PERFILES EQUIPO DE TRABAJO DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PERFILES EQUIPO DE TRABAJO © Derechos Reservados Bogotá, D.C., febrero de 2007 Pág. 1 de 9 FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO Título: Fecha dd/mm/aaaa: PERFILES EQUIPO DE TRABAJO DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 12/02/2007 Sumario: Definición de perfiles de la Dirección Administrativa y Financiera Palabras Claves: Formato: Dependencia: Código: Autor (es): DOC Ministerio de Comunicaciones: Programa “Gobierno en Línea” - Dirección de Administrativa Financiera Versión 2.0 Isabel Abello Albino Revisó: Aprobó: María Isabel Mejía Jaramillo Información Adicional: Ubicación: ISPAC, bajo el nombre DAF-PerfilesEquipoTrabajo HISTORIA VERSIÓN 1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 FECHA 1/12/2006 18/12/2006 19/12/2006 21/12/2006 26/12/2006 28/12/2006 CAMBIOS INTRODUCIDOS Creación del documento Cambios en los perfiles y funciones de acuerdo con reunión con la Dirección Consolidación de las funciones del Director y Coordinadores con las demás Direcciones. Revisión Director Programa Gobierno en Línea y Director de Investigación y Planeación Revisión estructura final del documento Revisión Directora Programa Gobierno en Línea Pág. 2 de 9 1.6 2.0 29/12/2006 12/02/2007 Cambio de unos nombres que estaban mal Ajustes según lo aprobado por la Ministra de Comunicaciones TABLA DE CONTENIDO 1. 2. 3. OBJETIVO ...................................................................................................................................... 4 OBJETIVO DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ............................... 4 EQUIPO DE TRABAJO ................................................................................................................ 5 Pág. 3 de 9 1. OBJETIVO El presente documento tiene por objeto describir los perfiles del equipo de trabajo de la Dirección Administrativa y Financiera. Para la definición del equipo de trabajo se incluyen los roles, formación académica, experiencia y responsabilidades. 2. OBJETIVO DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Asegurar el pleno funcionamiento, disponibilidad y mantenimiento de los servicios, administrativos, jurídicos y técnicos requeridos para el funcionamiento del Programa Gobierno en Línea. Para la definición del equipo de trabajo se definirán los roles, formación académica, experiencia y responsabilidades. Pág. 4 de 9 PERFILES EQUIPO DE TRABAJO DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 3. EQUIPO DE TRABAJO ROL DENOMINACION FORMACIÓN ACADÉMICA PREGRADO Formación profesional en alguna de las siguientes opciones: 1. Derecho 2. Economía 3. Administración de Empresas 4. Finanzas DIRECTOR ADMINISTRATI VO Y FINANCIERO POSTGRADO O EQUIVALENCIAS EXPERIENCIA TIEMPO GENERAL (AÑOS) Especialización/Maestría en áreas relacionadas ESPECIFICA Experiencia en, cargos de Dirección, en áreas relacionadas con temas Administrativos, Jurídicos y Financieros en entidades del Sector Público. 5 Pág. 5 de 9 RESPONSABILIDADES Generales Participar de manera conjunta, con la Dirección General y las demás Direcciones de el Programa Gobierno en Línea, en la planeación estratégica y recomendar las acciones a emprender para el logro de sus objetivos. Elaborar, desarrollar, dirigir y evaluar los planes de trabajo de la Dirección Administrativa y Financiera, de acuerdo con los objetivos estratégicos de el Programa Gobierno en Línea, con los recursos, tiempos y presupuestos dispuestos, incluyendo la ejecución de planes de mejoramiento cuando la evaluación así lo indique. Participar de manera conjunta con la Dirección de el Programa Gobierno en Línea y las demás Direcciones en la definición de políticas, procedimientos e instrumentos y la coordinación de actividades para la gestión de proyectos. Definir y aplicar mecanismos y metodologías de gestión de calidad, seguimiento, administración del riesgo y transferencia de conocimiento, que permitan garantizar el cumplimiento de los objetivos de la dependencia y sus proyectos. Liderar el equipo de trabajo a su cargo, así como asignar y hacer seguimiento a las responsabilidades asignadas. Participar en representación de el Programa Gobierno en Línea en los comités, actividades y demás instancias de reunión y/o participación en los que se definan, diseñen e ROL DENOMINACION FORMACIÓN ACADÉMICA PREGRADO Formación Derecho CONSULTOR NIVEL 2 (JURIDICO) POSTGRADO O EQUIVALENCIAS profesional EXPERIENCIA TIEMPO GENERAL (AÑOS) A. Tres (3) años de experiencia profesional en Contratación Pública, en entidades del Estado y Especialización. ó ESPECIFICA Experiencia en Procesos de Contratación Pública 3 Experiencia en procesos de contratación de proyectos de sistemas de información. B. Cinco (5) años de experiencia profesional en Contratación Pública, en entidades del Estado Pág. 6 de 9 RESPONSABILIDADES implementen