3. Auditorias y gestión de calidad de empresas y laboratorios. Ing. Qco. Gustavo Ochoa.

Sistemas de gestión en industria
alimentaria
Gustavo Ochoa
30/4/15
¿Para que un sistema de gestión?
• Para poder certificar y evitar barreras de acceso a mercados
• Porque es la única forma de gerenciar racionalmente un proceso
– Porque así se puede asegurar los procesos
– Con procesos seguros, reducimos la variabilidad y la incertidumbre de
los resultados.
– Con procesos seguros minimizamos la posibilidad de contaminación
• Se puede registrar adecuadamente.
– Con buenos registros habilitamos la investigación y la mejora continua
– Porque es una ayuda para capacitar y motivar al personal, y para
comunicar aspectos importantes a clientes y proveedores y demás
partes interesadas
Hoja de ruta
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Un sistema de gestión provee una hoja de ruta para poner sistemáticamente todos
los factores bajo control
Da un marco para la aplicación de los principios de Deming, para la mejora
continua de los procesos
Permite un análisis de riesgos
Las Normas ISO están diseñadas para proveernos esas hojas de ruta.
Pero son hojas de ruta orientadas a la mejora continua, por tanto, siempre que
llegamos, estamos en el punto de partida de un nuevo ciclo de mejora. (CICLO DE
DEMING)
La tendencia actual a la integración
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Inocuidad
Calidad
Impacto ambiental
Seguridad y Salud Ocupacional
Seguridad de la Información y de los bienes físicos
Racionalización de Costos (mano de obra, energía)
Gestión de la Logística interna y externa
Cumplimiento de las Normativas Legales y Sustentabilidad Social
del Emprendimiento
Todas son dimensiones del mismo acto de
gerenciar
DIAGNOSTICO INICIAL DE RIESGOS
DIMENSIONES
RIESGOS
CALIDAD
DEFECTOS. MAL DISEÑO. MAL SERVICIO
MEDIO AMBIENTE
IMPACTOS NEGATIVOS. CONTAMINACION
SEGURIDAD
ACCIDENTES - ENFERMEDADES
EMPRESA
PERDIDAS – ALTOS COSTOS
ESTADO
INCUMPLIMIENTO LEGAL
PROCESO
INCUMPLIMIENTOS ESPECIFICACIONES
ALIMENTOS PRODUCTO
INOCUIDAD
FINANCIERA
ENDEUDAMIENTO INADECUADO
COMERCIAL
COMPETITIVIDAD . VIGENCIA
Los 9 principios
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LIDERAZGO
ENFOQUE EN EL CLIENTE
PARTICIPACION DEL PERSONAL
ENFOQUE SISTEMICO
ENFOQUE DE PROCESOS
TOMA DE DECISIONES BASADAS EN HECHOS
VISION DE CADENA DE VALOR CON PROVEEDORES
MEJORA CONTINUA
ENFOQUE PREVENTIVO Y DE RIESGOS
Un buen administrador debe dominar:
– Los objetivos del proceso a su cargo
– Los detalles técnicos
– Los recursos con que cuenta:
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Humanos
Equipamiento
Materiales y energía
Entorno
– Los riesgos
– Los costos
– Los impactos de la actividad
Las 7 M de la administración de procesos
Administración del Personal
• El personal debe:
– SABER
– QUERER
– PODER
• Determinacion de la estructura de autoridad y responsabilidad
• Desarrollo de competencias
– Perfiles de cargo
– Capacitación, entrenamiento y coaching
– Evaluación de desempeño
– Selección de nuevo personal
– Carrera interna
Administración de los equipos y
maquinas
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Asegurar su buena compra
Asegurar su fiabilidad y capacidad de uso
Mantenimiento
Que no se constituyan en riesgos a la calidad o
la inocuidad
• Que sean seguras para el personal
Administración del entorno
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Entorno ergomètrico apropiado
Iluminacion, aireacion
Drenajes, lavabilidad e higiene
Seguridad laboral
Seguridad de la propiedad
Residuos (gestion en el lugar)
Flujos de mercaderías y productos terminados
Control de No Conformes
Administración de los Métodos
• Documentación que describa la forma
correcta de realizar las tareas
• Revisión sistemática y recolección de feedback
de los trabajadores
• Capacitación , entrenamiento y coaching
• Metodos para la rutina de producción y para
las tareas especiales (limpiezas,
mantenimiento, montajes, acciones ante
accidentes o no conformidades, etc)
MEDICION
• Plan de muestreo y medición
• Verificación de frecuencias y de registros de
resultados
• Verificación de la competencia de los analistas
• Verificación y seguimiento de la incertidumbre
de los resultados y del error sistemático
• Aseguramiento mediante participación en Red
Interlaboratorio o sistemas similares de
comparación de resultados
Materias Primas
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Definición de especificaciones
Definición de pliego de compra
Selección de proveedores
Controles de recepción
Acciones ante no conformidades
Evaluación de proveedores
Desarrollo de proveedores
Administración de Costos
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Determinación de costos por producto
Determinación de su contribucion marginal
Determinación de formas de compra
Determinación de costos logísticos y de calidad
Control de costos inesperados
Eliminación de productos no rentables
Evaluación de oportunidades de costos ( insumos
sustitutivos, procesos alternativos, proveedores)
El SISTEMA DE GESTION ES UN
INTANGIBLE
• No lo podemos “ver”.
