MANUAL PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA

GUIA DE PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE
CAJA CHICA
Objetivo:
Atender gastos pequeños y urgentes en efectivo por montos menores o iguales
a $ 100.00 (cien dólares), tales como :
 Pasajes urbanos
 Taxi
 Correo
 Alimentación o comida (sujeto a análisis…)
 Reembolsos de facturas por compras menores o iguales a U$$50,oo (por
asuntos de índole tributario según la LRTI art No…….)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Anticipos para compras de bienes o servicios.
Efectivización de cheques personales.
Préstamos al personal de CARE Ecuador o socios.
Anticipos de viaje.
Compra de alimentos o comida por montos mayores a $25 dólares
Facturas, Notas de Venta no deben estar a nombre de CARE Ecuador
Fraccionar compras para realizar pagos por caja chica.
Monto del Fondo:
El monto del fondo serà autorizado por el Director de acuerdo a las
necesidades de cada oficina.
Responsable:
La persona responsable del manejo y custodia del fondo de caja chica es la
persona asignada en el Proyecto y que constará como custodio de la misma
Procedimiento :
APERTURA O INCREMENTO DE CAJA CHICA
La Gerente de Finanzas y Administración de la Misión es la única persona con
autoridad para aprobar la apertura o incremento del Fondo de caja chica.
REEMBOLSO DE LA CAJA
Para solicitar un reembolso de caja chica :
1. Los gastos que cubre caja chica son montos de hasta $100.00, caso
contrario deben solicitar un reembolso con cheque.
2. La documentación soporte para un pago de Caja Chica es la siguiente:
a) Factura a nombre del empleado NO a nombre de CARE
b) En los casos que no se pueda obtener factura o comprobante de
venta legal, se utilizará el Vale de Caja (taxis), para sustentar el
gasto, para lo cual deberá observar lo siguiente:
a) Fecha en la cual realizó el pago.
b) Valor de la compra en números y letras.
c) Descripción clara y concisa del gasto (no se aceptará conceptos como
varios, diversos, etc.)
d) Firma y número de cédula de identidad, de la persona a la cual se realizó el
pago o la huella digital.
e) Codificación contable (cuenta, proyecto, fondo, localización y subanálisis).
Los gastos deben codificarse de acuerdo a la naturaleza del gasto.
f) Aprobación del vale de Caja por parte del Coordinador del proyecto o
persona autorizada a aprobar gastos.
3. Mediante el fondo de caja chica se puede entregar recibos provisionales los
cuales se utilizarán, cuando la persona que solicita el dinero de la Caja
Chica, no sabe el valor exacto del gasto que va a efectuar, para lo cual el
Custodio:
 Entregará el Recibo de Caja Provisional a la persona que solicita el
dinero, y le hará llenar con los siguientes requisitos:
a) Valor en letras y números
b) Explicación clara, corta y precisa del gasto que va a efectuar.
c) Nombre, firma y cédula de identidad de la persona que solicita el
reembolso provisional
d) Firma de autorización de la persona autorizada a aprobar gastos.
 Entregará el dinero por el valor del Recibo de Caja Provisional.
La persona que solicitó el Recibo de Caja Provisional debe canjear por el
comprobante de venta o recibo definitivo, dentro del plazo de las 72 horas
posteriores de haber recibido el dinero, caso contrario la Custodio notificará a
la Contadora para que este valor sea descontado del rol.
Control:
1. Todos los vouchers presentados para el reembolso deben tener recibos
originales adjuntos. No se aceptarán fotocopias de recibos para prevenir
submisiones pertenecientes al mismo reembolso
2. Los recibos deben ser autorizados con firmas propias ( en base al cuadro
de firmas del personal autorizado)
3. El Custodio solicitará a la persona que presenta el reembolso que firme y
ponga la fecha en el voucher cuando el dinero es recibido. La constancia
de haber recibido el dinero con un voucher ya firmado le releva al Custodio
de cualquier responsabilidad
4. Un empleado no debe solicitar el reembolso haciendo que un subordinado
envíe la solicitud a su favor que luego el empleado apruebe. Está práctica
no será aceptada ya que es equivalente a que el individuo se apruebe sus
propios gastos.
Restricciones :
No está permitido realizar los siguientes pagos:
1.
2.
3.
4.
Anticipos para compras de Bienes y/ Servicios
Efectivización de cheques personales
Entregar anticipos de viaje ( estos deben solicitarse vía un TAR)
Préstamos al personal de la Institución o a socios.
Cualquier excepción a las restricciones arriba mencionadas deben ser
aprobadas por el Director
Entrega del fondo de Caja Chica :
Cuando el custodio de la Caja Chica sale con permiso, de vacaciones, etc, el
fondo de caja chica debe ser entregado a otro empleado designado por el
Gerente del Proyecto, sector o Departamento.
La custodia de la caja chica debe efectuar un arqueo de caja, con los
siguientes pasos:






Contar los valores en efectivo.
Revisar y totalizar los recibos o comprobantes de venta que deben ser
contabilizados antes de la entrega .
Revisar y totalizar los Recibos de Caja Provisionales, si hubiere.
Sumar el valor en efectivo, más los recibos o comprobantes de venta, más
los Recibos de Caja Provisionales, y comparar el monto asignado de la
Caja Chica.
Si hay diferencia en menos será cobrada al Custodio y si es más será
registrado en otros ingresos.
La custodia saliente y la encargada firmarán el arqueo como constancia de
los valores entregados y recibidos.
Una vez que la entrega del fondo esta realizada, el fondo de la caja chica
queda bajo la responsabilidad de la nueva persona asignada y este fondo
queda inaccesibles para el empleado que entrego el fondo.
Sistema de Manejo de Caja Chica
Para llevar un control permanente del fondo de caja chica se cuenta con el
apoyo del sistema de Caja Chica en Oracle que permite:
 Ingreso de transacciones por entradas de dinero ( reposición del
fondo) y por salidas de efectivo ( reembolso de gastos )
 Inclusión de Cuentas, Proyectos, Fondos, Subanalisis y localizaciones
para el registro de las transacciones
 Emite un reporte con el detalle de las transacciones registradas y el
saldo a la fecha del fondo de caja chica.
 Permite exportar las transacciones a un diskette para importar la
información al sistema Scala.
Reposicion del Fondo de Caja Chica:
1. La Caja Chica se repone cuando el fondo a llegado a un agotamiento del
70%.
2. La reposición de caja chica será presentada con la siguiente información:
 Reporte que emite el sistema Caja de Chica con el detalle y desglose
de las transacciones ( cuenta, proyecto, fondo, subanalisis, localización,
valor y descripción por cada transacción), así como el total de gastos
que constituye el valor a reponer, debidamente firmado por la Cajera
 Los recibos deben estar pegados y numerados.
 Todos los recibos deben tener sello de CANCELADO
 El diskette con el archivo de la información al sistema SCALA
 Envío del reporte para la revisión de la Analista Contable o Contadora
Regional.
 La solicitud de cheque por el valor de la reposición de la caja chica y
debidamente aprobado por la persona autorizada.
 La solicitud de cheque ingresa para la emisión del cheque
ARQUEOS DE CAJA CHICA
Es de responsabilidad del Contador Regional/Analista Contable efectuar
Arqueos de Caja planificados y sorpresivos para asegurar un buen manejo de
la Caja Chica.