DESARROLLO DE COLECCIONES Y PROCESOS TÉCNICOS I. Desarrollo de Colecciones Seleccionar, adquirir, ingresar, controlar, evaluar los materiales necesarios para ser incorporados a la colección de recursos informativos de la biblioteca. Esto e realiza considerando los objetivos curriculares de los programas académicos y las necesidades de los profesores, investigadores y estudiantes. Su fin es satisfacer la necesidad de información de los usuarios de la biblioteca Procesos técnicos La responsabilidad de monitorear las recomendaciones, el ingreso y el control de los recursos informativos. El proceso comienza desde su recomendación hasta que se colocan en los estantes listos para usarse. Este proceso conlleva varias etapas: cotejo, evaluación, recomendación, seguimiento, preparación física a su recibo, actualización de los registros y notificaciones. SELECCIÓN DE RECURSOS DE INFORMACIÓN: MONOGRAFÍAS, MATERIALES ESPECIALES Y PUBLICACIONES PERIÓDICAS IMPRESAS A. Describir cómo se lleva a cabo la selección de recursos bibliográficos de monografías, materiales especiales y publicaciones periódicas impresas para su adquisición por la Sección de Adquisiciones. La selección es la función fundamental para la formación y desarrollo de la colección. Esto requiere de unos criterios que ayuden en la toma de decisiones que están establecidos en la Política de Desarrollo de Colecciones y tomar en cuenta con las necesidades de información de los usuarios, ya sean actuales como futuras. Procesos 1. Evaluar las necesidades de información de los usuarios (alumnos, docentes e investigadores) para detectar las carencias en la colección. Se deben considerar las necesidades cualitativas y cuantitativas. 2. Conocer cuáles son los planes de desarrollo curriculares y los proyectos de investigación de la Facultad. 3. Analizar los datos de la evaluación de las necesidades de información de los usuarios versus la composición de la colección existente. 4. Establecer las prioridades de las necesidades de información. 5. Crear o actualizar un plan de desarrollo de colecciones por áreas temáticas y basadas en las prioridades de las necesidades de información. 6. Divulgar el plan de desarrollo de colecciones. 7. Buscar e identificar posibles recursos informativos a. Solicitar a los profesores, investigadores y bibliotecarios realizar recomendaciones específicas. 8. Recibir las solicitudes de los profesores, investigadores y bibliotecarios o identificar los posibles recursos informativos que son más adecuados para cubrir las necesidades establecidas en el plan de desarrollo de colecciones. 9. Completar la forma de recomendaciones con la información necesaria para poder identificar el recurso informativo al momento de su compra. 10. Evaluar si la recomendación cumple con las necesidades establecidas en el plan de desarrollo y se cuenta con dinero necesario para adquirirse. 11. Decidir si se adquiere o no a. Si al evaluarse es afirmativa la decisión se envía la recomendación a la Sección de Adquisiciones del Sistema de Bibliotecas b. Si la decisión es negativa se archiva la recomendación y se le comunica a la persona que hizo la recomendación la decisión de no adquirirse con la justificación de por qué no se va adquirir. Persona que realiza la labor La labor la realiza un docente (Julia Vélez) y un bibliotecario auxiliar (Aurea Cordero). Tiempo de ejecución El tiempo de ejecución de la labor es uno constante y de forma cíclica, si se realiza de forma continua consumiría dieciséis horas de trabajo. Diagrama de Flujo Evaluar necesidad de Información Conocer Planes de Desarrollo curricular y proyectos de investigación Facultad Analizar los Resultados Establecer prioridades Actualizar Plan Desarrollo Colecciones Crear el Plan de Desarrollo de Colecciones Buscar e Identificar posibles recomendaciones Buscar e identificar posibles recursos informativos Completar la forma de recomendaciones con la información necesaria Evaluar las recomendaciones para su adquisición y suscripción