1 UNIVERSIDAD DE COSTA RICA OFICINA DE SUMINISTROS UNIDAD DE LICITACIONES LICITACION PUBLICA No. 4-2003 "CONCESION TEMPORAL DE USO DE UN LOCAL PARA LA INSTALACION DE MAQUINAS FOTOCOPIADORAS Y PRESTACION DE SERVICIOS DE FOTOCOPIADO EN LA SEDE DE OCCIDENTE, SAN RAMON, ALAJUELA, DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA” En cumplimiento de lo dispuesto en los artículos Nº 7, 8 y 9 de la Ley de la Contratación Administrativa y en los artículos Nº 9, 10 y 11 del Reglamento General de la Contratación Administrativa. RESULTANDO 1. Que la Unidad de Licitaciones, en fecha 24 de marzo de 2003, recibe solicitud de la Oficina de Servicios Generales OSG-GSC-69-2003, para la contratación citada, remitida por el Licenciado Luis Fernando Salazar Alvarado, Jefe de la Oficina de Suministros, mediante oficio OS-110-2003. CONSIDERANDO 1. Que para realizar la citada contratación no es indispensable disponer de partida presupuestaria alguna. 2. Que, tanto cuantitativa como cualitativamente, se cuenta con los recursos humanos y la infraestructura administrativa suficiente para verificar el fiel cumplimiento del objeto de la contratación. POR TANTO Esta oficina dispone iniciar los trámites utilizando el procedimiento de licitación pública de conformidad con lo que establece el artículo 41 de la Ley de Contratación Administrativa. Lic. Luis Fernando Salazar, Jefe Oficina de Suministros c. Exp. Lic. Pública No. 4-2003. ___________________________________________________________________________________________ “Telefax. 207-4539, Fax. 207-5975, Unidad de Licitaciones, Oficina de Suministros, Universidad de Costa Rica” 2 UNIVERSIDAD DE COSTA RICA OFICINA DE SUMINISTROS UNIDAD DE LICITACIONES LICITACION PÚBLICA No. 4-2003 “CONCESION TEMPORAL DE USO DE UN LOCAL PARA LA INSTALACION DE MAQUINAS FOTOCOPIADORAS Y PRESTACION DE SERVICIOS DE FOTOCOPIADO EN LA SEDE DE OCCIDENTE, SAN RAMON, ALAJUELA, DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA” La Oficina de Suministros de la Universidad de Costa Rica recibirá propuestas, por escrito, hasta las 14:00 horas del día 5 del mes de mayo de 2003, tendientes al otorgamiento de la concesión temporal de uso de espacio físico es para la Instalación de Máquinas Fotocopiadoras y Prestación de Servicios de Fotocopiado en la SEDE DE OCCIDENTE, SAN RAMON, ALAJUELA, con un precio base mensual de ¢ 26.000,00 (veintiséis mil colones exactos). Los interesados deberán pagar y retirar las Especificaciones Técnicas, las Condiciones Generales y Especiales, en la Oficina de Suministros de la Universidad de Costa Rica, ubicada en Sabanilla de Montes de Oca, de las Instalaciones Deportivas 250 metros al Este y 400 metros al Norte, o en la en la Oficina de Administración Financiera ubicada en el Edificio Administrativo “A” Ciudad Universitaria Rodrigo Facio, o en la Sede de Occidente, sita en San Ramón de Alajuela, 1 kilómetro al oeste del Banco Nacional de Costa Rica, con un costo de ¢300,00 (Trescientos colones con 00/100). Ciudad Universitaria Rodrigo Facio, 25 días del mes de marzo de 2003. Alvarado, Jefe de la Oficina de Suministros. Lic. Luis Fernando Salazar baf. ___________________________________________________________________________________________ “Telefax. 207-4539, Fax. 207-5975, Unidad de Licitaciones, Oficina de Suministros, Universidad de Costa Rica” 3 UNIVERSIDAD DE COSTA RICA OFICINA DE SUMINISTROS UNIDAD DE LICITACIONES LICITACION PÚBLICA No. 4-2003 “CONCESION TEMPORAL DE USO DE UN LOCAL PARA LA INSTALACION DE MAQUINAS FOTOCOPIADORAS Y PRESTACION DE SERVICIOS DE FOTOCOPIADO EN LA SEDE DE OCCIDENTE, SAN RAMON, ALAJUELA, DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA” La Oficina de Suministros de la Universidad de Costa Rica recibirá propuestas, por escrito, hasta las 14:00 horas del día 5 del mes de mayo de 2003, tendientes al otorgamiento de la concesión temporal de uso de espacio físico indicado. 1) Ubicación del espacio físico: En el Conjunto No.2 de Aulas (primera planta) contiguo a de Estudiantes de la SEDE DE OCCIDENTE, SAN RAMON, ALAJUELA. 2) Precio base mensual: ¢26.000,00 (veintiséis mil colones exactos) 3) HORARIO: lunes a viernes: De las 07:00 horas a las 18:00 horas. 