INSTITUTO TECNOLOGICO DE NUEVO LEON

INSTITUTO TECNOLOGICO DE NUEVO LEON
HABILIDADES DIRECTIVAS II
UNIDAD 3
Facultamiento y Delegación
La delegación es asignar tareas, funciones y autoridad, a nuestros subordinados
con el fin de que operen en campo limitado y cumplan con un objetivo
especifico.
El facultamiento es el hecho de delegar poder a nuestros empleados con el fin
de que estos se sientan dueños de su trabajo. Con esto podemos decir que la
delegación y el faqcultamiento están estrechamente unidos, ya que, la
delegación es una forma específica de facultar a blos empleados y así aumentar
su motivación al igual que so productividad.

La delegacion consiste en dar a otra persona la jurisdiccion que se tiene por
oficio para que esta haga unas tareas o conferirle su representacion. Implica la
rendicion de cuenta al superior de las tareas que han sido delegadas.
La delegacion con eficiencia implica que aquellos en los que se delegan las tareas
saben lo que han de conseguir, quieren lograrlo, tienen medios para hacerlo y
capacidad para conseguirlo.
El acto de delgacion se asienta en la relacion que existe entre el subordinado y su
jefe, el respeto mutuo que se tienen como personas.
Para delegar eficientemente y poder aumentar nuestra productividad debemos
seguir los siguientes ocho pasos
1). Asigne las tareas a las personas correctas:
Personas capaces y responsables y que estén bien motivados, no debemos
asignarles a empleados poco eficientes
2). Delegue la tarea completa:
Asignarle la tarea completa a un subordinado, en lugar de dividirla entre varios,
así, fortalecemos la motivación de dicha persona el cual tendrá toda la
responsabilidad.
Así también tendremos mayor control sobre los resultados
3). Ofrezca tantas instrucciones como sea necesarias:
Muchas veces hay miembros de nuestra empresa que necesitan instrucciones
minuciosamente detalladas, mientras que otros son muy eficaces a la hora de
operar con las instrucciones generales.
4). Conserve para usted algunas tareas importantes:
Tareas delicadas o de grandes resultados, estas tareas más que todo pueden
ser las que dependen de las circunstancias.
5). Obtenga retroinformación sobre la tarea que delego:
Nosotros como administradores no podemos delegar tareas importantes y
sentarnos a esperar que las termine, tenemos que crear puntos de revisión y
así poder obtener avances satisfactorios.
6). Delegar tanto las tareas agradables como desagradables a los miembros del
equipo:
Seria un trato justo tanto para nosotros como administradores como para los
demás miembros del grupo. Seria como rotar las tareas desagradables entre
todos.
7). No caer en excesivos detalles:
Muchos de los administradores se involucran demasiado con los detalles
técnicos y si no dejamos eso de lado, entonces no serán capaz de delegar o
facultar de forma eficiente.
8). Permita que se gaste dinero y que se utilicen otros recursos:
Contar con un presupuesto pequeño en la empresa incluso para pequeñas
cosas y ellos poder disponer de este, proporciona a los miembros del equipo
una sensación de poder, además dejar que estos tengan acceso a las
herramientas tecnológicas, son muestras significativas de facultamiento
La delegación se encuentra estrechamente unidad al facultamiento
(Empowerment).
Este es un proceso mediante el cual nosotros los administradores compartimos
el poder con los miembros del grupo, este es una buena forma de aumentar la
motivación del grupo.
COMO DELEGAR CON EFICIENCIA
Es una queja frecuente del directivo tradicional, el que no tiene tiempo
suficiente aún trabajando jornadas larguisimas. En las organizaciones modernas
se ha comprobado que la manera más fácil de alargar el tiempo es que el
trabajo lo haga más de una persona.
Esto significa que los directivos deben delegar parte o la totalidad de algunas
actividades que acostumbran a efectuar
EN CUANTO AL EMPOWERMENT
Sabemos que La palabra empowerment hace referencia al traspaso de
responsabilidades por parte del dueño de la empresa o jefe al trabajador, para
cumplir con las funciones en el momento y de la manera mas indicada;
permitiendo que los procesos en la empresa sean mas faciles y simples,
evitando así retrasos ya sea en el proceso productivo o cualquier otra área
funcional de la empresa, indispensables en estos tiempos de globalización por
permitir a las empresas ser mas competitivos, productivos y eficientes.
