Manual de organización y funciones

SUBDIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALES
Y MANTENIMIENTO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
ORGANIGRAMA
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO
SUBDIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALES
Y MANTENIMIENTO
DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS
GENERALES
DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO
SECCIÓN DE
TRANSPORTES
SECCIÓN DE LIMPIEZA
SECCIÓN DE
LAVANDERÍA
SECCIÓN DE
SEGURIDAD
SECCIÓN DE
COSTURERÍA
SECCIÓN DE COCINA
SECCIÓN DE
MENSAJERÍA
SECCIÓN DE PLANTA
TELEFÓNICA
SECCIÓN DE
IMPRENTA
SECCIÓN DE
ELECTROMEDICINA
1. INTRODUCCION
El Manual de organización y funciones, es un instrumento que presenta en
forma clara cada uno de los aspectos acerca de la organización de La Sub
Dirección de Servicios Generales.
Como un instrumento informativo el manual de funciones resulta ser útil en los
procesos de inducción, capacitación, evaluación, promoción, etc. Esto significa
que la mayor parte de información que contiene este tipo de manual es para
procesos administrativos del recurso humano.
La parte organizacional de la Sub Dirección de Servicios Generales y
Mantenimiento hace referencia a la estructura organizacional, las líneas de
mando, jerarquías y dependencias organizacionales, a través de un
organigrama de la Sub Dirección y sus dependencias.
Toda la información aquí presentada hace referencia a la estructura
organizacional contemplada en marco conceptual del Modelo de Atención y
Gestión de Hospitales Solidarios.
El presente manual contiene La organización y funciones de la Sub Dirección
de Servicios Generales y Mantenimiento, los departamentos de Servicios
Generales y Mantenimiento y las secciones de Transportes, Limpieza,
Lavandería, Seguridad, Costurería, Cocina, Mensajería, Planta Telefónica,
Electromedicina e Imprenta, para el buen desempeño de labores del Hospital.
2. OBJETIVOS DEL MANUAL
2.1
General
Brindar una idea clara acerca de la estructura organizacional de la Sub
Dirección de Mantenimiento y Servicios Generales así como de cada una de
las funciones de las áreas que integran dicha sub dirección.
2.2
Específicos
•
Ser un medio útil para facilitar los procesos administrativos dentro de la
sub dirección, que corresponden a inducción, capacitación y evaluación
del personal.
•
Brindar una idea clara de la misión y visión de la Sub Dirección de
Servicios Generales y Mantenimiento.
•
Proporcionar una idea clara de la estructura de la organización de la Sub
Dirección de Servicios Generales y Mantenimiento y de cada una de sus
dependencias.
3.
OBJETIVO DE LA SUB DIRECCIÓN
Velar por el buen funcionamiento y organización de los diferentes
departamentos y secciones que lo conforman, para la prestación eficiente y
eficaz de los diferentes servicios que le son inherentes, que son de beneficio
del personal administrativo como de los pacientes del hospital.
3.1
Misión y Visión
Misión
Ser una parte integral dentro de la institución responsable de brindar el servicio
necesario de mantenimiento, transporte, seguridad, limpieza, lavandería,
nutrición y otros servicios generales que son vitales para la Institución,
contribuyendo de esta manera con la asistencia que proporciona el Hospital
para garantizar la salud de la población.
Visión
Ser una parte integral dentro de la Institución que garantice la disponibilidad de
los servicios generalmente necesarios para el buen funcionamiento del Hospital
optimizando el uso de los recursos disponibles.
3.2
BASE LEGAL
El Marco legal para el desarrollo de este documento es la Ley de Servicio Civil,
la cual a través de la Oficina Nacional de Servicio Civil proporciona un Manual
de especificaciones de clases que se utilizó como base para la elaboración del
presente manual.
•
Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de
Guatemala, Artículos 35, 36, 48 , 53, 38 y 82;
Acuerdo Gubernativo 18-98, “Reglamento de la Ley de Servicio Civil”,
Artículos 12, 13, 14.
Marco conceptual del Modelo de Atención y Gestión de Hospitales
Solidarios.
Art. 93 DERECHO A LA SALUD. El goce de la salud es derecho
fundamental del ser humano, sin discriminación alguna.
Art. 94 OBLIGACION DEL ESTADO. SOBRE SALUD Y ASISTENCIA
SOCIAL
•
•
•
•
El estado velará por la salud y la asistencia social de todos los habitantes.
Desarrollará, a través de sus instituciones, acciones de prevención, promoción,
recuperación, rehabilitación, coordinación y las complementarias pertinentes a
fin de procurarles el más completo bienestar físico, mental y social.