4) Medidas del espacio físico: 8,83 metros de largo y 4,71 metros de largo, área del espacio físico: 41,59 metros cuadrados. - El servicio deberá iniciarse, a más tardar 10 días después de la adjudicación en firme y al pago de la garantía de cumplimiento. Además, el adjudicatario deberá convenir con el Dirección de la SEDE DE OCCIDENTE, SAN RAMON, ALAJUELA, cualquier aspecto sobre la forma de fotocopiado o prestación de servicios. ___________________________________________________________________________________________ “Telefax. 207-4539, Fax. 207-5975, Unidad de Licitaciones, Oficina de Suministros, Universidad de Costa Rica” 4 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA OFICINA DE SUMINISTROS UNIDAD DE LICITACIONES LICITACION PÚBLICA No.4-2003 "CONCESION TEMPORAL DE USO DE UN LOCAL PARA LA INSTALACION DE MAQUINAS FOTOCOPIADORAS Y PRESTACION DE SERVICIOS DE FOTOCOPIADO EN LA SEDE DE OCCIDENTE, SAN RAMON, ALAJUELA, DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA” ESPECIFICACIONES TECNICAS 1. Los oferentes podrán ofrecer más dinero por el espacio físico indicado, lo cual, deberá quedar debidamente consignado en cada oferta. Las ofertas por monto inferior al solicitado, pueden quedarán excluidas. El oferente que cotice montos mayores a los referidos supra, puede obtener un mayor puntaje en la evaluación de las ofertas. (Ver punto No.8 de las Condiciones Especiales). 2. Todos los participantes deberán ofrecer un precio mensual fijo. 3. El local referido será destinado, exclusivamente, a brindar el servicio de fotocopiado y deberá contar dos máquinas fotocopiadoras cuyos modelos puede ser descontinuados, siempre y cuando sus vidas útiles sean iguales o mayores a dos años. En las ofertas deberá quedar debidamente consignado, el modelo y año de fabricación de las máquinas. En caso de modelos descontinuados debe aportar además de lo anterior, la certificación de la empresa proveedora de las máquinas descontinuadas sobre su vida útil. En caso de omisión del modelo y/o del año o certificación en caso necesario, la oferta quedará excluida. 4. Las máquinas deberán de tener una velocidad no menor a 50 copias por minuto y de funcionar con 110 voltios. Opcionalmente, el adjudicatario puede instalar más máquinas fotocopiadoras, si es necesario y si la instalación eléctrica del espacio físico lo permite. Además puede ofrecer el servicio de encuadernación, levantado de texto, impresión de diskettes y venta de artículos de librería, cuyos precios deberán ser puestos a la vista de los usuarios del servicio. 5. La ubicación del espacio físico podrá ser variada, cuando la Universidad de Costa Rica, así lo considere oportuno y conveniente a sus intereses. 6. El pago de la electricidad correrá por cuenta del adjudicatario. La Unidad de Fotocopiado de la Oficina de Servicios Generales aplicará la siguiente la fórmula: (Cantidad mensual de copias vendidas en el local entre 25000) por 60 KWH por ¢40,00 (cuarenta colones) que es el precio que la Universidad paga por un KWH. El adjudicatario deberá cancelar en la Oficina de Administración Financiera y enviar una copia del recibo cancelado a la Unidad de Fotocopiado. Cuando haya atraso en el pago de este servicio habrá incumplimiento de contrato y se aplicará el debido proceso. 7. Todos los oferentes deberán incluir en su plica, el precio que cobrarán por cada uno de los diferentes tipos de fotocopiado (tamaño carta, oficio, ampliación, reducción, a color, etc.). Para tales efectos los precios máximos establecidos para el servicio de fotocopiado son los siguientes: Tipo de copia tamaño carta tamaño oficio Ampliación Reducción Precio máximo ¢6,00 c/u. ¢8,00 c/u. ¢8,00 c/u. ¢8,00 c/u. ___________________________________________________________________________________________ “Telefax. 207-4539, Fax. 207-5975, Unidad de Licitaciones, Oficina de Suministros, Universidad de Costa Rica” 5 Las ofertas con precios superiores a los dichos quedarán excluidas. Las ofertas con precios inferiores consignados debidamente en la oferta, pueden obtener un mayor puntaje en la evaluación de las ofertas. (Ver punto 6 de las Condiciones Especiales). 8. El adjudicatario tendrá derecho a solicitar un incremento en los precios de los tamaños de las copias cuando haya brindado el servicio constante en un plazo no menor a un ciclo lectivo. Deberá presentar a la Unidad de Fotocopiado, la solicitud con los siguientes documentos: facturas de compra de papel, de consumibles, de repuestos, valor mensual del mantenimiento de las máquinas, planilla mensual de salarios, el volumen mensual de copias vendidas, certificados por un Contador Público Autorizado. La Unidad de Fotocopiado, en un plazo máximo de 10 diez hábiles dará respuesta al adjudicatario. Se tomarán en cuenta el artículo 18 de la Ley de Contratación Administrativa y el artículo 20 del Reglamento de Contratación Administrativa y costos elaborados por el Ministerio de Industria y Comercio. 