Por consiguiente menciono tres claves para aplicar correctamente el
empowerment a los trabajadores
1. compartir la información con todos, lo cual permitirá que los empleados
manejen con éxito la compañía, lo cual considero debería ir acompañado
inculcando a la vez valores y políticas de la empresa.
2. autonomía por medio de fronteras designando facultades
3. la creación de equipos autodirigidos, es decir, depender de personas que
trabajen juntas en equipos, las cuales se pueden basar en las destrezas y
conocimientos especializados de los demás, por lo que un equipo de personas
facultadas es mucho más poderoso que un grupo desconectado de personas.
Esto es muy importante dado que se considera al trabajador como miembro
activo e importante en la empresa, lo cual le da incentivos para lograr el éxito y
conseguir la fidelidad de los mismos trabajadores.
FACULTAMIENTO
Las organizaciones exitosas tienden hoy en día a generar esquemas de poder compartido
en donde el personal es corresponsable del destino de su empresa. Sin embargo solo las
organizaciones que tengan un grado de madurez que les permita ejercer autoridad, poder
y decisión, podrán conferir a su personal estos atributos.
Así, el Facultamiento es el conjunto de acciones para conferir poder al personal. Aunque
en algunos escenarios se le ha traducido al español como “delegación”, dicho termino
resulta desafortunado, ya que carece del impacto que significa no solo conferir poder al
subordinado, sino fortalecerlo y desarrollarlo durante el proceso. Para efectos de este
trabajo nos referiremos al termino facultamiento como sinónimo de Empowerment .
Pero, ¿qué es exactamente “Facultamiento ”? Empowerment o facultamiento significa
“energetización”, que es el hecho de delegar poder y autoridad a los subordinados y
conferirles el sentimiento de que son dueños de su propio trabajo (Byham y Cox,1992). El
facultamiento es una herramienta de la Calidad Total que provee los elementos de
desarrollo humano para fortalecer los procesos que llevan a las empresas a la
competitividad.
El facultamiento se convierte en la herramienta estratégica que fortalece el quehacer del
liderazgo, que da sentido al trabajo en equipo y que permite que la Calidad Total deje de
ser una filosofía motivacional desde la perspectiva humana y se convierta en un sistema
radicalmente funcional. El facultamiento viene a llenar todos esos huecos que quedaban
en los esquemas de desarrollo humano (CCTC, 1995)
Cómo se implanta un proceso de Facultamiento
Ciertamente es un trabajo mucho más delicado y difícil de lo que pudiera aparentar.
Demanda un cambio radical de cultura organizacional: el poder y la transferencia de recursos de un nivel
organizacional a otro. En consecuencia, es necesario diseñar una estrategia propia, detallada
de acuerdo a las necesidades y cultura de su organización. Holpp (1995,1996) ofrece
algunas sugerencias para diseñar una estrategia de facultamiento:
* Corroborar que hay un plan de negocios de largo plazo que apoya la estrategia de
facultamiento.
* Definir el facultamiento operacionalmente.
* Definir una estrategia por unidad, departamento y equipo.
* Planear la transferencia de tareas y responsabilidades, involucrando a todos (gerencia,
supervisores y equipos).
* Ofrecer Capacitación continua.
* Establecer un sistema de medición para evaluar y retroalimentar.
Un cambio drástico en la cultura de la organización necesita ser apoyado a través de
cambios y ajustes en los procesos, políticas y prácticas, así como con los recursos y
tecnología necesarios, para que el facultamiento rinda los frutos esperados. Y muy
importante: esto lleva tiempo y requiere de una dosis grande de paciencia.
Errores o Barreras más comunes en la implantación del Facultamiento
y
* Introducir cambios severos en la estructura organizacional durante la implantación del
facultamiento.
* El miedo a perder el status; miedo al cambio.
* Falta de compromiso de la gerencia o del equipo.
* Simplificación excesiva del proceso de facultamiento.
* No cambiar las procesos, políticas, y prácticas de la organización para implantar el
facultamiento.
* Falta de indicadores para evaluar el progreso.
* Que los involucrados (gerentes, supervisores, equipos) no participen directamente en el
diseño de la planeación del facultamiento.
* Introducir el facultamiento sin tener un proceso de mejora continua.
* No capacitarse.