•
ARTICULO 39 DEL DECRETO 114-97 LEY DEL ORGANISMO
EJECUTIVO
DECRETO 90-97 CÓDIGO DE SALUD.
DECRETO 1748 DEL SERVICIO CIVIL SU REGLAMENTO Y SUS
REFORMAS.
•
•
4. ESTRUCTURA DE LA SUB DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y
MANTENIMIENTO
Sub Dirección de Servicios Generales y Mantenimiento.
4.1
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
Dependencias
Departamento de Mantenimiento
Departamento de Servicios Generales
Sección de Transportes.
Sección de Limpieza.
Sección de Lavandería.
Sección de Seguridad.
Sección de Costurería.
Sección de Cocina.
Sección de Mensajería
Sección de Planta Telefónica
Sección de Electro medicina
Sección de Imprenta
Sección de Informática
5. Sub Dirección de Servicios Generales y Mantenimiento
Se reflejan las funciones directamente relacionadas con la conducción de los
Servicios Generales, que si bien no corresponde únicamente al área de
mantenimiento, en función de la organización de cada Hospital en concreto,
podría suceder que existiera una acumulación de funciones de Servicios
Generales en el Jefe de Mantenimiento, o de éste último en el primero.
Es la dependencia responsable de la planificación y coordinación de los
servicios generales y mantenimiento, tales como TRANSPORTES, LIMPIEZA,
LAVANDERÍA, SEGURIDAD, COSTURERIA, COCINA, MENSAJERIA,
PLANTA TELEFONICA, ELECTROMEDICINA E IMPRENTA a las distintas
dependencias y edificios del Hospital
a) OBJETIVO
Alcanzar la optimización en el funcionamiento de los diferentes departamentos
y secciones que conforman la estructura del hospital, para la prestación
eficiente y eficaz de los diferentes servicios que le son inherentes, en beneficio
directo de los pacientes, del personal y de la organización en general.
b) ESTRUCTURA
La Subdirección de Servicios Generales y Mantenimiento está integrada por los
Departamentos de Servicios Generales y el de Mantenimiento.
c) RELACIONES
La Subdirección de Servicios Generales
directamente de la Dirección Ejecutiva.
y
Mantenimiento
depende
d) FUNCIONES PRINCIPALES
Siguientes funciones principales:
1. Dirigir y coordinar los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo,
construcción, reconstrucción y mejora, en cuanto a los sistemas electro
mecánicos y especiales, infraestructura, mobiliario y equipo.
2. Participar en reunión de jefes en materia de servicios generales y
mantenimiento.
3. Proyectar y proponer el reajuste de la situación del personal de servicios
generales y mantenimiento, con el fin de mejorar el servicio, siempre
sobre la base de las disposiciones y condiciones que regulen tal
procedimiento.
4. Proponer la distribución de las tareas correspondientes en forma
equitativa, de acuerdo con la correlación y dependencia de las
respectivas funciones.
5. Organizar, orientar, asesorar, coordinar, supervisar y evaluar todas las
actividades de servicios generales y mantenimiento, velando por la
superación del servicio, el prestigio del hospital y la armónica
convivencia entre el personal.
6. Reunir periódicamente al personal del área en su totalidad o por grupos
con el objeto principal de:

Sistematizar, coordinar, articular y evaluar las actividades del
área.

Fijar normas para el desarrollo de planes de trabajo,
programas de mantenimiento preventivo y correctivo.

Fomentar la iniciativa y el intercambio de sugerencias y
observaciones prácticas del personal del área.

Promover el perfeccionamiento profesional del personal.

Establecer normas para el mejor aprovechamiento de los
recursos.

Analizar y adoptar cambios acerca de todo problema de
interés del personal.
7. Coordinar lo necesario para la ejecución de los trabajos dentro del
principio de calidad en bien del Hospital.
8. Asistir frecuentemente al área de trabajo para observar las tareas y
fiscalizar el desarrollo de las mismas, dando en cada caso, las
indicaciones conducentes a la obtención de los mejores resultados.
9. Instruir al personal del sector en la ejecución de tareas, que puedan
ocasionar ciertas dudas del operante.
10. Estimular la cooperación desinteresada del personal, por el espíritu de
solidaridad para el cumplimiento de toda tarea que contribuya a la buena
marcha del sector.
11. Elevar notas, estudios, sugerencias, etc. relacionadas con la mejora del
servicio, que presente el personal.
12. Dar el visto bueno a las órdenes de trabajo, de cierta importancia, y
determinar el principio de ejecución de la misma.
13. Controlar los pedidos y recepciones de los materiales solicitados, según
corresponda a su necesidad, cantidad y/o calidad
14. Asumir directamente, si procede, el control del trabajo que se realice por
cuenta de terceros, previa aprobación de ejecución por la Dirección,
llenando los recaudos reglamentarios técnicos y administrativos a tal
efecto.