NO Adquirir o no Comunicar al usuario decisión SI Enviarlo a Sección de Adquisiciones Solicitar profesores, investigadores y bibliotecarios realizar recomendaciones específicas RECOMENDACIONES DE RECURSOS DE INFORMACIÓN: MONOGRAFÍAS, MATERIALES ESPECIALES Y PUBLICACIONES PERIÓDICAS IMPRESAS B. Descripción de cómo se elaboran y tramitan los pedidos de recursos informativos. Procesos 1. Recibo de las recomendaciones de compra de recursos bibliográficos sometidas por la facultad y bibliotecarios de Ciencias Naturales. a) Cotejar en el catálogo en línea si ya se cuenta con el recurso. b) Cotejar en el fichero de recomendaciones de años anteriores, las recomendaciones. c) Si se identifica que el recurso está disponible en la biblioteca se coteja físicamente su existencia y la edición con que se cuenta. d) Cumplimentar los datos en la boleta de recomendaciones buscando la información por medio de fuentes de información ya sean impresas o Internet. e) Anotar en las estadísticas de las recomendaciones elaboradas. 2. Enviar las boletas de recomendación a la Sección de Adquisiciones del Sistema de Bibliotecas para que continúen el proceso de adquisición. 3. Archivar las copias de las boletas de recomendación: a) En orden alfabético por título, subdivididas por los departamentos de la Facultad de Ciencias Naturales que recomienda, las recomendaciones del año fiscal en curso. b) Al finalizar cada año fiscal se organizan todas las boletas en orden alfabético por título y se incorporan con las recomendaciones de años anteriores que aún no se han recibido. 4. Seguimiento a las recomendaciones enviadas a la Sección de Adquisiciones del Sistema de Bibliotecas de forma periódica. 5. Notificar a los que recomendaron los recursos bibliográficos el status de su solicitud. Personal realiza la labor La labor la realiza un bibliotecario auxiliar (Aura Cordero) y consulta las dudas con un bibliotecario docente (Julia Vélez) Tiempo de ejecución La tarea es constante y cíclica Si se realiza de forma continua puede tomar un mínimo de una hora, dependiendo de la cantidad de recursos sugeridos y de la disponibilidad de la información de los mismos. Diagrama de flujo C. RECIBO DE RECURSOS INFORMATIVOS DONADOS Recibir y procesar los recursos informativos adquiridos por medio de un usuario, institución y organización. Procesos 1. Recibir el donativo, preferiblemente una lista de los recursos informativos. 2. Cotejar en el catálogo en línea los títulos de los recursos donados para verificar si tenemos o no el mismo. 3. Verificar físicamente si hay dudas con relación a recursos que ya están en la colección. 4. Si no lo tenemos se pasa a evaluación para determinar si se va a incorporar en la colección. 5. Si el recurso está físicamente, buscar alternativas de uso para los recursos que no retendremos como son: el Programa de Canje u otras bibliotecas, a las cuales se los ofrezco. 6. Confeccionar una lista en orden alfabético por título de los donativos seleccionados para incorporarlos a la colección 7. Confeccionar para cada recurso una tarjeta indicando el título, año de publicación, edición, cantidad de ejemplares y la fecha de envío a la Sección de Adquisiciones. 8. Archivar dichas tarjetas en orden alfabético por título en la gaveta de Enviado a Catalogar. 9. Preparar y rotular los paquetes con los recursos para ser enviados a la Sección de Adquisiciones. 10. Gestionar que el Correo Interior del Sistema de Bibliotecas venga a buscar el paquete para ser transportado a la Sección de Adquisiciones 11. Enviar los recursos a la Sección de Catalogación para su correspondiente registro y catalogación. 12. Anotar las estadísticas de recursos enviados a catalogar y de los donados. Personas que realizan la labor Labor a cargo de un bibliotecario auxiliar (Aura Cordero). Tiempo de ejecución Dependiendo de la cantidad de recursos informativos a evaluar, la labor puede tomar como mínimo una hora. Diagrama de flujo D. RECIBO DE RECURSOS INFORMATIVOS CATALOGADOS El recibo de los recursos informativos catalogados comprende la entrega de los recursos informativos que han sido procesados en la Sección de Catalogación. Procesos 1. Recibir los paquetes. 