9. La Unidad de Fotocopiado de la Oficina de Servicios Generales revisará anualmente el precio de la concesión para actualizarlo en un máximo de un 15%. Comunicará a la Sección de Licitaciones de la Oficina de Suministros para que se lo comunique al adjudicatario. 10. El servicio de fotocopiado que se brinda en el espacio físico referido, será exclusivamente para profesores, estudiantes, personal administrativo de la Universidad de Costa Rica y cualquier otra persona que esté autorizada. 11. En los meses no lectivos, (julio, diciembre, enero y febrero) el adjudicatario tendrá la opción de ser exonerado del 100% del pago mensual correspondiente al uso del local, siempre y cuando lo solicite por escrito y con la debida anticipación ( 10 días hábiles) a la Asociación de Estudiantes de la SEDE DE OCCIDENTE, SAN RAMON, ALAJUELA, Dirección de la SEDE DE OCCIDENTE, SAN RAMON, ALAJUELA y Unidad de Fotocopiado de la Oficina de Servicios Generales de la Universidad de Costa Rica. Si una o dos o las tres entidades supracitadas, no están de acuerdo en conceder el 100% de la exoneración, la misma será del 50% solamente. 12. Al término de la Concesión temporal, por cualquiera de las causales autorizadas en el Cartel, las Condiciones Generales o Especiales, o el ordenamiento jurídico, el adjudicatario se obliga a devolver, a la Universidad, el espacio físico en las mismas condiciones en que lo recibió, con salvedad del desgaste y depreciación generados por el uso normal del espacio físico o el transcurso del tiempo. El adjudicatario indemnizará a la Universidad todos los daños que se ocasionen al espacio físico. 13. Los oferentes deberán de visitar el local e indicar en sus ofertas, cualquier remodelación o adecuación que consideren deben introducir en el local para prestar el servicio. Correrá totalmente por cuenta del adjudicatario las remodelaciones o adecuaciones, previa aprobación de la Oficina de Servicios Generales y pasarán a ser propiedad de la Universidad de Costa Rica. La Universidad no podrá obligar al adjudicatario a que remodele el local. Los empleados y el adjudicatario del local deberán de usar el servicio sanitario público que se encuentra ubicado en el edificio, para satisfacer sus necesidades fisiológicas. 14. Los adjudicatarios y sus empleados deberán prestar un servicio eficiente y brindar fotocopias de excelente calidad y nitidez (legibles, sin manchas, con distribución adecuada del color, etc.). Además esmerarse por atender al público forma cortés y respetuosa. 15. Los pagos que el adjudicatario debe realizar, por concepto del canon generado por el otorgamiento de la Concesión temporal, los deberá efectuar mediante pagos mensuales, consecutivos, fijos y por adelantado, los cuales deberá depositarlos en la Oficina de Administración Financiera, en los primeros ocho días naturales de cada ___________________________________________________________________________________________ “Telefax. 207-4539, Fax. 207-5975, Unidad de Licitaciones, Oficina de Suministros, Universidad de Costa Rica” 6 mes. Los adjudicatarios deberán entregar copia del comprobante de pago mensual a la Unidad de Fotocopiado de la Oficina de Servicios Generales. 16. La Universidad de Costa Rica no tendrá responsabilidad por las relaciones laborales que establezca, el adjudicatario, con terceras personas, para cumplir con esta contratación. Será responsabilidad del adjudicatario cumplir con la legislación referente a garantías sociales y laborales de sus trabajadores, así como también, lo será, cubrir a sus empleados con una póliza de riesgos del trabajo de acuerdo con el Código de Trabajo. 17. El adjudicatario queda obligado a no arrendar, ceder, gravar o de cualquier forma transmitir o gravar el derecho de uso del espacio físico y del servicio que presta. Ante cualquier evidencia del incumplimiento de este artículo, autorizará a la Unidad de Fotocopiado de la Oficina de Servicios Generales a gestionar la disolución del contrato de marras. 