• Lo que vemos son las evidencias de su
existencia.
• Estas evidencias son los documentos y los
resultados de las observaciones expertas.
Evidencias
• Sistema Documentacional
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Documentos
Registros
Listados
Informes
• Elementos de comunicación interna y externa
( memos y circulares, carteleras físicas y digitales, videos señalética,
uniformes y otros distintivos empresariales, etc)
• Observaciones expertas: (lo que ve un auditor al recorrer
las instalaciones, hablar con el personal y preguntar a directivos y
funcionarios sobre cómo se hace el trabajo, sus objetivos, sus impactos y
sus resultados)
Sistema Documentacional (1)
• Listados
• Son los inventarios de recursos de la empresa
• Deben actualizarse y revisarse periódicamente
• Importan la codificación de cada item, ubicación y otras características
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Listado de personal y competencias
Listado de artículos y productos terminados
Listado de insumos
Listado de documentos
Listado de registros
Listado de máquinas y equipos de mano
Listado de Equipos de Medición, reactivos y medios de cultivo
Listado de auditores y entrenadores
Listado de Sustancias Peligrosas
Listado de filtros, vidrios y otros elementos sensibles para inocuidad
Sistema Documentacional (2)
• Documentos (describen cómo se hace el trabajo),
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son la compilación del know how de la empresa
Deben indicar quiénes son los responsables por autoría y aprobación
Deben ser revisados periódicamente
Deben tener trazabilidad de las enmiendas y versiones
Deben ser distribuidos y explicados a los trabajadores involucrados
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Manuales
Planes Operativos
Procedimientos
Instructivos
Fichas Técnicas
Formularios
Sistema Documentacional (3)
• Registros (son la evidencia de cómo se hizo un trabajo)
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Siempre requieren fecha y firma
No pueden ser modificados sin dejar trazabilidad de la enmienda
Deben tener vida útil (período en el que se garantiza recuperabilidad)
Deben ser mantenidos de forma tal de ser recuperables, legibles y aptos para investigación ( gestion de
archivo)
Las actas de reuniones también son registros
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Actas de Comité de HACCP, Comité de Seguridad, etc
Protocolos de auditorías, Informes de IGP, etc
Acciones Correctivas, Preventivas y /o de Mejora
Informes de Revisión por la Dirección
Informes de Auditorías, externas e internas
Registros de Producción, de Ensayos de Laboratorio,
Ordenes de Trabajo cumplidas de mantenimiento
Certificados de capacitación realizadas, de calibración de instrumentos,
Habilitaciones.
