Nomenclatura de Documentos y Registros

6
5
4
3
2
1
0
Aprobado, para implementación
Aprobado, para implementación
Aprobado, para implementación
Aprobado, para implementación
Aprobado, para implementación
Aprobado, para implementación
Aprobado, para implementación
REV.
03.08
02.05
12.08
12.12
10.06
13.09
11.05
DESCRIPCIÓN
.15
.11
.09
.08
.08
.07
.07
FECHA
FAM
DCA
DCA
DCA
DCA
DCA
DCA
ELABORÓ
JPM
RSV
RSV
RSV
RSV
RSV
RSV
REVISÓ
RSV
RSV
RSV
RSV
RSV
RSV
RSV
APROBÓ
LISTA DE REVISIONES
REEMPLAZA A
REV.
ISI-AQZ-IO-4201
5
REEMPLAZADO POR
REV
TÍTULO:
Nomenclatura de Documentos y Registros
TIPO DE ELAB:
LUGAR:
Instrucción Operativa
OBRA:
Sistema de Gestión Integrado
Texas – Estados Unidos
Nº DE OBRA:
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD INTELECTUAL DE ISI MUSTANG, QUIEN
SALVAGUARDARÁ SUS DERECHOS CONFORME A LAS PREVISIONES DE LA LEY.
NÚMERO DE ELABORADO INTERNO:
SGI
ISI
ESCALA
REVISIÓN
S/E
ISI-AQZ-IO-4201
HOJA Nº
1 de 8
6
Nomenclatura de Documentos y Registros
Sistema de Gestión Integrado
Documento:
ISI-AQZ-IO-4201
Rev.: 6
ÍNDICE
1
Objeto .............................................................................................................................................. 3
2
Campo de aplicación ..................................................................................................................... 3
3
Términos y definiciones ................................................................................................................ 3
4
Referencia normativa..................................................................................................................... 3
5
Descripción de la instrucción operativa...................................................................................... 4
5.1
5.2
5.3
Anexos............................................................................................................................................. 8
Plantilla aprobada por: R. S. Fecha: 16/04/2012
6
Nomenclatura de documentos ............................................................................................................ 4
Nomenclatura de formularios .............................................................................................................. 7
Nomenclatura de registros .................................................................................................................. 8
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Nomenclatura de Documentos y Registros
Sistema de Gestión Integrado
1
Documento:
ISI-AQZ-IO-4201
Rev.: 6
Objeto
Definir un criterio para la codificación, diferenciación e identificación del estado de documentos y registros implicados en
el Sistema de Gestión Integrado, a modo de facilitar el control de la información que dichos documentos y registros
contienen.
2
Campo de aplicación
Se aplica a todos los documentos y registros pertenecientes al Sistema de Gestión Integrado a crearse en ISI Mustang,
tanto físicos como electrónicos.
Esta instrucción operativa podrá exceptuarse cuando el cliente y las partes interesadas definan un criterio propio para la
documentación de un proyecto o servicio como un requisito para el producto.
3
Términos y definiciones
Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, procedimiento, instrucción.
Documento interno: Información generada dentro de ISI Mustang destinada para el desarrollo de manuales del
sistema, procedimientos generales u operativos, e instrucciones operativas. Además, documentos que describan
actividades técnicas, comerciales o administrativas que se relacionen con el Sistema de Gestión Integrado.
Documento externo: Información en su medio de soporte que puede ser: registro, especificación o documento, pero
que provienen desde fuera de la organización; es decir es aquel documento que no ha sido aprobado ni creado por la
organización como ejemplo: Especificaciones del Producto, Normas, Planos, Manuales, Códigos y Certificados, entre
otros; provenientes de clientes, instituciones, organismos y proveedores externos.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas, que
pueden ser realizados en papel como en medios audiovisuales, magnéticos u otros.
Proyecto: Conjunto de actividades comerciales y técnicas referidas a un objeto.
