procedimiento_2_v9.docx

Código: GC-P2
PROCEDIMIENTO
PARA EL DESARROLLO DE PROCESOS DE SELECCIÓN,
ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN
DE CONTRATOS O CONVENIOS
Versión: 9
Vigente Desde:
27/05/2016
1. OBJETIVO
Establecer las condiciones para la planeación de la contratación del Ministerio del Interior y los Fondos a su cargo,
así como los lineamientos para la elaboración de estudios previos que justifiquen la necesidad de adquirir bienes
y/o servicios u obras a realizar, igualmente, orientar la definición de criterios para adelantar procesos de selección
de contratistas a través de procesos públicos o para desarrollar contrataciones directas de acuerdo con la ley,
hasta la celebración, perfeccionamiento y legalización del contrato o convenio.
2. ALCANCE
Inicia con la descripción de la necesidad que se pretende satisfacer, continúa con el paso a paso del trámite
contractual dependiendo de la modalidad de contratación, con fundamento en el presupuesto aprobado y finaliza
con la legalización del contrato o convenio.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Área o dependencia Interesada: Dependencia del Ministerio que de acuerdo con las funciones que le han sido
asignadas, es la responsable de elaborar los estudios previos del proceso contractual, acompañar el desarrollo del
proceso y supervisar la ejecución del contrato.
Contratista: Persona que ejecuta un servicio o entrega un bien.
Contrato Estatal: Acuerdo de voluntades tendiente a producir efectos jurídicos, suscrito por las entidades a que
se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, el cual debe constar por escrito.
Convenio: Acuerdo de voluntades, suscrito entre dos o más personas, tendiente a aunar esfuerzos para el logro
de un objetivo común.
Plazo de ejecución: Período comprendido entre la iniciación y el vencimiento del término para la ejecución del
contrato.
Rubros Presupuestales: Son los identificadores presupuestales en que se clasifican las apropiaciones
establecidas en el anexo del decreto de liquidación presupuestal.
Supervisor: El supervisor es el servidor público o contratista de la Entidad que ha sido designado por el
ordenador del gasto para hacer el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el
cumplimiento del objeto del contrato, cuando estas actividades no requieren conocimientos especializados. El
supervisor actuará como contacto constante y directo entre el contratista, el interventor, si es el caso, y el
Ministerio o el Fondo respectivo.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP: Documento expedido por la Subdirección Administrativa y
Financiera, que garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la
asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la vigencia fiscal.
Registro Presupuestal R.P: Documento en el que conste que se ha afectado la apropiación presupuestal de
manera definitiva, garantizando que ésta no se desvíe a ningún otro fin. Es requisito de perfeccionamiento de los
contratos que afectan el presupuesto.
SECOP Sistema electrónico para la contratación pública: Es el sistema que utilizan las entidades que se
encuentran inscritas en el Portal Único de Contratación
SIGI Sistema Integrado de Gestión Institucional: Conjunto de políticas, elementos y requisitos aportados desde
el Sistema de Desarrollo Administrativo, el Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad
respectivamente.
SIIF Sistema Integrado de Información Financiera: Es una herramienta modular automatizada que integra y
estandariza el registro de la gestión financiera pública, propicia una mayor eficiencia en el uso de los recursos de
la Nación y brinda información oportuna y confiable.
4. RESPONSABILIDAD
El Subdirector/a de Gestión Contractual es el responsable de actualizar, socializar y aplicar este procedimiento. Es
responsabilidad del dueño de cada proceso y/o subproceso del SIGI cumplir con lo establecido en este
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procedimiento, a efecto de proteger los derechos de la Entidad. Dichos servidores responderán por las
actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizarán los daños que se causen por razón de ellas.
5. NORMATIVIDAD
5.1 LEYES

Ley 1474 de 2011, “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

Ley 1150 de 2007, “Por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de
1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”.

Ley 80 de 1993, “Por la cual se expide el Estatuto General Contratación Estatal”.

Ley 489 de 1998, “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del
orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las
atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras
disposiciones.”
5.2 DECRETOS

Decreto 1082 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto único reglamentario del sector Administrativo
de Planeación Nacional”.

Decreto 1066 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector
Administrativo del Interior”.

