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GUIA PARA LA ELABORACION DEL PLAN DE TRABAJO
“El plan anual de trabajo es un instrumento de planificación y gestión que
permite llevar a cabo los fines de la organización, mediante una adecuada definición
de los objetivos y metas que se pretenden alcanzar de manera que se utilicen con
eficiencia, eficacia y economicidad” 1.
Un plan de trabajo es un instrumento que contiene al menos: información referente al
programa, objetivos (generales y específicos), actividades y metas, indicadores del
cumplimiento de las metas, fechas de su realización, recursos económicos y materiales
que sustenten su ejecución, personal responsable y la forma como se va a evaluar.
Toda la información suele presentarse de forma esquemática para que permita visualizar
la ejecución de las actividades en un período determinado (periodo que para efectos de
esta guía, es de 12 meses) y que además, facilite verificar su cumplimiento y posibles
modificaciones, así como la incorporación de nuevas actividades.
En su diseño y ejecución debe contarse con la participación de la dirección, o
administración, el personal técnico y el órgano superior (junta directiva, asamblea de
asociados) de un determinado programa, este último también encargado de su
aprobación, que para efectos de las organizaciones generalmente lo constituye su junta
directiva y la asamblea de asociados.
Particularmente, en esa primera fase (diseño) se deben considerar aspectos de gran
trascendencia como son:
1.
Resultados de la evaluación del plan de trabajo anterior.
2.
Necesidades de la población objetivo
3.
Los recursos humanos que tiene la organización, tanto personal voluntario como el
contratado, en aspectos como distribución de tiempo del personal, la asignación de
tareas y actividades diversas. Los asuntos necesarios de coordinación interna
(consecución de recursos de variada índole) y las oportunidades de coordinación
con otras organizaciones o programas. Todos ellos elementos importantes para el
alcance de los objetivos planteados.
4.
Las recomendaciones emanadas del Área de Acción Social y Instituciones de
Bienestar Social en donde se indiquen aspectos que deben mejorar.
______________________
1
Contraloría General de la República, División de Fiscalía Operativa y
Evaluativa, Área de Servicios Sociales, Informe sobre los resultados del
Estudio realizado en el Patronato Nacional de la Infancia en relación con las
transferencias de recursos a organizaciones privadas sin fines de lucro. 2009
página 8.
1
Finalmente el Plan de Trabajo no debe visualizarse como un listado de actividades que
rutinariamente realiza el programa, más todo lo contrario, busca que se incluyan las
acciones que den una respuesta efectiva y oportuna a señalamientos limitantes y que
por lo tanto ofrezcan oportunidades y alternativas innovadoras que garanticen la calidad
en la atención a la población objetivo de la Organización.
A continuación, se muestra la descripción de los componentes recomendados para la
elaboración del Plan de Trabajo.
I-IDENTIFICACION:
Sección 1. Datos Generales
1. Nombre Organización: ________________
2. Siglas: _____________________
3. Teléfono: ____________
Fax: ____________
E-mail: ___________
Apartado: ________________
4. Tipo Organización: _______________________
5.
Fines
y
Objetivos:
(Anotar
los
que
aparecen
en
el
Acta
Constitutiva)............................................................................................................................
.........................................................................................................................................
