COMISIÓN PARA LA PROMOCIÓN DE LA ALIANZA PÚBLICO-PRIVADA (COALIANZA) Título: MANUAL OPERATIVO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES Propietario: COALIANZA Fecha de Elaboración: enero Versión: I 2015 Fecha de Aprobación: Página 1 de Código: PRO- RR 001 MANUAL OPERATIVO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES 2015 1 MARCO LEGAL Mediante Decreto Número 143-2010 de fecha 11 de agosto de 2010, el Soberano Congreso Nacional aprobó la denominada Ley de Promoción de la Alianza Público Privada, cuya finalidad principal es la de gestionar y regular los procesos de contratación que permitan la participación pública-privada, en la ejecución, desarrollo y administración de obras y servicios públicos, potenciando la capacidad de inversión en el país a fin de lograr el desarrollo integral de la población. El presidente de la Republica en el ejercicio de las atribuciones que le otorga el artículo 245 numeral 1) y 11) de la Constitución de la República y su aplicación de los artículos 11 y 118 numeral 2) de la Ley General de la Administración Pública; 41 y 42 de la Ley de Procedimiento Administrativo y 38 de la Ley para la Promoción de la Alianza Público Privada, emite el Reglamento General de la Ley de Promoción de la Alianza PúblicoPrivada, en cuyo marco se ampara el presente Manual. En el marco de dicha Ley y su respectivo Reglamento y en base al artículo 36 de la Ley de Promoción a la Alianza Público Privada, y 75 de su Reglamento, en los cuales se establece que esta institución se encuentra exenta de la Aplicación de la Ley de Contratación del Estado, para Procesos de Estructuración de Alianzas Público Privadas, y se obliga a la aprobación de su propio manual. Se emiten las presentes Normas y Procedimientos de Contratación a los cuales estará sujeto en aplicación de dichos artículos. 1. RESPONSABILIDAD DE LA APLICACIÓN DEL PRESENTE MANUAL La administración y ejecución, del presente Manual Operativo de Adquisiciones y Contrataciones, es responsabilidad de todo el personal técnico, administrativo y Gerencial de Coalianza, y debe ser aplicado por la Gerencia Administrativa y la Unidad de Adquisiciones de Coalianza en todo lo relacionado a procesos de adquisiciones administrativos y a todos los APP, fideicomisos y sus adquisiciones, implementados por Coalianza. El presente manual deberá ser de conocimiento de todo el personal técnico administrativo y gerencial de la institución para su correcta implementación. 2. DE LAS ALIANZAS PUBLICO PRIVADAS (APP) Las Alianzas Público Privadas APP son esquemas de colaboración o esfuerzo conjunto entre sectores público y privado, en los cuales se incorporan habilidades, experiencia, conocimiento, equipos, innovación y tecnología. Las APP pueden adoptar diversos modelos los cuales tendrán por objeto la creación, desarrollo, mejora, ampliación operación mantenimiento o reducción de costos de infraestructura pública y/o servicios públicos. 2 3. DE LAS ADQUISICIONES Los procedimientos empleados para los procesos, deberán observar los principios de transparencia, objetividad y competencia. COALIANZA cuenta con dos áreas de adquisiciones: 1. ADMINISTRATIVA, son todas las adquisiciones operativas para el buen funcionamiento de la institución y el correcto desempeño de sus empleados. Estas contemplan adquisiciones de bienes, obras, equipos, y consultorías, servicios, etc. Todas las adquisiciones de tipo administrativo serán ejecutadas por la Gerencia Administrativa y su personal, cumpliendo con los umbrales monetarios establecidos en las Disposiciones Generales del Presupuesto de cada año y con los métodos de selección aquí establecidos. El presente cuadro deberá variar conforme sean publicadas las nuevas Disposiciones Generales del Presupuesto anuales. UMBRALES 2015 Tipo de Contratación Montos Lps. Mayor que Montos Lps. Menor que Método de Selección Contratos de Obras, Consultorías, Proyectos de Inversión, Estudios de Factibilidad, Supervisión de Obras y Arrendamiento de Bienes Inmuebles 0.00 1 millón Comparación de 3 cotizaciones 1,000,000.00 2,000,000.00 Licitación Privada Ordenes de compra o contratos de suministro de bienes y servicios 2,000,000.00 0.00 75 mil 240 mil 550 mil Licitación Pública 75 mil 240 mil 550 mil 2 cotizaciones 3 cotizaciones