4.4 Administración de personal

Tipo de documento: Plan de Calidad
Código: UPCH-SAD-301.PL-01
Emisión: 25 de agosto de 2010
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR
Administración de Personal
Revisión: 03
Página: 1 de 9
Objetivo del
Contratar al personal idóneo para desempeñar las funciones según su perfil
proceso:
Descripción de las
Actividades del proceso
Nº
Interacción
Actividades, documentos
y/o registros
Responsables
Recursos e
infraestructura
Indicadores de
medición
Criterios de aceptación,
verificación y/o control
Procurar cumplir
con el perfil del
puesto al menos
del 80% de lo
que se requiere
Cumplir con el proceso
de contratación
Papelería
Secretaria
Administrativa
Manual General de
Entrada: Organización UPCH-
SAD-300.MGO-01
Dirección de
Administración de
personal
Ficha de Registro
Interno para
Personal UPCHSAD-301.RG-06
CIPPA
Contratación de personal
administrativo
1



Rector
Solicitud del alta del
administrativo.
Revisión del perfil y
soporte curricular
Integración del expediente
Contratación del
personal que cumpla
Resultado: con el perfil
UPCH-SAD-301.RG-09
Secretaria
Administrativa
Dirección de
Administración de
personal
Formato de
movimientos de
altas nominales
UPCH-SAD301.RG-09
Documento controlado por medios electrónicos. Para uso exclusivo de la Universidad Politécnica de Chiapas
Tipo de documento: Plan de Calidad
Código: UPCH-SAD-301.PL-01
Emisión: 25 de agosto de 2010
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR
Administración de Personal
Descripción de las
Actividades del proceso
Nº
Contratación de personal
académico

2
Publicación de
convocatoria docente
para tiempos completos o
solicitud de alta del
docente de asignatura.

Revisión del perfil y
soporte curricular

Contratación del docente
de asignatura o entrevista
a candidatos a tiempo
completo.
Para PTC aplica:

Entrevista a candidatos

Examen de conocimientos

Examen de habilidades
docentes

Aplicación de examen
psicométrico

Integración del expediente
para selección

Selección del candidato

Invitación temporal en
caso de convocatoria
desierta
 Notificación interna para
personal (formato UPCHSAD-301.RG-07)
requiriendo Integración
del expediente
Interacción
Actividades, documentos
y/o registros
Responsables
Recursos e
infraestructura
Revisión: 03
Página: 2 de 9
Indicadores de
medición
Criterios de aceptación,
verificación y/o control
Procurar cumplir
con el perfil del
puesto al menos
del 80% de lo
que se requiere
Cumplir con el proceso
de contratación
Procedimiento de
selección de personal
docente UPCH-SAD301.PO-01
Procedimiento de alta y
baja de personal e
incidencias UPCHSAD-301.PO-02
Entrada: Reglamento de ingreso,
promoción y
permanencia del
personal académico de
la Universidad
Politécnica de Chiapas
RIPPPA
Manual General de
Organización UPCHSAD-300.MGO-01
Director de
programa
Académico
Comisión de
Ingreso, Promoción
y Permanencia de
Personal
Equipo de cómputo
Académico
(CIPPA)
Medios de
comunicación
Rector
Internet
Aula equipada
Secretaria General
Administrativa
Ficha de Registro
Interno para
Personal UPCHSAD-301.RG-06
Dirección de
Administración de
personal
Director de programa
Contratación del
Académico
Resultado: personal académico
que cumpla con el perfil Comisión de Ingreso,
Promoción y
Permanencia de
Personal Académico
(CIPPA)
Departamento de
Servicios Escolares
Documento controlado por medios electrónicos. Para uso exclusivo de la Universidad Politécnica de Chiapas
Tipo de documento: Plan de Calidad
Código: UPCH-SAD-301.PL-01
Emisión: 25 de agosto de 2010
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR
Administración de Personal
Nº
Descripción de las
Actividades del proceso
Interacción
Actividades, documentos
y/o registros
Dar a conocer la
misión, visión y valores
políticas, tramites y
Entrada: generalidades de la
Universidad
Modelo educativo
(académico)
Inducción al personal
3
administrativo y académico
Resultado:
Integración a la
comunidad universitaria
Responsables
Dirección de
Administración de
personal
Director de
programa
Académico
Dirección de
Administración de
personal
Recursos e
infraestructura
Revisión: 03
Página: 3 de 9
Indicadores de
medición
Criterios de aceptación,
verificación y/o control
Lograr que el
100% del
personal que
ingresa, conozca
las
generalidades
políticas, misión
y visión de la
Universidad.
Evaluación del taller de
Integración y
sugerencias de mejora
para el mismo.
Equipo de cómputo
Instalaciones de la
Universidad
Curso y dinámica
programada de
integración del
personal durante
los primeros seis
meses de su
adscripción
Director de programa
Académico
Documento controlado por medios electrónicos. Para uso exclusivo de la Universidad Politécnica de Chiapas
Tipo de documento: Plan de Calidad
Código: UPCH-SAD-301.PL-01
Emisión: 25 de agosto de 2010
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR
Administración de Personal
Nº
Descripción de las
Actividades del proceso
Interacción
Actividades, documentos
y/o registros
Responsables
Recursos e
infraestructura
Revisión: 03
Página: 4 de 9
Indicadores de
medición
Criterios de aceptación,
verificación y/o control
Procedimiento de alta y
baja de personal e
incidencias UPCHSAD-301.PO-02
4
Alta y baja de personal
Registros: Plantilla de
profesores de tiempo
completo UPCHSAD-301.RG-12,
Plantilla de
profesores de
asignatura UPCHSAD-301.RG-13 y
Entrada: Plantilla de
profesores
eventuales UPCHSAD-301.RG-14
Formato de
movimientos de altas
nominales UPCH-SAD301.RG-09
Secretaría
académica
Dirección de
Administración de
personal
Analista del
Departamento de
Recursos
Financieros y
contables
Equipo de cómputo
Internet
Documento de
alta firmado por
el Rector,
indicando
puesto, categoría
y fecha de inicio
Formato de
movimientos de bajas
nominales UPCH-SAD301.RG-08
Integración del
documento de alta y
Resultado:
baja al expediente del
trabajador
Dirección de
Administración de
personal
Documento controlado por medios electrónicos. Para uso exclusivo de la Universidad Politécnica de Chiapas
Documento de alta
firmado por el Rector,
indicando puesto,
categoría y fecha de
inicio
Tipo de documento: Plan de Calidad
Código: UPCH-SAD-301.PL-01
Emisión: 25 de agosto de 2010
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR
Administración de Personal
Descripción de las
Actividades del proceso
Nº
Interacción
Base de datos para
contratos
cuatrimestrales
Elaboración de contratos
 Revisión del perfil y soporte
5




