notificación sobre las prácticas de privacidad

NOTIFICACION DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE CÓMO LA INFORMACIÓN MÉDICA DE USTED PUEDE
USARSE Y REVELARSE Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ESTA INFORMACIÓN. LE
PEDIMOS QUE LA LEA Y ESTUDIE CON MUCHO CUIDADO.
Esta notificación describe nuestras políticas con respecto al uso y la revelación de la información acerca de su
salud y la atención a la misma. Le explica cómo usamos esta información aquí en Small Steps, cómo la
compartimos con otros profesionales y otras organizaciones, y cómo usted puede leerla. Si tiene alguna pregunta
o desea saber más acerca de cualquier cosa que lea en esta hoja, por favor, hable con Betsy Smith, nuestra
Directora de Programas Sociales y Emocionales, y ella le explicará o le dará más detalles.
Cada vez que usted va a la consulta de un médico, a un hospital, una clínica o a cualquier otro profesional de
atención a la salud, allí le pedirán información sobre usted y su salud física y mental. Puede ser información
acerca de su estado de salud pasado, presente o futuro, o de los exámenes que le hicieron y el tratamiento que le
dieron, o acerca de los pagos por la atención médica que usted recibió. La información que ellos obtengan sobre
usted se llama "PHI" o "protected health information" ( en español: "información protegida sobre su salud". Esta
información se guarda en un expediente médico o de atención a su salud.
En Small Steps, contamos con consejeros profesionales con licencia y trabajadores sociales clínicos con estudios
de maestría y licencia, quienes ofrecen a los niños y a sus familias servicios de salud mental, como también
consultas a los maestros(as) y al personal. Preparamos y mantenemos un expediente de salud mental para cada
niño que asiste a Small Steps. Este expediente se archiva por separado y no es parte de los récords sobre la
educación del niño.
Small Steps Nurturing Center ha estado y siempre estará totalmente comprometido a mantener la
confidencialidad de los niños y de sus familias. Solamente entregaremos información sobre la atención a su salud
en cumplimiento de las leyes federales y estatales. Cuando usamos su PHI en Small Steps o lo revelamos a otros,
compartimos solamente el mínimo necesario de su PHI para que esas otras personas puedan hacer bien su trabajo.
Aunque los récords que mantiene Small Steps sobre la atención a su salud son propiedad física de nosotros, la
información le pertenece a usted. Usted puede leerla, y si quiere una copia, podemos hacerle una (quizás tendrá
que pagar el costo de la copia). En ciertas situaciones, usted no podrá ver todo lo que se encuentra en su
expediente. Si usted encuentra algo en sus expediente que piensa no es la información correcta, o si cree que falta
algo importante, puede pedirnos que enmendemos (es decir, le añadamos información) al expediente, aunque en
raras situaciones no estamos obligados a hacerlo.
A nosotros las leyes estatales y una ley federal, la Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 o
HIPAA (en español, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad sobre el Seguro de Salud de 1996) nos exigen que
le digamos estas cosas acerca de su privacidad. HIPAA nos obliga a mantener su PHI en privado y a entregarle
esta notificación sobre nuestros deberes legales y nuestras prácticas de privacidad. Si hacemos cambios a
nuestras prácticas de privacidad, colocaremos un nuevo aviso de prácticas de privacidad en Small Steps, en un
lugar donde todo el mundo pueda verlo. Usted o cualquier otra persona puede también obtener una copia en
cualquier momento.
Usos y divulgación de la información sobre su salud para fines de ofrecer servicios
Después de que lea esta notificación, se le pedirá que firme una planilla autorizándonos a usar y compartir su PHI.
TRATAMIENTO Nosotros podemos usar la información médica de su hijo(a) para proporcionarle tratamiento o
servicios psicológicos, que pueden incluir terapia individual, familiar o de grupo; pruebas psicológicas, educativas
o vocacionales; planificación del tratamiento; o evaluación de los beneficios que representan nuestros servicios.
Es posible que nosotros compartamos su PHI con otros que dan tratamiento a su hijo(a) incluyendo el médico de
él o ella. Nosotros pudiéramos recomendarle que vaya usted o su hijo(a) a otros profesionales o consultores para
recibir servicios que nosotros no podemos darles. Cuando hacemos esto, es posible que tengamos que decirles a
ellos ciertas cosas algo acerca de usted o de su hijo(a). Quizás nos envíen sus resultados y opiniones, que se
pondrán en el expediente de su hijo(a) en nuestra oficina.
PAGOS Los servicios que le brindamos a su hijo(a) no le costarán nada a usted; por eso, generalmente no
tendremos que revelar nada acerca del PHI de su hijo para que se nos pague por nuestros servicios.
OPERACIONES DE ATENCIÓN A LA SALUD Es posible que necesitemos usar información acerca de usted
para revisar los procedimientos de nuestro tratamiento y nuestras actividades de trabajo. La información pudiera
usarse para actividades de certificación, cumplimiento con las leyes y obtención de licencias.
Otros usos y revelaciones en la atención a la salud
SOCIOS COMERCIALES Nosotros contratamos a otros grupos para que nos hagan algunos trabajos.
Legalmente, éstos se llaman nuestros "socios comerciales". Por ejemplo, un servicio de copias para que hagan
copias de su expediente de salud, y un servicio de facturación para que preparen, impriman y envíen por correo
nuestras facturas. Estos socios comerciales necesitan recibir parte del PHI de su hijo(a) para hacer bien su trabajo.
Para proteger la privacidad de su hijo(a), ellos se comprometen en el contrato que firman con nosotros a proteger
la información de su hijo(a).
Usos y revelaciones que necesitan su autorización
Si queremos usar su información para cualquier otro fin, además de lo que se explica más arriba, necesitamos el
permiso de usted en una planilla de autorización. No esperamos tener que hacer eso con mucha frecuencia Si
usted nos permite usar o revelar su PHI, puede cancelar ese permiso en cualquier momento por escrito. Si usted
cancela su permiso, nosotros dejaríamos de usar o revelar su información. Desde luego, la información que ya se
haya usado o compartido con otros con permiso de usted, no podemos cancelarla.
Otros usos o revelaciones de su información que no necesitan que usted autorize
En algunos casos es posible que se nos exija que usemos y revelemos información sin su autorización.
Estamos obligados a reportar si sospechamos que un niño (a) ha sido maltratado.
Si usted está involucrado(a) en una demanda o proceso legal, y nosotros recibimos una citación, solicitud de
documentos relacionados con el caso u otro proceso válido, es posible que tengamos que entregar parte de su PHI.
Es posible que tengamos que revelar alguna información a organismos del gobierno que nos vigilan para estar
seguros de que estamos obedeciendo las leyes sobre la privacidad.
Si llegamos a la conclusión de que existe un amenaza grave contra la salud o seguridad personal de usted o de su
hijo(a), o de cualquier otra persona o miembro del público, podemos revelar parte de su PHI., pero solamente a
personas que pueden hacer algo para evitar ese peligro.
Si tiene preguntas o problemas
Si tiene usted preguntas o problemas acerca de esta notificación o de nuestras políticas de privacidad con respecto
a la información sobre su salud, por favor póngase en contacto con la encargada de asuntos de privacidad, Betty
Smith. Puede llamarla al (713) 236-0330 o enviarle un mensaje electrónico (e-mail) a bsmith@ssnc.org.
La fecha en que entra en vigencia esta notificación es el 5 de febrero de 2014.