PD.01.M003 - Manual de Procedimientos

Institución Educativa Escuela Normal
Superior, Ocaña
Manual de Procedimientos
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CONTENIDO
1. MACROPROCESO DIRECTIVO
3
1.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y HORIZONTE INSTITUCIONAL
3
2. MACROPROCESOS GESTIÓN DE LA CALIDAD
11
2.1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
2.2 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
2.3 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO
11
14
20
3. MACRO PROCESO ACADÉMICO
23
3.1 PROCESO DISEÑO PEDAGOGICO CURRICULAR
3.2 PROCESO GESTIÓN DE AULA
3.3 PROCESO SEGUIMIENTO ACADÉMICO
23
25
31
4. MACROPROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
35
4.1 PROCESO APOYO A LA GESTIÓN ACADÉMICA
4.2 PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA PLANTA FÍSICA Y DE LOS RECURSOS
4.3 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
4.4 APOYO FINANCIERO Y CONTABLE
35
45
49
52
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1. MACROPROCESO DIRECTIVO
1.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y HORIZONTE INSTITUCIONAL
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento Calendario Académico
Directivo
Direccionamiento Estratégico y Horizonte Institucional
Establecer una guía para la elaboración del calendario académico donde se fijan las
fechas para:
Docentes
1. Cuarenta (40) semanas de trabajo académico con estudiantes, distribuido en dos
períodos semestrales
2. Cinco (5) semanas de actividades de desarrollo institucional
3. Siete semanas de vacaciones
Para Estudiantes:
1. Cuarenta (40) semanas de trabajo académico, distribuido en dos períodos
semestrales.
2. Doce (12) semanas de receso estudiantil.
5. ALCANCE
Aplica para todas las actividades de la Institución relacionadas con la programación y
seguimiento del calendario Académico
6. RESPONSABLE
7. DEFINICIONES
7.1 Calendario Académico: Es el sistema de distribución racional del tiempo
destinado a la planeación, organización, ejecución y evaluación de actividades
curriculares en los establecimientos educativos de educación preescolar, básica
y media. El calendario académico debe determinar las fechas precisas de
iniciación finalización de las actividades.
7.2 Comunidad Educativa: Es aquella conformada por estudiantes, educadores,
padres de familia, egresados, directivos docentes y administradores escolares.
Todos ellos, según su competencia, deben participar en el diseño, ejecución y
evaluación del Proyecto Educativo Institucional y en la buena marcha del
respectivo establecimiento educativo.
7.3 MEN: Ministerio de Educación Nacional.
7.4 SED: Secretaría de Educación Departamental.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Y /O
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REGISTROS
Recepción del calendario establecido por Coordinador de
la SED.
calidad
Ajuste de calendario académico de
Coordinador de
2
acuerdo a las fechas establecidas por la
calidad
SED.
Análisis y aprobación del calendario
Consejo
3
académico mediante resolución.
Directivo
Coordinador de
4
Publicación del calendario académico.
calidad
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
1
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
**********
Procedimiento Autoevaluación Institucional
Directivo
Direccionamiento Estratégico y Horizonte Institucional
Recopilar, analizar y valorar la información del plan de mejoramiento, los resultados
de las pruebas externas e internas y desarrollar el proceso para la autoevaluación
institucional de acuerdo a lo establecido en la guía 34 del MEN.
5. ALCANCE
Inicia con la revisión del PMI, las estrategias de apoyo a los diferentes campos de
gestión con enfoque inclusivo, finalizando con la elaboración de la Identificación de
Factores críticos para los diferentes componentes de Gestión de acuerdo a lo
establecido en la guía 34 del MEN.
6. RESPONSABLE
7. DEFINICIONES
7.1 AUTOEVALUCIÓN INSTITUCIONAL: Es un proceso, de reflexión, análisis y
toma de decisiones, que lleva a cabo el rector y el equipo directivo, con la
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comunidad educativa de manera autónoma y colectiva, con el objeto de examinar
y valorar de qué manera la institución educativa va progresando hacia las metas
fijadas por ella misma en el cumplimiento de los objetivos propuestos en el PEI; y
de qué forma puede capitalizar las fortalezas encontradas o enfrentar las
debilidades para cumplir con la misión acordada por la comunidad educativa.
7.2 MEN: Ministerio de Educación Nacional.
7.3 PMI: Plan de Mejoramiento Institucional.
7.4 SED: Secretaría de Educación Departamental.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
ACTIVIDAD
1
Organización y distribución del cuerpo
docente de acuerdo a los diferentes
campos de gestión e inclusión
Entrega de PMI establecido, la Guía Nº
34 del MEN, las guías de inclusión y
formato
para
la
autoevaluación
Institucional a los grupos de docentes
organizados por los campos de gestión e
inclusión
DOCUMENTOS
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Cuerpo
Docente
Coordinadora
de Calidad
PD.02.F004
(Formato PMI)
PD.02.F001
(Formato Matriz
para el registro
de los
resultados de la
autoevaluación
institucional)
PD.02.F002
(Formato Matriz
identificación de
fortalezas,
construcción de
oportunidades
de
mejoramiento y
priorización)
PD.02.F003
(Formato
análisis y
priorización de
oportunidades
de
mejoramiento
desde la
identificación de
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Revisión de las metas y actividades
planteadas en el PMI
Cuerpo
Docente
3
Elaboración
de
Documentos
de
Autoevaluación Institucional teniendo en
cuenta que se deben diligenciar en tipo
de letra arial, tamaño 12 y justificado
Cuerpo
Docente
4
Socialización
de
los
resultados
encontrados por los diferentes grupos de
gestión e inclusión
Cuerpo
Docente
5
Replantear las metas y actividades para
el PMI que se detectaron como
inconclusas
Cuerpo
Docente,
Directivos
Docentes
Recepción de documentos
autoevaluación institucional
de
la
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2
6
Código PD.01.M003
Comité de
Calidad
factores
críticos)
PD.02.F004
(Formato PMI)
PD.02.F001
(Formato Matriz
para el registro
de los
resultados de la
autoevaluación
institucional)
PD.02.F002
(Formato Matriz
identificación de
fortalezas,
construcción de
oportunidades
de
mejoramiento y
priorización)
PD.02.F003
(Formato
análisis y
priorización de
oportunidades
de
mejoramiento
desde la
identificación de
factores
críticos)
PD.02.F001
(Formato Matriz
para el registro
de los
resultados de la
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autoevaluación
institucional)
PD.02.F002
(Formato Matriz
identificación de
fortalezas,
construcción de
oportunidades
de
mejoramiento y
priorización)
PD.02.F003
(Formato
análisis y
priorización de
oportunidades
de
mejoramiento
desde la
identificación de
factores
críticos)
7
Revisión de la autoevaluación
Elaboración de resultados de la
autoevaluación
en
el
documento
solicitado por la SED
Envío de copia de los resultados de la
9
autoevaluación en las fechas estipuladas
por la SED
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
8
Comité de
Calidad
Comité de
Calidad
Formato
D01.03.F01
Coordinadora
de Calidad
Guías de Inclusión
Guía Nº 34 del ME
10. ANEXOS
PD.02.F001 (Formato Matriz para el registro de los resultados de la autoevaluación
institucional)
PD.02.F002 (Formato Matriz identificación de fortalezas, construcción de
oportunidades de mejoramiento y priorización)
PD.02.F003 (Formato análisis y priorización de oportunidades de mejoramiento
desde la identificación de factores críticos)
PD.02.F004 (Formato PMI)
Formato D01.03.F01
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ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
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CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
*********
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento PMI
Directivo
Direccionamiento Estratégico y Horizonte Institucional
Producir cambios significativos en el desarrollo estratégico de la institución
5. ALCANCE
El procedimiento se desarrolla en tres etapas como son a corto (1 año), Mediano (2
años) y largo plazo (3 años); inicia con la elaboración del Plan de Mejoramiento
Institucional finalizando con el establecimiento del estado de ejecución de las
actividades.
6. RESPONSABLE
7. DEFINICIONES
7.1 MEN: Ministerio de Educación Nacional.
7.2 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL: Documento en el cual se
consigna el conjunto de metas, acciones, procedimientos y ajustes que la
institución educativa define y pone en marcha en periodos de tiempo
determinados para que los aspectos de la gestión educativa se integren en torno
de propósitos comúnmente acordados y apoyen el cumplimiento de su misión
académica.
7.3 PMI: Plan de Mejoramiento Institucional
7.4 SED: Secretaría de Educación Departamental.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
ACTIVIDAD
1
Elaboración del PMI en el cual se
consigna el objetivo, la metas, los
indicadores,
las
actividades,
los
DOCUMENTOS
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Comité de
Calidad
PD.02.F004
(Formato PMI)
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2
responsables y el periodo en el cual se
van a desarrollar de acuerdo a los
hallazgos
detectados
en
la
autoevaluación institucional
Asignar
mediante
resolución
las
actividades y sus responsables para el
cumplimiento del PMI.
Cuerpo
Docente
4
Recepción de evidencias de la ejecución
Coordinador de
del PMI, de acuerdo los plazos de
Calidad
ejecución de las actividades.
7
8
Realización de Seguimiento al PMI en las
semanas de desarrollo institucional
Análisis de los hallazgos encontrados en
el seguimiento y planteamiento de
propuestas o acciones de mejora para
las metas o actividades inconclusas
Socialización de los resultados del
seguimiento al PMI
Recepción de los
seguimiento al PMI
resultados
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Comité de
Calidad
Ejecución y cumplimiento del PMI
6
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Fecha 20-11-11
3
5
Código PD.01.M003
del
Grupos de
Gestión
PD.02.F005
(Formato
Evaluación y
Seguimiento de
los resultados
PMI)
PD.02.F006
(Formato
estado de
Ejecución de
cada una de las
metas del PMI)
PD.02.F007
(Formato
evaluación de
ejecución de
PMI)
Grupos de
Gestión
Grupos de
Gestión
Comité de
Calidad
PD.02.F005
(Formato
Evaluación y
Seguimiento de
los resultados
PMI)
PD.02.F006
(Formato
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Código PD.01.M003
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estado de
Ejecución de
cada una de las
metas del PMI)
PD.02.F007
(Formato
evaluación de
ejecución de
PMI)
9
10
Análisis y validación de las acciones de
mejora o acciones correctivas planteadas
por los grupos de gestión
Planteamiento de Acción de correctiva la
responsable
Comité de
Calidad
Comité de
Calidad
Elaboración
del
resultado
del
Coordinador de
seguimiento al PMI en el documento
Calidad
proporcionado por la SED
Envío a la SED copia de los resultados
Coordinador de
12 del seguimiento al PMI en las fechas
Calidad
establecidas por la SED
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
11
PG.07.F005
(Formato
acciones
correctivas o
preventivas)
Formato
D01.03.F01
Formato
D01.03.F01
Guía Nº 34 del MEN
10. ANEXOS
PD.02.F005 (Formato Evaluación y Seguimiento de los resultados PMI)
PD.02.F006 (Formato estado de Ejecución de cada una de las metas del PMI)
PD.02.F007 (Formato evaluación de ejecución de PMI)
PG.07.F005 (Formato acciones correctivas o preventivas)
Formato D01.03.F01
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
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2. MACROPROCESOS GESTIÓN DE LA CALIDAD
2.1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento para el control de Documentos
Gestión Calidad
Sistema de Gestión de la Calidad
Establecer los lineamientos para ejercer un control en la elaboración, actualización y
eliminación de documentos en el Sistema de Gestión de Calidad en Institución
Educativa Escuela Norma Superior
5. ALCANCE
Este procedimiento aplica para los documentos de carácter descriptivos que soportan
el Sistema de Gestión de Calidad de la Institución Educativa Escuela Norma Superior
6. RESPONSABLE
7. DEFINICIONES
7.1 Actualización de Documento: Modificación requerida a efectuar en los
documentos.
