SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA INFORME DE AVANCE TRIMESTRAL DEL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO CON LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2011 En cumplimiento de la Directiva Presidencial 08 de 2003, trimestralmente se debe remitir al Contralor General de la República, el examen sobre el Plan de Mejoramiento llevado a cabo por el Comité de Coordinación de Control Interno. El presente informe es el primero que se realiza sobre el Plan de Mejoramiento vigente, toda vez que su formalización tuvo lugar en el mes de noviembre de 2011. A continuación se describen las principales características del mencionado plan y su nivel de avance y cumplimiento: ORÍGEN Y COMPOSICIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO El presente informe es el primero que se realiza respecto del Plan de Mejoramiento vigente, toda vez que la suscripción del mismo se realizó en el mes de noviembre de 2011. El Plan en su totalidad comprende 44 hallazgos, cada uno de los cuales con una o varias acciones correctivas, las que a su vez incorporan metas cuantificables que permiten medir su avance y cumplimiento. Cuadro No. 1 – Composición Plan de Mejoramiento SFC Número de hallazgos 44 Número de acciones correctivas 39 Número de metas 47 Las metas que conforman el plan de mejoramiento se distribuyó en 11 áreas responsables como se presenta a continuación: Gráfico No. 1 – Clasificación de las metas dentro del marco de procesos del SGI 1 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Cuadro No. 2 - % Total de Metas por Áreas Responsables AREAS RESPONSABLES Secretaría General Grupo de Planeación y Gestión de Calidad Dirección Jurídica Dirección de Tecnología TOTAL Total Metas 32 12 2 1 47 % 68% 26% 4% 2% 100% EVALUACIÓN TRIMESTRAL DEL PLAN A 31 DE DICIEMBRE DE 2011 Para el trimestre octubre – diciembre de 2011, el plan de mejoramiento suscrito contiene 9 metas, las cuales se presentan en detalle en la proforma anexa de Excel, y están distribuidas por áreas responsables como se presenta a continuación: Grafico No. 2 – Metas comprometidas para el trimestre octubre - diciembre 2011 OCTUBRE - DICIEMBRE 2011 4 4 3.5 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0 3 1 1 Dic-11 Secretaria Secretaria General - SAF General SRH Secretaria General Grupo de Contratos Grupo de Planeación Cuadro No. 3 - Metas del trimestre distribuidas por área responsable. AREA Secretaria General - SRH Secretaria General - SAF Secretaria General - Grupo de Contratos Grupo de Planeación y Gestión de Calidad Total MES - CORTE METAS No. TOTAL Dic-11 Dic-11 Dic-11 Dic-11 18,19,21,30 31,40,41 37 1 4 3 1 1 9 2 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA En la revisión trimestral se evidenció un cumplimiento de 100% en las metas comprometidas para el periodo octubre - diciembre 2011. Cuadro No. 4 – Detalle cumplimiento de metas del trimestre octubre – diciembre de 2011 Descripción hallazgo Avance Porcentaje Unidad físico de de Avance Denominación de la Unidad de de ejecución fisico de medida de la Meta Medida de las ejecución de de la Meta metas las metas No de Meta Descripción de las Metas 1 Reunión realizada con la Alta Dirección de la SFC en la que se analice la viabilidad y aporte de cada uno de los proyectos operativos al logro de los objetivos estratégicos de la Entidad 18 Aplicación de los controles Carpeta con listados de establecidos asistencia y certificaciones 19 Actividades de capacitación desarrolladas. Estudios de Viabilidad Una vez analizado y evaluado el Plan Estratégico de la Superintendencia, se encontraron debilidades en los estudios y análisis de viabilidad de los proyectos operativos, los cuales tienen como marco legal los lineamientos fundamentales plasmados en el Plan Estratégico y por ende en el Plan Nacional de Desarrollo; por cuanto de las 50 actividades registradas, éstas no corresponden a un análisis técnico y ajustado, sino a proyectos o actividades que no representan un valor agregado a los procesos misionales de la Entidad y son netamente funciones cotidianas que realiza. Acta de reunión en la que conste la revisión de los proyectos operativos del Plan Estratégico 2011-2014 1 1 100% 1 1 100% 80% 80% 100% Desarrollo, control y Evaluación