15. Prohibir que el personal o miembro del Hospital, retire máquinas,
instrumentos, herramientas, muebles, útiles, materiales, insumos,
productos u otros elementos, salvo que lo sea a efectos de su
reparación, con la debida comunicación al encargado que corresponda
mediante el remito correspondiente.
16. Exigir que toda nota que se eleve a la Dirección guarde objetividad,
claridad de expresión y sobria cortesía, correcta ortografía y prolija
presentación.
17. Prestar la máxima colaboración a las autoridades de la Dirección, en lo
pertinente a la marcha de los servicios generales, normas de seguridad
e higiene del hospital.
18. Velar por el buen estado del equipo contra incendio y de su perfecto
funcionamiento.
19. Comunicar de inmediato, cualquier novedad notable del servicio, que
deba ser conocida por el Director tal como siniestro, accidentes, etc. En
tal caso redactar un acta dejando constancia de lo ocurrido, fecha, hora,
testigos, etc.
20. Promover la concienciación e importancia de la seguridad e higiene en
las diversas áreas del hospital, procurando en cada ambiente, la
constitución de equipos que tendrán a su cargo la vigilancia y
cumplimiento de las normas respectivas de seguridad e higiene. En este
punto deberá existir una estrecha colaboración con la Subdirección de
Recursos Humanos.
21. Gestionar ante la Subdirección de Recursos Humanos la formación y
capacitación del personal de su área con el objeto que realizar de forma
eficiente y eficaz sus tareas y otras funciones que se le asignen por la
autoridad competente.
5.1.
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
a) ESTRUCTURA
El Departamento de Servicios Generales está integrado con las siguientes
secciones: Transportes, Limpieza, Lavandería, Seguridad, Costurería, Cocina,
Mensajería, Planta Telefónica e Imprenta.
b) RELACIONES
El Departamento de Servicios Generales depende directamente de la
Subdirección de Servicios Generales y Mantenimiento.
c) FUNCIONES PRINCIPALES
El Departamento de Servicios Generales tiene a su cargo las siguientes
funciones principales:
1. Dirigir, coordinar y supervisar el trabajo asignado a las unidades
relacionadas con los servicios generales.
2. Participar y coordinar la reunión de jefes de las unidades de servicios
generales.
3. Estructurar y coordinar al personal de acuerdo con las necesidades de
las unidades de servicios generales.
4. Programar la distribución de las tareas correspondientes a las unidades,
buscando la equidad y justicia y la consecución de los objetivos
determinados.
5. Organizar, orientar, asesorar, coordinar, supervisar y evaluar las
actividades de servicios generales, velando por la superación del
servicio, así como por el prestigio del hospital y la armónica convivencia
entre el personal.
6. Reunir periódicamente al personal del área en su totalidad o por grupos
con el objeto principal de:

Sistematizar, coordinar, articular y evaluar las actividades del
área.

Fijar normas para el desarrollo de planes de trabajo,
programas de mantenimiento preventivo y correctivo.

Fomentar la iniciativa y el intercambio de sugerencias y
observaciones prácticas del personal del área.

Promover el perfeccionamiento profesional del personal.

Establecer normas para el mejor aprovechamiento de los
recursos.

Analizar y adoptar cambios acerca de todo problema de
interés del personal.

Coordinar lo necesario para la ejecución de los trabajos
dentro del principio de calidad en bien del Hospital.
7. Asistir periódicamente al área de trabajo para observar las tareas y
fiscalizar el desarrollo de las mismas, dando en cada caso, las
indicaciones conducentes de acuerdo a las necesidades.
8. Instruir al personal del sector en la ejecución de tareas, que puedan
ocasionar ciertas dudas del operante.
9. Estimular la cooperación desinteresada del personal, por el espíritu de
solidaridad para el cumplimiento de toda tarea que contribuya a la buena
marcha del sector.
10. Elevar notas, estudios, sugerencias, etc. relacionadas con la mejora del
servicio.
11. Dar el visto bueno a las órdenes de trabajo, de cierta importancia, y
determinar el principio de ejecución de la misma.
12. Controlar los pedidos y recepciones de los materiales solicitados, según
corresponda a su necesidad, cantidad y/o calidad.
13. Prestar la máxima colaboración a las autoridades de la Dirección, en lo
pertinente a la marcha de los servicios generales, normas de seguridad
e higiene del hospital.
14. Comunicar de inmediato, cualquier novedad notable del servicio, que
deba ser conocida por la Subdirección, tal como siniestro, accidentes,
etc. En tal caso redactar un acta dejando constancia de lo ocurrido,
fecha, hora, testigos, etc.
