilización podría darse, por ejemplo, para obtener ventajas que usted no habría obtenido de otra manera. Relaciones con los proveedores no deben utilizarse para obtener precios reducidos, por ejemplo, en equipos, automóviles, alimentos, servicios de consultoría o viajes para uso privado. Tampoco se permite el abuso de su poder como gerente para la obtención de favores o servicios personales a ser realizados por los empleados. 3 . Fraude y Malversación de Fondos El fraude y la malversación de fondos son ilegales, y no deben ser utilizados como medios para obtener ventajas personales o profesionales, o propiedad en relación con DanChurchAid, las organizaciones socias, o cualquier otra de las partes interesadas. 2 Ejemplos de fraude y malversación de fondos incluyen: documentación falsa; mentir sobre las cualificaciones; abuso de poder/ conocimiento para robar dinero y equipo de la oficina; haciendo mal uso de los recursos encomendados a nosotros. Por lo tanto, las normas de contabilidad y documentación se aplicarán en todo momento. Por ejemplo, la aprobación de pagos tiene que realizarse según lo establecido en el “Manual de Contabilidad para las Oficinas Regionales de DCA,” y la aprobación de los programas y proyectos debe seguir el “Manual de Programas y Proyectos” (PPM). Se espera la honestidad en cada uno de los empleados. 4 . Soborno No daremos ni aceptaremos sobornos, de ninguna manera. El soborno se define como el acto de ofrecer dinero, servicios u otros objetos de valor a alguien con el fin de persuadirle a hacer algo a cambio. (Los sobornos también pueden llamarse comisión, propina, coima, mordida, dinero por silencio, edulcorante, dinero de protección, entre otros términos.)2 Pagos de Facilitación: Los pagos de facilitación son pequeños pagos realizados a funcionarios públicos (o de otra índole) para expeditar o asegurar el desarrollo de actividades y acciones de naturaleza rutinaria. El término “de naturaleza rutinaria” aquí se define como actividades y acciones que forman parte de de las tareas y funciones diarias de nuestro personal. DanChurchAid se opone fuertemente a los pagos de facilitación; este tipo de pago no debe realizarse. Sin embargo, DanChurchAid se da cuenta de que trabajamos en partes del mundo donde puede ser extremadamente difícil evitar este tipo de transacciones del todo. Los pagos de facilitación deben ser documentados con recibos y deben ser reportados (tal como debe ser cualquier otra violación de la Política Anticorrupción) utilizando el mecanismo de quejas. Esto se hace para asegurar la transparencia y rendición de cuentas, pero adicionalmente para aprender de estos ejemplos, para que DanChurchAid pueda evitar situaciones similares en el futuro. Un ejemplo es que no recibimos sobornos de parte de potenciales socios para celebrar contratos con ellos, y no damos sobornos a nuestros socios como medio para influir. Nuestra cooperación con las organizaciones socias se basa en el apropiamiento mutuo, la rendición de cuentas, la participación, la equidad, la armonización y la alineación (Política de Asociación para la Cooperación Internacional de DanChurchAid). El soborno es ilegal en todos los países y perjudica las posibilidades de juicios justos y de la competencia leal; crea mercados de negocios notransparentes que pueden ser difíciles o imposibles de acceder. 5 . El Nepotismo y el Favoritismo No favorecemeos a familia, amigos u otras relaciones personales en contrataciones, adquisiciones, entrega de ayuda, u otras situaciones. El nepotismo es el favoritismo hacia los familiares y amigos, en base o debido a esa relación, en lugar de en una evaluación de habilidades o idoneidad. Por ejemplo: ofreciendo empleo a un pariente o un amigo, a pesar de que hay otros que sean mejor calificados y dispuestos a realizar el trabajo; mayores ingresos; y otros beneficios a empleados que sean parientes de la gerencia. Para evitar el favoritismo y el nepotismo en la contratación, seguimos el Manual de Adquisi- ciones de DanChurchAid; accesible en: www.danchurchaid.org/procurement. Para contrataciones en las Oficinas Regionales, seguimos la “Política de Contratación de Personal Nacional,” y para contrataciones en la sede, seguimos la Política de Contratación. Es importante subrayar que si los conflictos de intereses se manejan y se tratan, puede ser aceptable contratar/trabajar con familia o amigos. 6 . Regalos No daremos ni recibiremos, directa- o indirectamente, cualquier regalo o favor que podría influir en el ejercicio de nuestra función, cumplimiento de deber, o de alguna otra forma que potencialmente podrá dañar a DanChurchAid. Los regalos incluyen, pero no se limitan a: servicios, viajes, entretenimiento, cosas materiales o favores. Con el fin de respetar las tradiciones locales y la hospitalidad, regalos convencionales menores son aceptados. El valor de un regalo aceptable varía entre los países donde opera DanChurchAid. Las donaciones en efectivo no son aceptables. Se espera que todos los empleados demuestren el buen juicio; y cuando haya duda, que se comuniquen con su superior. Una regla orientadora en este sentido es que un regalo no debe influir en su juicio independiente; también podrá compartir con sus colegas los regalos menores aceptados. 