del Curso de Inducción. Como resultado del análisis a la información suministrada por la Entidad sobre el desarrollo de programas de inducción, de una muestra del 100% de los funcionarios que ingresaron en 2010 (n=39) y uno (1) que ingresó en noviembre de 2009, se encontró que: a. El 45% de los funcionarios (n=18) no se encuentran en el Reporte de Evaluación del juego interactivo que se realiza para evaluar la lectura del Manual de Inducción. b. Del grupo anterior, a 17 funcionarios (42,5%) se les elaboró certificado de aprobación del juego interactivo de inducción, a pesar de no ser parte del Reporte de Evaluación respectivo. Así mismo, en el caso de un funcionario (2,5%) no se elaboró el Certificado de aprobación del juego interactivo de inducción. c. El 27,5% de los funcionarios (n=11) terminaron el curso después de los 30 días (hábiles) a los que se refiere el correo electrónico con el cual se dan las indicaciones a las personas para iniciar la lectura del Manual de Inducción y realizar el juego interactivo. d. Mientras que en algunos casos en los certificados aparece el mes y año en Evaluación del Desempeño. a. Existen diferencias de criterios entre distintas dependencias en la fase de fijación de compromisos laborales, por cuanto es variable el grado en que en dichos compromisos se reflejan planes y proyectos (de inversión, estratégicos y operativos) por dependencia; así, en un extremo se hacen explícitos los compromisos laborales de los funcionarios frente a aquellos planes y proyectos, en el otro, los compromisos laborales se limitan al cumplimiento de funciones del cargo del empleado evaluado. Porcentaje de funcionarios capacitados en evaluación del desempeño 3 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Avance Porcentaje Unidad físico de de Avance Denominación de la Unidad de de ejecución fisico de medida de la Meta Medida de las ejecución de de la Meta metas las metas Descripción hallazgo No de Meta Evaluación del Desempeño. c. Desde el punto de vista documental, se evidenció que no hay unidad de criterio en la forma como se ordenan y archivan los distintos formatos de cada evaluación y errores en el diligenciamiento de las fechas de los mismos. 21 Actividades de desarrolladas. Capacitación (IP): La Entidad ha otorgado créditos no condonables para programas de formación en las modalidades de educación formal y no formal con recursos administrados por el Instituto Colombiano de Crédito y Estudios Técnicos en el Exterior (Icetex), a funcionarios con nombramiento en provisionalidad, contraviniendo lo dispuesto en el Parágrafo del Artículo 73 del Decreto 1227 de 2005: 30 Trámite de la consulta al Consejo de Estado, a través del Ministerio de Consulta radicada. Hacienda y Crédito Público. 31 Modificacion al procedimiento de ejecucion presupuestal; expedicion d ememorando sobre cierre de vigencia fiscal y expedicion del acto adminsitrativo mediante el cual cual es condicion para que los Procedimiento actualizado supervisores puedan hacer uso de su descanso remunerado solo en caso que hayan dejado la ttoalidad de las cuentas por concepto de obligaciones contratistas radicadas a a31 de diciembre . 37 Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas La entidad no incluyó dentro del rezago presupuestal constituido a diciembre 31 de 2010, el valor correpsondiente al periodo comprendido entre el 19 de octubre y el 18 de noviembre de 2010 del contrato SF.3-010-2010 a pesar que el contratista presnto los documentos necesarios para el trmaite Obligaciones SICE Consultado el aplicativo Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE, se observó que la entidad reportó el contrato SF.2002-2010 de manera extemporánea. Control de Inversiones a través del MIDAS Con independencia de la forma que utilicen las entidades públicas para procesar la información, sea esta manual o automatizada, el diseño del sistema implementado deberá garantizar eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica, social y ambiental. capacitación Porcentaje de funcionarios capacitados en evaluación del desempeño 80% 100% 1 100% 1 1 100% Asignación de funciones a un Modificación manual de funciones funcionario adicional 1 1 100% 40 Obtener la evidencia y la trazabilidad del comportamiento, al realizar la Capacitaciones venta fraccionada de los títulos TES, utilizando para ello, el sistema MIDAS 1 1 100% 41 Obtener una Constancia de funcionalidad. 