5.1.-     Gestión de altas de Terceros

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C/ Ancha, 10. 11001 Cádiz.
Tel. 956015011. Fax. 956015087
CATALOGO DEL SERVICIO DE ASUNTOS ECONOMICO:
PROCEDIMIENTO : Gestión de altas de Terceros
última actualización : 27 de marzo de 2006
Destinatarios: Servicios de Asuntos Económicos (Contabilidad, Presupuestos y Tesorería) y usuarios Universitas XXI
Económicos.
CONCEPTO:
Con la instalación de la nueva versión 5.7.R1.5 de Universitas XXI Económico (Sorolla) las altas de Terceros deben seguir
unos requisitos indispensables para poder luego trabajar satisfactoriamente con los módulos de la aplicación.
Para ello, es muy importante, seguir las indicaciones que se establecen en la siguiente guía, ya que con estos datos,
posteriormente se presentan declaraciones fiscales (mensuales, trimestrales y anuales) ante la Agencia Tributaria, así como la
debida comunicación de los pagos realizados por las Administraciones a través de su Caja Habilitada a los Terceros tanto
internos (personal UCA) como externos (proveedores).
Indicar que antes de dar alta a un nuevo Tercero, debemos de realizar consultas a través de búsqueda y de esta forma
comprobar que NO está dado de alta o si el mismo ES INCORRECTO
En el caso de que el Tercero ya se encuentre dado de alta, se deberá de realizar las rectificaciones oportunas (excepto el
CIF/ NIF) en los campos que correspondan según la guía.
Por otra parte no se deberá seleccionar ningún Tercero dónde se incluya que el mismo es INCORRECTO.
BÚSQUEDA DE DATOS
Para ello, como se refleja en pantalla, se deberá de indicar parte o dato completo dentro del campo que se desee buscar.
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Una vez realizada la búsqueda desde la parte inferior de la pantalla, podemos seleccionar el Tercero deseado.
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COMO DAR ALTA A UN NUEVO USUARIO:
Dentro del módulo de Gestión Centralizada y/o justificantes de gastos entraremos en Mantenimiento de Terceros y como se
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refleja en pantalla tendremos que ir dando alta a los datos que correspondan cumplimentados los distintos campos dentro de
cada pantalla.
1º) Entramos dentro de la pestaña Nombre/Contacto
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NOMBRE
Si el Tercero es persona física deberá aparecer
a) Nombre
b) 1º Apellido
c) 2º Apellido
Esto es importante para poder emitir listados ordenados correctamente y facilitar la búsqueda en los mismos
En ningún caso, se introducirán los tratamientos de cortesía o cargo (Ej.: Sr. D. Director de Departamento, Ilmo. Sr., Sr.
Don, Sra. Dña., etc.).
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Si la persona es jurídica constará dentro del campo Nombre la denominación completa incluido el tipo de sociedad (Ej.:
IMPRENTA BOLLULLO, S.L. ).
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2º) NIF, NIE, TARJETA DE RESIDENCIA, PASAPORTES Y OTROS
En esta nueva versión, se debe seleccionar el tipo de nº de identificación, especificando si el mismo es un NIF, NIE, CIF,
PASAPORTE, etc…
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NIF
El NIF/CIF deberá constar en la factura o documento similar aportado por el Tercero para su pago.
Si el documento es de persona física (NIF) coincidirá con su DNI + letra correspondiente (los DNI actuales ya incluyen el
dígito alfabético).
Si el tercero es persona jurídica (CIF) su estructura estará determinada según el tipo de sociedad mercantil (EJ: las
Sociedades Anónimas empiezan por “A”, las Sociedades Limitadas por “B”, etc.
Las personas jurídicas o físicas empresariales extranjeras no comunitarias con residencia en España, deberán estar
dados de alta por el Ministerio de Hacienda para poder ejercer en España y por lo tanto con NIF, por lo que deberá ser
exigido al interesado en el momento de hacer entrega de la factura, la cual deberá recoger todos los requisitos legales como
cualquier empresa de nuestro país.