18. En el caso de que el adjudicatario nombre a un administrador para el espacio físico, deberá presentar ante la Unidad de Fotocopiado de la Oficina de Servicios Generales, los datos completos de éste y copia de la planilla presentada a la C.C.S.S, en donde se incluye el pago de cuotas patronales por el salario del administrador. Asimismo este administrador no podrá designar a otra persona con un cargo similar. 19. El adjudicatario tiene derecho a solicitar a la Unidad de Fotocopiado de la Oficina de Servicios Generales, la aprobación para brindar otros tipos de servicios y materiales novedosos que sean útiles y de beneficio para la comunidad universitaria que no estuvieran consignados en la oferta. 20. El adjudicatario deberá garantizar en forma gratuita y con carácter acumulativo un total de 200 (doscientas) copias mensuales a la Asociación de Estudiantes de la SEDE DE OCCIDENTE, SAN RAMON, ALAJUELA. En caso de sobrepasar el tope de 200 (doscientos) copias mensuales, la Asociación o quienes designe, girará una orden de fotocopiado que tendrá un crédito no mayor de 30 (treinta) días y serán canceladas por el representante que sea dispuesto por el órgano. 21. No se permite la venta de comidas de ningún tipo, incluyendo golosinas ni bebidas gaseosas o naturales. 22. El comprobado incumplimiento por parte del adjudicatario de las obligaciones referidas o las estipuladas en las Condiciones Generales o la oferta, autorizará a la Universidad de Costa Rica para resolver el contrato de concesión y ordenar el desalojo del espacio físico, sin responsabilidad alguna de su parte, previo debido proceso. Para estos efectos, el espacio físico es estará sujeto a la fiscalización de los estudiantes universitarios de la SEDE DE OCCIDENTE, SAN RAMON, ALAJUELA, quienes podrán notificar a su superior jerárquico para que resuelva. Solamente la Oficina de Servicios Generales intervendrá si así le solicita el máximo superior jerárquico de la SEDE DE OCCIDENTE, SAN RAMON, ALAJUELA, y cualquier resolución que tome acerca de la situación presentada, deberá ser acatada por el adjudicatario. 23. Las personas encargadas de atender al público deberán mostrar una presentación e higiene adecuadas, así como una excelente conducta. 24. Se prohíbe al adjudicatario exhibir carteles comerciales, propaganda comercial, o posters que vayan en contra de la moral o la susceptibilidad de las personas. 25. El adjudicatario queda obligado a exhibir los precios de los servicios en forma visible, clara y detallada. El incumplimiento de este artículo, autorizará a la Universidad de Costa Rica a disolver el contrato. ___________________________________________________________________________________________ “Telefax. 207-4539, Fax. 207-5975, Unidad de Licitaciones, Oficina de Suministros, Universidad de Costa Rica” 7 26. El adjudicatario queda obligado a velar porque en el caso de que sus empleados escuchen música, lo hagan a un volumen moderado, de manera tal, que no contamine el ambiente ni perturbe el silencio que se requiere la SEDE DE OCCIDENTE, SAN RAMON, ALAJUELA. 27 Cualquier otra situación que se presente y que no esté contemplada en los artículos anteriores, será resuelta por la Dirección de la SEDE DE OCCIDENTE, SAN RAMON, ALAJUELA y Unidad de Fotocopiado de la Oficina de Servicios Generales. 28. El adjudicatario queda obligado a brindar cualquier tipo de información que le solicite la Unidad de Fotocopiado. 29. El adjudicatario deberá de dar a conocer el reglamento sobre acoso sexual a sus empleados y tenerlo a la vista por si alguna persona le interesa reproducirlo. 30.- El adjudicatario deberá gestionar los permisos que le permitan operar el local conforme a la Ley, en las instituciones que correspondan y presentar a la Oficina de Servicios Generales una fotocopia de cada uno. 31. Los oferentes sin excepción deberán de llenar la boleta que se adjunta. De no hacerlo, sus ofertas serán excluidas. Oficina de Servicios Generales Unidad de Fotocopiado Datos del participante Licitación Pública ________ Local ubicado en: ___________________________ Valor del Local: ____________________________ Datos Personales Nombre y apellidos completos: ______________________________________________ Número de cédula o equivalente: __________________________________________ Edad en años cumplidos: ________________________________________________ Estado Civil: ______________ Dirección exacta: ______________________________________________________ Teléfono de Habitación: _______________ Teléfono de Trabajo: ____________ Número de Beeper: ___________________ Teléfono Celular: _______________ Teléfono donde se le puedan dejar recados: __________________________________ Experiencia en Fotocopiado Indique cuantos años tiene Usted de estar en el negocio del Fotocopiado: ___________ ¿Ha tenido alguna experiencia en el campo del fotocopiado o alguna otra actividad en la Universidad de Costa Rica? SÍ___ NO____. Las máquinas que usará son: Propias___ Alquiladas____ Compradas a pagos___ Prestadas____ La marca y modelo de las máquinas que Usted usará son: ______________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ “Telefax. 