7.2 Documento: información y su medio de soporte.
7.2.1 Documentos Internos: Son los originados por la Institución.
7.2.2 Descriptivos: Manuales, procedimientos, instructivos y proyectos.
7.2.3 Formato: Documento elaborado para consignar un resultado de una tarea.
7.2.4 Documento Externo: Documento de consulta producido por un tercero.
7.2.5 Descriptivo: Documento de consulta producido por un tercero que contiene:
políticas, normas, leyes o especificaciones como códigos, decretos etc.
7.2.6 Formulario: formato producido por un tercero para registrar información que
genera evidencias.
7.2.7 Documento Obsoleto: hace referencia a aquellos documentos que ya no tiene
vigencia porque se ha generado una versión mejorada y por lo tanto debe ser
claramente identificada.
7.3 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
7.4 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
7.5 Revisión: Indica el estado de los documentos e términos de actualidad.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE Y /O
REGISTROS
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
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1
2
3
4
5
Considerar el objetivo y estructura de un
documento dentro de un Proceso,
determina su validez y eficacia para el
mismo e Informar la necesidad de
creación, modificación, actualización o
eliminación de documentos.
Analizar la solicitud de creación,
modificación o eliminación del
documento.
Determinar si la estructura, formato y
validez del documento cumple con los
requerimientos del proceso; aprobar la
determinación a ejecutar.
Elaboración, Modificación, actualización
o eliminación del documento siguiendo
los parámetros de la Institución.
Registrar la novedad en el listado
Maestro de Documentos.
Informará al personal relacionado al
proceso acerca del nuevo Documento
para que sea aplicado.
Verificar que no existan versiones
anteriores del documento.
Nota: en caso de existir versiones
anteriores, se procederá a su destrucción
y se dejará copia en el archivo histórico
asegurando de esta forma el uso de
copias vigentes y autorizadas de los
documentos.
7
Difundir y/o publicar el documento
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
6
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Fecha 20-11-11
Comité de
Calidad
Comité de
Calidad
Comité de
Calidad
Comité de
Calidad
Comité de
Calidad
PG.04.F001
(Formato
Listado Maestro
de
Documentos)
Comité de
Calidad
NTC GP 1000:2009
10. ANEXOS
PG.04.F001 (Formato Listado Maestro de Documentos)
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
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1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
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Fecha 20-11-11
**************
Procedimiento para el control de Registros
Gestión Calidad
Sistema de Gestión de la Calidad
Establecer los lineamientos para la identificación, el almacenamiento, la protección,
la recuperación y disposición final de los registros en la Institución Educativa Escuela
Norma Superior
5. ALCANCE
Este procedimiento aplica para los documentos de carácter descriptivos que soportan
el Sistema de Gestión de Calidad de la Institución Educativa Escuela Norma Superior
6. RESPONSABLE
7. DEFINICIONES
7.1 Almacenamiento: Lugar, equipo y/o dispositivo donde se ubica físicamente un
registro.
7.2 Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la
realización de un proceso o actividad.
7.3 Identificación: Código con el que se reconoce cada registro (Formato).
7.4 Protección: Asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo útil.
7.5 Registro: Documento que presenta resultados o proporciona evidencia objetiva
de actividades desempeñadas.
7.6 Requisitos: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
7.7 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación,
eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos
objetivos establecidos.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE Y /O
REGISTROS
Identificar y relacionar los registros
pertenecientes al sistema de Gestión de
Comité de
1
Calidad en el Listado Maestro de
Calidad
Registros.
Determinar el lugar y condiciones de
PG.04.F002
almacenamiento de los registros
Comité de
(Formato
2
garantizando su conservación y fácil
Calidad
Listado Maestro
acceso.
de Registros)
Nota: Los registros deberán ser
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resguardados del polvo, humedad u otro
tipo de elemento que afecte la
conservación del mismo.
La ubicación y el tiempo de durabilidad
del Registro se deberán consignar en el
Listado Maestro de Registros.
3
Si se identifica una novedad, se deberá
actualizar el Listado Maestro de
Registros
Comité de
Calidad
PG.04.F002
(Formato
Listado Maestro
de Registros)
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
NTC GP 1000:2009
10. ANEXOS
PG.04.F002 (Formato Listado Maestro de Registros)
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
2.2 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento para el control de Servicio No
Conforme
Gestión Calidad
Responsabilidad de la Dirección
Establecer una orientación para la identificación, prevención y el control de los
servicios no conformes de acuerdo a los requisitos establecidos en la Institución
Educativa Escuela Norma Superior
5. ALCANCE
Inicia con la detección de un servicio No conforme finaliza con el seguimiento y
verificación de la eliminación de la no conformidad
6. RESPONSABLE
7. DEFINICIONES
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7.1 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable.
7.2 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad.
7.3 No conformidad: incumplimiento de un Requisito.
7.4 Queja: Manifestación de inconformidad manifestada por parte de un cliente que
amerita la toma de acción.
7.5 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
7.6 Servicio No Conforme: Servicio que no cumple con los requisitos.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Al detectar un Servicio No Conforme se
1
Funcionario
procederá a informar al Líder del proceso
PG.05.F002
Analizar el Servicio No conforme,
(Formato para
Determinar las causas que dieron origen
Líder del
2
el registro de
a
este
y
realizar
el
registro
Proceso
una No
correspondiente del servicio No conforme
Conformidad)
Informar al Rector
del servicio No
Líder del
3
conforme detectado
Proceso
Formular los planes de acciones
correctivas o preventivas que se deberán
4
implementar con el fin de corregir la
causa originaria del Servicio No
conforme.
Implementar e informar al personal
PG.07.F003
involucrado el plan de acción formulado
(Formato para
Líder del
5
para que dentro de los siguientes cinco
Acciones
Proceso
(5) días hábiles a la detección del
Correctivas o
servicio no conforme.
Preventivas)
PG.07.F003
Verificar y registrar los resultados del
(Formato para
plan de acción implementado a fin de
Líder del
6
Acciones
constatar que se subsanara la No
Proceso
Correctivas o
conformidad.
Preventivas)
En caso de subsanarse la No
Líder del
6.1 conformidad se deberá informar al
Proceso
Comité de Calidad para que esta sea
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resuelta
Periódicamente se realizará revisión de
7
la ejecución de los procesos para
verificar la eficiente ejecución del mismo.
Informar al comité de calidad de los
8
servicios no conformes detectados
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 16 (68)
Fecha 20-11-11
Líder del
Proceso
Líder del
Proceso
NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
10. ANEXOS
PG.05.F002 (Formato para el registro de una No Conformidad)
PG.07.F003 (Formato para Acciones Correctivas o Preventivas)
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
************
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento Acciones correctivas y preventivas
Gestión Calidad
Responsabilidad de la Dirección
Establecer una orientación para la implementación de acciones correctivas y/o
preventivas en la Institución Educativa Escuela Norma Superior
5. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos de la Institución.
6. RESPONSABLE
7. DEFINICIONES
7.1 Acción correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s)
de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.
7.2 Acción preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s)
de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.
7.3 Corrección. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
7.4 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
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Superior
Manual de Procedimientos
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7.5 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Análisis e Identificación de la(s) causa(s)
1
por la(s) cual(es) se presenta o podría Líder del Proceso
presentar una No Conformidad.
Determinar la(s) acción(es) correctiva(s)
o
preventiva(s)
a
implementar
PG.07.F003
enunciando
sus
actividad(es),
(Formato Acciones
Líder del Proceso
2
Correctivas o
responsables de la implementación y la
Preventivas)
fechas de control y seguimiento a las
mismas.
PG.07.F003
Informar al responsable del procesos de
(Formato Acciones
3
la(s)
acción(es)
correctiva(s)
o Líder del Proceso
Correctivas o
preventiva(s) a implementar
Preventivas)
Ejecución
de
la(s)
acción(es) Responsable del
4
Proceso
correctiva(s) o preventiva(s)
Seguimiento y control de las acciones
correctivas o preventivas realizando
5
visitas de seguimiento, entrevistas, Líder del Proceso
revisión de registros, seguimientos a los
procesos o mediante auditorías internas.
En caso del no cumplimiento con la
PG.07.F003
implementación de la acción correctiva o
(Formato Acciones
6
preventiva, se
generará una nueva Líder del Proceso
Correctivas o
acción correctiva o preventiva, por el
Preventivas)
incumplimiento a la misma.
Cierre de la Acción Preventiva o
PG.07.F003
Correctiva, realizando el registro en el
(Formato Acciones
Líder del Proceso
7
Correctivas o
formato
acciones
correctivas
o
Preventivas)
preventivas.
Verificar la eficacia de la implementación
8
de las Acciones Correctivas y/o Comité de Calidad
Preventivas.
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
NTC GP 1000:2009
10. ANEXOS
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
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Fecha 20-11-11
PG.07.F003 (Formato Acciones Correctivas o Preventivas)
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
***********
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento Auditorías
Gestión Calidad
Responsabilidad de la Dirección
Establecer los lineamientos para la ejecución de auditorías internas en la Institución
Educativa Escuela Norma Superior
5. ALCANCE
Aplica para todas las auditorías a realizar en la Institución
6. RESPONSABLE
7. DEFINICIONES
7.1 Auditoría: Examen crítico que se realiza con objeto de evaluar la eficiencia y
eficacia de una sección o de un organismo y determinar cursos alternativos de
acción para mejorar la organización, y lograr los objetivos propuestos.
7.2 Auditoria internas: proceso sistemático, independiente y documentado para
obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
7.3 Programa de la auditoria: Conjunto actividades programadas para la realización
de una auditoría en un área o proceso especifico.
7.4 Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
utilizados como referencia.
7.5 Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otro
tipo de información que son pertinentes para dar soporte a los hallazgos.
7.6 Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación producto de una
evidencia de la auditoría recopilada.
7.7 Conclusiones de la auditoria: Resultado de un auditoría que proporciona el
equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos
de la auditoría.
7.8 Objetivos de auditoría: Los objetivos de la auditoría definen qué es lo que se va
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
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Fecha 20-11-11
a lograr con la auditoría.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
1
2
3
4
5
DOCUMENTOS
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
PG.05.F003
(Formato
Planificar, elaborar un cronograma de
Comité de
Programa de
calidad
auditorías.
Auditorias
Internas)
PG.05.F003
(Formato
Designar el grupo de auditores y el líder
Comité de
Programa de
calidad
del mismo la auditoría.
Auditorias
Internas)
PG.05.F004
Diseñar y elaborar el plan de auditoría, el
(Formato Plan
cronograma para el mismo y las listas de
de Auditoria)
Comité de
calidad
chequeo de acuerdo a los objetivos del
PG. 05.F005
proceso que se requiere verificar.
(Formato Lista
de Verificación)
PG.05.F004
Dar a conocer al equipo auditor el plan
(Formato Plan
de auditoría, el cronograma programado
de Auditoria)
Comité de
calidad
y las listas de chequeo para la realización
PG.05.F005
de la auditoría interna
(Formato Lista
de Verificación)
Ejecución de la auditoría por el equipo
Grupo de
auditores
auditor.