4
Documentos internos:




ISI-AQZ-DE-4230: Control de Documentos
ISI-AQZ-PG-4200: Requisitos de la Documentación
ISI-AQZ-IO-4200: Presentación de Documentos y Registros
Documentos externos:




ISO 9001: Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos 4.2.3 y 4.2.4
ISO 14001: Sistemas de Gestión Ambiental – Requisito 4.4.4
OHSAS 18001: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional – Requisito 4.4.4
CEI IEC 61355 1997-04: Clasificación y Designación de Documentos para Plantas, Sistemas y Equipamientos
Plantilla aprobada por: R. S. Fecha: 16/04/2012

Referencia normativa
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Nomenclatura de Documentos y Registros
Documento:
ISI-AQZ-IO-4201
Sistema de Gestión Integrado
5
Rev.: 6
Descripción de la instrucción operativa
La estructura documental de ISI Mustang está compuesta por el Manual del Sistema, Manuales Generales,
Procedimientos Generales, Instrucciones Operativas, Documentos Específicos y Registros.
Estos documentos y registros del Sistema de Gestión Integrado se crean, aprueban, revisan y modifican, por personal
autorizado, tomando como referencia el procedimiento general: ISI-AQZ-PG-4200 Requisitos de la Documentación.
La nomenclatura de los documentos y registros se basan en las directrices de este documento.
Se registra la identificación, el título, la revisión, el lugar de distribución y el Manager/Coordinator de área que aprobó el
documento en el documento específico: ISI-AQZ-DE-4230 Control de Documentos, del Sistema de Gestión Integrado.
5.1
Nomenclatura de documentos
Los documentos internos desarrollados en ISI Mustang se distinguen en sus nomenclaturas de acuerdo a su contenido.
Entre ellos se diferencia las nomenclaturas de los documentos internos del Sistema de Gestión Integrado y los
elaborados por el área de Project Director / Project Manager.
5.1.1
Documentos del Sistema de Gestión Integrado
Los documentos del Sistema de Gestión Integrado se deben elaborar según la siguiente nomenclatura:
ISI-AQZ-TT-SSSN-R
SSSN
TT
SSS
N
Numeración referenciada a la estructura
de capítulos de la norma ISO 9001, ISO
14001 o OSHA 18001 que dependerá
de la incumbencia del documento
Numero consecutivo del
documento dentro de la
clasificación del
documento
R
PS: Política del Sistema de Gestión Integrado
DE: Documentos Específicos del Sistema de
Gestión Integrado: plan estratégico, organigrama,
control de documentos, etc.
MS: Manual del Sistema de Gestión Integrado
MG: Manual General del Sistema de Gestión
Integrado
PG: Procedimiento General del Sistema de Gestión
Integrado
Numero de revisión del
documento
PO: Procedimiento Operativo del Sistema de
Gestión Integrado
Ejemplo: ISI-AQZ-PG-4200-0, hace referencia a un procedimiento general del Sistema de Gestión Integrado
desarrollado para cumplimentar el requisito 4.2 de la norma ISO 9001. Siendo el estado de revisión del documento igual
a cero.
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IO: Instrucciones Operativas del Sistema de Gestión
Integrado
Documento:
Nomenclatura de Documentos y Registros
ISI-AQZ-IO-4201
Sistema de Gestión Integrado
5.1.2
Rev.: 6
Documentos y Registros de Project Director / Project Manager.
Estos documentos y/o registros se deben desarrollar según la siguiente estructura de representación:
PPP-A1A2A3-GNN-R
A1A2A3
PPP
A1
A: gestión general
Representan tres
letras cabecera que
engloban todos los
documentos de
interés de un proyecto
en cuestión. Se
consideran las siglas
que identifican al
proyecto
B: tecnología en general
C:
ingeniería
construcciones y civil
en
E:
electrotecnología
(control,
informático,
comunicaciones)
M: ingeniería mecánica
P: ingeniería en procesos
GNN
A2A3
G
A2: Describe el tipo
de
información
contenida en el
documento.
A3: Adiciona detalles
a lo indicado en A2.
Se recomienda utilizar los
siguientes parámetros, en
el caso de que existan
sub.-obras en un mismo
proyecto u obra:
Estas dos variables
se combinan (ver
cuadro
siguiente).
Dando, junto con A1,
la clasificación del
documento
0: en el caso de una sola
obra en general
1: indicando sub.-obra 1
2: indicando sub.-obra 2
3: indicando sub.-obra 3
R
NN
Numeración consecutiva
del documento dentro de
la clasificación del
documento. Dependiendo
del volumen de
documentación a
generarse se podrá
contemplar tres dígitos
(NNN)
Numero de
revisión del
documento
Combinaciones A2A3 vigentes
Categoría
A2A3
Ejemplos de Uso
Aspectos involucrados con la documentación como tal
Contenido
AA
Carátulas en general
Listas
AB
Índices, lista de documentos
A elección del usuario
AZ
Reportes
BB
Lista de reportes, lista de notas y tareas
Comunicación
BC
Memos, minutas, notas en general
Control de documentos
BD
Lista de consultas, lista de envío de documentos, check list,
etc.
