Jornadas Bibliotecas del CSIC - digital

Jornadas Bibliotecas del CSIC
24, enero 2002
La colección del CSIC en el contexto del resto de las bibliotecas
españolas
Mercedes Baquero
Unidad de Coordinación de Bibliotecas del CSIC
Tel. 91 585 50 78, c-elec.: Mbaquero@bib.csic.es
Resumen
Estudio comparativo de la colección de revistas del CSIC y la de las bibliotecas universitarias españolas.
Descripción de las características que singularizan las colecciones del CSIC. Los cambios previsibles en
nuestra colección de publicaciones periódicas son los mismos que ya experimentan las bibliotecas del
entorno, impulsados por la nueva realidad de las editoriales científicas. Estos cambios deberán producirse
tras evaluar la colección, y teniendo siempre presente el papel único que entre las bibliotecas del país
desempeñan las del CSIC.
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Las publicaciones periódicas constituyen la fuente de información más
actualizada en los diferentes campos científicos, por lo que su conocimiento es
esencial para la investigación. Ambas van de la mano, de modo que según ha
ido creciendo la investigación y la información científica, así ha aumentado el
número de las revistas científicas. Hoy se estima que son unas 200.000 en
todo el mundo, con una producción de 25 millones de artículos al año (datos de
1996).
Las revistas científicas electrónicas, comparadas con este dato son muchas
menos (en 1999 se habla de 7.000. Sólo Elsevier tiene 1300, Springer casi 500,
Academic Press 174…) y sin embargo han revolucionado por completo el
panorama existente hasta mediados de los 90.
Para los investigadores, las suscripciones que la biblioteca mantiene son la
parte más importante y útil de sus fondos. Para los bibliotecarios son un
material caro en su adquisición y de compleja gestión, por lo que necesita una
atención continuada e independiente dentro de las colecciones de la biblioteca.
Las tareas del bibliotecario al fijar los objetivos de su colección de revistas, no
han variado, a pesar de esta revolución, y se comprueba si dejamos latente el
adjetivo “electrónico” al enumerar estas tareas tradicionales (que afectan a la
gestión de las revistas):
-
asegurar que la colección de revistas sea relevante para los usuarios
-
asegurar la puntual recepción de los ejemplares
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-
conservar el material
-
facilitar el acceso mediante una ordenación adecuada
-
difundir la colección
En el entorno electrónico, sin embargo, han variado las dimensiones de la
colección, las formas de trabajo, y en nuestro caso y sobre todo, asumir sin
vuelta atrás que estamos en una Red, en la que las colecciones individuales se
subordinan a la colección general
¿Cómo son las revistas de las bibliotecas del CSIC?
Desde un punto de vista histórico, hay una serie de revistas científicas de gran
valor, ya que hemos podido contar 7 títulos del siglo XVII, casi 100 del XVIII y
más de 2000 del XIX.
Pero hay otro valor, más difícil de cuantificar, que se refiere a la “calidad” de la
colección y que está determinada por el hecho de que la selección
bibliográfica, en las bibliotecas científicas, la hace el usuario.
Estos usuarios trabajan en institutos hiperespecializados, y las revistas que
necesitan también lo son. Las publicaciones periódicas científicas tienen un
público reducido al tiempo que muy interesado en ellas. Sus tiradas son muy
cortas, ajustadas al número de suscripciones que se realizan el año anterior.
Como conclusión, muchas de las revistas que llevan años en las bibliotecas del
CSIC no pueden encontrarse en ningún otro sitio más que aquí.
Una breve descripción numérica de nuestra colección puede basarse en los
datos de las estadísticas que elabora la Unidad de Coordinación de Bibliotecas,
y en los Anuarios de Rebiun:
Tenemos en CIRBIC 40.000 registros de revistas, número al que entre las
bibliotecas españolas sólo se acerca la Complutense –42.000 títulos- o la
Autónoma de Barcelona, que alcanza 56.000, pero el resto está muy por
debajo.