Licitación privada Licitación Pública 2. ESTRUCTURACIONES DE APP Contempla todos los procesos de Prefactibilidad y Preinversión, llevados a cabo con el fin de estructurar un APP. 3 PREFACTIBILIDAD Un estudio de prefactibilidad es un Análisis de viabilidad necesario, antes de realizar el correspondiente estudio de factibilidad. Son catalogados dentro de la misma todas las adquisiciones de consultoría para la contratación de un fideicomiso y/o una APP, y deberán ser considerados dentro de ellos estudios tales como: - Sociales Ambientales Económicos Financieros De Mercadeo. PREINVERSION La preinversión tiene como objetivo evaluar la conveniencia de realizar un Proyecto de Inversión Pública (PIP) en particular, es decir, exige contar con los estudios que sustenten que es socialmente rentable, sostenible y concordante con los lineamientos de política establecida por las autoridades correspondientes. La preinversión se refiere a obras, bienes y servicios distintos de consultoría para la contratación de un fideicomiso y/o una APP. Para la adquisición de estudios de PREFACTIBILIDAD o adquisición de Obras, bienes y/o servicios distintos de consultoría se deberá observar el siguiente cuadro de umbrales económicos a fin de establecer un orden en su proceso de selección: Tipo de Contratación Prefactibilidad Preinversión Montos US$$ Mayor que 0.00 Montos US$$ Menor que 500 mil 500 mil 1 millón 1 millón 0.00 500 mil 500 mil 1 millón Método de Selección Contratación Directa Comparación de 3 CV´s Comparación de 3 ofertas Comparación de 3 CV´s Comparación de 3 ofertas Concurso Público Nacional/ internacional Contratación Directa Comparación de 3 ofertas/cotizaciones Comparación de 3 ofertas/cotizaciones 4 Licitación Pública Nacional/ internacional 1 millón 4. SUSCRIPCION DE CONTRATOS Tipo de Contratación Montos US$$ Mayor que Montos US$$ Menor que Método de Selección Prefactibilidad 0.00 500 mil Contratación Directa Comparación de 3 CV´s Comparación de 3 ofertas Comparación de 3 CV´s Comparación de 3 ofertas Concurso Público Nacional/ internacional Contratación Directa Comparación de 3 ofertas/cotizaciones Comparación de 3 ofertas/cotizaciones Licitación Pública Nacional/ internacional Preinversión 500 mil 1 millón 1 millón 0.00 500 mil 500 mil 1 millón 1 millón Autoridad que Suscribe el Contrato Secretario Ejecutivo Secretario Ejecutivo Comisión el Pleno Secretario Ejecutivo Secretario Ejecutivo Comisión el Pleno 5. PROCEDIMIENTOS: INICIO DE UN PROCESO DE CONTRATACION 1. El proceso dará inicio a través de la formulación de los Términos de Referencia (TDR) (consultorías, sean empresas o consultores individuales) y/o especificaciones técnicas (productos, bienes, servicios, obras). Esta formulación de TDR, deberá ser preparada por los técnicos gestores de proyectos, con el apoyo y aprobación de la Dirección Técnica de Coalianza. 2. Para tales efectos deberá emplearse el formulario ya suministrado a todo el personal por la unidad de adquisiciones, dicho formulario contiene toda la información de carácter obligatoria que deberá ser suministrada para el inicio del proceso. 3. El formulario deberá llevar adjunto, el detalle del POA-PAC (asignado por la Unidad de Normativas), los procesos de Contratación que sean solicitados y no se encuentren incluidos dentro de los instrumentos (POA-PAC), deberán contar con el 5 respectivo punto de acta de aprobado por la Comisión, en el cual se apruebe su contratación y respectiva asignación presupuestaria. 4. El formulario deberá estar debidamente aprobado, tanto, por el Director Técnico, Secretario Ejecutivo, y Comisionado a cargo del proceso. 5. El formulario deberá ser acompañado de toda la documentación de referencia que sustente el Génesis del proceso (inicio). 6. Todos los procesos será llevados a cabo por la unidad de adquisiciones de manera competitiva, basados en los principios establecidos en la Ley de Coalianza, artículo 3, numerales 2, 3, 4, 5. 7. Todos los participantes en los procesos, deberán formar parte de la base de datos de Coalianza. 8. La unidad de adquisiciones llevará a cabo el proceso competitivo y posteriormente toda esta documentación deberá ser remitida al área legal, para la revisión del proceso y emisión del respectivo contrato. 