IPMS - Visión del Sistema - Departament d`Enginyeria de Serveis i

PROYECTO ES:E - PARTE II
IPMS - VISIÓN DEL SISTEMA
Enginyeria del Software : Especificació
Llenguatges i Sistemes Informàtics
Cuatrimestre Otoño 03/04
Lenguatges i Sistemes Informàtics
Enginyeria del Software : Especificació
Práctica ES:E - Parte II
IPMS - Visión del Sistema
Cuatrimestre Otoño 03/04
CONTENIDO
1
2
Introduccción ........................................................................................................................................... 5
1.1
Propósito ............................................................................................................................................................................ 5
1.2
Definiciones, Acrónimos, y Abreviaciones ..................................................................................................................... 5
1.3
Referencias ........................................................................................................................................................................ 5
1.4
Organización del documento ........................................................................................................................................... 5
Posicionamiento ....................................................................................................................................... 6
2.1
Oportunidad de Negocio .................................................................................................................................................. 6
2.2
Definición del Problema ................................................................................................................................................... 7
2.3
Posicionamiento del Producto .......................................................................................................................................... 8
3
Descripción de usuarios ........................................................................................................................... 9
4
Perspectiva del Producto ........................................................................................................................ 11
5
Características del Producto .................................................................................................................. 12
5.1
Autentificación de usuarios ............................................................................................................................................ 12
5.2
Alta de Proyectos a partir de Procesos .......................................................................................................................... 12
5.3
Cierre de un Proyecto .......................................................................................................... Error! Bookmark not defined.
5.4
Definición Visual de Proyectos mediante Diagramas de Gantt ................................................................................... 12
5.5
Acceso a la documentación de Actividades desde las Tareas ........................................... Error! Bookmark not defined.
5.6
Definición de Procesos mediante diagramas UML de actividad ................................................................................. 12
5.7
Repositorio de Guías de trabajo .................................................................................................................................... 12
5.8
Repositorio de Plantillas ................................................................................................................................................. 13
5.9
Propagación automática de cambios en la planificación ............................................................................................. 12
5.10
Gestión asignaciones de recursos humanos disponibles ............................................................................................... 12
5.11
Gestión de múltiples asignaciones ...................................................................................... Error! Bookmark not defined.
5.12
Generación e impresión de informes de seguimiento ................................................................................................... 14
5.13
Notificación automática de asignación .......................................................................................................................... 13
5.14
Aviso de fecha de inicio de tarea ......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
5.15
Aviso de fecha fin de tarea para reporte de horas ............................................................. Error! Bookmark not defined.
5.16
Aviso de fecha fin de tarea no completada ......................................................................... Error! Bookmark not defined.
5.17
Aviso de fecha fin de proyecto completado ........................................................................ Error! Bookmark not defined.
5.18
Aviso de fecha fin de proyecto y tareas no completadas .................................................. Error! Bookmark not defined.
5.19
Aviso de tarea completada .................................................................................................. Error! Bookmark not defined.
5.20
Aviso de proyecto completado ............................................................................................ Error! Bookmark not defined.
5.21
Reporte del progreso realizado ...................................................................................................................................... 14
5.22
Consulta del historial de proyectos ................................................................................................................................ 14
5.23
Consulta del estado pasado del proyecto....................................................................................................................... 14
5.24
Gestión de los roles de los recursos ................................................................................................................................ 14
5.25
Generación de la historia de proyectos de un recurso ...................................................... Error! Bookmark not defined.
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OTROS REQUISITOS ................................................................................ Error! Bookmark not defined.
6.1
Estandares ....................................................................................................................................................................... 15
6.2
Rendimiento y Fiabilidad ............................................................................................................................................... 15
6.3
Requisitos Sistema .......................................................................................................................................................... 15
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INTRODUCCCIÓN
1.1
Propósito
El propósito de este documento es recoger, analizar y definir las necesidades y características de
IPMS (Integrated Project Management System). El documento se centra en las capacidades del
sistema que necesitan los potenciales usuarios y las partes interesadas (stakeholders) del proyecto, y
el por qué estas necesidades existen. Los detalles de cómo IPMS cubrirá dichas necesidades se
detallarán en el modelo de casos de uso y en las especificaciones suplementarias.
1.2
Definiciones, Acrónimos, y Abreviaciones

