Universidad de Guanajuato SECRETARIA ADMINISTRATIVA

Universidad de Guanajuato
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
Unidad de Desarrollo Administrativo
Programa de Inducción para Secretarios y Coordinadores
Administrativos de Unidades de la Universidad de Guanajuato
Introducción
Pag
1.- Universidad de Guanajuato




Misión
Visión
Valores
Organigrama
1
2
3
4
2.- Secretaría Administrativa








Misión
Visión
Función genérica
Niveles Jerárquicos
Objetivos
Políticas generales
Organigrama
Organigramas funcionales de las direcciones
5
6
7
7
8
9
10
11
3.- Puesto de Secretario Administrativo






Objetivos del puesto
Ubicación orgánica del puesto dentro de la unidad
Descripción genérica del puesto
Funciones y responsabilidades
Procedimientos de trabajo
Uso de Equipo, materiales y herramientas
14
14
15
15
18
18
4.- Aspectos operacionales del puesto de Secretario Administrativo







Importancia del puesto dentro de la unidad
Importancia del puesto para la Secretaria Administrativa de la UG
De quien es cliente y que tipo de servicios recibe
Clientes dentro de la unidad
Clientes dentro de la Institución y fuera de la unidad
Clientes externos
Rol que desempeña en la realización planeación y control de sus programas;
objetivos, origen y aplicación de recursos
19
19
19
20
20
20
20
2
5.- Herramientas de trabajo.


Contenido, Acceso y Beneficios
Sistema Integral de Información Administrativa
 Módulo Financiero
 Módulo Catálogo del Código Programático
 Módulo de Recursos Humanos
 (Anexo 1 Selección y desarrollo de personal)
 Módulo Departamento de Adquisiciones
 Módulo de Transportes
 Módulo de Mensajería
 Módulo de Telefonía
 Módulo de la Unidad de desarrollo Administrativo
 Módulo Tutorías
 Módulo COSUPERA
 Módulo Evaluación Docente
 Módulo Indicadores y Datos Estadísticos
 Módulo Base de Datos Única
 Módulo Institucional de Gestión de Asuntos
 Módulo de Ordenes de Servicio para Soporte Técnico
 Módulo de Control de Bienes
21
21
21
23
24
44
25
27
28
29
30
32
33
33
34
34
35
35
00
3
1.- INTRODUCCIÓN
La Universidad es una institución cuyo fin es formar integralmente a
generaciones de profesionistas e investigadores; pero, además, tiene
el compromiso de atender los múltiples problemas que enfrenta la
sociedad; y, también, la responsabilidad de proyectar y compartir con
la comunidad tanto su riqueza cultural como los beneficios que
proporciona la ciencia y la tecnología.
El personal de la Universidad de Guanajuato trabaja con motivación,
responsabilidad y cooperación para fortalecer su vocación de servicio,
lo cual permite obtener excelentes resultados en el mejoramiento de la
participación activa de todos sus colaboradores.
Todos los que integramos la colmena universitaria tenemos la clara
convicción de buscar la verdad.
Hechas las anteriores consideraciones, le damos a Usted una fraternal
bienvenida y reconocemos que es grato contar con un nuevo
compañero que se une a nuestra Universidad, para dar frutos a la
sociedad; por lo cual, la colmena universitaria se engrandece y se
renueva con el entusiasmo y la perseverancia que aporta cada
persona que se integra a ella.
4
Universidad de Guanajuato
Misión:
Construir, preservar y compartir el conocimiento con el fin de contribuir a la
formación integral del Ser Humano, la preservación de su entorno y la
construcción y consolidación de una sociedad, democrática, justa y libre.
5
Visión

Una universidad pública modelo dentro de un sistema estatal de
educación superior:

Abierta a todas las posibilidades académicas.

Con presencia en todo el estado.

Con apertura nacional e internacional al intercambio académico.

Líder en pensamiento y organización.

Que conforme personas de la más alta calidad académica y humana.

Que contribuya al desarrollo social, científico y tecnológico del estado.

Que desarrolle y brinde servicios académicos de docencia, e
investigación y extensión con calidad y apego a los valores.

Que brinde a sus colaboradores un ambiente propicio para el desarrollo
académico y administrativo.

Que tenga salud financiera

Que cuente con infraestructura y recursos necesarios para atender el
avance del conocimiento
6
Valores
Los valores esenciales que sustentan nuestra idea de universidad son:

búsqueda y promoción de la verdad,

educación,

construcción y promoción de los valores humanos,

compromiso social,

universidad pluralista y

preservación, promoción, y difusión del patrimonio cultural de la
humanidad y de la cultura nacional.
7
uente: www.ugto.mx
8
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
Misión
Atendemos con calidez y prontitud los requerimientos humanos, financieros
y materiales que nos hace la comunidad Universitaria, preservando el
patrimonio institucional y cuidando la transparencia en el uso de los
recursos
9
Visión
Somos una Secretaría que ha integrado electrónicamente los sistemas de
información y los ha descentralizado para la toma de decisiones académicas
y administrativas. Entregamos cuentas claras y oportunas al Rector, y a
través de él a la sociedad, sobre la administración de los recursos y sobre el
patrimonio universitario. La certificación de nuestros procesos prueba que
los servicios que ofrecemos son de calidad. La innovación permanente nos
permite estar a la vanguardia de las transformaciones de nuestro entorno
10
Función genérica
Planear, organizar, dirigir un sistema administrativo eficiente, ágil y flexible,
que dé respuesta oportuna y apoye el cumplimiento de planes y programas
de desarrollo institucional.
Niveles Jerárquicos
En términos generales, la estructura de la Secretaría Administrativa
comprende dos niveles jerárquicos:
Primero
Segundo

Secretario Administrativo




Dirección Financiera
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Servicios Generales.
Coordinación General de Telecomunicaciones y Computo
o
o
o
o
Secretario Particular
Coordinación SIIA
Desarrollo Administrativo
Gestión Administrativa
11
Objetivos
Los objetivos de la Secretaría Administrativa son:






Organizar, controlar y registrar, los recursos y servicios de la
Universidad, proporcionándoselos a las unidades con eficiencia;
Participar de manera activa en el rediseño administrativo de la
Universidad;
Rediseñar la estructura administrativa y los procesos en la propia
Secretaría;
Implantar dentro de la Secretaría un proceso de planeación
estratégica que incluya la verificación administrativa dentro de la
Secretaría y en las unidades de la Universidad;
Mejorar el ambiente organizacional adecuándolo a las necesidades
del personal de la institución; e
Implantar el PRONAD dentro de la estructura de la Universidad,
como una herramienta dinámica y de apoyo.
12
Políticas
Las políticas estratégicas que sigue la Secretaría Administrativa son:





Se institucionalizará la cultura de mejora continua en nuestros procesos
administrativos, para que éstos nos permitan ofrecer un servicio de
calidad.
Se revisarán y mejorarán de manera continua nuestros procesos,
servicios y productos, buscando cumplir y superar las expectativas de
nuestros usuarios internos o externos, en la forma y en el tiempo
adecuados
Se trabajará en el rediseño de los procesos y procedimientos de trabajo,
buscando siempre la simplificación y el ahorro de recursos;
Se creará una cultura que maneje equipos de trabajo, con lo cual se
busca mejorar las condiciones de nuestros usuarios externos o internos;
y
Se manejará un enfoque administrativo que tienda a la planeación.
Las medidas que se tomarán para llevar a cabo satisfactoriamente todas estas
políticas son:





Dar una respuesta oportuna a nuestros usuarios internos o externos.
Simplificar los trámites.
Mejorar el servicio a los usuarios internos y/o externos.
Prever las necesidades de nuestros usuarios internos y/o externos. y
Racionar el uso de los recursos.
13
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
Organigrama
Secretario
Secretario
Administrativo
Administrativo
Secretario
Secretario
Particular
Particular
Asistente
Asistente
Administrativo
Administrativo
Director
Director
Financiero
Financiero
Apoyo
ApoyoSecretarial
Secretarialyy
mensajería
mensajería
Director
Directorde
de
Recursos
RecursosHumanos
Humanos
Director
Directorde
de
Servicios
ServiciosGenerales
Generales
Coordinador
Coordinador
General
Generalde
deRed
Red
Médica
Médica
Coordinador
Coordinador
Administrativo
AdministrativoSIIA
SIIA
Coordinador
Coordinadorde
delala
Unidad
Unidadde
de
Desarrollo
Desarrollo
Administrativo
Administrativo
Coordinación
Coordinación
General
Generalde
de
Sistemas
Sistemasyy
Telecomunicacione
Telecomunicacioness
Coordinador
Coordinador
Institucional
Institucionalde
de
Certificación
Certificación
Fuente: Manual de Organización de la Secretaría Administrativa
14
DIRECCION FINANCIERA
Organigrama Funcional
-Módulos Locales
para usuarios locales
-Análisis, diseño,
creación,
implementación y
mantenimiento de
sistemas de
información.
-Generación de
reportes especiales.
-Seguridad de la red
-Respaldos
-Administración de la
red, bases de datos,
web.
-Mantenimiento de
equipo.
DIRECCION FINACIERA
SISTEMAS E
INFORMATICA
CALIDAD
-SISTEMA DE
GESTIÓN DE
CALIDAD
APOYO SECRETARIAL
UNIDAD DE ATENCION
Y TRAMITE
-RECEPCIÓN,
REVISIÓN,
VALIDACIÓN,
ALTA EN
SISTEMA DE
DOCUMENTOS DE
PAGO
DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTOS
DEPARTAMENTO DE
CAJA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
-CONTROL DE
-RECEPCIÓN DE
-VALIDA
PAGOS.
-ELABORACIÓN DE
CHEQUES
-DISPERCION DE
FONDOS.
-CONTROL DE
INGRESOS PROPIOS
-MANEJO DE CTAS DE
CHEQUES.
-MANEJO DE
INVERSIONES.
-MANEJO DE
FIDEICOMISOS.
-CONCILIACIONES
BANCARIAS.
-RESPONSIVAS DE
DONATIVOS Y
FACTURAS.
-RESGUARDO
DOCUMENTOS POR
COBRAR
(FINANCIAMIENTO)
REGISTRO DE
INGRESOS Y
EGRESOS.
-CORRIGE
REGISTROS.
-CONTROLA
CUENTAS POR
COBRAR.
-CONTROLA
CUENTAS POR
PAGAR.
ELABORA
ESTADOS
FINANCIEROS
PRESUPUESTO:
ORDINARIO,
PROSAA, PIFI,
CONVENIOS.
-VALIDACIÓN DE:
REQUISICIONES,
CONTROL DE
BECAS
15
DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS
Organigrama Funcional
DIRECCION DE RECURSOS
HUMANOS
DEPARTMANETO DE
SELECCION Y
DESARROLLO
-REALIZACIÓN DE
CURSOS DE
CAPACITACIÓN.
-SELECCIÓN DE
PERSONAL
ADMINISTRATIVO.
ELABORACIÓN Y
REVISIÓN DE
CONTRATOS
HONORARIOS.
DEPARTAMENTO DE
SISTEMAS
-CÁLCULO DE
IMPUESTOS DE
PAGOS POR
CONTRATO DE
HONORARIOS.
-ADECUACIÓN DE
LOS SISTEMAS DE
INFORMÁTICA DE
ACUERDO A LAS
NECESIDADES DE
CADA ÁREA.
-ATENCIÓN DE LAS
SOLICITUDES DE
ADELANTO DE
QUINCENAS.
-ATENCIÓN DE
SOLICITUDES DE
CONSTANCIAS DE
RETENCIÓNES.
-INFORMACIÓN A
PROVEEDORES
PARA
AUTORIZACIÓN DE
DESCUENTOS EN
NÓMINA.
-INFORMACIÓN Y
APOYO AL
PERSONAL EN EL
LLENADO DE LAS
FORMAS DE
PRÉSTAMOS
PERSONALES E
HIPOTECARIOS.
-OTORGAR
INFORMACIÓN A
LAS UNIDADES
COMO PLANTILLAS
Y BASES DE
DATOS.
-EMISIÓN DE
NÓMINA.
DEPARTAMENTO DE
RELACIONES
LABORALES
-APOYA A LAS
UNIDADES
ACADÉMICAS Y
ADMINISTRATIVAS EN
LA APLICACIÓN Y
OBSERVACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
NORMATIVOS QUE
REGULAN LAS
RELACIONES ENTRE LA
UNIVERSIDAD Y SUS
TRABAJADORES.
-ATENCIÓN DE
CONFLICTOS
LABORALES TANTO
INDIVIDUALES COMO
COLECTIVOS.
-ANÁLISIS Y
EVALUACIÓN DE LOS
PROYECTOS DE
CONTRATOS
COLECTIVOS DE
TRABAJO.
-DIFUSIÓN DE LOS
DERECHOS Y
OBLIGACIONES DE LOS
TRABAJADORES A LOS
DIRECTIVOS DE LA
UNIDADES.
-ASESORÍA SOBRE
CONDICIONES DE
RIESGO E
IMPLEMENTACIÓN DE
MEDIDAS DE
SEGURIDAD, HIGIENE Y
PROTECCIÓN..
-ASESORÍA Y