9. El contrato será sometido al Secretario Ejecutivo para su firma. 10. Al obtener la respectiva firma del contrato, la Unidad de Legal, devolverá la documentación a Adquisiciones, para convocar a firma al consultor/proveedor. 11. Adquisiciones, remitirá una copia del contrato firmado al gestor de proyectos solicitante del proceso, para el seguimiento y ejecución de la consultoría. PAGO DE UN PROCESO 12. Las solicitudes de pago serán efectuadas a través de la generación de un memorándum, emitido por el gestor de proyectos, en el cual firma de haber recibido los productos del consultor y que los mismos están a satisfacción. Igualmente dicho memo, deberá ser refrendado por el Director Técnico, quien dará fe que los productos obedecen a lo establecido en los términos de referencia. 13. El Director Técnico, informará a los Comisionados y Secretario Ejecutivo, de los pagos que se han aprobado a satisfacción de los TDR establecidos. 14. La unidad de adquisiciones no podrá dar trámite a ningún memo de solicitud de pago, que no cuente con las respectivas firmas de aprobación de los productos. 15. La Unidad de adquisiciones procederá a verificar que el pago solicitado es el correcto y corresponde al producto establecido en el contrato, la responsabilidad del 6 contenido técnico de los productos que presenta el consultor es enteramente del Director Técnico y su equipo. 16. Adquisiciones emitirá un memo a la Gerencia Administrativa, solicitando se proceda con la generación del Cheque, por solicitud del Equipo técnico, dicha solicitud contendrá una copia del contrato y de los informes generados por el consultor. 17. La Gerencia Administrativa deberá emitir los cheques, mismos que serán remitidos al Secretario Ejecutivo, con toda la documentación de respaldo para su verificación y posterior firma. 6. DE LOS METODOS DE SELECCIÓN 6.1 Comparación de 3 CV´s La comparación de 3 cv´s será empleada para contratación de servicios de consultoría que no requieren el expertís de más de un consultor, es decir, aquellas labores de carácter intelectual que pueden ser ejecutadas por un individuo sin el concurso de otra persona o equipo de profesionales y en cuyo caso la experiencia y las calificaciones de la persona son los requisitos básicos para el trabajo. Este proceso deberá llevarse a cabo con la competencia mínima de 3 hojas de vida que cumplan sustancialmente con lo establecido en los términos de referencia y criterios de evaluación definidos para la selección. Es decir, un concurso solo será viable si al menos tres (3) de los concursantes participantes aprueba el puntaje mínimo establecido (65 puntos), en cuyo caso el o los competidores que no cumplen, deberá ser reemplazado por un competidor que cumpla con los requerimientos mínimos establecidos. Los participantes deberán ser invitados vía correo electrónico u otro medio aceptable y los mismos deberán manifestar su interés en participar y remitir a vuelta de correo o en versión impresa su hojas de vida debidamente actualizadas, donde se pueda verificar la información siguiente: su nivel académico, grados de experiencia, años de servicio y competencia extras que puedan beneficiar su selección y que se encuentren en concordancia con el expertis solicitado. El puntaje mínimo de aprobación de la curricula de un consultor no podrá ser inferior a 65 puntos, siendo que una puntuación por debajo de tal ponderación hará que el consultor no se encuentre capacitado para participar en el proceso, ni para desarrollar la consultoría en concurso. 7 Para determinar que ha habido competencia, deberá seleccionarse la participación habilitada de por lo menos 3cv´s de consultores. Teniéndose por habilitado a aquel consultor que haya aprobado un mínimo de 65 puntos. 