informe pmbook

INTRODUCCION A LA DIRECCION DE PROYECTOS
Roslay Maryeline Bautista Delgado
SENA C.E.E.T
rmbautista@misena.edu.co
Resumen: En la dirección de proyectos hay
una serie de conceptos introductorios que
nos dan un primer acercamiento a lo que es
la dirección de proyectos.
Palabras
claves:
programas, proyectos
dirección,
gestión,
Abstract: In project management is a series
of introductory concepts that give us a first
look at what is project management.
management,
Comprender los conceptos principales
de la dirección de proyectos.
Entender la metodología de la
dirección de proyectos.
Por ejemplo, los edificios de oficinas son
construidos con materiales idénticos o
similares, o por el mismo equipo, pero cada
ubicación es única: con un diseño diferente,
en circunstancias diferentes, por contratistas
diferentes, etcétera.
I. OBJETIVOS

II. ELEMENTOS EMPLEADOS

Por ejemplo, un proyecto para construir un
monumento nacional creará un resultado que
se espera que perdure durante siglos. Por
otra parte,
los proyectos pueden tener
impactos sociales, económicos y ambientales
que durarán mucho más que los propios
proyectos.
Todo proyecto crea un producto, servicio o
resultado
único. Aunque puede haber
elementos repetitivos en algunos entregables
del proyecto, esta repetición no altera la
unicidad fundamental del trabajo del
proyecto.
Keywords:
leadership,
programs, projects