207-4539, Fax. 207-5975, Unidad de Licitaciones, Oficina de Suministros, Universidad de Costa Rica” 8 UNIVERSIDAD DE COSTA RICA OFICINA DE SUMINISTROS UNIDAD DE LICITACIONES LICITACION PÚBLICA No. 4-2003 CONDICIONES ESPECIALES "CONCESION TEMPORAL DE USO DE UN LOCAL PARA LA INSTALACION DE MAQUINAS FOTOCOPIADORAS Y PRESTACION DE SERVICIOS DE FOTOCOPIADO EN LA SEDE DE OCCIDENTE, SAN RAMON, ALAJUELA, DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA” 1. Vigencia de las ofertas. Las ofertas deberán tener una vigencia mínima de 50 días naturales, a partir de la fecha de apertura de las mismas. 2. Monto y Plazo de la Garantía de Participación. Todo oferente deberá acompañar con la oferta, la respectiva garantía de participación. Para la presente licitación se requiere una garantía de participación por valor del 2 % del valor anual del espacio físico ofrecido. La vigencia deberá extenderse, como mínimo, hasta el día 5 de julio de 2003. 3. Monto y plazo de la Garantía de Cumplimiento. La garantía de cumplimiento deberá depositarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la firmeza de la adjudicación, equivalente a una suma igual a un cinco por ciento (5% sobre el valor anual adjudicado), y con una vigencia de 2 (dos) meses adicionales a la conclusión del contrato. 4. Plazo para Adjudicar. La Universidad de Costa Rica tiene hasta 30 días naturales para adjudicar. 5. Vigencia del Contrato. La Concesión temporal, será por el período de un año. Dicho contrato podrá ser prorrogarse anualmente hasta un máximo de cinco años, siempre y cuando exista acuerdo previo de las partes, por escrito, un mes antes del vencimiento del término del período contratado o de sus prórrogas y concertado que fuere el monto del pago mensual para ese nuevo periodo. De convenir a los intereses de la Universidad la prórroga y el nuevo monto solicitado por la Oficina de Servicios Generales y comunicado por la Oficina de Suministros, la prórroga no requerirá contrato adicional. 6. Plazo para iniciar la prestación del servicio: El servicio deberá iniciarse, a más tardar 10 días después de la adjudicación en firme y al pago de la garantía de cumplimiento. Además, el adjudicatario deberá convenir con el Dirección de la SEDE DE OCCIDENTE, cualquier aspecto sobre la forma de fotocopiado o prestación de servicios. ___________________________________________________________________________________________ “Telefax. 207-4539, Fax. 207-5975, Unidad de Licitaciones, Oficina de Suministros, Universidad de Costa Rica” 9 7. La Universidad de Costa Rica podrá rescindir el contrato y poner término a la Concesión cuando lo estime necesario por motivos de interés público, caso fortuito o fuerza mayor, de conformidad con lo que establece el numeral 13.3 del Reglamento General de Contratación Administrativa. 8. FACTORES DE VALORACION Sistema de análisis y ponderación de ofertas a- El análisis y ponderación se aplicará a todas aquellas ofertas que cumplan con las especificaciones técnicas. Serán excluidas de la ponderación, las ofertas descalificadas por incumplimiento de aspectos legales y/o incumplimiento de especificaciones. La evaluación de las ofertas tomará en cuenta los factores "precio", "años de experiencia" y "servicios que ofrece", para ello se utilizará la siguiente tabla: Factor de valoración Precio Años de Experiencia Servicios adicionales que ofrece Total Porcentaje 40% 30% 30% 100% b- Factor precio: Este factor toma en cuenta el precio ofrecido por el local y el precio a cobrar por la copia tamaño carta. Se utilizará la siguiente fórmula: Puntaje precio: Precio ofrecido por el local * 10* 40% Precio por fotocopia tamaño carta c- Factor años de experiencia: se evaluará los años que el oferente tiene como experiencia real en la prestación de servicios de fotocopiado y el