6
Análisis de las evidencias y los hallazgos
de la auditoria.
7
Realización
del
Dictamen
y
recomendaciones de la auditoría de
acuerdo a las evidencias y hallazgos
encontrados.
Grupo de
auditores
8
Informar a Comité de calidad de los
resultados obtenido para que se tomen
las medidas de acción respectivas
Grupo de
auditores
Grupo de
auditores
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PG.05.F006
(Formato
informe de la
Auditoria)
PG.05.F006
(Formato
informe de la
Auditoria)
Institución Educativa Escuela Normal
Superior
Manual de Procedimientos
9
Documentar las acciones correctivas
para dar solución a las no conformidades
detectadas en la auditoria, en el periodo
establecido
Seguimiento a las acciones correctivas
planteadas en la auditoria
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10
Código PD.01.M003
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Fecha 20-11-11
Comité de
calidad
PG.07.F003
(Formato
acciones
correctivas o
preventivas )
Comité de
calidad
NTC GP 1000:2009
10. ANEXOS
PG.05.F003 (Formato Programa de Auditorias Internas)
PG.05.F004 (Formato Plan de Auditoria)
PG. 05.F005 (Formato Lista de Verificación)
PG.05.F006 (Formato informe de la Auditoria)
PG.07.F003 (Formato acciones correctivas o preventivas )
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
2.3 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento Peticiones, quejas, reclamos o
sugerencias
Gestión Calidad
Realización del Producto o Prestación del Servicio
Establecer una orientación para el tratamiento de las Peticiones, Quejas, Reclamos
o Sugerencias presentadas por los clientes en la Institución Educativa Escuela
Norma Superior
5. ALCANCE
Inicia con la recepción de las peticiones, quejas, reclamos o sugerencias; abarca la
actividad de seguimiento a la gestión dada a fin de dar una solución a la presente.
6. RESPONSABLE Coordinador de Calidad
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
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7. DEFINICIONES
7.1 Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
7.2 Parte interesada. Organización, persona o grupo que tiene un interés en el
desempeño o éxito de una entidad.
7.3 Petición: Solicitud mediante la cual toda persona puede acudir ante las
autoridades para que dentro de los términos que defina la ley, se expida un
pronunciamiento oportuno.
7.4 Queja: Expresión de insatisfacción hecha por una persona natural o jurídica o su
representante con respecto a los productos o servicios de una organización o a
los procesos institucionales, donde se espera una respuesta o resolución
explícita o implícita.
7.5 Reclamo: Es la manera de exigirle a la Institución que corrija una situación que
impide o atropella el ejercicio de los derechos o que mejore la calidad de un
servicio.
7.6 Sugerencia: Es una propuesta que se presenta para incidir o mejorar un proceso
cuyo objeto está relacionado con la prestación de un servicio o el cumplimiento
de una función pública.
7.7 PQRS: Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Recepcionar las peticiones, Quejas,
PG.07.F001
reclamos o sugerencias.
(Formato para
interponer una
1
Secretaría
Nota: si la PQRS es recibida vía
Petición, Queja,
telefónica o de forma verbal, deberá ser
Reclamo o
diligenciar el formato correspondiente.
Sugerencia)
Organizar las PQRS de acuerdo al
2
Secretaría
Proceso relacionado
PG.07.F001
Informar al comité de calidad de las
(Formato para
PQRS recibidas y entregar las PQRS
interponer una
3
Secretaría
recibidas ante el rector para su
Petición, Queja,
respectivo análisis y posterior solución.
Reclamo o
Sugerencia)
PG.07.F001
(Formato para
Analizar y determinar la causa que
interponer una
4
Rector
origino el hecho.
Petición, Queja,
Reclamo o
Sugerencia)
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Manual de Procedimientos
5
6
Informar al líder de Gestión
Determinar las acciones y respuesta al
usuario; entregar las respuestas en la
dependencia de secretaria para que sean
entregadas a los usuarios en un plazo de
días 8 días.
8
9
Versión 00
Pág. 22 (68)
Fecha 20-11-11
Rector
Rector
Nota: de acuerdo al tipo de PQRS
presentada el rector determinara si es
necesario informar a Consejo Directivo
sobre la misma.
Entrega de respuesta a quien interpuso
la PQRS; percibir la respuesta del
usuario.
7
Código PD.01.M003
Secretaría
Nota: En caso de no ser aceptada la
respuesta por el usuario, se le indicará al
usuario que diligencie el ítem del formato
para presentar su nueva inconformidad.
En caso de no se acercarse el solicitante
a recibir la respuesta a su PQRS, se
Secretaría
procederá a enviar vía E-mail la
respuesta.
Mensualmente el Coordinador de Calidad
recopila la información y presenta un
informe al Comité de Calidad sobre el
comportamiento de los mismos, con el
objetivo de hacer un análisis y tomar
acciones correctivas sobre aquellas Coordinador de
PQRS que presentan un carácter
Calidad
repetitivo o que representen un alto
impacto para la satisfacción del cliente,
en la calidad del servicio prestado, en el
SGC, en los costos de la Institución o en
cualquier aspecto relevante.
PG.07.F002
(Formato de
respuesta a una
Petición, Queja,
Reclamo o
Sugerencia)
PG.07.F002
(Formato de
respuesta a una
Petición, Queja,
Reclamo o
Sugerencia)
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
PG.07.F001 (Formato para interponer una Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia)
PG.07.F002 (Formato de respuesta a una Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia)
ELABORADO POR
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REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
Código PD.01.M003
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CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
3. MACRO PROCESO ACADÉMICO
3.1 PROCESO DISEÑO PEDAGOGICO CURRICULAR
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento Asignación de Carga Académica
Académico
Diseño Pedagógico Curricular
Establecer las actividades para la asignación de los docentes a las diferentes
asignaturas para el año electivo.
5. ALCANCE
Este procedimiento aplica para los docentes de la institución
6. RESPONSABLE Coordinador de Calidad
7. DEFINICIONES
7.1 Asignación académica: Es el tiempo que, distribuido en períodos de clase,
dedica el docente a la atención directa de sus estudiantes en actividades
pedagógicas correspondientes a las áreas obligatorias y fundamentales y a las
asignaturas optativas, de conformidad con el plan de estudios.
7.2 Actividades curriculares complementarias: Las actividades curriculares
complementarias corresponden a la administración del proceso educativo; la
preparación de la tarea académica; la evaluación, la calificación, planeación,
disciplina y formación de los alumnos; las reuniones de profesores generales o
por áreas; la dirección de grupo y servicio de orientación estudiantil; la atención a
la comunidad, en especial a los padres de familia; las actividades formativas,
culturales y deportivas contempladas en el proyecto educativo institucional; la
realización de otras actividades vinculadas con organismos o instituciones del
sector que incidan directa e indirectamente en la educación; actividades de
investigación y actualización pedagógica relacionadas con el proyecto educativo
institucional; y actividades de planeación y evaluación institucional.
7.3 Jornada escolar: Es el tiempo diario que dedica el establecimiento educativo a
sus estudiantes en la prestación directa del servicio público educativo, de
conformidad con las normas vigentes sobre calendario académico y con el plan
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
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de estudios.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Determinar la cantidad de Grados y
Coordinador de
1
grupos que se conformaran para el año
Calidad
electivo.
Seleccionar los docentes para cada una
Coordinador de
2
de las asignaturas de acuerdo al perfil
Calidad
profesional.
Revisión de la carga académica asignada
3
Rector
a los docentes
Elaboración de Resolución de asignación
4
Rector
de carga académica
Entrega de carga académica a cada Coordinador de
5
docente
calidad
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
Resolución
REVISIÓN
*****************
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento Asignación Aulas de Clase
Académico
Diseño Pedagógico Curricular
Establecer una guía para la asignación de los espacios físicos de la institución.
5. ALCANCE
Este procedimiento inicia en la primera semana de desarrollo institucional del año
electivo, abarca las actividades de establecer los grupos para cada grado y finaliza
con la asignación de aulas para los mismos.
6. RESPONSABLE Coordinador de Calidad
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
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7. DEFINICIONES
7.1 Aula de Clase: Sala en la cual se desarrolla las prácticas pedagógicas entre un
docente y los alumnos en la Institución educativa.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Determinar la cantidad de alumnos para Coordinador de
1
grados.
Calidad
Determinar la cantidad de grupos para Coordinador de
2
los diferentes grados.
Calidad
Asignar las aulas y espacios físicos de
Coordinador de
3
acuerdo a su capacidad para los
calidad
diferentes grupos conformados
Coordinador de
4
Entrega de aulas
calidad
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
3.2 PROCESO GESTIÓN DE AULA
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento Programación de Área
Académico
Gestión de Aula
Establecer los elementos básicos para diseñar los planes de área acordes con la
propuesta educativa ofrecida conforme con la legislación vigente, los lineamientos de
la Secretaría de Educación del Departamento Norte de Santander y el Ministerio de
Educación Nacional.
5. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la planificación y programación de las diferentes áreas
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
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para los grados desde primero a once, y el programa de formación complementario
de acuerdo a las fechas establecidas.
6. RESPONSABLE Coordinador de Calidad
7. DEFINICIONES
7.1 Plan de Aula: Es un documento que contiene la programación del área para
cada grado.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
ACTIVIDAD
1
Organización de docentes por área
2
Revisión del plan de área actual
3
Planteamiento de mejoras al plan de área
4
Recepción del plan de área revisado por
coordinador del área
5
Verificación del plan de área
6
Presentación y validación del plan de
área
7
Recepción del plan de área validad
8
Entrega del plan de área a docentes del
área
9
Elaboración del plan de aula
10
Recepción del plan de aula
11
Verificación y aprobación del plan de aula
DOCUMENTOS
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Cuerpo
Docente
PA.01.F004
Coordinador de
(Formato Plan
Área
de Área)
Coordinador de
Área
PA.01.F004
Coordinador de
(Formato Plan
calidad
de Área)
PA.01.F004
Coordinador de
(Formato Plan
calidad
de Área)
PA.01.F004
Consejo
(Formato Plan
Académico
de Área)
PA.01.F004
Coordinador de
(Formato Plan
Área
de Área)
PA.01.F004
Coordinador de
(Formato Plan
Área
de Área)
PA.03.F005
Docentes de
(Formato Plan
área
de Aula)
PA.03.F005
Coordinador de
(Formato Plan
Área
de Aula)
Coordinador de
PA.03.F005
Área
(Formato Plan
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
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Fecha 20-11-11
12
Entrega del plan de aula aprobado a los Coordinador de
docentes
Área
13
Elaboración del plan de clase
Docentes de
área
14
Recepción del plan de clase
Coordinador de
Calidad
15
Revisión y aprobación del plan de clase
Coordinador de
Calidad
16
Entrega de plan de clase aprobado a Coordinador de
docentes de área
Calidad
de Aula)
PA.03.F005
(Formato Plan
de Aula)
PA.03.F006
(Formato Plan
de Clase)
PA.03.F006
(Formato Plan
de Clase)
PA.03.F006
(Formato Plan
de Clase)
PA.03.F006
(Formato Plan
de Clase)
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
PA.01.F004 (Formato Plan de Área)
PA.03.F005 (Formato Plan de Aula)
PA.03.F006 (Formato Plan de Clase)
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
*************
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento Programación de Área
Académico
Gestión de Aula
Establecer los elementos básicos para diseñar los planes de área acordes con la
propuesta educativa ofrecida conforme con la legislación vigente, los lineamientos de
la Secretaría de Educación del Departamento Norte de Santander y el Ministerio de
Educación Nacional.