1 1 100% Al realizar la venta fraccionada de los títulos TES, el sistema MIDAS genera números faciales diferentes para la parte que se vende y para la parte que queda en poder de la SFC y desaparece el número inicial, situación que dificulta el seguimiento adecuado al comportamiento del título original, como se observó en los títulos 93, 97, 98, 99, 100, 105, 126, 127, 128, 132 y 134. Control de Inversiones a través del MIDAS Con independencia de la forma que utilicen las entidades públicas para procesar la información, sea esta manual o automatizada, el diseño del sistema implementado deberá garantizar eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica, social y ambiental. Al realizar la venta fraccionada de los títulos TES, el sistema MIDAS genera números faciales diferentes para la parte que se vende y para la parte que queda en poder de la SFC y desaparece el número inicial, situación que dificulta el seguimiento adecuado al comportamiento del título original, como se observó en los títulos 93, 97, 98, 99, 100, 105, 126, 127, 128, 132 y 134. Descripción de las Metas Solicitud de Constancia 80% 1 4 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA METAS CUMPLIDAS EN TRIMESTRES ANTERIORES Sin perjuicio de que el presente Plan de Mejoramiento hubiera sido formalizado en el pasado mes de noviembre de 2011, la entidad dio un cumplimiento del 100% a las siete (7) metas cuyas fechas, tanto de inicio como de finalización, quedaron comprendidas durante el período junio – septiembre 2011. Dichas metas aparecen en detalle, en la proforma Excel que se adjunta al presente informe. ASIGNACION DE PUNTAJES AL PLAN DE MEJORAMIENTO El porcentaje de avance y demás variables dadas en este informe, son el resultado de la aplicación de la metodología establecida en la Resolución 5872 de 2007 y los resultados obtenidos con fecha de corte 31 de diciembre de 2011 son los que a continuación se presentan: Puntaje base de evaluación de cumplimiento: Es la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada una de las metas cuyo plazo se encuentra vencido al momento de la evaluación: PBEC = 119,14 Puntaje base evaluación de avance: Es la sumatoria de los puntajes atribuidos a todas las metas que comprenden dicho plan: PBEA = 1082 Cumplimiento del Plan: Se calcula como el cociente resultante de la sumatoria de los puntos obtenidos por las metas cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido: CPM = 100% Avance del Plan de Mejoramiento a la fecha de evaluación: Se calcula como el cociente de la sumatoria de los puntos obtenidos por las metas del plan dividido por el puntaje base para la evaluación del avance: AP = 37,14% 5 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA METAS PRÓXIMAS A VENCERSE Para el siguiente trimestre enero – marzo 2012, el Plan de Mejoramiento tiene un total de 13 metas para cumplir. En el cuadro siguiente se detallan dichas metas con su porcentaje (%) de avance a diciembre 31 de 2011: Cuadro No. 5 – % de avance de las metas para el trimestre enero – marzo de 2012 Descripción hallazgo No de Meta Descripción de las Metas Denominación de la Unidad de medida de la Meta 13 Solicitud de la implementación de alarmas a través de la Dirección de Optimizar el control a Tecnología los apoderados Oficio comunicando a los apoderados de la implementación de las alarmas Normograma La Entidad presuntamente no ha dado pleno cumplimiento a la Etapa 4 para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) 1000:2005 22 Actualización normograma Aplicativo Orión La herramienta informática empleada para el registro, actualización, supervisión de los contratos no se encuentra actualizada en cuanto a la información de pagos, liquidación, informes de supervisión ya que se observaron diferencias entre la información almacenada en el aplicativo y la documentación en los expedientes de los contratos SF.3-0102010; SF.3-024-2010; SF.3-068-2010; SF.8-001-2010; SF.1003-2010. 