curricular
Integración del expediente
Elaboración del contrato
Cuatrimestrales (profesores
de asignatura)
Anuales (personal de
jornada)
Elaboración de nómina
6

Ingreso y verificación de
horarios de docentes

Captura de horas de clase
de profesores de
asignatura



Control de asistencia y
afectación de incidencias
Procesamiento de nómina
por el Analista del
Departamento
Depósito electrónico por
el Departamento de
Recursos Financieros
Actividades, documentos
y/o registros
Entrada:
Base de datos para
contratos anuales
Responsables
Dirección de
Administración de
personal
Contrato Cuatrimestral
Contrato anual
Equipo de cómputo
Impresora
Expedientes de
Personal
Información curricular.
Resultado:
Recursos e
infraestructura
Revisión: 03
Página: 5 de 9
Indicadores de
medición
Criterios de aceptación,
verificación y/o control
Contrato
Todo el personal
aprobado
docente con contrato
durante el primer
aprobado
mes de inicio
Dirección de
Administración de
personal
Procedimiento de alta y
baja de personal e
incidencias UPCHSAD-301.PO-02
Formato de
movimientos de altas
nominales UPCH-SAD301.RG-09
Formato de
movimientos de bajas
nominales UPCH-SADEntrada: 301.RG-08
Formato de incidencias
del personal UPCHSAD-301.RG-10
Dirección de
Administración de
personal
Sistema
administrativo de
nomina
Computadora
Impresora
Cumplir con el
pago a menos un
día hábil antes
del día 15 y
último de cada
mes.
Impresión y firma de
elaboración.
Revisión y validación de
nómina
Envío de nómina antes
de impuestos impresa
al Departamento
Recursos Financieros.
Documento controlado por medios electrónicos. Para uso exclusivo de la Universidad Politécnica de Chiapas
Cumplimiento del
calendario de nómina y
el reporte de horas
clase asignatura
Tipo de documento: Plan de Calidad
Código: UPCH-SAD-301.PL-01
Emisión: 25 de agosto de 2010
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR
Administración de Personal
Nº
Descripción de las
Actividades del proceso
Interacción
Actividades, documentos
y/o registros
Reporte de incidencias
para descuento o
incapacidad del IMSS.
Resultado:
Nómina de jornada
elaborada y de
eventuales firmada de
elaboración.
Emisión de reportes de
cuotas patronales para
efectos de pago, en
sistema denominado
“SUA”.
7
Pago de cuotas patronales
IMSS, INFONAVIT, FONACOT
Ingreso en “SUA”, de
Entrada: incidencias procesadas
en nómina ya pagada.
Impresión de reportes
de cuotas y envío al
departamento recursos
financieros y
contabilidad para pago.
Responsables
Recursos e
infraestructura
Revisión: 03
Página: 6 de 9
Indicadores de
medición
Criterios de aceptación,
verificación y/o control
Dirección de
Administración de
personal
Jefe del Depto
recursos financieros y
contables
Computadora
Analista del
Departamento de
Recursos
Financieros y
Contables
Sistema emitido por Cumplir con el
pago de
el IMSSINFONAVIT (SUA) aportaciones
antes de los días
Impresora
17 de cada mes
Discos de 3.5”
Documento controlado por medios electrónicos. Para uso exclusivo de la Universidad Politécnica de Chiapas
Pago de cuotas
patronales IMSS,
INFONAVIT,
FONACOT en
tiempo y forma
Tipo de documento: Plan de Calidad
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Emisión: 25 de agosto de 2010
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR
Administración de Personal
Nº
Descripción de las
Actividades del proceso
Interacción
Resultado:
8 Informativa anual
Actividades, documentos
y/o registros
Determinación de
cuotas para pago.
Elaboración, revisión y
validación de
concentrados