6.2 Contratación Directa La contratación directa será empleada para la selección de consultores/firmas/proveedores, que por sus competencias y experiencias previas, las colocan en una evidente ventaja competitiva, es decir, que se demuestra que su grado de expertis representa una ventaja para la institución y no puede ser encontrado en el mercado o que siendo encontrado representaría costos mayores la selección de un nuevo competidor, o que el/la mismo/a ha desempeñado funciones previas directamente relacionadas con el asunto de competencia, o que tales trabajos representan una continuidad de los previamente efectuados por el consultor/firma/proveedor. Siendo aplicable a este mismo caso la continuidad de servicios de mantenimiento de equipos, de provisión de consumibles para bienes de distribución exclusiva o de representación en el país, que han demostrado ofertar precios más bajos y/o factores de rendimiento que desembocan en un ahorro para la institución. Para montos inferiores a US$ 30,000.00 se podrá llevar a cabo una contratación directa de la revisión y análisis de hojas de vida perfiles de firmas y consultores que se encuentran inscritos en la base de datos. 6.3 Compras de Bienes Regulados Para adquisición de bienes que manejan precios estándares en el mercado por regulaciones gubernamentales o que son dirigidos a un nicho específico de mercado, tales como empresas abastecedoras de combustible, medio de difusión radial, escritos y televisados, no será necesario llevar a cabo proceso de cotización inicial, y la empresa proveedora será seleccionada por otros factores de competencia, ejemplo (condiciones de crédito, ubicación geográfica, único postor, etc.) Para el caso específico de los medios de comunicación radial, escritos y televisivos, cuando sea programada su utilización masiva, esta será producto de un plan de medios previamente preparado ya sea por la empresa contratada para la elaboración de la Estrategia de Comunicación Institucional o por Coordinador de Protocolo y Comunicación, dichas selecciones, generalmente obedecen al segmento de mercado que se pretende alcanzar, publicaciones que deberán ser previamente aprobadas por el Secretario Ejecutivo de Coalianza. 6.4 Comparación de 3 Ofertas La comparación de 3 ofertas, será empleada para contratar bienes, obras y/o servicios de no consultoría y tiene por objeto la obtención de precios mas competitivos, por medio de la 8 comparación de los mismos. Es un método apropiado para adquirir bienes en existencia, fáciles de obtener, o productos a granel con especificaciones estándar y pequeño valor o trabajos sencillos de obra civil y pequeño valor. La solicitud de cotización de precios debe incluir una descripción y la cantidad de los bienes o las especificaciones de la obra, así como el plazo (o fecha de terminación) y lugar de entrega requerido. Las cotizaciones pueden presentarse por carta, fax o medios electrónicos. Los términos de la oferta aceptada deben incorporarse en una orden de compra o en un contrato. 6.5 Compra de Bienes por Sostenimiento de Precios La Gerencia Administrativa de Coalianza, podrá llevar a cabo a inicio de año un proceso competitivo de comparación de precios y/o Licitación Pública Nacional, para las adquisiciones de materiales de oficina y/o limpieza de la institución, en cuyo caso se llevará a cabo la comparación de precios en cumplimiento a las especificaciones establecidas. La Gerencia administrativa podrá por medio de aprobación del Secretario Ejecutivo, y o el Pleno de Comisionados, continuar comprando los bienes adjudicados a cada proveedor, por el tiempo que estos hayan accedido a sostener los precios de los productos adjudicados. Dicho período no podrá exceder del 31 de diciembre del año en curso. Siendo este procedimiento podrá repetirse al inicio del siguiente año o anes de dicha fecha, en el caso que los precios no hayan sido sostenidos por el período anual. 7. PROYECTOS DE APP Una vez se cuenta con un proyecto de APP estructurado y se han efectuado todos los estudios y/o adquisiciones necesarias para su estructuración, las Licitaciones de proyectos de APP se dividen en: - Licitación Pública Nacional o Internacional y Concurso Público Nacional o Internacional. 7.1 LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL O INTERNACIONAL. Procederá cuando COALIANZA cuente con los estudios requeridos para la obra, servicio o proyecto a ejecutar y/o explotar. 7.2 CONCURSO PÚBLICO NACIONAL O INTERNACIONAL. Procederá la convocatoria cuando COALIANZA no cuente con los estudios requeridos para la obra, servicios o proyecto que se pretende ejecutar o/o explotar. 