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Código: SC-C
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
PROCESO
Seguimiento y Control
OBJETIVO DEL PROCESO O
SUBPROCESO:
Evaluar el Sistema Integrado de
Gestión
Institucional bajo el enfoque de procesos y realizar
un examen sistemático, objetivo e independiente
de las actividades, operaciones y resultados de las
áreas que conforman la entidad. Evaluar el
seguimiento de los planes de mejora que arrojan
las auditorías internas como externas.
SUBPROCESO
N/A
Garantizar la presentación oportuna, integra y
veraz de los informes de Ley que se deben
elaborar y/o requerimientos que soliciten los entes
de control, del Despacho del Ministro del Interior y
Representante Legal del Fondo para la
Participación y el Fortalecimiento de la
Democracia.
Difundir e Implementar el auto diagnostico de la
situación de control para establecer si este
funciona efectivamente o si existen desviaciones
en su operación, que afecten el objetivo para el
cual fue creada.
Determinar la calidad y efectividad de los controles
internos y permite emprender las acciones de
Mejoramiento requeridas en el Ministerio del
Interior y el Fondo para la Participación y el
Fortalecimiento de la Democracia.
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Código: SC-C
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
POLITICA DEL
PROCESO O
SUBPROCESO
Valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y
actividades del Ministerio del Interior y el Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia, el nivel de
ejecución de los planes, programas, proyectos, procesos y actividades; evaluar los resultados, detectar recomendaciones
para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización.
LÍDER
Jefe Oficina de Control Interno
PROVEEDOR
ENTRADAS
Ministro, Viceministro
y Directores de la
Entidad. (1-2-3-4-9-10)
1. Requerimientos de
la Alta Dirección
2. Programa de
Auditoria Anual
Vigente
3. Procesos
Establecidos en el
Mapa de Procesos
4. Plan Estratégico
5. Documento de
alerta previos
6. Informe de
Evaluación Previos
7. Plan de Mejora por
Procesos
8. Acciones de
Mejora Contraloría
General de la
Republica
9. Quejas y Reclamos
10. Actas de Comité
Procesos de Ministerio
del Interior. (3-4-6-7-9)
Contraloría General de
la Republica (5-8)
ACTIVIDADES
1.Procedimiento Auditoria
RESPONSABLE
SALIDAS
CLIENTES
Jefe de la Oficina de
Control Interno
1. Memorando de
Citación de
Auditores
2. Programa
Anual de
Auditores.
3. Listado de
Auditores de
Calidad
4. 4 Listas de
Asistencia
5. Actas de
Reunión
6. Plan de
Mejoramiento
7. Lista de
Verificación
8. Informes de
Auditoria
9. Evaluación de
resultados del
Subproceso
Administración del
Sistema Integrado de
Gestión(1-3-6-8)
Coordinador del
Grupo de Gestión de
Auditorias de Calidad
y Coordinación
Sectorial.
Representante de la
Alta Dirección
Equipo auditor
Auditado
Comité de Dirección
del Sistema
Integrado de Gestión
Institucional
Entidades de Control
(8)
Alta Dirección de la
Entidad (2-5-6-8)
Oficina de Control
Interno
(1-2-3-4-5-6-7-8)
Fondo para la
Participación y el
Fortalecimiento de la
Democracia (8)
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Código: SC-C
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
de Dirección de
Revisiones por la
Dirección SIGI
Ministro, Viceministro
y Directores de la
Entidad. (1-2-3-4)
Proceso de
Seguimiento y Control
(2)
Proceso de
Participación
Ciudadana (7)
Subproceso de
1. Requerimientos de
la Alta Dirección
2. Plan Estratégico
3. Documentos de
alerta previos
4. Informes de
Evaluación previos
5. Planes de
Mejoramiento
6. Acciones de
Mejora de la
Contraloría
General de la
SALIDAS
CLIENTES
SIG
10. Informe de
Auditorías
Internas de
Calidad
11. Informe
consolidado de
Auditorías
Internas de
Calidad
12. Evaluación de
resultado del
SIGI
13. Planes de
Mejoramiento
Funcional y por
Procesos
2.Auditoria Independiente de
Control Interno
Jefe de Oficina de
Control Interno
Coordinador de
Grupo de Gestión de
Evaluación y
Seguimiento.
Equipo Auditor
Auditado
1. Cronogramas
de Auditorias
de Seguimiento
y/o Evaluación
2. Lista de
Verificación
3. Cuadro
Consolidado de
Seguimiento o
Evaluación del
Plan de
Mejoramiento
reportado y
Subproceso
Administración del
Sistema Integrado de
Gestión (4-5-6)
Entidades de
Control(5)
Comité de Dirección
SIGI (6)
Jefe de Oficina de
Control Interno
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Versión: 05
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Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
PROVEEDOR
ENTRADAS
Seguimiento y Control
(3-5)
Republica
7. Quejas y reclamos
8. Actas de Comité
de Dirección de
revisiones por la
Dirección SIGI
Entidades de
Control(3-4-6)
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Subproceso de
Administración del
Sistema Integrado de
Gestión Institucional –
Despacho del Ministro
(8)
Contraloría General de
la República (6)
Proceso de
Planeación y
Direccionamiento (1-2)
Subproceso de
Seguimiento y Control
(3-5)
Entidades de Control
(1)