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
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Fecha 20-11-11
5. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la planificación y programación de las diferentes áreas
para los grados desde primero a once, y el programa de formación complementario
de acuerdo a las fechas establecidas.
6. RESPONSABLE Coordinador de Calidad
7. DEFINICIONES
7.1 Plan de Aula: Es un documento que contiene la programación del área para
cada grado.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
ACTIVIDAD
1
Organización de docentes por área
2
Revisión del plan de área actual
3
Planteamiento de mejoras al plan de área
4
Recepción del plan de área revisado por
coordinador del área
5
Verificación del plan de área
6
Presentación y validación del plan de
área
7
Recepción del plan de área validado
8
Entrega del plan de área a docentes del
área
9
Elaboración del plan de aula
10
Recepción del plan de aula
DOCUMENTOS
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Cuerpo
Docente
PA.03.F002
Coordinador de
(Formato Plan
Área
de Área)
Coordinador de
Área
PA.03.F002
Coordinador de
(Formato Plan
calidad
de Área)
PA.03.F002
Coordinador de
(Formato Plan
calidad
de Área)
PA.03.F002
Consejo
(Formato Plan
Académico
de Área)
PA.03.F002
Coordinador de
(Formato Plan
Área
de Área)
PA.03.F002
Coordinador de
(Formato Plan
Área
de Área)
PA.03.F003
Docentes de
(Formato Plan
área
de Aula)
Coordinador de
PA.03.F003
Área
(Formato Plan
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
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Fecha 20-11-11
Coordinador de
Área
11
Verificación y aprobación del plan de aula
12
Entrega del plan de aula aprobado a los Coordinador de
docentes
Área
13
Elaboración del plan de clase
Docentes de
área
14
Recepción del plan de clase
Coordinador de
Calidad
15
Revisión y aprobación del plan de clase
Coordinador de
Calidad
16
Entrega de plan de clase aprobado a Coordinador de
docentes de área
Calidad
de Aula)
PA.03.F003
(Formato Plan
de Aula)
PA.03.F003
(Formato Plan
de Aula)
PA.03.F004
(Formato Plan
de Clase)
PA.03.F004
(Formato Plan
de Clase)
PA.03.F004
(Formato Plan
de Clase)
PA.03.F004
(Formato Plan
de Clase)
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
PA.03.F002 (Formato Plan de Área)
PA.03.F003 (Formato Plan de Aula)
PA.03.F004 (Formato Plan de Clase)
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
*********
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento para el control al desarrollo de Área
Académico
Gestión de Aula
Realizar un seguimiento al correcto desarrollo del área
5. ALCANCE
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
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Manual de Procedimientos
Código PD.01.M003
Versión 00
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Fecha 20-11-11
Realizar un seguimiento al correcto desarrollo del área durante el año electivo.
6. RESPONSABLE Coordinador de Calidad
7. DEFINICIONES
7.1 Plan de Aula: Es un documento que contiene la programación del área para
cada grado.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
1
2
3
4
5
DOCUMENTOS
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
PA.03.F005
(Formato para
Consignar los contenidos dados en el
Docente del
el control al
grado por cada clase
área
desarrollo del
área)
Revisión del los contenidos consignados
PA.03.F005
por el docente en el documento para el
(Formato para
Coordinador de
control al desarrollo del área que reposa
el control al
calidad
en la carpeta correspondiente a cada
desarrollo del
grado de la institución
área)
Realizar un dialogo para corroborar el
motivo por el cual no han sido
consignados los contenidos –si se Coordinador de
presenta el caso– o si se ha detectado
calidad
que no existe coherencia con el plan de
clase dado por el docente
PG.05.F002
(Formato para
Coordinador de
Consignar Los hallazgos encontrados
el registro de
calidad
una No
Conformidad)
PG.07.F003
(Formato para
Planteamiento de una acción correctiva si Coordinador de
Acciones
el caso es repetitivo
calidad
correctivas o
preventivas)
6
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
E-mail: normalsuperiorocana@gmail.com
Institución Educativa Escuela Normal
Superior
Manual de Procedimientos
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 31 (68)
Fecha 20-11-11
PA.03.F007 (Formato para el control al desarrollo del área)
PG.05.F002 (Formato para el registro de una No Conformidad)
PG.07.F003 (Formato para Acciones correctivas o preventivas)
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
3.3 PROCESO SEGUIMIENTO ACADÉMICO
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento para el control de asistencia diaria a la
jornada escolar
Académico
Seguimiento Académico
Establecer un control en la asistencia y presentación personal diaria de los
estudiantes durante la jornada escolar
5. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el desarrollo del año electivo
6. RESPONSABLE Coordinador de Convivencia
7. DEFINICIONES
7.1 N.A
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
1
2
2.1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Entregar al docente encargado de la
vigilancia la carpeta donde se reportan Coordinador de
los
estudiantes
que
no
portan
Convivencia
adecuadamente el uniforme
Registrar los estudiantes que llegan
retardados a la jornada diaria de clase, o Coordinador de
que presentan incumplimiento al debido
Convivencia
porte del uniforme
Elaborar y entregar al estudiante una Coordinador de
DOCUMENTOS
Y /O
REGISTROS
PA.04.F004
(Formato
control de
uniforme)
PA.04.F001
(Formato
Control de
Llegada)
PA.04.F007
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
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Superior
Manual de Procedimientos
autorización para entrada a clase por
motivo de retardo en caso de no
presentar excusa
Convivencia
3
4
Elaborar y entregar al estudiante una
autorización para ausentarse da la
jornada diaria
5
6
7
Versión 00
Pág. 32 (68)
Fecha 20-11-11
Registrar en el control de excusas los
estudiantes que necesitan ausentarse de Coordinador de
la jornada diaria de clase por motivo de
Convivencia
salud o calamidad familiar
Presentar ante el docente de área la
autorización de entrada a clase por
motivo de retardo o la autorización para
ausentarse de la jornada de clase
Registrar en el control diario de clases
del grupo los estudiantes faltantes, con
retardos o con excusa para ausentarse
de la jornada de clase
Depositar en la carpeta del control diario
de clase del grupo las autorizaciones de
entrada o para ausentarse de la jornada
de clase
Código PD.01.M003
(Formato
autorización
entrada a clase
por retardo)
PA.04.F003
(Formato
control de
Excusas)
PA.04.F006
(Formato
excusa para
estudiantes)
Estudiante
PA.04.F002
(Formato
Control diario
de clases)
Docente de
área
Docente de
área
8
Elaborar una relación de los estudiantes
de cada grupo que han presentado
Coordinador de
retardos, memorandos o dificultades con
Convivencia
el debido porte del uniforme al finalizar
cada periodo académico
9
Entregar la relación de los estudiantes de
cada grupo que han presentado retardos,
Coordinador de
memorandos o dificultades con el debido
Convivencia
porte del uniforme al finalizar cada
periodo académico al director de grupo
PA.04.F011
(Formato
Control de
retardos,
memorandos y
control de
uniforme)
PA.04.F011
(Formato
Control de
retardos,
memorandos y
control de
uniforme)
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
PD.05.M001 – Pacto de Convivencia
10. ANEXOS
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
E-mail: normalsuperiorocana@gmail.com
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Manual de Procedimientos
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 33 (68)
Fecha 20-11-11
PA.04.F001 (Formato Control de Llegada)
PA.04.F003 (Formato control de Excusas)
PA.04.F004 (Formato control de uniforme)
PA.04.F006 (Formato excusa para estudiantes)
PA.04.F008 (Formato autorización entrada a clase por retardo)
PA.04.F011 (Formato Control de retardos, memorandos y control de uniforme)
PA.04.F002 (Formato Control diario de clases)
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
**********
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento para el seguimiento académico y de
comportamiento de los estudiantes
Académico
Seguimiento Académico
Llevar un seguimiento de los resultados Académicos y de comportamientos de los
estudiantes durante el año lectivo
5. ALCANCE
Este procedimiento se lleva a cabo durante el año electivo
6. RESPONSABLE Comisión de evaluación y Promoción
7. DEFINICIONES
7.1 N.A
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
1
DOCUMENTOS
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Analizar y verificar el desempeño
Comisión de
PA.04.F011
académico,
de
comportamiento
y
Evaluación y
(Formato
disciplinario de los estudiantes al finalizar
Promoción
Control de
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
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cada periodo académico
retardos,
memorandos y
control de
uniforme)
Levantamiento del acta donde se
registren los casos en que se presentan
dificultades de los estudiantes y realizar
recomendaciones para la superación de
dificultades.
2
2.1
Código PD.01.M003
Nota: las recomendaciones podrá ser a
Estudiantes, padres de familia, al
docente; de acuerdo al caso detectado
se podrá remitir a psicorientación o al
aula de apoyo
Elaborar un plan de apoyo para la
superación de dificultades del estudiante
2.2
Enviar citación al padre/Madre
Acudiente del Estudiante
o
2.3
Informar al Padre/Madre o Acudiente el
desempeño académico
Comisión de
Evaluación y
Promoción
PD.03.F001
(Formato Acta
para el registro
de reuniones y
comités
institucionales)
Docente
PA.04.F009
(Formato
Citación a
padre de
familia)
Docente
Docente
Docente,
Padre/Madre de
Comprometer al estudiante para que no
2.4
familia o
incurra en situaciones similares
acudiente,
Estudiante
Docente,
Padre/Madre de
Se levanta las actas respectivas para el
2.5
familia o
compromiso de estudiante
acudiente,
Estudiante
En caso de reincidencia en las
3
Docente
dificultades se realiza seguimiento
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
PA.04.F021
(Formato Acta
de
Compromiso)
PA.01.M001 – Manual SIE
PA.01.M002 – Manual de normatividad académica Comisión de Evaluación y
Promoción
10. ANEXOS
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
E-mail: normalsuperiorocana@gmail.com
Institución Educativa Escuela Normal
Superior
Manual de Procedimientos
Código PD.01.M003
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Fecha 20-11-11
PA.04.F011 (Formato Control de retardos, memorandos y control de uniforme)
PD.03.F001 (Formato Acta para el registro de reuniones y comités institucionales)
PA.04.F009 (Formato Citación a padre de familia)
PA.04.F021 (Formato Acta de Compromiso)
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
4. MACROPROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
4.1 PROCESO APOYO A LA GESTIÓN ACADÉMICA
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento Ingreso y Matricula de Alumnos Nuevos
Administrativo y Financiero
Apoyo a la Gestión Académica
Establecer los lineamientos generales que se deben seguir para determinar el
ingreso de los Aspirantes y el respectivo registro como estudiante de la institución
educativa escuela normal superior.
5. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la verificación de los documentos proporcionados por el
padre/madre de familia o acudiente del aspirante y finaliza con el registro de la
matricula en el SIMAT
6. RESPONSABLE Secretaria
7. DEFINICIONES
7.1 Aspirante: Solicitante que cumple con los requisitos de ingreso y es candidato a
ser admitido según los criterios establecidos para la selección.
