WriteImage CEP Proyectos de cambio bajo control

Casos de Éxito Microsoft
Microsoft® Office Project 2003
Ingeniería del motor en
un entorno colaborativo
Resumen
País: España
Sector: Industria
Perfil del Cliente
Nissan registró en 2003 unos beneficios
de 6.290 millones de euros y vendió más
de tres millones de coches.
Situación
Para gestionar los cambios de ingeniería,
utilizaba documentos en papel y
herramientas informáticas muy básicas.
Solución
Nissan ha implantado una solución de
administración de proyectos basada en
Microsoft Enterprise Project Management,
que permite gestionar los cerca de 4.000
cambios de ingeniería anuales.
Beneficios
 Reducción de tiempo y costes.
 Sistemas robustos, integrados y de
futuro.
 Escalabilidad y productividad.
 Facilidad de uso y aprendizaje.
“Gracias a Microsoft Enterprise Project Management
hemos creado una plataforma que nos permite controlar
cada paso de la compleja introducción en fábrica de los
cambios de ingeniería en los vehículos de producción.
Miguel Ángel Martorell, jefe de departamento del Design Change Control (DCC) de Nissan.
La solución Microsoft Enterprise Project Management ha sido
determinante en la creación de la plataforma Design Change
Collaborative Management de Nissan Motor Ibérica, S.A., una
herramienta que permite planificar, coordinar y controlar todo el
complejo proceso de cambios de ingeniería que experimenta un
coche antes de salir de la fábrica. De las tradicionales carpetas de
papel y las clásicas herramientas informáticas que almacenaban la
información relativa a cada proceso, se ha pasado a trabajar
exclusivamente con una aplicación web en la que la información se
encuentra digitalizada y perfectamente visible para que todos los
actores implicados puedan consultarla cuando lo necesiten.
“EPM noselhaprimer
“Durante
permitido
año
de utilización
crear
una plataforma
de la
nueva plataforma
totalmente
amigable
basada
cuyo
funcionamiento
en la tecnología
ha
de Microsoft
sido
aprendido
esperamos
por los
conseguirsin
usuarios
undemasiado
ahorro de
880.000 euros”.
esfuerzo”.
Jordi Roca,
Miguel
Ángel
director
Martorell,
asociado
jefe dedeDesign
Accenture.
Change
Control (DCC) de Nissan.
Situación
Un coche está formado unas 4.000 mil
piezas. Cualquiera de ellas es susceptible
de sufrir modificaciones durante el proceso
de fabricación por motivos como la mejora
de su calidad o montabilidad, la reducción
de costes o la necesidad de adaptación a
una nueva demanda del mercado. Por
mínimos que sean, efectuar estos cambios
de ingeniería es complejo, ya que en ellos
están implicados numerosos
departamentos (Diseño, Control de
Producción, Calidad, Ingeniería de
Producción, Logística, Movimiento de
Materiales…), fábricas del grupo y
proveedores externos, entre los que es
difícil la interacción.
Para gestionar de forma óptima las
modificaciones de ingeniería, tanto de
nuevos proyectos como de los que están
en producción, Nissan Motor Ibérica, S. A.
creó en 1994 el departamento Design
Change Control (DCC). La compañía se
percató de la necesidad de que una unidad
central de fábrica se encargara de
coordinar la gestión de los cambios y
mediar entre las partes implicadas.El
principal objetivo era que se cumplieran
correctamente los plazos establecidos y
que el resultado final tuviera la máxima
calidad. “Tenía que ser un departamento
con una visión global del proceso, capaz de
establecer las prioridades y repartir las
urgencias entre los responsables de un
cambio, y todo ello manteniendo el control
de los objetivos de la compañía”, señala
Miguel Ángel Martorell, jefe de
departamento del DCC de Nissan.
Uno de los primeros y más significativos
cambios que introdujo este nuevo
departamento fue el trabajo por procesos.
Un proceso está formado por todas las
actividades necesarias para realizar un
cambio, tareas que son realizadas por los
distintos departamentos de la compañía.
“Cada proceso pasó a estar definido,
parametrizado y acotado a través de una
serie de etapas concretas que hay que
cumplir, y todo ello coordinado en su
totalidad por el DCC”, señala Martorell.