CAPACITACIÓN EN
SEGURIDAD, HIGIENE Y
PROTECCIÓN.
DEPARTAMENTO DE
SUELDOS Y SALARIOS
-ATENCIÓN A
SOLICITUDES DE
REALIZACIÓN Y
SEGUIMIENTO DE
LOS CONTROLES
DE PAGOS DE
SUELDOS,
PRESTACIONES,
ASÍ COMO
DEDUCCIONES DE
JUBILACIONES Y
PESNSIONES.
ATENCIÓN A
SOLICITUDES PARA
EL
OTORGAMIENTO
DE LAS
PRESTACIONES
CONTRACTUALES
CONVENIOS PARA
PROTECCIÓN AL
SALARIO CON
DIFERENTES CASAS
COMERCIALES.
-PROGRAMA DE
CALIDAD DE VIDA
EN EL TRABAJO.
-ATENCIÓN A
SOLICITUDES DE
ELABORACIÓN DE
HOJAS DE
SERVICIO.
DEPARTAMENTO DE
GESTION
ORGANIZACIONAL
-PLAN DE
PERMANENCIA.
-APOYO A LA
NEGOCIACIÓN
COLECTIVA.
APOYO EN EL
PROCESO DE
MEDICIÓN DEL
CUMPLIIMIENTO DE
METAS.
APOYO EN EL
SISTEMA DE
EVALUACIÓN DEL
DESEMPEÑO.
16
DIRECCION DE SERVICIOS GENERALES
Organigrama Funcional
DIRECCION DE SERVICIOS
GENERALES
COORDINACIÓN
APOYO SECRETARIAL
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS
GENERALES
DEPARTAMENTO DE
CONTROL BIENES
-ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS.
-ENTREGA DE BIENES
A LAS UNIDADES.
-ASESORÍA EN
MANEJO DE EQUIPOS
(CALIDAD, PRECIOS,
ENTREGAS,
GARANTIAS,
SOPORTE TÉCNICO,
PAGO, ETC.)
-LOGÍSTICA DE
IMPORTACIONES.
-MANTENER EL
PROGRAMA DE
LIMPIEZA Y
VIGILANCIA EN EL
EDIFICIO DE
LACURAIN DE
RETANA.
-BRINDAR APOYO
CON LOS SERVICIOS
DE INTENDENCIA EN
EVENTOS
EXTRAORDINARIOS.
-APOYAR LOS
SERVICIOS DE
VIGILANCIA EN
UNIDAD NORIA
ALTA.
-BRINDAR SERVICIO
DE FOTOCOPIADO
CON EQUIPOS EN
RENTA.
-LEVANTAMIENTO
DE INVENTARIOS.
-REALIZAR LOS
MOVIMIENTOS DE
CAMBIO DE
RESGUARDO.
-REALIZAR BAJAS
DEFINITIVAS.
DEPARTAMENTO DE
CONSERVACIÓN Y
MANTENIMIENTO
-ASESORÍA PARA
REALIZAR MEJORAS
EN LOS ESPACIOS.
-SUPERVISIÓN Y
CONTROL DE LAS
OBRAS.
-MANTENIMIENTO EN
LAS ÁREAS DE:
ALBAÑILERÍA,
FONTANERÍA,
CARPINTERÍA,
ELECTRICIDAD,
PINTURA Y
HERRERÍA.
-MONTAJE PARA
FERIAS Y
EXPOSICIONES.
-APOYO EN
LEVANTAMIENTOS
TOPOGRÁFICOS.
-RETIRO DE LAS
UNIDADES DE LOS
BIENES NO
NECESARIOS,
OBSOLETOS O EN
MALAS
CONDICIONES.
-DOTAR A LAS
UNIDADES DE BIENES
MUEBLES EN BUEN
ESTADO Y DE
REUSO.
-APOYO EN
MOVIMIENTO
EXTRAORDINARIO DE
BIENES MUEBLES.
-ADQUISICIÓN DE
BIENES.
-CONSTRUCCIÓN. Y
MANTENIMIENTO. DE
INFRAESTRUCTURA
FÍSICA.
-APOYO EN MONTAJE
LOGISTICO EN FERIAS
Y EXPOSICIONES.
-CONTROL DE BIENES
MUEBLES E
INMUEBLES.
-BRINDAR SERVICIO
DE LIMPIEZA,
VIGILANCIA Y
FOTOCOPIADO.
-PROPORCIONAR
SERVICIO DE
TRANSPORTE.
-ELABORAR
PROYECTOS
ARQUITECTÓNICOS Y
EJECUTIVOS.
DEPARTAMENTO DE
TRANSPORTES
-MANTENIMIENTO DE
LA FLOTILLA
VEHICULAR.
-TRÁMITE DE
TENENCIAS Y
SEGUROS.
-APOYO EN CASO DE
SINIESTROS.
-SERVICIO DE
MENSAJERÍA.
DEPARTAMENTO DE
PROYECTOS
ARQUITECTÓNICOS
-ELABORACIÓN DE
PROYECTOS
ARQUITECTÓNICOS
Y EJECUTIVOS.
-SUPERVISIÓN
ARQUITECTÓNICA
EN EL PROCESO DE
LAS OBRAS.
COORDINACION DE
MENSAJERIA
-RECEPCCION Y
DISTRIBUCION DE
MENSAJERIA
-RECEPCCION Y
ENTREGA DE
PAQUETERIA
-RECOLECCION DE
MENSAJERIA LOCAL
17
3.- Puesto de Secretario Administrativo
Objetivo del puesto
El puesto de Secretario o Coordinador Administrativo, fue creado para ser enlace
entre la administración y la ejecución de los programas y proyectos a cargo de la
unidad, es el que funge como apoyo para la ejecución de los programas de la
dirección como labor adjetiva para el cumplimiento de sus metas.
Sirve de apoyo para la planeación financiera de la unidad, coadyuvando en la
clasificación, aplicación y ejecución correcta del gasto de operación, ingresos
propios y convenios específicos.
Ubicación orgánica del puesto dentro de la unidad
Por lo general el puesto de Secretario o Coordinador Administrativo, su
nombramiento depende del Director de la unidad, con una dependencia de
autoridad del propio director de la dependencia.
1.- Dirección
1.1.-Secretaria Académica
1.1.1- Apoyo Administrativo
1.1.-Secretaría Administrativa
1.1.1- Apoyo Administrativo
1.1.2.- Auxiliares de Servicios
18
Se presenta la parte del organigrama que comprende el puesto dentro de la
generalidad de las estructuras existentes en las diferentes entidades de la
Universidad de Guanajuato:
Secretaría o Coordinación
Administrativas.
Administrativa
en
Unidades
Académicas
ó
DIRECCIÓN DE LA
UNIDAD
SECRETARIO
ACADÉMICO
APOYO
ADMINISTRATIVO
SECRETARIO
ADMINISTRATIVO
APOYO
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR DE
SERVICIOS
19
Descripción genérica del puesto
Realiza funciones de planeación, organización, coordinación, registro y control de
los asuntos administrativos propios de la unidad.
Mantiene vínculos con las unidades universitarias relacionadas con su función; así
mismo, con terceros en los suministros de bienes y servicios para la operación de
la unidad.
Funciones y responsabilidades.
RECURSOS HUMANOS:

Elabora y controla en coordinación con la Dirección de Recursos Humanos, las
altas, bajas, licencias, permisos e incapacidades del personal docente y
administrativo. ,

Levanta actas circunstanciadas de cualquier eventualidad del área
administrativa que afecte las labores ordinarias de la unidad, reportando a la
Dirección de Recursos Humanos.

Genera y tramita contratos por servicios profesionales que requiera y sean
autorizados por la dirección de la unidad, reportando a la Dirección de
Recursos Humanos.

Controla guardias y horarios del personal administrativo y de servicios.

Distribuye y asigna las áreas y tareas de limpieza al personal Auxiliar de
Servicios.

Controla las tareas de vigilancia de las instalaciones de la unidad.
20

Controla y apoya el desarrollo de los eventos a realizares en las áreas de la
unidad.

Aplica pruebas de trabajo específicas para candidatos en el proceso de
selección del personal sindicalizado y de confianza.

Aplica el diagnostico de capacitación al personal administrativo y realiza el
reporte correspondiente a la Dirección de Recursos Humanos, cuando ésta lo
solicite.

Elabora y actualiza la base de datos sobre la capacitación de los trabajadores
de su unidad, y reporta los cambios a la Dirección de Recursos Humanos.

Reporta a la Dirección sobre cualquier problema relacionado con el
desempeño de sus funciones, comunicando posibles soluciones.

Controla de asistencia del personal administrativo y de servicios y reporta las
incidencias a la Dirección de Recursos Humanos.

Integra y actualiza los expedientes del personal adscrito a la unidad.
RECURSOS FINANCIEROS:

Elabora en coordinación con la Dirección Financiera el presupuesto anual de
gasto conforme a las necesidades de la unidad, asignando y haciendo una
distribución equitativa del gasto.

Controla de fondo revolvente que tiene a cargo la unidad.

Controla las cuentas bancarias con apego a las políticas emitidas por la
Dirección Financiera.

Registra y controla las operaciones económicas y de ingresos propios
generados por la unidad.

Concilia cada mes los saldos contables y presupuestales con la información de
Dirección Financiera.

Propone estrategias para la generación de ingresos propios.
21

Genera, controla y da seguimiento a los contratos en los que intervenga la
unidad.

Vigila la razonabilidad del gasto de la unidad.

Observa el manejo del sistema de ingresos del Departamento de Caja de la
Dirección Financiera, enviando los reportes de ingresos.

Controla y comprueba el manejo de responsivas de donación y facturas que la
unidad solicite a la Dirección Financiera.
RECURSOS MATERIALES:

Controla el inventario de bines muebles, archivo y movimientos internos (altas,
bajas, reubicaciones) en coordinación con el Departamento de control de
Bienes.

Realiza gestiones para el mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles
de la unidad, estableciendo prioridades conforme a los recursos disponibles.

Aplicar criterios y políticas de la Dirección para el uso de los bienes muebles de
la unidad.
ORGANIZACIÓN:

Organiza y coordina el trabajo del personal de apoyo administrativo y de
servicios de acuerdo con los objetivos a cumplir.

Dicta, en ausencia del Director de la unidad, las disposiciones que estime
urgentes y convenientes de su área de competencia, dando después cuenta de
ellas.

Efectúa reportes periódicos de sus actividades al Director de la unidad.

Vigila el cumplimiento de las políticas generales que dicte la administración
central.
22

Genera y aplica manuales de organización y procedimientos conforme a sus
necesidades.

Coordina y en su caso administra los convenios que tenga la unidad o sus
investigadores y profesores.