5 Política Anti-Corrupción Política Anti-Corrupción 4 El fraude se define como la delincuencia económica involucrando el engaño, artimañas, o falsas pretensiones, mediante las cuales alguien gana ventajas o fondos de manera ilegal. La malversación de fondos se define como la apropiación indebida de bienes o fondos legalmente encomendados a alguien en su cargo formal como agente o tutor. El Mecanismo de Quejas y Denuncias de DanChurchAid Política Anti-Corrupción 6 Como empleados de DanChurchAid, estamos obligados a cumplir con esta Política AntiCorrupción e informar sobre cualquier violación a la misma. Todos los incidentes de corrupción en DanChurchAid, en las organizaciones asociadas, u otros incidentes relacionados con las actividades de DanChurchAid, deben ser reportados mediante el mecanismo de quejas y denuncias. Si usted sospecha, oye rumores de corrupción, o tiene cualquier duda, también podrá solicitar consejo aquí. Se debe llenar y enviar un formulario de queja al correo electrónico complaint@dca.dk. Este buzón de correo electrónico es accesado únicamente por tres empleados de la Unidad de Recursos Humanos en Copenhague. En base a la queja/denuncia, se considerará si debe crearse un Comité de Investigación para llevar a cabo una investigación. La queja/denuncia será tratada de manera confidencial y respetuosa, tanto para el autor de la queja/denuncia, como para las personas/ organizaciones acusadas. No se aceptan quejas/denuncias anónimas. Todos los incidentes de corrupción deben ser reportados mediante el Mecanismo de Quejas y Denuncias, incluso casos en los que una investigación se haya realizado a nivel regional. Casos en los que la seguridad personal estaba en riesgo, también deberán ser reportados mediante el Mecanismo de Quejas y Denuncias. El mecanismo de quejas y denuncias se accede a través del sitio web de DanChurchAid: www.danchurchaid.org/complaints Informe Anual Anti-Corrupción e Informe de Corrupción El “Informe Anual Anti-Corrupción” intenta resumir las acciones de DanChurchAid orientadas al combate y prevención de la corrupción con los recursos financieros administrados por DanChurchAid. El informe se publica anualmente en la página web de DanChurchAid, junto con el Informe Anual (General). Un “Informe de Corrupción” se publica en el sitio web de DanChurchAid y se actualiza dentro de las 48 horas. En él se describen en profundidad los casos de corrupción y fraude que DanChurchAid ha manejado. Temas sensibles de carácter personal no serán publicados. El objetivo es informar abiertamente sobre los problemas previstos de corrupción en los países en que trabajamos - y describir la forma en que tratamos de resolver los problemas y evitarlos en el futuro. Los informes, junto con otros materiales anticorrupción y noticias relevantes, se pueden encontrar en el sitio web de DanChurchAid www.noedhjaelp.dk /anti-korruption (en danés) y www.danchurchaid.org/anticorruption (en inglés). WWW.DANCHURCHAID.ORG Código de CONDUCTA del Personal de DCA Código de Conducta Los empleados de DCA deben abstenerse del uso excesivo de alcohol, en lugares donde podría llegar a ser perjudicial para la imagen de DCA. 5 Los empleados de DCA deben buscar información acerca de los planes de seguridad correspondientes cuando viajen o trabajen en el extranjero, y evitar comportamientos que podrían provocar amenazas de inseguridad. Todo plan de seguridad de DCA debe compartirse con los empleados pertinentes y ser debidamente cumplido. Los empleados no están autorizados a utilizar o portar armas. Las únicas excepciones a este punto son las armas de fuego para la caza o el deporte obtenidos legalmente y con licencia, y las armas de fuego obtenidas como parte de un contrato con las Fuerzas Armadas. Código de Conducta del Personal de DCA Aprobado por el Consejo de Trabajo de DanChurchAid Fecha: 15 de octubre del 2010 Código de Conducta del Personal de DCA 8 DanChurchAid (DCA) se adhiere a varios Códigos y Políticas; por ejemplo: Visión y Plan de DCA – parte 1; del horario de trabajo, tal como lo indica claramente dicho documento. 