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NIE
En los casos de personas físicas comunitarias y no comunitarias Residentes en nuestro país, el documento
identificativo es el NIE, el mismo como todos sabemos es igual a nuestro NIF sólo que empieza por X. Esta estructura está
determinada según la normativa comunitaria y deberá constar en factura reciente. Así mismo, según la Agencia Tributaria de
Cádiz, deberá de solicitar en la Delegación que corresponda, su correspondiente TARJETA DE IDENTIFICACION
FISCAL.
Como se puede comprobar por pantalla , aparece marcado la casilla extranjero ( marcaje automático que realiza la aplicación
cuando se incluye el tipo de documento NIE)
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TARJETA DE PERMISO DE RESIDENCIA Y TRABAJO
Según normativa vigente (orden del 7 de febrero de 1997 ) tarjeta de color VERDE.
PASAPORTE
En los casos de personas físicas extranjeras NO RESIDENTES el tipo de documento a incluir deberá ser el nº del
pasaporte.
TARJETA EN REGIMEN COMUNITARIO (VAT)
En los casos de entidades jurídicas comunitarias, o personas físicas con datos fiscales de IVA (empresas), el
documento identificativo es el VAT que tendrá la estructura determinada según la normativa comunitaria propio de cada
país y deberá constar en factura reciente.
Para ello como se puede comprobar en pantalla el tipo de documento a seleccionar será el de TARJETA EN REGIMEN
COMUNITARIO (VAT).
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Si intentamos grabar un Tercero Comunitario cuyo código identificativo tiene menos de 14 dígitos (ver pantalla anterior) la
aplicación nos dará el siguiente aviso.
Por ello, nos vemos obligados a cumplimentar con 0 los dígitos que faltan. Como se puede observar en la pantalla siguiente
estos 0 se deberán de incluir siempre delante de la letra del país (ver último procedimiento II.5.2 referido a terceros
extranjeros).
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Nunca debe darse de alta un VAT “inventado”, ya que al remitir los datos a la Agencia Tributaria en las correspondientes
declaraciones nominales, ésta nos requiere para su corrección.
En aquellos casos que EXCEPCIONALMENTE el justificante de gasto carezca de los debidos requisitos fiscales, y que no
sea posible localizar los datos a través de ningún medio (telefónico, e-mail, carta, etc.), pagados en origen por el responsable
de la Unidad de Gasto, el gasto se abonará mediante adelanto de cajero con el NIF del responsable y el justificante de gasto
asociado tendrá el NIF “99999999R”. En estos justificantes no se computará IVA Intracomunitario por lo que NO se
deberá de marcar el modelo 349.
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OTROS
Las entidades jurídicas COMUNITARIAS que por cualquier circunstancia establecida por Ley se encuentren exentas de
IVA (no disponiendo de VAT), como es el caso de Empresas sin ánimo de lucro, se deberá de incluir con el tipo de
documento OTROS.
En el caso de entidades jurídicas NO COMUNITARIAS deberá ser incluido en la nueva versión con el tipo de
documento: OTROS. Ejemplo: los nº de registros mercantiles del respectivo país.
LITERAL CORTO:
Por defecto el sistema nos dará un literal corto. Este deberá ser revisado ya que el mismo se puede cambiar e indicar un
texto legible.
Ejemplo:
En el campo “Literal Corto “se especificará la razón social del Tercero que sea persona física (Nombre: APARICIO
RAMOS, JUAN  Literal corto: IMPRENTA RIMADA), o jurídica (Nombre: INDUSTRIAS GRAFICAS GADITANAS,
S.A.  Litoral corto: INGRASA).
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DATOS DEL DOMICILIO:
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Como podemos ver por pantalla pinchando en el signo más se puede añadir los datos relativos al domicilio, estos deberán
estar completos y en la casilla que les corresponda. Los mismos deberán coincidir con el domicilio fiscal del tercero, ya que
se han detectado personas internas de la Universidad con la dirección del centro en que prestan sus servicios, o empresas con
la dirección de una sucursal. Hay que tener en cuenta que estos datos serán suministrados a la Agencia Tributaria mediante
informes fiscales que emitirá el programa.
