IE036

INFORMÁTICA 2002
INFORMÁTICA EN LA EDUCACIÓN
GESTACAD: UN SISTEMA
PARA LA GESTIÓN
ACADÉMICA
UNIVERSITARIA
Autores:
Dr. Julio A. Telot González
Lic. Yanovski Calderín Delgado
Lic. Jorge I. Noda Rodríguez
Departamento de Informática
Universidad de Matanzas “Camilo
Cienfuegos”
SEPTIEMBRE 2001
Título: GESTACAD:
UNIVERSITARIA
UN
SISTEMA
PARA
LA
GESTIÓN
ACADÉMICA
Autores:
Dr. Julio A. Telot González
Lic. Yanovski Calderín Delgado
Lic. Jorge I. Noda Rodríguez
Departamento de Informática
Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos”, Cuba
RESUMEN
El objetivo del trabajo es la formalización y creación de un sistema informativo
automatizado que permita actualizar y mantener la información sobre estudiantes
y profesores de una Universidad, a través de un sistema cliente que tiene acceso
a una base de datos existente en un servidor, para poder obtener información
desde distintos lugares de la red universitaria e incluso a través de INTERNET si
se considera usando el formato WEB.
La versión que se presenta ha sido elaborada usando el sistema de gestión de
base de datos INTERBASE FireBird y los programas que se usan como clientes
están construidos sobre Borland Delphi, usando tecnología ActiveX Data Object
(ADO) para la conexión a la base de datos remota. Estos programas pueden ser
utilizados en las Secretarías Docentes de las Facultades para actualizar la
información docente. Una vez actualizados los datos en el servidor de base de
datos, que es a su vez servidor WEB, los diferentes usuarios tienen acceso a los
datos que se determinan a través de consultas predefinidas que se solicitan por el
sitio Web del Departamento de Informática de la Universidad.
La versión que se presenta ha sido valorada por los órganos de Secretaría
Docente y dirigentes de las Facultades de la Universidad de Matanzas "Camilo
Cienfuegos" y ha sido experimentada durante un curso con un grupo de datos
reales de estudiantes de dicho centro. Este trabajo debe continuarse en cuanto a
la información docente, de forma tal que desarrolle la mayoría de las tareas
informativas que se requieren en la gestión docente de la universidad y contendrá
también información sobre los profesores en su quehacer docente y científico, de
forma tal que constituya una herramienta importante en la obtención de
informaciones y en la toma de decisiones de una institución universitaria.
INTRODUCCIÓN
Dentro de la elaboración de software utilizado en la educación, uno de los
aspectos donde aparecen con frecuencia trabajos desarrollados es en la parte
correspondiente a la automatización de los procesos informativos relacionados
con la actividad docente, lo que pudiera incluirse dentro de las tareas de gestión
académica.
Estos trabajos en general adolecen de una falta de integración con la información
general de una institución universitaria y no es frecuente que estén disponibles los
datos para las autoridades universitarias en estacione de trabajo remotas, es por
ello, y atendiendo a la necesidad de que determinadas informaciones estén
disponibles para la toma oportuna de decisiones, que se comenzó a desarrollar
este sistema de base de datos con el fin de obtener informaciones sobre los
estudiantes en el momento que fuera necesario y desde el lugar de la red
universitaria que se considerara necesario.
A partir de una experiencia existente en el Departamento de Informática de la
Universidad de Matanzas "Camilo Cienfuegos" y de otras experiencias a nivel
nacional e internacional, tales como el Sistema Estudiante, que sobre una
plataforma DOS se ha venido usando en una gran parte de las Secretarías de las
Facultades de nuestras universidades, y sistemas existentes en otros centros,
tales como la Universidad Católica de Brasilia, se elaboraron las bases del
presente trabajo, que inicialmente se construyó en una versión para Microsoft
ACCESS(1), con un cliente en el propio gestor y las consultas elaboradas por el
propio ACCESS conjuntamente con el uso del lenguaje Active Server Pages (ASP)
y PHP (2) para la visualización de estos resultados por la INTRANET de la
Universidad. Más tarde se realizó la transferencia de la base de datos al gestor
Microsoft SQL Server (3) y posteriormente a Internase para aprovechar más las
fortalezas de estos sistemas de gestión de bases de datos relacional y se
construyó un sistema cliente en el lenguaje Borland Delphi (4), el que se instala en
las Secretarías Docentes de las Facultades con relativa facilidad.
Este sistema (GESTACAD) permite la actualización de las informaciones y la
obtención de determinados resultados propios del trabajo de las áreas implicadas,
aunque el grueso de las informaciones se obtiene mediante el acceso al sitio WEB
de la Universidad, obteniendo resultados de consultas a través de páginas ASP
que tienen acceso a los datos del servidor de bases de datos.