mensuales y anuales
de percepciones en
Entrada: cada tipo de nómina
(jornada y eventuales).
Responsables
Recursos e
infraestructura
Revisión: 03
Página: 7 de 9
Indicadores de
medición
Criterios de aceptación,
verificación y/o control
Cumplimiento de
la disposición
durante la
primera semana
de febrero
Validación de la
Informativa anual por
medio de su
conciliación del
Departamento recursos
financieros y
contabilidad
Jefe del
Departamento
recursos
financieros y
contables
Analista del
Departamento de
Recursos
Financieros y
Contables
Equipo de cómputo
Internet
Envío al departamento
recursos financieros y
contabilidad.
Documento controlado por medios electrónicos. Para uso exclusivo de la Universidad Politécnica de Chiapas
Tipo de documento: Plan de Calidad
Código: UPCH-SAD-301.PL-01
Emisión: 25 de agosto de 2010
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR
Administración de Personal
Nº
Descripción de las
Actividades del proceso
Interacción
Actividades, documentos
y/o registros
Cálculo anual de
percepciones y
Resultado: deducciones de
conceptos de sueldo
por trabajador
Resultado Encuestas
de diagnóstico de
necesidades de
capacitación UPCHEntrada: SAD-301.RG-05
9
Proceso de gestión de la
capacitación
Resultado de la Cédula
de evaluación del
desempeño UPCHSAD-301.RG-01
Programa anual de
Resultado: capacitación UPCH-
SAD-301.RG-02
Responsables
Revisión: 03
Página: 8 de 9
Recursos e
infraestructura
Indicadores de
medición
Criterios de aceptación,
verificación y/o control
Equipo de cómputo
Evaluar la
efectividad de la
capacitación por
cada curso
impartido
Invitar a los
participantes por medio
de circular con base en
el Programa anual de
capacitación UPCHSAD-301.RG-02
Dirección de
Administración de
personal
Jefe del
Departamento
recursos
financieros y
contables
Dirección de
Administración de
personal
Internet
Impresora
Dirección de
Administración de
personal
Solicitud de información
oficial UPCH-SAD-
Proceso de expedición de
10 constancias académicas y
administrativas
Entrada:
UPCH-SAD-301.RG11
Solicitud de constancia
física UPCH-SAD301.RG-05 o
electrónica
Dirección de
Administración de
personal
Equipo de cómputo
Internet
Impresora
Toda constancia
deberá contar
con una solicitud
escrita o
electrónica
Documento controlado por medios electrónicos. Para uso exclusivo de la Universidad Politécnica de Chiapas
Otorgar constancias
solicitadas
(Mínimo del 80%)
Tipo de documento: Plan de Calidad
Código: UPCH-SAD-301.PL-01
Emisión: 25 de agosto de 2010
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR
Administración de Personal
Nº
Descripción de las
Actividades del proceso
Interacción
Actividades, documentos
y/o registros
información otorgada a
través de documentos
oficiales
Resultado:
Entrada:
Constancias
académicas y
administrativas
elaboradas
Responsables
Proceso de ingreso y baja en
11
bolsa de trabajo
Recursos e
infraestructura
Cumplimiento de la
vigencia del currículum
Dirección de Administración de Personal
Emitió
Indicadores de
medición
Criterios de aceptación,
verificación y/o control
Equipo de cómputo
Internet
Resultado:
Página: 9 de 9
Dirección de
Administración de
personal
Dirección de
Administración de
personal
Presentación del
currículum
Revisión: 03
Dirección de
Administración de
personal
Representante del SGC
Revisó
Atender a todos
los solicitantes
Impresora
Secretaría Administrativa
Aprobó
Documento controlado por medios electrónicos. Para uso exclusivo de la Universidad Politécnica de Chiapas
Mantener actualizada
la base de datos.