15. Promover la concienciación e importancia de la seguridad e higiene en
las diversas áreas del hospital, procurando en cada ambiente, la
constitución de equipos que tendrán a su cargo la vigilancia y
cumplimiento de las normas respectivas de seguridad e higiene. En este
punto deberá existir una estrecha colaboración con la Subdirección de
Recursos Humanos.
16. Gestionar ante la Subdirección de Recursos Humanos la formación y
capacitación del personal de su área con el objeto que realizar de forma
eficiente y eficaz sus tareas.
17. Velar que todas las secciones bajo su cargo, entreguen mensualmente
su estadística de actividades.
18. Otras funciones que la sean asignadas por el Subdirector de Servicios
Generales y Mantenimiento u otra autoridad competente.
5.1.1. SECCIÓN DE TRANSPORTES
a) RELACIONES
La Sección de Transportes depende directamente del Departamento de
Servicios Generales.
b) FUNCIONES PRINCIPALES
La Sección de transportes tiene a su cargo las siguientes funciones principales:
1.
Velar por el cumplimiento de las normas, funciones y atribuciones del
personal de Transportes.
2.
Servir inmediatamente las órdenes emanadas por el cuerpo médico y
administrativo en beneficio de la institución y especialmente del
paciente.
3.
Verificar la disponibilidad de los recursos económicos para el buen
funcionamiento del departamento.
4.
Cotizar a diferentes establecimientos comerciales para la compra o
reparación de los vehículos.
5.
Elaborar informes u oficios a manera de informar a las autoridades
superiores de toda actividad o problema que se presente en el
departamento.
6.
Supervisar y llevar control del movimiento de
departamento y vehículos de todas las actividades.
7.
Dar cumplimiento a las órdenes recibidas de autoridades superiores.
8.
Atender las solicitudes de servicio de transportes.
9.
Mantener los vehículos limpios y en óptimas condiciones.
personal
del
10. Llevar las Tarjetas de Control de Vehículos de forma actualizada, las
cuales contendrán la información general de los mismos, así como la
capacidad de carga y pasajeros.
11. Establecer un sistema de Control de Vehículos del Hospital,
conjuntamente con Activos Fijos.
12. Llevar el control de calcomanías y placas de los vehículos del Hospital,
conjuntamente con Activos Fijos.
13. Elaborar y dar seguimiento al Plan de Mantenimiento preventivo y
correctivo para la flota de vehículos del Hospital, para mantenerlos en
buen estado y garantizar su funcionamiento.
14. Llevar el control de viáticos asignados al personal de conductores, para
efectuar las comisiones oficiales.
15. Llevar el control de órdenes de mantenimiento y reparación de los
vehículos del Hospital.
16. Recibir los vehículos adquiridos por el Ministerio, para uso del Hospital,
conjuntamente con Activos Fijos.
17. Rotular los vehículos con la identificación del Ministerio.
18. Custodiar y controlar las llaves de los vehículos.
19. Verificar que las licencias de los conductores se encuentren vigentes.
20. Emitir la “Carta de Satisfacción de Servicio”, por los servicios o
reparaciones de los vehículos.
21. Custodiar y entregar los documentos (vales) para la asignación de
combustible y lubricantes, llevando los controles necesarios.
22. Gestionar la cuentadancia ante la Contraloría General de Cuentas.
23. Elaborar los reportes mensuales de la asignación de combustibles y
lubricantes.
24. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes.
25. Otras funciones relacionadas con su puesto o las que le sean
asignadas por el Jefe del Departamento de Servicios Generales.
5.1.2. SECCIÓN DE LIMPIEZA
a) RELACIONES
La Sección de Limpieza depende directamente del Departamento de Servicios
Generales.
b) FUNCIONES PRINCIPALES
La Sección de Limpieza tiene a su cargo las siguientes funciones principales:
1.
Diseñar el plan anual de limpieza.
2.
Organizar la distribución del personal de limpieza.
3.
Proponer la adquisición de productos nuevos que cumplen con los
requerimientos del servicio.
4.
Mantener limpio los acopios temporales y el centro de acopio principal.
5.
Establecer turnos diarios de trabajos de limpieza para cubrir los
diferentes sectores del Hospital
6.
Administrar los insumos de limpieza, velar que su uso sea adecuado y
llevar un control de los mismos.
7.
Informar al Jefe de Servicios Generales el funcionamiento y
desempeño del Departamento.
8.
Proponer al Jefe de Servicios Generales, los cambios necesarios para
el buen funcionamiento del departamento.
9.
Supervisar actividades de limpieza que se realizan diariamente en
todos los servicios.