1 Código de Conducta del Movimiento Internacional de la Cruz Roja, Media Luna Roja y Organismos No Gubernamentales (ONG) trabajando en Alivio a Desastres (1994); Política del Personal de DCA para Prevenir la Explotación Sexual; 2 Política Anti-Corrupción de DCA; Política VIH/SIDA de DCA. Considerando que los códigos y políticas anteriormente mencionados no toman en cuenta todos los asuntos relevantes que los empleados de DCA deben tomar en cuenta, DCA ha establecido un Código de Conducta del Personal de DCA. Las normas del mismo se aplican durante las horas de trabajo para los empleados que trabajan dentro y/o afuera de Dinamarca. Durante horas no laborables, las normas son pertinentes solamente cuando una violación de las mismas pueda llegar a afectar negativamente el desempeño del trabajo o la imagen de DCA. No obstante, la Política del Personal DCA para Prevenir la Explotación Sexual es aplicable dentro y fuera 3 Todos los empleados de DCA deben conocer y respetar los valores de DCA, que se fundamentan en una visión cristiana y humanitaria de la vida, tal como se presentan en nuestra Visión y Plan en la declaración diaconal. Todos los empleados de DCA deben respetar y promover los derechos humanos fundamentales, sin ningún tipo de discriminación, y con un trato por igual a los demás, sin importar su condición social, raza, orígen étnico, color, religión, género, orientación sexual, edad, estado civil, nacionalidad, afiliación política, discapacidad o estado de salud. Se espera que los Empleados de DCA se abstengan de cualquier acción o declaraciones verbales en público que puedan desacreditar a DCA. Las quejas pueden ser planteadas a través del Mecanismo de Quejas de DCA. Los empleados que trabajan fuera de Dinamarca deben respetar las costumbres, la religión y las tradiciones del país donde se encuentren, y deben observar estrictamente las leyes y reglamentos del mismo. 6 Los empleados de DCA jamás podrán cometer cualquier acto o forma de acoso que podría resultar en daños físicos, sexuales o psicológicos graves a otras personas. 7 Los empleados de DCA jamás podrán participar en cualquier tipo de explotación o abuso sexual. (Véase la Política del Personal de DCA para Prevenir la Explotación Sexual) 8 Un empleado/a que se involucre en una relación sexual a largo plazo con otro empleado/a está en la obligación de informar a su gerente acerca de dicha relación. Si la relación genera problemas relacionados con el trabajo, se podrá decidir si una de las personas deberá ser transferido/a a otra unidad o si se da por terminado el contrato con uno/a de los empleados involucrados. 9 A los gerentes no les permite sostener una relación sexual con un empleado/a que tenga un trato directo o indirecto con ellos. En caso de surgirse dicha situación, se podrá decidir si una de las personas deberá ser transferida a otra unidad o si se da por terminado el contrato del gerente 10 en cuestión. Los empleados de DCA deberán actuar conforme la Política Anti-Corrupción de DCA, y no aceptar regalos o favores que puedan influir en el ejercicio de sus funciones, su rendimiento o su deber. Es permitido aceptar regalos menores, a fin de respetar las tradiciones locales y la hospitalidad tradicional. Los sobornos jamás serán aceptados ni utilizados (favor de referirse a la Política Anti-Corrupción 11 de DCA). Los empleados de DCA no podrán participar en ninguna actividad de trabajo remunerado fuera de los especificados en la descripción del trabajo, o establecer su propia empresa, sin la aprobación de la gerencia. El presente Código de Conducta refleja los estándares internos de DCA, y como tal, son secundarios a las leyes nacionales del país dentro del cual trabaja el empleado/a. El firmante (abajo) ha leído, comprendido y está de acuerdo con el contenido de: Visión y Plan de DCA – parte 1; Código de Conducta del Movimiento Internacional de la Cruz Roja, Media Luna Roja y Organismos No Gubernamentales (ONG) trabajando en Alivio a Desastres (1994); Política del Personal de DCA para Prevenir la Explotación Sexual; Política Anti-Corrupción de DCA. 9 Código de Conducta del Personal de DCA 4 Política VIH/SIDA de DCA Código de Conducta del Personal DCA El signatario acepta que cualquier infracción de este Código de Conducta dará lugar a una posible acción disciplinaria conforme a las leyes respectivas, las normas laborales, y los términos, condiciones y lineamientos de DCA. Si por cualquier motivo se necesite hacer una excepción a estas reglas, se obtendrá una dispensación por escrito de parte de la Administración Superior en HQ. Lugar/Fecha: ______________________________ Código de Conducta del Personal de DCA 10 Firma:_____________________________________ WWW.DANCHURCHAID.ORG Política del Personal de DCA para Prevenir la Explotación Sexual Política del Personal de DCA para prevenir la Explotación Sexual Política del Personal de DanChurchAid para prevenir la Explotación Sexual Esta política aplica a todo personal empleado o trabajando con DanChurchAid (DCA). Código de Conducta para Prevenir la Explotación Sexual: Cualquier incumplimiento de estas normas resultará en acciones disciplinarias. Como parte del compromiso de DCA de respetar los derechos humanos, todo el personal de DCA, no importando donde estén ubicados ni su puesto de trabajo, deberán actuar de la siguiente manera durante y afuera de las horas laborales: Cualquier empleado que haga acusaciones falsas a propósito, del incumplimiento de estas normas será sujeto a acciones disciplinarias. 