6. No. Expediente Del Registro Público: ___________
Sección 2. Localización
7. Ubicación sede principal: Provincia: _______ Cantón: _________ Distrito: ________
Otras señas: ___________________________________________________________
8. Área Geográfica de cobertura legal: _____________________
9. Domicilio Legal: Provincia:__________ Cantón: __________ Distrito: ___________
Otras señas: ___________________________________________________________
Sección 3. Aspectos Legales
10. Cédula Jurídica: ________________
Vigencia: _____________________
11. Marco Ley de Const.: Ley Nº: ___________ 12. Fecha Constitución (ver Acta
Constitutiva): _________
13. Vigencia Personería. Jurídica. ______________
14. Datos de Acreditación: Dependencia que Acredita o autoriza el programa:
Del: ___________ al ___________
No. Sesión: __________
Acta: _______
Artículos: __________
Inciso: __________
Vigencia desde: _____________ hasta: ______________ Fecha: _________________
(AQUÍ DEBE INDICARSE SI SE TRATA DEL PANI, IAFA, mencionando a todos
aquellos entes que otorgan la acreditación o autorización)
15. Datos del Permiso de Funcionamiento, Habilitación y Acreditación del Ministerio de
Salud:
Del: ___________ al ___________
No. Sesión: __________
Acta: _______
Artículos: __________
Inciso: __________
Vigencia desde: _____________ hasta: ______________ Fecha: _________________
Sección 4. Representantes
16. Representante legal: Nombre: __________________________________________
Cédula de identidad: ______________
Cargo que desempeña dentro de la Organización_______________________________
2
Tipo Poder otorgado: ______________ Límite: ______________ Monto: ___________
17. Director o Administrador: ______________________________________________
Cédula de identidad: _________________________________
Sección 5. Grupos Meta
18. Grupos Metas:
Desempleados
Infancia
Menores trabajadores de la calle
Adolescencia
Personas con Discapacidad
Adultos Mayores
Indigente
Mujeres Adultas
Personas Drogodependientes
Otras
19. Número de beneficiarios que atiende la Organización:______________
20. Servicios que ofrece la Organización:
Albergue
Alimentación
Cuidado Diario
Apoyo Educativo
Recreación
Terapia
Capacitación
Otros
II- Antecedentes y justificación del Programa:
En este apartado se describe la justificación del programa tomando en cuenta aspectos
entre los que destacan:


Antecedentes: breve reseña histórica de la creación de la Organización.
Descripción de la situación actual de la población que se atiende, los problemas
que requieren atención y como afectan a esta población.
III- OBJETIVOS:
3.1 Hay ciertos principios establecidos con relación a los objetivos:
1. Toda Organización tiene unos objetivos.
2. No hay estrategia de atención posible sin objetivos definidos.
3. No existen estrategias malas, solamente objetivos mal
planteados.
3
CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS
1. Deben ser realistas No deben crear expectativas que no se puedan cumplir.
Expresar claramente las situaciones que se desean
solucionar y en ellos debe evidenciarse un propósito de
logro, trasformación o cambio.
2.
Deben ser flexibles A fin de que se puedan modificar si el Plan lo exige
3.
Deben ser claros
Para que sean fáciles de comprender, y deben iniciar
con un verbo en infinitivo, además se debe evitar el uso
de verbos que se asocien a esfuerzos tales como
fomentar, procurar, tratar, intentar.
3.2 Objetivo General y específicos del Plan de trabajo
3.2.1
Objetivo General del programa
Es fundamental que en el planteamiento del objetivo general del programa se
tenga en cuenta:
1. Los fines de la organización y la Misión de la Organización si se tuviera
2. La evaluación del Plan de Trabajo del año anterior.
3.2.2 Objetivos Específicos del Plan de Trabajo.
El planteamiento de los objetivos específicos del plan debe ser coherente con el
objetivo general planteado.
3.3 Formulación de Objetivos: A efecto de formular los objetivos se deben responder
las siguientes preguntas:
¿Qué es lo que se quiere hacer?
¿Quiénes serán los beneficiarios directos o indirectos?
¿En qué lugar se prestarán los servicios?
¿Para qué se hace todo esto?
A manera de ejemplo:
QUE: Brindar capacitación en aéreas que contribuyan a la inserción
socio- laboral.
PARA QUIENES: para las mujeres usuarias de los servicios.
DONDE: de la organización Creciendo en Unidad.
PARA QUE: para desarrollar habilidades destrezas, que les permita
acceder a mejores opciones laborales y educativas
4
IV- METAS:
Es un elemento cuantificador y cualificador de los objetivos o propósitos del proyecto
(programa) en un marco de tiempo. Señala cuánto queremos alcanzar de cada objetivo,
cómo es la calidad de lo que queremos lograr y en que lapso de tiempo se va a
conseguir.
Es importante considerar los siguientes aspectos para elaborar las metas:
-
Deben ser alcanzadas por la Organización con los recursos financieros, humanos,
físicos y tecnológicos disponibles.
Deben establecerse para ser cumplidas en un plazo determinado.
Deben ser conocidas y acordadas por los miembros de la Junta Directiva de la
Organización.
Debe señalar cuanto queremos alcanzar de cada objetivo y cómo es la calidad de
lo queremos lograr.2
Metas vrs resultados obtenidos= éxito o fracaso2
V-INDICADORES:
Miden los logros y el cumplimiento real de las metas de los programas sociales, los
indicadores de producto o resultados suelen ser los más simples de aplicar, pues se
orientan a medir el grado de cumplimiento de las metas propuestas con las realizadas.
