ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD 6º AÑO Profa: Gissel Argañarás 1 ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD. ORGANIZACIONES. La motivación primera del hombre ha sido siempre procurar la satisfacción de sus necesidades. Las necesidades son sensaciones de apetencia, para cuya satisfacción es preciso recurrir al mundo exterior. El hombre ha sentido que para atender sus necesidades es conveniente su integración en grupos. Estos grupos de individuos constituyen organizaciones. Por lo tanto, las organizaciones surgen como respuesta a alguna necesidad de la sociedad o de un conjunto de integrantes de la misma. Esa necesidad individual o colectiva debe ser satisfecha y los individuos se agrupan alrededor de una organización, que constituyen, para ofrecer un bien o servicio que pretende satisfacerla. Al funcionar utiliza un conjunto de factores o recursos: humanos, materiales y herramientas para producir un bien o servicio. La respuesta de la sociedad aceptando o no la oferta generada en este proceso hará prosperar el proyecto o no. La organización tiene una forma de operar, tiene una forma de utilizar los recursos que extrae de la sociedad con ese fin. La creciente complejidad de la vida en sociedad ha incidido en el crecimiento del tamaño de las organizaciones y complicado su manejo. El manejo de una organización que nuclea centenares, o miles de participantes no puede ser efectuado conjuntamente por todos ellos y se impone que tal gestión quede a cargo de alguno o algunos de ellos, o de terceros no pertenecientes al grupo. A su vez, los objetivos de la organización difícilmente se adecuan por igual a los intereses u objetivos particulares de los participantes. La única razón válida que puede justificar la existencia de cualquier organización en una sociedad es que satisfaga alguna necesidad de los integrantes de esa sociedad. Esa necesidad que debe satisfacer toda organización es lo que conocemos con el nombre de “Misión” de la organización. De lo expuesto surge que, en cualquier tipo de organización, son necesarios los siguientes elementos: a) un número de participantes o integrantes b) uno o más objetivos básicos c) metas específicas derivadas de los objetivos básicos d) el ejercicio de una actividad que conduzca al logro de los objetivos y metas e) recursos que permitan desarrollar la actividad antedicha Como ya vimos, las organizaciones formales, que en adelante también llamaremos simplemente organizaciones, consisten en grupos de personas que pueden ser muy numerosos, especialmente conformados para obtener resultados utilitarios específicos. Se trata de individuos agrupados, un círculo determinado de miembros, que interactúan en un espacio determinado y respetando algunas reglas propias de la organización, además de las que los grupos naturalmente desarrollan. Como todo grupo tiene una estructura, es decir, cada integrante ocupa una posición (o status) que conlleva derechos y obligaciones. Pero en el caso de las organizaciones formales, esta estructura está formalizada, existe con independencia de quien la ocupe. La organización define dentro de ella posiciones y roles para sus integrantes. Las posiciones o status, son la ubicación relativa respecto de los demás del grupo. 1 ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD 6º AÑO Profa: Gissel Argañarás 2 Se distribuye autoridad y poder de una forma predeterminada y en forma independiente de sus ocupantes. Existe diferenciación de funciones. Los status y los roles están establecidos y se asignan al ocupante que puede ir cambiando con el tiempo, pues por tratarse de una organización sobrevive al cambio de sus integrantes. Algunos integrantes se encargan de atender ciertos problemas de orden técnico, otros de orden comercial, otros supervisan o dan instrucciones a éstos de cómo hacerlo. Todo esto implica derechos y obligaciones. Los individuos al incorporarse a las organizaciones intentan satisfacer necesidades que siguiendo el planteo de Abraham Maslow, pueden ser: Fisiológicas De seguridad Afectivas De autoestima De autorrealización Primarias Secundarias Hemos dicho que las organizaciones son formaciones sociales estructuradas utilizando recursos para obtener ciertos resultados . La estructuración implica la división del trabajo y la coordinación. El objetivo de la división del trabajo es producir más y mejor. Para ello reduce