1 Respetar y fomentar los derechos humanos funda- 1. INTRODUCCIÓN Es esencial que el personal de DCA reciba instrucciones y pautas claras con respecto a la expectativa en cuanto a su conducta, incluyendo darle el espacio para reflejar en forma positiva de como estimular una cultura de trabajo respetuosa y no abusiva. Además, es esencial que la gerencia de DCA esté equipada con la adecuada autoridad, responsabilidad, herramienta de monitoreo y recurso para acciones, en el evento de cualquier mala conducta. La meta de DCA es crear un ambiente libre de explotación. 3. PROVISIONES El Código Internacional de Conducta para la Cruz Roja Internacional y el Movimiento de la Luna Creciente Roja y ONGs trabajando en el Alivio de Desastres y porciones del Código de Conducta de Explotación Sexual de ACT para Personal de la Alianza Internacional de ACT, forman la base de la política propia de DCA. DCA sostiene que la explotación sexual de las personas es una violación de sus derechos humanos. La dependencia de las poblaciones afectadas, en agencias humanitarias y de desarrollo y su personal para sus necesidades básicas crea una responsabilidad particular de la ética y el deber del cuidado de salvaguardar la dignidad de las personas por parte del personal de DCA. 2. OBJETIVO Y ALCANCE DE ESTA POLÍTICA DCA cree que una respuesta efectiva de la explotación sexual deberá ser específica de contenido y relevante, basada en un entendimiento preciso del ambiente humanitario en el cual ocurre la crisis. El trabajador humanitario y Oficiales de Programas deberán estar conscientes de lo siguiente: a) la falta de oportunidades económicas para los locales y para poblaciones de personas refugiadas y desplazadas, puede resultar en que una de las pocas opciones para la generación de ingresos sea el sexo comercial y de explotación para cubrir las necesidades básicas b) la comunidad impactada puede tener una cultura de violencia basada en el género la cual puede continuar o ser agravada c) las usuales protecciones sociales podrían no estar instaladas o no estar funcionando. El objetivo de esta política es aumentar el conocimiento y prevenir la explotación sexual proporcionando una política dirigida a este asunto. Pueda que esta política tenga que ser adaptada localmente para que corresponda a políticas nacionales, a las leyes y reglamentos prevalecientes en el respectivo país. Si este es el caso, entonces la responsabilidad de esta adaptación descansa con el Oficial de Programas de DCA o con el Representante Regional. DCA pide que durante la implementación de esta política, se consulte con el personal del lugar de 3.1 LA PREVENCIÓN DE LA EXPLOTACIÓN SEXUAL 2 Nunca explotar la vulnerabilidad de otras mujeres, hombres o niños, o permitir que nadie sea involucrado en situaciones comprometedoras. 3 Nunca participar en ninguna clase de actividad sexual que involucre a los niños debajo de la edad de consentimiento, en Dinamarca o cualquier otro país, y nunca poseer pornografía infantil. 4 Nunca participar en la explotación o abuso de los beneficiarios, ya sean hombres, mujeres, niños o niñas. Esto constituye actos de mala conducta flagrante y es causa de despido. 5 Nunca abusar una posición profesional para retener la ayuda humanitaria, ni otorgar preferencias para solicitar favores sexuales, regalos o pagos de cualquier clase o ventajas. El miembro del personal de DCA deberá estar consciente de no aprovechar su posición y no puede aceptar regalos (a excepción de pequeños detalles de agradecimiento) o chantajes. 6 Nunca participar en relaciones sexuales con beneficiarios. Dichas relaciones son fuertemente desalentadas debido a que están basadas en dinámicas de poder intrínsicamente desiguales. Dichas relaciones socavan la credibilidad e integridad del trabajo humanitario. 7 Nunca aceptar, solicitar, o participar en “comprar” u obtener lucro de servicios sexuales. 8 Nunca exponer al personal o socios a ninguna clase de explotación u hostigamiento sexual. 9 Asegurar que toda información confidencial, incluyendo informes de incumplimientos de estas normas por colegas, obtenida de los beneficiarios o colegas, sea canalizada correctamente y manejada con la máxima confidencialidad. 