Repositorio Institucional Digital - RID Ministerio de Salud y Protección Social 105_rid_minsalud UN DESARROLLO PROPIO QUE CUMPLE CON LINEAMIENTOS DE GOBIERNO EN LÍNEA Y NIVELES DE SEGURIDAD ESTABLECIDOS PARA LA FÁCIL RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN PRODUCIDA POR EL SECTOR SALUD Y QUE FÁCILMENTE PUEDE SER ADAPTADA A TODOS LOS SECTORES. Esta herramienta forma parte de la Estrategia de Gobierno en Línea (GEL) y la Política de Comunicaciones del MSPS para mejorar el proceso de interacción con el ciudadano, facilitándole el acceso a la información y haciendo visible la labor del Ministerio. Enfrentar este desafío involucra además de la infraestructura tecnológica y la adopción de estándares internacionales, un proceso de gestión del cambio que permita operar y buscar por Tema TIC para el Gobierno abierto Tipo de organización Entidad pública Nacional Sector Salud y Protección Social medios electrónicos, la información del Ministerio. 2. Hipervínculo (URL) https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/SitePages/Busqueda.aspx 1. Descripción 3. Fecha en que inició la implementación: 11/4/2013 2013, en el marco de la Estrategia de Gobierno en Línea, un 4. Entidad(es) participantes(s) de la experiencia administrativa y datos abiertos con el fin de acceder a los Cuenta de Alto Costo. El Ministerio de Salud y Protección Social (MSPS) inició en el año esquema de innovación para gestionar los procesos de eficiencia documentos digitales de la entidad a través del desarrollo del Repositorio Institucional Digital (RID), herramienta que apoya la Ministerio de Salud y Protección Social, Instituto Nacional de Salud, 5. Población que se buscaba impactar toma de decisiones de los actores del sistema, a través de la El Ministerio de Salud busca por medio de la implementación de las científica producida por el Ministerio y como parte fundamental de alfabetización en información de los ciudadanos. Esto significa que consulta e intercambio electrónico de la información técnica y la gestión del conocimiento en salud. herramientas TIC, la apropiación del conocimiento y la el ciudadano, debe estar en capacidad de buscar y recuperar información de calidad en el tema que necesite. El RID es una herramienta que permite hacer consultas en diversos temas, tanto para consultar de manera centralizada toda la información oficial para la comunidad, como para los actores del sistema. en salud. 6. Problema u oportunidad que motivó la creación de la Para el Ministerio está concebido como un sistema que gestiona solución los contenidos del portal asegurando que cada documento que se por parte de los usuarios y los actores del sistema. La cumpliendo con la política de publicación y actualización de la La información en salud es una de las consultas más frecuentes publica en cada una de las páginas esté almacenado en el RID, documentación producida por el Ministerio de Salud y Protección información digital del MinSALUD. Social y las Entidades Adscritas y Vinculadas no se encontraba 8. Proceso que se llevó a cabo para el diseño y centralizada y no contaba con los estándares que permitieran una óptima recuperación y un fácil acceso a ella. desarrollo de la solución El diseño y desarrollo del Repositorio Institucional Digital-RID tiene Por lo tanto, ya que Ministerio es el ente rector en temas de salud como punto de partida la "venta de la idea" al nivel directivo en el y protección social y teniendo en cuenta que la vanguardia de la marco de un proceso de innovación asociado a los lineamientos de disposición de información se realiza a través de internet desde la Estrategia de Gobierno En Línea, seguida por la cualquier parte del mundo, surge el proyecto de diseñar un conceptualización de la herramienta enmarcándola en un proyecto, Repositorio de documentos electrónicos, buscando responder al definiendo el objetivo que se buscaba con el desarrollo. proceso de abrir los datos en el marco de la estrategia de Gobierno en Línea. Luego se planteó el contenido, la estructura y el cronograma. A través de contrataciones se procede con la ejecución del proyecto 7. Cómo la solución dio respuesta a la problemática contemplando el diseño, desarrollo, pruebas e implementación. planteada Como parte del proceso se siguió con la puesta en marcha o El RID está planteado como un buscador que facilita la recuperación y acceso a la información, es una herramienta útil implementación donde se consideró procesos de capacitación y asociación a herramienta de seguimiento al tráfico del sitio. Finalmente, se viene trabajando en el posicionamiento y fidelización mediante la actualización de contenidos y las repositorios y viceversa. Control de la duplicidad de la información. optimizaciones de la misma herramienta. Cumplimiento de la política de imagen institucional del Ministerio. 9. Quiénes y cuántos han sido los beneficiarios directos e indirectos de esta iniciativa Los beneficiarios de esta iniciativa de manera directa son los ciudadanos usuarios de la información del MinSALUD, las Entidades Adscritas y Vinculadas. El RID tiene asociado un esquema de monitoreo de consultas con Google analytics. Durante 2015, las estadísticas de consulta se han venido incrementando mes a mes. Las siguientes son las cifras asociadas al numero de consultas al RID en los últimos seis meses. Febrero : 11984, Marzo : 14369, Abril: 17974, Mayo: 28985, Junio: 33607, Julio: 57162. 10. Logros o mejoras más relevantes que se han obtenido con esta solución Centralización en un solo sitio de la información oficial del sector salud. Descripción de metadatos Dublin Core, para una fácil recuperación de contenidos. Generación de búsquedas predefinidas, las cuales están asociadas a un tema mediante un solo enlace. Consolidación del historial de los requerimientos de información por los ciudadanos y entes de control. Implementación del protocolo de interoperabilidad Cliente/servidor el cual permite que los contenidos del repositorio sean recuperados en otros Establece los niveles de seguridad necesarios para el manejo de la información generada en el sector tanto externa como interna. Preservación y conservación de la memoria institucional. Integración de las entidades adscritas y vinculadas para que suministren la información que generan por medio del repositorio. Asignación de un identificador persistente para cada documento handle. Evidenciar la consulta de cada documento mediante la generación de un reporte estadístico, generado por el sistema. 11. Principales obstáculos enfrentados y qué se aprendió al superarlos Durante la implementación de las políticas de publicación digital para subir la información al RID, la resistencia al cambio fue uno de los principales obstáculos que se presentaron, Sin embargo, y luego de ver las ventajas de la centralización y la organización, los funcionarios se sensibilizaron al comprender que es importante publicar información de calidad que cumpla con los estándares, y que así mismo pueden visibilizar su trabajo frente a la comunidad. 12. Condiciones que hacen posible que esta solución se siga implementando en el futuro Inicio de la tercera fase, con el fin de implementar desarrollos que permitan potencializar las búsquedas de información en el RID, implementar metodologías que permitan el posicionamiento de la información a través de los buscadores mas consultados y afinamiento de los procedimientos internos para normalización de la información. 13. La experiencia ha sido utilizada por otras entidades para hacer sus propios desarrollos o ha servido de inspiración a otros Actualmente la experiencia es de interés para el Departamento Nacional de Planeación- DNP.