10. Cumplir con las normas e instrucciones recibidas por el Departamento
de Mantenimiento.
11. Realizar trabajos de jardinería.
12. Distribuir y abastecer de tambos de agua y vasos desechables en los
dispensadores de agua (oasis) del Hospital.
13. Realizar la recolección y extracción de basura, para depositarla en los
lugares autorizados.
14. Programar las fumigaciones necesarias en las instalaciones del
Hospital.
15. Gestionar la cuentadancia ante la Contraloría General de Cuentas.
16. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes.
17. Otras funciones que le sean asignadas por el Jefe del Departamento de
Servicios Generales o por el Director Ejecutivo.
5.1.3. SECCIÓN DE LAVANDERIA
a) RELACIONES
La Sección de Lavandería depende directamente del Departamento de
Servicios Generales.
b) FUNCIONES PRINCIPALES
La Sección de Lavandería tiene a su cargo las siguientes funciones principales:
1.
Consecución de la producción para asegurar el suministro de textiles a
los centros de utilización.
2.
Organizar las operaciones de la lavandería.
3.
Coordinar y controlar el personal, para que realicen con eficiencia y
eficacia la producción.
4.
Controlar los consumos de insumos necesarios, para la producción.
5.
Controlar el stock de textiles en los depósitos.
6.
Realizar de forma oportuna las programaciones de nuevos textiles,
para mantenimiento del stock circulante.
7.
Realizar la prospección técnica de mercado para la adquisición de
nueva maquinaria, textiles, detergentes, etc.
8.
Promover la formación y capacitación del personal.
9.
Recoger y recibir la ropa sucia de los diferentes servicios, para
trasladarla al área de lavandería.
10. Entrega de ropa limpia a los diferentes servicios.
11. Controlar las entradas y salidas de los textiles de los depósitos.
12. Manejar y controlar las lavadoras y secadoras.
13. Efectuar el proceso de planchado de la ropa, cuando amerite.
14. Efectuar la limpieza de las lavadoras, secadoras y del área de
lavandería.
15. Controlar la producción mediante cuadro de mando.
16. Controlar el suministro de textiles a los centros de consumo.
17. Controlar administrativamente el personal del área.
18. Coordinar con los mandos intermedios responsables de los servicios
del hospital lo relacionado a los textiles.
19. Coordinar con el departamento de Compras las nuevas adquisiciones.
20. Coordinar con el departamento las nuevas incorporaciones y
seguimiento administrativo del personal en plantilla.
21. Coordinar con el departamento de Estadística en relación a consumos.
22. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes.
23. Otras funciones que la sean asignadas por el Jefe del Departamento de
Servicios Generales o por el Director Ejecutivo.
5.1.4. SECCIÓN DE SEGURIDAD
a)
RELACIONES
La Sección de Seguridad depende directamente del Departamento de Servicios
Generales.
b)
FUNCIONES PRINCIPALES
La Sección de Seguridad tiene a su cargo las siguientes funciones principales:
1.
Velar en todo momento por la seguridad de los bienes de la institución.
2.
Velar por el desempeño correcto y eficiente de los agentes de
seguridad.
3.
Asegurarse que impere el orden y que no se altere la paz dentro de la
institución.
4.
Interactuar con la seguridad externa con el objetivo de resguardar el
bienestar de los pacientes que asisten a esta institución.
5.
Coordinar todas las acciones de seguridad en actividades que se
realicen dentro de la institución ya sean de carácter benéfico o de
carácter oficial.
6.
Coordinar el uso adecuado de los parqueos y su control para evitar
incidentes o agravios a la propiedad de los demás trabajadores de la
institución
7.
Minimizar hechos delictivos dentro de las instalaciones y los
alrededores del Hospital General.
8.
Brindar seguridad perimetral.
9.
Mantener el orden en el ingreso de las visitas.
10. Control en el ingreso de los diferentes empleados a sus labores
habituales.
11. Revisión de bolsas, paquetes, mochilas, etc, al ingreso y egreso del
personal que labora en dicha institución.
12. Ordenar el uso de los parqueos vehiculares, utilizando los mecanismos
adecuados para el efecto.
13. Evitar el ingreso de vendedores ambulantes a las instalaciones del
Hospital.
14. Verificar que todo el personal porte su respectivo gafete de
identificación.
15. Mantener el orden para la utilización de las salidas autorizadas para
egreso e ingreso del personal.
16. Integración de todo el personal de seguridad, al plan hospitalario para
la atención de cualquier emergencia, contingencia y/o desastre.
17. Mejorar los sistemas de comunicación e información existente
18. Elaborar diariamente el reporte de novedades.
19. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes.