32 Eliminación pestaña Pestaña eliminada de pago 33 Modificación resolución supervisores formatos supervisión 34 Capacitación supervisores de Sesion de contrato. capacitación. Eliminación pestaña Eliminación pestaña de pagos aplicativo pagos Orion Presentación y sustentación de recursos Analizados los procesos 2004-3604, 2005-9000, 2005-3327, se observó que la Entidad no presentó oportunamente los recursos de ley a que había lugar. Para los procesos judiciales identificados con los números 2006-6421, 2004-8719, 2005-3327; la Entidad interpuso los recursos de apelación; sin embargo, éstos no fueron sustentados del Normograma Unidad de Medida de la Meta Área Responsable Avance físico de ejecución de las metas Porcentaje de Avance fisico de ejecución de las metas 1 Subdirección de Representación Judicial Grupo de lo Contencioso Administrativo 1 100% 1 Grupo de Planeación y Gestión de Calidad y Líderes de procesos 0 0% 1 Grupo de Contratos 1 100% 1 Grupo de Contratos 0.5 50% 1 Grupo de Contratos 0.5 50% Supervisión de Contratos El numeral 1.11 del Artículo 1 de la Resolución 633 del 9 de mayo de 2007, modificado por el Artículo 1 de la Resolución 2036 de 30 de diciembre de 2009 expedidas por la SFC, que establecen como una de las obligaciones de los supervisores de contratos: “1.11 Presentar al Grupo de Contratos informes periódicos de supervisión mediante la proforma A-PI-GCT-006 “Informe Periódico de Supervisión de Contratos”, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, en formato impreso y vía email, cuando el plazo de ejecución exceda de un mes. Adicionalmente, el supervisor podrá presentar informes siempre que lo considere necesario”. Resolución formatos y supervisión de modificados y de Sin embargo, se elaboraron y/o radicaron Informes Periódicos de Supervisión posteriores al término establecido en la norma citada para los casos de los contratos SF.9-003-2008, SF.3010-2010, SF.3-006-2010, SF.3-016-2010, SF.3-042-2010, SF.3-052-2010, SF.3-061-2010, SF.3-062-2010, SF.3-0682010. Pagos Pendientes En el caso del contrato SF.3-063-2010 no se encontró información ni en el aplicativo Orión ni en los informes periódicos de supervisión sobre pagos pendientes de realizar al contratista, pese a que han transcurrido varios meses de la ejecución. 6 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Descripción hallazgo Denominación de Descripción de las No de Meta la Unidad de Metas medida de la Meta Unidad de Medida de la Meta Área Responsable Avance Porcentaje físico de de Avance ejecución fisico de de las ejecución de metas las metas Disposiciones sobre trámite de pagos El numeral 1.15 del Artículo 1 de la Resolución 633 del 9 de mayo de 2007, modificado por el Artículo 1 de la Resolución 2036 de 30 de diciembre de 2009: “Para efectos del pago al contratista, el supervisor deberá diligenciar en su totalidad la proforma A-PI-GFI-006 “Certificación de cumplimiento por Prestación de Servicios” previa verificación de la factura y demás documentos soportes; igualmente el supervisor deberá velar porque la factura sea radicada oportunamente por el contratista ante el área respectiva para su pago”. 35 Modificación minuta Minuta modificada de contratos de cada contrato 1 Grupo de Contratos 0 0% 36 Modificación Resolución, formatos resolución de de supervisión y supervisión, formatos certificados de de supervisión y cumplimiento certificados de modificados cumplimiento 1 Grupo de Contratos 0.5 50% 38 Incluir los indicadores Indicadores de de economía y economía. financieros en los Indicador financiero siguientes reportes 2 Grupo de Planeación y Gestión de Calidad y Subdirección Administrativa y Financiera 0 0% 39 Obtener la evidencia del comportamiento Documento de cada título adquirido 1 Grupo de Tesorería 0 0% Sin embargo, se encontró que en la cláusula de los contratos se establece que, para efecto del trámite de los pagos, "el CONTRATISTA deberá presentar las correspondientes facturas, dentro de los (10) días hábiles siguientes a la expedición del certificado de cumplimiento otorgado por el supervisor del contrato”. Informes de seguimiento y certificaciones de Cumplimiento La Entidad no dispone con un criterio normativo ni procedimental que permita integrar la elaboración de los informes periódicos de seguimiento con la elaboración de las certificaciones de cumplimiento Indicadores a Reportar Al revisar la cuenta fiscal, se observó incumplimiento a lo