7.3 ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN Tanto en el caso de un Concurso Público Nacional/Internacional como en el caso de una Licitación Pública Nacional/Internacional, se observará el procedimiento mínimo a 9 continuación descrito, sin menoscabo de las acciones o actividades a ejecutarse dentro de cada etapa del procedimiento. a) b) c) d) e) f) g) Preparación y Aprobación de los Pliegos de Condiciones. Publicación y Convocatoria. Precalificación Aprobación de la versión final del contrato de participación público-privado Presentación de propuestas Adjudicación y Suscripción de Contrato de participación público privado. 8. PREPARACIÓN Y APROBACIÓN DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES. 8.1 El pliego de condiciones determinará entre otros, los requisitos que deben cumplir los oferentes, el tipo y monto de las garantías exigidas a los participantes, los criterios de evaluación o valoración de las propuestas técnicas y económicas presentadas, las condiciones de prestación los servicios, los materiales, equipos a ser provistos por el oferente seleccionado para la prestación de los servicios y los apoyos otorgados por el Estado de Honduras, con sus valores presupuestados y las condiciones de prestación ofrecidas. 8.2 El pliego de condiciones deberá contener las indicaciones expresas y claras sobre el proceso de PRECALIFICACION, las fechas de presentación de la documentación solicitada para precalificar, el tiempo estimado necesario para la evaluación de la documentación de precalificación. El procedimiento relativo a la Evaluación de Ofertas TECNICAS y si evaluación, asi como lo referente a las ofertas ECONOMICAS. 8.3 El Pliego de condiciones deberá contener además de lo establecido en el numeral 6.1, el BORRADOR DE CONTRATO propuesto, el cual deberá abordar como mínimo las regulaciones en materia de: 8.3.1 8.3.2 8.3.3 8.3.4 8.3.5 8.3.6 8.3.7 8.3.8 8.3.9 Objeto del contrato y condiciones generales. Plazo de vigencia de la alianza. Cronograma de ejecución de proyectos. Derechos y obligaciones de las partes. Asignación de los riesgos para las partes contratantes, tales como los riesgos financieros, comerciales, de operación y los riesgos extraordinarios imputables a causas no previstas o sobrevinientes. Garantías requeridas, cuando sea necesario. Estandares de calidad del servicio y/o de la obra. y/o del producto e indicadores de gestión. Facultades de subcontratación. Cláusulas de reequilibrio económico, cuando sea necesario, 10 8.3.10 Estipulaciones de las penalidades para el caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del particular o de la Administración Pública. 8.3.11 Fijación de los supuestos y causales de extinción de la relación contractual asociativa, antes del vencimiento del plazo de vigencia de la Alianza, imputables ya sea a la parte privada y/o a la administración pública. 8.3.12 Cláusula de estabilidad fiscal y de derecho a convertibilidad y 8.3.13 Cláusula Arbitral. De ser considerado necesario por COALIANZA, incluirán 8.3.14 Protección jurídica al contrato, a los servicios, a los bienes involucrados, embargos, secuestros e insolvencias 8.3.15 Naturaleza de la propiedad de los bienes y derechos involucrados en el contrato, su manejo y traspaso. 8.3.16 Responsabilidad civil del contratista con respecto a terceros y a usuarios de los servicios y mecanismos de solución de estas controversias. 8.3.17 Consecuencias, imputaciones de riesgos políticos, cambios legislativos, comportamiento macroeconómico, suspensión de operaciones. 8.3.18 Cláusulas interpretativas y definiciones de términos. 8.3.19 Cesión de derechos, subrogación de deudas, acciones compensatorias y división de los contratos. 8.3.20 Obligación de facilitar la inspección, supervisión y la labor de la Superintendencia, tanto, en los registros contables, en las operaciones y en las obras. 8.3.21 Obligaciones de auditorías contables y corporativas, certificaciones de calidad, operacionalidad e impactos ambientales t las consecuencias de estas auditorias y certificaciones. 8.3.22 Criterios lógicos para determinar tarifas, precios y la determinación de costos aceptables, cláusulas escalatorias, condiciones de pago y entrega de onras y/o servicios y 8.3.23 Pago de impuestos, tasas y otros cargos fiscales. El pliego de condiciones deberá ser preparado en apego los contenidos y procedimiento aquí establecido y en base al Documento Base de Concurso o Licitación definidos y aprobados por la Comisión. 