Las colecciones totales en nuestras bibliotecas son 73.000, de las que están
vivas menos de una tercera parte (20.000). La resta de ambos datos concluye
que hay 53.000 colecciones muertas (algunas lo serán porque se canceló la
suscripción, pero una gran parte también puede deberse a que se cerraron al
cambiar de título, o que fue la editorial quien dejó de publicarlas, no sólo se
trata de que la biblioteca deje de comprarlas).
Por compra se adquieren unas 5.500 (5.659) revistas, cantidad en la que se
mueven entre las Bibliotecas Universitarias la Complutense, la Universidad de
Barcelona, la de Salamanca…, el resto están también por debajo.
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Si hay 20.000 títulos vivos, de los que se pagan 5.500 hay otros 14.500 que
llegan a las bibliotecas del CSIC de otro modo (por intercambio o donaciones) y
que no debería despreciarse.
Los anuarios de Rebiun ofrecen datos muy halagüeños para el CSIC, aun
teniendo presente que en sus ratio las bibliotecas universitarias deben
contabilizar a los estudiantes, una masa de usuarios cuasi inexistente en el
CSIC: hay 3,4 revistas vivas por investigador en el CSIC (frente a 1,8 en la
Carlos III, o 1 en la Autónoma de Barcelona); un gasto en revistas de 107.000
pesetas por investigador (superadas por la Universidad Pública de Navarra,
pero muy lejos de las 27.000 de la Autónoma de Madrid), etc.
Estos datos son –hasta ahora- acerca de publicaciones periódicas en papel. Es
evidente que si colección ha incluido un nuevo soporte, también deberá
aparecer en las estadísticas (el último Anuario de Rebiun (año 2000) incluyó un
apartado para revistas electrónicas que pocas bibliotecas cumplimentaron).
Antes que ninguna otra cosa, habría que perfilar una nueva estadística para
revistas electrónicas: ¿se cuentan sólo las que sean de pago?, ¿se incluyen las
que son gratuitas en la red?, ¿las que están en el Opac?, ¿las que puedan
consultarse en el futuro?…
Evolución en las colecciones de revistas de las BU
En las bibliotecas universitarias españolas (como también puede verse en el
CSIC), la existencia del catálogo colectivo de publicaciones periódicas puso de
manifiesto hace ya tiempo que muchos de los títulos que recogen son
colecciones extintas, incompletas o suspendidas, mientras que otros títulos se
repiten. Las bibliotecas universitarias españolas comenzaron hace décadas un
proceso de centralización de adquisiciones que llevaba emparejada la
supresión de títulos de revista duplicados, al tiempo que se recomendaba la
“redistribución de colecciones con el fin de organizar una única colección en las
bibliotecas en la que cada título estuviera mejor representado. Esto permitiría
un mejor control bibliográfico, la racionalización del espacio y la accesibilidad
más ágil” [citado de los Documentos de Trabajo de la UCM]
Este fue el primer paso que dieron las bibliotecas universitarias para
“organizar” de un modo coordinado sus colecciones de revistas (una
racionalización en la que la subida de las suscripciones también tenía mucho
que ver). Si curioseamos por los webs de las bibliotecas universitarias
españolas ahora mismo, vemos el segundo paso dado: revisión de los títulos
suscritos en papel de cara a su eliminación o sustitución por versiones
electrónicas, y contratación (consorciada) de los servicios electrónicos que
proporcionan los grandes editores y las agencias de suscripciones
Se puede seguir la pista de las actuaciones de las distintas bibliotecas
universitarias también desde el Boletín Informativo General de Rebiun
donde las bibliotecas citan y describen los productos que han ido contratando,
nombres de empresas y/o servicios que ya a todos nos son familiares:
ScienceDirect, Ideal, Proquest, Emerald, Ovid, etc.