Interviene en la entrega - recepción en el cambio de las autoridades,
preparando la documentación necesaria para la elaboración del acta
respectiva.
Procedimientos de Trabajo
Para los fines del cumplimiento del trabajo, funciones y responsabilidades del
Secretario Administrativo existe diversa normatividad, y procedimientos
establecidos para el funcionamiento con diferentes áreas de la Secretaria
Administrativa.
Esta normatividad y procedimientos se han difundido en varias formas, para que
sean conocidos y observados por todos los niveles y áreas operativas de las
entidades universitarias, Además de los documentos impresos que ha entregado
la Dirección Financiera, ha puesto a disposición de los usuarios en página de
internet a partir de 2004, en el Módulo Financiero el apartado de Manuales: y
contiene: Manual del Modulo de Internet Unidades; Presentación de Sistema
Financiera, Manual de Fondo Revolvente; y Políticas y Procedimientos de:
Solicitudes de Pago; Fondo Revolvente; e Ingresos.
Uso de equipo, materiales y herramientas
Elementos básicos para el cumplimiento y desarrollo de las actividades del
Secretario Administrativo de las entidades Universitarias, es al equipo de computo,
el cual para efectos de que funcionen los diferentes sistemas generados por las
direcciones de la Secretaria Administrativa, se requiere el equipo de computo con
determinadas características y por consecuencia los operadores del equipo, con
un mínimo de conocimiento para operar los programas diseñados.
23
En la parte final de este documento se incluye información sobre los módulos
desarrollados, contenido y beneficio del uso de los mismos y forma de llegar a
ellos.
4.- Aspectos Operacionales del Puesto de Secretario Administrativo.
Importancia del puesto dentro de la unidad
El puesto de Secretario Administrativo es de vital importancia para la unidad, al ser
el enlace de la parte sustantiva con la parte adjetiva de las actividades de la
unidad, y es el que se encarga de la ministración de los insumos para la operación
y cumplimiento de los programas de la unidad, cuya participación debe ser desde
la planeación de los programas, ejecución de estos y en su caso el cierre de los
mismos en el aspecto financiero.
Como se presenta en el Perfil del Puesto de Secretario Administrativo, incluido en
los documentos anexos al presente, la participación del puesto se presenta en el
manejo y control de los recursos; humanos, financieros y materiales.
Importancia del puesto para la Secretaria Administrativa de la Universidad de
Guanajuato
Es el puesto clave para recibir insumos de calidad en la gestión de los tramites
administrativos que tienen encomendados cada una de las Direcciones que
conforman esta Secretaria, ya que de este dependen la calidad, oportunidad,
valides, de los documentos generados para la gestión de los diferentes servicios
prestados por las direcciones.
De igual forma, vigila la aplicación de normas externas e internas en lo
correspondiente a la operación de los diferentes programas y convenios a cargo
de la unidad docente o administrativa que se trate.
24
De quien es cliente y que tipo de servicios recibe
El Secretario Administrativo es cliente de todos los departamentos que conforman
las diferentes direcciones de la Secretaria Administrativa de la Universidad de
Guanajuato, en los servicios que proporcionan cada una de estas, como se señala
en las estructuras funcionales contenidas en apartado anterior del presente
documento.
Clientes dentro de la unidad
Son: el Director de la Unidad, el personal docente e investigadores, el personal
administrativo y de servicios y toda persona que requiera de servicios
comprendido dentro del ámbito de influencia de las responsabilidades del
Secretario Administrativo, orientados a los servicios de administración y control de
recursos materiales, financieros y humanos.
Clientes dentro de la institución y fuera de su unidad
El Secretario Administrativo de la Universidad de Guanajuato, Directores que
integran la Secretaria Administrativa, Jefes de Departamentos que integran estas
Direcciones.
Clientes externos
Todos los proveedores de bienes o servicios de la unidad; organismos y
organizaciones gubernamentales o privadas, financiadores de programas
específicos, etc. Todos estos, conforman el padrón de clientes externos del puesto
de Secretario Administrativo.
25
Rol que desempeña en la realización, planeación y control de sus
programas; objetivos, origen y aplicación de recursos.
El papel que le corresponde se presenta desde la planeación de los programas
ordinarios, extraordinarios, específicos ó convenios, en lo referente la planeación
financiera de estas acciones; complementando lo anterior, sirve de apoyo para
tener una clasificación adecuada del gasto conforme los objetivos planteados en
cada proyecto; otra participación importante, es el control, registro y
racionalización del gasto conforme a lo presupuestado; además, la participación
en la validación de la comprobación del gasto, en cumplimiento de disposiciones
normativas internas y externas, y los requerimientos de trámite de las entidades
financiadoras de los programas.
En lo referente a los ingresos, participa en el aporte de ideas, organización y
realización de proyectos para la generación de fuentes alternas de financiamiento
de la unidad correspondiente. Vigila en forma cercana la forma del origen y la
aplicación de los recursos en consecución de los objetivos establecidos en los
diferentes programas.
5.- Herramientas de trabajo
En este apartado se está considerando como herramientas de trabajo los módulos
y submódulos que se han desarrollado en plataforma web, en las diferentes
dependencias de la Secretaría Administrativa de la U. G. En sus áreas: Dirección
de Recursos Humanos, Dirección Financiera y Dirección de Servicios Generales;
todos contenidos en el Sistema Integral de Información Administrativa SIIA.
Contenido.- Acceso.- Beneficios
Sistema Integral de Información Administrativa
Módulo Financiero
La Dirección Financiera tiene un Sistema de información que responde de manera
eficiente y oportuna a la gestión y trámite de recursos de las Unidades
Académicas y Administrativas.
26
Y le permite:
 Desconcentrar los procesos de trámite y gestión de los recursos financieros.
 Transparentar el uso de los recursos por medio del acceso a la información
 Permitir la gestión más eficiente de cada tipo de recurso por parte de las
unidades
Su objetivo es apoyar a las unidades Académicas y Administrativas para que
puedan acceder en línea al sistema de información de la Dirección Financiera de
manera que puedan efectuar:







Captura y consulta de solicitudes de pago
Consulta de movimientos y saldos
Situación presupuestal
Transferencia de partidas presupuestales
Emisión de cheques
Compartir información con las unidades de apoyo académico y administrativo
Ayuda a los niveles ejecutivos para la toma de decisiones oportuna con la
información necesaria
Las Unidades (Uso y participación en el sistema)







Integración de códigos por medio de conceptos
Compromiso de recursos en la misma solicitud
Transferencia en cuentas que lo permitan
Procesamiento del documento al momento de capturarse
Integración del documento con impresión para firmas y pendientes de
comprobación si es necesario
Emisión de cheques (Sujeta a la transferencia de recursos de la Dirección
Financiera)
Formato único de documentos
Estándares utilizados



Código Programático de 35 posiciones (PRONAD)
Claves de convenios SEP
NUA de alumnos (Dirección de Administración Escolar)
27