7.2 Matrícula: es el acto individual por medio del cual una persona adquiere la
calidad de estudiante en la Escuela Normal Superior de Ocaña
7.3 Pre matrícula: Acreditar un aspirante que cumple con los requisitos establecidos
por la Institución para Iniciar el Proceso de Matricula.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE DOCUMENTOS
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
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Código PD.01.M003
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Fecha 20-11-11
Y /O
REGISTROS
1
Proporcionar
información
de
la
documentación requerida para el ingreso
Secretaria
Inscribir al aspirante en el formato
correspondiente
Secretaria
2
Recepcionar y verificar
que los
documentos proporcionados por el
padre/madre de familia o acudiente del
aspirante estén completos
Secretaria
3
Diligenciar el formato de matricula de la
institución
PF.01.F001
(Formato listado
de estudiantes
para inscripción
de matricula)
Secretaría
Legalizar la matricula por medio de la
Padre/Madre de
firma del padre/madre de familia o
4
Familia o
acudiente y la firma del estudiante en le
Acudiente
formato de matricula de la institución
Diligenciar la matricula del estudiante vía
5
Secretaria
web en el SIMAT
Almacenar y archivar los documentos del
6
Secretaria
estudiante de acuerdo al grado a cursar
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
PF.01.F002
(Formato
Contrato de
Matrícula)
PF.01.F002
(Formato
Contrato de
Matrícula)
PF.01.F001 (Formato listado de estudiantes para inscripción de matricula)
PF.01.F002 (Formato Contrato de Matrícula)
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
**********
Procedimiento Ingreso y Matricula de Alumnos Nuevos
Administrativo y Financiero
Apoyo a la Gestión Académica
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
E-mail: normalsuperiorocana@gmail.com
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Superior
Manual de Procedimientos
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 37 (68)
Fecha 20-11-11
Establecer los lineamientos generales que se deben seguir para la matricula de
alumnos antiguos y la renovación del contrato como estudiante de la Institución
educativa escuela Normal Superior
5. ALCANCE
Inicia con la Pre matrícula y finaliza con el Proceso de Matricula.
6. RESPONSABLE Secretaria
7. DEFINICIONES
7.1 Matricula: Es el acto individual por medio del cual una persona adquiere la
calidad de estudiante en la Escuela Normal Superior de Ocaña.
7.2 Pre matrícula: Acreditar un aspirante que cumple con los requisitos establecidos
por la Institución para Iniciar el Proceso de Matricula.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Entregar a los estudiantes el formato de
pre matricula dado por la SED para que
1
Secretaria
sea diligenciado por el padre/madre de
familia o acudiente
Recepcionar y verificar que han sido
2
debidamente diligenciados los formatos
Secretaria
de prematricula
PF01.F002
Diligenciar el formato de matricula de la
(Formato
3
Secretaria
institución
Contrato de
Matrícula)
Legalizar la matricula para el año electivo
PF01.F002
por medio de la firma del padre/madre de
(Formato
4
Secretaria
familia o acudiente en el formato de
Contrato de
matricula
Matrícula)
Almacenamiento y archivo del formato de
5
matricula del estudiante de acuerdo al
Secretaria
grado a cursar
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
PF01.F002 (Formato Contrato de Matrícula)
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
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Superior
Manual de Procedimientos
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 38 (68)
Fecha 20-11-11
**********
Procedimiento Matricula Alumnos Nuevos PFC
Administrativo y Financiero
Apoyo a la Gestión Académica
Establecer los lineamientos generales que se deben seguir para determinar el
ingreso de los Aspirantes y el respectivo registro como estudiante del programa de
formación complementaria de la institución educativa escuela normal superior.
5. ALCANCE
Inicia con la inscripción del aspirante al PFC y finaliza con la legalización del contrato
de matricula que lo acredita como estudiante del PFC de la Institución
6. RESPONSABLE Secretaria
7. DEFINICIONES
7.1 Aspirante: Solicitante que cumple con los requisitos de ingreso y es candidato a
ser admitido según los criterios establecidos para la selección.
7.1 Matrícula: es el acto individual por medio del cual una persona adquiere la
calidad de estudiante en la Escuela Normal Superior de Ocaña
7.2 Matricula Financiera: Consiste en cancelar en la dependencia de pagaduría de
la Institución, el valor de la matrícula semestral, y los demás derechos
establecidos.
7.3 PFC: Programa de Formación Complementaria
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Informar al interesado el valor respectivo
del costo educativo o cualquier otro
1
Secretaria
concepto de ingresos y la documentación
requerida para el proceso de Admisión.
Interesado
PF.01.F001
Realizar inscripción personal en la oficina
(Alumno –
(Formato listado
2
de secretaria dentro de los plazos que
Padre de
de estudiantes
establezca la Institución.
familia o
para inscripción
acudiente)
de matricula)
Recepcionar y Verificar que el estudiante
3
Secretaria
acredite su condición de Bachiller con
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
E-mail: normalsuperiorocana@gmail.com
Institución Educativa Escuela Normal
Superior
Manual de Procedimientos
4
5
6
7
8
9
Profundización, Bachiller Pedagógico o
Bachiller
Académico
de
cualquier
modalidad
de
Educación
Media,
mediante fotocopia autenticada del
diploma y Presente el recibo de pago de
los derechos de inscripción y la
documentación exigida este completa y
en orden
Estudiar las solicitudes para ingreso al
programa de formación complementaria
Publicar la lista de admitidos al PFC
Recepcionar y expedir por concepto
costos educativos el comprobante de
consignación para el admitido al PFC
Recepcionar los comprobantes de
consignación y expide el recibo oficial de
caja.
Verificar y descargar del sistema el pago
de la cuenta del aspirante al PFC
Registro del pago en el programa TNS
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 39 (68)
Fecha 20-11-11
Comité de
Admisiones
Secretaria
Pagadora
Pagadora
Pagadora
Pagadora
9
Legalización del contrato de matrícula
por medio de las firmas del padre/madre
de familia y el estudiante
Secretaria
10
Registrar la lista de asignaturas que
según el plan de estudio vigente y el
reglamento debe cursar el Estudiante
Coordinadora
de Calidad
PF.01.F002
(Formato
Contrato de
Matricula)
PF.01.F004
(Formato
Matricula
Académica)
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
PF.01.F001 (Formato listado de estudiantes para inscripción de matricula)
PF.01.F002 (Formato Contrato de Matricula)
PF.01.F004 (Formato Matricula Académica)
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
**********
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
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Superior
Manual de Procedimientos
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 40 (68)
Fecha 20-11-11
Procedimiento Matricula Alumnos Antiguos PFC
Administrativo y Financiero
Apoyo a la Gestión Académica
Planificar, organizar, coordinar y llevar a cabo las actividades necesarias para la
matricula de los estudiantes antiguos y su control académico del programa de
formación complementaria de la institución educativa escuela normal superior.
5. ALCANCE
Inicia dineros por concepto costos educativos del estudiante al PFC y finaliza con la
legalización del contrato de matricula que lo acredita como estudiante del PFC de la
Institución.
6. RESPONSABLE Secretaria
7. DEFINICIONES
7.1 Matrícula: es el acto individual por medio del cual una persona adquiere la
calidad de estudiante en la Escuela Normal Superior de Ocaña
7.2 Matricula Financiera: Consiste en cancelar en la dependencia de pagaduría de
la Institución, el valor de la matrícula semestral, y los demás derechos
establecidos.
7.3 Matricula Académica: Acto mediante el cual se determina las áreas de
formación que podrá cursar el estudiante de acuerdo al promedio acumulado del
mismo.
7.4 PFC: Programa de Formación Complementaria.
7.5 Promedio Acumulado: Consiste en realizar una sumatoria de las calificaciones
finales obtenidas por el estudiante en cada área vistas y este resultado se divide
por el número total de áreas vistas en el semestre que se este cursando.
7.6 Promedio Ponderado: Consiste en realizar una sumatoria de las calificaciones
finales obtenidas por el estudiante en las áreas cursadas durante todos los
semestres finalizados dividido el numero total de áreas cursadas.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Recepcionar los dineros por concepto
1
costos
educativos
y
expide
el
Pagaduría
comprobante de consignación.
Recepcionar los comprobantes de
2
consignación y expide el recibo oficial de
Secretaria
caja.
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
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Institución Educativa Escuela Normal
Superior
Manual de Procedimientos
3
Verificar que la documentación exigida
este completa y en orden
4
Legalización del contrato de matrícula
por medio de las firmas del padre/madre
de familia y el estudiante
5
5.1
5.2
5.3
5.4
6
Revisar el listado de promedios del
semestre inmediatamente anterior del
estudiante para determinar el número de
áreas de formación a matricular
Si
el
promedio
del
semestre
inmediatamente anterior es menor de
tres cinco (3.5) y no ha perdido tres o
más Áreas de Formación, se acudirá al
promedio acumulado.
Si el promedio acumulado está
comprendido entre tres cinco (3.5) y tres
seis (3.6), podrá tomar la mitad de las
Áreas de Formación del semestre,
incluyendo obligatoriamente las áreas
perdidas y/o no cursadas de semestres
anteriores.
Si el promedio acumulado se encuentra
entre tres cinco (3.5) y tres nueve (3.9),
el estudiante podrá tomar hasta dos
tercios (2/3) de la asignación normal,
incluyendo obligatoriamente las Áreas de
Formación perdidas y/o no cursadas en
semestres anteriores.
Si el promedio acumulado es de tres
nueve (3.9) en adelante, el estudiante
podrá tomar la asignación normal del
plan
de
estudios
incluyendo
obligatoriamente las Áreas de Formación
perdidas y/o no cursadas en semestres
anteriores.
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 41 (68)
Fecha 20-11-11
Secretaria
PF.01.F002
(Formato
contrato de
Matrícula)
Secretaria
Coordinadora
de Calidad
Realización de la matricula académica Coordinador de
para el estudiante
Calidad
PF.01.F004
(Formato
Matricula
Académica del
PFC)
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
E-mail: normalsuperiorocana@gmail.com
Institución Educativa Escuela Normal
Superior
Manual de Procedimientos
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 42 (68)
Fecha 20-11-11
PF.01.F002 (Formato contrato de Matrícula)
PF.01.F004 (Formato Matricula Académica del PFC)
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
**********
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento para el Retiro de Estudiantes
Administrativo y Financiero
Apoyo a la Gestión Académica
Legalizar el retiro de Estudiantes consignado en el formato de matrícula de la
institución y registrar en el sistema de matriculas (SIMAT).
