Trabajo publicado en www.ilustrados.com La mayor Comunidad de difusión del conocimiento ANÁLISIS DE LA ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO DE LA EMPRESA MATERIALES DE LA CONSTRUCCIÓN VITALMAC LAS TUNAS. AUTORA: Lic. Liudmila Jorge Cabreja. COAUTORA: Liumy Guevara Núñez. Profesoras del Centro Universitario Las Tunas, Licenciadas en Contabilidad y Finanzas E- MAIL: liudmilajc arroba ult.edu.cu y liumygn arroba ult.edu.cu 2007 1 El trabajo “Análisis de la administración del efectivo en la empresa VITALMAC”. Fue desarrollado con el objetivo de analizar la administración del efectivo en dicha entidad. El trabajo se estructuró en dos capítulos, en el primero se fundamenta teóricamente el tema tratado, y en el segundo capítulo: Desarrollo, se realiza una caracterización de la empresa, se hacen cálculos de razones financieras, estudio de los ciclos de conversión del efectivo, análisis de la calidad del capital de trabajo, así como análisis de tendencia de las razones de liquidez y los flujos de efectivo. Como resultado de la investigación al finalizar el trabajo se llegan a conclusiones realizándose las respectivas recomendaciones. Con este trabajo se demuestra que en la empresa existen deficiencias en cuanto a la administración del efectivo. INDICE Introducción Capitulo 1: Fundamentación teórica. Aspectos teóricos de la administración del efectivo. Efectivo. Criterios para la determinación de las necesidades de efectivo. Estrategias para la reducción del efectivo requerido. Razones que fundamentan el mantenimiento de efectivo. Objetivo de la administración del efectivo. Técnicas de administración del efectivo. Problemas más importantes en la tesorería según Weston. Capital de trabajo. Análisis de la calidad del capital de trabajo. Razones financieras. Análisis estadístico. Capitulo 2: Desarrollo. Caracterización de la Empresa. Análisis de la administración del efectivo. Situación de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Análisis de la calidad del capital de trabajo. Análisis de tendencia de los flujos de efectivo. Análisis de tendencia de las razones de liquidez. Conclusiones. Recomendaciones. Bibliografía. Anexos. 2 Si bien las funciones del dinero siguen siendo aproximadamente las mismas desde la época de David Ricardo, las posibilidades para su movimiento y utilización han crecido; así también los fenómenos que influyen en su valuación corriente. Un marco internacional económicamente inestable, provocado por la variabilidad de los mercados, las presiones ejercidas por los países ricos para el control de los mercados, tensiones políticas entre muchas naciones, la racionalización de determinados recursos naturales entre otros, obliga a que sea indispensable para las naciones y empresas (multinacionales o no) un uso adecuado de sus fondos, que permita hacer frente a cualquier imprevisto que pueda presentarse. Y , como es lógico además, cada empresa asume los riesgos propios de sus operaciones, para cuyo sostén cada organización debe mantener cantidades de dinero que permita el financiamiento oportuno de sus rutinas operativas. Sin embargo, queda latente el peligro de conservar niveles de efectivo ocioso que limite las ganancias y no permita el desarrollo óptimo de la nación u organización. Desechar la posibilidad de la utilización de estos fondos inactivos podría representar la pérdida de oportunidades que tronchen importantes posibilidades competitivas. De lo anterior, que la situación de la economía mundial, así como el desarrollo de las economías nacionales imponen a las naciones y empresas una administración de efectivo severa de los fondos con que cuenta, en la búsqueda de mantener niveles óptimos y la utilización apropiada de estos valores para que estos proporcionen rendimientos máximos. La administración del efectivo es una actividad muy profesional y altamente refinada. El efectivo es el aceite que lubrica las ruedas de los negocios. Sin el aceite adecuado, las maquinas empiezan a rechinar y finalmente se detienen, y a un negocio que tenga un nivel inadecuado de efectivo le sucederá exactamente lo mismo. Sin embargo, el mantenimiento del efectivo es costoso debido a que este es un activo que no genera utilidades, una empresa que mantenga un nivel superior a sus requerimientos mínimos estará disminuyendo sus utilidades potenciales. Desde los años ‘50 del siglo XX evolucionan las finanzas de empresas y éstas toman un nuevo contenido, dado entre otras cosas por la aparición del concepto de cash-flow o flujo de efectivo. El análisis de los flujos de efectivo surgió en Estados Unidos a fines de la década de los ‘60, y por la información que revelaba para los empresarios, pronto adquirió gran importancia y difusión en todo el mundo. La administración del efectivo cambió significativamente a lo largo de las década de los ‘80 y ‘90 como resultado de dos factores, el primero porque durante una gran parte de ese período de tiempo, las tasas de interés han mostrado una tendencia ascendente, lo cual ha incrementado el costo de oportunidad resultante del mantenimiento de efectivo y ha alentado a los administradores financieros a la búsqueda de formas más eficientes para administrar el efectivo de la empresa, y en segundo lugar, nuevas tecnologías, particularmente los mecanismos electrónicos y computarizados para las transferencias de fondos, han hecho posible el mejoramiento de la administración del efectivo. La administración de efectivo se consolida, realizándose la mayor parte de las actividades en forma conjunta por la empresa y por su banco primario, pero el administrador financiero es responsable por la efectividad del programa de administración de efectivo. Una eficaz administración del efectivo incluye una administración tanto de los flujos de entrada como de los flujos de salida del efectivo de la empresa. De manera más específica, la administración de los flujos de entrada y de salida de efectivo implica la sincronización de los flujos de efectivo, el uso de la flotación, la aceleración de los cobros, la tenencia de fondos disponibles en el momento en que se necesiten y por último el control de los desembolsos.Cuba no está ajena a las tendencias que en el mundo se mueven en 3 torno a la gestión operativa de los fondos líquidos. Sin embargo, con respecto al resto de los países, el sistema económico financiero cubano se haya bajo la influencia del bloqueo económico comercial ejercido por los Estados Unidos. Esto limita las posibilidades para la inserción en mercados financieros, manejo libre de divisas y a la gestión operativa en general, pero además ha obligado a la creación de mecanismos reguladores de muchas actividades económicas, para contrarrestar los efectos injerencistas del bloqueo y la crisis económica iniciada en la década de los ’90. Dentro del sistema empresarial cubano se han desarrollado modificaciones que permitan un aumento de la gestión operativa de las entidades y en la utilización optima de los recursos que manejan. Dentro de estos recursos las finanzas tienen una importancia primordial teniendo en cuenta su papel en la economía como mediadora de las transacciones comerciales. Una de las medidas llevadas a cabo es la puesta en circulación del peso cubano convertible para las transacciones de productos o servicios realizados dentro del territorio nacional cubano, que incluyen componentes adquiridos en moneda extranjera. Esto obliga a las empresas a garantizar niveles de moneda convertible acordes con sus necesidades. Además, se mantiene la necesidad de mantener cantidades de moneda nacional para los desembolsos que se realizan en esta denominación. Sin embargo, la disparidad en los volúmenes de ingresos en moneda convertible, así como los niveles limitados de financiamiento centralizado que reciben muchas entidades dentro del sistema empresarial, han provocado que para los últimos años de la década de los ‘90 y en el primer quinquenio del siglo XXI la situación financiera de las empresa cubanas se ha caracterizado por un déficit financiero que ha implicado en muchos casos una virtual insolvencia y por tanto, incapacidad de honrar las obligaciones contraídas con terceros. La Empresa de Materiales de la Construcción de Las Tunas teniendo en cuenta la naturaleza de sus producciones, la utilidad que tienen para la batalla de ideas y su importancia para la economía del país, debe garantizar el financiamiento para la realización de sus operaciones. Por lo anterior que una adecuada administración de efectivo es de primordial importancia para la Empresa de Materiales de la Construcción VITALMAC de Las Tunas y, que de ello dependerá mantener niveles apropiados de fondos líquidos para enfrentar las necesidades financieras y cualquier otra eventualidad. Por lo que este trabajo se ha trazado el siguiente problema:La Empresa de Materiales de la Construcción VITALMAC no satisface sus necesidades financieras a corto plazo. Debido ha este problema se trazó el siguiente objetivo:Analizar la administración de efectivo de la Empresa de Materiales de la Construcción VITALMAC en el corto plazo. Con la siguiente hipótesis: La eficiente administración del efectivo contribuirá a satisfacer las necesidades financieras de la Empresa de Materiales de la Construcción VITALMAC en el corto plazo. Capítulo I Fundamentación Teórica. Aspectos teóricos de la administración del efectivo Efectivo Según Charles Hongreen significa efectivo, dinero y cualquier medio de cambio que acepte el banco a su valor nominal, el efectivo incluye el dinero en billetes, monedas, los certificados de depósitos y los cheques, tanto se conserven a la mano en una caja de seguridad o registradora o en el banco. Según Douglas Garbult, se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no esta sometida a ningún tipo de restricción. 