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PRONTUARIO
I.
INFORMACIÓN GENERAL
Título del Curso: Administración de Documentos
Créditos: 1/2 crédito/1/2 semestre
Profesora: Carmen Feliciano
E-mail: feliciano38@hotmail.com
II.
DESCRIPCIÓN DEL CURSO
El curso de Administración de Documentos le ofrece al estudiante la oportunidad de conocer
diferentes sistemas de archivo, las reglas aplicables a los mismos, los aspectos éticos y
legales, así como los diferentes materiales y equipos que se utilizan en una oficina. Los
aprendices tienen la oportunidad de desarrollar destrezas y conceptos relacionados con la
codificación y alfabetización de documentos utilizando sistemas computadorizados mediante
base de datos y otros medios electrónicos. Además, desarrollan destrezas de análisis, diseño y
procedimientos que rigen el sistema efectivo de administración de documentos a través de
herramientas sincrónicas y asincrónicas, y materiales de apoyo provistas en modalidad
híbrida en el portal virtual. Esto permite al alumno el acceso inmediato en el momento en que
el estudiante lo amerite. El propósito es que los aprendices puedan acceder inmediatamente a
la información que se les solicita. Esto evita perdida de tiempo, dinero y esfuerzo. El/la
estudiante tiene la oportunidad de hacer aplicaciones prácticas de los conocimientos
adquiridos, con el objeto de demostrar cuán competente es en dicha disciplina, y cómo se
reflejan en sus ejecutorias los hábitos de trabajo correctos, las actitudes y los valores.
III.
OBJETIVOS GENERALES
1. Aplicar las reglas establecidas para el archivo y la búsqueda de documentos mediante los
sistemas alfabético, numérico, geográfico y por asunto.
2. Codificar los documentos en una base de datos.
3. Alfabetizar los documentos en una base de datos.
4. Demostrar dominio de los procedimientos adecuado para codificar y alfabetizar
5. Participar en la selección de materiales, equipo, sistemas de archivo y tecnología a
utilizarse en una oficina.
6. Utilizar vocabulario técnico en el campo de Administración de Documentos.
7. Entregar los trabajos limpios, legibles y presentables.
8. Aplicar las normas para el diseño y la preparación de un manual de procedimientos en el
área de Administración de Documentos.
9. Participar en la evaluación de su trabajo de acuerdo con las normas establecidas en
Administración de Documentos.
10. Demostrar buenos hábitos de estudio y trabajo para el mejor rendimiento de su labor.
11. Interpretar instrucciones orales y escritas.
12. Seguir instrucciones orales y escritas.
13. Exhibir actitudes y rasgos personales para desempeñarse eficazmente en el ámbito
comercial y social, como: responsabilidad, actitud positiva, buenas relaciones humanas,
cooperación, apariencia personal adecuada, iniciativa, discreción, tacto, espíritu de
servicio, honradez, lealtad, y puntualidad.
IV.