5. ALCANCE
Comienza con la solicitud de retiro del estudiante de la institución por parte del
padre/madre de familia o acudiente, y finaliza con el retiro del SIMAT
6. RESPONSABLE Secretaria
7. DEFINICIONES
7.1 SIMAT: Herramienta informática que apoya el modelo de gestión de matrícula
en las entidades territoriales con el fin de volver más eficiente, eficaz y efectivo
el proceso de asignación de cupos de la educación preescolar, básica y media
oficial.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Recepcionar la solicitud de retiro del
estudiante de la institución presentada
1
Secretaria
por el padre/madre de familia o acudiente
del estudiante
Consignar en el formato de matricula de
PF.01.F002
la institución el motivo de retiro del
(Formato
2
Secretaria
estudiante
presentado
por
el
Contrato de
padre/madre de familia o acudiente
Matricula)
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
E-mail: normalsuperiorocana@gmail.com
Institución Educativa Escuela Normal
Superior
Manual de Procedimientos
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 43 (68)
Fecha 20-11-11
3
Legalizar el retiro del estudiante por Padre/Madre de
medio de la firma del padre/madre de
familia o
familia o acudiente
acudiente
4
Entregar los documentos del estudiante
al padre/madre de familia o acudiente
Secretaria
5
Retirar del SIMAT al estudiante
Secretaria
PF.01.F002
(Formato
Contrato de
Matricula)
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
PF.01.F002 (Formato Contrato de Matricula)
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
REVISIÓN
*************
Procedimiento para la graduación de Estudiantes
Administrativo y Financiero
Apoyo a la Gestión Académica
Gestionar los tramites correspondientes para la graduación de los estudiantes
5. ALCANCE
Inicia con la revisión de los documentos legales necesarios para la graduación y
finaliza con la elaboración de relación de actas de grado
6. RESPONSABLE Secretaria
7. DEFINICIONES
7.1 Acta de grado: Documento que registra el acto de graduación.
7.2 Diploma: Certificado normativo que da fe del grado obtenido.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
ACTIVIDAD
1
Solicitar a los estudiantes la fotocopia del
documento de identidad ampliado, y los
DOCUMENTOS
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Secretaria
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
E-mail: normalsuperiorocana@gmail.com
Institución Educativa Escuela Normal
Superior
Manual de Procedimientos
2
3
4
certificados de estudio de otras
instituciones en caso de haber cursado
todos los grado de 5 a 11 en la institución
Recepcionar los dinero por concepto de
derecho a grado
Emitir el recibo de consignación por
concepto del valor de derecho a grado
Recepción y verificación de los
documentos
entregados
por
los
estudiantes
Pág. 44 (68)
Pagadora
Pagadora
Secretaria
5
Secretaria
6
Mandar a elaborar los diplomas, botones
y medallas para los estudiantes a
graduarse
Secretaria
Recepcionar los diplomas, botones y
medallas de los estudiantes a graduarse
Revisión y verificación de los nombre,
8
documento de identidad en los diplomas
recibidos
Elaboración del acta de grado en el libro
actas de grado vigente, consignando el
número de acta, número de diploma,
9
número de folio y número de libro
legalizado por medio de la firma del
Rector, secretaria y el sello seco
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
Versión 00
Fecha 20-11-11
Elaboración del listado de los estudiantes
a graduarse verificando el nombre, y
documento de identidad
7
Código PD.01.M003
PF.01.F007
(Formato listado
de Estudiantes
a Graduarse)
PF.01.F007
(Formato listado
de Estudiantes
a Graduarse)
Secretaria
Secretaria
Secretaria
PF.01.F007 (Formato listado de Estudiantes a Graduarse)
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
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REVISIÓN
Institución Educativa Escuela Normal
Superior
Manual de Procedimientos
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 45 (68)
Fecha 20-11-11
4.2 PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA PLANTA FÍSICA Y DE LOS RECURSOS
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento para la entrega y control de un bien
mueble y elementos de consumo
Administrativo y Financiero
Administración de la Planta Física y de los Recursos
Administrar y controlar la existencia física de los elementos de la institución
5. ALCANCE
Inicia con la elaboración del acta de entrega de los bienes muebles o elementos de
consumo al funcionario de la dependencia y finaliza con la entrega oficial de los
bienes y almacenamiento y archivo del acta de entrega
6. RESPONSABLE Pagadora
7. DEFINICIONES
7.1 Inventario: Consiste en realizar un registro del movimiento y ubicación de los
bienes, con el recuento físico total o parcial de las mismos.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Elaborar acta de entrega del bien mueble
PF.02.F001
o elementos de consumo y registro de los
(Formato para
1
bienes o elementos de consumo en el
Pagadora
el control de
formato
correspondiente
para
el
bienes por
funcionario que se encontrará a cargo
dependencia)
Entrega oficial del bien mueble o
2
elemento de consumo al funcionario de la
Pagadora
dependencia
PF.02.F001
Recepción y verificación del bien recibido
(Formato para
Funcionario de
3
y copia del acta de entrega y formato de
el control de
la Dependencia
control de bienes por dependencia
bienes por
dependencia)
Legalización de la entrega de los bienes
Pagadora
4
muebles o elementos de consumo por Funcionario de
medio de las firmas
la Dependencia
Verificar o actualizar la información de
5
ubicación, estado del bien mueble y
Pagadora
responsable del mismo.
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Superior
Manual de Procedimientos
Almacenamiento y archivo del acta de
entrega
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
6
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 46 (68)
Fecha 20-11-11
Pagadora
PF.02.F001(Formato para el control de bienes por dependencia)
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
**********
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento para el inventario de activos
Administrativo y Financiero
Administración de la Planta Física y de los Recursos
Ejercer un control de los bienes activos de la institución.
5. ALCANCE
Inicia con la revisión, clasificación, organización de elementos, contempla la actividad
de informar el estado y faltantes de los elementos y finaliza con el registro
actualizado de los bienes muebles de la institución.
6. RESPONSABLE Pagadora
7. DEFINICIONES
7.1 Inventario: Consiste en realizar un registro del movimiento y ubicación de los
bienes, con el recuento físico total o parcial de las mismos.
7.2 Solicitud: Documento mediante el cual se informa sobre las actividades o
servicios necesarios.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
ACTIVIDAD
1
Recepción del bien adquirido
Verificar cantidad, características,
estado de los bienes adquiridos
confrontándolos con la orden de
2
DOCUMENTOS
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Pagadora
Pagadora
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pedido y factura entregada por el
proveedor.
3
Registro en el inventario de propiedad
planta y equipo los bienes adquiridos
Pagadora
PF.03.F008
(Formato
Inventario
General)
PF.02.F002
(Formato
Inventario de
Bienes)
Revisión
del
inventario
por
dependencias a mediados del año
4
Pagadora
escolar y registro de las novedades
encontradas
Proceder de acuerdo a la novedad
5
Pagadora
encontrada
Si la novedad encontrada es totalmente depreciado, depreciado e
5.1
inservible -el bien será dado de bajaElaborar listado de los bienes a dar de
5.1.1
Pagadora
baja
Presentación y explicación ante
5.1.2 consejo directivo de los bienes a dar
Pagadora
de baja
PD.03.F001
Designar dos miembros del consejo
(Formato Acta
directivo para que se realice la
Consejo
para el registro
5.1.3
verificación del estado de los bienes a
Directivo
de Reuniones y
dar de baja
comités
institucionales)
Miembros del
Verificar y determinar el estado de los
5.1.4
Consejo
bienes a dar de baja
Directivo
Informar en reunión de consejo
Miembros del
5.1.5 directivo el estado verificado de los
consejo
bienes para dar de baja
Directivo
Determinar la destinación de los
bienes a dar de baja la cual puede ser
Consejo
5.1.6
ventas, donación o destrucción final
Directivo
del bien.
Si consejo Directivo determina que los
bienes a dar de baja serán vendidos
PF.05.P002
se deberá registrar en el presupuesto
(Procedimiento
los ingresos recibidos por los mismos.
5.1.6.1
Pagadora
para hacer una
modificación al
Si consejo Directivo determina que los
presupuestal)
bienes a dar de baja serán donador se
deberá elaborar la relación de los
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Código PD.01.M003
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Fecha 20-11-11
elementos a donar legalizado por
medio de la firma del Rector
5.2
Si la novedad es inservible y no totalmente depreciado
Elaborar listado de los bienes a dar de
5.2.1
Pagadora
baja
Presentación y explicación ante
5.2.2 consejo directivo de los bienes a dar
Pagadora
de baja
PD.03.F001
(Formato Acta
Designar un profesional que pueda
Consejo
para el registro
5.2.3 emitir un concepto técnico del bien a
Directivo
de Reuniones y
dar de baja
comités
institucionales)
Revisión y determinación del estado
5.2.4
Técnico
bien a dar de baja
Recepción del oficio donde se
5.2.5 determina el estado del bien a dar de
Pagadora
baja emitido por el técnico
Informar en reunión de consejo
5.2.6 directivo el estado verificado de los
Pagadora
bienes para dar de baja
Determinar la destinación de los
bienes a dar de baja la cual puede ser
Consejo
5.2.7
ventas, donación o destrucción final
Directivo
del bien.
Si consejo Directivo determina que los
bienes a dar de baja serán vendidos
se deberá registrar en el presupuesto
PF.05.P002
los ingresos recibidos por los mismos.
(Procedimiento
5.2.8
Pagadora
para hacer una
Si consejo Directivo determina que los
modificación al
bienes a dar de baja serán donador se
presupuestal)
deberá elaborar la relación de los
elementos a donar legalizado por
medio de la firma del Rector
Dar de baja los bienes del inventario
6
Pagadora
general
Realizar el registro contable en el
7
Pagadora
programa TNS
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
PF.05.P002 - (Procedimiento para hacer una modificación al presupuestal)
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Código PD.01.M003
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Fecha 20-11-11
10. ANEXOS
PF.02.F002 (Formato Inventario de Bienes)
PF.03.F008 (Formato Inventario General)
PD.03.F001 (Formato Acta para el registro de Reuniones y comités institucionales)
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
4.3 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento para el préstamo de libros
Administrativo y Financiero
Administración de servicios complementarios
Conservar, preservar, organizar y manejar el patrimonio bibliográfico de la biblioteca,
de tal forma que permita un adecuado servicio a estudiantes, profesores e
investigadores en general.
5. ALCANCE
Inicia con la solicitud de préstamo de libros, contempla las actividades de préstamo y
registro del mismo en las fichas correspondientes al libro o texto a prestar.
6. RESPONSABLE Bibliotecario (a)
7. DEFINICIONES
7.1 N.A
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
1
2
ACTIVIDAD
Recepción de la solicitud de un libro por
un estudiante o docente
Registro de fecha de préstamo, nombre
del solicitante, grado del estudiante o
docente en la ficha correspondiente al
libro solicitado
DOCUMENTOS
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Bibliotecario(a)
Bibliotecario(a)
PF.03.F001
(Formato para
el control de
préstamo del
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Código PD.01.M003
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Fecha 20-11-11
libros a
estudiantes)
PF.03.F002
(Formato para
el control de
préstamo del
libros a
estudiantes del
PFC)
PF.03.F003
(Formato para
el control de
préstamo del
libros a
Docentes)
Recepción del material prestado.
3
4
Nota: Dentro de los dos días siguientes a
la fecha de préstamo se deberá entregar
el libro o documento de consulta
prestado; para los libros de tipo obra
literaria deberán ser entregados dentro
de los cinco días siguientes a la fecha de
préstamo
Revisión del estado del material y
registro del mismo
Bibliotecario(a)
Bibliotecario(a)
PF.03.F001
(Formato para
el control de
préstamo del
libros a
estudiantes)
PF.03.F002
(Formato para
el control de
préstamo del
libros a
estudiantes del
PFC)
PF.03.F003
(Formato para
el control de
préstamo del
libros a
Docentes)
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
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Código PD.01.M003
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5
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
PA.02.M004 – Manual de Biblioteca
10. ANEXOS
PF.03.F001 (Formato para el control de préstamo del libros a estudiantes)
PF.03.F002 (Formato para el control de préstamo del libros a estudiantes del PFC)
PF.03.F003 (Formato para el control de préstamo del libros a Docentes)
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
***********
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento para el préstamo de Equipos o de
biblioteca
Administrativo y Financiero
Administración de servicios complementarios
Conservar, preservar, organizar y manejar el patrimonio de la biblioteca, de tal forma
que permita un adecuado servicio a estudiantes, profesores e investigadores en
general.
5. ALCANCE
Inicia con la solicitud de préstamo, contempla las actividades de préstamo y registro
del mismo en las fichas correspondientes.