4 El efectivo se define a menudo ¨ como un activo que no genera utilidades ¨. Es necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar impuestos, para pagar dividendos, etc. Sin embargo, el efectivo en si mismo no gana ningún interés. De acuerdo con lo expuesto, será aceptado como efectivo lo siguiente: 1. Efectivo en Caja: Monedas y billetes emitidos por el Banco Central. Monedas y billetes de otras naciones (divisas). Cheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o depositar. Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar. Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes bancarias tales como: giros bancarios, telegráficos o postales, facturas de tarjetas de crédito por depositar, etc. 2. Efectivo en bancos: Cuentas bancarias de depósitos a la vista o corrientes en bancos nacionales. Cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que en esos países no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio que impidan su libre convertibilidad. De ser considerada esta partida como efectivo, deberá ser previamente traducida a moneda nacional, al tipo de cambio que para ese momento exista. Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algún banco pero que, para una determinada fecha, aún no han sido entregados a sus beneficiarios. Teniendo efectivo la empresa podrá hacer frente a determinadas necesidades tales como: Aprovechar posibles descuentos por pronto pago, los cuales constituyen una oportunidad de pago inmediato; mantener buenos indicadores de liquidez (de solvencia y liquidez inmediata) los cuales se exigen en el análisis de otorgamiento del crédito; aprovechar oportunidades de expansión para crecer; satisfacer emergencias y mantener el saldo compensatorio que esté convenido con el banco. Sin embargo, el efectivo en cuenta corriente para operaciones tiene un altísimo costo de oportunidad ya que constituyen recursos temporalmente inactivos, por lo que nos encontramos en una contradicción a resolver con la determinación de un saldo óptimo de efectivo. Criterios para la determinación de las necesidades de efectivo. Habiendo enunciado las particularidades y complejidades de la administración del efectivo, es preciso analizar que factores determinan la necesidad de tesorería en la empresa. En primer lugar se ha señalado el problema de la sincronización de los flujos de caja, lo que exige que se establezca un horizonte de planeación de acuerdo con el cual se estimen las entradas y salidas de caja. El mantenimiento del equilibrio financiero a corto plazo exige del conocimiento detallado de las corrientes de entradas y salidas de efectivo del negocio, de su naturaleza, periodicidad y riesgo, a fin de mantener dicho equilibrio de forma continuada. Esta necesidad resulta vital para la empresa, dado que atañe a la conservación de su prestigio financiero y exige el mantenimiento de la llamada “inversión en liquidez”; esto es, un saldo mínimo de efectivo que le asegure, dentro de un límite aceptable, el cumplimiento de sus obligaciones financieras que conllevará a incurrir en ciertos costos financieros, pero atemperará al menos los riesgos que en este sentido gravitan sobre el 5 negocio. Es bueno reiterar que cuando se habla de cobros y pagos es con referencia a la corriente financiera en dinero. El presupuesto de efectivo es el instrumento básico para predecir y coordinar los flujos de caja; su confección es relativamente sencilla si se cuenta con la información necesaria, precisamente su utilidad y objetividad está en el hecho de lograr que los insumos de información que requiere dicho estado sean confiables. Al determinar el saldo óptimo del efectivo de reserva, en última instancia se comparan los beneficios que se refieren a la posibilidad de aprovechar descuentos por pronto pago y oportunidades de inversión, con los costos, que no es más que el interés que se pierde al no invertir. El papel del administrador financiero consistirá en establecer el nivel óptimo para aprovechar oportunidades de obtener utilidades sin dejar ocioso demasiado efectivo. Estrategias para la reducción del efectivo requerido. Las empresas en su actividad corriente tienen la posibilidad de influir en la disminución de la necesidad de efectivo conservando el mismo nivel de actividad y rentabilidad. Gitman y Weston son del criterio de que se puede incidir en los diferentes períodos que componen el ciclo operativo o de explotación. Relacionado con éste se deriva el ciclo de efectivo (caja) o período de maduración, el cual se define como el tiempo que transcurre a partir del momento en que la empresa realiza una erogación para la compra de materias primas hasta el momento en que se cobra por concepto de la venta del producto , entendiéndose como rotación de efectivo al número de veces que la caja rota totalmente. De hecho, en la medida en que sea mayor la rotación, menor será la necesidad de efectivo, ya que éste entra más rápidamente a la caja de la empresa. Tanto Gitman, Weston y Ross sustentan la idea de que existen tres vías para la reducción del ciclo de caja y por consiguiente, del efectivo requerido para operar. El primero las expresa así: “...Las estrategias básicas que debe utilizar la empresa en el manejo del efectivo son las siguientes: 1) Cancelar las cuentas tan tarde como sea posible, sin deteriorar su reputación crediticia, pero aprovechar cualquier descuento favorable por pronto pago; 2) Rotar el inventario tan rápido como sea posible, evitando agotamiento de existencias que puedan ocasionar el cierre de la línea de producción o una pérdida de ventas; 3) Cobrar las cuentas por cobrar tan rápidamente como sea posible sin perder ventas futuras. Los descuentos por pronto pago, si son justificables económicamente, pueden utilizarse para alcanzar este objetivo. Continuando la idea anterior, es imprescindible expresar como se conjugan los subperíodos que recorren los activos corrientes para dar lugar al ciclo de efectivo. Se comprende que a los efectos financieros interesan los flujos reales de caja, por lo que entonces se puede afirmar que el ciclo de efectivo sería el tiempo que transcurre desde que el efectivo sale hasta que vuelve a entrar y se determinaría como el ciclo operativo menos el ciclo de pago o más detalladamente el ciclo de conversión de los inventarios más el ciclo de conversión de las cuentas por cobrar menos el ciclo de conversión de las cuentas por pagar. El cálculo de la necesidad de efectivo bajo esta concepción se expondrá más adelante. De acuerdo a lo expuesto, todas las acciones que emprenda el negocio para incidir en los diferentes ciclos y reducir la tesorería coadyuvarían al logro de una administración eficiente de caja. Acerca de las posibilidades de influir manifiesta que cualquier clase de cambio que introduzca la gerencia para alterar los valores de las existencias en el almacén o de la manera como se reponen, tendrá un impacto directo sobre los niveles del capital 6 circulante. Si se aplican teorías de pedido óptimo, es probable que se reduzcan los niveles de capital de trabajo; por otro lado, los niveles de deudores y en particular las deudas vencidas requieren un control constante, se debe valorar la capacidad crediticia de los clientes, utilizar métodos efectivos para lograr el cobro de los importes adeudados como ofrecer descuentos por pronto pago sobre la base de un análisis costo-beneficio, pues puede darse el caso de que le sea más costoso al negocio ofrecer el descuento que el beneficio que le reportaría expresado en la reducción de los días pendientes de cobro. Otra vía sugerida es el cobro al contado en la medida de lo posible, no perdiendo de vista el efecto en la pérdida de clientes, así como el uso del factoring sobre la base del análisis de sus ventajas e inconvenientes. Una empresa tratará de alargar sus plazos de pago a los acreedores a fin de darse a si misma una mayor liquidez, ello debe hacerse cuidadosamente ya que los compradores pueden incorporar costos originados por el retraso en los pagos y puede llegar a deteriorarse el servicio del proveedor e incluso pueden cortar los suministros; finalmente la clasificación de crédito puede verse afectada, lo cual conducirá a otras dificultades. Razones que fundamentan el mantenimiento de efectivo: Las Empresas mantienen efectivo por dos razones fundamentales: 1- Transacciones: Los saldos de efectivo son necesarios en las operaciones de negocios. Los pagos se deben hacer en efectivo, y las entradas de efectivo se depositan en la cuenta de efectivo. Los saldos de efectivo que se asocian con los pagos y las cobranzas rutinarias se conocen como saldos para transacciones. 