20. Otras funciones relacionadas que le sean asignadas por el Jefe de
Servicios Generales, Sub Gerente de Servicios Generales y
Mantenimiento o en su defecto por el Director Ejecutivo.
5.1.5. SECCIÓN DE COSTURERIA
a)
RELACIONES
La Sección de Costurería depende directamente del Departamento de
Servicios Generales.
b)
FUNCIONES PRINCIPALES
La Sección de Costurería tiene a su cargo las siguientes funciones principales:
1.
Programar, organizar, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar las
actividades que tienen relación con su sección.
2.
Programar el trabajo del personal asignado a la sección.
3.
Supervisar y dirigir el trabajo del personal asignado a la Sección.
4.
Entregar con conocimiento las prendas de vestir confeccionadas a los
diferentes servicios de encamamiento o a lavandería.
5.
Llevar registro de los requerimientos que le hagan los diferentes
Departamentos y servicios del Hospital.
6.
Realizar los requerimientos de insumos necesarios para la elaboración
de las prendas de vestir.
7.
Velar por la calidad de los insumos, previo a la elaboración de las
prendas de vestir.
8.
Mantener un Stock idóneo de insumos para la elaboración de las
prendas de vestir.
9.
Identificar, ordenar, almacenar y custodiar las diferentes prendas de
vestir confeccionadas.
10. Velar por el proceso de confección y producción de prendas de vestir.
11. Mantener en existencia las suficientes prendas de vestir que son
requeridas por los servicios de encamamiento o lavandería.
12. Elaborar la estadística mensual de las diferentes prendas de vestir
confeccionadas.
13. Otras funciones relacionadas que le sean asignadas por el Jefe de
Servicios Generales o en su defecto por el Director Ejecutivo
5.1.6. SECCIÓN DE COCINA
a)
RELACIONES
La Sección de Cocina, depende directamente del Departamento de Servicios
Generales y Coordina actividades con el área de Nutrición.
b)
FUNCIONES PRINCIPALES
La Sección de Cocina, tiene a su cargo las siguientes funciones principales:
1.
Consecución de la producción para asegurar el suministro de las
raciones a los pacientes y al personal que corresponda.
2.
Elaborar los menús de forma diaria y semanal
3.
Controlar y coordinar el personal para realizar la producción.
4.
Controlar los consumos necesarios para la producción.
5.
Controlar los víveres en stock en los depósitos, tanto en los de
temperatura ambiente como en los de temperatura controlada.
6.
Controlar que las preparaciones, condimentaciones y cocciones y se
efectúen correctamente durante el proceso de producción.
7.
Controlar que el higienizado de la batería, vajilla, cubertería,
maquinaria, útiles, depósitos, estantes, etc. se efectúe correctamente
8.
Mantener una relación de índole técnica con los proveedores.
9.
Programar los víveres para la realización de las raciones y para el
mantenimiento del stock establecido en los depósitos.
10. Realizar la prospección técnica del mercado para la adquisición de
nueva maquinaria, batería, vajilla, cristalería, cubertería, material
consumible, víveres, etc.
11. Promover la formación y capacitación del personal.
12. Controlar las entradas y salidas de los víveres de los depósitos.
13. Controlar la producción mediante cuadro de mando.
14. Controlar el suministro de raciones a pacientes y al personal
establecido.
15. Controlar administrativamente el personal del área.
16. Coordinar con el área de Nutrición lo relacionado a los menús y
controles bacteriológicos.
17. Coordinar con los mandos intermedios responsables de los servicios
del hospital con relación a la alimentación.
18. Coordinar con el departamento de Compras lo relativo a las nuevas
adquisiciones.
19. Coordinar con el departamento de Personal lo relativo a las nuevas
incorporaciones y seguimiento administrativo del personal en plantilla.
20. Coordinar con la Unidad de Control de Gestión lo relacionado a
consumos.
21. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes.
22. Otras funciones relacionadas que le sean asignadas por el Jefe de
Servicios Generales o en su defecto por el Director Ejecutivo.
5.1.7. SECCIÓN DE MENSAJERIA.
a)
RELACIONES
La Sección de Mensajería depende directamente del Departamento de
Servicios Generales.
b)
FUNCIONES PRINCIPALES
La Sección de Mensajería tiene a su cargo las siguientes funciones principales:
1. Recibir la correspondencia de los diferentes departamentos del Hospital,
ordenarla y clasificarla para su entrega.
2. Coordinar y distribuir la correspondencia.
3. Controlar el sistema de distribución de la correspondencia en general del
hospital.
4. Llevar control de la correspondencia entregada durante cada mes
5. Llegar con la correspondencia con puntualidad y exactitud.
6. Hacer entrega de cualquier circular o memorando de parte del la
Dirección ejecutiva a todas las áreas medicas y administrativas para su
ejecución.