Por lo mismo, su medición se realiza generalmente comparando el número total de los
beneficios realizados o ejecutados con el número de los programados. Sea que trate de
beneficiarios, acciones, supervisiones, capacitaciones o proyectos, según como haya
sido formulada la meta.
Este tipo de indicadores se expresan, por lo general, en la forma de porcentajes y miden
la capacidad de respuesta institucional de las diferentes situaciones a atender.
“De este modo, los indicadores permiten evaluar la situación actual y saber donde está el
proyecto en relación a los resultados esperados” 3
_________
2
Guía para la Elaboración de Proyectos Sociales, Colección Liderazgo Social. Luis
Ulla, Claudio Giomi. Espacio Editorial, Buenos Aires. Argentina, página 58, 2006.
Ejemplo: Objetivo.
5
Brindar capacitación en aéreas que contribuyan a la inserción socio- laboral
para las mujeres usuarias de los servicios, de la organización “Creciendo en
Unidad” para desarrollar habilidades y destrezas, que les permita acceder a
mejores opciones laborales y educativas.
Meta:
Capacitar en elementos administrativos y financieros para la administración de
la pequeña empresa a 20 mujeres de la organización Creciendo en Unidad
durante el primer semestre del año 2011.
Indicadores:
1- Número de mujeres capacitadas durante el primer semestre del 2011.
2- Control de asistencia a las lecciones de capacitación.
VI-ACTIVIDADES:
Son las acciones concretas que realiza la junta directiva, el personal del programa,
voluntariado y otros para alcanzar los objetivos específicos señalados en la sección
anterior. Implica la definición y ejecución de tareas y procedimientos.
Deben indicarse actividades para cada objetivo y su correspondiente meta.
Dicho de otra manera, las actividades son las tareas que se realizan en un programa o
proyecto con el fin de obtener los productos previstos en el Plan. En general, para
obtener un producto es necesario realizar varias actividades. En el concepto actividad, la
palabra clave es hacer.
Las actividades transforman los recursos en productos. Estas deben ser descritas en una
secuencia lógica, indicando las fechas previstas de comienzo y fin de cada actividad, así
como los responsables de realizarlas.
_______________
3
Citado en Diseño y Evaluación de Proyectos Sociales, Martinic Segio. Comexani,
CEJUV. México, página 85, 1997
VII-CRONOGRAMA:
Es importante la elaboración de un gráfico que muestre el conjunto total de actividades y
su duración, es decir un cronograma
Para organizar las actividades se utilizará un cuadro que se denomina Gráfico de Gant.
6
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
TIEMPO
RESPONSABLES
ACTIVIDADES
POR EJEMPLO
SEMANAL
AGOSTO
JULIO
1 2
3
4
1
2
3
SETIEMBRE
4
1
2
3
4
Responsables
Impartir
charlas de
motivación a
posibles
usuarias de la
capacitación
QUINCENAL
AGOSTO
JULIO
1
2
1
2
SETIEMBRE
1
2
Responsables
Realizar
proceso de
selección de
posibles
usuarias del
proyecto
JULIO
MENSUAL
AGOSTO
SETIEMBRE
Responsables
Coordinar con
representantes
de Instituciones
Estatales y
Privadas de la
comunidad para
organizar y
ejecutar los
cursos
Este símbolo se pone en el calendario, para marcar el tiempo que dura
la actividad.
7
VIII- SERVICIOS: Son los beneficios que la Organización ofrece a la población objetivos,
por ejemplo: (Alimentación, albergue, vestuario, servicios médicos, educación,
capacitación, recreación, terapia ocupacional, fisioterapia, formación profesional, servicio
de trabajo social, educación especial, atención psicológica, servicio de rehabilitación
(según modalidad o área) entre otros.
