EL TRABAJO COLEGIADO DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Unidad Colegiada de Planeación Institucional PLAN ESTRATÉGICO 2012-2019 El Trabajo Colegiado de Planeación Institucional PRESENTACIÓN “El objetivo central del trabajo colegiado es identificar y, en su caso, desarrollar esquemas organizacionales propios de una estructura flexible que permita la adecuación oportuna de las formas de trabajo institucional, para el mejor cumplimiento de las funciones sustantivas, la optimización de los recursos humanos, materiales y financieros y la interacción e integración de todas las unidades administrativas de la organización”1 En el Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz (ORFIS), consideramos que trabajando en forma colegiada podemos enriquecer la participación activa, entusiasta y organizada de las Unidades Administrativas que lo integran. La manifestación de ideas por parte de las Unidades Administrativas del ORFIS, nos permitirá formular diversas estrategias en materia de planeación, ejecución y evaluación de los proyectos destinados al fortalecimiento de la actividad fiscalizadora, por lo que debemos hacer del trabajo colegiado una herramienta de consulta, reflexión, análisis, concertación y vinculación, que nos permita ir más allá de la barrera de nuestras actividades sustantivas. El trabajo colegiado de planeación institucional encuentra su fundamento en el PLAN ESTRATÉGICO 2012-2019, el cual, de acuerdo con las palabras del Auditor General del ORFIS, refiere como eje de actuación: “El proceso de gestión que define de manera colegiada, la direccionalidad de la institución y con ello la elección de alternativas en el curso de las acciones que deberán realizarse a futuro”; por lo que, bajo un clima de tolerancia, la discusión y análisis de los asuntos encaminados a lograr las metas de interés común para nuestra institución, nos permitirá el desarrollo de actitudes y valores que adoptaremos en nuestra vida tanto profesional como personal, elevando el nivel de 1 Guía Metodológica de Planificación Estratégica. Marzo 2005. Presidencia de la República de Uruguay. Oficina de Planeamiento y Presupuesto. Unidad Colegiada de Planeación Institucional Página 2 El Trabajo Colegiado de Planeación Institucional calidad de nuestros servicios, así como la vinculación efectiva con los Entes Fiscalizables y la sociedad en general. Así mismo, debemos considerar que trabajar de forma colegiada nos permitirá fortalecer los vínculos que mantenemos con la Auditoría Superior de la Federación (ASF) y la ASOFIS, A.C., así como con los Titulares de las Unidades de Control Interno de los Poderes Públicos, Organismos Autónomos, Ayuntamientos y demás Entes Fiscalizables, dando pauta para el cumplimiento de uno de los propósitos del Sistema Nacional de Fiscalización, como lo es, la prevención y el combate a la corrupción. En su mensaje del día 22 de julio del presente año, el Auditor General del ORFIS mencionó con respecto al Plan Estratégico 2012-2019 que: “Para algunos teóricos, el Plan Estratégico es un programa de actuación que consiste en aclarar lo que se pretende conseguir y cómo se propone conseguirlo. Es un documento de consenso donde se plasman las grandes decisiones que habrán de orientar la marcha de la institución hacia una gestión de excelencia. En otras palabras, la finalidad del Plan Estratégico consiste en definir los objetivos e implementar las mejores acciones para alcanzar dichos objetivos”; por lo que, bajo esta óptica nuestro titular considera de relevancia el estímulo y enriquecimiento del trabajo en forma colegiada mediante la participación activa de todos sus integrantes, buscando con ello, además del mejoramiento de nuestra actividad sustantiva, el compromiso institucional con la sociedad veracruzana. Bajo los puntos de reflexión antes mencionados, es que resulta necesaria la integración de una Unidad Colegiada de Planeación Institucional del ORFIS, pues a través de su materialización es que podrán alcanzarse los postulados y objetivos del Plan Estratégico 2012-2019. Unidad Colegiada de Planeación Institucional Página 3 El Trabajo Colegiado de Planeación Institucional UNIDAD COLEGIADA DE PLANEACIÓN El presente documento prevé la Estructura Organizativa de la Unidad Colegiada de Planeación Institucional (Ver Anexo 1) así como, algunas líneas generales de trabajo a desarrollar en forma colegiada, con el propósito de que sean analizadas y aplicadas o, en su caso, adaptadas a las condiciones y características propias de la actividad sustantiva de cada una de las Unidades Administrativas del ORFIS. Teniendo siempre presente que trabajando de forma colegiada, podemos conformar un equipo de diálogo y concertación, compartir conocimientos, experiencias, objetivos y problemas en torno a asuntos y metas de interés común para nuestra institución, teniendo como base la participación comprometida y democrática, dentro de un ambiente de respeto a la diversidad de opiniones, para generar propuestas y soluciones de carácter global, en beneficio del organismo. A través de la información que se