Los objetivos del trabajo, a partir de lo anterior, han sido:
 Obtener un diseño de una base de datos que permite obtener las
informaciones académicas necesarias para el perfeccionamiento de la
gestión universitaria, incluyendo los datos docentes de alumnos,
asignaturas, profesores, etc.
 Desarrollar una herramienta de fácil manejo para el personal de secretaría
docente de las facultades y otros que se determinen (en la medida que el
trabajo abarque otros aspectos).
 Desarrollar un ambiente WEB que permita obtener resultados de consultas
desde cualquier lugar de la red universitaria en cualquier momento de
tiempo, con acceso para todas las personas que se determine.
Este trabajo forma parte de un proyecto más amplio en el que se pretende
automatizar el procesamiento de informaciones docentes de pregrado, postgrado,
ciencia y técnica, etc. con el fin de facilitar la obtención de informaciones de forma
eficiente y rápida para la adecuada toma de decisiones en una institución
universitaria.
MATERIALES Y MÉTODOS
La metodología empleada para el diseño de los bancos de preguntas y respuestas
es el Modelo de Entidad Relación propuesto por Peter Chen en 1976 (5,6,7) con
algunas variantes para su adaptación para diferentes sistemas de bases de datos
relacionales.
El software desarrollado ha sido apoyado en diferentes herramientas:
 La base de datos está construida sobre Internase Firebird Release 09.
 Las herramientas cliente están diseñadas usando Borland Delphi 6 usando
conexiones ActiveX Data Object (ADO) para el uso de la base de datos
remota en el servidor.
 Las páginas WEB fueron diseñadas usando Microsoft Front Page a través
de formato ASP y PHP para el acceso a las consultas de la base de datos.
Dentro de ellas existen fragmentos de JavaScript que permiten el desarrollo
de algunas propiedades de dichas páginas.
RESULTADOS
Los resultados principales están asociados con las tres partes fundamentales del
sistema:
 Base de Datos
 Sistema Cliente
 Sistema de Consultas vía WEB
Base de datos
La base de datos ha sufrido varias transformaciones de una versión a otra,
definiéndose nuevas tablas, dominios, consultas, etc. en la medida que se han ido
analizando necesidades crecientes para el sistema. El cumplimiento de una
adecuada metodología de análisis ha permitido que las sucesivas modificaciones
debidas a los requerimientos del sistema no hayan sido traumáticas y se hayan
podido incorporar todas las solicitudes de los usuarios.
En la versión inicial el trabajo se ha desarrollado con la información de estudiantes
a partir de su planilla de matrícula y la interrelación con las asignaturas que ellos
cursan, aunque por necesidades del trabajo se han añadido algunas tareas
relacionadas con los profesores y sus asignaturas, lo que ha sido de gran utilidad
para los departamentos docentes y la dirección de la Universidad.
En la Figura 1 se muestran algunas de las características de la información que se
maneja sobre los estudiantes, fundamentalmente lo relacionado con el ingreso a la
Universidad y sus datos personales, así como algunos de los datos que se
manejan durante el desarrollo de sus estudios en la Universidad, tales como las
notas, las que están a subes relacionadas con las asignaturas, las que constituyen
uno de los vínculos fundamentales con la otra parte del proceso, es decir, los
profesores.
Evidentemente la tabla de los estudiantes es una de las más complejas de todo el
sistema, pues aglutina una gran parte del resto de las informaciones. Las notas de
los estudiantes se almacenan en una tabla donde se contienen las evaluaciones
obtenidas en los exámenes ordinarios y extraordinarios y permite obtener los
consolidados que dan una visión del trabajo docente del área y de la Universidad
en su totalidad, esta información se mantiene activa en tanto el estudiante se
encuentre en la Universidad, pasando anualmente a tablas pasivas que se
compactan y se pueden descompactar según se solicite.
Otra tabla que se ha usado con todas sus relaciones frecuentemente es la de los
profesores, la que se relaciona con las asignaturas y permite, entre otros detalles
conocer la carga docente de los profesores, los grupos donde da clases y las
asignaturas que imparte en cada semestre.
Fig. 1. Diagrama Entidad Relación de algunas de las tablas relacionadas con los
estudiantes.
Sistema Cliente GESTACAD.
Este sistema fue elaborado usando el lenguaje Delphi 5 y tiene una versión de
instalación que permite su ejecución desde diferentes puntos de la Universidad, lo
que facilita el trabajo del personal de secretaría, el que debe estar autorizado
mediante una clave para acceder a la base de datos de los estudiantes.
