RESPUESTAS A LAS CUESTIONES UNIDAD D A) DISEÑO DE UNA IDEA DE PRODUCCIÓN CULTURAL: DEFINICIÓN, METODOLOGÍA, TIEMPO DE REALIZACIÓN Y PRESUPUESTO. B) CUESTIONARIO DE SATISFACCION C) NEGOCIACIÓN CON EL CLIENTE (ASPECTOS POSITIVOS Y NEGATIVOS, CONSENSO ENTRE LO QUE CEDEMOS Y LAS COMPENSACIONES) A) Presentación: Para llevar a cabo el diseño del producto cultural, se realiza una reunión con el cliente, en este caso la pianista Sofía del Castillo, y coordinadora de una centro de estudios musicales, quien nos aporta una información sobre su objetivo respecto al servicio requerido. Su idea es contratar a nuestra empresa de servicios culturales para organizar un Curso Internacional de perfeccionamiento de Violín, que se desarrolle dentro del programa de actividades de formación del Conservatorio de Música “Pentagrama”. Este curso estará compuesto de una serie de clases de distintas materias, clases magistrales de profesores especializados a los alumnos matriculados, talleres y la realización de un concierto de clausura en el que participen alumnos y profesores. La fecha de realización del curso es del 4 al 6 de Diciembre, y el lugar, varias aulas y el auditorio del Conservatorio “Pentagrama” en Valencia. En total participarán 20 alumnos previamente matriculados, 5 profesores y dos pianistas acompañantes. Los requerimientos que nos pide el solicitante son: el montaje de todos los medios audiovisuales que sean necesarios, tanto en las clases individuales, como en las clases magistrales y el concierto: pantallas de proyección, la sonorización de instrumentos, y fotógrafo. Contratación de un diseñador freelance para la elaboración del cartelería y los diplomas. Además, quiere que le facilitemos el alojamiento a los profesores y músicos acompañantes; y transporte de los mismos desde lugar de origen al hotel y del hotel al conservatorio. la contratación de un catering para, al menos, dos comidas para profesores y alumnos. realizar una campaña de publicidad (folletos informativos y carteles publicitarios). La forma de abordar el tema o metodología para alcanzar este objetivo: se define en la reunión. Se establece que una persona se encargue de toda la parte de producción previa y organización del las 3 jornadas junto con la coordinadora (1ª fase), y se contraten a otras dos personas durante los días del curso y un día de antelación, para ocuparse de toda la asistencia técnica y audiovisual. Esta asistencia se realizará antes de comentar las jornadas para poner las aulas a punto (el día anterior) y durante las clases y talleres, para acabar con el desmontaje de material en las aulas y en el auditorio (2º fase); y por último, el fotógrafo que estará presente en algunos de los cursos para tomar testimonio de lo acontecido y sobre todo, en la jornada de clausura, en la que se realizará un reportaje del concierto y la entrega de diplomas a los alumnos. Respecto al tiempo de realización, se acuerda comenzar con todas las labores en el mes de septiembre, para empezar con la publicidad del curso (diseño y difusión) y los plazos de inscripción de los alumnos, el contacto y contratación de los profesores (de lo cual se encargará la propia Sofía del Castillo), la petición de subvenciones a entidades y gobiernos, posibles patrocinadores, etc… Para esto es necesario que la fecha del acontecimiento esté cerrada, así como la disponibilidad del espacio. En una segunda reunión por parte de la empresa de gestión cultural y el cliente, después de haber valorado las necesidades de la actividad, se presenta un PRESUPUESTO que deberá ser aprobado por Sofía del Castillo y el Conservatorio. En este presupuesto están incluidos unos costos de producción mecánicos y los costos de producción intelectual. Se trataría del precio del proyecto cultural: CONCEPTO PRESUPUESTO Costos producción mecánicos Alojamiento de 5 músicos y 2 pianistas acompañantes Alquiler de Material Audiovisual (micrófonos, amplificación, proyecciones…) Traslados de los músicos Catering Plan de medios y publicidad - Anuncios en prensa nacional especializada - Difusión de cartelería Cartelería (carteles, folletos de mano, diplomas, fotografías) Traslados de los músicos Material Académico (fotocopias partituras, manuales, etc..) subtotal Costos producción intelectual Honorarios Personal de Producción - Producción Previa - Producción durante el curso - Post-Producción (elaboración de un dossier de la actividad, envío de material fotográfico…) Honorarios Fotógrafo Honorarios Diseñador Gráfico Varios (Gastos de oficina, decoración ) Subtotal TOTAL 3 días x7 personas x 70€ = 1470,00 200€/día: 600,00 1000,00 30 comidas x 2 días x 40 €/u= 2400,00 10.000,00 300,00 500 carteles, 2.000 folletos, 22 diplomas, fotografía: 3.500,00 Avión/Tren/ Taxis: 2.000,00 25€/alumnos (20)= 500,00 21.770,00 50€/h: Producción previa: 5.000,00 Producción durante: 1200x 3: 3.600,00 Post-Producción: 50€/h x 20: 1.000,00 600,00 750,00 500,00 11.450,00 33.220,00 Se establecen en la reunión en la que se presenta el presupuesto unas condiciones y posibilidades: - - - Presentar con la máxima antelación posible el listado de los alumnos matriculados y de los profesores contratados (labor realizada por el Conservatorio y la propia Sofía del Castillo). Además de establecer el número de talleres y clases de van a realizar para prever las necesidades técnicas. Así mismo, añadir una breve descripción de las condiciones técnicas de los distintos espacios en los que se van a desarrollar las actividades. Realizar una reunión con el diseñador contratado en la que se presenten distintas propuestas de diseño de Cartel General y Folletos de mano. Previamente se han tenido que aportar unas directrices por parte del Conservatorio respecto a este tema. Se propone además, la posibilidad de aportar información sobre distintas subvenciones que podrían apoyar el proyecto y patrocinadores. Además, podrían presentarse dichas peticiones de ayudas a distintos organismos junto con un dossier del proyecto del curso, diseñado propiamente para este fin. B) Respecto al cuestionario de satisfacción realizado al cliente una ver realizada la actividad, las preguntas fueron: 1. ¿La prestación del servicio ha cumplido los objetivos establecidos? a) Completamente b) Casi completamente c) No completamente d) No ha cumplido los objetivos 2. ¿La calidad de los medios utilizados le ha resultado satisfactorio? a) Muy satisfactoria b) satisfactoria c) Poco satisfactoria d) Nada satisfactoria 3. ¿Los asistentes de producción han cumplido sus expectativas? a) Totalmente b) Si c) Un poco d) Nada 4. ¿Volvería a contratar los servicios de esta empresa de gestión cultural? a) Si b) Casi Seguro c) Poco probable d) No 5. Aporte las sugerencias que considere oportunas para poder mejorar nuestro servicio: C) Negociación con el cliente: En la entrevista inicial en la que la coordinadora del proyecto nos ha explicado en qué consiste el Curso y cuales son las expectativas, se va realizando “in situ” un ficha (partiendo de un modelo prediseñado) en la que se van tomando notas relevantes de la actividad y datos a tener en cuenta. Este primer encuentro sería el “cuerpo a cuerpo” o el nivel de explicación más doméstico. Al final de la reunión, se entregará la ficha original al futuro cliente y nos quedaremos una copia de la misma. Se darán unas orientaciones económicas, pero se intentará no fijar un precio hasta que no se haya analizado en profundidad la actividad. Se intentará adecuar el presupuesto a las necesidades y a las pretensiones económicas presentadas, ya que se trata de fidelizar con el cliente. En la segunda reunión, en la que ya se presenta el presupuesto, se entregará un documento más detallado del desarrollo del proyecto junto con un contrato o propuesta económica. Este sería el otro nivel de exposición, en el que se tratarían las estrategias y los protocolos de actuación. En el caso de encontrarnos negativas en la negociación se podrá ajustar el presupuesto, realizar algún descuento, o intentar hacer ver que con la contratación de nuestra empresa de gestión para esta actividad, la imagen de la Escuela de Música se va a ver fortalecida, a nivel profesional entre los músicos e instituciones, como a nivel de los alumnos. Si intuimos que el Conservatorio cuenta con más presupuestos y el nuestro es algo más elevado que los otros, pero no hay posibilidad de rebajarlo más, se comentaría la alta disponibilidad por nuestra parte, la capacidad resolutiva ante cualquier imprevisto y la aportación de ideas innovadoras, siempre con el afán de mejorar la actividad y la calidad del curso de cara a los participantes. En este caso, se establecería un procedimiento ya que se negocia con una institución privada, en este caso, un Conservatorio de Música. Este procedimiento se basaría en el desarrollo de ideas conjuntas (con una parte artística y otra ejecutiva). En la parte artística se trataría todo lo relativo a la cartelería, los talleres y clases, el concierto de clausura, las comidas, el tratamiento de la fotografía, etc… Sin embargo en la parte ejecutiva, se marcaría el modelo contractual, la petición de subvenciones o ayudas, y el presupuesto. Para finalizar hablariamos de las necesidades espaciales, audiovisuales y humanas. La idea sería tener una negociación lo más productiva posible (llegando a acuerdos, siendo flexibles y teniendo una capacidad de respuesta positiva), que el cliente esté satisfecho desde el primer momento con el servicio y tenga la idea clara de que cuenta con unos colaboradores eficaces y resolutivos.