TEMAS
A. Visión general e introducción a la administración de documentos
1. Introducción a la administración de documentos y su importancia
2. Retos y oportunidades den la administración de documentos
B. Aspectos básicos de los sistemas de archivo
1. Sistemas para la clasificación de documentos
2. Ciclo de los documentos y costos del sistema
C. La ética y las leyes en la administración de documentos
1. Características del personal de oficina y aspectos éticos que rigen el manejo de
información
2. Disposiciones legales en la administración de documentos
D. Tarjeteros y formularios: recursos para el manejo de datos
1. Tarjeteros y formularios: recursos para el manejo de datos
2. Formularios comerciales
E. Reglas para codificar y alfabetizar nombres de individuos
1. Conceptos y aspectos básicos para la aplicación de las reglas de archivar
2. Reglas para archivar nombres de individuos
3. Referencias
F. Reglas para codificar y alfabetizar nombres de instituciones
1. Reglas para archivar nombres de firmas comerciales, instituciones y agencias
gubernamentales
2. Referencias
G. Bases de datos electrónicas: creación y diseño
1. Base teórica
2. Creación y diseño de la base de datos electrónica
3. Registro, uso y manejo de la información en bases de datos electrónicas
H. Sistema alfabético
1. El sistema alfabético y la organización del archivo
2. Recibo, procesamiento y archivo de la correspondencia
3. Uso de los colores en el sistema alfabético
I. Sistema numérico
1. Usos y organización del archivo numérico de correspondencia y tarjeteros
2. Organización del archivo numérico de correspondencia y de tarjeteros numéricos
3. Sistemas numéricos y de colores para la organización de los archivos
J. Sistema geográfico
1. Usos y organización del sistema geográfico
2. Procedimiento al archivar la correspondencia y el uso de colores
K. Sistema por asunto
1. Usos y organización del sistema por asunto y pasos al archivar la correspondencia
2. Uso de códigos numéricos y sistemas de color para archivar por asunto
3. Archivos cronológicos por asuntos y los archivos personales
L. Sistema electrónico
1. Organización y localización de los archivos electrónicos
2. Protección de los discos y cómo documentar el sistema electrónico
M. Control, localización y préstamo de documentos
1. Control de documentos y sistemas de cargo en archivos manuales
2. Control, acceso y localización de documentos
N. Protección, transferencia, almacenaje y disposición de documentos
1. Retención y medidas de protección para los documentos
2. Equipo y métodos para la transferencia de documentos
3. Almacenaje, localización y disposición de archivos inactivos
O. Equipo y materiales
1. Variedad y selección del equipo
2. Materiales y otros accesorios para los archivos
P. Tecnología de imágenes y de comunicación en la oficina electrónica
1.
2.
3.
4.
La estación de trabajo electrónica
Tecnología de la microfilmación
Sistemas de imágenes electrónicas
Comunicación electrónica
Q. Implantación y evaluación del sistema de archivo
1. Establecimiento y evaluación del sistema
2. Análisis, evaluación y diseño de formularios
3. El manual de procedimientos
V.
OBJETIVO ESPECÍFICOS PRIMER MÓDULO
1. Señalar la importancia del proceso de la comunicación y de la información para los
individuos y las instituciones.
2. Decir por qué es necesario mantener un buen sistema de administración de documentos.
3. Indicar los usos que tienen los documentos y dar ejemplos.
4. Mencionar diferentes medios en los cuales se conserva información.
5. Explicar los dos métodos básicos para archivar y mantener los documentos.
6. Indicar las categorías en que se clasifican los documentos y dar ejemplos de documentos
que correspondan a cada categoría.
7. Señalar las especialidades que existen en el campo de la administración de documentos.
8. Mencionar los conocimientos, destrezas y habilidades que debe tener el personal
responsable del manejo de documentos y que contribuyen a su progreso profesional.
9. Decir cuáles son las organizaciones profesionales relacionadas con la administración de
documentos.
10. Definir los términos: sistema, tecnología, comunicación, información, documento,
administración de documentos y archivar.
VI.
TEXTO
Correa, C. M. & Díaz-Colón, A. (2004). Administración de Documentos: Sistemas,
Procedimientos y Tecnología. México, DF: McGraw-Hill Interamericana.
Departamento de Educación (1999). Documento de Trabajo. San Juan, PR. Autor
VII.
RECURSOS ELECTRÓNICOS
http://www.nbea.org/ (National Business Education Association)
http://www.arma.org/ (Association of Records Management and Administrator)
http://upr.edu20.org/ (Plataforma EDU 2.0 UPR Mayagüez)
VIII.
MATERIALES
1.
2.
3.
4.
5.
IX.