porcentaje se asignará de la siguiente manera: Años de Experiencia Sin experiencia Menos de dos años De dos a cuatro años Más de cuatro años a siete años Mas de siete años a diez años Mas de diez años Ponderación 0 10 20 30 40 50 Deberá aportarse declaración jurada emitida ante notario público de los años de experiencia en servicios de fotocopiados. Se debe adjuntar una lista de los lugares (instituciones públicas o privadas y empresas) con nombres y teléfonos de personas que puedan dar referencia de los servicios prestados. Para el cálculo del puntaje para este factor se utilizará la siguiente fórmula: Puntaje "experiencia" = Ponderación según número de años de Experiencia*1000*30% d- Factor “Servicios Adicionales que se ofrecen”: Se otorgarán puntos por cada uno de los siguientes servicios que se ofrezcan en el local: SERVICIOS Encuadernación sencilla Artículos de librería PUNTOS 1.500 800 ___________________________________________________________________________________________ “Telefax. 207-4539, Fax. 207-5975, Unidad de Licitaciones, Oficina de Suministros, Universidad de Costa Rica” 10 Levantamiento de texto por computadora Impresión de diskettes Impresión láser Encuadernación de lujo Copias a color Escaneo MÁXIMO PUNTOS SERVICIOS ADICIONALES: 500 450 400 350 350 250 4.600 Puntaje "Servicios adicionales que se ofrecen" = Suma de puntos por servicios ofrecidos *10 * 30% 1. El puntaje final para cada oferta será la suma de los puntajes obtenidos en los puntos b, c, d. La oferta que obtenga el mayor puntaje será la oferta adjudicada en esta licitación. En un eventual caso de empate entre dos o más ofertas, se adjudicará la que haya ofertado los modelos de máquinas más recientes. Si aún el empate continua, se adjudicará a la oferta que se haya presentado de primero. 2. Desempate: En un eventual caso de empate entre dos o más ofertas, se adjudicará la que haya ofertado los modelos de máquinas más recientes. En caso de empate se adjudicará a quien haya ofertado el precio más bajo en la fotocopia de hoja tamaño carta. ___________________________________________________________________________________________ “Telefax. 207-4539, Fax. 207-5975, Unidad de Licitaciones, Oficina de Suministros, Universidad de Costa Rica” 11 UNIVERSIDAD DE COSTA RICA OFICINA DE SUMINISTROS UNIDAD DE LICITACIONES LICITACION PUBLICA No. 4-2003 CONDICIONES GENERALES 1. Presentación de la oferta: La recepción de ofertas tendrá lugar hasta la hora y fecha que indique la invitación correspondiente, en la Oficina de Suministros de la Universidad de Costa Rica, ubicada en Sabanilla de Montes de Oca, de las Instalaciones Deportivas, 250 metros este y 400 metros norte. La oferta deberá presentarse por escrito, en sobre cerrado rotulado con el número y el nombre del objeto de la Licitación. Toda oferta deberá presentarse en papel corriente, en original y tres copias idénticas, con la firma del oferente o de su representante legal en el original y en las copias o fotocopias, sin tachaduras ni borrones. Cualquier corrección debe ser hecha mediante nota; igualmente se acompañarán fotocopias de los documentos complementarios de la oferta. Las ofertas recibidas con posterioridad a la fecha y hora señalada serán extemporáneas. En caso de que se trate de una oferta parcial, el oferente deberá indicar claramente, el renglón y la descripción completa del material que cotiza. 2. Debe adherir a la oferta un timbre de la Ciudad de las Niñas de ¢ 20,oo y un timbre de ¢ 200,oo del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas. 3. Documentos que deben entregarse 3.1 Certificación sobre la personería jurídica de la sociedad mercantil. 3.2 Cuando el oferente fuere una sociedad mercantil costarricense, deberá acompañar con su propuesta una certificación pública con la naturaleza y propiedad de sus cuotas y acciones. Si las cuotas o acciones fueran nominativas y estas pertenecieran a otra sociedad deberá igualmente aportarse certificación pública respecto a esta última en cuanto a la naturaleza de sus acciones. Las certificaciones serán emitidas: a) En cuanto a la naturaleza de las cuotas y acciones, por el Registro Público o por un Notario Público con vista en los libros de Registro, y b) En cuanto a la propiedad de las cuotas y acciones, con vista de los libros de la sociedad por un Notario Público o Contador Público autorizado. No obstante, si se tratare de una sociedad inscrita dentro