INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA TERESA CONTROL DE REGISTROS Código: PQ-02 Fecha: 01-07 1. Objetivo Establecer la metodología para controlar los registros del Sistema de Gestión de Calidad. 2. Alcance Aplica para todos los registros que se generen en el Sistema de Gestión de Calidad. 3. Definiciones Almacenamiento: Guardar o reunir gran cantidad de algo. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Tabla de Retención: Es el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico. 4. Desarrollo o descripción ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Elaborar Formato Personal de la Institución Educativa involucrado en los procesos Se elabora el formato según lo establecido en el GQ01 Y PQ01 Determinar Almacenamiento Responsable de cada proceso REGISTRO Inicio Determinar o establecer protección Responsable del proceso _________ A cada registro se le debe determinar lugar de almacenamiento Se debe establecer cómo se van a proteger los registros para asegurar que la evidencia no se deteriore FQ-05 “Control de Registros” FQ-05 “Control de Registros” Se indica cómo se tiene acceso al registro Determinar recuperación 1 Responsable del proceso FQ-05 “Control de Registros” Responsable del Proceso y la Secretaria (La Ley) Determinar cuánto tiempo vamos a mantener almacenados los registros (aplicar tablas de retenciones) Secretaria Determina qué hacer con los registros cuando venza el tiempo de retención Determinar el tiempo de retención Determinar la disposición de los registros Coordinadora de Calidad Mantener actualizado el FQ 05 Se debe asegurar que se tengan los registros con los controles establecidos FQ-05 “Control de Registros” FQ-05 “Control de Registros” ________ Fin 5. Anexos FQ 05 “Control de registros” 6. Control de cambios Novedad Se creó el Procedimiento Elaboró: STELLA LOPERA Fecha 01-07 Revisó: NASLY GARCÍA Aprobó: LINA MARIA RINCÓN S.