2-Compensación a los bancos por el suministro de préstamos y servicios. Un banco gana dinero prestando los fondos que ha recibido en deposito; por lo tanto, entre más grandes sean sus depósitos, mejor será la posición de utilidades del banco. Saldo compensador: El saldo en cuenta de cheques que una empresa debe mantener con un banco para compensarle por los servicios prestados o por la concesión de un crédito. Objetivo de la administración del efectivo. La administración del efectivo y de los valores negociables es uno de los campos fundamentales de la administración del capital de trabajo, ya que al ser los activos más líquidos de la empresa suministran los medios para pagar las deudas en la medida que vencen. Según L. Gitman en su obra citada:“...estos activos líquidos ponen a disposición un colchón de fondos para cubrir erogaciones imprevistas y reducir en esta forma el riesgo de una crisis de liquidez...”; teniendo en cuenta que finalmente los restantes activos circulantes se convierten en efectivo, éste es el denominador común al cual pueden reducirse todos los activos líquidos. Al directivo financiero le corresponde velar porque se mantengan saldos adecuados de efectivo y administrarlos con el menor costo posible, también por añadidura puede generar utilidades a través de la inversión de los excedentes de tesorería El efectivo es el activo de más bajo rendimiento debido a que si no está invertido lógicamente no ganará intereses; sin embargo todas las empresas mantienen determinada suma de dinero en su caja y en el Banco para pagar sus cuentas. En este sentido la generalidad de los autores especialistas en esta temática coinciden en que existen tres motivos fundamentales que justifican la tenencia de efectivo: el motivo transaccional, el precautorio y el especulativo. Los saldos de transacción se conservarán para afrontar las necesidades de rutina; los saldos de precaución servirán para enfrentar necesidades imprevistas y los saldos de 7 especulación permitirán aprovechar las oportunidades que se puedan presentar fuera del curso normal de las operaciones. Diversos economistas en sus estudios han enunciado lo que a su juicio constituye el objetivo de la administración del efectivo, existiendo consenso entre ellos en que se trata de lograr mantener el mínimo de efectivo para garantizar las operaciones corrientes del negocio. Según Brealey en su libro “Fundamentos de Financiación Empresarial”, “... el equilibrio entre los beneficios y los costes de la liquidez es una parte esencial de la gestión de tesorería...”. Resulta evidente que en lo fundamental la administración de caja debe garantizar la tenencia de efectivo que permita atender las necesidades previstas e imprevistas del negocio, y a la vez que este saldo se encuentre en los niveles más bajos posibles dado el costo de oportunidad en que se incurre al no poder colocarlo para generar utilidades. En cuanto al campo que abarca la administración del efectivo la generalidad de los especialistas coinciden, aunque algunos no enmarcan dentro del mismo el problema de la planeación de los flujos de caja, que es una parte medular de la regulación y control de las necesidades de efectivo. El establecimiento de una política en cuanto a la administración de la tesorería incluye diversos aspectos entre los que resultará necesario examinar las características de los flujos de caja, los patrones cíclicos, temporadas de las ventas y la recuperación de las cuentas por cobrar; asimismo, habrá que estudiar las características de las salidas de caja, pago de sueldos, compras de materias primas, pago de intereses, el patrón de cuentas por pagar, la amortización del pasivo y los impuestos, entre otros. Técnicas de administración del efectivo. Una eficaz administración del efectivo incluye una adecuada administración tanto de los flujos de entrada como de los flujos de salida de una empresa. De manera más especifica, la administración de los flujos de entrada y salida de efectivo implica: 1 –La sincronización de los flujos de efectivo. 2-El uso de la flotación 3-La aceleración de las cobranzas. 4-El que se tengan fondos disponibles en el momento en que se necesiten. 5-El control de los desembolsos. 1-Sincronización del flujo de efectivo: Flujos de efectivo sincronizados: Una situación en la cual los flujos de entrada coinciden con los flujos de salida permitiendo con ello que una empresa mantenga saldos bajos para las transacciones. Las compañías de tarjetas de crédito y otras empresas similares se organizan para facturar a los clientes y pagar sus propias facturas con base en ciclos regulares de facturación que se extienden a través de todo el mes. Esto mejora la sincronización de los flujos de efectivo, lo cual, a su vez, capacita a una empresa para reducir sus saldos de efectivo, disminuir sus préstamos bancarios, reducir los gastos de intereses e impulsar las utilidades. 2-Proceso de compensación de cheques: Compensación de un cheque: El proceso que se sigue para convertir en efectivo y depositar a la cuenta del beneficiario un cheque que ha sido emitido y enviado por correo. 3-Uso de la flotación La flotación: se define como la diferencia que existe entre el saldo que aparece en la chequera de una empresa (o individuo) y el saldo que arrojan los registros bancarios. 8 Flotación de desembolso: El valor de los cheques que hemos emitido pero que aun están siendo procesados y que por lo tanto no han sido deducidos por el banco del saldo de nuestra cuenta. Flotación de cobranzas: EL monto de los cheques que hemos recibido pero que aun no han sido acreditados a nuestra cuenta. Flotación neta: La diferencia entre nuestro balance de chequera y el balance que muestran los libros del banco. 4-Aceleración de las entradas de efectivo: Los administradores financieros han estado buscando nuevas y eficientes formas de recaudar las cuentas por cobrar de una manera más rápida. Aunque la cobranza de efectivo es responsabilidad del administrador financiero, la velocidad con la cual se compensan los cheques depende del sistema bancario. Existen varias técnicas tanto para acelerar las cobranzas como para colocar los fondos en el punto geográfico en que se necesitan. Estas son: los planes de apartados postales bancarios, los débitos preautorizados y la banca de concentración Plan de apartados postales bancarios: Un procedimiento que se usa para acelerar las cobranzas y para reducir la flotación. Se vale del uso de apartados postales instalados en las áreas locales del pagador. Débitos preautorizados: Permite que los fondos sean automáticamente transferidos de la cuenta de un cliente a la cuenta de una empresa en fechas determinadas. Este tipo de operación también se conoce como transacción ¨ sin cheque ¨ o ¨ sin papel ¨, puesto que se lleva a cabo sin usar los tradicionales cheques de papel. Banca de concentración: Aquel banco de mayor magnitud hacia el cual una empresa canaliza los fondos provenientes de los bancos depositarios locales que operan sus apartados postales. 5-Control de los desembolsos: Una administración eficiente de efectivo requiere que tanto los flujos de entrada como los de salida sean administrados eficientemente. La aceleración de las cobranzas representa una parte de la administración del efectivo, y el control de los flujos de salida es la contraparte. Centralización de las cuentas por cobrar: El procesamiento centralizado de las cuentas por pagar controla los flujos de salida de efectivo con mayor efectividad. Esto permite que el administrador financiero evalúe los pagos que vencerán próximamente para toda la empresa y también permite programar la disponibilidad de los fondos que se requerirán para satisfacer estas necesidades tomando como base toda la compañía. Cuentas con saldos de cero: Estas representan cuentas especiales de desembolsos. Simplifican el control de los desembolsos y de los saldos de efectivo, y por lo tanto reducen el monto del efectivo ocioso (el cual no paga ningún interés). Cuentas de desembolsos controlado: Estas se pueden establecer en cualquier banco. Inicialmente se usaban solo en bancos relativamente remotos y por tal razón esta técnica se conocía al principio como desembolsos remotos. Las cuentas de desembolsos controlados no se financian sino hasta el día en que los cheques se presentan contra la cuenta. La clave para los desembolsos controlados radica en la capacidad del banco que tiene la cuenta para reportar el monto total diario de los cheques recibidos. Problemas más importantes en la tesorería según Weston 1. Insolvencia: El no contar con la suficiente disponibilidad en el tiempo y lugar adecuado para hacer frente a las obligaciones y financiaciones de la empresa, el incumplimiento de este objetivo puede tener serias consecuencias, tales como el 9 descrédito, la necesidad de acudir a sistemas poco favorables de financiación. Pudiendo llegar finalmente a la quiebra por falta de liquidez. 