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Aparte de experiencias de bibliotecas universitarias individuales, hay otros
ejemplos en España de actuaciones globales para ofrecer a una comunidad
científica servicios de información. Es el caso de la Biblioteca Digital de
Cataluya, diseñada y mantenida por el Consorcio de Bibliotecas Universitarias
Catalanas (contratación consorciada de bases de datos y revistas electrónicas
de alto interés científico y su integración e interconexión con otros recursos de
información como la base de datos de sumarios del CBUC o el catálogo
colectivo). Otro ejemplo ha sido la iniciativa –un tanto paralizada hoy día- de
Rebiun de contratar de un modo colectivo los servicios Netlibrary (libros
electrónicos) y JSTOR (revistas electrónicas) para todos los miembros de la
Red (de lo que se beneficiaría también el CSIC, como miembro de pleno
derecho)
Las bibliotecas universitarias españolas son un punto de referencia para las
bibliotecas especializadas del CSIC, pero también lo son otros centros de
investigación parecidos al nuestro, ¿qué han hecho estos?
La elección del CNRS francés ha sido crear un servicio que llama
Bibliosciences con una serie de bases de datos que pueden interesar a un gran
número de investigadores (Pascal, Francis, Inspec, Medline, Current
Contents…) Después, los departamentos concretos suscriben otros productos
electrónicos que les interesen.
El CERN Conseil européen de la recherche nucleaire (CERN), para 6.500
científicos, se ha limitado a 450 suscripciones en papel y 1.100 títulos de
ediciones electrónicas con licencia de site. La supresión de los duplicados de
suscripciones ha repercutido en el presupuesto de las versiones electrónicas y
las bases de datos.
El Max Planck alemán tiene contratados todos los servicios electrónicos que
se nos puedan ocurrir (tanto bases de datos como revistas científicas). En 1998
comenzaron un proyecto para diseñar el mejor servicio de información
electrónica posible. El proyecto ha contado con equipos de trabajo formados
por científicos, bibliotecarios y representantes de la administración, han hecho
estudios de usuarios, han desarrollado varias fases para al final decidir qué
sería lo mejor para sus usuarios. En su opinión, lo mejor, es tenerlo casi todo.
No siempre es posible hacer una selección de títulos, sino que los editores
están obligando a la contratación de sus revistas en paquetes, bajo la política
de “todo o nada”. La biblioteca de la Universidad de California (con 21 campus)
propuso la elaboración de una base de datos personalizada, con 1.300 títulos a
texto completo, y con el derecho a la consulta de los artículos suscritos cuando
ya se hubiera cancelado esa suscripción. Ningún proveedor pudo asumir esta
propuesta. Sin embargo, no está de más comentar que cuando se ofrecen
paquetes electrónicos que incluyen revistas a las que la biblioteca no estaba
suscrita en papel, estas revistas extras son muy consultadas también.
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¿Qué ha hecho el CSIC hasta el momento?
Recorrer el camino que iniciaron las bibliotecas universitarias hace décadas, en
un solo año. Se ha centralizado la adquisición de publicaciones periódicas en
varios concursos, que han resultado adjudicados a un solo proveedor.
Pero más allá de esto, disponemos ahora de una base de datos real de las
revistas que compran las bibliotecas del CSIC. A partir de esta información
sabemos (sabremos) a quien compramos, en qué cantidad, y por cuantos
títulos (en ocasiones repetidos).
Sin haber hecho todavía ningún estudio sobre estas suscripciones, pero
aprovechando las ventajas de los concursos, y el ahorro conseguido, se han
suscrito una serie de servicios (Ideal, Elsevier, Springer..) que, francamente,
parecían de ciencia-ficción hace apenas dos años.
