Gerencia de proyectos

TABLA DE CONTENIDO.
1. RESUMEN EJECUTIVO.
2. ALCANCE.
2.1. DESCRIPCIÓN DE LA SOLUCIÓN.
2.2. SUPUESTOS Y PREMISAS.
2.2.1. SUPUESTOS.
2.2.2. PREMISAS.
2.3. LISTA DE ENTREGABLES.
2.4. CRONOGRAMA.
2.5. ORGANIZACIÓN.
2.6. RESPONSABILIDADES.
2.7. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN.
3. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CAMBIOS.
4. TERMINOS Y CONDICIONES.
5. PRECIOS Y FORMAS DE PAGO.
6. ANEXO.
1. RESUMEN EJECUTIVO.
CINEMA PARAÍSO maneja los datos de boletería en forma manual, de la siguiente manera:
Lleva a mano registros diarios de ventas de proyecciones que fueron registradas en el transcurso del día. Con
estos registros se saca un reporte diario y uno quincenal que va especificado por fecha, valor, nombre del film,
sala, , dicho reporte la base, para hacer las estadísticas de ventas según el numero de boletas que fueron
vendidas por función, cuantas quedan sin vender y el acumulado de ventas.
Se va a desarrollar un sistema de información para tener el control actualizado en boletería sobre el manejo de
funciones, diferentes descuentos y ventas, soportado por una base de datos.
El sistema estará en capacidad de :
• Generar los reportes diarios y quincenales .
• Facilitar el ingreso de nuevos registros a la base de datos.
• Brindar información actualizada y oportuna al personal administrativo del CINEMA PARAISO.
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Para el desarrollo del proyecto se escogió un motor de bases de datos SQL bajo ambiente ORACLE 8.0,
escogido por su facilidad de manejo, documentación, soporte multiusuario y su adaptabilidad e interconexión
a redes, se cuenta con un presupuesto de $80'000.000 de pesos, el proyecto tiene una duración de 6 meses a
partir de la firma del contrato.
OBJETIVO GENERAL.
La necesidad del cliente es tener un sistema de información de control de boletería, donde se puede encontrar
el numero de boleta, tipo de boleta (si es de cortesía), función, día y hora, descuentos (si existen) y saber
cuantas boletas se venden por función, cuantas quedan sin vender y el acumulado de ventas.
OBJETIVO ESPECIFICO.
Desarrollar un sistema de información para tener el control actualizado en boletería sobre el manejo de
funciones, diferentes descuentos y ventas .
2. ALCANCE.
2.1 DESCRIPCION DE LAS NECESIDADES Y OBJETIVOS.
Para dar solución al procesamiento manual de los datos, se diseñará un sistema de información con soporte en
un motor de bases de datos SQL bajo ambiente ORACLE 8.0, el cual generara los reportes.
El sistema existente para el manejo de boletería en Cinema Paraíso, se encuentra soportado básicamente por
una infraestructura física, compuesta por las redes de cableado de datos para el sistema de control de boletería,
sistemas de distribución, regulación y control de datos y sistemas de protección eléctrica.
Asimismo, la distribución de comunicaciones de voz, se encuentra sobre una plataforma similar, como son el
cableado, strips telefónicos, regletas de conexión, terminales, conducciones etc...
Para dar solución se necesita realizar un cambio en red de datos, en la que están soportados los equipos
de computo, reconfigurando los equipos actuales o remplazando los existentes y revisando todos los
puntos de red.
Se realizará un sistema de información para tener una adecuada numeración de boletería, teniendo en cuenta
los nuevos parámetros sobre descuentos, horas y días de funciones. Así mismo se lograra controlar todo lo
relacionado sobre ventas de boletería, dineros y boletas sobrantes de cada función.
Para montar la red de tal forma que la base de datos pueda ser administrada correctamente con los permisos de
acceso a la información se permitirá que está pueda ser consultada, modificada o eliminada desde los
diferentes puntos que conforman la red, en la cual se realizará la base de datos compartida, montada a partir
de una plataforma de sistema operativo abierto para permitir la actualización de la base de datos en tiempo
real. Está actualización se realizará de manera automática cada vez que se realiza una venta y se permitirá
realizar unos listados y estados de venta ya preestablecidos en formatos de salida listos para impresión de
acuerdo a los formatos suministrados por el cliente.