Decreto 019 de 2012, “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y
trámites innecesarios existentes en la Administración Publica”.

Decreto 2893 de 2011, “Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio
del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior”.

Las demás disposiciones legales relacionadas con la contratación pública.
5.3 RESOLUCIONES
Resolución 0382 del 5 de abril de 2016, “ Por medio de la cual se modifica el Manual de Contratación y los
fondos a su cargo”

Resolución 1731 del 23 de diciembre de 2015, “Por medio de la cual se deroga la Resolución 0805 de 2014,
sus modificaciones y se adopta el Manual de Contratación”.

6. DESARROLLO
6.1. LINEAMIENTOS GENERALES
6.1.1. Podrán contratar con el Ministerio del Interior y los Fondos a su cargo las personas naturales y jurídicas
públicas y privadas, consorcios y uniones temporales con capacidad para ello, conforme a la ley y los principios
consagrados en la Constitución Política, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 489 de 1998, el Decreto
1082 de 2015, el Código Contencioso Administrativo y, demás normas concordantes.
6.1.2. Con fundamento en el presupuesto anual aprobado y la información suministrada por la Subdirección
Administrativa y Financiera, la Subdirección de Gestión Contractual anualmente efectuará el cálculo de las
cuantías por modalidades de selección, de acuerdo al salario mínimo legal mensual vigente y lo establecido en las
normas respectivas.
6.1.3. El Ministerio del Interior y los Fondos a su cargo tienen la capacidad de contratar y comprometer a
nombre de la Nación, y solicitar el gasto de las apropiaciones autorizadas, con base en lo dispuesto en el
artículo 211 de la Constitución política, el artículo 110 del Decreto 111 de 1996, el artículo 12 de la ley 80 de
1993, adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007.
6.1.4. Los contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por
ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, podrán
someterse a los reglamentos de tales entidades. En caso contrario, se someterán a los procedimientos
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establecidos en la Ley 80 de 1993. Los recursos de contrapartida vinculados a estas operaciones podrán tener el
mismo tratamiento.
6.1.5. La dependencia que haya elaborado el estudio y los documentos previos para adelantar cualquier proceso
de contratación, será responsable de la veracidad y la exactitud de su contenido.
6.1.6. Para la contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la dependencia
interesada debe solicitar a la Subdirección de Gestión Humana, la expedición de la certificación de insuficiencia
de personal de planta idóneo para cumplir con el objeto requerido, para estos efectos, así mismo debe señalar un
perfil preciso con el cual debe contar la persona a contratar. La dependencia interesada será la responsable de
certificar que el referido perfil cumpla con las condiciones para desarrollar cabalmente el objeto y las obligaciones
del contrato.
6.1.7. Cuando los recursos de la contratación provengan del presupuesto de inversión de la vigencia, la
dependencia interesada debe, antes de solicitar la expedición del CDP, solicitar un concepto de viabilidad al Jefe
de la Oficina Asesora de Planeación, a fin de verificar que las actividades y costos sean las aprobadas por el DNP,
aplicando el procedimiento que se establezca para el efecto.
6.1.8. La dependencia interesada será responsable de fijar los criterios para la selección objetiva de los
proponentes, en condiciones de igualdad, cuando se trate de modalidades de selección diferentes a la
contratación directa. Para definir los criterios financieros de selección, la dependencia interesada deberá solicitar
aprobación a la Subdirección Administrativa y Financiera, previa radicación de los documentos ante la
Subdirección de Gestión Contractual.
6.1.9. La responsabilidad por la viabilidad jurídica de los estudios y documentos previos de la contratación, de
acuerdo con las modalidades de selección es de la Subdirección de Gestión Contractual.
6.1.10. La dependencia interesada en la contratación a través del comité designado responderá las observaciones
planteadas por los interesados en el proceso respectivo, siempre que no sean aspectos jurídicos o financieros
propios de las áreas de contratación y financiera respectivamente. Y deberá asistir a todas las audiencias que se
programen en el desarrollo del proceso. Los delegados de la dependencia interesada se entienden facultados por
parte de su Director, Subdirector o Jefe, para tomar decisiones a nombre de la dependencia.
