UNIVERSIDAD TECNICA DE ORURO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS CARRERA: CONTADURÍA PUBLICA TITULO: AUDITORIA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO (SAYCO) DE LA FACULTAD TÉCNICA TRIBUNALES: a) Lic. Modesto Jordán Fernández b) Lic. Amilcar Torrico Sevilla c) Marcial Rocha Balladares FECHA DE DEFENSA: 11 de agosto de 2006 INTRODUCCIÓN: JUSTIFICACIÓN DEL TEMA: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA: En toda entidad pública el Departamento de Recursos Humanos debe cumplir con las normas referentes al Sistema de Administración de Personal, siendo obligatoria su aplicación. Cuyo objetivo se logrará necesariamente a través de la implementación de adecuados controles internos dentro del sistema. En el presente trabajo dirigido se ha evaluado el Sistema de Administración de Personal de la Facultad Técnica con el propósito de establecer la eficacia o ineficacia del Sistema de Administración de Personal administrativo y además establecer el porqué del incumplimiento a normas y reglamentos. Para lo cuál, se ha formulado la siguiente pregunta: ¿EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL, FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS, VIGENTE EN LA FACULTAD TÉCNICA SERÁ EL MAS ADECUADO PARA UNA EFICAZ ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE SUS RECURSOS HUMANOS? OBJETIVOS: Objetivo General : Efectuar una evaluación del Sistema de Administración de Personal proponiendo medidas correctivas y/o mecanismos, para mejorar el funcionamiento y la eficacia del Sistema de Administración de Personal en la Facultad Técnica de la Universidad Técnica de Oruro. Objetivos específicos: 1. Recopilar y analizar el marco jurídico, teórico y conceptual sobre la Ley 1178, referido al Sistema de Administración de Personal. 2. Evaluar el actual Sistema de Administración de Personal, para establecer el cumplimiento de los controles existentes en la entidad. 3. Elaborar acciones correctivas en base a las deficiencias encontradas, para mejorar el Sistema de Administración. HIPÓTESIS No corresponde porque no es una tesis, sino un trabajo dirigido. METODOLOGÍA En el presente trabajo de investigación se utilizó la siguiente metodología: a) Observación Mediante este método se verificó si la entidad cumple con sus actividades establecidas y constatar el cumplimiento de sus funciones. b) Deductivo Este método consistió en obtener conclusiones particulares a partir de un marco legal, la Ley 1178, Normas de Auditoría Gubernamental, NBCI y Sistema de Administración de Personal. c) Inductivo El método inductivo se utilizó específicamente en la elaboración del cuestionario propio del Sistema de Administración de Personal y cuestionarios específicos destinados a las autoridades de la Facultad Técnica. d) Análisis Este método nos permitió examinar si el sistema funciona adecuada y eficazmente. e) Síntesis En la síntesis se procedió a la integración de los subsistemas, cuyos resultados se plasmaron en el informe. I.2.2 Técnicas a) Análisis documental Por medio del análisis documental se comprobó y analizó la documentación e información (estatutos, manuales, reglamentos, instructivos, etc.) referente al funcionamiento del Sistema b) Entrevista Se utilizó en la obtención de la información preliminar, la misma fue dirigida a las principales autoridades de la Facultad Técnica: Decano y Vicedecano, además del Jefe de Recursos Humanos de la U.T.O. b) Cuestionarios Se utilizaron cuestionarios que permitieron conocer a profundidad el área investigada. ANÁLISIS Y DEMOSTRACIÓN DE LA HIPÓTESIS No corresponde por no ser tesis sino trabajo dirigido CONCLUSIONES El Sistema de Administración de Personal Administrativo en la Facultad Técnica, no cumple con lo dispuesto por la Ley Nº 1178, las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal y las Normas Generales y Básicas de Control Interno emitidas por la C.G.R. En el capítulo I se describe el marco metodológico y de procedimientos, guía que fue útil en la realización de la Auditoría SAYCO. Asimismo, contiene el Planteamiento del Problema, Objetivo General, Objetivos Específicos, Identificación de Variables, Conceptualización de Variables, Operacionalización de Variables, los Métodos y Técnicas a utilizarse en el Trabajo Dirigido. El Capítulo II establece el Marco de Referencia, conformado por el Marco Situacional, Marco Histórico, Marco Legal, Marco Teórico y Conceptual, en el que se sustenta el desarrollo del trabajo teóricamente. El Capítulo III se refiere al marco práctico, el mismo que se realizó en dos fases: Análisis del Diseño de los SAYCO y Comprobación del Funcionamiento de los SAYCO, utilizándose procedimientos y técnicas propias de la auditoría como ser: Entrevistas, Cuestionarios, Pruebas de Recorrido y Pruebas de Cumplimiento, para determinar el grado de eficacia de los controles. En el Capítulo IV, referente al Marco Propositivo se da cumplimiento a la consecución de los objetivos, proponiendo recomendaciones alternativas de solución a las deficiencias encontradas con el objeto de mejorar el actual sistema. El Capítulo V, es la culminación del presente trabajo dirigido se refiere a las Conclusiones y Recomendaciones a seguir, en general, para lograr la eficacia del sistema. Este último capítulo es un resumen y/o síntesis del este trabajo RECOMENDACIONES Elaborar un programa anual para el requerimiento de puestos Elaborar un Clasificador de cargos Autorizar suplencia o interinato por un periodo máximo de noventa días, tiempo que se estima tomará el proceso normal de reclutamiento, selección y nombramiento del titular. Dar cumplimiento obligatorio de la disposición citada, para la función de reclutamiento y selección de personal. Dar cumplimiento al Art. 19 de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal referido a inducción de personal, con el propósito de adoptar acciones concretas para hacer conocer en un corto período, al servidor recién posesionado o que cambia de puesto los objetivos y actividades del puesto que asume y las normas a cumplir. Implantación de un proceso de evaluación del desempeño que comprenda los procesos de programación y ejecución de la evaluación El proceso de evaluación debe considerar a todos los servidores públicos de la entidad, estableciendo factores de evaluación que considere su categoría y su relación con el contenido. A la conclusión del proceso de evaluación se debe elaborar un informe escrito sobre los resultados obtenidos en la evaluación, el mismo que servirá de base para la toma de decisiones sobre los recursos humanos. Elaborar programas de capacitación, además de una evaluación de las áreas más importantes y que merecen por sus características, un mayor desarrollo de sus integrantes. Implementar archivo completo con los antecedentes de los funcionarios de la Facultad Técnica, el mismo que debe contar con carta de solicitud para optar el cargo, respaldo de los antecedentes profesionales, hoja de datos personales. Instruir el cumplimiento de la Resolución Facultativa N° 190/00, relativo a que todo funcionario administrativo que maneje valores, recursos y/o administre bienes de la institución debe prestar caución para el ejercicio de sus funciones. Proceder a la actualización del manual de procedimientos del área de personal, el que debe incluir características, tales como: denominación y objetivo de los procesos, normas de operación, descripción de procesos, diagramas de flujo, formularios, etc. Difundir el contenido de los manuales aprobados, para conocimiento de los funcionarios de la Facultad Técnica, para su aplicación en el desarrollo de sus actividades.