IPMS : Integrated Project Management System

PRJS: Project Management Subsystem

PRCS: Process Management Subsystem
Para más términos ver IPMS-Glosario.doc
1.3
Referencias

1.4
Modelado Conceptual.doc
Organización del documento
En primer lugar se describe la oportunidad de negocio y posicionamiento del producto. A
continuación se recoge una lista de usuarios característicos del sistema. Para cada usuario se
proporciona una descripción que define al usuario y una lista de intereses con respecto al sistema a
construir. La siguiente sección muestra y describe las características funcionales del sistema que
resumen las capacidades del sistema. Estas características funcionales constituyen los requisitos del
sistema. El último apartado describe otros requisitos no funcionales.
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POSICIONAMIENTO
2.1
Oportunidad de Negocio
Actualmente las compañías cuyo negocio se basa en la realización de proyectos (ingenierías,
consultoras, empresas de servicios en general) no disponen de sistemas software para gestionar la
planificación de los proyectos y la asignación de recursos de una forma global e integrada. Existen
sistemas disjuntos para planificar proyectos, para calcular la facturación, reportar horas o gestionar
los recursos y asignaciones, pero no existe ningún sistema en el mercado que agrupe todas esas
funciones. Algunas compañías disponen de sistemas para la definición visual de proyectos, pero
estos sistemas no permiten la gestión de recursos, con lo que las asignaciones se terminan haciendo
manualmente y es difícil controlar que recursos estás disponibles.
Las herramientas que sirven para definir proyectos no tienen en cuenta el proceso del que provienen
lo cual provoca que, o bien que se creen planes que no siguen ninguna metodología (proceso)
específica, o bien, si es que se sigue una metodología especifica, haya quee definir manualmente las
tareas que provienen del proceso. En este ultimo caso desde la definición de la tarea es difcil acceder
a la descripción de la actividad que la define.
El desarrollo de un sistema software que integrase la definición visual del proyecto a partir de las
definiciones de proceso y la gestión de los recursos humanos en base a sus roles y disponibilidades
permitiría cubrir un nicho de mercado que esta sin explotar y que tendría un alto volumen de ventas,
ya que supondría una ventaja competitiva para las empresas de servicios que lo adoptasen. Un
sistema de este tipo permitiría optimizar la gestión de los proyectos, procesos y los recursos
humanos de una empresa de servicios.
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2.2
Definición del Problema
El problema de
Gestionar
Recursos
integradamente
Procesos,
Proyectos
y
Afecta
A las empresas de servicios que trabajan en base a
proyectos.
el impacto es
Falta de coordinación y control en las asignaciones de
recursos a Tareas.
No se usan metodologías (procesos) para la realización
de proyectos. Los resultados de los proyectos no son
siempre repetibles. Los procesos no están
documentados de una forma estandard. Los proyectos
no tiene documentado como realzar sus tareas,
No hay control sobre el estado del proyecto en tiempo
real y de forma automática..
No hay control sobre el desarrollo temporal del
proyecto vs. el planificado. La planificación no esta al
día con lo que ocurre en el desarrollo del proyecto
No se pueden analizar resultados y establecer métricas
de los proyectos /procesos que ayuden a mejorar su
realización
Una solución satisfactoria
sería
La creación de un sistema software que:

Permita definir proyectos a partir de procesos

Estandarice la definición de proyectos (las
tareas del proyecto se derivan del proceso).

Permita asignar de recursos a partir de los roles
que son capaces de desempeñar y su
disponibilidad

Mantuviese la historia de realización de los
proyectos.

Monitorice el desarrollo temporal del proyecto
en base a las tareas que se van completando y
mantenga sincronizado el desarrollo real del
proyecto respecto del planificado.