Número de Empleado (Dirección de Recursos Humanos)
Claves de documentos internos: SP / SF / OR / RE / RI
En el Rediseño de Procesos
Se tiene:
 Generación de solicitudes en Internet para todas las dependencias
 Consultas por Internet
 Movimientos en Internet sujetos a autorización
 Notificación vía e-mail
 Comunicación por Messenger
 Emisión de cheques por parte de las unidades que lo requieran
 Formato único para documentos de entrada
 Administración presupuestal en línea.
Para obtener el acceso al Módulo Financiero, el Titular de la Unidad, dirige un
oficio al Director Financiero donde se citan los datos de la (s) persona (s) que se
le(s) concede(n) derechos para el uso del módulo, especificando el I.P. de la
computadora asignada a la persona que se le dan derechos. El formato del oficio
está en la información general que contiene el propio módulo financiero.
El Módulo Financiero se encuentra en la página:
www.siia.ugto.mx
28
Módulo Catálogos del Código Programático.
Módulo interactivo, que persigue que el usuario del Módulo Financiero conozca de
una manera teórica y práctica la forma como se estructura el Código Programático
Presupuestal.
Donde se identifica a todos y cada uno de los elementos que integran un código:
Fondo
Fondo
Subfondo
Subsubfondo
Cuenta Contable
Rubro
Clasificación
Cuenta
Subcuenta
Subsubcuenta
Identificación del Área
Unidad Responsable
Función
Código Programático Presupuestal
Programa Presupuestal
Fuente de Financiamiento u organismo otorgante
Subprograma Presupuestal o forma de asignación presupuestal
Prioridad Institucional (programas prioritarios en el PLADI)
Subprioridad (Identifica programas prioritarios y proyectos dentro del
PLADI)
Objetivo (Conjunto de actividades encaminadas a producir resultados)
Año de asignación (Año en que fueron autorizados y otorgados los
recursos)
29
El Código Programatico Presupuestal es usado para toda gestión o aplicación de
recursos; con el conocimiento y familiarización de la clave, se identifican: tipo y
características del presupuesto.
El Módulo Catálogo del Código Programatico se encuentra en la página:
www.siia.ugto.mx
Módulo de Recursos Humanos.
En el Módulo de Recursos Humanos, el Director de la Unidad puede realizar
consultas sobre la situación de personal asignado a su Unidad
El Módulo de Recursos Humanos se encuentra en la página:
www.siia.ugto.mx
30
Módulos de Servicios Generales.
Módulo Departamento de Adquisiciones.
Para el Departamento de Adquisiciones una de las principales tareas es el de
surtir a las unidades de la Universidad de Guanajuato con equipamiento de toda
índole, desde los materiales de consumo básico para uso cotidiano hasta equipo
de alta tecnología para la investigación y la docencia.
El Sistema de Surtimiento de Requisiciones Vía Web
Permite:
 La consulta en línea del precio de artículos de consumo
 Conocer el costo de los artículos bajo la modalidad de compra directa
 La unidad afecta directamente el sistema de Dirección Financiera,
comprometiendo sus recursos para realizar la compra
 Participación directa de las unidades
 Otorga transparencia y seguridad en el proceso de compra
 Surtir la mercancía el mismo día que se solicita en unidades locales; y al día
siguiente de su solicitud en unidades foráneas.
Los procesos que incluye el Módulo son:
 Recepción de requisiciones (Vía Web)
 Autorización de las requisiciones en liga con la Dirección Financiera
 Compromiso de artículos del almacén con base en requerimientos
 Salida de artículos del almacén según surtimiento
 Cotización de requisiciones de compra directa y tabla comparativa de la misma
 Generación de ordenes de compra con base en un proveedor seleccionado
 Generación de solicitudes de pago según ordenes de compra surtidas
 Administración del documento en trámite por parte del Jefe de Departamento
31
Objetivos del módulo:







Mejorar la calidad y rapidez en el servicio
Tener un mejor control de entradas y salidas de almacén
Tener un mejor control del gasto de las unidades
Abatir costos en la prestación del servicio de surtimiento
Realizar adquisiciones con apego a la legalidad
Respetar las políticas presupuestales
Integrarse con otros módulos
Licitaciones Electrónicas
El sistema permite consultar en una página de Internet:
 La información de licitaciones
 Dar seguimiento al procedimiento de contratación
 Consulta gratuita de las bases de licitaciones
 Generación de formatos para el pago en banco
 Facilita la participación de proveedores de todo el país
Para la asignación de cuentas de usuarios:
Los interesados para el uso del Módulo, deben presentar un oficio llamado
“Solicitud de cuenta de usuario SIIA”, formato contenido en la página principal del
Sistema Integral de Información Administrativa SIIA
El Módulo de Adquisiciones se encuentra en la página:
www.siia.ugto.mx
32
Departamento de Transportes
Contenido.- Acceso.- Beneficios
Las funciones principales del Departamento de Transportes son:



La atención de las solicitudes de servicio de transportación
El mantenimiento de la flotilla vehicular en óptimas condiciones
Mantener actualizadas las bitácoras de los vehículos
Sistema de Gestión de Solicitudes de Servicio
Es un sistema que esta incorporado al Sistema Integral de Información
Administrativa (SIIA)



Se pretende mejorar la calidad y rapidez del servicio
Obtener un mejor control de las solicitudes
Evitar duplicidad de funciones
Para la asignación de cuentas de usuarios:
Los interesados deben presentar un oficio llamado “Solicitud de cuenta de usuario
SIIA”, formato contenido en la página principal del Sistema Integral de Información
Administrativa SIIA
El Módulo de Transportes se encuentra en la página:
www.siia.ugto.mx
33
Coordinación de Mensajería
Permite el registro y seguimiento de documentos enviados por otras instancias, vía
la mensajería interna de la universidad.




El Módulo de Mensajería contempla una extensión en plataforma Web para
brindar servicio de manera ágil y automatizada a las unidades.
Evita la duplicidad de funciones
Mejor control de envíos
Ofrecer un medio seguro y confiable de los envíos de documentos normales y
de valor
Para la asignación de cuentas de usuarios:
Los interesados deben presentar un oficio llamado “Solicitud de cuenta de usuario
SIIA”, formato contenido en la página principal del Sistema Integral de Información
Administrativa SIIA
El Módulo de Coordinación de Mensajería en la página:
www.siia.ugto.mx
34
Módulo de Telefonía.
Coordinación de servicio de redes de voz y datos.
Entra sus funciones en los siguientes servicios:
 Planeación, administración y asesoría de los servicios de redes locales (LAN)
 Planeación, administración y asesoría de servicio de redes de voz (Telefonía)
Algunos servicios que proporciona:






Asesoría en la planeación e instalación de sistemas telefónicos en las
dependencias UG
Asesoría en la instalación, mantenimiento y compra de infraestructura de
telefonía
Integración y desarrollo de los proyectos en infraestructura de cableado,
estructurado y conectividad
Análisis de tráfico en las líneas de la UG
Proyecto de crecimiento de la infraestructura de telefonía
Análisis de servicios de larga distancia y telefonía celular
Entre otros. . . . . .
Objetivos:



Establecer la comunicación entre las dependencias de la Universidad de
Guanajuato
Proporcionar los servicios básicos de telecomunicaciones
Administrar y monitorear el gasto en las líneas telefónicas de la UG
Para la asignación de cuentas de usuarios:
Los interesados deben presentar un oficio llamado “Solicitud de cuenta de usuario
SIIA”, formato contenido en la página principal del Sistema Integral de Información
Administrativa SIIA
35
El Módulo de Telefonía se encuentra en la página:
www.siia.ugto.mx
Módulo de la Unidad de Desarrollo Administrativo
Contenido, Acceso y Beneficios
Es la vía de comunicación de los Secretarios y Coordinadores Administrativos
para apoyarlos en el desarrollo de sus funciones.
Contiene información de las áreas de conforman la unidad:



Inducción y Desarrollo
Calidad y Procesos
Control de Riesgos
El acceso a esta pagina se tiene en el portal del SIIA, no requiere de autorización
previa ni solicitud de registro de usuario por tratarse de información general de los
Secretarios Administrativos y de las unidades de la Universidad de Guanajuato.
36
El Módulo de Unidad de Desarrollo Administrativo se encuentra en la página:
www.siia.ugto.mx
Coordinación SIIA
Sistema Integral de Información Administrativa
El Sistema de Información Institucional es uno de los programas estratégicos del
Plan de Desarrollo Institucional 2002 – 2010, donde las características del sistema
se centran en cuanto a la calidad, accesibilidad y oportunidad para la toma de
decisiones.
El SIIA proporciona diversos servicios a los alumnos, personal académico y
administrativo a través de sus diferentes módulos, servicios tales como: trámites,
consultas en línea y obtención de reportes en plataforma web a través del Sistema
Institucional de Gestión Administrativa (SIGA).
37
Se han eficientado los procesos Financieros, de Recursos Humanos,
Administración Escolar, Servicios Generales y Superación del Personal
Académico; con los módulos instalados en cada una de las áreas respectivas.
Otros Módulos desarrollados
La Dirección de Administración Escolar tienen contemplado implementar
estudios de trayectoria escolar y de egresados, para lo local ha desarrollado un
instrumento auxiliar contenido en el Módulo correspondiente; proporciona a los
alumnos, personal académico y administrativo información académica para el
control escolar; está integrado como parte del SIIA y se localiza en la misma
página.
www.siia.ugto.mx
Módulo Tutorías
La Dirección de Docencia busca propiciar el desarrollo del estudiante mediante la
extensión del Programa de Tutoría Académica,
Ofrece apoyo académico para que el alumno culmine sus estudios con excelencia
y en el plazo previsto.
Lograr los objetivos de formación establecidos en la Misión Institucional como en
los planes y programas de estudio.
38
El proyecto permite capacitar a los tutores y generar instrumentos para la
evaluación del proceso.
Su uso y aprovechamiento se orienta a los Alumnos y Personal Académico.
Este Módulo es un componente más del Sistema Integral de Información
Administrativa (SIIA), y se encuentra en la página:
www.siia.ugto.mx
Módulo COSUPERA
La Coordinación de Superación del Personal Académico con la participación de
las direcciones de Docencia, Desarrollo Estudiantil, Apoyo Académico y el Centro
de Vinculación con el Entorno (VEN), mantienen el programa de educación
continua y actualización.
Además que el Módulo COSUPERA ofrece los programas de:
Formación de profesores
Evaluación de profesores
Educación continua y actualización
Este Módulo se encuentra en el Sistema Integral de Información Administrativa
(SIIA), y encuentra en la página:
www.siia.ugto.mx
39
Módulo Evaluación Docente
Con el uso del módulo se podrá realizar la evaluación de docentes por ciclo
académico:
 Evaluación al docente por el estudiante.
 Evaluación del docente por el Secretario Académico o Coordinadores de área.
 Auto evaluación del mismo docente.
Ventajas de las evaluaciones vía web:
 No tener que hacerlo en papel
 Facilidad para el reporte de resultados.
Como parte del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA), se
encuentra en la página:
www.siia.ugto.mx
40
Módulo Indicadores y Datos Estadísticos
Contempla la información relativa a indicadores en los siguientes aspectos:
 Indicadores Institucionales a una fecha de corte.
 Indicadores Dinámicos al día de hoy para uso no oficial
 Datos Estadísticos Históricos
Es información relativa a:
 Personal
 Alumnos
 Biblioteca
Información anual de 1998 a 2003
Como parte del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA), se
encuentra en la página:
www.siia.ugto.mx
Módulo Base de Datos Única
Contiene datos generales de las entidades que conforman la Universidad de
Guanajuato, clasificación, datos específicos de las unidades y directorio.
Como parte del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA), se
encuentra en la página:
www.siia.ugto.mx
41
Módulo Institucional de Gestión de Asuntos
El módulo permite el registro y seguimiento de documentos enviados por otras
instancias vía mensajería interna o de instancias externas a la Universidad de
Guanajuato. Permite a los usuarios capturar los diferentes asuntos o tareas que
les son turnadas. Permite además tener indicadores del tiempo de atención de los
asuntos y el flujo que tiene que seguir para ser resuelto, para control de atención y
sus tiempos.
www.siia.ugto.mx
Módulo de Ordenes de Servicio para Soporte Técnico
Es de uso exclusivo del personal de la Secretaria Administrativa, y el cual refleja la
atención de las solicitudes que recibe la Unidad de Sistemas Informática y
Computo.
Como parte del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA), se
encuentra en la página:
42
www.siia.ugto.mx
Módulo de Ordenes de Control de Bienes Web U. G.
El módulo presta los servicios de gestión de bienes los que incluyen: Registro de
Bienes el cual está ligado con el Módulo Financiero, permite la Captura y consulta
de los Movimientos, Control de Lotes, Control de Bodega, también permite
Consultas y Elaboración de reportes.
Con la liga Módulo Financiero permite adicionar los bienes y accesorios
registrados a facturas la cual es integrada a una solicitud de pago para su trámite
ante la Dirección Financiera.
De igual forma, permite la captura de Movimientos: y su consulta de los bienes y
Accesorios que gestionaremos ante el departamento de control de bienes.
El • Control de lotes Permite ofrecer un servicio a las unidades para sus bienes
Controlables no inventariables.
En el apartado de • Bodega ofrecer el servicio de poner a disposición los bienes
de reuso que se encuentran a disposición de las unidades de la Universidad de
Guanajuato.
• El sistema permite las Consultas de los inventarios generales y resguardos para
las unidades.
• Reportes: Permite generar reportes impresos en formato PDF con la información
relevante de inventarios, movimientos y resguardos.
43
ANEXOS
Anexo 1. Selección y desarrollo de personal
a) Selección de Personal

Las vacantes
Existen dos tipos de vacante a considerar:
• Vacantes temporales, que son aquellas que se presentan cuando se interrumpe
por un lapso de tiempo la relación de trabajo con el ocupante de la plaza
(Licencias si goce de salario o suspensiones).
•
Vacantes definitivas, que son aquellas que se presentan cuando se da por
terminada, de manera definitiva una relación de trabajo (renuncia, despido,
fallecimiento)
Jubilaciones:
Estas no se consideran como vacantes, ya que la plaza sigue representado un
costo para la Institución (en promedio se sigue erogando un 75.5% del costo original)
Plaza de nueva creación:
Ligadas a las políticas de austeridad en el gasto

Trámite para cubrir una plaza
Personal Sindicalizado (ASTAUG)
1. Debe ser declarada la vacante o autorizada la plaza nueva.
2. El titular de la Unidad o Dependencia deberá solicitar que se cubra la vacante o
la autorización para la plaza nueva, incluyendo las características requeridas
para cubrir esta.
3. Solicitar al Sindicato los candidatos para cubrir la vacante.
4. El Sindicato enviará candidatos y éstos serán entrevistados y se les explicará la
naturaleza del trabajo.
Cláusula XXXI del Contrato Colectivo ASTAUG
Las plazas administrativas de nueva creación, y las vacantes temporales mayores
de 30 (treinta) días o definitivas que se produzcan, serán cubiertas por el personal
propuesto por la A.S.T.A.U.G.