Subproceso de
1. Plan de
Mejoramiento de
la Contraloría
General de la
Republica
2. Información para
la Evaluación
Independiente
3. Planes Programas
y Proyectos
4. Plan Estratégico
del Ministerio del
3.Evaluación de los Sistemas de
Control Interno y Control Interno
Contable
Jefe y Profesionales
designados de la
Oficina de Control
Interno
Comité del Sistema
de Control Interno
SALIDAS
CLIENTES
ajustado
4. Memorando
remisorio del
Informe de
Seguimiento o
Evaluación
5. Informe de
Auditorias de
Seguimiento o
Evaluación a
Planes de
Mejoramiento
6. Consolidación
y presentación
de Informes de
Auditoría de
Seguimiento y
Evaluación
(1-3-5-6)
1. Informe de
Evaluación al
Sistema de
Control Interno
2. Acta de Comité
de Control
Interno y de
Calidad
3. Plan de
Mejoramiento
4. Informe de
Evaluación al
Representantes
Legal del Ministerio
del Interior y del
Fondo
para
la
Participación y el
Fortalecimiento de la
Democracia (1-2-3-4)
Directores y Jefes de
áreas (1-3)
Entidades de Control
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Código: SC-C
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
PROVEEDOR
Administración del
Sistema Integrado de
Gestión Institucional –
Despacho del Ministro
(4-5)
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Interior
5. Indicadores
SIGOB
Contraloría General de
la Republica (6)
Ministro, Viceministro
y Directores de la
Entidad. (1-2-3-4)
Proceso de
Seguimiento y Control
(5-9)
Entidades de
Control(5-9)
Subproceso de
Administración del
Sistema Integrado de
Gestión Institucional –
Despacho del Ministro
(2-8)
Despacho del Ministro
(8)
1. Plan de
Mejoramiento de
la Contraloría
General de la
Republica
2. Información para
la Autoevaluación
3. Planes,
Programas y
Proyectos
4. Plan Estratégico
del Ministerio del
Interior
5. Indicadores
SIGOB
4.Autoevaluaciòn de Control
Oficina de Control
Interno
Directores y/o Jefes
de Dependencia
Funcionarios lideres
designados en cada
dependencia
SALIDAS
CLIENTES
Control Interno
Contable
5. Encuesta de
Evaluación al
Sistema de
Control Interno
6. Cuadro de
Tabulación
(1-4)
1. Actas de
Comité de
Dirección- SIGI
2. Memorando de
Inicio de
Autoevaluación
3. Envió de
Cuestionarios a
funcionarios
4. Encuestas
respondidas
5. Documentos de
análisis de
Autoevaluación
6. Formatos de
Acciones y
Planes de
Mejoramiento
7. Planes de
Mejoramiento
Ministro,
Viceministro,
directores, jefes y/o
coordinadores de
Grupo (2-6)
Coordinadores
y
Jefes de la Oficina
de Control Interno (12-3-4-5-6)
Procesos del
Ministerio del
Interior (6-7)
Representante Legal
de la Entidad y del
Fondo para la
Participación y el
Fortalecimiento de la
Democracia (1-6-7)
Subproceso
Administración del
Sistema Integrado de
Gestión (1-2-5-7)
Contraloría General de
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Código: SC-C
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDAS
la República (3-4-9)
Áreas Responsables
de entregar
información (2)
Proceso de
Seguimiento y Control
(1-3)
Subproceso
Administración del
Sistema Integrado de
Gestión Institucional
(1)
CLIENTES
Entidades de Control
(7)
1. Auditorías
Realizadas
2. Informes
Requeridos
3. Evidencias y
papeles de trabajo
5.Rendición de Informes y/o
Requerimientos de los Entes de
Control
Jefe de la Oficina de
Control Interno
Funcionario
Designado de la
Oficina de Control
Interno
Ministro del Interior
y/o
Jefe de la Oficina de
Control Interno
1. Informe de Ley
y/o
Requerimiento
Entidades de Control
(1)
Despacho del
Ministro (1)
Fondo para la
Participación el
Fortalecimiento de la
Democracia
Contraloría General
de la Republica (1)
Secretario General
Presidencia de la
Republica (1)
Departamento
Administrativo de la
Función Pública (1)
Procuraduría
General de la Nación
(1)
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Código: SC-C
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
DOCUMENTOS INTERNOS
TIPO
CODIGO
TÍTULO
1. Procedimiento
SC-P-01
Auditorías Internas de Calidad
2. Procedimiento
SC-P-02
Auditorias Independientes de Control Interno
3. Procedimiento
SC-P-03
Auditorias de Seguimiento y/o Evaluación a Planes de Mejoramiento
4. Procedimiento
SC-P-04
Evaluación de los Sistemas y Control Interno Contable
5. Procedimiento
SC-P-05
Autoevaluación de Control
6. Guía
SC-G-01
Guía para la Elaboración de Informes de Ley de la Oficina de Control Interno
DOCUMENTOS EXTERNOS
TIPO
NÚMERO
FECHA
1. Ley
87
29 de noviembre de 1.993
2. Ley
872
Diciembre 30 de 2003
TÍTULO
Por la cual se establecen normas para el
ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del Estado y se
dictan otras disposiciones
Por la cual se crea el Sistema de Gestión
de la Calidad en la Rama. Ejecutiva del
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Código: SC-C
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
TIPO
NÚMERO
FECHA
TÍTULO
Poder Público
3. Decreto
4110
13 de diciembre de 2004
4. Decreto
1599
23 de mayo de 2005
5. Decreto
2145
Noviembre 4 1999
6. Resolución
0227
29 de enero de 2009
SC-G-01
Septiembre de 2009
7. Guía
REGISTROS
Auditoría Interna de Calidad