la variedad de problemas de los que se ocupa una persona. Al reiterar un cierto tipo de tareas el individuo adquiere destrezas específicas, adquiere experiencia por reiteración de situaciones, adquiere especialización en la misma. Dividir el trabajo en operaciones pequeñas, sencillas y separadas hace posible que cada individuo se especialice y la productividad aumente. En un principio el trabajo puede ser unitario, es decir todas las fases son realizadas por una misma persona. Si dividimos el trabajo, surge el trabajo en serie, en el que cada fase la realiza una persona distinta. Cada individuo adquiere destrezas específicas y esa es la explicación del aumento de la productividad. Esa tendencia ha mostrado ciertos límites pues han surgido en los individuos necesidades de identificarse con tareas y enriquecerse con el trabajo. Al dividir en exceso las actividades, los individuos tienen dificultades para identificar cuál es su aporte en su trabajo. Y si desaparece la identificación del esfuerzo realizado, surge una tendencia contraria al aumento de la productividad deseada. La contracara de la división del trabajo es la coordinación, permitiendo la sincronización del trabajo. En definitiva, la división del trabajo y la coordinación, son dos exigencias fundamentales y contradictorias en toda actividad humana organizada y dos buenas respuestas cuando se trata de explicar las causas de los resultados productivos de las organizaciones. Un individuo que trabaja solo, no tiene gran necesidad de coordinación, sencillamente todo ocurre en su mismo cerebro. Basta agregar una persona, para que la situación cambie de manera significativa. La coordinación debe realizarse entre las personas. 2 ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD 6º AÑO Profa: Gissel Argañarás 3 Generalmente las personas que trabajan juntas en pequeños grupos, se adaptan los unos a los otros de manera informal: el ajuste mutuo es entonces el principal mecanismo de coordinación. Por el contrario, cuando el grupo se vuelve más numeroso, se hace difícil coordinar de manera informal. Existe entonces una necesidad de mando. El control del trabajo es transferido a un solo cerebro que coordina los demás: la supervisión directa se convierte en el mecanismo de coordinación preferido en esta situación. Las organizaciones al actuar y poner en funcionamiento procesos deben ser eficaces, lograr hacer lo que pretendían. Por ejemplo, si la organización pretende enseñar, al cabo del proceso educativo debe lograr que un conjunto de individuos hayan aprendido. Si la organización pretende producir frutas, al cabo de un cierto período o proceso deben ofrecer tales productos. Esto refiere a la eficacia. La eficacia, condición absolutamente necesaria para que la organización sobreviva o proporcione lo que pretendía, debe también unirse a la eficiencia. Esto es lograr proporcionar el producto para el que fue creada con el menor consumo de recursos posible Por ejemplo, si para producir una mesa de madera una organización consume 3 metros cuadrados de madera y la segunda organización utiliza 2,5 metros cuadrados; ésta última resulta ser más eficiente que la primera, aunque ambas sean eficaces, pues logran producir lo que pretendían. La eficacia pasa por satisfacer una necesidad y la eficiencia pasa por una relación técnica, relación entrada – salida. Organización y Medio Ambiente: De todas maneras, no debemos olvidar que las organizaciones no constituyen sistemas cerrados, aislados del exterior, sino que por el contrario, su existencia sólo tiene sentido debido a su interacción con el medio ambiente. Producen para el exterior y a su vez toman los elementos que necesitan del exterior. Sólo es válido que existan en la medida que su accionar no lesione las normas y valores de la sociedad y se coordine de manera armónica con otras organizaciones, grupos e individuos de esa sociedad. Ninguna organización es autónoma totalmente. La organización debe operar el ambiente para producir una consecuencia. De esa forma las relaciones públicas se ocupan de operar sobre el medio ambiente para lograr establecer sus mensajes. De igual forma las comunicaciones comerciales, publicidad y marketing, actúan pretendiendo lograr aceptación. Por ejemplo: si se produce un aumento de las tasas de interés, repercute en los Bancos con los que opera la empresa. Los cambios en los gustos de la