proyectos relacionados con el área, cuando la Dirección General así lo establezca. Someter a aprobación de la Dirección General los procesos de contratación de la Dirección, y realizar el seguimiento respectivo con el apoyo de la Dirección Administrativa y Financiera. Las demás que se le asignen por la Dirección General. Específicas Coordinar los procesos Administrativos, Financieros y Jurídicos del Programa Gobierno en Línea. Coordinar y dirigir los procesos de Contratación del Programa Gobierno en Línea. Coordinar y dirigir los procesos contables y financieros el Programa Gobierno en Línea. Coordinar los procesos de Calidad del Programa Gobierno en Línea Coordinar los procesos de consolidación de información y reportes financieros del Programa Gobierno en Línea. Encargado de coordinar al interior del Programa Gobierno en Línea, los procesos de contratación, para lo cual deberá encargarse del desarrollo de las siguientes actividades: Generales Coordinar los procesos de contratación, supervisando las diferentes etapas del proceso, articulando el proceso, con las entidades operadoras de recursos. Participar en representación de la Dirección Administrativa y Financiera en los comités, actividades y demás instancias de reunión y/o ROL DENOMINACION FORMACIÓN ACADÉMICA POSTGRADO O EQUIVALENCIAS PREGRADO EXPERIENCIA TIEMPO GENERAL (AÑOS) ESPECIFICA RESPONSABILIDADES participación en los que se requiera de apoyo y asesoría Jurídica. Responsabilizarse por la ejecución de las actividades específicas. Específicas. Apoyo Jurídico para la estructuración de términos de referencia. Elaboración de Minutas de Contratos o convenios Interadministrativos Realizar el seguimiento a la relación de contratos en ejecución. Asesorar con los conceptos jurídicos que se requieran por parte del Programa. Formación profesional Contabilidad en A. Si posee tres (3) años de experiencia como profesional se requiere Especialización en Áreas Financieras Experiencia en presupuesto Público Experiencia en manejo de presupuesto en contratos de Crédito con la Banca Internacional. B. Si posee cinco (5) años de experiencia como profesional no se requiere título de Especialización. CONSULTOR NIVEL 2 (FINANCIERO) 3 Pág. 7 de 9 Encargado del procesos presupuestal y financiero del Programa Gobierno en Línea para lo cual debe encargarse del desarrollo de las siguientes actividades: Generales Coordinar el proceso financiero y contable del Programa Gobierno en Línea. Participar en representación de la Dirección Administrativa y Financiera en los comités, actividades y demás instancias de reunión y/o participación en los que se requiera, cuando el Director así lo establezca. Responsabilizarse por la ejecución de las actividades específicas del Programa que se le asignen, dentro de los tiempos y presupuestos planteados. Específicas. Coordinar la conciliación contable con el Fondo de Comunicaciones. Gestionar las solicitudes de Disponibilidad Presupuestal y los correspondientes ROL DENOMINACION FORMACIÓN ACADÉMICA PREGRADO POSTGRADO O EQUIVALENCIAS EXPERIENCIA TIEMPO GENERAL (AÑOS) RESPONSABILIDADES ESPECIFICA Formación profesional en alguna de las siguientes opciones: 1. Ingeniería de Sistemas 2. Ingeniería Electrónica SOPORTE TÉCNICO A. Cero (0) años de experiencia como profesional Habilidades para atención al público. Experiencia en desarrollo y/o operación de proyectos de infraestructura tecnológica 0 desembolsos, ante las Subdirecciones Administrativa y Financiera del Ministerio de Comunicaciones. Apoyar en las evaluaciones financieras que se requieran en los proceso de contratación. Apoyar en la elaboración del PAC del programa. Consolidar los informes que se requieran para los operadores de recursos Preparar los informe financieros que requieran los Organismos de Control Encargado de supervisar prestar el soporte técnico de la infraestructura tecnológica del Programa Gobierno en Línea, para lo cual deberá encargarse del desarrollo de las siguientes actividades Generales Realizar la supervisión técnica y evaluación de los contratos a su cargo durante su ejecución. Responsabilizarse por la ejecución de las actividades específicas de los demás proyectos que se le asignen, dentro de los tiempos y presupuestos planteados. Específicas. Brindar soporte técnico de la infraestructura tecnológica del Programa Gobierno en Línea. Mantener actualizado el inventario de la infraestructura tecnológica del Programa Gobierno en Línea. Mantener actualizada la hoja de vida de los mantenimientos preventivos y correctivos que se le efectúen a los equipos. Supervisar los mantenimientos efectuados por parte de firmas externas contraídas para Pág. 8 de 9 ROL DENOMINACION FORMACIÓN ACADÉMICA PREGRADO POSTGRADO O EQUIVALENCIAS EXPERIENCIA TIEMPO GENERAL (AÑOS) RESPONSABILIDADES ESPECIFICA Pág. 9 de 9 el efecto. Proponer recomendaciones para el cuidado y buen uso de los equipos del Programa Gobierno en Línea.