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En esta pantalla se deberá de cumplimentar todos los campos:
1º) Tipo de vía : buscar a través del desplegable
2º) Nombre de la vía: Dirección
3º) nº de vivienda, puerta, escalera, piso etc,: deberá ir separado del Nombre de la vía
4º) País de residencia: si corresponde a una dirección dentro de nuestro país automáticamente sale España
5º) Provincia o estado: Se realizará la selección a través del desplegable según el municipio que corresponda. Ejemplo
CADIZ para el municipio BARBATE.
6) Ciudad el mismo dato que en Provincia
7º) Municipio Fiscal : Para evitar posibles errores, este dato se deberá de buscar a través del desplegable y realizar la
selección del resultado de la búsqueda
8º) Código postal. Este código corresponde al código tanto de provincia como de municipio, motivo por el cual se deberá
realizar para evitarnos posibles errores la selección a través de desplegable.
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Ejemplo:
9º) localidad : la misma que el municipio
10º) Fiscal / Notificación : Dentro de esta casilla es obligatorio indicar el dato de Fiscal/Notificación
11º) Dirección activa : Es obligatorio marca la pestaña
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Las direcciones extranjeras tienen el mismo tratamiento sólo que OBLIGATORIAMENTE tendremos que marcar la
casilla DIRECCIÓN EXTRANJERA.
Una vez marcada quedará habilitada la casilla PAIS DE RESIDENCIA
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DATOS DE CONTACTO:
En la nueva versión de la aplicación dentro de Nombre/ contacto se rellenarán todos los datos del Tercero que nos facilite
tener una mayor información como pueden ser:
Nº de teléfono, fax, como novedad la dirección de correo electrónico Etc.
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TIPO DE TERCEROS
Debe marcarse :
1.
2.
3.
El Carácter del Tercero : Si es persona Física, Jurídica u Organismo
Clase de Tercero : Interno y/o externo
Interno = Personal de la UCA (Docente, Pas ) o becario y en general, cualquier persona que tenga una r elación
de carácter administrativo o laboral ( contrato de trabajo ) con la Universidad de Cádiz.
Externo = Personal no incluido en la clasificación anterior ( incluso el profesor de otra Universidad que participa
en tribunales en la UCA.
Modulo fiscal: Debemos tener pinchado los modelos.
Incluir 190  “Resumen anual de IRPF” = Personal UCA internos y externos con actividades profesionales o
artísticas.
Incluir 347  “Declaración anual de operaciones con terceras personas” = Personal “externo”, por compras de
Suministros o prestación de Servicios.
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Ningún Tercero, ya sea ·”interno” o “externo” de la UCA, puede estar incluido en el 347 y en el 190 al
mismo tiempo.
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Gastos e Ingresos: Debemos tener pinchado los dos
Investigación: Pinchar dónde corresponda
Cajero Pagador: Se marcará Cajero Pagador cuando el tercero sea titular de una cuenta de Caja Habilitada con
capacidad para emitir estados justificativos y efectuar pagos
Retención aplicada: En este apartado se deberá de tener en cuenta según la clase de tercero (Becarios, extranjeros
no residentes, profesionales etc…) y aplicar la/ as normativa /as vigentes.
DATOS DE PAGOS
Desde la primera pantalla cuando añadimos un nuevo Tercero para incluir los datos de pagos debemos de marcar la casilla
D: PAGO
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Una vez dentro de los datos de pago nos encontramos con :
ENDOSATARIO:
Cuando un proveedor “NO” cede el derecho de cobro de su factura a otro proveedor “NI “ Entidad Bancaria , sino que
solamente se COMPROMETE a que la factura sea abonada a una cuenta bancaria concreta en la que ÉL figura como
titular, se trata de un ENSOSO
Los datos de la entidad , nº de cuenta bancaria y titular de la misma ( los números de cuenta podrán o no coincidir pero sin el
titular ) deberán estar o en su defecto ser dados de alta dentro de TERCEROS en la aplicación Sorolla en “ Nueva Cuenta “
en el mismo titular de la factura y no a nombre de una Entidad Bancaria.