Al tercer paso que están dando las bibliotecas universitarias puede sumarse ya
el CSIC. Se trata de la gestión de las revistas electrónicas, con estas líneas
de acción:
-
contemplar el pase a la versión electrónica de aquellos títulos que en
función de su coste y características así lo aconsejen
-
eliminar los títulos duplicados, en la medida que sean susceptibles de
estar en red (siempre y cuando se garantice que los usuarios van a
seguir teniendo los mismos servicios y disponibilidad que tienen ahora
con el papel)
-
realizar un estudio sistemático del contenido de las bases de datos
suscritas en la institución para evitar solapamientos y duplicidades
La sustitución de papel por revista electrónica puede cumplirse de varios
modos: negociando con los editores o contando con la mediación de los
agentes. No todo debe hacerse para toda la institución (como ha sido el caso
de los contratos con Elsevier o Springer en 2002), sino que algunos productos
sólo serán interesantes para un grupo reducido de bibliotecas del CSIC, como
ha hecho el CNRS, por ejemplo.
El futuro de la gestión no va a ser tanto el ahorro, sino la mejora de los
servicios, y el aumento de la oferta de revistas. Gastar quizá lo mismo, o más,
pero obtener muchas más cosas.
¿Hacia dónde vamos… todos?
Nunca ha sido fácil evaluar una colección de revistas pero ahora todo nos
obliga a hacerlo. Y entre los criterios tradicionales de evaluación (pertinencia,
relevancia, calidad, precio…), ha pasado casi al primer lugar la elección entre
un tipo de soporte u otro. En este punto nos encontramos en el CSIC, como
todas las bibliotecas de nuestro entorno. Y ya no estudiamos un objeto único
(un título de una revista), sino varios, puesto que los contenidos de esa revista
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ahora se pueden encontrar -a veces separados, a veces juntos pero
desmembrados- en otros objetos (bases de datos que la Institución suscribe,
accesos electrónicos a través de agencias de suscripciones, etc.).
En los últimos años han aparecido numerosos estudios sobre la aceptación de
los usuarios de las revistas electrónicas o sobre el cambio de las grandes
empresas editoras, pero empieza a haber algunos que se ocupan, desde el
punto de vista de la biblioteca, del impacto en los servicios de estos nuevos
formatos. Diversas experiencias prueban que la sustitución total de la revista en
papel por la versión electrónica ha supuesto una subida económica (hay más
títulos, pero más gasto de gestión, de precio de suscripciones, de formación de
usuarios, de personal especializado…) y ha complicado en bastante medida los
procesos que realiza una biblioteca. Sin embargo, estas son experiencias
radicales. No parece posible ni razonable que el CSIC sustituya toda su
colección de publicaciones periódicas por versiones electrónicas. Habrá un
porcentaje, que irá aumentando con los años, pero una parte de nuestra
colección de revistas permanecerá en papel.
Y una nota final… para volver al principio
Hasta el día de hoy, y dentro de la biblioteconomía clásica, se ha dado por
hecho que una biblioteca especializada tenía una buena colección de revistas
si disponía de muchos títulos, si estos títulos estaban completos (es decir, no
había “lagunas” en la secuencia de los años), y si eran los nucleares de la
disciplina. Son muchos años cuidando esto.
Las bibliotecas del CSIC en tanto bibliotecas especializadas y de investigación
han aspirado a ser el punto de referencia en el campo al que se dedican.
Cuando, en cualquier foro acerca del futuro de las bibliotecas, y más en
concreto de las bibliotecas electrónicas se plantea el problema no resuelto de
la conservación de las versiones electrónicas de las revistas, muchos encogen
los hombros aduciendo que no es problema suyo, y que siempre habrá alguien
que –de momento- guardará una copia en papel. ¿Deberían ser las bibliotecas
del CSIC las que garanticen que esa copia única de una revista única sigue
estando en el país?
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Bibliografía
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españolas : 2000 / Conferencia de Directores de Bibliotecas Universitarias y
Científicas Españolas ; [Anuario elaborado por el Servicio de Biblioteca de la
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1999. En línea en http://www.arl.org/collect/changing.html
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Moreno García, Pilar
Planificación, gestión y evaluación de una colección de publicaciones
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Ruiz de Elvira Serra, Manuel
Gestión de publicaciones electrónicas en economía y empresa / elaborado por
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http://www.mpg.de/it/IVS-Information-Resources.htm
Sobre Centre National de la Recherche Scientifique (Francia):
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