Solución
En 2002, el responsable del DCC y el resto
de los departamentos de NMISA se dieron
cuenta de que el trabajo diario se podía
mejorar mediante el uso de las nuevas
Tecnologías de la Información. En los
últimos años se habían hecho patentes
significativas oportunidades de
optimización en la gestión de los procesos:
retrasos en los plazos de introducción de
los cambios de ingeniería; existencia de
demasiadas tareas administrativas
manuales sin valor añadido, que exigían
muchos recursos humanos; baja calidad
de la información por la existencia de
bases de datos muy dispersas, no
compartidas y de difícil acceso; mala
comunicación entre los departamentos y
los proveedores, o la dificultad y lentitud
para reaccionar ante un problema.
Por ello, decidieron encomendar a
Accenture la creación de una plataforma
tecnológica que ayudara a gestionar y
coordinar la introducción de los cambios
de ingeniería los procesos de fábrica. “Una
vez identificado el problema, lo primero
que hicimos fue analizar los
requerimientos que debía tener la nueva
solución tecnológica. Llegamos a la
conclusión de que debía estar abierta a
Internet, enmarcada en un entorno muy
colaborativo, que facilitara la creación de
una única base de datos, que obligara a
cumplir unos plazos previamente
establecidos, que ofreciera una gestión
documental y que, por supuesto, tuviese
unos costes razonables”, explica Jordi
Roca, director asociado de Accenture.
Con estas premisas iniciales, los analistas
de Accenture iniciaron la búsqueda de la
solución que cumpliese estos requisitos.
Primero investigaron aplicaciones estándar
de gestión de expedientes, así como
soluciones de desarrollo a la medida, pero
pronto descubrieron que Microsoft
“EPM ofrece mejoras
sustanciales, como
acceso a través de
Internet y una serie
de interesantes
prestaciones, como
una base de datos
ampliable, un productivo
workflow y una
excelente capacidad
documental”.
Jordi Roca, director asociado de Accenture
Enterprise Project Management (EPM), una
solución que proporciona visibilidad,
conocimiento y control de todos los
proyectos y recursos de una organización,
era la idónea como base para el desarrollo
de esta nueva herramienta.
“Nos dimos cuenta de que cada cambio de
ingeniería es un proyecto diferente, por lo
que vimos claro que una herramienta
basada en EPM resultaba perfecta para
solucionar las necesidades planteadas por
el departamento DCC de Nissan”, apunta
Roca. “EPM posee todo el motor
característico de Microsoft Office Project,
pero con mejoras sustanciales como
acceso a través de Internet y unas
interesantes prestaciones, como una base
de datos ampliable, un productivo workflow
y una excelente capacidad documental, por
lo que era la solución ideal sobre la que
crear una capa de desarrollo a medida que
se adaptara a las necesidades de Nissan”,
continúa.
Así comenzó el desarrollo de la plataforma
Design Change Collaborative Management
(DCCM), que duró cuatro meses y que se
puso en marcha en enero de 2004. El
resultado ha sido una solución de
administración de proyectos que permite
gestionar los cerca de 4.000 cambios de
ingeniería que Nissan Motor Ibérica, S.A.
realiza al año. DCCM está dividida en
cuatro etapas que cubren todas las fases
necesarias para la gestión de implantación
de un cambio de ingeniería: Análisis
(captura y análisis de datos, y
establecimiento de prioridades o
urgencias), Planificación (plan de
actividades y tareas, y asignación de
fechas y responsables), Control y
Validación (seguimiento de la planificación,
control de incidencias, coordinación,
replanificación, gestión de información y
mantenimiento de comunicaciones),
Ejecución y Cierre (evaluación y reporting,
feedback crítico y acciones de mejora).
“La premisa básica que rige esta
herramienta es que el proceso global tiene
que estar siempre controlado, siendo el
propio sistema el que debe ser capaz de
informar a cada sobre cuándo tiene que
hacer las cosas y de cuánto tiempo
dispone para ello”, señala Martorell, que
también destaca la visibilidad de la
información: “Los datos están siempre
disponibles, por lo que todos los
departamentos implicados en un cambio
de ingeniería saben al instante el estado
en el que se encuentra el proceso”.
La introducción de esta plataforma basada
en Microsoft Enterprise Project
Management Solution ha supuesto una
transformación total de la gestión de los
cambios de ingeniería en Nissan. De las
tradicionales carpetas de papel y bases de
datos departamentales en Microsoft Excel
y Microsoft Access, que almacenaban la
información parcial relativa a cada etapa
del proceso, se ha pasado a trabajar
exclusivamente en una aplicación web en
la que toda la información está digitalizada
y es perfectamente visible para que todos
los actores implicados puedan consultarla.