La comunicación es la columna vertebral de varios factores fundamentales en las empresas,
destacando la actitud de dueño, el liderazgo, el trabajo en equipo, las relaciones
interpersonales y la efectividad organizacional misma.”
El que estos factores sean inadecuados en las organizaciones se origina en gran medida por
las personas en posiciones de autoridad “formal”. Da lugar a la falta de “empowerment”,
término que empezó a utilizarse en Estados Unidos en los años 80’s y que se ha traducido
frecuentemente como “facultamiento” y, a veces, pésimamente, como “empoderamiento”.
En mi concepto, empowerment representa las siguientes cualidades y características:
1. “Quitar las cadenas” a los integrantes de una organización para que puedan dar todo
lo que son capaces de aportar a su organización.
2. Es una estrategia muy inteligente para aprovechar todo el talento, experiencia,
energía y capacidades de los integrantes de una empresa.
3. Es la consecuencia del liderazgo inspirador (el generador del empowerment
extraordinario que producían los grandes Maestros del pasado y los grandes líderes
de todas las épocas) y de la excelencia en comunicación.
Facultamiento
FACTORES QUE INHIBEN EL FACULTAMIENTO
Actitudes Acerca de los Subordinados.
Los directivos que evitan el facultamiento a los demás a menudo piensan que sus subordinados no son lo
suficientemente competentes para cumplir con el trabajo no están interesados en tomar más
responsabilidades, están ya sobrecargados y son capaces de aceptar más responsabilidad, requerirían
demasiado tiempo de capacitación, o no deben participar en actividades o responsabilidades
desempeñadas típicamente por el jefe. Sienten que el problema del no facultamiento reside en los
empleados y no en ellos mismos. El razonamiento es: yo estoy dispuesto a facultar a mi gente, pero ellos no
quieren aceptar la responsabilidad
Inseguridades Personales.
Algunos directivos temen que perderán el reconocimiento y las recompensas asociadas con el
cumplimiento exitoso de actividades si las confieren a los demás. No están dispuestos a compartir su
experiencia o a “comerciar secretos” por el temor de perder el poder o la posición. No toleran la
ambigüedad, que los lleva a sentir que personalmente deben conocer todos los detalles acerca de los
proyectos que se les asignan. Prefieren trabajar solos en las actividades en vez de hacer que los demás
participen, o no están dispuestos a absorber costos asociados con que los subordinados comentan errores.
El razonamiento es: estoy dispuesto a dar facultamiento a las personas, pero cuando lo hago, o hacen un
caos con las cosas o tratan de quedarse con toda la gloria.
Necesidad de Control.
Los directivos que no facultan o confieren poder también tienen alta necesidad de estar a cargo, y de dirigir
y gobernar lo que sucede. Suponen que la ausencia de una dirección clara y metas por parte del jefe, o un
descuido en los controles, llevará a una confusión, frustración y fracaso por parte de los empleados.
Sienten que la dirección de los superiores es obligatoria. Es más, a menudo ven resultados decepcionantes
en las palabras de ánimo, equipos de...
DEFINICIÓN
La definición de delegación es dar de una persona a otra la jurisdicción que tiene
por su oficio para que haga unas tareas o conferirle su representación.
Otra posible dirección sería el proceso que nos permite conferir a un colaborador el
encargo de realizar una tarea, concediéndole la autoridad y libertad necesarias,
pero conservando siempre la responsabilidad final por el resultado.
La delegación implica al mismo tiempo la obligación de rendición de cuentas al
superior de las tareas que han sido delegadas.
Ventajas de la delegación:
Directivo : Ahorra tiempo y gestión
Potencia capacidades gerenciales
Libera sobre la presión del trabajo inmediato
Reduce costes de la empresa (ya que el directivo puede dedicarse a Otras
funciones.
Empleado: Incrementa la participación, Incrementa motivación
Desventajas de la delegación:
Son frecuentes en un tipo de Dirección autoritaria.
La mala delegación puede llevar al fracaso del directivo, puede pensar que esta
perdiendo autoridad o no confía en sus subordinados.
La delegación de tareas sin justificación.
Para que la delegación sea efectiva, deben darse las siguientes condiciones:
-Definir claramente la tarea a realizar, objetivos que se quieren conseguir,
plazos y autoridad asociada.
-Aceptación voluntaria, ya que los trabajos delegados normalmente no forman
parte del conjunto de tareas que forman parte del puesto de trabajo del empleado.