del año anterior al requerimiento de la certificación, o modificada a acciones nominativas dentro del período indicado, la certificación sobre ambos extremos, podría ser extendida por el Registro Público o por un Notario Público. En tanto se declare en la oferta que la propiedad de las cuotas o acciones se mantiene invariable, la certificación original o una copia certificada de la misma, serán admitidas a los indicados efectos hasta un año después de su emisión. Si la certificación o copia certificada hubiere sido presentada en una diligencia anterior y el oferente lo manifieste así en su oferta, deberá indicar claramente el número de Licitación en que fue presentada o una copia del recibido por parte de la Oficina de Suministros, así como la declaración de que permanece invariable. ___________________________________________________________________________________________ “Telefax. 207-4539, Fax. 207-5975, Unidad de Licitaciones, Oficina de Suministros, Universidad de Costa Rica” 12 3.3 El oferente debe presentar una declaración jurada indicando que se encuentra al día con las obligaciones obrero-patronales de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS). Y el adjudicatario debe de presentar la certificación emitida por la Caja Costarricense del Seguro Social. 3.4 Cualesquiera otros documentos que se considere oportuno acompañar, según la naturaleza del objeto licitado y el tipo de licitación que se haya promovido. Cuando los documentos originales vigentes, se encuentren en el Registro de Proveedores, deberá manifestarse expresamente, indicar el número de proveedor y se aportará copia simple de los documentos que se indican. 4. Contenido de la oferta: Debe contener por lo menos 4.1 Nombre y dirección de la casa oferente y según sea el caso, del exportador, del apoderado, del representante o distribuidor en Costa Rica, con indicación del nombre, cédula, dirección y posición del firmante dentro de la empresa. 4.2 Número de cédula jurídica. 4.3 El oferente debe indicar en su oferta un número de fax, para recibir notificaciones, caso contrario, se tendrá por notificado en el transcurso de 24 horas. 4.4 Descripción completa del bien indicando marca, modelo, garantía. 4.5 El precio total cotizado deberá presentarse en números y en letras coincidentes. En caso de divergencia entre ambas formas prevalecerá la consignada en letras. (Art.52.5 del RGCA). 4.6 Declaración jurada que no le alcanzan, al oferente, las prohibiciones para contratar con la Universidad, a que se refiere el numeral 22 de la Ley de Contratación Administrativa y en los artículos 24.4 y 53.2 del Reglamento General de la Contratación Administrativa. 4.7 Declaración jurada que el oferente se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales de conformidad con lo dispuesto en el artículo No.53.1 del Reglamento General de la Contratación Administrativa. 5. Regulaciones que deben observarse: Los participantes deberán cumplir con lo que establece la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento General de Contratación Administrativa y otras leyes pertinentes. 6. Garantías: 6.1. Garantía de participación. En caso que se indique en las Condiciones Especiales, todo oferente debe acompañar con su oferta una garantía de participación para respaldar el mantenimiento y seriedad de la oferta hasta la rendición de la garantía de cumplimiento cuando proceda. Dicha Garantías deben depositarse en el Edificio de Administración Financiera ubicado en el Edificio Administrativo “A” en la ventanilla de Trámite de Pagos, planta baja. ___________________________________________________________________________________________ “Telefax. 207-4539, Fax. 207-5975, Unidad de Licitaciones, Oficina de Suministros, Universidad de Costa Rica” 13 La oferta con el recibo de la garantía de participación se presenta en la Oficina de Suministros ubicada carretera a Sabanilla de las Instalaciones Deportivas 250 Metros al este y 400 Metros al Norte. 6.2. Garantía de cumplimiento. Todo adjudicatario deberá rendir una garantía de cumplimiento con el objeto de garantizar la calidad, confección, funcionamiento adecuado de los equipos, así como el tiempo de entrega convenido y cláusulas de la presente licitación y de las ofertas adjudicadas, todo esto a plena satisfacción de la Universidad. La misma deberá rendirse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación en firme de la adjudicación. Su inobservancia dentro de dicho plazo dejará sin efecto el acto de adjudicación y autorizará a la administración para readjudicar el concurso a la segunda mejor oferta calificada, sin perjuicio de la ejecución de la garantía de participación rendida y toda otra acción tendiente a resarcir los daños y perjuicios ocasionados a la Administración por el adjudicatario renuente. 