6. RESPONSABLE Bibliotecario (a)
7. DEFINICIONES
7.1 N.A
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
1
DOCUMENTOS
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
Recepción de la solicitud de préstamo de Bibliotecario(a)
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Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 52 (68)
Manual de Procedimientos
Fecha 20-11-11
un equipo o reserva de biblioteca
realizada por estudiante, estudiante del
PFC ó Docente
2
Verificar si el material o reserva de
biblioteca
solicitado
se
encuentra
disponible
Bibliotecario(a)
3
Registrar en la ficha correspondiente el
préstamo del material o reserva de
biblioteca
Bibliotecario(a)
4
Entrega y verificación oficial del material
solicitado o de reserva de biblioteca
Docente o
Estudiante
extranjera
5
6
Recepción y verificación del estado del
material Solicitado
Registro en la ficha correspondiente
PF.03.F004
(Formato para
el control de
reserva de
biblioteca)
PF.03.F004
(Formato para
el control de
reserva de
biblioteca)
PF.03.F005
(Formato para
el control de
ingreso y salida
de equipos)
Bibliotecario(a)
Bibliotecario(a)
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
PA.02.M004 – Manual de Biblioteca
10. ANEXOS
PF.03.F004 (Formato para el control de reserva de biblioteca)
PF.03.F005 (Formato para el control de ingreso y salida de equipos)
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
4.4 APOYO FINANCIERO Y CONTABLE
1. NOMBRE
Procedimiento para elaborar
presupuesto y el presupuesto
el
proyecto
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de
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Manual de Procedimientos
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 53 (68)
Fecha 20-11-11
Administrativo y Financiero
Apoyo financiero y contable
Administrar los recursos de los Fondos de Servicios Educativos (FSE), consignados
a la institución.
5. ALCANCE
El procedimiento se realiza en el mes de octubre del año escolar, iniciando con la
proyección de recursos a ingresar y la proyección de los recursos a utilizar para el
año escolar siguiente y finaliza con la aprobación del proyecto de presupuesto y el
envío de una copia del presupuesto aprobado a la SED.
6. RESPONSABLE Pagaduría
7. DEFINICIONES
7.1 CONPES: Son los recursos concedidos por gratuidad desde el grado de
transición a once grado, que son enviados por la nación y recibidos a través de la
alcaldía.
7.2 PAC: Plan Anual Mensual de caja
7.4 Presupuesto: Documento en el cual se consignan de manera detallada los
recursos a recibir durante el año escolar y los recursos necesarios para el
funcionamiento del año escolar permitiendo que se mantenga un equilibrio entre
lo que se recibe y lo que se invierte.
7.5 Proyecto de Presupuesto: Es un documento en el cual se realiza una
proyección de ingresos a recibir durante el año escolar por concepto de ingresos
operacionales donde se incluyen los servicios educativos, otros servicios,
transferencias y los recursos de capital; y los gastos a ejecutar durante el año
escolar como son los gastos de personal, gastos generales, otros gastos por
adquisición de servicios y los gastos de inversión.
7.6 Recursos de Capital: Son los recursos que resultan después del ejercicio
contable durante el año escolar y que deberán ser adicionados al balance y los
recursos recibidos por concepto de donaciones por particulares.
7.7 SED: Secretaria de Educación Departamental.
7.8 Transferencias: Recursos recibidos por la Nación, el departamento y los
recursos de capital.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS Y
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
/O REGISTROS
Verificar la cantidad de estudiantes
matriculados en el programa de
Rector,
1
formación complementaria del año
Pagadora
escolar en el cual se va a realizar el
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Superior
Manual de Procedimientos
2
3
proyecto de presupuesto y el
presupuesto y que continuaran para el
año siguiente.
Realizar una proyección de ingresos
en el cual se deben determinar los
recursos por concepto de
 Servicios Educativos donde se
especifican los costos a recibir por:
Certificados
de
Estudio
(Exalumnos),
Derechos
Académicos (Valores a recibir por
concepto
de
matricula
del
programa
de
formación
complementaria de los estudiantes
antiguos y de los estudiantes
proyectados como nuevos) y otros
cobros (Servicio de Fotocopias).
 Otros Servicios como son los
recibidos por arrendamiento.
 Transferencias
ya
sean
Nacionales, Departamentales o
municipales
 y finalmente los recursos de
capital que incluyen los recursos
del balance y los recursos por
donaciones.
Realización de la proyección de
gastos de acuerdo a las necesidades
de la institución.
del
Pág. 54 (68)
Fecha 20-11-11
Rector,
Pagadora
Elaboración
presupuesto
5
Presentación y explicación del
proyecto de presupuesto ante el
consejo directivo para su análisis y
posterior aprobación
Rector,
Pagadora
6
Aprobación
Presupuesto
7
Elaboración
del
de
Versión 00
Rector,
Pagadora
4
del
proyecto
Código PD.01.M003
Pagadora
proyecto
de
Consejo
Directivo
Presupuesto
de
Pagadora
PF.05.F001
(Formato proyecto
presupuesto de
ingresos y gasto)
PF.05.F001
(Formato proyecto
presupuesto de
ingresos y gasto)
PF.05.F001
(Formato proyecto
presupuesto de
ingresos y gasto)
PF.05.F002
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
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Superior
Manual de Procedimientos
acuerdo
a
los
parámetros
establecidos por la SED y del Plan
Anual Mensual de caja
8
Legalización del presupuesto y del
PAC por medio de las firmas de
consejo directivo
Consejo
Directivo
8
Remisión
de
una
copia
del
Presupuesto a la Secretaria de
Educación Departamental
Pagadora
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 55 (68)
Fecha 20-11-11
(Formato Acuerdo
de presupuesto de
ingresos y gasto)
PF.05.F002
(Formato Acuerdo
de presupuesto de
ingresos y gasto)
PF.05.F002
(Formato Acuerdo
de presupuesto de
ingresos y gasto)
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
PF.05.F001 (Formato proyecto presupuesto de ingresos y gasto)
PF.05.F002 (Formato Acuerdo de presupuesto de ingresos y gasto)
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
***********
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento
para
hacer
una
Modificación
Presupuestal (Adiciones, Traslados, Reducciones)
Administrativo y Financiero
Apoyo financiero y contable
Administrar los recursos de los Fondos de Servicios Educativos (FSE), consignados
a la institución.
5. ALCANCE
Este procedimiento aplica durante el año en curso
6. RESPONSABLE Pagadora
7. DEFINICIONES
7.1 Ordenador del Gasto: Persona encargada de autorizar la inversión de recursos
financieros.
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Superior
Manual de Procedimientos
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 56 (68)
Fecha 20-11-11
7.2 Presupuesto: Cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad
económica
7.3 Rubro: Código asociado a un nombre y clasificado de acuerdo a los grupos en
los que se divide el presupuesto.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS Y
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
/O REGISTROS
Modificación presupuestal por adición al presupuesto
PF.05.F003
(Formato solicitud
a la SED para
Elaborar una solicitud de aprobación
modificación
para modificación al presupuesto por
Presupuestal)
adición al mismo, a la oficina de
PF.05.F002
presupuesto de la Secretaría de
(Formato Acuerdo
1 Educación Departamental; adjuntar un
Pagadora
presupuesto de
proyecto de presupuesto de Ingresos
Ingresos y Gastos)
y gastos, certificado de la existencia
PF.05.F004
de los recursos en la entidad bancaria
(Formato
y extracto bancaria
certificado de
recursos en
entidad bancaria)
PF.05.F003
(Formato solicitud
a la SED para
modificación
Presupuestal)
Envío de solicitud de aprobación de,
PF.05.F002
proyecto de presupuesto de ingresos
(Formato Acuerdo
2 y gastos, certificado de la existencia
Rector
presupuesto de
de recursos en la entidad bancaria y
Ingresos y Gastos)
extracto bancario
PF.05.F004
(Formato
certificado de
recursos en
entidad bancaria)
Recepción
de
respuesta
de
3 aprobación
de
la
adición
al
Pagadora
presupuesto enviada por la SED
Elaboración de acuerdo adición al
PF.05.F005
Pagadora
4 presupuesto para presentársela al
(Formato Acuerdo
Rector
consejo directivo
Adición al
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Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
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Superior
Manual de Procedimientos
5
Análisis y aprobación del acuerdo
presupuestal
Ingresar registro contable en el
programa TNS
Modificación presupuestal por Traslado
Elaboración de la necesidad de
acreditar un rubro para presentarla
1
ante el consejo directivo legalizada
por medio de la firma del rector
Análisis y aprobación de la
2
acreditación de un rubro
6
Consejo
Directivo
Pág. 57 (68)
Fecha 20-11-11
Presupuesto)
PF.05.F005
(Formato Acuerdo
Adición al
Presupuesto)
Pagadora
Rector
Consejo
Directivo
3
Pagadora
4
Análisis y aprobación del acuerdo
presupuestal
Consejo
Directivo
Ingresar Registro contable en el
programa TNS
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
Versión 00
Pagadora
Elaboración del acuerdo presupuestal
para presentarlo ante consejo
directivo
5
Código PD.01.M003
PF.05.F006
(Formato Acuerdo
Traslado de
Rubro)
PF.05.F006
(Formato Acuerdo
Traslado de
Rubro)
Pagadora
PF.05.F003 (Formato solicitud a la SED para modificación Presupuestal)
PF.05.F002 (Formato Acuerdo presupuesto de Ingresos y Gastos)
PF.05.F004 (Formato certificado de recursos en entidad bancaria)
PF.05.F005 (Formato Acuerdo Adición al Presupuesto)
PF.05.F006 (Formato Acuerdo Traslado de Rubro)
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
************
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
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REVISIÓN
Institución Educativa Escuela Normal
Superior
Manual de Procedimientos
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 58 (68)
Fecha 20-11-11
Procedimiento para la recepción de recursos por
concepto de Matricula estudiantes PFC,
Arrendamiento, Fotocopias
Administrativo y Financiero
Apoyo financiero y contable
Administrar los recursos recibidos por concepto de Matricula estudiantes PFC,
Arrendamiento, Fotocopias consignados a la institución.
5. ALCANCE
Inicia con la recepción de los recursos y finaliza con el registro contable en el
Programa TNS.
6. RESPONSABLE Pagadora
7. DEFINICIONES
7.1 PFC: Programa de Formación Complementaria.
7.2 Presupuesto: Cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad
económica
7.3 Rubro: Código asociado a un nombre y clasificado de acuerdo a los grupos
en los que se divide el presupuesto.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS Y
Nº ACTIVIDAD
RESPONSABLE
/O REGISTROS
Expedición del recibo para
certificados, matricula de los
estudiantes del PFC ó elaboración
1
del formato de consignación
Pagadora
bancara por concepto de
arrendamiento o servicios de
fotocopias.
Cancelación del formato de
consignación bancaria ante una
Estudiante o
2
entidad recaudadora de o entidad
Tercero
bancaria
Recepción del formato de
3
Pagadora
consignación cancelado
Verificar y descargar del sistema el
pago de la cuenta del estudiante
4
Pagadora
para el caso de matricula de
estudiantes del PFC
5
Registro del pago en el programa
Pagadora
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
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Institución Educativa Escuela Normal
Superior
Manual de Procedimientos
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 59 (68)
Fecha 20-11-11
TNS
6
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
*************
Procedimiento para la contratación de la adquisición
de un bien, un mantenimiento o prestación de un
servicio
Administrativo y Financiero
Apoyo financiero y contable
Administrar los recursos de los Fondos de Servicios Educativos (FSE), consignados
a la institución.
5. ALCANCE
Inicia con el estudio de la necesidad y conveniencia, abarca las actividades de
cotización, elaboración de contrato, y finaliza con la recepción, verificación del objeto
contratar, la realización del registro contable y el pago al proveedor.