6.1.11. En todo proceso de selección primará lo sustancial sobre lo formal, por lo tanto no se podrá rechazar una
propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o
soporten el contenido de la oferta, siempre y cuando el requisito o el documento no constituya factor de
escogencia establecido en el pliego de condiciones o mejora de su ofrecimiento. En estos casos, los profesionales
encargados de la evaluación respectiva podrán solicitar los documentos y otorgar un plazo para su entrega, en
igualdad de condiciones para todos los proponentes.
6.1.12. Cuando se emplee la modalidad de selección abreviada por subasta inversa o adquisición por bolsa de
productos, la dependencia interesada elaborará para cada bien o servicio a ser adquirido, una ficha técnica en el
formato establecido, que incluirá las características y especificaciones requeridas. Igualmente, si es el caso,
definirá las condiciones de la negociación.
6.1.13. Para el caso de contratación de obras civiles por el Ministerio o los Fondos a su cargo, los estudios previos
deberán tener en cuenta la organización lógica y coherente de los plazos del proyecto, por lo cual deberán
considerar de manera paralela los tiempos de contratación de su respectiva interventoría, si a ello hubiere lugar.
Lo anterior con el fin de dar inicio oportuno a proyectos de estas características.
No.
Actividad
1
Verificación de
inclusión en el
Plan Anual de
Adquisiciones
y existencia de
Disponibilidad
Presupuestal
Tarea
Verificar que todos los bienes, obras y
servicios que se pretendan adquirir estén
incluidos
en
el
Plan
Anual
de
Adquisiciones, de conformidad con lo
establecido en el artículo 2.2.1.1.1.4.1 del
Decreto 1082 de 2015.
En caso que el proceso a adelantar
requiera de asignación presupuestal,
deberá verificarse la existencia de la
Punto de Control
Verificar que el
proceso a
adelantar cumpla
con el principio de
planeación (Plan
Anual de
Adquisiciones) y
cuente con la
disponibilidad
presupuestal.
Responsable
Director,
Subdirector o jefe
de la
dependencia
interesada
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No.
2
3
Actividad
Elaborar los
estudios
previos
Radicar los
estudios
previos ante la
Subdirección
de Gestión
Contractual
Tarea
disponibilidad a efectos de realizar la
solicitud del CDP a la Subdirección
Administrativa y Financiera o realizar la
solicitud de autorización de uso de
vigencias futuras, de acuerdo con los
procedimientos definidos por el Ministerio
de Hacienda y Crédito Público y el
Departamento Nacional de Planeación,
según sea el caso.
Elaborar los estudios previos, de
conformidad con lo establecido en el
Decreto 1082 de 2015, o las normas que lo
modifiquen, adicionen o sustituyan y según
las indicaciones establecidas en el Manual
de Contratación del Ministerio.
El estudio previo deberá acompañarse de:
- El
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
(expedido
por
la
Subdirección
Administrativa
y
Financiera según el procedimiento
existente)
- El análisis que soporta el valor
estimado
del
contrato.
(Ver
equivalencias, para el caso de
contratos de prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión)
- El Formato Análisis del Sector
Económico (Anexo 1).
- El Formato de estudio de mercado
- El soporte que permita la tipificación,
estimación y asignación de los riesgos
previsibles que puedan afectar el
equilibrio económico del contrato y la
forma de mitigarlos.
Incluir dentro del estudio previo cuando se
trate de adquisición de bienes y servicios
de características técnicas uniformes la
justificación a la que se refiere el artículo
2.2.1.2.1.2.12 del Decreto 1082 de 2015 y
las fichas técnicas que contengan lo
establecido en el artículo 2.2.1.2.1.2.1 del
Decreto citado.
Remitir, mediante memorando dirigido a la
Subdirección de Gestión Contractual, el
estudio previo debidamente suscrito
anexando
los
documentos
precontractuales necesarios para iniciar el
proceso, de acuerdo con las normas
vigentes y el Manual de Contratación del
Punto de Control
Estudios previos
elaborados
ajustados a los
requisitos del
Manual de
Contratación y a
este
procedimiento, e
igualmente
revisar y avalar la
justificación de la
necesidad de la
contratación y el
presupuesto
estimado para la
misma.