10 Asegurar que los informes de incumplimiento de estas normas sean inmediatamente reportados a la gerencia y/o al mecanismo de reclamos en la Sede, adonde se espera se tomen acciones puntuales de investigación. Los elementos cruciales del la respuesta general de DCA son la prevención y aumentar el conocimiento del tema, monitoreo y evaluación, establecer un sistema de quejas/persona de contacto y un mecanismo de respuesta. La Prevención y Aumentar el conocimiento del tema DCA aumentará el conocimiento en relación con la prevención de la explotación sexual en forma consistente a lo largo del período de empleo del personal. El tema será meticulosamente abordado durante el período de introducción en DCA, incluyendo las consecuencias de la mala conducta. DCA está consciente que esta política se enfoca en el comportamiento personal y asuntos que normalmente son considerados privados. En la discusión de esta política, es importante realizar discusiones detalladas en cada contexto local para asegurar un ambiente de trabajo abierto, positivo, no discriminatorio y sin abusos. Monitoreo y Evaluación El Oficial de Programas de DCA y el Representante Regional tendrán la responsabilidad general de realizar un monitoreo diario. El personal de DCA es responsable de monitorear su propio comportamiento diario. La Unidad de Recursos Humanos y otros miembros de la gerencia de DCA estarán a cargo de monitorear este asunto durante viajes de monitoreo. Mecanismo de Reclamos El Oficial de Programas / el Representante Regional son puntos de entrada y reciben todo reclamo, al menos que el reclamante deseara utilizar el punto de entrada central de reclamos sensibles en DCA Copenhague directamente por correo electrónico a: complaints@dca.dk El reclamante puede escoger cualquier medio que él / ella deseen para registrar un reclamo: Contacto directo con el Oficial de Programas / Representante Regional, con o sin un colega / traductor Correo electrónico directo a DCA, Copenhague. 13 Política del Personal de DCA para prevenir la Explotación Sexual Política del Personal de DCA para prevenir la Explotación Sexual 12 DCA trabaja desde un Enfoque Basado en Derechos y desde una Perspectiva de Equidad de Género. DCA considera como valor central la creación de un ambiente positivo, con sumo respeto para los titulares de derechos, representantes de socios y su propio personal. trabajo y que activamente participen en un debate acerca del tema. La política deberá ser conocida por todo el personal de DCA. A los Oficiales de Programas de DCA y Representantes Regionales de DCA responsables por personal se les encomienda con la autoridad de implementar y monitorear el activo uso de esta política. Además se recomienda que DCA también trate este asunto con las organizaciones socias. DCA recomienda que se pidan las opiniones de los beneficiarios sobre la prevención de explotación sexual y que sean incorporadas por la gerencia en la respectiva política de DCA. mentales, adoptados internacionalmente sin discriminación de ninguna clase y sin considerar estatus social, raza, etnicidad, color, religión, género, orientación sexual, edad, estado civil, origen nacional, afiliación política o incapacidad. 3.2 LA ESTRATEGIA Y PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN Si el reclamante desea contactar a DCA, Copenhague directamente, puede encontrar la dirección de correo electrónico en la página web de DCA. Mecanismo de respuesta EL Oficial de Programas / El Representante Regional y /o la persona a cargo de Reclamos de DCA, Copenhague manejan los reclamos incluyendo la toma de decisiones acerca de acciones y seguimiento. 4. EJECUCIÓN Y DIVISIÓN DE REPONSABILIDADES Política del Personal de DCA para prevenir la Explotación Sexual 14 DCA trabaja desde un Enfoque Basado en Derechos y desde una Perspectiva de Equidad de Género. DCA considera como valor central la creación de un ambiente positivo, con sumo respeto para los titulares de derechos, representantes de socios y su propio personal. Es esencial que el personal de DCA reciba instrucciones y pautas claras con respecto a la expectativa en cuanto a su conducta, incluyendo darle el espacio para reflejar en forma positiva de como estimular una cultura de trabajo respetuosa y no abusiva. Además, es esencial que la gerencia de DCA esté equipada con la adecuada autoridad, responsabilidad, herramienta de monitoreo y recurso para acciones, en el evento de cualquier mala conducta. La meta de DCA es crear un ambiente libre de explotación. El Código Internacional de Conducta para la Cruz Roja Internacional y el Movimiento de la Luna Creciente Roja y ONGs trabajando en el Alivio de Desastres y porciones del Código de Conducta de Explotación Sexual de ACT para Personal de la Alianza Internacional de ACT, forman la base de la política propia de DCA. La gerencia será responsable por la prevención de la explotación sexual en las oficinas de DCA, proactivamente asegurando el conocimiento del personal de los elementos de la política de DCA y seguir los procedimientos 1-11. Personal Cada persona deberá ser responsable por su propia conducta, después de haber leído y confirmado en forma afirmativa la adherencia a la política de DCA de prevenir la explotación sexual. Cualquier alegato o preocupación en relación con