Fecha vigencia: 23/05/2011 Código: PC-CAL-01 Versión: 00 PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS 1. OBJETIVO Establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación y el tiempo de los registros. Además regular la gestión de los registros de calidad (documentos que evidencian el funcionamiento del sistema), describiendo el modo de tratarlos y, en su caso, eliminarlos. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los documentos internos y externos que hagan parte del Sistema de Calidad. 3. DEFINICIONES Apéndice: Documento o elemento que complementa el cuerpo del trabajo y que se relaciona, directa o indirectamente, con el documento. Documento: Medio a través del cual se define y acuerda la manera de operar en el SIATA, tales como procedimientos, caracterizaciones, formatos, instructivos, entre otros. Documento Externo: Son documentos que a juicio de la entidad se consideran necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad y que son emitidos por fuentes externas. Documento interno: Son los documentos elaborados e implementados por la entidad y que hacen parte del sistema de gestión de la calidad. Documento Obsoleto: Son todos aquellos documentos que han sido modificados y que tienen versiones anteriores. Son considerados desactualizados al interior del SIATA. Formato: Documento empleado para el registro de información necesaria para realizar un proceso o actividad específica una vez se haya realizado. Listado Maestro: Documento en el cual se encuentran listados todos los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad; evidencia el número de versiones que tiene un procedimiento y ubicación de estos. Registro: Documento que representa resultados obtenidos actividades desempeñadas. o proporciona evidencia de Página 1 de 3 Un proyecto de la Alcaldía de Medellín y la Secretaría del Simpad con aportes del Área Metropolitana MMMetropolitana Fecha vigencia: 23/05/2011 Código: PC-CAL-01 Versión: 00 PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS 4. CONTROL DE REGISTROS El Sistema de Alerta Temprana de Medellín – SIATA, ha determinado que la documentación que se considera como registro es aquella que compruebe que se ha llevado a cabo el seguimiento de la ejecución del sistema de calidad por parte de la administración, que se han realizado las revisiones correspondientes a la revisión de los elementos del sistema de gestión de calidad, manual de calidad y la realización de las auditorías del sistema de calidad a todos los procesos de la empresa, que deben contener las operaciones, procesos, procedimientos y servicios auditados, los reportes que muestren los resultados obtenidos, el análisis realizado con los mismos y las acciones correctivas y preventivas correspondientes. Los registros deben ser fácilmente accesibles por el responsable de su custodia. El almacenamiento de los documentos se hará en dos modalidades, una físicos en el archivador de calidad y la otra magnéticos en el disco duro del computador de calidad y se identifican como se describe en el PC-CAL-00 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS. Un documento que es utilizado dentro del Sistema de Alerta Temprana de Medellín – SIATA – es controlado, es decir, sujeto a revisión de versiones, autores y distribución y aquellos que pertenezcan al sistema de gestión de calidad que se utilicen con motivo de consulta, estudio, entre otros fines, se identifica con sello de “COPIA CONTROLADA”. 5. REGISTRO DE DOCUMENTOS DEL SGC Todos los documentos que hacen parte del sistema de gestión de calidad en el Sistema de Alerta Temprana de Medellín – SIATA, son consignados en el formato FR-CAL-00 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS y se mantendrán actualizados los datos de almacenamiento, recuperación, tiempo de retención, disposición, recuperación y responsable. Cumplido el tiempo de archivo de los registros, el responsable de su protección procede a realizar su disposición según lo registrado en dicho formato, el cual puede ser observado en la tabla 1. Tabla 1. Encabezado Formatos de Registro FECHA CREACIÓN CÓDIGO NOMBRE VERSIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN RESPONSABLE DIA MES AÑO RUTA FÍSICA RUTA MAGNÉTICA RECUPERACIÓN TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN ACCESO Fuente: Elaboración propia Página 2 de 3 Un proyecto de la Alcaldía de Medellín y la Secretaría del Simpad con aportes del Área Metropolitana MMMetropolitana Fecha vigencia: 23/05/2011 Código: PC-CAL-01 Versión: 00 PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS 6. APÉNDICE PC-CAL-00 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS FR-CAL-00 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS ELABORO:_______________REVISO:___________________APROBO:_________________ CARGO:_________________CARGO:____________________CARGO:_________________ Página 3 de 3 Un proyecto de la Alcaldía de Medellín y la Secretaría del Simpad con aportes del Área Metropolitana MMMetropolitana