Memorando
radicado en la
Subdirección de
Gestión
Contractual
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27/05/2016
Responsable
Director,
Subdirector o Jefe
de la
dependencia
interesada
Jefe, Director o
Subdirector de la
dependencia
interesada
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No.
Actividad
Tarea
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Punto de Control
Responsable
Solicitud
debidamente
presentada y
diligenciada
correspondiente a
los requisitos del
Anexo No. 3 del
presente
procedimiento.
Funcionario o
Contratista de la
Subdirección de
Gestión
Contractual
encargado de la
recepción de los
documentos –
Subdirector de
Gestión
Contractual.
Ministerio.
Los documentos que se anexen deben
estar debidamente foliados. El memorando
remisorio deberá indicar el número de
folios que se adjuntan e identificar cada
uno de los documentos anexos.
4
5
Recibir y
revisar la
solicitud de
contratación
Consultar
Actas de
comités
Verificar que la solicitud se encuentra
debidamente suscrita, radicada, y que a la
misma se adjunten los documentos
necesarios para iniciar el proceso de
contratación.
Si la documentación está incompleta o no
se encuentra debidamente suscrita, no se
recibirá y será devuelta inmediatamente
por parte de la Subdirección de Gestión
Contractual.
Si la documentación radicada se encuentra
completa, el funcionario o contratista
encargado del recibo de las solicitudes,
remitirá a la persona encargada del Plan
Anual de Adquisiciones, para que constate
que dicha solicitud de contratación se
encuentre incluida dentro del mismo; en
caso que no se encuentre incluida dentro
del Plan, la solicitud será devuelta al área
solicitante.
Cuando la solicitud de contratación se
refiera a la adquisición de bienes y/o
servicios con recursos de alguno de los
Fondos a cargo del Ministerio, el abogado
encargado de la revisión de la solicitud
deberá verificar que exista un acta del
Comité encargado de la administración,
asesoría o evaluación de los proyectos a
cargo del respectivo Fondo, en la cual se
autorice
claramente
la
respectiva
contratación.
El acta debe estar debidamente suscrita
por el Presidente y el Secretario del
Comité, pues en caso contrario, la solicitud
debe devolverse a la dependencia
interesada
6
Elaborar el
proyecto de
pliego de
condiciones
Elaborar el proyecto de pliego de
condiciones respectivo, una vez verificado
el cumplimiento de los requisitos y el
aporte de los documentos necesarios para
adelantar el proceso de contratación
7
Aprobación
Se
deberá
convocar
al
Comité
de
Matriz de
seguimiento al
Plan Anual de
Adquisiciones con
su respectivo
visto bueno.
Verificar Acta del
Comité
Proyecto de
pliego de
condiciones
elaborado
Acta suscrita por
Funcionario o
contratista
responsable del
Plan Anual de
Adquisiciones de
la Subdirección
de Gestión
Contractual
Abogado de la
Subdirección de
Gestión
Contractual
Funcionario o
contratista de la
Subdirección de
Gestión
Contractual
Comité de
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No.
8
9
10
Actividad
del Comité de
Contratación
Elaborar el
acto de
apertura y
acto mediante
el cual se
designa el
Comité
Evaluador.
Cierre del
proceso y
recepción de
propuestas
Verificación
de las
propuestas
Tarea
Contratación, para que de acuerdo con su
reglamento y procedimiento establecido,
apruebe los requisitos habilitantes y
condiciones de participación a establecer
en el pliego de condiciones definitivo, así
como
las
condiciones
técnicas
establecidas en los documentos de
estudios previos y sus anexos.
Elaborar la Resolución por la cual se
ordena la apertura del proceso y la
Resolución mediante la cual se designan
los funcionarios y contratistas que
conforman el comité evaluador.
El Subdirector de Gestión Contractual
revisa y avala los actos administrativos
relacionados anteriormente y los remite
para suscripción del ordenador del gasto.
El recibo de las propuestas se realizará de
manera pública en la Subdirección de
Gestión Contractual en la fecha y hora o
dentro de los períodos previstos en el
cronograma del proceso, elaborándose un
acta en la que consten la totalidad de las
propuestas recibidas. El acta será suscrita
por el funcionario o contratista respectivo
de la Subdirección Contractual, los
miembros del Comité evaluador (si
asisten), los proponentes y representantes
de las veedurías ciudadanas que asistan y
el Subdirector/a de Gestión Contractual.