6. RESPONSABLE Pagadora
7. DEFINICIONES
7.1 Ordenador del Gasto: Persona encargada de autorizar la inversión de recursos
financieros.
7.2 Presupuesto: Cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad
económica
7.3 Rubro: Código asociado a un nombre y clasificado de acuerdo a los grupos en
los que se divide el presupuesto.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE DOCUMENTOS Y
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
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Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 60 (68)
Fecha 20-11-11
/O REGISTROS
3
Estudio
de
la
necesidad
y
conveniencia
Elaboración y envío de cotización a
proveedores de acuerdo a la
necesidad y lo establecido en el
manual de contratación
Recepción de Cotizaciones
4
Estudio de Cotizaciones
5
Elaboración y entrega de Solicitud de
Disponibilidad Presupuestal en la
dependencia de Pagaduría
Rector
6
Generación
de
Certificado
de
Disponibilidad Presupuestal en el TNS
Pagadora
1
2
7
8
9
10
11
12
13
14
Elaboración del Contrato
Generación del Registro presupuestal
en el TNS
Elaboración
de
asignación
de
funciones como supervisión del objeto
a contratar a un funcionario de la
institución
Solicitar Póliza de acuerdo al tipo de
contratación a realizar
Recepción, análisis y aprobación de
póliza
Elaboración de Acta de Inicio del
contrato
Recepción y verificación del objeto del
contrato
Elaboración del acta de recibido a
satisfacción del objeto del contrato
legalizado por medio de la firma del
Rector
Pagadora
PF.05.F007
(Formato de
Cotización)
Pagadora
Rector ó Comité
de Compras ó
Consejo
Directivo
Pagadora
PF.05.F009
(Formato solicitud
de Disponibilidad
Presupuestal)
PF.05.F010
(Formato contrato
de Mantenimiento)
PF.05.F011
(Formato contrato
de Prestación de
Servicios)
Pagadora
Pagadora
Pagadora
Pagadora
Pagadora
PF.05.F012
(Formato Acta de
Inicio del contrato)
Supervisor del
Contrato
Supervisor del
Contrato
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Superior
Manual de Procedimientos
15
16
17
Rector
Recepción del acta de recibido a
satisfacción del objeto del contrato
Ingresar al inventario dependiendo el
objeto del contrato
Elaboración del Acta de finalización y
liquidación del contrato
18
Generación orden de pago en el TNS
Generación comprobante de Egresos
19
en el TNS
Elaboración y entrega del Cheque al
20
contratista
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 61 (68)
Fecha 20-11-11
Pagadora
Pagadora
Rector
PF.05.F013
(Formato Acta de
Finalización y
liquidación del
contrato)
Pagadora
Pagadora
Pagadora
PF.05.F007 (Formato de Cotización)
PF.05.F009 (Formato solicitud de Disponibilidad Presupuestal)
PF.05.F010 (Formato contrato de Mantenimiento)
PF.05.F011 (Formato contrato de Prestación de Servicios)
PF.05.F012 (Formato Acta de Inicio del contrato)
PF.05.F013 (Formato Acta de Finalización y liquidación del contrato)
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
************
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento para elaborar Horas extras de personal
de celaduría y auxiliar de servicios generales
Administrativo y Financiero
Apoyo financiero y contable
Identificar, clasificar y actualizar información mensual para el reporte de horas extras
del personal vinculado a la institución.
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Manual de Procedimientos
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 62 (68)
Fecha 20-11-11
5. ALCANCE
Comienza con el registro y actualización de novedades del personal para su trámite y
pago.
6. RESPONSABLE Pagadora
7. DEFINICIONES
7.1 Ordenador del Gasto: Persona encargada de autorizar la inversión de recursos
financieros.
7.2 Presupuesto: Cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad
económica
7.3 Rubro: Código asociado a un nombre y clasificado de acuerdo a los grupos en
los que se divide el presupuesto.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS Y
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
/O REGISTROS
Elaboración de la asignación de
horarios para los funcionarios de
1 personal administrativo y de servicios
Rector
Memorando
generales de acuerdo a las sedes de
la institución el año electivo
Entrega de asignación de funciones a
2 los funcionarios auxiliares de servicios
Pagaduría
Memorando
generales y celadores
Elaborar una solicitud de aprobación
PF.05.F016
para que laboren y se les reconozca
(Formato solicitud
el pago de dominicales y festivo
de aprobación del
3
Pagaduría
laborados
por
los
funcionarios
pago de
auxiliares de servicios generales y
Dominicales y
celadores para el mes siguiente
Festivos)
Envío a la SED la solicitud de
4
Pagaduría
aprobación en las fechas estipuladas
Elaborar autorización para que se
laboren durante el mes horas extras
diurnas, nocturnas, dominicales y
5
Pagaduría
Oficio
festivos que sean necesarios durante
el mes legalizado mediante la firma
del Rector
Diligenciar el formato de liquidación
de horas extras dado por la SED para
6
Pagaduría
cada
funcionario
y
legalizarlo
mediante la firma del mismo y del
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
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Institución Educativa Escuela Normal
Superior
Manual de Procedimientos
Rector
Elaborar la certificación de las horas
extras diurnas, nocturnas, dominicales
y festivos laborados durante el mes
7 por los funcionarios de auxiliares de
servicios generales y celadores,
legalizada por medio de la firma del
Rector
Diligenciar Formato de reporte de
horas extras dado por la SED y
8
legalizarlo mediante la firma del
Rector
Envío de documentos a la secretaría
9
de educación departamental
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 63 (68)
Fecha 20-11-11
Pagaduría
Pagaduría
Pagaduría
10. ANEXOS
PF.05.F016 (Formato solicitud de aprobación del pago de Dominicales y Festivos)
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
*************
Procedimiento cronograma de vacaciones
Administrativo y Financiero
Apoyo financiero y contable
Establecer y organizar el tiempo de disfrute de vacaciones del personal.
5. ALCANCE
Inicia con la programación del tiempo de disfrute de vacaciones para el personal y
finaliza con el envío del cronograma a la SED
6. RESPONSABLE Pagadora
7. DEFINICIONES
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
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Código PD.01.M003
Versión 00
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Fecha 20-11-11
7.1 N.A
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Programar y elaborar el tiempo de
disfrute de vacaciones con el personal
1
auxiliares, administrativos, auxiliares
de servicios generales y celadores
Elaborar formato cronograma de
2
vacaciones dado por la SED
Envío del formato de cronograma de
3
vacaciones a la SED
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
DOCUMENTOS Y
/O REGISTROS
Pagadora
Pagadora
Pagadora
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
************
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento para la elaboración de informes
Administrativo y Financiero
Apoyo financiero y contable
Rendir ante las entidades territoriales un informe mensual de la información contable
y financiera con el fin de permitir la transparencia del manejo de recursos en la
institución
5. ALCANCE
Inicia con la elaboración del informe contable o financiero en los primeros quince días
de cada mes y finaliza con el envío del informe ante la entidad territorial
correspondiente.
6. RESPONSABLE Pagadora
7. DEFINICIONES
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
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Código PD.01.M003
Versión 00
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Fecha 20-11-11
7.1 Ordenador del Gasto: Persona encargada de autorizar la inversión de recursos
financieros.
7.2 Presupuesto: Cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad
económica
7.3 Rubro: Código asociado a un nombre y clasificado de acuerdo a los grupos en
los que se divide el presupuesto.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Y /O
REGISTROS
INFORME MENSUAL A LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL
Generar una relación de ingresos y
1
Pagadora
gastos del programa contable TNS
Verificar
con
el
balance
de
2 comprobación la relación de ingresos y
Pagadora
gastos generada
Solicitud de extractos y certificaciones
3 bancarios ante la entidad bancaria
Pagadora
correspondiente
4 Elaboración de conciliación bancaria
Pagadora
Elaborar la depreciación de activos y
5
Pagadora
amortización de equipos e intangibles
Generar el balance de comprobación y
6 libros contables en el programa contable
Pagadora
TNS
Elaborar cuadro control transferencias
7
Pagadora
dado por la SED
Generar EL CHIP 1 Y CHP 2 a través
8
del programa contable TNS
Confrontar el chip 1 con el balance de
9
Pagadora
comprobación
Elaboración de la plantilla chip 1 de
10
Pagadora
acuerdo al formato enviado por la SED.
Copia de la plantilla chip 1 y chip 2 en
11
Pagadora
medio magnético
Envío del informe contable en medio
12
Pagadora
físico y magnético a SED
INFORME ANUAL A LA SED
Elaboración de la relación de las
1
Pagadora
contrataciones ejecutadas en el año
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Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 66 (68)
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electivo
en
el
formato_201113_F30_cgdns dado por la
contraloría
Envío del formato a la SED en las
2
Pagadora
fechas estipuladas
INFORME ANUAL AL CONPES presentado a través de la ALCALDÍA
MUNICIPAL
PF.05.F015
(Formato
Elaborar una relación de la ejecución de
1
Pagadora
Relación de
los recursos
Ejecución de
Recursos)
Anexar copias de las cuentas y soportes
2
Pagadora
contables
Envío a la secretaría de educación
3
Pagadora
municipal con oficio Remisorio
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
PF.05.F015 (Formato Relación de Ejecución de Recursos)
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
************
1. NOMBRE
2. MACROPROCESO
3. PROCESO
4. OBJETIVO
Procedimiento para el pago de impuestos, retención
en la fuente y retención de Impuesto de industria y
comercio
Administrativo y Financiero
Apoyo financiero y contable
Devolver a la DIAN y a la alcaldía municipal las retenciones practicadas a los
proveedores y otros durante el mes por concepto de honorarios, servicios, compras,
IVA.
5. ALCANCE
Vía Universidad Francisco de Paula Santander.
Teléfonos: 5626322 – 5626066. Telefax: 562 60 66 Ocaña N. de S
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Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 67 (68)
Fecha 20-11-11
Este procedimiento se realiza cada fin de mes durante el año electivo, siempre y
cuando se realicen las retenciones.
6. RESPONSABLE Pagadora
7. DEFINICIONES
7.1 N.A
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
ACTIVIDAD
PAGO DE IMPUESTOS A LA DIAN
Identificar el valor por cada concepto
1
retenido a los proveedores
Diligenciar el formulario declaración
mensual de retenciones en la fuente
2
(formulario 350) que se encuentra en
la página web de la DIAN
Generar la impresión del Recibo
oficial de pago de impuestos
3
nacionales (formato 450) mediante la
página web de la DIAN
Presentar y realizar el pago de
4 impuestos nacionales en las fechas
estipuladas en una entidad bancaria
PAGO DE RETE ICA
Identificar las retenciones realizadas a
1
los proveedores y otros
Diligenciar el formato de declaración
mensual de retenciones del impuesto
2
de industria y comercio dado por la
alcaldía municipal
Elaborar el cheque por valor el valor
3 de la retención practicada durante el
mes a los proveedores y otros
Generar el pago ante una entidad
4
bancaria
Almacenar y archivar el pago
5
realizado ante la entidad bancaria
9. DOCUMENTOS REFERENCIALES
10. ANEXOS
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y
/O REGISTROS
Pagaduría
Pagaduría
Pagaduría
Pagaduría
Pagaduría
Pagaduría
Pagaduría
Pagaduría
Pagaduría
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ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
FECHA
Código PD.01.M003
Versión 00
Pág. 68 (68)
Fecha 20-11-11
CONTROL DE CAMBIOS
***************
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REVISIÓN