– Remitos, facturas, etc
Sistema Documentacional (4)
• Informes
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Son el resultado del procesamiento de los registros ( datos)
Permiten gerenciar, es decir evaluar y planificar
Muestran tendencias, o situaciones puntuales, compendian en el tempo o a diferentes
niveles
Son información, es decir datos + inteligencia + interpretación
Informes de ventas
Informe de Costos
Informe de Marketing
Informes de Producción
Informes de Gestión del Desarrollo Humano
Informe Ambiental
Informe de Inocuidad
Informes de Desarrollo de Proveedores
Informe de Estado del Sistema
Revisión por la Dirección
Las herramientas de gestión
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Documentación
Planes
Controles sistemáticos
Análisis de Riesgos y Acciones Preventivas
Acciones Correctivas
Auditorías
Planes
• Tienen un período de tiempo definido (generalmente
anual)
• Asignan objetivos a cumplir
• Definen responsables y recursos
• Se recomienda el uso de planillas
• Ejemplos:
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Presupuesto
Inversiones y nuevos proyectos
Plan de Calibracion
Plan de Capacitacion, entrenamiento y coaching
Plan de Mantenimiento
Plan de Produccion y Logística
Planes Operativos
• Son de otra naturaleza, no tienen horizonte de tiempo
• Refieren a la realización del proceso y determinan los
responsables y recursos así como lo que hay que hacer
durante una secuencia repetida del proceso
• Ejemplos:
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Plan de Muestreo (para ensayos de calidad)
Planes de ronda de control
Planes de Limpieza
Planes HACCP
Planes IGP (inspecciones generales programadas)
Planes Operativos (planes de calidad)
Análisis de Riesgos
• Se recomienda primero una visión integral de
empresa, donde prime el análisis estratégico.
• Luego una visión por proceso, donde prime la
visión técnica.
• Cada riesgo entendido como significativo debe
tener su medida preventiva asociada
• El resultado es la Matriz Integrada de Riesgos
• Se usan diversas herramientas para evaluar
riesgos, las más conocidas son las de dos y tres
factores (severidad, probabilidad, exposición)
Matriz de Riesgos
ACCIONES CORRECTIVAS
• Es una de las herramientas más potentes de los
sistemas de gestión.
• Son informes escritos sobre problemas que ocurrieron.
• Deben participar todos los involucrados, pero siempre
hay un responsable.
• Buscan evitar tropezar varias veces con la misma
piedras y vivir apagando incendios..
• Si hay un problema, trabajar hasta llegar a las causas
raíces.
• Establecer un seguimiento después que dejó de
“quemar”.
ACCIONES CORRECTIVAS (2)
ACCIONES CORRECTIVAS (3)
SECUENCIA
AUDITORÍAS
Proceso independiente y sistemático cuyo
objetivo es encontrar evidencias que permitan
determinar en qué grado se cumple con una
cierta norma de referencia.
Otra de las herramientas más potentes de la
mejora contínua de los sistemas.
Auditorías: Proceso independiente
• Debe ser realizado por personas preparadas
especialmente para auditar. Es un proceso que requiere
conocimientos propios y cierto perfil personal.
• No puede ser realizado por personas que trabajan en el
lugar a auditar.
• Debe ser un equipo, para evitar sesgos en las
interpretaciones y para no perder información
• Los auditores deben tener competencia específica
para poder evaluar los hallazgos pero a su vez, deben
guardar una distancia del proceso evaluado.
Auditorías: Proceso sistemático
• El equipo auditor debe preparar la auditoría en
base a la norma de referencia y en base a la
información suministrada previamente por el
auditado.
• En base a dicha información, debe establecer un
protocolo que le indicará las observaciones a
realizar en el transcurso de la auditoría.
• La norma de referencia organiza el diálogo y la
información suministrada establece el terreno
interpretativo.
Auditorías: Evidencias
• Son piezas de información obtenidas durante la
auditoría, que deben surgir de la comparación de
la norma de referencia y la realidad observada.
• Para obtenerlas se proponen tres tipos de
estrategias que deben combinarse en las
proporciones justas:
– PREGUNTAR
– OBSERVAR
– VERIFICAR
Auditorías: Evidencias
• Se registran en el protocolo que previamente se
confeccionó. Posteriormente integrarán la base
del informe de auditoría.
• El informe debe ser entregado al solicitante de la
auditoría y al auditado.
• Estas evidencias se clasificarán como
– Fortalezas (cumplimientos)
– Debilidades (observaciones o incumplimientos)
– Oportunidades de Mejora ( sugerencias del equipo
auditor)
Para terminar
Un sistema de gestión es principalmente, la gente
que lo construye y lo mantiene.
Sin la gente motivada y principalmente, convencida
de que contar con un sistema robusto y potente les
ayuda a trabajar mejor, con menos stress y sobre
bases más seguras,
no hay base sobre la cual montar un sistema que se
sostenga más allá de tareas burocráticas.
Gracias !
Gustavo Ochoa
gusochoa60@gmail.com