La Figura 2 muestra la pantalla principal de dicho sistema, mientras que en la
Figura 3 se puede observar la forma de actualizar la información sobre los
estudiantes, que incluye una foto del mismo captada con una cámara digital el día
de su matrícula en la Universidad. la Figura 4 muestra el proceso de asignación de
estudiantes a los grupos. En la Figura 5 se muestra el formulario de actualización
de las notas, donde se selecciona la asignatura y automáticamente se genera el
grupo de estudiantes que va a recibir la nota, si se desea por parte del operador
del sistema.
Fig. 2 Pantalla principal del sistema cliente
Fig. 3 Pantalla de actualización de los datos de estudiantes
Fig. 4 Asignación de estudiantes a grupos.
Fig. 5 Actualización de notas
En cuanto a los profesores existen procesos similares, resultando de especial
interés la asignación de grupos a los profesores, proceso que va dando
información al planificador que le permite tomar decisiones al momento (Fig. 6).
Fig. 6 Asignación de grupos a profesores
Sistema de consultas vía WEB
Como parte del sitio WEB del Departamento de Informática se han disponibilizado
varias consultas que permiten conocer informaciones contenidas en la base de
datos, entre ellas están los datos personales de los estudiantes, cantidades por
sexo, vías de ingreso, etc. También se ofrecen informaciones sobre los resultados
docentes, ya sea de forma individual por asignatura o por alumno como algunas
tablas consolidadas que se calculan directamente a partir de los datos existentes.
El servidor WEB ejerce funciones de servidor de bases de datos (no
necesariamente tendría que ser así) y se pueden obtener informaciones como las
que se muestran en las figuras 7, 8 y 9.
Fig. 7 Notas de un alumno seleccionado
Fig. 8 Búsqueda de un alumno
Fig. 9 Obtención de la carga docente de un profesor
CONCLUSIONES
El trabajo presentado recoge los principales aspectos acerca del sistema
GESTACAD que se ha elaborado y está en fase de experimentación en la
Universidad de Matanzas con buena acogida por parte de directivos, profesores,
técnicos y estudiantes.
La confiabilidad e inmediatez con que es posible tener acceso a la información
hacen posible el éxito de una herramienta de este tipo, que facilita el trabajo al
personal dirigente y técnico de las esferas docente y científica de las
universidades.
En este caso se combinan elementos de uso de bases de datos remotas, las que
se trabajan tanto en un ambiente cliente sobre un lenguaje de programación y por
la vía de un sitio WEB que hace accesibles las informaciones.
En ambos casos la forma de trabajo para el usuario final es sencilla y no requiere
de un adiestramiento especial.
Este trabajo se ha usado de forma experimental con algunas carreras y
departamentos de la Universidad de Matanzas, estando prevista su extensión a
toda la Universidad a partir de septiembre del año 2001, así como ampliarse a un
conjunto de aspectos de trabajo relacionados con el ámbito científico docente.
Las cuestiones de mayor importancia en el trabajo son:



Definición de una estructura de base de datos que abarca las tareas
fundamentales del trabajo científico docente universitario.
Construcción de sistemas clientes que tienen acceso a la base de datos
remota y son de fácil explotación.
Acceso fácil a la información usando las técnicas de programación sobre la
WEB.
BIBLIOGRAFÍA.
1.
2.
3.
4.
5.
Microsoft ACCESS 2000, Manual de Usuario. La Habana l988.
Manual programación ASP. http://www.lawebdelprogramador.com
Manual Microsoft SQL Server 7.0, http://www.lawebdelprogramador.com/
Delphi 5, User’s Guide, Borland Inprise, 2000, 1097 pp.
Booch Grady. Object Oriented Analysis and Design with Examples, Addison
Date, C. J. An Introduction to Database Systems, Sixth Edition, Addison
Wesley, New York, 1995, 839 pp.
6. Pressman Roger S. Software Engineering, A Practitioner’s Approach, Fourth
Edition, McGraw-Hill, New York, 1997, 852 pp.
7. Wesley, Fifth Edition, 1998, 689 pp.
Datos generales:
Título: GESTACAD: UN SISTEMA PARA LA GESTIÓN ACADÉMICA
UNIVERSITARIA
Autores:
Dr. Julio A. Telot González
Lic. Yanovski Calderín Delgado
Lic. Jorge I. Noda Rodríguez
Institución: Departamento de Informática, Universidad de Matanzas, “Camilo
Cienfuegos”
Dirección Postal: Carretera a Varadero Km 3, Matanzas, Cuba
País: Cuba
Teléfonos: 261013 ext. 256
Fax: 253101
Email: telot@infonet.umtz.edu.cu,juliotelot@yahoo.com
www: http://www.geocities.com/juliotelot/
Palabras Clave: Gestión Académica Universitaria, Sistema Cliente Servidor, Bases
de Datos, Consultas en la WEB.