El Comité Asesor Evaluador debe elaborar
un informe con el resultado de la revisión
detallada de las propuestas frente al
contenido del respectivo pliego de
condiciones y de la verificación de los
requisitos habilitantes y los criterios de
calificación, adicionalmente deberá cumplir
con lo establecido en el Manual de
Contratación.
El informe de evaluación debe estar
suscrito por los miembros del Comité
Asesor Evaluador y debe ser claro, conciso
y debidamente sustentado.
Punto de Control
el/la Presidente
del Comité y el/la
Secretario/a
Técnico
Acto
administrativo de
apertura y acto
administrativo
mediante el cual
se designa el
Comité Evaluador
Acta suscrita por
el funcionario o
contratista
respectivo de la
Subdirección
Contractual, los
miembros del
comité evaluador
(si asisten), los
proponentes y
representantes de
las veedurías
ciudadanas que
asistan y el
Subdirector/a de
Gestión
Contractual
Informe de
evaluación
elaborado y
firmado con las
propuestas que
se ajusten a los
requerimientos
del pliego de
condiciones
Versión: 9
Vigente Desde:
27/05/2016
Responsable
Contratación
Funcionario o
Contratista de la
Subdirección de
Gestión
Contractual
Subdirector de
Gestión
Contractual –
Ordenador del
gasto.
Funcionario
designado de la
Subdirección de
Gestión
Contractual Subdirector/a de
Gestión
Contractual.
Comité Asesor
Evaluador
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No.
11
12
13
Actividad
Adjudicación
del proceso
de selección
Proyectar acto
que justifica la
contratación
directa
Elaborar
minuta de
Contrato
Tarea
Adjudicar el contrato mediante acto
administrativo motivado, para todos los
procesos
de
convocatoria
pública
efectuada en procesos de selección
abreviada y concursos de méritos, el cual
deberá ser proyectado por la Subdirección
de Gestión Contractual y una vez suscrito
por el ordenador del gasto, se publicará y
notificará de acuerdo con la ley.
En los procesos en los cuales la
adjudicación se lleve a cabo en audiencia
se levantará un acta por parte de la
Subdirección de Gestión Contractual. Del
desarrollo de la audiencia también se
dejará constancia en un audio.
Proyectar para firma del ordenador del
gasto, en los casos en que la norma lo
exija para la contratación directa, un acto
administrativo
que
contenga
el
señalamiento de la causal que se invoca,
en los términos y condiciones establecidos
para el efecto en el Decreto 1082 de 2015.
Elaborar la minuta de contrato o convenio,
teniendo en cuenta lo establecido en el
estudio y documentos previos, el contenido
mínimo señalado en el Manual de
Contratación, las cláusulas necesarias
para cada clase de contrato.
Todos los contratos o convenios deberán
constar por escrito.
14
Suscripción
del Contrato.
15
Perfeccionar
y legalizar el
Contrato
16
Constituir y
Aprobar la
La minuta del contrato debe ser suscrita
por los representantes de las partes,
quienes deberán contar con la debida
facultad o autorización para comprometer a
la entidad o al contratista o asociado.
El contrato se perfecciona con la
suscripción de las partes.
Una vez perfeccionado y numerado el
contrato, la Subdirección de Gestión
Contractual remitirá los documentos
necesarios
a
la
Subdirección
Administrativa y Financiera, la cual
expedirá
el
registro
presupuestal
respectivo,
de
acuerdo
con
el
procedimiento establecido para el efecto.
El contratista deberá constituir las
garantías que el contrato exija de acuerdo
Versión: 9
Vigente Desde:
27/05/2016
Punto de Control
Responsable
Verificar que se
adjudique el
contrato al mejor
proponente, de
acuerdo con las
condiciones
señaladas en el
pliego de
condiciones.
Subdirector de
Gestión
Contractual Ordenador del
gasto
Acto
administrativo
para justificar la
contratación
directa
Subdirección de
Gestión
Contractual Ordenador del
gasto
Minuta elaborada
de acuerdo con el
Manual de
Contratación y
este
procedimiento.
