Unidad de Actividades Culturales, Formativas y Deportivas Expediente nº 110/2009/08228 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HABRÁ DE REGIR EL CONTRATO ADMINISTRATIVO ESPECIAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y COORDINACIÓN DE LA CABALGATA DE REYES 2010 DEL DISTRITO DE LATINA. 1.- OBJETO Y AMBITO DE PRESTACIÓN DEL CONTRATO El objeto del presente contrato es la prestación de servicios para la organización y coordinación de la Cabalgata de Reyes 2010, dirigido a todos los vecinos en general y al público infantil en especial del Distrito de Latina. La cabalgata discurrirá por distintas calles del distrito que se relacionan en el Anexo I al pliego de prescripciones técnicas. El lugar de salida de la Cabalgata será el Paseo Ermita del Santo y el de llegada será en la plaza en la plaza de Cuacos de Yuste. No obstante, cuando la prestación del servicio o el desarrollo de la actividad lo requiera, podrá realizarse en cualquier otro lugar del Distrito o de Instituciones o Entidades que determine la Unidad de Actividades Culturales, Formativas y Deportivas. El itinerario a realizar será el que se señala en el Anexo I que se acompaña como anexo al presente pliego de prescripciones técnicas, salvo modificación puntual que se realice por la Unidad de Actividades Culturales, Formativas y Deportivas. 2.- CONDICIONES TÉCNICAS PARTICULARES DEL SERVICIO 3 Carrozas con trono, con tracción, conductor especializado, generador eléctrico, equipo de sonido, iluminación, cañones lanzadores de confeti y suministro de confeti suficiente para todo el recorrido y provistas de, como mínimo, 2 extintores cada una. Las 3 carrozas medirán al menos 10 metros de longitud, la iluminación será de un mínimo de 5.000 vatios y el equipo de sonido de cómo mínimo 500 vatios en cada una. Cada una de las carrozas estarán habilitadas para la subida de los Reyes y demás personas que compongan la comitiva, preferiblemente con una escalera. Página 1 de 6 Unidad de Actividades Culturales, Formativas y Deportivas Expediente nº 110/2009/08228 Cada una de las carrozas llevaran un enganche para tracción que deberá ser un vehículo todoterreno de gran potencia. La música será adecuada al evento celebrado, especialmente villancicos, temas infantiles, corales, etc. 5 Carrozas diferentes con motivos infantiles o navideños, dotadas de tracción, conductor especializado, generador eléctrico, iluminación y provistas de, como mínimo, 2 extintores cada una. Las 5 carrozas medirán al menos 8 metros de longitud, la iluminación será de un mínimo de 5.000 vatios y el equipo de sonido de cómo mínimo 500 vatios en cada una. Cada una de las carrozas estarán habilitadas para la subida de los Reyes y demás personas que compongan la comitiva, preferiblemente con una escalera. Cada una de las carrozas llevaran un enganche para tracción que deberá ser un vehículo todoterreno de gran potencia. La música será adecuada al evento celebrado, especialmente villancicos, temas infantiles, corales, etc. Alquiler de tres trajes de Reyes Magos, 6 trajes para pajes y maquillaje. Los trajes de los Reyes Magos y pajes deben ser de época, con pedrería y pasamanería adecuada. El maquillaje se desarrollará en el Centro Cultural Latinarte entre las 14:00 y las 16:00 horas y en el intermedio de la cabalgata a las 18:30 horas. 2 Vehículos de apoyo, con conductor, para la distribución de caramelos. Los vehículos de apoyo han de tener capacidad suficiente para la distribución de 9.000 kg de caramelos durante el recorrido. Dos grupos de pasacalles o grupos de animación para encabezar la Cabalgata. Suministro de gasoil suficiente para todo el recorrido de la Cabalgata. Suministro de 9.000 kg de caramelos, sin gluten. Los caramelos serán con papel de envoltorio con alas para evitar riesgos y daños. Suministro de 2.000 conos de regalo con golosinas para los niños del Distrito. Página 2 de 6 Unidad de Actividades Culturales, Formativas y Deportivas Expediente nº 110/2009/08228 Suministro de un mínimo de 300 meriendas para los niños y participantes de la cabalgata – bocadillo y refresco isotónico – para el intermedio de la misma, así como catering para los Reyes Magos y sus pajes antes del inicio de la Cabalgata y en el intermedio de la misma. Servicio de autocar para el traslado de Reyes y pajes al punto de inicio de la cabalgata. Reportaje fotográfico – 100 fotográficas en papel tamaño 15 x 20 cm - y de video con 12 copias en formato digital del mismo. El Adjudicatario proveerá los materiales para la decoración de las carrozas de las Asociaciones Vecinales que participan tradicionalmente en la Cabalgata. El importe de dichos materiales será por un valor de 8.500,00 €. Seguro de Responsabilidad Civil. Organización del desfile desde el punto de salida hasta el final Personal suficiente para la preparación, desarrollo y organización de la cabalgata, con arreglo a los siguientes mínimos: o o o 16 distribuidos de la siguiente forma : 2 para control de cada una de las carrozas. 4 para suministro a las carrozas de caramelos desde los vehículos que los transportan. 