Por el cual se reglamenta la Ley 872 de
2003 y se adopta la Norma Técnica de
Calidad en la Gestión.
Por el cual se adopta el Modelo Estándar
de Control Interno para el Estado
Colombiano
Por el cual se dictan normas sobre el
Sistema Nacional de Control Interno de
las Entidades y Organismos de la
Administración Pública del Orden Nacional
y
Territorial
y
se
dictan
otras
disposiciones.
Por la cual se crea los grupos de trabajo
en la estructura funcional interna del
Ministerio del Interior Coordinaciones de la
Oficina de Control Interno
Rol de las Oficina de Control Interno
INDICADORES
Los indicadores de proceso se encuentran relacionados en
la Matriz para la Gestión de Indicadores de Proceso.
Memorandos de citación a auditores.
Programa anual de auditorias
Listado de Auditores de calidad
Listas de asistencia.
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Código: SC-C
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
REGISTROS






INDICADORES
Actas de reunión.
Acciones de mejora miento
Plan de Mejoramiento Funcional y por procesos
Listas de verificación
Evaluación de Resultados del SIGI
Traslados de Hallazgos a otros procesos
Auditoría Independiente de Control Interno







Programa Anual de Auditorias Independientes de Control Interno
Plan para la Auditoria Independiente de Control Interno
Papeles de trabajo
Informe de Auditoría Independiente de Control Interno
Memorandos
Formatos diligenciados de Acciones de Mejoramiento SI-P-04-F01
Plan de Mejoramiento Funcional o por Procesos SI-P-04-F02
Autoevaluación del Control






Actas de comité de Dirección-SIGI
Memorando de Inicio de Autoevaluación
Encuestas respondidas
Documentos de análisis de Autoevaluación
Formatos de acciones y planes de mejoramiento.
Planes de mejoramiento
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Código: SC-C
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
REGISTROS
INDICADORES
Evaluación de los Sistemas de Control Interno y Control Interno
Contable




Informe de Evaluación al Sistema de Control Interno
Acta de Comité de Control Interno y de Calidad.
Plan de Mejoramiento de evaluación
Informe de Evaluación al Sistema de Control Interno Contable
Rendición de Informes y/o Requerimientos de los entes de
Control