población repercute en los clientes que adquieren sus productos a la empresa. Los cambios en las tecnologías de producción repercute en la empresa a través de la actitud de sus competidores y de sus proveedores. Las reacciones de uno y otro se convierte en modificaciones del medio ambiente inmediato. Nuestros movimientos afectan a nuestros clientes y los de ellos a nosotros. La velocidad de los cambios en el medio ambiente incide profundamente en la vida de las organizaciones. El nacimiento de las grandes concentraciones de comercios (shoppings) modificó las localizaciones de las grandes tiendas. La existencia de grandes compradores (supermercados) provocó la necesidad de considerar precios diferenciales para estas cadena de distribución por parte de las fábricas e importadores. En algunos casos el Medio Ambiente actúa como estimulante para la organización y en otros como retracción. 3 ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD 6º AÑO Profa: Gissel Argañarás 4 La organización desarrolla estrategias para enfrentar a su ambiente, las que pueden ser de competencia o de cooperación. La competencia es un complejo sistema de relaciones que incluye la disputa por recursos (como clientes o compradores). La cooperación puede ocurrir de varias maneras e implica la interacción directa entre las organizaciones y el medio ambiente (puede darse por negociación o coalición) ADMINISTRACIÓN. Hemos dicho que las organizaciones son un grupo humano alrededor de un sistema de actividades con un comportamiento finalista, racional y consciente. Estas organizaciones son permanentes en la medida de que sus integrantes son sustituibles y sustituidos, la estructura de autoridad es planeada (se decide quien manda y a quienes) y el medio las influencia en forma permanente. Por tanto, el objeto de la ciencia administrativa es el análisis del comportamiento de las organizaciones así como el desarrollo de técnicas y métodos para su conducción. Como función la administración es un proceso, pero también es una ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas. El concepto básico es: quien administra establece proyectos, los lleva a cabo; que controla y coordina el funcionamiento de esos proyectos. El concepto administrar incluye necesariamente el establecer objetivos, organizar y disponer de los recursos así como dirigir y orientar los esfuerzos de individuos, haciendo coincidir necesidades individuales y colectivas. Toda empresa cuenta con dos clases de recursos: a) los bienes (materiales e inmateriales) b) el esfuerzo humano físico e intelectual La administración intenta combinar los elementos recién enumerados de la mejor manera posible para así lograr el cumplimiento de los fines de la organización y satisfacer a las partes que intervienen en o interactúan con ella y que defienden sus propios intereses. Fayol (1841 – 1925) uno de los clásicos de la administración, quien vivió el período de la gran influencia de la revolución industrial, define el proceso administrativo como el conjunto de actividades de una empresa que consisten en: planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar. PLANIFICAR: es la acción de tomar decisiones para el futuro, que no es un acto, sino un proceso por el cual las organizaciones tratan de adaptarse al medio y que no tiene ni un principio, ni un final claro. Al proceso en el que se definen las situaciones que queremos alcanzar en el futuro y se diseñan los caminos para lograrlo, se denomina: planificación o planeamiento. En general se ha logrado comprobar que las organizaciones que establecen objetivos y metas obtienen mejores resultados que aquellos que no lo hacen. Los objetivos son la expresión de una situación que queremos vivir en el futuro, implica elegir una situación entre todas las posibles para luego tratar de alcanzarla. 