la explotación deberá ser reportada por escrito, al mecanismo de reclamo /persona de contacto para acción adicional. Si es enviado a otra organización, entonces el reclamo deberá estar registrado por escrito con la autoridad de programas apropiada y al sistema de quejas de DCA. DCA Copenhague y la Gerencia en el campo La Unidad de Recursos Humanos / Oficial de Programas / Representante Regional tienen la responsabilidad de explicar meticulosamente y asegurar que antes de firmar un contrato con DCA, el empleado entiende la política de DCA, así como también las consecuencias de cualquier incumplimiento de la política y los procedimientos a seguir si se reporta un incumplimiento con la política. Sistema de Quejas Sistema de Quejas de RESPONSABILIDADES Gerencia de DCA WWW.DANCHURCHAID.ORG La Unidad de Recursos Humanos actuará como unidad de recursos –ofreciendo apoyo y orientación a todos los Oficiales de Programas, Representantes Regionales y empleados, como sea necesario, y compartir buenas prácticas y lecciones aprendidas dentro de DCA. La Unidad de Recursos Humanos también interactuará o formará asociaciones efectivas con otras organizaciones para preparar sesiones anuales para aumentar conocimientos y para compartir las lecciones aprendidas con ellos, otros socios e interesados. La Unidad de Recursos Humanos además será responsable por monitorear y evaluar regularmente la política para prevenir la explotación sexual. Todos Les corresponde a todos los miembros del personal, junta y asamblea general de DCA, respetar los principios de esta política y realizar todo esfuerzo posible para compartir sus conocimientos y contribuir a un ambiente libre de la explotación, mediante el cual la prevención de la explotación sexual tiene la más alta prioridad continua. Aprobada por la Junta de DCA Enero 2004 / lih Modificada el 15 de abril del 2008 DanChurchAid Honduras, CA. 1.1 ¿Qué implica para nosotros una queja? Desde el año 2008 DanChurchAid (DCA) se certificó bajo la Asociación Internacional para la Rendición de Cuentas en el Ámbito Humanitario -(HAP, en inglés Humanitarian Accountability Partnership). HAP es una iniciativa interinstitucional que comenzó en el 2003 como un sistema de certificación que compromete a sus miembros a mejorar la respuesta humanitaria y de desarrollo de largo plazo mediante la medición de 6 referentes. Estos 6 referentes son; Gestión de Calidad, Información, Participación, Competencias del Personal, Sistema de Quejas, Mejoras Continuas. En este sentido, DCA se esfuerza por mejorar continuamente la calidad de su trabajo con sistemas de rendición de cuentas claras y transparentes en toda la organización, en sus oficinas locales y en la relación con sus socios y beneficiarios. Como parte de este compromiso, la oficina regional de DCA en Honduras ha desarrollado un sistema de quejas para establecer un proceso claro y transparente para el manejo de las mismas. Los socios y otras partes interesadas en el trabajo de DCA en Honduras, pueden usar este sistema con discreción asegurada. DCA se responsabiliza porque cada uno de los miembros del personal de la oficina regional conozca el sistema de quejas. Esto con el propósito que el personal pueda apoyar y orientar a las personas que sientan necesidad de presentar una queja. Los comentarios, retroalimentación y opiniones respecto a las actividades que DCA apoya, se deben comunicar a través del personal de DCA lo más próximo a la situación que sea posible. En aquellos casos donde un socio o una persona deseen presentar un reclamo deberá hacer uso del sistema de quejas de DCA. Este sistema debe ser utilizado cuando el demandante considere que otros medios no son viables o no son efectivos. Un asunto de participación o empoderamiento; Un asunto de transparencia y rendición de cuentas; Una oportunidad para denunciar un caso de corrupción o abuso de autoridad; Problemas relacionados con el trabajo o conducta del personal; Una herramienta de gestión para la mejora continua y el desarrollo institucional. 1.2 ¿Quién puede quejarse? En principio, todos y todas pueden quejarse, sin embargo se espera que las quejas provengan de actores involucrados en los procesos que DCA apoya a través de proyectos implementados por sus Socios. Entre estos: Personal de las organizaciones con las cuales DCA tiene asocio o de algún proyecto en implementación; Personal de la oficina regional de DCA; Beneficiarios directos e indirectos y participantes en los proyectos en los territorios donde DCA y sus Socios tienen cobertura; Autoridades locales quienes estén involucrados o vinculados por proyectos que DCA apoya a través de sus socios; Personal de Agencias Hermanas y otras ONG colaboradoras; Personal de los Donantes; Agentes comerciales que proveen productos y servicios a la oficina regional de DCA en Honduras o a los Socios que desarrollan actividades con