Permita obtener métricas acerca del desarrollo
del proyecto y comparativas con otros
proyectos.
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2.3
Posicionamiento del Producto
Para
Empresas de
proyectos.
servicios
que
trabajan
realizando
Que
Necesitan automatizar de una forma integrada la gestión
de sus proyectos, procesos y recursos.
IPMS
Es un sistema para la gestión integrada de Procesos,
Proyectos y Recursos.
Que
Permite gestionar de un modo único la planificación,
definiciones de procesos, asignación de recursos y
control del estado del proyecto
a pesar de
Que existen herramientas software en el mercado para
la definición de planes de trabajo, la gestión de recursos
y definición de procesos.
nuestro producto
Engloba todas ellas y provee toda su funcionalidad en
un solo sistema.
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DESCRIPCIÓN DE USUARIOS
A continuación se describen los usuarios que pueden llegar a usar el sistema. Para cada usuario se
proporciona una descripción breve y la lista de intereses con respecto al sistema IPMS
Nombre
Descripción
Intereses
Executive Manager
Representa a una persona que
se encarga de gestionar un
conjunto de proyectos de la
compañía. Es un manager de
Project Managers. Es el
responsable de un conjunto de
proyectos.
Revisar el estado de los proyectos
generando informes de seguimiento.
Ver planes de trabajo y su historia
de progreso
Comparar proyectos entre si
(recursos asignados, fechas,
progresos...).
Recibir notificaciones en tiempo
real que indiquen el inicio/ fin de
proyectos.
Recibir notificaciones en tiempo
real que indiquen el estado de
progreso del proyecto
Project Manager
Representa una persona que se
encarga de gestionar un
proyecto. Realiza y controla la
planificación de un proyecto.
Es el responsable de un
proyecto en particular.
Dar de alta proyectos en el sistema
a partir de las definiciones de
procesos.
Cerrar proyectos (llega su fecha de
fin o bien se cancelan).
Planificar las tareas definiendo, su
tipo, fecha inicio, duración... (ver
Modelado Conceptual).
Asignar recursos humanos a las
tareas a partir de los roles y
disponibilidad de los mismos.
Revisar el estado de los proyectos
generando informes de seguimiento.
Ver planes de trabajo y su historia
de progreso
Comparar proyectos entre si
(recursos asignados, fechas,
progresos...).
Recibir notificaciones acerca del
estado de progreso de las tareas y
poder re-planificar en consecuencia.
Recibir notificaciones acerca del
inicio y fin de un proyecto.
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Resource
Representa a cualquier
persona que trabaja en la
compañía y que asume roles
en de los procesos.
Un recurso puede estar
participando en un proyecto o
no. Cuando participa en un
proyecto esta asignado a una o
varias tareas según sus roles y
diponiblidad
Un recurso representa tanto a
un Executive Manager, como
a un Project Manager, como a
cualquier otro participante de
un proyecto.
Process Engineer
Representa a la persona que se
encarga de definir y mantener
las definiciones de procesos
Es el responsable de definir
plantillas para proyectos.
Administrator
Representa a la persona que
se encarga de administrar el
sistema.
Mantener la lista de Roles que
puede desempeñar
Consultar el CV de proyectos y
asignaciones realizada
Reportar electrónicamente el
porcentaje completado de las tareas.
Recibir notificaciones de las
asignaciones realizadas por un
Project Manager.
Recibir notificaciones acerca del
inicio/fin de las tareas en las que
esta asignado.
Definir Procesos:

Flujos de Actividad

Actividades

Roles

Artefactos

Guías de trabajo.

Plantillas para artefactos.
Gestionar alta, baja y modificación
de usuarios, perfiles y permisos.
Parametrizar el sistema
Monitorizar el estado del sistema.
Acceder y Revisar los logs y trazas
del sistema.
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PERSPECTIVA DEL PRODUCTO
En la Figura 1 Perspectiva del Sistema” se muestra el sistema IPMS, sus componentes y usuarios.
IPMS es una herramienta software que permite automatizar la colaboración de personas en el
desarrollo de proyectos. El sistema esta formado por dos subsistemas:

Process Management Subsystem (PRCS): Sistema que permite definir visualmente
procesos mediante diagramas de actividad UML. Almacena las definiciones de procesos que
sirven de plantilla para la creación de proyectos. Este sistema es el reponsable de guardar las
definiciones de actividades (describe los pasos y guías para relaizarlas) y los artefactos
relacionados (con guías de uso y plantillas asociadas cuando aplique). Un proceso puede
estar organizado en varios flujos de trabajo. PRCS tendrá un flujo de trabajo principal o
plantilla de un proyecto que ligará las diferentes actividades del proceso para llevar a cabo
un proyecto. Este flujo de trabajo principal es el que permite definir proyectos a partir de
procesos.