4 ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD 6º AÑO Profa: Gissel Argañarás 5 Encontramos dos conceptos en esta etapa: Misión y Estrategia La Misión es una declaración general de, en que se quiere convertir la organización. La misión le proporciona sentido o propósito a todas las acciones que realiza. La declaración de la misión incluye: * qué es lo que hacemos (cuál es el negocio) * en dónde lo hacemos ( cuál es el mercado) * para quién lo hacemos (quienes son clientes), (qué necesidad satisfacemos) y (cómo lo hacemos) La Estrategia, es definir la forma que la organización se insertará en su medio ambiente, la forma cómo interactúa con el mismo como medio de alcanzar una posición mejor que la de sus competidores. Para ello, debe realizar un análisis interno de su organización (fortalezas y debilidades) y un análisis externo de la misma (oportunidades y amenazas). ORGANIZAR: implica establecer relaciones de autoridad y medidas para coordinar esfuerzos. Establecer relaciones de autoridad, significa decidir quién posee derecho reglamentario de mandar y quién o quienes se encuentran en situación de obedecer. De otra forma, el derecho de mandar no pertenecerá a personas, sino a quienes ocupen ciertos cargos. Establecer medidas para coordinar esfuerzos significa dotar al conjunto de individuos que trabajan en una organización, de instrumentos que tiendan a lograr que la acción de todos ellos resulte coherente. Es decir, que todos al actuar persigan un mismo fin y al hacerlo respeten una misma estrategia. DIRIGIR: tiene por fin motivar y conducir al factor humano, guiándolo al logro de los fines sociales. En todos los sistemas grupales es necesario tener autoridades que, sobre la base del uso de sus derechos y respetando los ajenos, logren se realicen las tareas que se establecieron para el logro de los objetivos. Esto implica que se adopten resoluciones y actitudes que influencien el comportamiento de los subordinados. El mando para Fayol, consiste en hacer funcionar el cuerpo social. Destaca la necesidad de conocer profundamente al personal, eliminar del equipo a los incapaces, conocer pormenorizadamente la normas y convenios que regulan la relación con ellos, dar siempre el ejemplo, intercambiar información y opiniones, unir al grupo como tal y despertar la iniciativa de cada uno de los integrantes. CONTROLAR: las organizaciones utilizan los procedimientos de control para asegurarse que avanzan en el sentido correcto, hacia sus objetivos y de que están usando sus recursos de manera eficiente y eficaz. Una de las razones por las que se requiere el control, es porque el mejor de los planes se puede desviar. El control puede definirse como el proceso de monitoreo de las actividades, para asegurarse que se cumplen tal como fueron planeadas y establecer en caso necesario las medidas de corrección a cualquier desviación importante. Se puede planificar, organizar, dirigir, coordinar, pero se debe también controlar. Los tres aspectos de este proceso de control son: 1) vigilar el funcionamiento de las actividades 2) detectar y señalar las desviaciones que se produzcan 3) analizar e informar las causas de las mismas 5 ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD 6º AÑO Profa: Gissel Argañarás 6 En el caso de las desviaciones desfavorables producidas, su análisis debería permitir: * tomar las medidas correctivas para evitar su repetición en el futuro, o * corregir la planificación, o * en casos más extremos, modificar las metas por arribarse a la conclusión que las establecidas son inalcanzables Si, en cambio, las desviaciones fueran favorables para la empresa, el análisis de sus causas resultaría útil como base para el estudio de su aprovechamiento en otras operaciones o bien para modificar los planes oportunamente efectuados. Como consecuencia inmediata del proceso de control, se producen nuevas tomas de decisiones. De esta manera, se realimenta el circuito “ toma de decisiones- acción control” en forma constante. CONTABILIDAD. Como hemos mencionado, para tomar cualquier decisión es necesario contar con información, la que puede incluir datos obtenidos dentro de la empresa, fundamentalmente a partir del proceso de control de la gestión administrativa. Muchos de los datos obtenidos son procesados a través de Sistemas Contables, por lo que en una primera aproximación podría conceptualizarse la contabilidad como una parte del sistema de información de un ente que proporciona datos para facilitar la toma de decisiones a los administrativos. Las etapas que encontramos son: a) captación de datos: el sistema debe prever mecanismos que le permitan recoger lo efectos de hechos resultantes de interacción de la empresa con terceros; acontecimientos internos de la empresa; eventos externos a la empresa Los datos de índole patrimonial se captan por medio de comprobantes b) procesamiento de datos: los datos deben clasificarse, registrarse y almacenarse c) preparación de la información: luego de transformar el dato en información debe comunicarse a los usuarios, tratando de proporcionar lo imprescindible evitando la pérdida de tiempo con datos inútiles. La información procesada por el sistema contable se refiere al patrimonio (recursos y obligaciones) de una empresa en un momento dado y a su evolución en el tiempo. Dicha información no sólo interesa a los participantes de la organización, sino a los terceros que interactúan con ella y se limitan a seguir su evolución “desde afuera”. 