IX-RECURSOS:
El desarrollo o ejecución de las actividades para el logro de los objetivos, demanda de la
Organización la programación de un conjunto de recursos, cuyo detalle es el siguiente:
a)
Recursos Humanos:
(Se refiere a los recursos humanos con que cuenta la organización tales como:
miembros asociados, junta directiva y fiscalía, el personal administrativo, técnicoprofesional y voluntario. También se puede contar con recurso humano externo que
sirva de apoyo para cumplir con los servicios y objetivos propuestos.
b)
Recursos Materiales:
Son aquellos recursos que requieren los grupos u organizaciones para poder brindar
directamente el servicio a los beneficiarios. Estos recursos pueden ser mobiliario y
equipo en general, equipo especializado para la atención de la población, vehículo,
terreno y otros.
c)
Recursos Financieros:
Son todos aquellos recursos de carácter económico que necesitan las
organizaciones para poder operar administrativamente y ejecutar los planes y
proyectos propuestos a fin de cumplir con los fines de ésta.
X-EVALUACION:
El concepto de evaluación ligado al Plan de Trabajo debe relacionarse con la eficiencia y
economicidad que involucra el mejor uso de los recursos definidos. Se relaciona con la
periodicidad, técnicas y metodología, utilizadas por la Junta Directiva del programa para
su monitoreo y realizar los ajustes que sean necesarios para su cumplimiento y reconocer
las limitaciones internas y externas que deben considerarse para planificaciones
posteriores.
Para lo que corresponde a este documento, se recomienda que el Plan se someta a
evaluación, al menos dos veces al año mediante una evaluación de proceso o parcial, y la
última, a la evaluación de resultados que se genera en parte con la evaluación parcial y
permitirá conocer el nivel de cumplimiento del Plan de Trabajo del programa.
8
La evaluación estima los efectos y el impacto del desempeño de un programa,
centrándose en el análisis del avance hacia el logro de sus objetivos.
La evaluación es una función indispensable que se cumple en un momento determinado y
provee información que puede servir para retroalimentar la ejecución del programa; así
como también la planificación de formulación de posibles programas o proyectos
ulteriores.
La evaluación es un instrumento esencial para:
 REFORZAR LA GESTIÓN DEL PROGRAMA
 MEJORAR LA PREPARACIÓN DE NUEVOS PROGRAMAS O PROYECTOS
 PROPORCIONAR INSUMOS O PROGRAMAS DE MAYOR ENVERGADURA O
EVALUACIONES MÁS ESPECÍFICAS.
¿CUÁLES ASPECTOS DEBEN SER EVALUADOS EN UNA ORGANIZACIÓN DE
BIENESTAR SOCIAL?
EJEMPLOS:
1. Si las actividades y metas planteadas fueron cumplidas por la organización.
2. Si se contó con Recursos (humanos, materiales y económicos), suficientes para
lograr los objetivos.
3. Grado de compromiso de los responsables en la Organización, para cumplir con
las tareas asignadas.
4. Si hubo o no participación de la comunidad en los programas de la Organización.
5. Apoyo de Instituciones Estatales para el cumplimiento de los objetivos.
6. Otros.
En resumen, la evaluación se puede realizar:
a) Mediante reuniones mensuales, quincenales, en donde se discuta, ya sea a nivel
de Junta Directiva o Asamblea General, los avances del Plan de Trabajo, o los
obstáculos que se presentan por medio del desarrollo del mismo.
9
b) Mediante la confección de algunas boletas o cuestionarios que se pasan en el
grupo, y que permitan medir el grado de avance de los trabajos.
XI-SEGUIMIENTO:
El seguimiento consiste en el examen continuo o periódico de la ejecución del programa a
fin de valorar el avance de este, determinar dificultades o problemas detectados y
recomendar medidas correctivas.
El propósito del seguimiento es conseguir que la ejecución del programa sea eficiente y
eficaz. Proporciona oportunamente a todas las partes interesadas información sobre el
trabajo planeado o realizado.
Observa principalmente el proceso de ejecución directa, a fin de verificar que los recursos
que se utilizan en las actividades se transforman en resultados, analizando de esta forma
la cantidad y calidad de los mismos.
El Plan de Trabajo y el informe de avance son instrumentos importantes para el
seguimiento. El Plan de Trabajo describe lo que se prevé hacer. El informe de avance da
cuenta del trabajo realizado. El informe de avance o seguimiento debería dar respuesta a
las siguientes preguntas:






Están disponibles los recursos como se habían previsto?
Están realizándose actividades de acuerdo al Plan Anual de Trabajo?
Están dándose los resultados de acuerdo con el cronograma?
Han habido cambios importantes que variaron el curso de las actividades
planificadas?