6.3. Forma de rendir las garantías. Las garantías deberán rendirse independientemente para cada negocio mediante depósito de bono de garantía de instituciones aseguradoras reconocidas en el país, o de uno de los bancos del Sistema Bancario Nacional o el Banco Popular y de Desarrollo Comunal, certificados de depósitos a plazo, bonos del Estado o de sus instituciones, cheques certificados de un banco del Sistema Bancario Nacional, en forma irrevocable y a la orden de la Universidad de Costa Rica, dinero en efectivo y en general, conforme se estipula en el artículo No.37 del Reglamento General de la Contratación Administrativa. 6.4. Sitio donde se depositan las garantías. Deberán ser depositadas directamente en la Oficina de Administración Financiera (O.A.F.); sita en el Edificio Administrativo “A”, Ciudad Universitaria Rodrigo Facio. El respectivo recibo deberá entregarse junto con la oferta. 6.5. Devolución de las garantías. Los interesados deberán solicitar la autorización de la devolución de la garantía mediante nota dirigida a la Unidad de Licitaciones, en la cual indicarán el número de concurso, número de recibo, monto y tipo de garantía. Dicha solicitud debe venir firmada por la persona que suscribió la oferta, caso contrario deberá aportar certificación de personería de quien está firmando. Las autorizaciones serán entregadas los martes o jueves. Participación: A solicitud del interesado dentro de los 8 días hábiles siguientes a la firmeza en vía administrativa del acto de adjudicación. Al adjudicatario se le devolverá cuando rinda la garantía de cumplimiento y satisfaga las demás formalidades conducentes a asegurar el contrato. Cumplimiento: Será devuelta dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha en que a Universidad tenga por definitivamente ejecutado el contrato a satisfacción y se haya rendido el informe correspondiente. ___________________________________________________________________________________________ “Telefax. 207-4539, Fax. 207-5975, Unidad de Licitaciones, Oficina de Suministros, Universidad de Costa Rica” 14 Forma de adjudicación: La Universidad se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente las ofertas recibidas, o de rechazarlas todas si así conviniera a sus intereses. 8. Certificación de Impuestos: El o los adjudicatarios deberán aportar una certificación en donde se acredite oficialmente que se encuentran al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales, antes de que se efectúe cualquier pago, de conformidad con lo dispuesto en el artículo No.53, inciso 1) del Reglamento General de la Contratación Administrativa. 9. Formalización del contrato: 9.1 El adjudicatario deberá firmar el respectivo contrato con la Universidad, de acuerdo con las cláusulas de este concurso y su oferta. Este contrato se hará con base en el artículo 224 del Reglamento de Contratación Administrativa y no requiere elevarse a escritura pública, según lo dispone el artículo 223 del mismo reglamento. El contrato será firmado dentro de un plazo no mayor de 25 días contados a partir de la fecha en que se designe oficialmente el nombre del adjudicatario. El 50 % de los gastos de los timbres que procedieren correrán por cuenta del contratista y el otro 50 % corresponde a la Universidad, la que está exenta. 9.2 En todo lo relacionado con la formalización del contrato deberá cumplirse con lo estipulado en el artículo No.32, numerales 32.1, 32.2, 32.3, 32.4, 32.5, 32.6, 32.7 y 32.8 del Reglamento General de la Contratación Administrativa. 10. En caso de extravío de cualquier documento original, (recibo de garantía, orden de compra, orden de servicios), el interesado deberá solicitar su reposición mediante nota dirigida a la Unidad de Licitaciones y adjuntará declaración jurada otorgada ante notario público donde manifieste tal situación. baf. ___________________________________________________________________________________________ “Telefax. 207-4539, Fax. 207-5975, Unidad de Licitaciones, Oficina de Suministros, Universidad de Costa Rica”