2. Revisar si el paquete recibido es para la Biblioteca Néstor M. Rodríguez, de no ser para la biblioteca se devuelve a la Sección de Catalogación o se continúa con el proceso. 3. Organizar los recursos de acuerdo al Sistema Decimal Dewey. 4. Evaluar los recursos enviados para establecer prioridades de cuáles se van procesar primero. Las prioridades se basan según la urgencia con que se realizo la recomendación, los que más se utilizarían. 5. Localizar la copia de la boleta de recomendación o la tarjeta de enviado a catalogar de cada recurso recibido. 6. Referir los recursos informativos a la persona encargada de instalar el sistema de seguridad a cada recurso. 7. Una vez asegurados, verificar la clasificación del recurso en el verso de la página de título y, que esté anotada correctamente en la tarjeta de préstamo, en el bolsillo y en la cubierta, así como también que el autor y título coincidan; y que tenga su correspondiente código de barra. 8. Identificar el recurso informativo marcando con el sello de la biblioteca la página de título y la primera página del recurso. Si el recurso está acompañado de un formato especial (CD’s o DVD’) conlleva un proceso adicional de identificar el recurso: a) poner una nota en el bolsillo del libro indicando dónde está ubicado el formato especial que lo acompaña b) al formato especial una etiqueta con la clasificación del recurso c) el formato especial se guarda en una gaveta del Mostrador de Referencia. 9. Verificar que el sello del Sistema de Bibliotecas esté visible en los bordes de las páginas. 10. Determinar de forma preliminar cuáles recursos estarán en las secciones de Referencia, Referencia Rápida, Puerto Rico en las Ciencias o en Circulación, según se va procesando cada recurso informativo que se ha recibido. 11. Anotar la clasificación de cada recurso en su respectiva boleta de recomendación. 12. Cotejar la tarjeta topográfica de cada recurso y anotar la cantidad de copias y fecha en que fue recibido en la Sección de Adquisiciones. En caso que no se cuente con la tarjeta topográfica se elabora a mano. 13. Anotar las estadísticas relativa a cantidad de títulos y piezas recibidas, si son tesis o continuaciones, piezas adicionales, y el soporte en que se encuentran (libros, videos, CD, etc.) 14. Organizar los recursos de acuerdo a la determinación preliminar de ubicación – Referencia, Referencia Rápida, Puerto Rico, etc. 15. Referir al bibliotecario a cargo del desarrollo de la colección para que determine finalmente la ubicación de los recursos informativos. 16. Organizar las tarjetas topográficas de acuerdo al Sistema Decimal Dewey. 17. Anotar en las tarjetas topográficas la ubicación asignada. 18. Archivar las tarjetas topográficas en el catálogo topográfico correspondiente. 19. Editar los registros de “ítem”en la base de datos Horizon, usando el formato MARC, para indicar la ubicación física del recurso en el catálogo en línea. 20. Llenar la carta formulario de notificación a los profesores de que los recursos recomendados ya están disponibles en la BCN, incluyo las respectivas copias de boletas de recomendación e indico el tiempo que disponen para examinarlos antes de ponerlos a disposición de la comunidad universitaria. 21. Verificar que los recursos listos para examen estén en el orden del Sistema Decimal Dewey para que los profesores los localicen fácilmente cuando vienen a buscarlos. 22. Colocar los recursos bibliográficos en el área de evaluación de los profesores que los recomendaron por un período de dos semanas. 23. Colocar los recursos bibliográficos en el estante de Nuevas “Adquisiciones” disponibles para toda la comunidad universitaria por un período de un mes, al terminar el período exclusivo para los profesores que recomendaron los recursos examinen el recurso recomendado. 