2. Falta de capital: El no mantener un saldo de tesorería que permita a la empresa sostener decisiones empresariales del corto, mediano y largo plazo, referidos al financiamiento del capital de trabajo operativo, ampliación de sus mercados (lanzamiento de un nuevo producto a la actualización tecnológica, la cual es sumamente acelerada u otras inversiones en planta o equipos) Capital de trabajo Según Brigham, El capital de trabajo puede definirse como "la diferencia que se presenta entre los activos y los pasivos corrientes de la empresa". Se puede decir que una empresa tiene un capital neto de trabajo cuando sus activos corrientes sean mayores que sus pasivos a corto plazo, esto conlleva a que si una entidad organizativa desea empezar alguna operación comercial o de producción debe manejar un mínimo de capital de trabajo que dependerá de la actividad de cada una. La definición más común de capital de trabajo en la literatura especializada es la que lo define: Como la diferencia entre activos y pasivos circulantes; autores como Bueno, Gitman y Brealey se refieren también a su definición en su versión financiera que se considera muy apropiada. De acuerdo con ellos se puede definir el capital de trabajo atendiendo a su estructura como: activos circulantes menos pasivos circulantes, y atendiendo a su financiación como la parte de los recursos financieros permanentes que están financiando las inversiones en circulante, a la que llaman fondo de maniobra y algunos autores capital circulante; en consecuencia muchos economistas al referirse a la administración del activo y pasivo circulante utilizan el término de administración del capital de trabajo. Se debe expresar que sobre este tema conceptual existen diversidad de criterios, sobre todo los encontrados en la literatura española y con enfoque contable, pero a los efectos del presente trabajo no es objetivo el análisis desde este punto de vista. La mayoría de las empresas deben trabajar con un determinado importe de capital de trabajo, pero su monto requerido dependerá ante todo del campo en que desarrollan su actividad. Existen empresas con flujos de caja muy predecibles que pueden operar con un capital de trabajo negativo cuyo ciclo de conversión en efectivo es también negativo, lo cual no es muy común. La base teórica que sustenta la utilización del capital de trabajo para medir la liquidez es la convicción de que mientras más amplio sea el margen de activos circulantes sobre los pasivos circulantes, se estará en mejores condiciones para pagar las cuentas en la medida que vencen. Al respecto se debe tener presente que el grado de liquidez de cada activo y pasivo circulante es diferente; no obstante, Gitman en “Fundamentos de Administración Financiera” plantea: “...mientras más grande sea la cantidad de activos circulantes existentes, mayor es la probabilidad de que algunos de ellos puedan convertirse en efectivo para pagar una deuda vencida...” La génesis de la necesidad de capital de trabajo se encuentra en la naturaleza no sincronizada de los flujos de caja de la empresa; generalmente los flujos que resultan del pago de pasivos circulantes son relativamente predecibles, siendo lo más engorroso prever las entradas futuras de caja, ya que es difícil conocer la fecha en que los activos circulantes que no sean caja y valores negociables podrán convertirse en efectivo. 10 Mientras más predecibles sean las entradas de caja menor será el capital de trabajo que necesitará la empresa, y vuelve a decir Gitman: “...lo que hace necesario mantener fuentes de entradas de caja (activos circulantes) es la incapacidad de la mayoría de las empresas para igualar las entradas y salidas de caja. Los pilares en que se basa la administración del capital de trabajo se sustentan en la medida en la que se pueda hacer un buen manejo sobre el nivel de liquidez, ya que mientras más amplio sea el margen entre los activos corrientes que posee la organización y sus pasivos circulantes mayor será la capacidad de cubrir las obligaciones a corto plazo, sin embargo, se presenta un gran inconveniente porque cuando exista un grado diferente de liquidez relacionado con cada recurso y cada obligación, al momento de no poder convertir los activos corrientes más líquidos en dinero, los siguientes activos tendrán que sustituirlos ya que mientras más de estos se tengan mayor será la probabilidad de tomar y convertir cualquiera de ellos para cumplir con los compromisos contraídos. ANÁLISIS DE LA CALIDAD DEL CAPITAL DE TRABAJO. El análisis de la calidad del capital de trabajo, completa el estudio para evaluar la liquidez de la Empresa. Cuando se evalúa la calidad del capital de trabajo se busca determinar cuál es su estructura, qué peso específico tienen las diferentes partidas dentro del total. Para realizar éste análisis primeramente deben ser agrupadas las diferentes partidas del Activo Circulante y del Pasivo Circulante de la siguiente manera: Activos Disponibles: Incluye el Efectivo en Caja y Bancos. Activos Realizables: Incluye las Cuentas y Documentos por Cobrar en Divisas y Moneda Nacional y los Adeudos del Presupuesto del Estado. Bienes Vendibles: Incluye la Producción Terminada y la Mercancía para la Venta. Inventarios Fundamentales: Incluye la Producción Principal en Proceso, Producción Auxiliar en Proceso, Producción Agrícola en Proceso, Animales en Desarrollo, Materias Primas y Materiales Fundamentales, Materiales Auxiliares, Mercancía para Comedor, Combustible, Partes y Piezas de Repuesto, Envase y Embalaje Retornable y Útiles y Herramientas. Otros Activos: Incluye Pagos Anticipados, Pagos al Presupuesto a cuenta de las Utilidades, Anticipo a Justificar y Reparaciones Capitales. Obligaciones con Proveedores y Otros: Incluye las Cuentas por Pagar a Proveedores, las Retenciones por Pagar y Depósitos Recibidos de Clientes. Obligaciones con el Presupuesto: Incluye las cuentas de Impuesto por Pagar por Ventas y Otras Obligaciones con el Presupuesto del Estado. Reservas: Incluye la Reserva para Reparación General Capital, Reserva para Vacaciones y Reserva para Innovaciones y Racionalizaciones. Luego de tener el Activo y el Pasivo Circulante clasificados de la manera anterior, para dos períodos, el que se analiza y el que se toma como base para comparar, se pasa a determinar por el procedimiento de porciento integrales la magnitud de cada uno de ellos dentro del total del activo, pudiendo determinarse también la variación. Este mismo procedimiento se aplica para el pasivo circulante. Un aumento en la magnitud de los activos disponibles indica una mejor calidad del Capital de trabajo, mientras que si el aumento se registra en los inventarios u otros activos, entonces no tendrá tanta liquidez y por tanto su calidad disminuye, o sea que la calidad del capital de trabajo depende de su liquidez. Razones Financieras 11 Las razones financieras pueden dividirse en cuatro grupos básicos: razones de liquidez y actividad, razones de endeudamiento, razones de rentabilidad y razones de cobertura o reserva. Razones de liquidez y actividad. La liquidez de una empresa se juzga por su capacidad para satisfacer sus obligaciones a corto plazo a medida que vencen. La liquidez se refiere no solamente a las finanzas totales de la empresa, sino a su habilidad para convertir en efectivo determinados activos y pasivos circulantes. Razones de liquidez total de la empresa. Las razones básicas de la liquidez total de la empresa son: -Capital neto de trabajo. -Índice de solvencia o Razón circulante. -Razón o prueba del ácido. -Razón defensiva. Capital neto de trabajo: se define como los activos circulantes menos los pasivos circulantes. Se calcula: CT AC PC Donde: CT = capital de trabajo AC = Activo Circulante PC = Pasivo Circulante Índice de solvencia o razón circulante: Se considera aceptable un índice de solvencia de 2,0; pero la determinación exacta de un índice aceptable depende en gran parte del campo industrial en que opera la empresa. La aceptabilidad de un índice de solvencia depende en grado sumo de la forma en que se puedan predecir los flujos de efectivo. El índice de solvencia es el verdadero indicador de la liquidez ya que considera la magnitud total de cada empresa. Sin embargo, una alta razón circulante no asegura que una empresa dispondrá del efectivo que necesita para satisfacer sus necesidades. Si los inventarios no se pueden vender o si las cuentas por cobrar no pueden ser cobradas de una manera oportuna entonces la aparente seguridad reflejada en una alta razón circulante podría ser ilusoria. Se calcula: Donde: RC= Razón circulante. AC= Activo circulante. PC= Pasivo circulante. Se lee: Por cada peso de deuda a corto plazo, la Empresa posee x pesos de activos circulantes para enfrentar dicha deuda. También puede ser, el activo circulante cubre x veces el pasivo circulante. Razón rápida o prueba ácida: Tiene como finalidad medir la liquidez. Esta elimina los inventarios de los activos circulantes porque son el menos líquido de los activos 12 circulantes; por lo tanto, es una prueba ácida de la capacidad de una empresa para satisfacer sus obligaciones circulantes. Se recomienda un índice de la prueba del ácido de 1,00 o mayor. Este depende en gran parte del campo industrial en que opera la empresa. Esta razón ofrece una mejor estimación de la liquidez total, solamente cuando el inventario de la empresa no pueda convertirse fácilmente en efectivo. Si el inventario es de fácil venta, el índice de solvencia es la medida preferida de la liquidez total. Se calcula: RA= AC- inventarios/PC Donde: RA = Razón Ácida. PC= Pasivo circulante. Se lee: Por cada peso de pasivo circulante, existen x pesos de activos con alta liquidez para pagar deudas urgentes. Cuando exista una diferencia relativamente grande entre la razón circulante y la ácida, indica que los inventarios tienen un peso significativo dentro del activo circulante y por tanto la liquidez de la Empresa está comprometida con la capacidad de los inventarios para rotar adecuadamente; ya desde éste momento es posible determinar si existe sobre inversión en inventarios; por eso será conveniente determinar el ciclo y la rotación de los inventarios fundamentales. Por último agregar que tanto la razón circulante como la razón ácida deben tender hacia un aumento sistemático hasta lograr la proporción más adecuada , la cual no tenemos elementos para formular, pero que según criterios de autores debe ser igual o mayor