CODIGO: GR-PR-02 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta VERSION: 02 FECHA: 12-01-11 HOJA: Página 1 de 6 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN 1. OBJETIVO Fijar las disposiciones sobre la intervención de las Oficinas y Funcionarios de los diferentes niveles que por sus funciones deban intervenir en las etapas del Proceso Contractual relativas a la preparación, adjudicación y celebración de los contratos o convenios, ordenes de servicio, y señalar las reglas para el seguimiento y control en la ejecución y liquidación de los mismos. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los contratos o convenios y ordenes de servicios que celebre la Contraloría Distrital de Santa Marta. Inicia con la identificación de la necesidad del bien o servicio y termina con la liquidación del contrato. 3. DEFINICIONES 3.1 C.D.P: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Documento que garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. 3.2 ESTUDIO PREVIO: Es el informe que se realiza para determinar si existen, en principio, una o varias soluciones a un problema planteado. 3.3 NECESIDAD DEL BIEN O SERVICIO: Es aquel bien o servicio del cual se precisa para cumplir o alcanzar un objetivo determinado. 3.4 SICE: Sistema de Información para la Contratación Estatal. 4. RESPONSABLE Jefe de la Oficina Administrativa y Financiera “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co CODIGO: GR-PR-02 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta VERSION: 02 FECHA: 12-01-11 HOJA: Página 2 de 6 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. EXISTENCIA DE LA NECESIDAD El Jefe de la Oficina Administrativa y Financiera, deberá certificar la no existencia o insuficiencia de personal en la respectiva planta para la prestación del servicio, en el caso de que el objeto del Contrato sea para una prestación de servicios profesionales o de apoyo a la Gestión. La necesidad del bien o del servicio debe ser identificada por la oficina correspondiente en que se presente, la cual mediante Oficio se la hará conocer al Despacho del Contralor, de una manera sustentada en la Necesidad para Contratar. 5.2. ESTUDIO PREVIO Una vez el Contralor Distrital de Santa Marta, es enterado de la ocurrencia de la necesidad deberá ordenar al Jefe de la Oficina Administrativa y Financiera de esta Entidad, que elabore el correspondiente estudio previo, autorizando su realización Una vez el Jefe de la Oficina Administrativa y Financiera realice el Estudio Previo de análisis de Conveniencia y Oportunidad deberá remitirlo al Despacho del Contralor para que éste conozca sus conclusiones y determine solicitar o no la contratación e inmediatamente solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. La entidad podrá contratar directamente los servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia requerida, lo anterior según lo estipulado en el Artículo 82 del Decreto 2474 del 2008. “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co CODIGO: GR-PR-02 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta VERSION: 02 FECHA: 12-01-11 HOJA: Página 3 de 6 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN 5.3. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL El profesional de Presupuesto o quien haga sus veces, deberá emitir el respectivo C.D.P. indicando claramente el rubro presupuestal y la disponibilidad existente al momento de la solicitud. 5.4. AUTORIZACIÓN PARA INICIAR EL PROCESO El Contralor Distrital de Santa Marta, una vez reciba el Certificado de Disponibilidad Presupuestal autorizara al Jefe de la Oficina Administrativa y Financiera, para iniciar el Proceso Contractual. 5.5. DESARROLLO DEL PROCESO El Jefe de la Oficina Administrativa y Financiera, una vez reciba la autorización iniciará el proceso de selección abreviada de menor cuantía (subasta inversa) según lo establecido en los artículos 1° y 2° del Decreto 3576 de 2009. El Contralor Distrital de Santa Marta, deberá realizar la consulta de los precios del SICE, para lo cual como registro se imprimirá el pantallazo de la consulta realizada (número de certificado de consulta del precio indicativo en el SICE), el cual se aportara al Proceso Contractual. En caso de que el bien o servicio no esté debidamente registrado o desagregado hasta el quinto nivel en el SICE, el Contralor consultará los precios del mercado solicitando mínimo tres cotizaciones al respecto. Se reciben las propuestas en la Oficina Administrativa y Financiera y se procede a la evaluación de las mismas. Una vez se obtenga la calificación de los oferentes se procede a adjudicar el contrato al mejor postor. “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co CODIGO: GR-PR-02 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta VERSION: 02 FECHA: 12-01-11 HOJA: Página 4 de 6 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN 5.6. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El Jefe de la Oficina Administrativa y Financiera, deberá remitir al Despacho del Contralor del D.T.C.H. de Santa Marta, la minuta del Contrato que se pretende celebrar acompañado de todos los soportes del Proceso Contractual. El Contralor Distrital una vez reciba la minuta del contrato, deberá suscribirlo, siempre y cuando estén todos los documentos que legalmente soportan dicho Contrato. 5.7. PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO Los Contratos quedarán perfeccionados una vez suscritos por las partes y la expedición del registro presupuestal de la entidad. En caso de que la entidad haya exigido la expedición de garantías la ejecución del contrato iniciará a partir de la aprobación de la póliza. 5.8. SUPERVISIÓN (TIPO Y GRADO DE CONTROL) En la clausula de supervisión del contrato se establece el supervisor del mismo quien deberá certificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales. 5.9. EVALUACION Y RE-EVALUACION DE PROVEEDORES La evaluación de los proveedores se realiza una vez terminado el plazo definido en el contrato. Esta evaluación aplica a todos los contratos que realice la entidad; entiéndase, Compras, Arriendo, Orden, de Prestación de Servicios y las demás modalidades de contratación que defina la legislación. El Interventor del contrato será el encargado de realizar la evaluación, registrando su apreciación objetiva en el formato “GR-FOR-05 Evaluación y Re-evaluación de proveedores”. Una vez realizada la evaluación se retroalimentan los resultados comunicando a los evaluados los aspectos “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co CODIGO: GR-PR-02 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta VERSION: 02 FECHA: 12-01-11 HOJA: Página 5 de 6 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN destacados y los puntos a mejorar, dejando registrado en el formato la firma del evaluado. Los proveedores que al calificar su desempeño reciban una calificación entre 4 y 5 se mantendrán en CLASE A, los que se encuentren entre 3 y 4 serán CLASE B y los que se encuentren por debajo de 3 son clasificados CLASE C. Los proveedores con calificación A y B continúan en el formato “GR-FOR06 Listado Maestro de Proveedores” y los clase C serán retirados de este, sin embargo al proveedor que obtenga una calificación entre 3.0 y 3.5 se le informará y se tomarán las acciones preventivas requeridas. Para que un proveedor sea incluido por primera vez en el listado maestro de proveedores, debe cumplir los requisitos exigidos por la Legislación vigente. La re-evaluación se realiza si al contratista se le renueva su vinculación con la Entidad. 5.10. LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran serán objetos de liquidación. Lo anterior según lo establecido en el Articulo 60 de la ley 80 de 1993. 6. REGISTROS Nombre del Registro GR-FOR-01 Necesidad y autorización para realización estudios previos para cont. GR-FOR-02 Necesidad para contratación GR-FOR-03 Estudios previos de análisis de conveniencia y oportunidad GR-FOR-04 Autorización selección del proveedor GR-FOR-05 Formato de evaluación y re-evaluación de proveedores GR-FOR-06 Formato listado maestro de proveedores “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co CODIGO: GR-PR-02 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta VERSION: 02 FECHA: 12-01-11 HOJA: Página 6 de 6 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN 8. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión 12-01-11 02 14-10-09 01 Cambio Se modifica el numeral 5.9 evaluación y re-evaluación de contratistas. Se modifico el encabezado del procedimiento, el pie de página y se agrego el ítem 10. ANEXOS Se agrego el numeral 5.9. Evaluación y Re-evaluación de contratistas. 9. CONTROL DE DOCUMENTOS ELABORADO POR: ROSMERY HERRERA MESA Cargo: Jefe Oficina Administrativa y Financiera. Firma: REVISADO POR: ROSMERY HERRERA MESA Cargo: Jefe Oficina Administrativa y Financiera. Firma: APROBADO POR: DIANA MARIA JARABA HADECHINY Cargo: Contralora Distrital Fecha: 12-01-11 Fecha: 12-01-11 Fecha: 12-01-11 Firma: 10. ANEXOS N.A. “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co