7. Darle cursos de capacitación al personal de mensajería (Relaciones
Humanas).
8. Tener disponible todos los medios adecuados para el despacho de la
correspondencia.
9. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes.
10. Otras funciones relacionadas que le sean asignadas por el Jefe de
Servicios Generales o en su defecto por el Director Ejecutivo.
5.1.8. PLANTA TELEFÓNICA
a) RELACIONES
La Planta Telefónica depende directamente del Departamento de Servicios
Generales.
b) FUNCIONES PRINCIPALES.
La Planta Telefónica tiene a su cargo las siguientes funciones principales:
1.
Planificar, organizar dirigir, evaluar y controlar el funciona Planificar,
organizar dirigir, evaluar y controlar el funcionamiento de los servicios
de la planta telefónica.
2.
Atender con esmero y prontitud las llamadas telefónicas entrantes y
salientes
3.
Llevar un control diario de llamadas entrantes y salientes en el libro
correspondiente.
4.
Localizar personal médico y autoridades por medio de voceo, previa
autorización de Dirección Ejecutiva o autoridad competente.
5.
Transmitir mensajes previamente autorizados por el Director o
autoridad competente del Hospital por medio del amplificador.
6.
Atender el teléfono directo exclusivamente para uso del Director
7.
Cumplir con los horarios de trabajo de los turnos de mañana y tarde
asignados por parte de coordinación de Planta Telefónica.
8.
Respetar horarios de los turnos asignados en el rol de turnos mensual.
9.
Entrega de información sobre experiencia de trabajo a coordinador de
Planta Telefónica de las líneas que no están funcionando
adecuadamente.
10. Aporte de información sobre experiencia de trabajo a coordinador de
Planta Telefónica (para mejorar el servicio).
11. Cooperar con el servicio en caso de emergencia cuando sea necesario
12. Localizar a Autoridades, personal médico y operativo del Hospital por
vía telefónica.
13. Asistir a reuniones convocados por el coordinador de Planta Telefónica.
14. Velar constantemente porque las actividades se ejecuten dentro de lo
planificado
15. Proponer al Departamento de Servicios Generales los cambios
necesarios para el buen funcionamiento de la sección.
16. Supervisar y controlar el uso adecuado de los recursos que se utilizan.
17. Informar al Departamento de Servicios
funcionamiento y desempeño de la Sección.
Generales
sobre
el
18. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes.
19. Otras funciones relacionadas que le sean asignadas por el Jefe de
Servicios Generales, Sub director de Servicios Generales y
Mantenimiento o en su defecto por el Director Ejecutivo.
5.1.9. IMPRENTA
a) RELACIONES
La Imprenta depende directamente del Departamento de Servicios Generales.
b) FUNCIONES PRINCIPALES
La Imprenta tiene a su cargo las siguientes funciones principales:
1. Dirigir y conducir las impresiones,
2. Velar por el buen uso y cuidado de los equipos de impresiones.
3. Programar y coordinar los trabajos de impresiones que se requiera para
el cumplimiento de sus fines,
4. Proponer trabajos de diagramado para la impresión de folletos, textos,
documentos técnicos y administrativos.
5. Hacer los trabajos de levantado de texto que sean necesarios.
6. Hacer la solicitud y traslado de papelería y materiales de impresión
desde el almacén hasta la Imprenta.
7. Entregar la papelería elaborada a los diferentes departamentos del
hospital, recibiendo el vale de conformidad del servicio.
8. Ejecutar la impresión de trabajos de investigación, revistas, folletos,
guías y otros, autorizados por el Jefe de Servicios Generales, Sub
director de Servicios Generales y Mantenimiento o Dirección Ejecutiva
9. Determinar costos de los trabajos de imprenta.
10. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes.
11. Otras que le asigne el Departamento de Servicios Generales o autoridad
superior competente.
6. DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
a)
RELACIONES
El Departamento de Mantenimiento depende directamente de la Subdirección
de Servicios Generales y Mantenimiento.
b)
FUNCIONES PRINCIPALES.
El Departamento de Mantenimiento tiene a su cargo las siguientes funciones
principales:
1.
Planificar los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades
previstas en la planificación y programación del Departamento de
Mantenimiento.
2.
Programar el mantenimiento en los equipos e instalaciones.
3.
Ejecutar el mantenimiento y reparación de la infraestructura física,
equipos e instalaciones.
4.
Implementar metodologías de supervisión y control para verificar que
se cumpla con lo planificado.
5.
Capacitar a los usuarios (operadores de equipos).
6.
Asesar en actividades técnicas a la Subdirección en lo relacionado al
mantenimiento y adquisición de equipos.