que $ 2.00 para la razón circulante y mayor o igual a $ 1.00 para la razón ácida. Razón Defensiva: Esta razón mide el tiempo durante el cual la Empresa podrá operar echando mano de su activo liquido actual sin recurrir a los ingresos provenientes del año próximo. Los desembolsos diarios previstos se calculan dividiendo el costo de los artículos vendidos más gastos de ventas y administrativos y otros gastos ordinarios en efectivo entre 360 días. Se calcula : RD= AD/DO-CE Donde: RD= Razón defensiva. AD= Activo defensivo. DO= Desembolsos diarios de operación previstos. CE= Cargos no en efectivo. Razones de liquidez o actividad de cuentas circulantes específicas: Se utiliza un buen número de razones para juzgar la liquidez del Inventario, Cuentas por cobrar, y Cuentas por pagar. Una suposición básica que se utiliza para simplificar muchos de los cálculos es que el año tiene 360 días y los meses son de 30 días. Rotación del Inventario: Mediante el cual se mide la liquidez o actividad del inventario de la empresa por su rotación. Muchos creen que mientras más alta sea la rotación del inventario de la empresa con mayor eficiencia se administra su inventario. Esto es verdad hasta cierto punto, pasado el cual, es una alta rotación puede significar problemas. En cada empresa hay un rango a la rotación del inventario que puede considerarse conveniente. Los valores por debajo de este pueden indicar liquidez o inventarios inactivos, en tanto que valores superiores a este límite pueden indicar inventarios insuficientes y faltas frecuentes de existencia. Este se calcula de la siguiente forma: Rotación de inventario = Costo de lo vendido 13 Inventario Promedio Plazo promedio del inventario: Este representa el promedio de días que un artículo permanece en el inventario de la empresa. Mientras más corto sea el plazo promedio del inventario de la empresa, se considera que este es más líquido o activo. Este puede considerarse como el tiempo que transcurre entre la compra de materias primas y la venta final del producto terminado. Por lo que es útil para evaluar las funciones de compra, producción y control del inventario de la empresa. Este se calcula de la siguiente forma: Plazo promedio de inventario = 360 / Rotación de Inventario Rotación y ciclo del inventario materias primas y materiales. Por rotación de inventario se entiende las veces que se renueva el inventario en un período determinado. Por su parte el ciclo de consumo o plazo promedio de inventario, es el tiempo en días que dura el inventario, o sea el período que permanece el inventario en almacén, desde que se compra hasta que es utilizado; éste concepto es válido para los “Otros inventarios”, que serán analizados más adelante. Se calcula: GMP RIMP IPMP Donde: RIMP = Rotación de Inventario de Materiales Principales. GMP = Gasto de Materiales Principales. IPMP = Inventario Promedio de Materiales Principales. Se lee: Los inventarios de materias primas y materiales principales rotan en el período x veces. El ciclo de rotación también se calcula de la misma manera que los demás inventarios y se lee: “Las materias primas permanecen en almacén aproximadamente x días”. Rotación y ciclo del inventario producción en proceso. El ciclo de la Producción en Proceso transcurre desde que las materias primas comienzan a transformarse en la línea de producción, hasta que es terminado el producto. A las veces que se repite éste proceso se le denomina, rotación de la producción en proceso. Se calcula: CPB RIPP IPPP Donde: RIPP = Rotación de Inventario de Producción en Proceso. CPB = Costo de la Producción Bruta. IPPP = Inventario Promedio de la Producción en Proceso. Se lee: El ciclo de producción se repite en el período x veces. El ciclo de la producción en proceso se calcula igual que el anterior y se lee: Las materias primas demoran ser transformadas en el proceso de producción x días. Rotación y ciclo del inventario productos terminados. El ciclo de vida del inventario de productos terminados es el tiempo que transcurre desde que se termina el producto hasta que se vende, es decir es el tiempo que permanece en el almacén un producto que ya está listo para venderse. A las veces que se repite éste ciclo se le llama rotación del inventario de productos terminados y se calcula: 14 RIPT = CPM IPPT Donde: RIPT = Rotación de Inventario de Productos Terminados. CPM = Costo de la Producción Mercantil. IPPT = Inventario Promedio de Productos Terminados. Se lee: Los Productos Terminados rotan en el período x veces. El ciclo de vida de éste inventario se calcula de igual manera al anterior, y se lee: Los Productos terminados permanecen en almacén aproximadamente x días, también puede ser, la Producción terminada demora en realizarse x días Rotación de las cuentas por cobrar: Es una medida de la liquidez o actividad de la empresa. Mientras más alta sea la rotación de las cuentas por cobrar de la empresa es más favorable. Una empresa puede aumentar la rotación de sus cuentas por cobrar con una política de créditos muy restrictiva, pero no es muy recomendable esta estrategia debido a que podría producir perdidas de ventas. Esta se calcula de la siguiente forma: Rotación de Cuentas por cobrar = Ventas anuales a crédito Promedio de Cuentas por Cobrar Plazo promedio de cuentas por cobrar: Representa los días promedios en que se hacen efectivas las ventas de la empresa. Esta es una cifra más significativa para aplicar la evaluación de la política de créditos y cobros de la empresa. Se calcula de la siguiente forma: Plazo promedio de Cuentas por cobrar = 360 Saa Rotación de Cuentas por Cobrar Rotación de las cuentas por pagar: Sirve para calcular el número de veces que las cuentas por pagar se convierten en efectivo en el curso del año. Se calcula de le siguiente forma: Rotación de Cuentas por pagar = Compras anuales a crédito Promedio de Cuentas por pagar Plazo promedio de las cuentas por pagar: Representa el tiempo promedio en días en que la empresa tarda en responder a las obligaciones contraídas a corto plazo. Se calcula de la siguiente manera: Plazo promedio de Cuentas por pagar = 360 Saa Rotación de Cuentas por pagar Para poder calcular la rotación de las cuentas por pagar hay que realizar algunos cálculos auxiliares: Para calcular el ciclo de pago es preciso determinar las compras del período. Como la Empresa no tiene una cuenta específica para recoger éste dato es necesario buscar cuáles fueron las compras de materiales y mercancías, pues éstas constituyen el monto fundamental de las compras que hace la Empresa. Las compras de materias primas y materiales se calculan tomando el gasto material, al cual se suman el saldo final de la cuenta de inventario y se resta el saldo inicial de esa misma cuenta. Compras de Materiales = Gasto Material + Inventario Final - Inventario Inicial 15 Por su parte las compras de mercancías se calculan a través del costo de venta de la mercancía, al que debe ser sumado el saldo final de la cuenta mercancía para la venta y restársele el saldo inicial de esa misma cuenta. Compras de Mercancias = Costo de la Mercancia Vendida + Inventario Final Inventario Inicial de Mercancia. Una vez determinadas las compras de materiales y las compras de mercancías, se suman ambos importes y se obtienen las compras totales del período, o sea: Compras Totales = Compras de Materiales + Compras de Mercancias Ciclo y rotación de conversión de efectivo Según Gitman es la cantidad de tiempo que transcurre a partir del momento que la empresa hace su erogación para la compra de materias primas hasta el momento en que se cobra por concepto de la venta del producto terminado después de haber transformado esas materias primas. La rotación de efectivo se refiere al número de veces por año en que la caja de la empresa rota realmente. Ver anexo 1 Se calcula: Ciclo de Caja = Plazo promedio de Inventario + Plazo promedio de Cuentas por Cobrar – Plazo promedio de Cuentas por Pagar. Esta demostrado que la dilatación de las cuentas por pagar, la aceleración de la rotación del inventario y del cobro de cuentas por cobrar tienen resultados favorables en la rotación total de la caja de la empresa. Las Empresas deben de utilizar todas estas estrategias para reducir en forma significativa sus requerimientos de caja para operaciones. Análisis estadístico Para realizar análisis estadísticos que sirvan de herramienta para el estudio de series numéricas, y que permitan valorar de forma más profunda los datos históricos que son la base de la investigación, se utilizarán las herramientas de análisis que incluye el programa Microsoft Excel. Como parte de estas herramientas se utilizarán fórmulas clásicas basadas en regresión lineal y que se calcularán en las libros electrónicos de Excel. Las funciones que se utilizarán son las siguientes: Tendencia. Devuelve valores que resultan de una tendencia lineal. Ajusta una recta (calculada con el método de mínimos cuadrados) a los valores de las matrices definidas por los argumentos conocido_y y conocido_x. Devuelve, a lo largo de esa recta, los valores y correspondientes a la matriz definida por el argumento nueva_matriz_x especificado. Sintaxis TENDENCIA (conocido_y; conocido_x; nueva_matriz_x;constante) Conocido_y es el conjunto de valores de y que se conocen en la relación y = mx+b. Si la matriz definida por el argumento conocido_y ocupa una sola columna, cada columna de conocido_x se interpreta como una variable separada. Si la matriz definida por el argumento conocido_y ocupa una sola fila, cada fila de conocido_x se interpreta como una variable separada. Conocidos es un conjunto opcional de valores x en la relación y = mx+b. 16 La matriz definida por el argumento conocido_x puede incluir uno o varios conjuntos de variables. Si se usa una sola variable, conocido_y y conocido_x pueden ser rangos con cualquier forma, siempre y cuando sus dimensiones sean iguales. Si se usa más de una variable, conocido_y tiene que ser un vector (es decir, un rango compuesto por una fila o por una columna). Si se omite conocido_x, se asume que ésta es la matriz {1;2;3;...