2.2. SUPUESTOS Y PREMISAS.
2.2.1. SUPUESTOS.
Para cualquier toma de decisión dentro del proyecto se hará por escrito en acta dirigido a el coordinador del
proyecto, personal de calidad y al cliente.
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Todos los recursos serán asignados con una semana de anticipación en la cual se asegurará su permanencia
durante el tiempo de desarrollo del proyecto para garantizar el éxito del mismo y descrito en el acta.
La documentación del proyecto será realizada en cada una de sus etapas y cuyo documentador será conocedor
del proyecto en su totalidad y asignado por el cliente.
En caso de algún inconveniente, si la persona encargada de la documentación es retirada, será reemplazada
por una de igual perfil.
Se realizará documentación administrativa manuales de procedimiento seguimiento y control del proyecto.
2.2.2. PREMISAS.
El cliente suministrara toda la información sobre el manejo de boletería.
El proveedor es el único punto de contacto con el cliente para el desarrollo del proyecto.
2.3. LISTA DE ENTREGABLES Y NIVELES DE SERVICIOS.
Teniendo en cuenta los objetivos, el alcance y la solución entre los encargados del proyecto y los directivos de
la empresa se llego a que nosotros realizaremos un montaje de una red de área local (LAN), que permita
realizar el intercambio de datos entre la base de datos central con sus aplicaciones en terminales.
Se entregará un sistema de información de control de boletería que satisfaga los requerimientos de:
numeración de boletería que se harán de manera semiautomática, control de descuentos y manejo de tiempos.
Se entregará una configuración de hardware y software que le permitirá a la empresa mediante el nuevo
sistema de información de control de boletería optimizar su proceso de manejo de boletería en un 200%.
Se llegará con calidad de servicio al cliente por lo cual su beneficio financiero se verá reflejado en la
reducción de costos por la reducción de errores, disminución de tiempo al empleado por la manipulación de
los datos.
El cliente dispondrá de la infraestructura física para ser modificada de acuerdo a los requerimientos del
sistema de información que corresponde a la red de datos.
Se entregará la documentación pertinente al diseño del sistema de información junto con los manuales para el
usuario final sobre instalación , descripción de pantallas, controles y manipulación de los datos dentro de la
base de datos .
La capacitación para los usuarios será realizada por parte del proveedor por una persona encargada del
desarrollo del sistema.
2.4. CRONOGRAMA.
TIEMPO TOTAL: 180 Días.
El tiempo de ejecución y entrega del proyecto ha sido estimado en seis meses (180 DÍAS) para el desarrollo
completo del proyecto .
Con un tiempo de holgura de 22 días.
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FASES DEL PROYECTO
Nuestro proyecto comprende una sola fase que abarca desde el análisis , hasta la implantación del nuevo
sistema y capacitación al usuario final.
ETAPAS DEL PROYECTO
Las etapas del proyecto son:
Análisis del sistema.
Diseño de la base de datos.
Desarrollo del sistema de información y pruebas.
Implantación.
Capacitación.
Descripción de las etapas.
Análisis con un tiempo estimado de ocho días en el que se incluye levantamiento de información recolección
de inconvenientes solución de inconvenientes y los requerimientos para el nuevo sistema.
Diseño con un tiempo estimado de sesenta días en el que se establece los diseños lógicos y los diseños físicos
incluyendo todos los procesos de entrada y salida para el manejo de Boletería.
Desarrollo con un tiempo estimado de sesenta y cinco días en la cual se podrá realizar una reevaluación de los
diseños, programación, pruebas y correcciones.
Implantación con un tiempo estimado de quince días en el cual se llevara acabo la implantación del nuevo
sistema.
Capacitación con un tiempo estimado de cinco días en el se entregara la documentación del sistema y la
capacitación de usuario.
2.5. ORGANIZACIÓN.
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2.5.1.
2.5.2. FUNCIONES DE CADA CARGO.
Desarrollo.
Se encarga de diseño de software y de redes incluyendo los procedimientos y controles así como de la
documentación correspondiente.
Prueba.
Se encarga de la fase de evaluación del nuevo sistema y en sus especificaciones software, hardware, control,
documentación, comunicación y redes
Piloto.
Se encarga por la velación de las funciones de hardware, software y redes en lo que consiste en tener los
requerimientos que necesite el proyecto en todo momento.
Análisis y programación.
Se encarga de la recolección de los detalles de sistemas y procedimientos, diagramación y la creación de
diccionario de datos, además de producir el código y las aplicaciones.