9. PUBLICACIÓN Y/O CONVOCATORIA. La publicación del proceso se llevará a cabo en dos diarios de amplia circulación en el país, por dos días consecutivos y en el portal web de COALIANZA, debiendo existir entre la segunda publicación y la recepción de las propuestas, un período mínimo de quince (15) días, pudiendo establecerse períodos superiores más no inferiores, de ser necesario, los cuales deberán estar contemplados dentro de los pliegos del Concurso y/o Licitación, o efectuarse dicha ampliación, a través de una enmienda (adendum) al proceso, con la debida autorización de por lo menos uno de los comisionados (de preferencia el comisionado a cargo del proyecto) o del Secretario Ejecutivo de COALIANZA. 11 De igual forma la publicación podrá efectuarse además de los medios antes indicados, en revistas especializadas, diarios y/o otros medios de difusión de los países en los cuales podrían existir interesados en la Asociación Público – Privado, siendo una fuente de publicación recomendable el periódico en línea de las Naciones Unidas, “Development Business”. 10. DERECHOS DE PARTICIPACION Solo podrán participar como postores en el proceso de precalificación y presentación de oferta técnica y económica, aquellos que cumplan con el pago de los derechos que a tales efectos se hayan dispuesto en los pliegos de condiciones tanto de las Licitaciones como de los Concursos. En casos de Consorcios, es válido con la acreditación del pago de cualquiera de sus socios miembros del consorcio. 11. DE LA HABILITACION E INHABILITACION DE PARTICIPANTES 11.1 No podrán participar como postores, directa o indirectamente: El Presidente de la República y los Designados a la Presidencia, los Secretarios y Sub Secretarios de Estado, los Directores, Generales o Funcionarios de igual rango de las Secretarías de Estado, los Diputados al Congreso Nacional, los Magistrados de la Corte Suprema de Justicia, los Miembros del Tribunal Nacional de Elecciones, el Procurador y Subprocurador General de la República, el Director y subdirector General de Probidad Administrativa, el Comisionado Nacional de Protección de los Derechos Humanos, el Fiscal General de la República y el Fiscal Adjunto, los mandos superiores de las Fuerzas Armadas, Los Gerentes y Subgerentes o funcionarios de similares rangos de las instituciones descentralizadas del estado, los Alcaldes y Regidores Municipales, en el ámbito de la contratación de cada municipalidad y los demás funcionarios o empleados públicos que por razones de sus cargos intervienen directa o indirectamente en los procedimientos de contratación. 11.2 Tampoco podrán participar como postores quienes se encuentren contemplados dentro de algunas de las inhabilidades siguientes: 11.2.1 Los que hayan sido condenados mediante sentencia firme por delito contra la propiedad, delitos contra la fe pública, cohecho, enriquecimiento ilícito, negociaciones incompatibles con el ejercicio de sus funciones públicas, malversación de caudales públicos o contrabando y defraudación fiscal, mientras subsista la condena. Esta prohibición también es aplicable a las sociedades mercantiles u otras personas jurídicas cuyos administradores o representantes se encuentran en situaciones similares por actuaciones a nombre o en beneficio de las mismas. 12 11.2.2 Los que hayan sido objeto de sanción administrativa firme en dos o mas expedientes por infracciones tributarias durante los últimos cinco (5) años. En este caso la prohibición de contratar subsistirá mientras no se cumpla con la sanción impuesta de conformidad con el Código Tributario. 11.2.3 Los que hayan sido declarados en quiebra o en concurso de acreedores mientras no fueren rehabilitados. 11.2.4 Los funcionario o empleados, con o sin remuneración, al servicio de los poderes del Estado o de cualquier institución descentralizada, municipalidad u organismo que se financié con fondos públicos sin perjuicio de lo previsto en el Artículo 258 de la Constitución de la República 11.2.5 Ser cónyuge, persona vinculada por unión de hecho o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad de cualquiera de los funcionarios o empleados bajo cuya responsabilidad esté la precalificación de las empresas, la evaluación de las propuestas, la adjudicación o la firma del contrato. 13