Funcionario o
contratista
asignado-Subdirector/a de
Gestión
Contractual
Minuta del
contrato suscrita
por los
representantes de
las partes
Ordenador del
Gasto Contratista
Ordenador del
Gasto Contratista
Contrato firmado
y numerado
Subdirector de
Gestión
Contractual –
Subdirector de
Administrativa y
Financiera
Verificar que los
amparos de las
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No.
17
18
Actividad
Garantía
Única
Tarea
con el objeto contractual.
Verificar que los amparos de la garantía
sean acordes con lo exigido en el contrato
y aprobar la garantía, independientemente
de la cuantía o tipo de contrato. En el caso
en que la garantía no se ajuste a lo
solicitado en el contrato, informará al
supervisor para que éste requiera al
contratista. (Anexo No. 6. Formato de
Aprobación de Póliza)
Verificar que no se inicie la ejecución del
contrato sin que previamente se haya
expedido el registro presupuestal y
aprobado la garantía única, en los casos
que corresponda, así como de la
suscripción del acta de inicio, cuando así
se pacte.
Ingresar a la Página Web del Portal Único
de Contratación – SECOP y publicar el
contrato en formato PDF. La Subdirección
de Gestión Contractual cuenta con tres (3)
días hábiles para publicar, contados a
partir de la fecha de expedición del
documento.
Cumplir
requisitos
para la
ejecución del
Contrato
Publicación
del Contrato
19
Incorporar el
Contrato al
SIC
Ingresar
al
Sistema de Información
Contractual (SIC; carpeta compartida) del
Ministerio del Interior y registrar datos del
contrato o convenio. Escanear la Minuta, el
registro presupuestal y la aprobación de la
Póliza.
20
Conservación
de
expedientes
Archivar los documentos de acuerdo con el
procedimiento establecido en el SIGI para
el efecto.
Punto de Control
pólizas que se
constituyan
correspondan a
los exigidos en el
contrato.
Aprobación de la
Póliza (Anexo Nº
6), Registro
presupuestal y
Acta de Inicio
Versión: 9
Vigente Desde:
27/05/2016
Responsable
Subdirector de
Gestión
Contractual
Supervisor
Contrato
publicado en el
SECOP
Verificar el registro
de datos del
contrato o
convenio en el
Sistema de
Información
Contractual (SIC)
Documento
archivado según
procedimiento
establecido
Funcionario
asignado Subdirección de
Gestión
Contractual
Funcionario
asignado Subdirección de
Gestión
Contractual
Funcionario
asignado Subdirección de
Gestión
Contractual
7. REGISTROS
REGISTROS
Libro de Registro consecutivo
de contratos.
Sistema
de
Contractual
compartida).
Información
(carpeta
Expedientes contractuales
RESPONSABLE
FRECUENCIA
UBICACIÓN
Funcionario o contratista de
Subdirección de Gestión Contractual.
Permanente
N/A
Funcionario o contratista de
Subdirección de Gestión Contractual.
Permanente
N/A
Funcionario o contratista de
Subdirección de Gestión Contractual.
Permanente
TRD 4011
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ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN
DE CONTRATOS O CONVENIOS
Portal Único de Contratación –
SECOP
Funcionario o contratista de
Subdirección de Gestión Contractual.
Versión: 9
Vigente Desde:
27/05/2016
Permanente
N/A
8. ANEXOS
Anexo 1 Formato Análisis del Sector Económico GC-P2-F1
Anexo 2 Formato de elaboración de estudios previos GC-P2-F2
Anexo 3 Formato Hoja de control requisitos pre-contractuales, contractuales y post-contractuales GC-P2-F3
Anexo 4 Formato Minuta de convenio para la cofinanciación de proyectos con recursos del Fondo Nacional de
Seguridad y Convivencia Ciudadana – Fonsecon GC-P2-F4
Anexo 5 Formato Minuta de Contrato de Prestación de Servicios Profesionales o Apoyo a la Gestión GC-P2-F5
Anexo 6 Formato Constancia de Estudio y Aprobación de la Póliza GC-P2-F6
Anexo 7 Formato Minuta Contrato Procesos de Selección GC-P2-F7
Anexo 8 Formato Ficha de Prestamos Expedientes Contractuales GC-P2-F8
9. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
CAMBIO
06-05-2011
Formato de Seguimiento y Revisión del clausulado Relevante –Contratos.