Diseño e Implementaron.
Se encarga de formular las características que debe tener la aplicación así como especificar la posición de los
datos mensajes y encabezados sobre pantallas, reportes y la implementación del sistema.
Instalación.
Se encarga de situar los componentes de hardware, software, comunicación y redes en cada uno de los puntos
ubicados en el diseño.
Mantenimiento.
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Se encarga después de la implementación de revisar que todos los equipos, aplicaciones, conexiones se
encuentren funcionando correctamente manteniendo la velocidad de procesamiento, manejo del volumen de la
información y rapidez de la misma.
Administrador de Recursos.
Se encarga de controlar que el sistema funcione de acuerdo a los requerimientos de los usuarios cumpliendo
con las especificaciones de hardware software y red.
Capacitado.
Se encarga de enseñar como es el funcionamiento del sistema a los usuarios y resolver preguntas de cómo
realizar ciertos procedimientos.
Coordinador.
Se encarga de velar las tareas y actividades que se realizaran de acuerdo al cronograma y que sean cumplidas
satisfactoriamente de acuerdo a los objetivos.
Aseguramiento de calidad.
Se encarga de velar que todas las actividades, procedimientos y desarrollos se cumplan de acuerdo a las
normas técnicas que rigen en los estatutos legislativos sobre calidad de software , hardware, documentación,
comunicación y redes.
2.6. RESPONSABILIDADES.
CLIENTE.
• Se encargará de disponer de un espacio físico en las instalaciones para realizar el desarrollo del
proyecto
• Disponer de un ambiente de trabajo amable para los empleados del proyecto
• Disponer el inmobiliario y equipos de oficina.
• Disponer los servicios básicos necesario.
• Proveer todos los suministros y papelería.
• Dispondrá de una persona para realizar toda la documentación del proyecto.
SOFTWARE.
Se encargara de suministrar:
• Sistema operativo Windows 95 para dos equipos.
• Paquete administrativo Project 98 para un equipo.
• Paquete contable Siigo 5.0 para un equipo.
• Paquetes de aplicaciones:
• Microsoft Office 97 para dos equipos.
• Microsoft Internet Explorer 5.
• Base de Datos Oracle 8.
• Licencias correspondientes de los paquetes anteriormente nombrados y documentaciones.
PROVEEDOR.
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• El proveedor se encargara de hacer entrega de un sistema de información para tener el control
actualizado en boletería sobre el manejo de Funciones, diferentes descuentos y ventas .
• Se entregará una configuración de hardware y software que le permitirá a la empresa mediante el
nuevo sistema de información de boletería optimizar sus procesos de manejo de boletería.
HARDWARE.
• Se entregara un Equipos de computo que se describe todas sus especificaciones en el anexo sobre
IBM PC 300 GL.
• Equipos de comunicaciones
Dos MODEM Motorola V.90.
Dos Tarjetas de red NETGEAR FA310TX.
Un concentrador 3COM de cinco puertos base 100.
Cableado estructurado nivel 5.
SOFTWARE DE COMUNICACIÓN.
El Software de comunicación será para redes Microsoft protocolo IPX.
2.7 CRITERIOS DE ACEPTACIÓN.
PROVEEDOR Y CLIENTE:
Con base al sistema de información de control de boletería se deben probar las siguientes operaciones sobre el
sistema:
Retirar e ingresar registros de venta de boletería y comparar por el sistema de información y por registro
manual la información pertinente a venta de boletería.
Ingresar registros pertinente al manejo de la boleteria y verificar que se han ingresado en el sistema.
Generar los reportes y verificar que se cumpla con los requerimientos.
3. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CAMBIOS.
Para cualquier toma de decisión dentro del proyecto se hará por escrito en acta dirigido a el coordinador del
proyecto, personal de calidad y al cliente.
Todos los recursos serán asignados con una semana de anticipación en la cual se asegurará su permanencia
durante el tiempo de desarrollo del proyecto para garantizar el éxito del mismo y descrito en el acta.
Para cambios que se presentan en el proyecto y que afectan el alcance del mismo solo se podrán tomar por una
junta directiva conformada por coordinador del proyecto, personal de calidad y el cliente.
4. TÉRMINOS Y CONDICIONES.
• El proyecto se desarrollará en las instalaciones dispuestas por CINEMA PARAÍSO ubicadas en la ciudad
de Santafé de Bogotá D.C.