Memorandos de Solicitud de Información
Informe ley o requerimiento
Oficios remisorios
HUMANOS
1.- Grupo de Evaluación y Seguimiento a
Procesos
2.- Grupo de Seguimiento y Evaluación a los
sistemas de control interno y SIGI
3.- Auditores de Calidad Certificados y
Actualizados.
RECURSOS
FÍSICOS
1.- Suministro de papel para impresora y
elementos de Oficina.
TECNOLÓGICOS
1.- Computador adecuado para cada
funcionario
2.- Impresora adecuada
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Código: SC-C
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
INFORMES DEL PROCESO
NOMBRE INFORME
RESPONSABLE DE SU
ELABORACIÒN
RESPONSABLE DE REVISAR
Y/O AUTORIZAR
UBICACIÒN TRD
Informe de Auditoria
Auditor Líder Designado
Coordinador y/o jefe de Oficina
1202
Informe de Auditoria
Auditor Líder Designado
Coordinador y/o jefe de Oficina
1201
Según Requerimiento
Funcionario Designado
Coordinador y/o jefe de Oficina
1200
Según Seguimiento
Funcionario Designado
Coordinador y/o jefe de Oficina
1201
Informe Ejecutivo sobre el
Estado de Control interno
Funcionario Designado
Coordinador y/o jefe de Oficina
1200
Informe de Evaluación
Funcionario Designado
Coordinador y/o jefe de Oficina
1202
ADMINISTRACIÒN DEL RIESGO
Los riesgos del proceso se relacionan en el Mapa de Riesgos por procesos del Ministerio del Interior en la página Web
www.mininterior.gov.co
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
25/11/2008
CAMBIO
Se adopto la caracterización del Sub-Proceso Evaluación y Seguimiento dentro del Proceso Sistema
integrado de Gestión Institucional
VERSIÓN
01
Se modifico la caracterización del proceso de Seguimiento y control con base en el mapa de proceso, ya
que paso de ser un Subproceso a un proceso.
01/10/2009
02
Se eliminaron los siguientes procedimientos:
1. “Fomento de la Cultura de Autocontrol” (PT-OCI-001)
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Código: SC-C
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
FECHA
CAMBIO
2.
3.
4.
5.
VERSIÓN
“Acompañamiento y Asesoría” (PT-OCI-003),
“Informe de Austeridad y Eficiencia del Gasto Publico” (PT-OCI-005)
“Consolidación Informe “Rendición de la Cuenta al Culminar la Gestión” (PT-OCI-009)
“Arqueos de Caja Menor” (PT-OCI-010)
Se Modificaron los siguientes Procedimientos:
1. El procedimiento “Informes Internos Sobre Sistemas y Practicas de Gestión” (PT-OCI-002) fue
reemplazado por el procedimiento de “Auditorias Independiente de Control Interno” (SC-P-02)
2. Los procedimientos “Evaluación del Sistema de Control Interno” (PT-OCI-004) e “Informe del
Sistema de Control Interno Contable y Financiero” (PT-OCI-006) fueron reemplazados por el
procedimiento “Evaluación de los sistemas de Control Interno y Control Interno Contable” (SC-P05)
3. El procedimiento “ Seguimiento y monitoreo al plan de mejoramiento” (PT-OCI-007) fue
reemplazado por el procedimiento de Auditorias de Seguimiento y/o Evaluación a Planes de
mejoramiento” (SC-P-03)
El “Procedimiento Autoevaluación del Control” (SI-EC-P-1) fue remplazado el procedimiento
“Autoevaluación del Control” (SC-P-05)
Inclusión del “Procedimiento de Rendición de Informes y/o Requerimientos de los Entes de Control en la
caracterización (SC-P -06) en la caracterización SC-C-01 Versión 3 del 06/10/2010.
6/10/2010
03
Inclusión de la caracterización en el nuevo formato SC-C-01. Se actualizó la administración de los
riesgos.
Actualización al nuevo Formato y actualización de cambios en procedimientos
02/03/2012
Se elimina de la Caracterización los siguientes indicadores:
 (Número de Auditorías realizadas / número de auditorías programadas) por 100%
 (Número de Auditorias Independientes realizadas / número de auditorías programadas) por
04
Página 12 de13
Código: SC-C
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
FECHA
CAMBIO




VERSIÓN
100%
Autoevaluación de control realizada (Un Informe Anual)
Sistema de Control Interno Evaluado (un informe Anual)
(Numero de informes de Ley gestionados/ Informes de Ley Programados)* 100%
(Numero de planes de mejoramiento con evaluaciones y/o seguimiento / número total de planes
de mejoramiento por cumplir)* 100%.
Se remiten al Plan estratégico y el Plan de acción
14/08/2013
Se modifica la versión 4 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior y cambiar los logos
de certificación por la nueva entidad certificadora
Elaboró
Firma
Revisó y Aprobó
Firma
__________________________
______________________________
Jorge Hernando Torres R
Profesional Especializado
Gloria Inés Muñoz Parada
Jefe de la Oficina de Control Interno
05
.
TRD:
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