6 ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD 6º AÑO Profa: Gissel Argañarás 7 En base a lo expuesto podemos dar la siguiente definición: “ La contabilidad, parte integrante del sistema de información de un ente, es la técnica de procesamiento de datos que permite obtener información sobre la composición y evolución del patrimonio de dicho ente, los bienes de propiedad de terceros en poder del mismo y ciertas contingencias. Dicha información debería ser de utilidad para facilitar las decisiones de los administradores del ente y de los terceros que interactúan o pueden llegar a interactuar con él, así como para permitir una eficaz vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente”. De lo anterior, se desprende que el sistema contable puede ser considerado como un subsistema del sistema de información de la empresa, que por su parte integra el sistema de control interno del ente. Este control interno puede ser caracterizado como el conjunto de elementos, normas o procedimientos destinados a lograr, a través de una efectiva planificación ejecución y control, todos los fines de la organización. La contabilidad utiliza como herramienta una técnica: la Teneduría de Libros. FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD. * Crea un sistema de registración: son las anotaciones de la actividad que se realizan y se ejecutan en libros o planillas denominadas registros contables o libros de contabilidad o comercio; dejando de esta forma constancia escrita de los hechos con contenido económico que afectan a la empresa. Nace así la teneduría de libros como método creado por la contabilidad. * Proporciona información: gracias a la registración el empresario dispondrá de todos los datos necesarios relativos a sus negocios; por lo que la contabilidad proporcionará métodos para analizar esa información, para interpretarla y en general para determinar la eficiencia de la gestión empresarial en el tiempo. * Facilita el control: en la empresa por lo general intervienen más de una persona en las tareas de administración dependiendo siempre del tamaño de la misma. Por ello, con una adecuada organización de la empresa y mediante el análisis de los hechos ocurridos, la contabilidad logra fiscalizar el cumplimiento de los reglamentos y normas impartidas. * Permite realizar previsiones: teniendo en cuenta la actividad pasada y mediante el cálculo previo, es posible estimar los recursos con que contará la empresa en próximos períodos. así como la cuantía de los gastos en que deberá incurrir. Como consecuencia de ello, la contabilidad estará habilitada para anticipar cual será el resultado de la gestión económica. 7 ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD 6º AÑO Profa: Gissel Argañarás 8 RELACIÓN DE LA CONTABILIDAD CON OTRAS MATERIAS. La contabilidad mantiene relaciones de afinidad con otras ciencias, existiendo el intercambio recíproco de elementos: 1) Economía: porque para establecer las normas a que debe ajustarse la administración se basa en leyes de producción, distribución y consumo de bienes. 2) Derecho: debido a que la contabilidad tiene en cuenta el vínculo jurídico entre personas que mantienen relaciones económicas y a que la empresa se desarrolla dentro de un ámbito de disposiciones legales. 3) Estadística: porque proporciona información sobre la empresa 4) Finanzas: permite la formulación en los organismos de carácter público de sus presupuestos y verificación de su cumplimiento (por ejemplo el Estado). 5) Matemática: es una herramienta en relación a lo que tiene que ver con el cálculo. BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA. Comas, J. “Las Organizaciones” Ed. Entrepreneur – 2001. Montevideo, Uruguay Comas, J y Cúneo, M. “Las Organizaciones y su administración” Entrepreneur – 2001. Chiavenato, I. “Introducción a la Teoría General de la Administración. 2001 Colombia 8