Una mirada al Archivo Desconcentrado de la Red Asistencial Cusco

Una mirada al Archivo Desconcentrado de la
Red Asistencial Cusco
Sr. Hilario Mamani Quispe
Encargado de Archivo Desconcentrado
Red Asistencial Cusco
Antecedentes
El área de Archivo Desconcentrado de
la Red Asistencial Cusco está
considerado funcionalmente dentro de
la Oficina de Secretaría Técnica,
órgano de apoyo del Despacho de la
Gerencia de la Red Asistencial Cusco,
cuya estructura orgánica fue aprobada
con Resolución de Presidencia Ejecutiva
N° 368-PE-ESSALUD-2010.
Análisis FODA: Fortalezas
Personal capacitado y pro activo.
 Manejo nivel avanzado del Sistema de Gestión para el
Archivo Desconcentrado y Sistema de Administración
Documentaria.
 Anaqueles adecuados.
 Conocimiento de normas archivísticas y Directivas
Institucionales.
 Comunicación y apoyo de la Oficina de Administración
de la Información.
 Comunicaciones y/o evaluaciones periódicas por el
Archivo Regional del Cusco.
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Análisis FODA: Oportunidades
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Aplicación oportuna de la Resolución N° 1438-GGESSALUD-2013, “Manual de Procedimientos de
Archivos del Seguro Social de Salud (ESSALUD)”
promulgado el 14 de noviembre de 2013.
Aplicación oportuna de la Directiva N° 016-GGESSALUD-2013, “Normas de Sistema de Archivos del
Seguro Social de Salud (ESSALUD)”.
Buena interrelación con la Gerencia para la
implementación de nuevos procesos.
Análisis FODA: Debilidades
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Apoyo logístico (falta Cajas, escáner, escalera,
infraestructura y otros).
Personal insuficiente (debe contarse con dos
personas).
No existe un compromiso adecuado de parte de
algunas áreas usuarias, que al momento de transferir
los documentos de gestión, las unidades de
archivamiento no son estructurados adecuadamente
(señalización, volumen y otros).
Falta de conocimiento y valor e importancia en la
Administración de Archivos.
Análisis FODA: Amenazas
Rotación del personal encargado.
 Resistencia en los Archivos de Gestión (Secretariales y
Administrativos) en la aplicación de normas que
reglamentan el manejo del Sistema de Archivos
Institucional.
 Asignación de funciones que no corresponden al área
(el cual distrae la función principal de archivo).
 Susceptible colapso de tuberías sanitarias en la parte
superior de la Oficina de Archivos.

Actividades para la digitalización de archivos
Formulación de Plan de Actividades para el año 2010.
 Replica de curso del Sistema de Gestión de Archivos para
el personal que administra los Archivos de Gestión.
 Difusión, mediante la Gerencia Red Asistencial Cusco, de
la
Resolución
Jefatural
N°
076-2008-AGN/J,
“Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas
por Infracciones en contra del Patrimonio Documental
Archivístico y Cultural de la Nación”.
 Proceso
de eliminación de la documentación
administrativa pasiva de más de 10 años de
conservación, previa autorización del Comité de
Evaluación de Documentos de la Red Asistencial Cusco y el
Archivo Regional Cusco, autorizado mediante Resolución
Nª 038-2010-GR-CUSCO/ARC-DIRE.
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Actividades para la digitalización de archivos
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Proceso de conclusión de transferencia a la Oficina
de Normalización Previsional de la documentación
pasiva desde el año de 1973 hasta 1999
(Certificados de pagos regulares de Empleadores,
tarjetas de cuenta corrientes de Empleadores ,
credenciales de construcción Civil, Tarjetas de Cta.
Cte. de Empleadores y Resoluciones de Seguros
Especiales : Facultativo independiente y otros).
Señalización
de
la
Oficina
del
Archivo
Desconcentrado, con elaboración de un plano de
distribución de los anaqueles, cuerpos y baldas.
Muchas Gracias