Project Management Subsystem (PRJS): Sistema que permite la definición visual de
proyectos a partir de las definiciones de procesos (plantillas de proyecto) almacenadas en
PRCS. Controla las asignaciones de recursos humanos en base al currículo y roles que un
recurso puede desempeñar y disponibilidad del mismo.. Permite generar e imprimir de
informes de seguimiento acerca del estado del proyecto. Permite automatizar la colaboración
en tiempo real entre participantes del proyecto a través de notificaciones electrónicas acerca
del progreso temporal, porcentajes completado y asignaciones de recursos realizadas en el
proyecto.
Executive Manager
Project Management System
Process Management System
Process Engineer
Project Manager
IPMS
Resource
Printer
Administrator
Figura 1 Perspectiva del Sistema
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5.1
CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO
Autentificación de usuarios
Para acceder al sistema cada usuario se identifica mediante username y password
5.2
Estandarización de Proyectos: Creación de proyectos a partir de procesos
El sistema permite crear un plan de trabajo a partir de la definición de un proceso. La definición del
proceso se utiliza como plantilla para crear las tareas del plan que se visualiza como un Diagrama de
Gantt.
5.3
Estandarización de proyectos: Integración documental de proyectos y procesos
Las tareas hacen referencia a las actividades de un proceso. Desde una tarea se puede acceder a la
documentación de la Actividad que describe como llevarla a cabo
Todos los proyectos pueden acceder a la documentación del proceso del que provienen visualmente
desde las tareas del Diagrama de Gantt.
5.4
Edición visual de proyectos mediante diagramas de gantt
El sistema permite definir tipos de tareas, fecha de inicio y fin, dependencias entre las tareas a
través del diagrama de Gantt del proyecto.
5.5
Navegación y consulta de proyectos y tareas a través de diagrama de gantt
Cada usuario puede ver los proyectos en los que participa en formato de diagrama de gantt.
5.6
Propagación automática de cambios en la planificación
Una vez definido el un plan de trabajo, cualquier cambio posterior, ya sea en la duración de una
tarea, fecha de inicio o fin se propaga a través de las dependencias al resto de tareas de las que
depende de una forma automática. El sistema notifica a todos las recursos implicados de los
cambios que han ocurrido en la planificación
5.7
Gestión y control de asignaciones de recursos disponibles
Cuando se definen las asignaciones de recursos a una tarea, el sistema hace una búsqueda de los
recursos que están disponibles teniendo en cuenta el rol necesario para poder realizar dicha tarea.
El sistema permite conocer la disponibilidad de los recursos en base a las asignaciones existentes y
nunca se puede especificar una asignación superior a la disponibilidad que tiene un recurso en un
momento dado. (Así, un recurso no puede estar asignado más del 100%.)
5.8
Definición de procesos mediante diagramas UML de actividad
El sistema permite crear definiciones de procesos y organizarlas en flujos de trabajo que se definen
mediante diagramas de actividad UML.
5.9
Repositorio de procesos
El sistema gestiona y almacena procesos que se pueden utilizar luego como plantillas para crear
proyectos.
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5.10 Repositorio de guías de trabajo
El sistema permite almacenar y asociar tanto actividades como artefactos a guías de trabajo para su
realización y uso respectivamente.
5.11 Repositorio de plantillas para artefactos
El sistema permite almacenar y asociar a los artefactos plantillas (MS Word, MS Excel, MS
PowerPoint) a aquellos artefactos que les correspondan.
5.12 Eventos en tiempo real
Cada usuario dispone de una bandeja de eventos a modo de “inbox” donde el sistema deposita
eventos en tiempo real que tienen que ver con el desarrollo temporal y/o la gestión del proyecto.