obtiene en el trabajo colegiado, los trabajadores y directivos lograrán una mejor comprensión del objetivo principal del ORFIS, que de acuerdo con su Misión es: “Hacer de la Fiscalización Superior el instrumento eficaz que estimule el control, la transparencia y la rendición de cuentas en los Entes Fiscalizables, dando cumplimiento al mandato legal que da origen a nuestra institución.” Cabe reiterar que el compromiso que persigue este documento, es reflejar el mayor interés y profesionalismo de los integrantes del ORFIS, con la seguridad de promover la actividad profesional que requiere la práctica de cada una de nuestras especialidades. Recordemos: La planeación es un proceso humano, por ello debemos esforzarnos para que nuestros equipos de trabajo se concentren en la dirección en la que queremos avanzar. Al mismo tiempo, debemos ser flexibles, tanto en términos de cuál debería ser nuestro destino final, como de lo que necesitamos hacer para llegar ahí. Unidad Colegiada de Planeación Institucional Página 4 El Trabajo Colegiado de Planeación Institucional BALANCE GENERAL AVANCES DISEÑO ▪ El ORFIS cuenta con estrategias claras, enfocadas en sus objetivos. ▪ Se han realizado esfuerzos por generar mayor alineamiento entre los distintos instrumentos de planificación. IMPLEMENTACIÓN ▪ Se cuenta con la aceptación y apoyo del Auditor General, en el desarrollo de nuevos compromisos Institucionales. ▪ En la actualidad, existen actividades alineadas con el Plan Estratégico, como el Código de Conducta. SEGUIMIENTO Y CONTROL ▪ Se ha definido un ciclo de planificación estratégica, que considera una revisión anual de los avances en la implementación del Plan Estratégico por parte de la Unidad Colegiada de Planeación Institucional. PENDIENTES ▪ Se deben generar indicadores, que permitan la medición cuantitativa del Plan Estratégico. ▪ Todos los planes y programas, deben estar alineados al Plan Estratégico. ▪ Generar el compromiso de todas las áreas en la implementación del Plan Estratégico. ▪ No hay alineación de instrumentos en materia de Planeación, para su seguimiento. Principales conclusiones de la Institución. La Institución, cuenta con ideas claras enfocadas a sus objetivos. Gran apoyo de los niveles más altos de mando, en el desarrollo de nuevos compromisos Institucionales. Oportunidad de generar nuevos y efectivos indicadores, además de metas de manera Institucional. Unidad Colegiada de Planeación Institucional Página 5 El Trabajo Colegiado de Planeación Institucional DESAFÍOS DEL PROCESO: ¿QUÉ ESTA EN JUEGO? ROBUSTECIMIENTO DEL PLAN ESTRATEGICO MODELO DE GESTIÓN EN SINTONÍA CON LA ESTRATEGIA Este proceso representa una oportunidad para hacer converger las distintas instancias e instrumentos (comisiones, estudios, etc.) que actualmente operan, con el f in de establecer las prioridades institucionales y la agenda de trabajo para los próximos 6 años. El objetivo de que exista un mayor alineamiento entre el Plan y el modelo de gestión, es: Mejor desempeño y competitividad. Una gestión integrada, coherente y efectiva genera un escenario más favorable para mejorar el desempeño de la institución y elevar su eficacia en el contexto de la Fiscalización Superior. Mayor Gobernabilidad. Un modelo de gestión alineado con la estrategia, constituye un instrumento que favorece la administración de la complejidad interna inherente a nuestra organización. Unidad Colegiada de Planeación Institucional Página 6 El Trabajo Colegiado de Planeación Institucional El proceso de elaboración del nuevo Plan Estratégico 20122019, ofrece un espacio institucional para def inir “la frontera de lo posible” y avanzar en la modernización de nuestro plan y modelo de gestión. Este gráfico, representa el planteamiento del accionar en el proceso de planeación de la institución, en que su efectividad estará en proporción directa con la cantidad y calidad del esfuerzo realizado por el equipo de planeación. Unidad Colegiada de Planeación Institucional Página 7 El Trabajo Colegiado de Planeación Institucional METODOLOGÍA 1 Conjunto de objetivos vinculados entre sí. Unidad Colegiada de Planeación Institucional Página 8 El Trabajo Colegiado de Planeación Institucional PRÓXIMOS PASOS 1. Unidad Colegiada de Planeación Institucional. Conformación de la Unidad Colegiada de Planeación Institucional, realizar comentarios acerca de la metodología de trabajo. 2. Difusión y socialización del proceso. Informar a la comunidad institucional acerca del proceso de formulación del Plan Estratégico, y crear una vía de comunicación para dudas y aportaciones. 3. Talleres por área. Realizar talleres por área (direcciones, departamentos, oficinas) en el marco de la etapa de identificación de actividades sustantivas, para la creación, modificación o eliminación de nuevas líneas de acción. Unidad Colegiada de Planeación Institucional Página 9 El Trabajo Colegiado de Planeación Institucional ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA UNIDAD COLEGIADA DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL. ANEXO 1 Unidad Colegiada de Planeación Institucional Página 10