establecido en el numeral 8 del artículo 28 de la Resolución No. 5544 del 17 de diciembre de 2003, por cuanto no se diligenció de manera completa los indicadores de gestión contenidos en el formato No. 6, en especial a lo que hace referencia a indicadores de economía y financieros Registro contable de compra y venta de inversiones: Con independencia de la forma que utilicen las entidades públicas para procesar la información, sea esta manual o automatizada, el diseño del sistema implementado deberá garantizar eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica, social y ambiental. En los títulos identificados con número facial del MIDAS 93, 95, 96, 97, 98, 105, 111, 122, 123, 124, 127, 134 y 135 de 2010, se encontró que al generar la interfaz entre el sistema MIDAS y el TRIDENT se cambia el número facial del título, razón por la cual se pierde la trazabilidad para efectos contables. Al cierre del mes el Coordinador del Grupo de Contabilidad realiza un registro manual con base en el inventario final, con el fin de reversar el registro inicial con número del título errado y procede al registro con base en el número facial que corresponde. 7 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Descripción de las Metas Denominación de la Unidad de medida de la Meta Unidad de Medida de la Meta Área Responsable Avance físico de ejecución de las metas Porcentaje de Avance fisico de ejecución de las metas Descripción hallazgo No de Meta Depuracion de partidas conciliatorias con el ICETEX: Las Entidades adelantaran todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas conducentes a depurar las partidas conciliatorias que se presenten, con el fin de incorporar en la contabilidad los derechos y obligaciones correspondientes y de solicitar a las demás entidades los ajustes del caso. 43 No mantener partidas Registro Contable conciliatorias 1 Grupo de contabilidad 0.8 80% 44 Revisión procedimiento de Procedimiento 1 Grupo de Almacén e Inventarios 1 100% 45 Revisión procedimiento de Procedimiento 1 Grupo de Almacén e Inventarios 1 100% 47 Registro Contable Registro Contable 1 Grupo de contabilidad 0.1 10% Una vez revisada la conciliación de los saldos del Convenio S.B. 7.1.97/12925 con corte al 31 de diciembre de 2010, se observan partidas conciliatorias desde abril de 2010, sin depurar, con el objeto de realizar y solicitar al ICETEX los ajustes pertinentes. Registro de Bienes devolutivos en Servicio. El registro de los bienes devolutivos debe ajustarse a la situación real en que se encuentren, en bienes muebles en bodega o bienes muebles puestos en servicios, atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública - RCP. La SFC registró a 31 de diciembre de 2010 Muebles y Enseres en servicio por $77 millones, por lo que el proceso de depreciación fue activado automáticamente a partir del 13 de diciembre de 2010 (Fecha de registro de la compra en el SOA), pero en la revisión física realizada a la Bodega el 5 de abril de 2011, se encontraron allí ubicados, lo que permite establecer que la información que reporta el Sistema Online Administrativo - SOA en relación con éstos bienes, no corresponde a la realidad. Responsabilidad en el manejo de bienes devolutivos. El procedimiento establecido por la SFC para la entrega de bienes indica que el comprobante de egreso debe contener entre otros aspectos lo siguientes: Nombre, cédula y firma del funcionario destinatario del bien; Nombre, cédula de ciudadanía y firma del Almacenista o quien haga sus veces; Número consecutivo de ítems y; Código, placa, descripción, estado, número serial, valor del elemento. Durante la revisión adelantada a los inventarios, se encontraron bienes en servicio por $164 millones, los cuales no están en cabeza de un funcionario responsable para su cuidado y uso, por cuanto se encuentran cargados al Nit. de la Entidad. Manejo de subcuenta Otros: El numeral 11 del Procedimiento }contable para la Estructuración y Presentación de los Estados Contables Básicos regual el manejo de las Subcuentas denominadas otros. En los saldos reflejados en los Estdos Financieros de lqa ]SFC con corte al 31 de diciembre de 2010, se encontró que las SubcuentasÖtors¨superaron el 5% del valor total de la cuenta de la cual forman parte (tabla 3) 8