Selección de Personal de Confianza.
1. Se presenta por parte de la unidad solicitante una requisición en la cual se
solicita se cubra la vacante.
44
2. Se realiza un análisis de la plantilla y contratos con los cuales cuenta la unidad
solicitante.
3. Se elabora tarjeta informativa en la cual se presentan sugerencias sobre la
solicitud y el análisis.
4. Se notifica a la unidad solicitante del estatus de su petición.
5. Se envían tres candidatos por cada vacante para ser entrevistados en la unidad
solicitante.
6. La Unidad o Dependencia propondrá la contratación del candidato idóneo.
b) Desarrollo de Personal:
PLADI
5.2 Desarrollo del personal administrativo
Objetivo
Proporcionar al personal administrativo los apoyos y atención necesaria para mejorar su
desempeño laboral para la formación, capacitación y superación personal; así como
propiciar acciones tendientes al elevar su calidad de vida conforme al sentido humanista
de la misión universitaria.
NORMA ISO 9001:2000
6.2 Recursos Humanos
6.2.1 Generalidades
El personal que realice trabajos que afecten a la calidad del producto debe ser
competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia
apropiadas.
6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación
La organización debe:
a) Determinar la competencia necesaria del personal que realiza trabajos que afectan
la calidad del producto;
b) Proporcionar formación o tomar acciones para satisfacer dichas necesidades;
c) Evaluar la eficacia de las acciones tomadas;
d) Asegurarse de que su personal es conciente de la pertinencia e importancia de sus
actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de calidad; y
e) Mantener los registros apropiados de la educación, formación habilidades y
experiencia
45
CONOCIMIENTOS TÉCNICOS/ESPECÍFICOS
HABILIDADES PARA LA
MEJORA CONTINUA
HABILIDADES
INTERPERSONALES
HABILIDADES
ADMINISTRATIVAS
MODELO DE
COMPETENCIAS
PERSONAL
ADMINISTRATIVO
UG
HABILIDADES
RACIONALES
ATRIBUTOS PERSONALES
MODELO 5B’s - AFM

Procedimiento para detectar y desarrollar competencias
1. Detectar necesidades de desarrollo de competencias.
Fuentes:
• Comparar competencias del puesto (vienen en las descripciones de puesto
dentro del Manual de Organización) vs. perfiles de la persona ocupante
(Actual sólo para dependencias administrativas)
- Competencias: formación académica, experiencia, conocimientos técnicos/específicos,
habilidades administrativas, interpersonales y racionales, tecnologías de información
(software), requeridos por el puesto.
- Perfil personal: competencia del personal evidenciada a través de constancias de
eventos de aprendizaje y desarrollo (curso, taller, seminario, preparación académica,
experiencia, asignaciones especiales, reconocimientos, etc.)
•
•
•
•
•
•
•
Encuestas de satisfacción de cliente
Evaluación del desempeño
Entrevistas con Secretarios y Coordinadores Administrativos
Encuestas de clima laboral
Mejoras realizadas
Nuevos proyectos
Indicaciones del Rector, Secretario General y Secretario Administrativo
2. Solicitar autorización de presupuesto
El presupuesto se solicita con el listado de cursos a realizar con proveedor externo.
46
No cubre apoyos académicos de ningún grado o tipo.
Se prioriza por eventos detectados en la encuesta de detección anual.
3. Elaborar programa de desarrollo de competencias
Se prioriza de acuerdo a eventos con mayoría de gente
Se contacta a los facilitadores para los eventos a realizar
Se buscan los espacios para los eventos
Se difunden los eventos:
- Eventos que desarrollan competencias genéricas, a toda la comunidad
Ejem: planeación y organización,
- Eventos que desarrollan competencias de un grupo
- Eventos que desarrollan competencias específicas de puestos específicos
4. Ejecutar programa de desarrollo de competencias
Se realiza la inscripción de la gente (ver slide de inscripción)
Se inaugura el evento
Se pasa lista a los participantes
Se evalúa el evento y el facilitador
Ocasionalmente se aplica un cuestionario al inicio y al final del evento para evaluar el
aprendizaje
5. Evaluar la efectividad del aprendizaje
A los tres meses de haber concluido el evento, se envía y recopila un cuestionario para
evaluar la efectividad de lo aprendido.
a. Qué aplicó el área
b. Cuál fue el impacto de la aplicación
6. Registrar en perfil de personal
Al concluir el evento, se registra:
Dependencias Administrativas
- En el Módulo de Entrenamiento en Iso system
Unidades Académicas
- En el formato “FO-DRH-67 Perfil de personal” (contiene nombre, área,
formación académica y eventos en los que ha participado el trabajador)
a) Selección de proveedores
1.
Elementos que se toman en cuenta
•
Costo: actualmente el costo que se maneja es $500.00 en la mayoría de los
eventos
•
Currículum del facilitador: que tenga experiencia en el tema o asunto a tratar y
el tipo de clientes que ha manejado
•
Oferta de aprendizaje: se valida el objetivo y el contenido que ofrece vs. la
necesidad que se tiene; en caso necesario realiza ajustes.
47
2.
•
-
Evaluación de facilitadotes al finalizar un evento de aprendizaje
Evaluación hecha a través de la retroalimentación de los participantes. Se aplica
una evaluación que mide:
Contenido
Cumplimiento de objetivos
Aplicabilidad del aprendizaje en el trabajo
Promoción de la participación
•
- Dominio del tema
- Metodología de aprendizaje
- Aclaración de dudas
Retroalimentación a los facilitadores: se retroalimenta con los resultados de la
evaluación mencionada
3.- Diseñar un cuestionario o herramienta para la detección de necesidades de
capacitación.
a) Condiciones para realizar la detección
•
Perfiles de puesto definidos
•
Documentos en expediente
b) Formato de análisis comparativo de Perfil del puesto vs. Perfil de la persona
48