Se modifica la versión 01 del procedimiento para la elaboración,
aprobación y publicación de contratos, al cual se anexan los formatos
Seguimiento y Revisión del clausulado Relevante de contratos y
convenios.
 Formato Anexo 12 Formato de Seguimiento y Revisión del clausulado
Relevante -Contratos.
 Formato Anexo 13 Formato de Seguimiento y Revisión del clausulado
06-05-2011
Relevante –Convenios
Se ingresó en actividades el tema de Contratación por Prestación de
Servicios donde se documenta el proceso de contratación, por lo cual se
adiciona dos anexos :
 Formato Anexo 10 Solicitud certificación de insuficiencia de personal
 Formato Anexo 11 Certificación de Insuficiencia de Personal de
Planta
Se modifica en su totalidad la versión 02 del procedimiento para la
elaboración aprobación y publicación de contratos, en razón de la
21/11/2011
expedición del Manual de Contratación del Ministerio del Interior, con la
resolución 2015 de 2011
Se ajusta la versión 03 del procedimiento para el desarrollo de procesos
de selección, elaboración, perfeccionamiento y legalización de contratos o
convenios, en los ítems que se relacionan a continuación:
 Definiciones: Se elimina lo referido al SICE, en atención a la
derogación de esta figura mediante el Decreto – Ley 019 de 2012.
 Normatividad: Se suprime la Ley 598 de 2000, por cuanto fue
derogada por el Decreto - Ley 019 de 2012.
 Decretos: Se suprimen los Decretos 679 de 1994, 3512 de 2003, 2474
15/06/2012
de 2008, 4444 de 2008, 4533 de 2008, 4828 de 2008, 931 de 2009,
2025 de 2009, 2493 de 2009, 3576 de 2009, 4266 de 2010 y 1464
de 2010, en atención a su derogatoria por el decreto 734 de 2012, el
cual se incluye.
 Resoluciones: Se corrige el número de la resolución por la cual se
expide el manual de interventoría de obra del Ministerio del Interior y
los Fondos a su Cargo.
 Desarrollo: Se ajusta la tabla del procedimiento, a efectos de ajustar el
VERSIÓN
CP-P01-F02
02
03
04
Página 9 de11
Código: GC-P2
PROCEDIMIENTO
PARA EL DESARROLLO DE PROCESOS DE SELECCIÓN,
ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN
DE CONTRATOS O CONVENIOS
FECHA
28/06/2012
17/09/2013
30/10/2013
30/06/2015
20/05/2016
CAMBIO
mismo a la normatividad vigente. (Decreto 734 de 2012)
 Registros: Se relaciona la tabla de equivalencias.
 Sistemas de Información: Se elimina lo referido al SICE, en atención a
la derogación de esta figura mediante el Decreto – Ley 019 de 2012.
- Anexos: Se incluyen los formatos de minutas para los diferentes
procesos contractuales: Prestación de servicios profesionales o de
apoyo a la gestión, Licitación Pública, Selección Abreviada de Menor
Cuantía, Selección Abreviada de Características Técnicas, Uniformes
y de Común Utilización y Concurso de Méritos con pre – calificación.
Se ajusta la versión 04 del procedimiento para el desarrollo de procesos
de selección, elaboración, perfeccionamiento y legalización de contratos o
convenios, en los ítems que se relacionan a continuación:
 Desarrollo: Se incluyo en el numeral 5.1. LINEAMIENTOS
GENERALES, el numeral 5.1.13 relacionado con estudios previos de
obras civiles e interventorías
 Desarrollo: Se ajusta la tabla del procedimiento, a efectos incluir
requerimientos a tener en cuenta por parte de las dependencias en los
estudios previos para procesos de contratación relacionados con obra
civil e interventoría
Se incluye en el numeral No. 9 ANEXOS, formatos de minutas para
celebración de convenios interadministrativos que no generan erogación
alguna y contrato de comodato. Así como el formato de ficha para el
préstamo de expedientes contractuales.