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• La duración del proyecto es de 6 meses a partir de la firma del contrato.
• Para la ejecución del proyecto se requiere que se cumplan las responsabilidades del proveedor y del cliente.
Cada cambio o actividad debe ser registrado en un acta firmada y aceptada por ambas partes.
Se hará una junta de directivos del proyecto semanalmente para unificar y analizar los avances y los
inconvenientes que se puedan presentar en el proyecto y dar soluciones efectivas para llegar al objetivo del
proyecto sistema de información de control de boletería.
5. PRECIO Y FORMA DE PAGO.
El costo total del proyecto es de $80.000.000 de pesos moneda legal, el cual será repartido de la siguiente
forma:
Una cuota inicial por el 60%(por ciento) del proyecto, o sea $48.000.000 millones de pesos moneda legal y el
restante 40%(por ciento) al culminar y hacer entrega del sistema de información de control de boletería.
El costo del software y las licencias descritas en el numeral 2.3 software. Será asumido en su totalidad por el
cliente .
ANEXOS.
SITUACIÓN ACTUAL.
• En Colombia Películas S.A trabaja con base en las políticas de distribución, divulgación y proyección
de filmaciones de los géneros acción, suspenso, drama, terror, educativas, documentales, etc, las
cuales son vigiladas por el Ministerio de Comunicación. Se siguen los dos siguientes principios:
• Una estructura superior de negocios de filmaciones.
• Planeación orientada hacia la estrategia de ventas.
El actual gerente de PELICULAS S.A. para Colombia, es el señor Jairo Corredor; el cual a través de su
gestión tiene proyectado sistematizar toda la empresa en Bogotá a finales de este año o a principios del año
2001.
PELICULAS S.A. es uno de los Centros de proyección de filmaciones más importante que tiene nuestro país
e imparte la divulgación de los diferentes géneros de las filmaciones.
Las ventas anuales de PELICULAS S.A. en Colombia ascienden aproximadamente a 600 millones de pesos.
Cuenta con 7 cargos y más de 15 empleados.
La empresa prevee expandirse, adquirir mayor fuerza y posicionamiento en el
mercado; por eso se hace necesario que cuente con las directrices adecuadas para estandarizar procesos y
definir funciones en cada uno de los cargos, mejorando su eficiencia y efectividad en el campo de la
administración y manejo de personal.
Teniendo en cuenta el Objeto Social, y el desarrollo que ha tenido la CIA; presenta la siguiente misión y
visión:
MISIÓN.
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Ser una compañía líder en la proyección de filmaciones a través del mercado Colombiano con eficiencia y
calidad, procurando la máxima satisfacción de nuestros clientes y ganando su fidelidad.
Para nuestros empleados promover un medio laboral de dignidad y respeto que incremente su sentido de
pertenencia e identidad hacia la institución, generando su crecimiento.
VISION.
PELICULAS S.A. será la primera Empresa líder en el mercado de proyección, mediante la excelencia en el
servicio.
MATRIZ DE RIESGO
Alto
1.La empresa es consiente del proyecto?
2.Nosotros tenemos apoyo adentro
3. Tiene la capacidad financiera
4. El proyecto es viable financieramente
5. Tiene la empresa técnico idóneo (Personal)
6. Nosotros tenemos impacto en el mercado
7. En que porcentaje el proyecto satisface las expectativas
8. Satisfacer las necesidades del cliente
9. Conocemos claramente las necesidades
10. Proyecciones de la empresa
Corto
Mediano
Largo
11. Como encaja este proyecto en la proyección del cliente
12. Generará esto nuevos proyectos
13. Hemos tenido relación de negocios u otros proyectos
14. Como nos fue?
15. La cultura corporativa tiene claro el éxito
16. La cultura corporativa tiene claro el fracaso
Medio
Bajo
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
SOFTWARE HARDWARE CONTROL DOCUMENTACION COMUNICACION REDES
*TECNICO
DESARROLLO
PRUEBA
PILOTO
ANALISIS Y
X
X
X
X
X
X
PROGRAMACION
INSTALACION
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
9
DISEÑO E
IMPLEMENTACION
*OPERATIVO
MANTENIMIENTO
ADMINISTRADOR
DE RECURSOS
CAPACITADO
*ADMINISTRATIVO
COODINADOR
ASEGURAMIENTO
X
X
X
X
X
X
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X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
DE CALIDAD
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