Computadora
Internet
Plataforma EDU 2.0
Sistema sonido computadora
Rúbricas
METODOLOGÍA DE ENSEÑANZA
1. Trabajos colaborativos
a. Foros
b. Blogs
c. Chats
d. Videoconferencias
2. Vídeos
3. Artículos para análisis/pensamiento crítico
a. Individual
b. Grupal
4. Mesa redonda
5. Casos de discusión
6. Asignaciones
7. Mapas de concepto
8. Preguntas abiertas
9. Proyectos
10. Ejercicios de aplicación
11. Términos para definir
12. Simulaciones
X.
CRITERIOS DE EVALUACIÓN/CURVA
Evaluación
Pre-prueba
Pruebas
Asignaciones
Proyectos
Trabajos colaborativos
Análisis críticos
Ejercicios aplicación
Post-prueba
*Repetir
XI.
Peso %
10
10
20
30
10
20
-
Curva
100 – 90
89 – 80
79 – 70
69 – 60
59 – 0
Letra
A
B
C
D
*R
ACOMODO RAZONABLE
Es responsabilidad de todo estudiante con excepcionalidad que requiera el servicio de
acomodo razonable, según lo establece la American with Disability Act, Ley ADA,
comunicarlo a su profesor/a durante la primera semana de clases. Los acomodos razonables
serán de acuerdo a la excepcionalidad de cada aprendiz.
XII.
POLÍTICAS GENERALES DEL CURSO
1. Entrega de tareas
El estudiante tiene la responsabilidad de entrar a la plataforma diariamente para verificar sus
tareas. El profesor fijará pautas para cada tarea. El estudiante tiene un periodo que
comprende desde el lunes a las 12:05 am hasta el domingo a las 11:55 pm para entregar sus
tareas semanales a través de la plataforma.
2. Apoyo académico
Acceso a servicios de apoyo para el estudiante mediante la plataforma, tales como: Biblioteca
virtual, banco de recursos, catálogo, base de datos, librerías en línea, organización
estudiantes virtuales, calendario de actividades, otros.
El profesor realizará comunicaciones sincrónicas dos veces por semana en horarios
previamente informado al estudiante desde el comienzo del curso. Atenderá toda
comunicación asincrónica del estudiante antes de las 24 horas.
3. Apoyo técnico
El profesor estará capacitado sobre las tecnologías de comunicación e información para
poder brindar apoyo técnico al estudiante mediante la plataforma, en la medida que esté a su
alcance.
4. Copyright y libertad intelectual
La Ley Federal de Derechos de Autor protege los derechos de autoría de todo tipo de obra
perpetuada mediante cualquier medio de expresión tangible. Esta protección se extiende a
obras literarias, musicales, dramáticas, pantomímicas, gráficas, fílmicas, arquitectónicas y a
programas de computadoras u otros medios electrónicos. Entre los derechos de autor
reconocidos y sujetos a la protección bajo la Ley Federal de Derechos de Autor se encuentra
el derecho exclusivo del titular de una obra protegida a su reproducción. En Puerto Rico esta
materia está cubierta también por la Ley de Propiedad Intelectual (31 LPRA 1401 et seq.). La
Ley Federal ocupa el campo cuando se trata de los derechos patrimoniales de autor. Es
importante que el profesor y los estudiantes se rijan por el fiel cumplimiento de todas y cada
una de las disposiciones legales aplicables a esta materia, tanto la Federal como la Estatal.
http://www.copyright.gov/espanol/
XIII.
REFERENCIAS
Correa, C. M. & Díaz-Colón, A. (2004). Administración de Documentos: Sistemas,
Procedimientos y Tecnología. México, DF: McGraw-Hill Interamericana.
Departamento de Educación (1999). Documento de Trabajo. San Juan, PR. Autor
XIV.
REFERENCIAS ELECTRÓNICAS
http://www.nbea.org/ (National Business Education Association)
http://www.arma.org/ (Association of Records Management and Administrator)
http://upr.edu20.org/ (Plataforma EDU 2.0 UPR Mayagüez)
http://www.copyright.gov/espanol/