} que tiene el mismo tamaño que conocido_y. Nuevos_x son nuevos valores de x para los cuales se desea que TENDENCIA devuelva los valores de y correspondientes. El argumento nueva_matriz_x debe incluir una columna (o una fila) para cada variable independiente, como ocurre con el argumento conocido_x. Por consiguiente, si conocido_y ocupa una sola columna, conocido_x y nueva_matriz_x deben tener el mismo número de columnas. Si conocido_y ocupa una sola fila, conocido_x y nueva_matriz_x deben tener el mismo número de filas. Si se omite nueva_matriz_x, se asume que es la misma que conocido_x. Si se omite conocido_x y nueva_matriz_x, se asume que son la matriz {1;2;3;...} que tiene el mismo tamaño que conocido_y. Constante es un valor lógico que especifica si se ha de forzar a la constante b a ser igual a 0. Si el argumento constante es VERDADERO o se omite, b se calcula normalmente. Si el argumento constante es FALSO, b se establece como igual a 0 y los valores m se ajustan de manera que y = mi. CAPITULO II:. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN DE LAS TUNAS. La Empresa de Materiales de Construcción de Las Tunas está ubicada en la Avenida Camilo Cienfuegos N° 223 en la ciudad de Las Tunas, se subordina al Grupo Empresarial Industrial de la Construcción del Ministerio de la Construcción. Posee un grupo de centros de producción fundamentalmente en el municipio Tunas, además en los municipios de Puerto Padre, Majibacoa y Colombia. Fue fundada en junio de 1966, y creada por Resolución No. 58/81 del Ministerio de la Construcción como Empresa de Materiales de la Construcción No 2 de Las Tunas y por Resolución No. 123/2002 emitida por el propio Ministerio de la Construcción en su apartado sexto fue cambiada la denominación de la entidad por Empresa de Materiales de Construcción de Las Tunas, la misma cuenta con el siguiente objeto social: OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA DE MATERIALES DE LA CONSTRUCCIÓN EN LAS TUNAS. 1. Producir, transportar y comercializar de forma mayorista áridos incluyendo la arena sílice y otros materiales provenientes de la cantera, pinturas, yeso, cal y sus derivados, sistema y productos de arcilla y barro, elementos de hormigón, terrazo, aditivos, repellos texturizados, monocapas, cemento cola, mezcla deshidratada, losetas hidráulicas, elementos de hierro fundido y bronce, productos para la industria del vidrio y la cerámica, productos refractarios, hormigones hidráulicos, recubrimientos e impermeabilizantes, incluyendo su aplicación; carpintería de madera, incluyendo su montaje y ofrecer servicios de posventa, todos ellos en moneda nacional y divisa. 2. Brindar servicios de mantenimiento y montaje a instalaciones y equipos tecnológicos industriales de producción de materiales de construcción; de laboratorio para ensayos de materiales de construcción, de alquiler de equipos de construcción, 17 complementarios y transporte especializado, de transportación de carga general; de diagnóstico, reparación y mantenimiento a equipos de transporte automotor, construcción y complementarios, así como sus agregados; de alquiler de almacenes, de parqueo; de alquiler de locales, servicios científico-técnicos y ejecución de proyectos de I+D e innovaciones tecnológicas, así como de asistencia técnica, consultoría y asesoría en actividades de producción de materiales de construcción; servicios especializados de voladura, incluyendo su proyecto; producir y comercializar de forma minorista excedentes de productos agropecuarios procedentes del autoconsumo a sus trabajadores y de almacenamiento y expendio de combustible y lubricantes, este último solo a entidades del sistema del Ministerio de la Construcción, todos ellos en moneda nacional. Para responder al objeto social, cuenta con la siguiente MISIÓN: “Proporcionar el desarrollo constructivo con materiales de calidad, basados en la excelencia, innovación y experiencia”. La organización se proyecta hacia el futuro con la siguiente Visión. Su Visión: Somos líderes en la producción de materiales de construcción en el territorio, nos distinguimos por aplicar y desarrollar progresivamente un sistema de gestión de la calidad que satisface las expectativas de los clientes y nos permite mantener una posición de competitividad en función de lograr la excelencia. Contamos con directivos y trabajadores motivados, con alto grado de desempeño y sentido de pertenencia, con tendencia a asumir la responsabilidad en el cumplimiento de sus funciones como vía para llegar a la auto dirección de los procesos. La empresa trabaja en tres ramas fundamentales: cantera, hormigón y cerámica roja, produciendo materiales como: áridos, elementos de pared, de piso, de techo y carpintería de madera. Estas producciones permiten responder a las necesidades de la provincia en materia de construcción y reparaciones de obras para los programas que lleva a cabo el país. La estructura de la empresa es plana, existiendo tres niveles entre el Director y el Jefe más cercano a la producción, dos niveles funcionales y uno ejecutivo. Posee flexibilidad y unidad de mando permitiendo el cumplimiento de los objetivos y misión de la organización. Ver anexo 2 La Empresa cuenta con una Oficina Central con cuatro Vice-Direcciones a las que se subordinan 5 Unidades Empresariales de Base de ellas tres productivas y 2 de servicios. Categoría Ocupacional Dirigentes Técnicos Administrativos Servicios Obreros Total 32 81 17 100 382 612 Proveedores. -CUPET: Provee a la empresa combustible (diesel, gasolina fuel oil), lubricantes y gas licuado. Se le asigna nacionalmente según las producciones a realizar. 18 -Unión del Cemento: Provee cemento, cemento gris de Nuevitas y cemento blanco Siboney, se le asigna nacionalmente según las producciones a realizar y por la cercanía que tiene ésta. -EXPLOMAT: Suministran explosivos, equipos, y piezas de cantera. Se le asignan a la empresa según la necesidad y la cantidad de explosiones que se vayan a realizar. -Corporación CIMEX: Provee materiales de oficina, alimentos y aseo; también como proveedor de materiales de oficina está COPEXTEL y de alimentos ENSUNA. A la hora de negociar se realiza una exploración del mercado para conocer cuál es la mejor alternativa, la de los precios más bajos y la de mejor calidad. -El MINCIN: Proporciona alimentos y es asignado a la entidad por Planificación Provincial. -Gases Industriales: Suministra oxígeno y acetileno y es el único suministrador de este tipo, dada la cercanía que este ofrece. -OBE: Garantiza la electricidad. -ACINOX: Provee electrodos y materiales eléctricos al igual que DIVEP y ENSUNA. -CUBALUB: Suministra lubricantes. Entre los clientes más importantes se encuentran: -El MICONS que da cumplimiento al programa de la batalla de ideas (programa trazado por el Gobierno Revolucionario encaminado a la construcción y reparación de obras públicas). -La Comercializadora Escambray que comercializa las producciones en divisa. -La Vivienda que es a la que se le entrega los recursos del programa de la vivienda y de la batalla de ideas. Estos clientes son los que dependen en mayor medida de la empresa de Materiales de Construcción y se les venden los volúmenes más grandes. El MICONS y la Comercializadora Escambray efectúan los pagos en divisa. A fines del año 2000 se comienza un proceso de cambios y transformaciones en los métodos y estilos de dirección, estructuras, descentralización de recursos y funciones, capacitación y preparación de los trabajadores, lográndose una dirección participativa donde se prioriza la vinculación de los resultados individuales y organizacionales, sobre la base de la confianza mutua, comunicación abierta y cooperación. Se comienza aplicar el método OVAR de dirección, el que permite darle seguimiento a los objetivos propuestos por la organización. La cultura de la organización está encaminada a la flexibilidad, innovación, orientación al grupo, con predominio del liderazgo visionario y la motivación, orientada a asimilar el cambio como elemento clave de la competitividad. En consecuencia con estos análisis quedaron definidos para la organización los siguientes valores que los directivos han identificado para influir positivamente en la mente de las personas, y así alcanzar un mejor desempeño. En junio del 2003 se llevó a cabo una auditoria de sistema a solicitud de la empresa, que fue efectuada por la Unidad Territorial de Inspección Estatal de la Construcción con el objetivo de certificar la contabilidad para que la empresa se pudiera insertar en el Perfeccionamiento Empresarial. Los resultados de esta auditoria fueron evaluados de aceptable. La empresa proyecta insertarse en el Proceso de Perfeccionamiento Empresarial. El 12 de Enero del 2004 fue aprobado por el Grupo de Perfeccionamiento del MICONS el diagnóstico inicial, y en el mes de abril esta prevista la discusión del expediente con el grupo de perfeccionamiento del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministro. 