Se modifica la versión 5 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio
del Interior en el procedimiento y en los formatos, se ajustó el contenido
de formatos a la normatividad vigente
Se modifica la versión 6, en el numeral de normas y se actualizan todos
los formatos correspondientes a los anexos del 1, y del 3 al 13 del Grupo
GC-PO-2 acorde con el nuevo Manual de Contratación del Ministerio del
Interior y los Fondos a su cargo ( Resolución 1442 del 6 de septiembre de
2013)
Se modifica la versión 07 con el fin de actualizar logotipo institucional del
Ministerio del Interior en el procedimiento y en los formatos, se ajusta el
contenido de formatos a la normatividad vigente y las actividades
realizadas en el desarrollo de los procesos de contratación, se incluye en
las actividades: subasta inversa y bolsa de productos.
Se elabora e incluye Formato de estudio del mercado GC-P-02-F-04 y la
Hoja de Control Anexo N° 15.
Se modifica la versión 08 por actualización de logo y lema institucional; se
ajusta el contenido de los numerales relacionados con el Alcance, el
Desarrollo, los Anexos; se crea el numeral 4 Responsabilidad y en la
Normatividad se incluye lo relacionado con la actualización del Manual de
Contratación. El Decreto 862 de 2013 fue derogado por el Decreto 1828
de 2013. El Decreto 734 de 2012 fue derogado por el Decreto 1510 de
2013
Se modifica el Anexo 01 Formato de elaboración de estudios previos GCP02-F01 V05 y queda como Anexo 2
Se elimina el Anexo 02 Formato Tabla de equivalencias GC-P02-F02 V03
Versión: 9
Vigente Desde:
27/05/2016
VERSIÓN
05
06
07
08
09
Página 10 de11
Código: GC-P2
PROCEDIMIENTO
PARA EL DESARROLLO DE PROCESOS DE SELECCIÓN,
ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN
DE CONTRATOS O CONVENIOS
FECHA
Versión: 9
Vigente Desde:
27/05/2016
CAMBIO
VERSIÓN
Se modifica el Anexo 03 Formato Análisis del Sector Económico GC-P02F03 V04 y queda como Anexo 1
Se elimina el Anexo 04 Formato Documentos requeridos para el inicio del
proceso contractual GC-P02-F04 V04
Se modifica el Anexo 05 Formato Minuta de convenio para la
cofinanciación de proyectos con recursos del fondo nacional de seguridad
y convivencia ciudadana – Fonsecon GC-P02-F05 V04 y queda como
Anexo 4
Se modifica el Anexo 06 Formato Constancia de estudio y aprobación de
la póliza GC-P02-F06 V04
Se modifica el Anexo 07 Formato Minuta de Contrato de Prestación de
Servicios Profesionales o Apoyo a la Gestión y queda como Anexo 5
El Anexo 08 modifica los siguientes formatos los cuales se eliminan y
queda como Anexo 7:
Anexo 08 Formato Minuta de Contrato para Proceso de Licitación Pública
Anexo 09 Formato Minuta de Contrato para Proceso de Selección
Abreviada de Menor Cuantía
Anexo 10 Formato Minuta de Contrato para Proceso de Selección
Abreviada de Característica Técnicas, Uniformes y de común Utilización
Anexo 11 Formato Minuta de Contrato para Procesos de Concurso de
Méritos Pre – Calificación
Se elimina el Anexo 12 Formato Minuta Contrato de Comodato Bienes
Muebles
Se elimina el Anexo 13 Formato Minuta Convenio Interadministrativo que
no Genera Erogación
Se modifica el Anexo 14 Formato Ficha de Prestamos Expedientes
Contractuales GC-P2-F7-V2 y queda como Anexo 8
Se suprime el Anexo 15 Formato Hoja de Control GC-P2-F8-V1 y queda
como Anexo 3
Elaboró:
Revisó y Aprobó
Lissette Amalia Carpio Guerrero
Subdirección de Gestión Contractual
María Eugenia Areiza Frieri
Subdirectora de Gestión Contractual (E)
“Archivar en” 1103.47.05 Procesos y Procedimientos de Apoyo – Proceso de Gestión Contractual
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