24. Instalar y registrar en la base de datos el código de barra a los recursos que no lo tienen, como es el caso de las tesis, publicaciones seriadas y duplicados. 25. Copiar el record en Horizon para incluir y registrar el nuevo recurso, en el caso de los duplicados y/o copias extra también. 26. Localizar la tarjeta topográfica existente y anotar el número de copia y la fecha de llegada a la Sección de Adquisiciones, cuando llegan copias extras. 27. Anotar las estadísticas. Personas que realizan la labor La labor la realiza un bibliotecario auxiliar (Aura Cordero) con la participación de un bibliotecario auxiliar (José H. García) para colocar el sistema de seguridad y la colaboración de un bibliotecario docente (Zulma Quiles) para determinar la ubicación final de los recursos informativos. Tiempo de ejecución El proceso se realiza de forma constante y cíclico. Esto depende de la cantidad de recursos informativos puede tomar dieciséis hora. Diagrama de Flujo E. RECIBO DE RECURSO INFORMATIVO PARA LA COLECCIÓN DE RESERVA La colección se compone de los recursos informativos que traen los profesores o separan aparte de las colecciones de la biblioteca para que los estudiantes de sus cursos los utilicen por un período de tiempo determinado. Procesos 1. Solicitar añadir a la colección de reserva un recurso informativo por parte del profesor a. que trae de su copia personal o b. separar de la colección el recurso informativo 2. Completar el profesor la forma de consentimiento para dejar un recurso informativo. 3. Identificar el recurso informativo con la hoja de “date due” y tarjeta de préstamo 4. Si el recurso informativo es un examen, repaso, resumen, módulo o asignación, digitalizar el documento para pasar a la colección de la reserva electrónica. a. Contabilizar los envíos que se hacen a la impresora del proyecto de la reserva electrónica. 5. Añadir el recurso informativo al listado de la colección en la case de datos en Excel. 6. Actualizar la lista de copias personales en las computadoras del mostrador de circulación. Personas que realizan la labor La tarea es responsabilidad del personal encargada de la colección de reserva o personal bibliotecario disponible y la ayuda de estudiantes asistentes. Tiempo de ejecución La tarea se realiza según se solicite, el período mayor de solicitud es al comienzo de semestres de clases que son: agosto, enero y junio. El período de tiempo si se realiza de forma continua el proceso en un recurso informativo es de quince minutos un recurso regular y si requiere digitalización varia el tiempo dependiendo de la cantidad de páginas, un recurso informativo de cinco páginas se toma 15 minutos digitalizarlo. F. RECIBO DE RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS CONSIDERADOS CONTINUACIONES Procesos 1. Localizar la tarjeta correspondiente por título en el archivo de Continuaciones, 2. Registrar el volumen que llegó y anotar la clasificación correspondiente en el verso de la página de título del recurso. 3. Localizar la tarjeta topográfica correspondiente para anotar el volumen y la fecha de llegada. 4. Cotejar físicamente cuando hay dudas respecto a números o volúmenes. 5. Preparar físicamente el recurso: a. marcar la clasificación en el lomo, bolsillo y tarjeta de préstamo; b. marcar las páginas correspondientes con el sello de la biblioteca. 6. Referir los recursos informativos a la persona encargada de instalar el sistema de seguridad y darle seguimiento. 7. Ingresar la información correspondiente en el registro en Horizon así como la ubicación física. 8. Recopilar estadísticas de títulos y volúmenes recibidos. Personas que realizan la labor La labor la realiza un bibliotecario auxiliar (Aura Cordero). Tiempo de ejecución Dependiendo de la cantidad de recursos informativos a evaluar, la labor puede tomar como mínimo una hora. Diagrama Flujo G. EVALUACIÓN DE COLECCIONES Procesos 1. Cotejar físicamente, recurso por recurso, para evaluar cuando hay más de un ejemplar, varias ediciones. 