19 La empresa se encuentra inmersa en un proceso inversionista en la rama de canteras, elementos de piso y pared, que debe culminar una parte en marzo de 2006. Yacimiento de Arena “La Veguita”: Producir 30.0 mm3 de arena beneficiada y 40.0 mm3 de arena natural por año. Combinado de Áridos “José Rodríguez”: Puesta en marcha de un hidrociclón y clarificador para producir arena artificial de alta calidad, 40.0 mm3 por año. Una planta ponedora de bloques con capacidad de producir de 2400.0 Mu por año. Combinado de Hormigón y Carpintería “Guillermo Tejas”: Ampliación de la planta de baldosas Rigam con 2 prensas, 2 mezcladores, 2 montacargas y un sistema de recuperación de agua y tratamiento de residuales, incremento de la producción en 29.0 mm2 por año. Combinado de Cerámica y Arena “Cristino Barreda”: Construcción para el mes de Septiembre de 2006 de un horno cámara para incrementar la capacidad de producción de cerámica: racillas 400.0 Mu, tejas 300.0 Mu y ladrillos en3000.0 Mu. Análisis de la administración del efectivo. Para analizar la administración del efectivo se valora en primer lugar los ciclos promedios de rotación de los fondos líquidos. Estos ciclos son: ciclo de cobro; ciclo de inventario materias primas y materiales, ciclo de inventario producción en proceso, ciclo de inventario producción terminada y el ciclo de pago. Sobre la base de que estos ciclos dan a conocer el tiempo promedio que se logra mantener los fondos garantizando las necesidades financieras a corto plazo, minimizando así el riesgo potencial de la insolvencia. Dado lo anterior en VITALMAC se valoran los ciclos de cobro , inventarios, pago y conversión del efectivo para los años desde el 2001 hasta 2005 obteniéndose que los ciclos de inventarios y cobros en vez de disminuir, lo que hacen es aumentar principalmente el de inventario y dentro de este ciclo el de inventario producción terminada; el ciclo de pago por el contrario lo que hace es disminuir lo cual provoca un ciclo de conversión del efectivo demasiado elevado lo cual no favorece a la Empresa. Resultados obtenidos de los ciclos de conversión de efectivo. CICLO DE CONVERSIÓN DEL EFECTIVO: Concepto Ciclo de cobro Ciclo de pago Ciclo de invt.mat.prima. Ciclo de invt. Prod. Proc. Ciclo de invt.prod.termin. Ciclo de conversión de efectivo 1 2 3 4 5 6 Um días días días días días días 2005 59 36 72 12 120 227 2004 48 13 90 4 120 245 2003 26 120 90 2 120 118 2002 21 16 90 5 120 220 2001 28 10 72 5 180 275 Desde el año 2001 hasta el 2005 la Empresa ha venido disminuyendo su ciclo de efectivo en días, aunque del 2001 al 2003 disminuyeron de 275 a 188 días, pero del 2003 al 2005 aumentaron de 118 a 245y 227 días respectivamente. Al cierre de diciembre del 2001 los fondos líquidos de Vitalmac rotaban cada 275 días y para el cierre del 2002 lo hacían cada 220 días. Esta disminución que se considera positiva es ocasionada por todos los ciclos ya que el ciclo de pago aumentó y el ciclo de cobro disminuyó de igual manera lo hicieron los inventarios pues estos fueron los que más incidieron en este resultado. 20 Para el 2003 el ciclo de rotación del efectivo disminuye en dos días, lo que ahora afecta es el ciclo de pago que aumentó en 104 días con respecto al 2002. Este aumento tan notable fue debido a que las compras disminuyeran en un 89,3% con respecto al año anterior. El ciclo de inventario se mantuvo casi estable, solo disminuyó 3 días y el ciclo de cobro aumentó 5 días lo es considerado un resultado negativo. En el 2004 el ciclo de conversión del efectivo tuvo un significativo aumento de 127 días, que fue provocado principalmente por una rápida disminución del ciclo de pago en 107 días, esto se originó porque las compras aumentaron en $1085,6 MP y también influyó el ciclo de cobro pues aumentó en 22 días; el ciclo de inventarios se mantuvo estable. Al cierre del 2005 aumentó la velocidad de rotación de los fondos líquidos de la empresa, ya que en el 2004 rotaban cada 245 días y en este año lo hacen cada 227 días. Debido a que el ciclo de pago aumento en 23 días lo que influye positivamente en este resultado, las cuentas por cobrar aumentaron en 11dias y los inventarios disminuyeron en 10 días. Sin embargo este aumento no modifica la tendencia a decrecer que tienen los ciclos de caja durante este periodo 2001-2005. En este tiempo los inventarios fueron los que más influenciaron en la lentitud del ciclo de caja ya que el inventario de materias primas rota cada 90 días como promedio provocado por un lento movimiento de cemento y explosivo que no se usa seguidamente; la producción en proceso es el que rota más rápidamente pues casi todos los días se termina algún tipo de producto, ejemplo de estos son: mosaicos, baldosas, racilla, bloques entre otros; el inventario de producción terminada es el que rota más lentamente ya que lo hace cada 120 días esto se debe a un estancamiento de arcilla roja y caolín con un valor de $425 000, 00 que no se podido vender. Ver anexo 3 Cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Cuentas por Cobrar. Años. 2005 2004 2003 2002 2001 Cuentas por cobrar a corto plazo: 673,7 711,0 431,1 206,2 225,7 De ellas: Dentro del Organismo. 4,7 No Vencidas. 272,9 158,1 116,7 Vencidas. 400,8 552,9 314,4 206,2 225,7 Hasta 60 días. 143,3 117,1 124,2 101,1 225,7 De 61 a 90 días. 73,0 124,2 45,4 62,3 Más de 90 días. 184,5 311,6 145,0 42,7 Cuentas por Pagar. Años. Cuentas por pagar a corto plazo: De ellas: Dentro del Organismo. No Vencidas. Vencidas. Hasta 60 días. De 61 a 90 días. Más de 90 días. 2005 157,3 2004 79,3 63,3 94,0 8,5 18,5 60,8 55,6 1,0 4,2 85,5 2003 10,5 2,6 7,9 4,8 0,004 3,0 2002 76,7 60,0 1,1 15,6 2001 31,5 16,8 1,5 13,1 Cuando se hace un análisis de las cuentas por cobrar y por pagar se puede ver que la mayoria de las cuentas por cobrar están vencidas a más de 90 días por lo que hay una mala gestión de cobro; en cuanto a las cuentas por pagar se detecta que la mayoria 21 están vencidas hasta 60 días y más de 90 días lo que trae como resultado que haya una mala gestión de pago. ANALISIS DE LA CALIDAD DEL CAPITAL DE TRABAJO (CT). Como es conocido el valor del capital de trabajo se mide por el exceso del activo corriente sobre el pasivo corriente. Así, el CT representa el monto de dinero, los rubros que casi constituyen dinero y los sustitutos de dinero (pagos anticipados) disponibles después de proveer el pago del pasivo corriente. ( Ver tabla). Por lo tanto la tabla siguiente muestra que el Activo Corriente disminuyó en el año 2005 respecto al 2004 en $ (177,2) mientras que el Pasivo Corriente creció en 240,2 por lo que hubo una disminución del Capital de Trabajo de $ (416,3) Pero los resultados en ambos años del CT son positivos. En el Activo circulante podemos apreciar que en el año 2005 con respecto al 2004 disminuyen casi todos los activos circulantes, menos los otros activos. Las cuentas que mas disminuyeron fueron los inventarios y el efectivo, y las cuentas por cobrar tuvieron una ligera disminución, los otros activos aumentaron significativamente, aunque este aumento no incide en que el activo circulante disminuya de un año a otro; además la cuenta que mayor porciento representa del total de los activos circulantes es el inventario y le sigue las cuentas por cobrar, aunque en su porcentaje no hay gran diferencia de un año a otro con respecto al total de los activos circulantes. En el Pasivo circulante sucedió casi lo contrario, en este aumentaron casi todos los pasivos, menos los pasivos acumulados y los depósitos recibidos. Los que aumentaron más significativamente fueron los Efectos y cuentas por pagar y las Obligaciones con el presupuesto, el que disminuyó más notablemente fue los Pasivos acumulados. A continuación le presentamos la siguiente tabla donde se muestra la calidad del CT del 2005 respecto al 2004. Aumento o Porcentaje del total de la Disminución cuenta corrientes Concepto 2005 2004 Pesos % 2005 2004 Activos Corrientes Efectivo 44,0 169,3 (125,3 (74) 1,5 5,5 30,4 29,9 62,6 64,5 ) Cuentas por Cobrar 885,9 923,1 (37,2) (4) Inventarios 1820, 1990, (169,4 (8,5) 8 2 ) Otros activos 159,1 4,4 154,7 5,5 0,1 Total Activos Corrientes 2909, 3087, (177,2 (5,7) 100 100 8 0 ) 80,7 215,7 27,8 9,8 Pasivos Corrientes Efectos y cuentas por pagar. 296,4 2,7 22 Concepto 2005 2004 Aumento o Disminución Pesos % Porcentaje del total de la cuenta corrientes 2005 2004 Cobros anticipados. 116,1 87,7 28,4 32,4 10,9 10,7 Deposito recibido. 325,3 331,8 6,5 1,6 30,6 40,3 68,6 80,8 1,2 14,1 8,3 Obligaciones con el 149,4 presupuesto. Pasivos acumulados. 47,5 144,3 (96,8) (67,1) 4,5 17,5 Otros pasivos. 