“La herramienta está concebida como una
solución de escritorio de trabajo, de
manera que las acciones a realizar y los
datos están disponibles de forma
personalizada y en tiempo real en la
interfaz de cada usuario, lo que mejora la
trazabilidad, la estandarización y la
estabilidad de todo el proceso”, señala
Martorell.
Gracias a DCCM, el coordinador del DCC
recibe la información sobre cada cambio
procedente del departamento de Diseño, la
analiza, evalúa la urgencia y prioridades y
la entrega al instante a través de la propia
herramienta a los responsables de los
departamentos y proveedores implicados;
en total, 200 personas. “Es una
herramienta colaborativa de gestión
operativa y documental integrada que
permite que cada uno asuma la
responsabilidad de sus acciones y sus
datos y que incorpora indicadores de cada
actividad, de tal manera que si los plazos
no se cumplen, saltan alarmas”, añade el
“La evolución está
garantizada; a EPM se le
pueden integrar piezas
adicionales, como
Microsoft SharePoint
Portal Server o Microsoft
BizTalk Server. Esto es
un valor añadido clave ”.
Miguel Ángel Martorell, jefe de departamento
del DCCC de Nissan.
responsable de Accenture. “Siempre he
encontrado ridículo invertir el tiempo de
una persona en perseguir a otra para que
haga su trabajo en el plazo previsto; ahora
es el sistema el que lo hace”, subraya
Martorell.
se le pueden integrar piezas adiciones,
como Microsoft SharePoint Portal Server,
como gestor documental, o Microsoft
BizTalk Server, para intercambiar
información con otras arquitecturas, y esto
es un valor añadido muy importante”.
DCCM ya se utiliza para introducir las
modificaciones de los modelos que se
están fabricando en Nissan Motor Ibérica,
S.A. en Barcelona: Terrano, Tino y TrafficPrimastart-Vivaro. Para finales de 2004, en
el marco de la alianza Renault-Nissan, está
prevista su implantación en todas las
fábricas de Renault y se estudia su
introducción en otras fábricas de Nissan.
“Esto demuestra que en España somos
capaces de crear una plataforma que es
toda una novedad mundial y que
esperamos se convierta en una referencia
en el sector”, concluye Martorell.
- Escalabilidad y productividad.
El director asociado de Accenture también
subraya otros aspectos relevantes como su
escalabilidad, “que permite empezar por
un pequeño servidor y continuar con un
cluster para miles de usuarios”, y su
productividad, “ya que es posible sacarle
un tremendo partido de forma que en un
futuro se podrá afrontar con las mismas
personas un volumen mucho mayor de
cambios de ingeniería”.
Beneficios
- Reducción de tiempo y costes.
Para el responsable del departamento
Design Change Control, el principal
beneficio de negocio que Nissan ha
obtenido de la nueva plataforma basada
en la solución Microsoft Enterprise Project
Management es “la reducción del tiempo
de introducción de los cambios de
ingeniería, urgencias y obsoletos, lo que
representa un ahorro superior al 20 por
ciento anual, dada la optimización y mejora
de los tiempos de gestión interna”.
- Sistemas robustos, integrados y con
evolución de futuro.
En cuanto a los beneficios exclusivamente
tecnológicos obtenidos con EPM, Martorell
señala, en primer lugar, que la solución de
Microsoft ha permitido crear sistemas
informáticos robustos e integrados. “Era
vital que la solución fuese sólida, fiable y
estable, y la de Microsoft ha demostrado
que lo es”, indica. Jordi Roca añade la fácil
comunicación e integración con la
informática de la compañía y la capacidad
de adaptarse a las futuras evoluciones: “La
evolución futura está garantizada; a EPM
- Facilidad de uso y aprendizaje.
“EPM ha permitido crear una plataforma
amigable cuyo funcionamiento ha sido
aprendido por los usuarios sin demasiado
esfuerzo”, concluye Jordi Roca.
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de Atención al Cliente: 902 197 198. Para
acceder a más información sobre los
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Web: www.microsoft.com/spain/enterprise
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por las empresas para trabajar con
información, que proporciona el software,
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información en impacto. Para más
información sobre Microsoft Office System,
visite:
http://www.microsoft.com/spain/office
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y servicios de Accenture, llame al teléfono
915 966 000 o visite su Web:
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Fecha de Publicación: junio, 2004
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