-Supervisión de la tarea delegada según sea su importancia y dificultad al final de
la misma o durante su proceso en diferentes etapas.
Barreras críticas para la delegación:
Barreras del delegante
1- Preferencia por actuar más que por dirigir.
2- Exigencia que todo el mundo "conozca todos los detalles"
3- La falacia de que "puedo hacerlo mejor yo mismo"
4- Falta de experiencia en el trabajo o en delegar
5- Inseguridad
6- Temor a no ser aceptado
7- Rehusar la aceptación de errores
8- Falta de confianza en los subordinados
9- Perfeccionisno, que conduce al exceso de control
10- Falta de dotes de organización para equilibrar las cargas de trabajo
11- No delegar la autoridad en consonancia con la responsabilidad
12- Incertidumbre en las tareas e incapacidad para explicarse
13- Falta de inclinación para perfeccionar a los subordinados
14- Incapacidad para establecer controles eficaces y un buen sistema de
seguimiento.
1.
o
o
SUPERVISOR TRADICIONAL
Supone que la gente sabe hacer la tarea
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Ofrece instrucciones y espera ver resultados
Supervisa a todos por igual aunque use estilos diferentes
Usa muchas veces la supervisión como un método evaluativo
Pueden ser autoritarios
FACILITADOR
Ofrece orientación y educa sobre cómo deben llevarse a cabo las tareas
Divide y estructura la tarea en pasos realizables
Aclara expectativas
Tiene comunicación frecuente con sus equipos
Facilita lo necesario para que el equipo pueda cumplir con la tarea
Motiva equipo.
Selecciona con cuidado el equipo dependiendo de la tarea.
Monitorea con frecuencia
Enfoca en la necesidad de la organización sin olvidar las perosnas
2.
PAPEL DEL SUPERVISOR COMO FACILITADOR DEL TRABAJO EN EQUIPO
o
Siempre trata de ser facilitador
o
Tiene destrezas en ayudar a grupos a lograr concenso
o
Estructura la atarea y ofrece asistencia
o
Escucha los problemas y ofrece recomendaciones
o
Comunica las expectativas con claridad.
o
Promueve el cambio
o
Monitorea y busca información cuando tiene dudas.
o
Apodera la gente de sus equipos.
3.
EL USO DE LA DELEGACIÓN DE TAREAS COMO HERRAMIENTA PARA FACILITAR L
TRABAJO EN EQUIPO
o
Estimula la participación de todos
o
Desarrolla compromiso entre los miembros del equipo.
o
Logra resolver las diferencias y ayuda al equipo a que lo hagan por sí mismos.
o
Reduce el error
o
Aumenta la comunicación entre pares
o
Reduce el conflicto entre papeles
o
Estimula el liderazgo.
4.
Delegación
o
La delegación es un aspecto del liderato que delinea el curso a seguir, se relaciona
con l a distribución de tareas.
5.
Conceptos a considerar al delegar
o
Responsabilidad

Aunque delegue usted a otra persona, usted es responsable de la tarea.
o
Autoridad

La cantidad de autoridad depende de quien la otorgue.
6.
Ventajas de la Delegación
o
Promueve la eficiencia.
o
Aumenta la motivación.
o
Desarrolla las destrezas de equipo.
o
Mayor distribución del trabajo a través del grupo.
7.
CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN DELEGADOR/A
o
Ofrece instrucciones claras, así como fechas
o
Estructura la tarea pero con cierta independencia
o
Escoge con cuidado los equipo balanceando las destrezas y actitudes de sus
miembros
o
Se comunica con frecuencia y monitorea de acuerdo al nivel necesario
o
No delega el trabajo gerencial que le corresponde
o
Fomenta la creatividad y la iniciativa
8.
Cuando existe una pobre delegación…
o
Disminuye la motivación.
o
El equipo se confunde y hay tensión.
o
Se hacen preguntas constantemente por falta de dirección.
o
No se logra el objetivo o la meta deseada.
9.
Pasos para delegar
o
Identifique a una persona confiable para realizar una tarea.
o
Prepare a la persona: explíquele claramente la tarea asegúrese que entendió lo
solicitado.
o
Asegúrese de que la persona tiene la autoridad necesaria para realizar el trabajo
adecuadamente.
o
Manténgase en contacto con la persona para apoyarla y monitorear el progreso.
o
Reconozca los esfuerzos.
10.
Tareas que no se deben delegar