3 coordinadores. No obstante, el reparto de funciones estará supeditado en cada momento a las necesidades que el correcto desarrollo del servicio requiera. Todo el personal deberá ir convenientemente identificado. Instalación de una infraestructura para un acto organizado con motivo de la llegada de los Reyes Magos en la Plaza Cuacos de Yuste. La infraestructura consistirá en: a. 2 torres a dos alturas. b. 1 cubierta. c. 2 cañones de iluminación. d. Equipo de sonido y microfonía. e. 2 máquinas de humo. f. 1 generador de 100 Kva. g. Música adecuada al evento. h. 50 cañones de confeti. Página 3 de 6 Unidad de Actividades Culturales, Formativas y Deportivas Expediente nº 110/2009/08228 i. Personal necesario para su puesta en funcionamiento. Montaje, instalación y desmontaje de un belén navideño a tamaño real en la Plaza Cuacos de Yuste: montaje de una estructura a modo de gruta y su desmontaje a la finalización, el belén propiedad del Distrito de Latina se encuentra depositado en el Centro Sociocultural Almirante Churruca, todo se desarrollará de acuerdo a las siguientes condiciones: o o o o o El Belén se instalará sobre una plataforma homologada, cubierta y de 8 x 5 m aproximadamente. Se pondrán a disposición del adjudicatario en el Centro Sociocultural Almirante Churruca los componentes artísticos del Belén. Deberá procederse a la restauración de las piezas de los componentes artísticos del Belén El adjudicatario deberá hacerse cargo de los componentes artísticos en su lugar de depósito y reintegrarlos a dicho emplazamiento al finalizar la actividad. El licitador aportará en la Plica el proyecto de diseño de la instalación del citado Belén en la Plaza Cuacos de Yuste. 3.- CONDICIONES TÉCNICAS GENERALES DEL SERVICIO La Empresa deberá disponer en todo momento de personal necesario y suficiente que garantice el perfecto desarrollo, organización y coordinación, en su caso, de las actividades, así como cualquier otra asistencia de apoyo que la ejecución del presente contrato conlleve, (asistencia a las carrozas, transporte de material, colocación de vallas, reparto de caramelos etc.,). El incorrecto cumplimiento de sus obligaciones por parte del contratista, a juicio del órgano contratante, podrá dar lugar a la deducción del importe de los servicios incumplidos, que estén incluidos en la globalidad del servicio que se contrata. El contratista comenzará los trabajos preparatorios con el tiempo suficiente para garantizar el correcto desarrollo de la actividad contratada. El servicio se prestará conforme al régimen de horario que fije el órgano contratante que se reservará la facultad de modificarlo en atención al interés público. Asimismo, el programa podrá modificarse por los Servicios Técnicos Municipales, manteniéndose en todo caso el equilibrio económico del contrato. Página 4 de 6 Unidad de Actividades Culturales, Formativas y Deportivas Expediente nº 110/2009/08228 El Distrito de Latina se reserva el derecho a formular cuantas objeciones estime convenientes y modificar las orientaciones presentadas según las conveniencias del servicio o actividad, debiendo someterse el adjudicatario en todo momento a las directrices e instrucciones que le sean formuladas el responsable del Servicio, con objeto de obtener la máxima eficacia y coordinación. Si la Cabalgata hubiera de ser suspendida por causa no imputable directamente a la parte contratante (por ejemplo causas climatológicas, de fuerza mayor, etc.) así como si la suspensión fuera decidida unilateralmente por la Junta Municipal con 24 horas de antelación se abonará exclusivamente el 50% del precio convenido. Fuera de estos plazos o si la suspensión es debida a deficiencias en la organización, etc. No se abonará cantidad alguna. El adjudicatario deberá proveerse, en su caso, de las oportunas autorizaciones gubernativas y administrativas para el desarrollo de las actividades. El adjudicatario deberá aportar los medios materiales para la prestación del servicio y será directamente responsable del buen uso y conservación de la maquinaria, instalaciones y demás material que utilice, para la organización del servicio, sean estos de propiedad municipal, o de terceros. De igual modo quedarán de su cuenta los perjuicios ocasionados por hurto o robo de los mismos. Al finalizar el Contrato, la empresa adjudicataria presentará una memoria final en la que se reflejen los resultados obtenidos y el grado de cumplimiento de los objetivos. Esta documentación deberá presentarse anexa a la última factura. La memoria deberá contener además un anexo detallado que incluya la relación de todas las actividades y actuaciones realizadas, distribución en su caso de horas globales realizadas, materiales y equipos utilizados, así como cualquier otra información que se considere pertinente por parte de la Unidad de Actividades Culturales, Formativas y Deportivas. Madrid, 8 de julio de 2009 LA JEFA DE LA UNIDAD DE ACTIVIADES CULTURALES, FORMATIVAS Y DEPORTIVAS Fdo.: Elsa Aparicio García. Página 5 de 6 Unidad de Actividades Culturales, Formativas y Deportivas Expediente nº 110/2009/08228 ANEXO Nº 1 ITINERARIO QUE RECORRERÁ LA CABALGATA DE REYES LATINA 2009: 16:30 ........... Constitución del Convoy de la Cabalgata. 17:15 ............ Salida desde el Paseo Ermita del Santo, Frente al Centro Comercial Deportivo y de Ocio La Ermita. 17:25 ............ Puerta del Ángel. 17:40 ............ Alto de Extremadura. 18:00 ............ C/ Higueras. 18:15 ............ C/ Alhambra 18:30 ............ C/ Duquesa de Parcent. 18:30 – 19:00 ...... Descanso y Picnic. 19:00 ............ C/ Camarena. 19:30 ............ C/Ocaña, Intercambiador de Transportes de Aluche. 19:40 ............ Avda. General Fanjul; Junta Municipal Distrito de Latina. 19:50 ............ C/ Rafael Finat. 20:00 ............ C/ General Millán Astray. 20:10 ............ C/ General Romero Basart 20:15 ............ C/ Gral. Romero Basart c/v. C/ Rafael Finat. 20:20 ............ C/ Oliva de Plasencia. 20:30............ Llegada Centro Comercial San Ignacio. Página 6 de 6