financiamiento de DCA. 17 Sistema de Quejas Sistema de Quejas 16 Una afectación de derechos; 1.3. ¿Qué tipo de quejas son aceptables? Cuestiones relacionadas con las actividades de DCA en Honduras y CA; Cuestiones relacionadas con la implementación de los proyectos implementados por DCA y sus socios; La conducta y comportamiento del personal de DCA o del personal de los socios involucrados en proyectos apoyados por DCA; Acoso/abuso sexual y verbal; Violencia basado en género ; Corrupción (nepotismo, favoritismo, malversación de fondos, etc.); El sistema de quejas de DCA distingue dos tipos de quejas: Quejas operacionales: Quejas sensibles: incluye quejas relacionadas con la calidad de la planificación, la implementación y el monitoreo de actividades y proyectos apoyados por DCA. incluye quejas relacionadas con corrupción o explotación sexual Todas las formas de prácticas discriminatorias. 19 Normalmente, no se aceptaran quejas anónimas, al menos que se trate de un asunto de gravedad. 1.4. ¿Qué tipo de quejas no serán aceptadas? 1.6. Quejas que involucran a los Socios Todo aquello relacionado con condiciones internas de empleo: Salario; Evaluaciones de desempeño; Ambiente de trabajo; Problemas personales fuera de la esfera de las asignaciones de DCA. Los programas de DCA Honduras se implementan en acompañamiento mutuo con organizaciones locales y nacionales, por lo tanto DCA no es implementador directo de los proyectos que apoya. DCA fomenta que sus Socios desarrollen e implementen sus propios sistemas de quejas, lo cual se apoyará activamente. En el caso que los Socios cuenten con sus propios sistemas de quejas, avalados por DCA, la queja tiene que ser procesada en primera instancia mediante el sistema del Socio. Dado el caso que DCA reciba quejas sobre un Socio, el cual no cuente con su propio sis-tema de quejas, DCA establecerá un comité ad hoc de quejas con la participación del Socio para asegurar que la misma se procese de forma justa y transparente. DCA espera que sus Socios le reporten todas las quejas recibidas, aunque no tengan su propio sistema de quejas. En el caso de quejas sensibles, DCA se reserva el derecho de procesarla dentro de su propio sistema, aun cuando el Socio tenga vigente su sistema. En este último caso el comité ad hoc no necesariamente deberá incluirá miembros del Socio. Sistema de Quejas Sistema de Quejas 18 1.5. Las categorías de quejas. 1.7 ¿Cómo poner una queja? 1.8 Procesando las quejas: Escrito: Se llena un formato estándar el cual se puede solicitar a la dirección electrónica quejas.honduras@dca.dk o bien este mismo formato puede ser solicitado a cualquier miembro del personal de la oficina regional de DCA. Para el procesamiento de quejas se crearan dos equipos que jugarán diferentes roles durante el procesamiento de las quejas. Estos son: La queja por escrito se puede enviar de las siguientes formas: Receptores de Quejas: Para conservar la confidencialidad, solamente dos personas empleadas de la oficina de DCA en Honduras tendrán acceso a revisar y leer las quejas. Estas dos personas son rotadas cada síes meses. 1. Enviándola por correo corriente a: DCA Honduras Col. Palmira, Ave. Rep. Colombia #2302, Tegucigalpa, Honduras. Apartado Postal 2607 3. Depositar dentro del buzón de quejas disponible en la oficina de DCA. 4. 5. Enviándola al Enviándola al correo electrónico correo electrónico a quejas.honduras de la sede de DCA @dca.dk complaints@dca.dk Comité de Investigación: Se designarán tres personas para analizar y dar seguimiento a las quejas interpuestas. Dos de estas personas son las mismas receptores de quejas más una persona adicional que será incorporada al equipo. 21 @ Sistema de Quejas Sistema de Quejas 20 Entregándola algún miembro del personal de DCA 2. Pasos a Seguir: Verbal: La persona puede avocarse directamente a cualquier miembro del personal de DCA en el campo o en la oficina para quejarse. El personal de DCA tendrá la responsabilidad de pedir información básica de la situación para luego presentarla al comité de quejas. Se dejará constancia escrita de la queja presentada de manera verbal considerando la revisión y consentimiento del contenido por parte de la persona denunciante. También, se puede presentar una denuncia verbal vía teléfono a la oficina regional DCA (teléfono fijo: 2235-8600, 2235-6215). Paso 1: Recibir y reconocer la queja: Se dará un acuse de recibo al o la denunciante mediante correo electrónico, teléfono o SMS. DCA se compromete a enviar una primera respuesta a la queja en los siguientes 7 días hábiles después de haberla recibido. Paso 2: Procesamiento: Se designará un Comité de Investigación integrado por tres personas, dos de ellas las receptoras de la queja más una tercera quien será invitada de acuerdo a su área de expertis que colaborará en la investigación. El comité evalúa el contenido de la queja y decide si la