Planificación de recursos
BE
Cronogramas, lista de requerimientos, organigramas, cash flow,
centro de costos, etc.
Planificación en obra/sitio
BG
Instrucciones para el personal en sitio/obra.
Cambios
BH
Notificación de cambios, solicitudes de cambios, etc.
Documentos de seguridad
BS
Planes de emergencia y contingencia, protección de fuego,
ruidos, etc.
A elección del usuario
BZ
Aspectos involucrados a los asuntos contractuales (técnicos y comerciales)
Documentos de aprobación
CB
Recepción provisoria y/o definitiva
Continúa
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Aspectos involucrados con recursos en general, necesarios para tareas de gestión
Nomenclatura de Documentos y Registros
Documento:
ISI-AQZ-IO-4201
Sistema de Gestión Integrado
Rev.: 6
Aspectos técnicos generales no cubiertos en otra categoría
Hoja de datos de materiales, productos o sistemas
DA
Características técnicas de productos, etc.
Descripciones para facilitar el entendimiento técnico del sistema o producto
DB
Memorias descriptivas
Instrucciones y manuales
DC
Instrucciones de montaje, instalación, PEM, protocolos de ensayos
FAT-SAT, manuales de operación ,etc.
Reportes técnicos
DD
Reportes de investigación y desarrollo, notas de aplicación, etc.
Catálogos y documentos de publicidad
DE
Catálogos, folletos, etc.
Publicaciones técnicas
DF
Publicaciones técnicas, Notas Técnicas de diseño, etc.
A elección del usuario
DZ
Aspectos técnicos generales
Regulaciones técnicas
EA
Regulaciones de operación, construcción de sistema, Plan de
diseño, etc.
Estándares
EB
Referencia de normativas establecidas por entes
internacionales, por ingenierías, por Clientes y Partes Interesadas,
etc.
Especificaciones técnicas
EC
Especificaciones técnicas, lista de equipos, instrumentos y
equipos de control, especificaciones de materiales, etc.
Hojas de cálculos
ED
Memorias de consumos, etc.
A elección del usuario.
EZ
Funciones, tareas o comportamiento de objetos
Funcionales en general
FA
Arquitecturas de sistemas, diagrama en bloques, etc.
Diagramas de flujo
FB
PID, diagramas de proceso, etc.
Facilidades de MMI o HMI
FC
Mímicos, memorias de SCADA’s, etc.
Descripción funcional de sistemas u objetos
FE
Memorias descriptiva funcionales
Diagramas funcionales
FF
Diagramas de control grafset, matriz de seguridad, etc.
Descripción de señales
FP
Lista de señales, bases de datos SCAD A, etc.
Seteo de valores
FQ
Setting list
Circuitos
FS
Diagrama eléctrico de circuitos, borneras, etc.
A elección del usuario
FZ
Desarrollo constructivo
LA
Plano de tierra, etc.
Fundación
LB
Diagramas de fundación, plan de excavaciones, etc.
Características constructivas
LC
Ingeniería civil.
Facilidades en sitio
LD
Diagramas de instalación, canalizaciones, etc.
Facilidades en edificios
LH
Canalizaciones internas de edificios, etc.
Ubicación en equipos
LU
Diagramas de ensamble, localización de componentes, etc.
A elección del usuario
LZ
Continúa
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Plantilla aprobada por: R. S. Fecha: 16/04/2012
Ubicación geométrica o topográfica de objetos
Nomenclatura de Documentos y Registros
Documento:
ISI-AQZ-IO-4201
Sistema de Gestión Integrado
Rev.: 6
Conexiones físicas entre objetos, resaltando la información referente al conexionado propiamente dicho
Conexionado
MA
Diagramas de interconexión, etc.
Cableado y piping
MB
Diagramas de lazos, lista de cables, piping list, etc.
A elección del usuario
MZ
Lista de materiales y partes requeridos en la construcción del sistema
Lista de materiales
PA
Listado de materiales
Lista de partes
PB
Lista de partes, lista de repuestos, lista de etiquetas, etc.
Lista de elementos en general
PC
Lista de herramientas, equipamiento, instrumentos, etc.