Qué problemas y dificultades se han encontrado?
Qué medidas correctivas se han previsto?
En resumen, una de las principales consecuencias del seguimiento puede ser un reajuste
que toma en cuenta condiciones o necesidades nuevas que no pudieron preverse en la
etapa del diseño del programa, incluye la definición y adopción del procedimiento para la
actualización del plan de trabajo anual.
NOTA FINAL;
El Plan de Trabajo debe ser aprobado por la Junta Directiva o Asamblea General, de
acuerdo a lo que establecen los estatutos de la Organización.
Se debe incluir la fecha de aprobación y número de sesión de Junta Directiva o Asamblea
General, de acuerdo a lo que establecen los estatutos de la Organización.
10
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________
Firma del Director(a) del Programa
_____________________________
Firma del Presidente de la Junta
Directiva de la Asociación
Fuentes consultadas, incorporadas o adaptadas para este documento
1- http://www.erc.msh.org/fpmh_spanish/chp2/
2- http://www.cedpa.org/uploaded_files/stratplan_spanish_all.pdf
3- http://www.imacmexico.org/ev_en.php
4- http://www.quality-consultant.com/gerentica/aportes/aporte_001.htm
5- http://cienciasempresariales.info/productividad-economicidad-rentabilidad/
6- Patronato Nacional de la Infancia. Guía para la elaboración de Proyectos Sociales.
2005.
7- Ulla Luis, Giomi Claudio. Guía para la Elaboración de Proyectos Sociales,
Colección Liderazgo Social. Espacio Editorial, Buenos Aires. Argentina, 2006.
8- Martinic Sergio. Diseño y Evaluación de Proyectos Sociales. Comexani, CEJUV.
México, 1997.
11
ANEXO Nº 1
Glosario
Actividad: Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona destinada al
cumplimiento de un objetivo. Conjunto de tareas específicas que deben realizarse para
alcanzar cada uno de los objetivos específicos o productos de un proyecto (programa). 2
Efectividad: Capacidad de un programa para lograr los resultados que se esperan a
partir del alcance de sus objetivos.
Eficiencia: Capacidad que tiene un programa para disponer de diversos recursos y
alcanzar uno o varios de sus propósitos.
Economicidad: Medida de las decisiones económicas, y mas precisamente, en las
organizaciones de las decisiones de gestión.
Evaluación: Proceso mediante el cual un programa analiza oportunamente la ejecución
de su plan de trabajo para conocer su nivel de cumplimiento y valorar la incorporación de
modificaciones y adecuaciones.
Cronograma: Es un gráfico que muestra visualmente el tiempo en el cual se realizará una
actividad o tarea. 2 Ídem
Impacto: Efecto que produce el desempeño de un programa en la situación o condición
integral de las personas menores de edad. Ese desempeño está respaldado por la
consecución de los objetivos organizacionales.
Indicador de producto: Los indicadores de producto son las medidas del grado de
cumplimiento de las metas propuestas en relación con las realizadas.
Meta: Es un elemento cuantificador y cualificador de los objetivos o propósitos del
proyecto (programa) en un marco de tiempo. Señala cuanto queremos alcanzar de cada
objetivo, de que calidad es lo que queremos lograr y en que lapso de tiempo se va a
conseguir. 2 Ídem.
Objetivo general del programa: Propósito general que de manera objetiva y concisa
define la gestión y trayectoria de un programa.
Objetivos específicos del Plan Anual de Trabajo: Propósitos medibles y concisos que
pretende definir los resultados concretos esperados mediante el desarrollo de un conjunto
de acciones.
Plan de Trabajo: Documento elaborado por la dirección y el personal técnico de un
programa que muestra el conjunto de actividades y recursos disponibles para su
desempeño en un periodo determinado. Para efectos de esta guía estos dos elementos
12
están orientados hacia la garantía y defensa de los derechos fundamentales de las
personas menores de edad. Es el ordenamiento en el tiempo de las tareas necesarias
para realizar las actividades que se requieren para alcanzar las metas o productos que a
su vez se requieren para lograr los objetivos de un proyecto (programa).
Plazo: Espacio en el tiempo que se define para realizar un conjunto de actividades o
tareas, las que se encuentran en función de los recursos disponibles.
Recursos: Conjunto de elementos o medios necesarios para realizar las actividades
establecidas en un plan de trabajo.
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