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RETENER PROPUESTA DE TERCERO:
Se marcará “retener propuesta de tercero” en el caso que se haya recibido una sentencia judicial u orden expresa de
retención de pago, especificando en el texto los motivos de dicha retención
CONFIRMING:
El contrato de confirming consiste en un negocio financiero por medio del cual la empresa cliente ( UCA) contrata con una
entidad financiera (BANCO X) la cesión de la gestión de pagos a una fecha, utilizando como base la solvencia financiera
de la empresa.
No se debe marcar el “confirming” hasta que no se firmase por parte de la UCA dicho contrato con el Banco y, por tanto,
no se dispondrá del “código de cliente” hasta ese momento.
Dentro de la segunda pantalla de D. Pago tenemos :
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CONDICIONES DE COMPRA:
Este campo se puede utilizar como observaciones de carácter informativo. (Condiciones de compra: contado, 90 días
vista, mensual etc. )
También se puede especificar en él si la empresa trabaja con sucursales y direcciones provinciales o locales distintas al
domicilio fiscal, y si éstas solicitan que les sea notificada copia de la documentación pertinente.
CUENTAS :
Dentro de Cuentas puede observarse por pantalla la novedad además de las Cuentas Nacionales las Cuentas Extranjeras.
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Cuenta Nacional:
Nueva cuenta  se rellenarán todos los datos correctamente
Código de ordinal  lo asignará el programa automáticamente.
Entidad
 se especificará el código bancario( si no se tiene se podrá “buscar entidad” activando el botón
correspondiente, aunque éste debe ser los cuatro primero dígitos que proporcione el interesado)
Los demás códigos deben coincidir con los sucesivos dígitos especificados (oficina nº de cuenta ).
Dígito de Control  (DC) lo calculará directamente el programa, y si no coincide con el que aparece deberán de revisarse
todos los datos ya que existirá algún error al introducirlo.
Una vez dada de alta la cuenta NUNCA SE PODRÁ BORRAR ya que se perderán los datos ligados en los documentos o
pagos anteriormente tramitados. Por lo que si el tercero cambia de cuenta, hay que crear un nuevo ordinal bancario.
Es muy importante que los usuarios de la aplicación antes de incluir los datos Bancarios se aseguren que la cuenta dentro
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del Tercero no está CANCELADA
Ejemplo:
Si un Tercero (externo/interno) comunica a la Administración que a partir de ese momento quiere que se le realicen los
pagos por otra cuenta, el usuario en ese mismo momento, deberá dar alta a la nueva cuenta y preguntar al Tercero si la
cuenta anterior queda cancelada para proceder a su cancelación sólo dentro de la aplicación.
Cuenta Extranjera:
Al igual que en las cuentas nacionales se deberá de cumplimentar con todos los datos disponible( incluidos en facturas )
haciendo hincapié en lo que se refiere al IBAN y al SWIFT
TERCEROS INCORRECTOS Y/O QUE HAN DEJADO DE TENER RELACION CON LA UCA.
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En la nueva aplicación se Universitas XXI económico, hay una gran NOVEDAD para todos aquellos Terceros que sean
INCORRECTOS y/o por cualquier circunstancia haya dejado de tener relación con la UCA.
Como podemos ver por pantalla, marcando la pestaña CANCELAR y guardando el dato ya no podremos realizar ningún
tipo de operación con ese Tercero. Por el contrario si en cualquier momento se reanudara la relación, sólo tendremos que
desmarcar la citada pestaña y guardar los nuevos cambios.
OTRAS CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA
Se podrán modificar o añadir datos en Terceros anteriormente dados de alta, teniendo en cuenta que dichas modificaciones
pueden afectar a documentos o facturas ya introducidas, por lo que es necesario hacer una llamada a la responsabilidad de
cada usuario, para que la base no se vea incursa en defectos o problemas adicionales.
Indicar que la Universidad de Cádiz, no podrá realizar ningún tipo de operación con persona física, jurídica, o entidades que
no disponga de identificación fiscal (NIF, NIE, VAT, CIF, nº de registro etc.).
Por último, se recuerda, que es responsabilidad de cada usuario comprobar que los datos del Tercero incluidos en la
aplicación informática Universita XXI son los datos actuales que figuran en última factura.
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