2. En el caso de varios ejemplares, seleccionar y retener el ejemplar que esté en mejor condición. Se dan de baja los demás ejemplares 3. Cuando hay varias ediciones, retener la edición más reciente, tomando en consideración si es actualizada, aumentada o revisada. 4. Libros de texto: a. Seleccionar los libros de texto que han sido integrados a la colección. b. Identificar si hay recursos que contengan la información que esos libros de texto tienen para entonces darlos de baja. 5. Elaborar una lista indicando los recursos que han sido dados de baja con su respectiva clasificación y código de barra. 6. Informar a la Sección de Catalogación de la acción tomada. 7. Actualizar los cambios realizado en el Catálogo Topográfico de la BCN. 8. Anotar estadísticas de títulos y volúmenes dados de baja Personas que realizan la labor Bibliotecario a cargo desarrollo colecciones y equipo de trabajo compuesto por Jefe biblioteca, bibliotecarios y bibliotecario auxiliar a cargo de servicios técnicos de los recursos informativos. Tiempo de ejecución El proceso se realiza de forma constante y cíclica. Esto depende de la cantidad de recursos informativos, si son veinte recursos informativos puede tomar cuarenta horas de trabajo. Diagrama de Flujo H. DESCARTE DE LOS RECURSOS INFORMATIVOS La eliminación de los recursos informativos de la colección como consecuencia de un proceso de evaluación utilizando criterios predeterminados. Esto aporta al mantenimiento de la colección en un estado relevante y útil. Procesos 1. Seleccionar el recurso informativo para ser eliminado basado en los criterios siguientes: 2. 3. 4. 5. a. Medida de uso – Tomada de la observación de las fechas y número de veces que han sido prestados, a partir de las hojas de vencimiento y los informes del sistema automatizado. b. Estado físico de los ejemplares – Se retirarán aquellos documentos cuyo deterioro dificulte su uso pero valorando si se puede prescindir del recurso informativo, si se debe reemplazar por uno nuevos o pueden repararse. c. Obsolescencia de los contenidos- Se prescindirá de obras cuyo contenido esté desfase y carezcan de utilidad para el estudio o la investigación. d. Disponibilidad de espacio – necesidad de disponer de espacio de crecimiento en cada anaquel para permitir un cómodo acceso. e. Redundancia –la cobertura de una misma área temática se considerarán recursos informativos sobrantes aquellos que dupliquen información existente en otras fuentes impresas o electrónicas más actualizadas y/o utilizadas. f. Disponibilidad en otras bibliotecas – Valorar el prescindir de aquellas obras de uso esporádico y/o escasa demanda siempre que existan en otras bibliotecas accesibles. g. Número de ejemplares de cada título – el retirar de cada título con varios ejemplares, parte de los ejemplares si no se han utilizado en un periodo de tiempo prolongado o determinado. h. Pertinencia – Debe existir una adecuación de los títulos respecto a los programas curriculares, bibliografías recomendadas (core collection), líneas de investigación de la facultad. Una vez seleccionado el material que se quiere retirar de la colección si no esta mutilado se crea una lista de títulos para ser ofrecida a otra institución para ser donado. Ofrecer a otras instituciones dándole un período de un mes para contestar Si son solicitados: a. Empacarlos para ser enviados b. Llegar acuerdos para cómo se envían o buscan los recursos solicitados Si no son solicitados: a. Marcar los recursos informativos con el sello de descartados b. Romper el recurso informativo c. Botar los recursos informativos Personas que realizan la labor Bibliotecario a cargo desarrollo colecciones y equipo de trabajo compuesto por Jefe biblioteca, bibliotecarios y bibliotecario auxiliar a cargo de servicios técnicos de los recursos informativos. Tiempo de ejecución El proceso se realiza de forma constante y cíclica. Esto depende de la cantidad de recursos informativos, si son veinte recursos informativos puede tomar cuarenta horas de trabajo. Diagrama de Flujo