7.
Dirigir las actividades técnicas y administrativas del Departamento.
8.
Administrar y coordinar el personal a su cargo.
9.
Control de los requerimientos necesarios del Departamento.
10. Realizar las especificaciones técnicas que sean necesarias para la
contratación de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo para
equipos e instalaciones.
11. Supervisar el correcto funcionamiento en las máquinas, equipos e
instalaciones.
12. Velar por el buen estado del servicio contra incendio y de su perfecto
funcionamiento.
13. Implementar programas de mantenimiento preventivo y correctivo.
14. Verificar las reparaciones efectuadas por empresas contratadas.
15. Proyectar y Planificar mejoras en la sección.
16. Proyectar y planificar mejoras generales en edificios e instalaciones.
17. Realizar requerimiento de materiales, repuestos y herramienta.
18. Supervisar las entradas y salidas de los repuestos.
19. Promover la formación del personal del Departamento.
20. Mantener un control con los mandos intermedios responsables de los
servicios del hospital con respecto al mantenimiento.
21. Coordinar con la sección de compras las nuevas adquisiciones.
22. Mantener una estrecha relación con la Subdirección de Recursos
Humanos para nuevas incorporaciones y seguimiento administrativo
del personal en nómina.
23. Llevar registros de los supervisores de mantenimiento para evaluar
constantemente y en conjunto el desempeño del personal técnico de
mantenimiento.
24. Llevar registros de los trabajos que realizan las empresas contratadas
por el Hospital para el mantenimiento de equipos, efectuando labores
de supervisión.
25. Evaluar al personal a su cargo.
26. Buscar la realización de las actividades de mantenimiento al costo
óptimo.
27. Efectuar todas las mediciones y controles técnicos necesarios para
determinar si el departamento está cumpliendo con los objetivos
trazados por éste.
28. Cuidar de la correcta utilización de edificio, máquinas, utillajes e
instalaciones.
29. Velar por que se cumplan con los programas de trabajo establecidos.
30. Elaborar programas de mantenimiento preventivo.
31. Coordinar con la Dirección del Hospital y la Subdirección de Recursos
Humanos y el Sub director de Servicios Generales y Mantenimiento el
desarrollo de programas de adiestramiento y capacitación del personal
técnico.
32. Efectuar otros trabajos como colaboración con otras dependencias del
Hospital y que la Dirección solicite.
33. Elaborar un presupuesto anual de operación del departamento,
proponerlo a la Subdirección de Servicios Generales y Mantenimiento y
a la Dirección del Hospital y controlar su ejecución.
34. Elaborar el requerimiento de los materiales, repuestos y herramientas
necesarias para el Departamento.
35. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes.
36. Otras funciones que la sean asignadas por el Jefe de Mantenimiento,
y/o Subdirector de Servicios Generales y Mantenimiento.
6.1.
a)
SECCIÓN DE ELECTRO MEDICINA.
RELACIONES
La Unidad de Electro medicina depende directamente del departamento de
Mantenimiento.
b)
FUNCIONES PRINCIPALES
La Unidad de Electro medicina tiene a su cargo las siguientes funciones
principales:
1. Planificar los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades
previstas para el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos
asignados.
2. Programar el mantenimiento preventivo de los equipos e instalaciones de
uso médico.
3. Operar técnicamente los equipos asignados.
4. Implementar los métodos de supervisión y control para verificar que se
cumpla con lo planificado a fin de garantizar el funcionamiento constante
de los equipos médicos.
5. Capacitar y adiestrar a los usuarios y operadores de equipo médico.
6. Proporcionar asesoría técnica a la Sub Dirección de Servicios Generales
y Mantenimiento y Dirección Ejecutiva en lo relacionado al mantenimiento
y adquisición de los equipos médicos.
7. Controlar los servicios prestados por personal de las empresas
contratadas por el Hospital, para brindar mantenimiento específico a
equipos e instalaciones.
8. Velar porque el personal de las empresas contratadas reporten sus
actividades directamente al supervisor de electro medicina asignado.
9. Estabilizar y mejorar la conservación de los equipos.
10. Asegurar la disponibilidad de la maquinaria de uso médico en la
institución para cumplir con un servicio continuo.
11. Velar porque se mantengan al mínimo los costos de mantenimiento de
los equipos sin descuidar la calidad del mismo.
12. Buscar mecanismos que permitan disminuir el deterioro del equipo
médico.
13. Optimizar los recursos necesarios para llevar a cabo las labores
profesionales de mantenimiento de equipo médico e instalaciones
relacionadas.
14. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes.
15. Otras funciones que le sean asignadas por el Departamento de
Mantenimiento o autoridad superior competente.