proyecto; la mayor parte de los proyectos se
emprenden para crear un resultado duradero.
Internet
III. MARCO TEORICO
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se
lleva a cabo para crear un producto, servicio
o resultado único. La naturaleza temporal de
los proyectos indica un principio y un final
definidos. El final se alcanza cuando se
logran los objetivos del proyecto o cuando se
termina el proyecto porque sus objetivos no
se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o
cuando ya no existe la necesidad que dio
origen
al
proyecto.
Temporal
no
necesariamente significa de corta duración.
En general, esta cualidad no se aplica al
producto, servicio o resultado creado por el
Un esfuerzo de trabajo permanente es por lo
general un proceso repetitivo, puesto que
sigue los procedimientos existentes de una
organización. En contraposición, debido a la
naturaleza única de los proyectos, puede
existir incertidumbre respecto de los
productos, servicios o resultados que el
proyecto genera.
Un proyecto puede generar:
• un producto que puede ser un componente
de otro elemento o un elemento final en sí
mismo.
• La capacidad de realizar un servicio (por
ej., una función comercial que brinda apoyo a
la producción o distribución).
• un resultado tal como un producto o un
documento (por ej., un proyecto de
investigación que desarrolla conocimientos
que se pueden emplear para determinar si
existe una tendencia o si un nuevo proceso
beneficiará a la sociedad).
DIRECCION DE PROYECTOS
La dirección de proyectos es la aplicación de
conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades del proyecto para
cumplir con los requisitos del mismo. Se
logra mediante la aplicación e integración
adecuadas de los 42 procesos de la dirección
de proyectos, agrupados lógicamente, que
conforman los 5 grupos de procesos. Estos 5
grupos de procesos son:
•
•
•
•
•
Iniciación.
Planificación.
Ejecución.
Seguimiento y Control.
Cierre.
Dirigir un proyecto por lo general implica:
• identificar requisitos,
• abordar las diversas necesidades,
Inquietudes y expectativas de los
•equilibrar las restricciones
Contrapuestas del proyecto.
directamente relacionados. Por ejemplo, una
compañía de infraestructura que tiene el
objetivo estratégico
de “maximizar el
rendimiento de su capital invertido” puede
incluir en un portafolio una combinación de
proyectos en el ámbito del petróleo y gas, la
energía, el agua, los caminos, ferrocarriles y
aeropuertos. A partir de esta combinación, la
compañía puede optar por gestionar como un
solo programa los proyectos relacionados.
Todos los proyectos energéticos pueden ser
agrupados como un programa de energía.
Del mismo modo, todos los proyectos
hídricos pueden ser agrupados como un
programa hídrico.
La gestión del portafolio se refiere a la
gestión centralizada de uno o más portafolios,
que incluye identificar, establecer prioridades,
autorizar, dirigir y controlar proyectos,
programas y otros trabajos relacionados para
alcanzar los objetivos específicos y
estratégicos del negocio. La gestión del
portafolio se centra en asegurar que los
proyectos y programas se revisen a fin de
establecer prioridades para la asignación de
recursos, y en que la gestión del portafolio
sea consistente con las estrategias de la
organización y esté alineada con ellas.
DIRECCION DE PROGRAMAS
Un programa se define como un grupo de
proyectos relacionados administrados de
forma coordinada para obtener beneficios y
control, que no se obtendrían si se
gestionaran en forma individual. Los
programas pueden incluir elementos de
trabajo relacionados que están fuera del
alcance de los proyectos específicos del
programa. Un proyecto puede o no formar
parte de un programa, pero un programa
incluye siempre proyectos.
GESTION DEL PORTAFOLIO
El término portafolio se refiere a un conjunto
de proyectos o programas y otros trabajos
que se agrupan para facilitar la dirección
eficaz de ese trabajo para cumplir con los
objetivos estratégicos del negocio. Los
proyectos o programas del portafolio no son
necesariamente interdependientes ni están
La dirección de programas se define como la
dirección coordinada y centralizada de un
conjunto de proyectos para lograr los
objetivos y beneficios estratégicos de la
organización. Dentro de un programa, los
proyectos se relacionan mediante el resultado
común o la capacidad colectiva. Si la relación
entre los proyectos está dada únicamente por
un cliente, vendedor, tecnología o recurso en
común, el esfuerzo se debería gestionar
como un portafolio de proyectos, en lugar de
hacerlo como un programa.
PROYECTOS
ESTRATEGICA
Y
PLANEACION
A menudo, los proyectos se utilizan como el
medio para cumplir con el plan estratégico de
una organización. Por lo general, los
proyectos se autorizan como resultado de
una o más de las siguientes consideraciones
estratégicas:
•
Demanda del mercado (por ej., una
compañía automotriz que autoriza un
proyecto para construir más automóviles de
bajo consumo en respuesta a la escasez de
combustible).
•oportunidad estratégica/necesidad comercial
(por ej., un centro de capacitación que
autoriza un proyecto de creación de un curso
nuevo, para aumentar sus ganancias).
• Solicitud de un cliente (por ej., una empresa
eléctrica que autoriza un proyecto para
construir una nueva subestación a fin de
abastecer un nuevo parque industrial).
•
Adelantos tecnológicos (por ej., una
compañía de productos electrónicos que
autoriza un proyecto nuevo para desarrollar
una computadora portátil más pequeña, más
económica y más veloz, a partir de adelantos
en materia de memorias de computadoras y
tecnología electrónica).
• Requisitos legales (por ej., un fabricante de
productos químicos autoriza un proyecto para
sentar las pautas para la manipulación de un
nuevo material tóxico).
Dentro de programas o portafolios, los
proyectos resultan un medio para alcanzar
las metas y los objetivos de la organización, a
menudo en el contexto de un plan
estratégico. Si bien, dentro de un programa,
un grupo de proyectos puede tener beneficios
específicos, estos proyectos también pueden
contribuir a los beneficios del programa, a los
objetivos del portafolio y al plan estratégico
de la organización.
OFICINA DE DIRECCION DE PROYECTOS
Una oficina de dirección de proyectos es un
cuerpo o entidad dentro de una organización
que tiene varias responsabilidades asignadas
con relación a la dirección centralizada y
coordinada de aquellos proyectos que se
encuentran bajo su jurisdicción. Las
responsabilidades de una oficina de gestión
de proyectos pueden abarcar desde proveer
funciones de apoyo para la dirección de
proyectos hasta la responsabilidad de dirigir
proyectos directamente.
Los proyectos a los que esta oficina brinda
apoyo o dirige pueden no estar relacionados,
salvo por el hecho de ser dirigidos en
conjunto. La forma, función y estructura
específicas de una oficina de dirección de
proyectos dependen de las necesidades de la
organización que ésta apoya.
Puede delegársele la autoridad necesaria
para actuar como un interesado integral y
tomar decisiones clave en el comienzo de
cada proyecto, para hacer sugerencias o para
terminar proyectos o tomar otras medidas,
según se requiera, a fin de mantener la
coherencia con los objetivos de negocio.
Asimismo, la oficina de dirección de
proyectos puede participar en la selección,
gestión e implementación de recursos de
proyectos compartidos o dedicados.
Una función fundamental de esta oficina es
brindar apoyo a los directores del proyecto de
diferentes formas, entre ellas:
• gestionar recursos compartidos por todos
los proyectos dirigidos por la oficina de
dirección de proyectos.
• identificar y desarrollar una metodología,
mejores prácticas y normas para la dirección
de proyectos.
• instruir, orientar, capacitar y supervisar.
• vigilar el cumplimiento de las políticas de
normas, procedimientos y plantillas de la
dirección de proyectos mediante auditorías
del proyecto.
•
desarrollar y gestionar
políticas,
procedimientos,
plantillas
y
otra
documentación compartida del proyecto
(activos de los procesos de la organización),
y
• coordinar la comunicación entre proyectos.
Los directores del proyecto y las oficinas de
gestión de proyectos persiguen objetivos
diferentes y, por lo tanto, responden a
necesidades diferentes. Sin embargo, todos
estos esfuerzos deben estar alineados con
las
necesidades
estratégicas
de
la
organización. Las diferencias entre el rol de
los directores del proyecto y una oficina de
dirección de proyectos pueden incluir lo
siguiente:
• El director del proyecto se concentra en los
objetivos específicos del proyecto, mientras
que
esta
oficina
gestiona
cambios
importantes relativos al alcance del programa
que pueden considerarse oportunidades
potenciales de alcanzar mejor los objetivos
de negocio.
•
El director del proyecto controla los
recursos asignados al proyecto a fin de
cumplir mejor con los objetivos; por su parte,
la oficina de dirección de proyectos optimiza
el uso de los recursos de la organización que
son
Compartidos entre todos los proyectos.
•
El director del proyecto gestiona las
restricciones (alcance, cronograma, costo y
calidad, entre otras) de los proyectos
individuales, mientras que la oficina de
dirección de proyectos gestiona las
metodologías, normas, oportunidad/riesgo
global e interdependencias entre proyectos a
nivel empresarial.
DIRECCION DE PROYECTOS Y GESTION
DE LAS OPERACIONES.
Las operaciones son una función de la
organización
que
se
efectúa
permanentemente, con actividades que
generan un mismo producto o proveen un
servicio. Por ejemplo: operaciones de
producción, operaciones de fabricación y
operaciones de contabilidad. A pesar de su
naturaleza temporal, los proyectos pueden
colaborar en el logro de los objetivos de la
organización cuando están alineados con su
estrategia. Las organizaciones cambian a
veces sus operaciones, productos o sistemas
mediante la creación de iniciativas de negocio
estratégicas. Los proyectos requieren la
dirección de proyectos, mientras que las
operaciones necesitan la gestión de procesos
de negocio o la gestión de operaciones.
ROL DEL DIRECTOR DEL PROYECTO
El director del proyecto es la persona
asignada por la organización ejecutante para
alcanzar los objetivos del proyecto. El rol del
director del proyecto es diferente del de un
gerente funcional o del de un gerente de
operaciones. Por lo general, el gerente
funcional se dedica a la supervisión gerencial
de un área técnica o administrativa, mientras
que los gerentes de operaciones son
responsables de una faceta del negocio
básico.
Según la estructura de la organización, el
director del proyecto puede estar bajo la
supervisión de un gerente funcional. En otros
casos, el director del proyecto puede formar
parte de un grupo de varios directores de
proyecto que rinden cuentas a un director del
programa o del portafolio, quien en última
instancia es el responsable de los proyectos
de toda la empresa. En este tipo de
estructura, el director del proyecto trabaja
estrechamente con el director del programa o
del portafolio para cumplir con los objetivos
del proyecto y para asegurar que el plan del
proyecto esté alineado con el plan global del
programa.
FACTORES
EMPRESA
AMBIENTALES
DE
LA
IV. CONCLUSIONES