Listado de productos
PD
Lista de productos, lista de tipos de productos, etc.
A elección del usuario
PZ
Aspectos relacionados con formas geométricas de objetos a ser diseñados y/o fabricados y su correlación
Diagramas de planeación
TA
Diagrama conceptuales, diagramas de diseño
Diagramas de construcción
TB
Diagramas 3D, diagramas de dimensiones, etc.
Diagramas de fabricación e implantación
TC
Diagramas de fabricación, etc.
Documentos de ubicación
TL
Layouts, etc.
A elección del usuario
TZ
Aspectos relacionados con el aseguramiento de calidad y con temas de prevención de riesgos en general
Documentación de seguridad
QB
A elección del usuario
QZ
Evaluación de riesgos, estudios de seguridad, etc.
Aspectos relacionados con protocolos de operación y su Registro
Documentos de configuración y setpoints
WA
Recetas batch, planillas de cfg, etc.
Registros
WT
Registros de eventos, alarmas, operaciones, maniobras, etc.
A elección del usuario
WZ
Ejemplo: EXO-EFE-201-0 representa un documento de Integración y Servicios del proyecto Exxon (EXO), donde el
contenido es de Electrotecnología y en donde se describen memorias funcionales (EFE). Este documento pertenece a
la sub.-obra número dos del proyecto, siendo el número de este documento, dentro del código de clasificación, uno y la
revisión del mismo cero.
Nomenclatura de formularios
Cuando se usen formularios desarrollados en ISI Mustang para el Sistema de Gestión Integrado, en donde se registre la
información generada de las actividades referidas en los procedimientos e instrucciones y cualquier otro documento
del SGI, se requiere estandarizar sus usos.
5.2.1
Formularios para un documento origen.
Estos se codificaran anteponiendo el alfanumérico FNN + código del documento origen + nivel de revisión (R), ejemplo:
F06-ISI-AQZ-PG-4200-0.- Verificación de Documentos; el cual sería el sexto formulario creado para el procedimiento
general 4200 en su revisión 0.
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5.2
Documento:
Nomenclatura de Documentos y Registros
ISI-AQZ-IO-4201
Sistema de Gestión Integrado
Rev.: 6
FNN-ISI-AQZ-TT-SSSN-R
ISI-AQZ-TT-SSSN
FNN
SSS
R
N
F: Nomenclatura de formulario
Numero de revisión del
formulario
Código del documento origen
NN: Número consecutivo del formulario.
5.2.2
Formularios sin un documento origen.
Cuando no exista un documento origen pero el formato es necesario para el funcionamiento del sistema puede
desprenderse desde el (MG) Manual General del Sistema de Gestión Integrado, ejemplo: F07-ISI-AQZ-MS-4220-2; el
cual sería el séptimo formulario creado directamente del MG y el 2 su nivel de revisión.
FNN- ISI-AQZ-MS-4220-R
FNN
ISI-AQZ-MS-4220
R
Código del Manual General del Sistema de Gestión Integrado
Numero de revisión del
formulario
F: Nomenclatura de formulario
NN: Número consecutivo del formulario.
El formato puede revisarse subiendo su nivel (ejemplo de 2 a 3 sin cambiar el documento origen que mantiene su
revisión). Al mencionar un formato dentro de la redacción de un documento se omite su nivel de revisión (último dígito),
para que en su cambio no necesariamente cambie el documento origen.
Siendo así se debe anexar al final de cada procedimiento.
5.3
Nomenclatura de registros
Los registros internos desarrollados en ISI Mustang no poseen un estándar en su codificación. Los mismos son
definidos por cada Director / Manager / Coordinator, según su criterio.
Los registros se encuentran definidos en cada uno de los procedimientos documentados y controlados por el Sistema
de Gestión Integrado, en el apartado control de registros asociados.
Se recomienda utilizar la siguiente estructura:
TT-XXXXXX-R
TT
Depende de la indexación del Registro definida para el
mismo:



6
Anexos

Anexo 1: No aplica
R
NNNN: Numeración consecutiva del Registro
AAMMDD: Fecha de llenado o cierre del
Registro: Siendo AA el año, MM el mes y DD el día
Numero de revisión del documento
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Plantilla aprobada por: R. S. Fecha: 16/04/2012
Representan dos letras cabecera que engloban
todos los documentos de interés de un proyecto en
cuestión. Se consideran las siglas que identifican al
proyecto
XXXXXX