misma procede o no dentro del sistema de quejas de DCA, si hay elementos suficientes para impulsar medidas correctivas o si es necesario recolectar mayor información a través de una investigación, la cual no durará más de un mes. No procede: Se consideran no procedentes aquellas quejas relacionadas con temas mencionados en la sección 1.4. Se responde al denunciante con sugerencias de canales a utilizar. Sistema de Quejas de DCA Medidas correctivas: En caso que la queja cuente con toda la información necesaria se procede a involucrar a los órganos decisivos, por lo general mando gerencial. El comité presenta la queja acompañada de recomendaciones de cómo proceder institucionalmente. Tengo una Queja la presento Escrita Investigación: el comité podría determinar que la queja amerita una investigación más profunda antes de proceder con una determinación. Para ello se asignará un equipo de investigación con Términos de Referencias definidos. Miembro DCA Correo Buzón de Quejas Queja Operacional El proceso de recepción de las quejas sensibles es igual que el antes mencionado garantizándose una alta confidencialidad. Los documentos se archivarán en un área restringida con acceso limitado a solo los miembros del comité. Acuso de recibido en 7 días hábiles Ac en uso 7 d de ías rec há ibid bil o es 1.9 Procesando las quejas: Apelación: El denunciante puede apelar la resolución del comité de quejas dentro de un plazo de 15 días. Un Comité de Apelación compuesto, quienes tomarán una decisión den-tro de 2 meses desde la fecha de apelación, la cual es final. Sistema de Quejas Comité Receptor recibe la queja Apelación: El denunciante, al resultar insatisfecho por la decisión del Comité, puede apelar la decisión dentro de 15 días subsiguientes a la comunicación del comité. Entonces, se constituirá un comité de apelación, compuesto a. El denunciante recibirá un acuso de recibo dentro de un plazo de 2 semanas y será informado dentro de un plazo de uno a tres meses (dependiendo de la urgencia del caso) en cuanto a una resolución sobre su denuncia. Teléfono 2235-8600 22356215 Miembro DCA 23 Paso 3: Las quejas sensibles serán monitoreadas por la sede de DCA a través de la incorporación de una persona designada al comité de investigación. Este comité tendrá como responsabilidad el desarrollo de Términos de Referencia para la investigación, asimismo definen el perfil de los/las investigadores. Dependiendo de la gravedad de la queja sensible los investigadores pudiesen ser personal externo con capacidades específicas. Correo electrónico No Procede temas del 1.4 Comité de Investigación Apelación durante los siguientes 15 días do ibi ec s e r ana od m us se Ac en 2 Sistema de Quejas 22 Si no se logra terminar de procesar la queja dentro del plazo de un mes, se le notificará al denunciante al respecto y se le proveerá con un nuevo plazo para el cumplimiento del proceso de investigación de la queja. Verbal Queja Sensible Alta Confindencialidad Comité de Investigación incluye alguien de la sede Elabora TDR e investiga Se da el informe investigativo a la gerencia en un mes Investigación profunda con TDR definido, es más tardado Resolución Apelación durante los siguientes 15 días Resolución en 3 meses Apelación durante los siguientes 15 días 1.10. ¿Cómo educar, familiarizar, revisar el sistema de quejas? La oficina regional de DCA Honduras destinará tiempo, fondos y otros recursos para socializar el sistema de quejas con sus Socios y así se familiaricen con su uso. DCA integrará el sistema de quejas como un tema de agenda de las plataformas programáticas, para que los responsables de las organizaciones socias logren usar el sistema, y posiblemente empiecen a establecer sistemas propios de quejas. Se promoverán eventos para compartir experiencias prácticas y retos, así como revisar los sistemas existentes y realizar cambios necesarios en el sistema de DCA. Sistema de Quejas 24 1.11. Interferencia, perjurio y represalia Si un miembro del personal de DCA o personal del socio que a sabiendas interfieran en el uso, procesamiento o en las decisiones del Comité estará sujeto a acciones disciplinarias por parte de DCA o de la organización socia. 1.12. Seguimiento por DCA Honduras Informes: Se producirá anualmente un informe general que sistematice las quejas recibidas y sus resultados. El informe, incluirá recomendaciones y acciones de mejora dentro de DCA, se presentará al personal en una reunión general de personal. Información sobre las quejas sensibles se serán incluidas en este informe. Así mismo, DCA compartirá el informe con su sede y presentará resúmenes de los informes en las reuniones de la plataforma de socios. Transparencia y Rendición de Cuentas Autores Sistema de Quejas: René Frenken y Reina Castillo Grupo Editor: Reina Castillo, René Frenken Hans Buvollen, Jimena Carías Impresión: Ideas Litográficas Diciembre 2014