Los factores ambientales de la empresa se
refieren a elementos tangibles e intangibles,
tanto internos como externos que rodean el
éxito de un proyecto o influyen en él. Estos
factores pueden provenir de cualquiera de las
empresas implicadas en el proyecto. Los
factores ambientales de la empresa pueden
aumentar o restringir las opciones de la
dirección de proyectos, y pueden influir de
manera positiva
o negativa sobre el
resultado. Se consideran entradas para la
mayoría de los procesos de planificación.
Entre los factores ambientales de la empresa,
se incluyen:
•
Procesos, estructura y cultura de la
organización.
• Normas de la industria o gubernamentales
(por ej., regulaciones del organismo de
control, códigos de conducta, normas de
producto, normas de calidad y normas de
fabricación).
•
Infraestructura (por ej., instalaciones
existentes y bienes de capital).
• Recursos humanos existentes (por ej.,
habilidades, disciplinas y conocimientos como
los relacionados con el diseño, el desarrollo,
las leyes, las contrataciones y las compras).

Se
entendió
los
conceptos
fundamentales relacionados con la
dirección de proyectos.
Se ampliaron los conceptos básicos
del concepto de programa, el cual
permite irnos adentrando en la
metodología de la dirección de
proyectos con lenguaje claro y
conciso.
V.BIBLIOGRAFIA
Guía de los Fundamentos para la Dirección
de Proyectos (Guía del PMBOK®)—Cuarta
edición