128,3 109,7 18,6 17,0 12,1 13,3 Total de Pasivos Corrientes 1063, 822,8 240,2 29,2 100 100 1846, 2264, (417,4 (18,4) 8 2 ) 0 CAPITAL DE TRABAJO Análisis de tendencia de los flujos de efectivo. Los flujos de efectivo tanto en moneda nacional como en divisa; aumentan por concepto de ingresos por ventas. Los de moneda nacional también lo hacen por las cuentas por cobrar y su principal salida es por concepto de salario. Los flujos de efectivo en MN del 2005 disminuyeron con respecto al año anterior principalmente en los meses de enero a mayo. Esto es debido a que sus ventas que es su principal ingreso no fueron tan elevadas ya que sus producciones se entorpecieron un poco por la sequía. Aunque en los otros meses aumentaron significativamente ya se hicieron aumentos de salarios dos veces en el año lo trajo aparejado aumento de los planes y el real de las ventas. En el 2004 aumentaron las salidas por concepto de pagos al presupuesto de la ONAT; auque las ventas no fueron bajas pero esto hizo que disminuyera los flujos de efectivo. Ver anexo 4 Los flujos de efectivo en CUC del 2005 son más elevados con respecto al año 2004; aunque se mantienen estables casi todos los meses menos en abril y junio que aumentan significativamente debido a un aumento en los cobros por otros ingresos y por financiamiento central. En el 2004 se mantienen estables casi todos los meses aunque en los meses de enero, abril y agosto tuvieron un ligero aumento causado por un significativo aumento en las ventas. Ver anexo4.1 Análisis de tendencia de las razones de liquidez. Tabla del cálculo de las razones financieras para los años del 2001al 2005. Concepto 0 Um 2005 2004 2003 2002 2001 Capital de trabajo neto. 1 $(MP) 1846,8 2263,1 2124,6 1084,1 1494,2 Razón circulante. 2 $ 2,74 3,75 4,04 1,64 2,56 Razón ácida. 3 $ 1,02 1,33 1,14 0,28 0,39 Razón defensiva. 4 Días 25 28 40 13 20 23 El capital de trabajo tiene un notable incremento del 2001 al 2004 aunque en el 2005 disminuye con respecto al 2004. Este resultados no influyen negativamente en la empresa ya en los dos años el CT es positivo. La razón circulante ha ido aumentando significativamente, pero en 2002 disminuyó con respecto al 2001; en todos los otros años aumento. Esta razón se lee: Por cada peso de deuda a corto plazo, la empresa posee $2,74 de activos circulantes para enfrentar dicha deuda. Cuando se analiza la razón ácida y comparamos con la razón circulante, podemos apreciar que el inventario representa un porciento elevado en los activos circulantes, lo que trae consigo una razón ácida demasiado pequeña. Esto significa que la liquides de la empresa recae principalmente en estos. Esta razón se lee: Por cada peso de pasivo circulante, existen $ 1,02 de activos con alta liquidez. La razón defensiva tiene una tendencia al aumento; aunque en los dos últimos disminuye un poco. Esta razón se lee: Cada 25 días la empresa cuenta con efectivo disponible para hacerle frente a cualquier eventualidad. Los cálculos de cada una de las razones esta en el anexo 5 Conclusiones. Se concluye que la Empresa tiene deficiencias en su administración del efectivo causadas por: Una lenta rotación del ciclo de cuentas por cobrar, principalmente en los años 2004 y 2005, de 48 y 59 días respectivamente, esto demuestra que tienen una mala gestión de cobro. -Un lento movimiento de los inventarios , los mas notables son los inventarios de materias primas y el de producción terminada. -Las cuentas por pagar rotan muy rápidamente, principalmente en los años 2001,2002y 2004 con una rotación de 10, 16y 13 días respectivamente. -Los flujos de efectivo en MN del 2005 disminuyeron con respecto al año anterior debido a una disminución de las ventas que es el principal ingreso de la empresa. Recomendaciones. Le recomiendo a la Empresa aplicar algunos métodos y técnicas para así mejorar la situación de su administración del efectivo: -Acelerar su ciclo de cobro tan rápido como sea posible sin perder ventas futuras y así agilizar su gestión de cobro. -Tratar de que los inventarios permanezcan el menor tiempo posible en el almacén y no hacer grandes inversiones en ellos ya que pueden ocasionar perdidas de ventas. -Demorar el ciclo de pago tanto como sea posible tratando de no deteriorar su reputación crediticia. -Realizar flujo de efectivo diarios para así saber más rápidamente el saldo disponible que tienen para operar en la caja. Bibliografía. Almeida González, Maylié. Análisis de la Administración del Efectivo en la Empresa de Estructuras “Paco Cabrera” de las Tunas. Trabajo de diploma. Año 2005. Brealey, Richard A. Y Myers, Stewart C Fundamentos de Administración Empresarial. Cuarta Edición. MC Graw Hill Interamericana de España S.A. Año 1995 Gitman. Lawrence: Fundamentos de Administración Financiera. Tomo I Editorial MES. Lic. González del Foyo, Maria Esperanza. La administración del efectivo en la gestión financiera corporativa en el Hotel Sierra Mar- Los Galeones. Tesis de Master. Año 2000. 24 Weston J. Fred y Brigham, Eugene F. Fundamentos de Administración Financiera. Décima Edición. Mc Graw Hill Interamericana de México. S.A. de C.V. Año 1994. 25 ANEXOS: Anexo 1 26 Anexo 2 Dirección Esp. B Asuntos jurídico Tec. A Org. y Sist. Dirección Auditor B Aux. Gral de Administración Sub Dirección Comercial Sub/ Director. Sub Dir Técn - Productiva Téc. A Aseg. Ramal Sub/ Director Aux. Gral. admón. Esp. Explot. Yacimiento Metrólogo C Construc Laboratorio Esp. Hormigón Estructurales Proyec. Minero A Controlador B Calidad Sub Dir Rec. Humanos Sub Dir Econ. y Finanzas J’ Seg. Y Protec Sub/ Director Contador Analista C Sist. Comp Tec. B OTS (EP) Analista C Sist. Comp Esp B Cont y Costos (EP) Tec. B PHT Tec. B Rec. Laborales Estadístico B Encarg Act. Administ. Tec. A Planif. Oficinista A Financista B (EP) Sub Director Cantera Combinado Cerámica Línea Piedra Kilo 18 Línea Piedra y Arena J’ Línea J’ Linea Mtto y Equip J’ Brigada Linea ceramica roja Linea Arena y Caolin J’ Linea J’ Linea J’ Brigada Arenera la canoa J’ Brigada Minas de caolín J’. Combinado cerámica Fábrica de Bloques J’ Cantera Combinado Hormigón Base apoyo Línea Baldosa y Carpintería Línea Mosaico y Terrazo Base Transporte Brigada Mtto Industrial Taller Equipos Automotores J’ Línea J’ Línea Mosaico Baldosa J’ Brigada J’ Taller J’ Brigada J’ Brigada Maquinado J’ Brigada Taller Móvil J’ Brigada Carpintería Baldosa italiana Línea Hormigón Pto. Padre J’ Línea J’ Brigada J’ Combinado Hormigón J’ Base de Aseguramiento Comedor Provincial Almacén Provincial Unidad de Servicio Administrador J’ Unidad de serv. Polvorín Provincial Finca La Veguita Taller eléctrico J’ Brigada Ho-Fo Base de aseguramiento 27 J’ Base de Apoyo Servicentro Brigada de construcción Anexo 3 ROTACIÓN Y CICLO DE MATERIAS PRIMAS. CONCEPTO Um 2004 2003 2002 2001 Gasto de Mat. Primas y mat. 1 $ 716,6 657,5 Inv. Prom. de Mat. Primas. 2 $ 150,2 160,7 Número de Rotaciones (1/2) 3 veces 5 4 Días del Período 4 días 360 360 Ciclo de Vida (4/3) 5 días 72 90 ROTACIÓN Y CICLO DE LA PRODUCCIÓN EN PROCESO 713,4 176,4 4 360 90 775,1 189,3 4 360 90 1015,2 195,2 5 360 72 CONCEPTO 2003 2002 2001 Costo Prod. Bruta 1 $ 3739,6 3337,7 Inventario Prom. Prod. Proc. 2 $ 120,3 36,1 Número de Rotaciones (1/2) 3 veces 31 92 Días del Período 4 días 360 360 Ciclo de Rotación (4/3) 5 días 5 5 ROTACIÓN Y CICLO DE PRODUCTOS TERMINADOS 3550,6 22,5 158 360 2 3406,6 43,2 79 360 4 3509,9 45,8 77 360 12 Conceptos UM 2005 Costo Prod. Mercantil 1 MP 3582,8 Invent. Prom. Prod. Term. 2 MP 1028,8 Número de Rotaciones (1/2) 3 veces 3 Días del Período 4 días 360 Ciclo de rotación (4/3) 5 días 120 ROTACIÓN Y CICLO DE CUENTAS POR PAGAR 2003 3534,9 1243,5 3 360 120 2002 3463,9 1246,0 3 360 120 2001 3420,6 1429,3 2 360 150 CONCEPTOS Compras Promedio de Ctas por Pagar Número de Rotaciones (1/2) Días del Período Ciclo de Pago (4/3) Rotación y ciclo de cobro. CONCEPTOs Ventas Netas Promedio de Ctas por Cobrar Número de Rotaciones (1 / 2) Días del Período Ciclo de Rotación (4 / 3) 28 Um 2005 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Um $ $ veces días días 2005 2005 1193,9 118,3 10 360 36 Um 2005 $ 4255,9 $ 692,3 veces 6 días 360 días 59 2004 2004 3326,2 1228,7 3 360 120 2004 1214,2 44,9 27 360 13 2003 2002 2001 128,6 1203,3 1223,3 43,6 54,1 35,3 3 22 35 360 360 360 120 16 10 2004 4284,8 571,0 8 360 48 2003 4488,4 318,6 14 360 26 2002 3718,5 215,9 17 360 21 2001 4291,5 330,3 13 360 28 Anexo 4 Flujo de efectivo MN 600.0 500.0 Saldo dis ponible 400.0 Flujo de efectivo05 300.0 Flujo de efectivo 04 200.0 100.0 0.0 enero febrero marzo abril mayo junio julio agosto septiembre octubre noviembre diciembre Meses. Flujo de efectivo en CUC 35.0 30.0 S aldo disponible. 25.0 20.0 Flujo de efectivo 05 Flujo de efectivo 04 15.0 10.0 5.0 0.0 enero febrero marzo abril mayo junio julio Meses. 29 agosto septiembre octubre noviembre diciembre Anexo 5 Razón defensiva. Concepto 0 Um 2005 2004 2003 2002 2001 Activos defensivos. 1 $ 316.2 327,3 417,8 169,0 258,3 Desembolsos en efectivo. 2 $ 4171,4 4244,7 3749,0 4642,3 4579,3 Días del periodo. 3 Días 360 360 360 360 360 Desembolsos diarios.2/3 4 $ 11,8 10,4 12,9 12,7 Razón defensiva. 1/4 5 Días 25 28 40 13 20 12,8 Razón circulante. Concepto 0 Um 2005 2004 2003 2002 2001 Activo circulante 1 $ 2909,8 3086,9 2823,1 2379,8 2454,8 Pasivo circulante 2 $ 1063,0 823,8 698,5 1295,7 960,6 Razón circulante 3 $ 2,74 3,75 4,04 1,84 2,56 Razón ácida. Concepto o Um 2005 2004 2003 2002 2001 Activo circulante 1 $ 2909,8 3086,9 2823,1 2379,8 2454,8 Inventario 2 $ 1820,8 1990,2 2029,7 2022,7 2078,0 Pasivo circulante 3 $ 1063,0 823,8 698,5 1295,7 960,6 Razón ácida 4 $ 1,02 1,33 1,14 0,28 0,39 30 Capital de trabajo. Concepto 0 Um 2005 2004 2003 2002 2001 Activo circulante 1 $ 2909,8 3086,9 2823,1 2379,8 2454,8 Pasivo circulante 2 $ 1063,0 823,8 698,5 1295,7 960,6 Capital de trabajo neto. 2500 2000 1500 1000 500 0 Capital de trabajo neto. 2005 2004 2003 2002 2001 1846.8 2263.1 2124.6 1084.1 1494.2 Razón acida y circulante 4.5 4 3.5 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0 2005 31 2004 2003 2002 2001 Razón defensiva. 45 40 Rango de datos. 35 30 25 20 15 10 5 0 2005 2004 2003 Años. 32 2002 2001