Un usuario tiene subscripciones de eventos que son obligatorias según su perfil y ademá,s se puede
suscribir a otros eventos que son de su interés.
Evento
Descripción (subscripciones obligatorias)
Nueva Asignacion
Se genera al asignar un recurso a una tarea, reciben uno cada
recurso asignado. Este evento se genera cuando el Project
Manager confirma como definitiva la planificación de un
proyecto.
Re-planificación
Se genera cuando se cambia la planificación de un proyecto
que ya esta en curso o se había guardado como definitivo.
Inicio de tarea
Se genera el día de inicio de una tarea (al principio del día).
Lo reciben cada uno de los recursos asignados a la tarea. Se
utiliza a modo de recordatorio para que los recursos inicien la
ejecución de la tarea.
Fin de tarea
Se genera el día de fin de una tarea (al principio del día). Lo
reciben cada uno de los recursos asignado a la tarea. Se utiliza
a modo de recordatorio para que los recursos reporten el
progreso realizado, si es que previamente no lo han realizado.
Implica la finalización de las asignación de los recursos.
El Project manager también recibe esta notificación al final
del día , si es que la tarea no se ha completado al 100% para
que puede re-planificar en consecuencia
Inicio de proyecto
Se genera el día de inicio de un proyecto. Lo reciben todos los
recursos que participan en el proyecto
Fin de proyecto
Se genera el día de fin de un proyecto. Lo reciben todos los
recursos encargados de revisar el proyecto (Executive
Managers, Project Managers)
Tarea completada
Se genera cuando se completa el 100% de una tarea. Lo recibe
el Project Manager del proyecto
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Proyecto completado
Se genera cuando se completa al 100% un proyecto. Lo
recibe el Project Manager y el Executive Manager que se
encargan de la revisión del proyecto
5.13 Reporte del progreso realizado
Cualquier recurso asignado puede reportar el porcentaje completado de las tareas. Si un tarea se ha
completado al 100% el sistema genera un evento de notificación de Tarea completada y des-asigna
el recurso.
5.14 Comparativas y métricas entre proyectos
El sistema guarda el historial de proyectos realizados. Sobre los datos de varios proyectos se pueden
hacer informes y métricas
5.15 Recuperación de la historia de un proyecto
Para un proyecto dado el sistema guarda el historial de progreso del proyecto, de manera que se
puede recuperar en cualquier momento el estado pasado (en cuanto a progreso) del proyecto. El
usuario proporciona la fecha y el sistema le devuelve el estado de la planificación (diagrama de
gantt) para dicha fecha.
5.16 Generación de informes seguimiento
El sistema permite generar automáticamente informes acerca del estado del proyecto para reportar el
estado del proyecto en las reuniones de seguimiento del proyecto. Los informes se pueden imprimir
o exportar a ficheros formato MS Word.
5.17 Impresión de Informes
El sistema permite imprimir diferentes tipos de informes:

Métricas

Informes de estado

Comparativas de proyectos
5.18 Gestión de los roles de los recursos
Cada usuario puede introducir, y modificar el sistema la lista de roles que puede desempeñar. Esta
es la información para llevar a cabo las asignaciones
5.19 Consulta del CV de un recurso
El sistema mantiene la historia de participación de proyectos permitiendo la generación automática
del currículo de proyectos en los que ha participado un recurso. El currículo de participaciones se
puede imprimir.
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6.1
OTROS REQUISITOS
Estandares
Los diagramas de procesos han de cumplir con el estandard UML 1.4
El sistema cumplirá con el estándar J2EE 1.4
6.2
Rendimiento y Fiabilidad
El sistema ha de estar disponible 24x7
6.3
Requisitos Software
Sistema Operativo: Sun Solaris 9
Base de Datos: Sybase Adaptative Server 12.5.1
Servidor Web: Apache Tomcat
Servidor de Aplicaciones: JBoss
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