Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA Regional Antioquia Nombre Centro de Formación Fecha: 14 sep_2012 Versión 5 Sistema de Gestión de la Guía de Aprendizaje: 210601001 Producir los documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente Página 1 de 4 Calidad 1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE Nombre del Programa de Formación: Técnico Administrativa Nombre del Proyecto: Fase del Proyecto: Asistencia No. Ficha en Sofía: Entregable de Fase: Competencias a Desarrollar 21601001 Producir los documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente Resultados de Aprendizaje: Tiempo Estimado de 21060100102 Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el Ejecución: 280 asunto, el tipo, las funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas horas gramaticales, de semántica y de sintaxis, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación y las normas de gestión de la calidad. 21060100103 Digitar textos utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación y el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión de acuerdo con los requerimientos y las normas de seguridad y salud ocupacional. 21060100104 Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para su presentación, las de la organización, las de gestión documental y de la calidad. 2. INTRODUCCIÓN Vivimos en la era del conocimiento lo que demanda una clara comunicación tanto oral como escrita. Gran parte del trabajo que realizamos en la empresa se hace oralmente, por lo tanto es necesario que los diálogos, preguntas e instrucciones se hagan de forma clara, comprensible y cortes. Aprender a producir textos, se hace desde el mismo acto de escribir: Una buena estructura, estilo y coherencia de un texto, adquiere validez cuando éste lleva una presentación adecuada, que cautive al lector y logre animarlo para que lo lea. La presentación hace referencia tanto a los aspectos internos como a la disposición del mismo en el papel, en la pantalla del ordenador, o en el dispositivo tecnológico que se utilice. Lo importante es tener siempre presente la regla de oro, que nunca hay que olvidar, "la sencillez y la claridad". Recargar demasiado un texto con exceso de letras diferentes, efectos visuales e ilustraciones, sólo sirven de distracción, perdiéndose así el mensaje que se quiere transmitir. Presentar un texto significa disponerlo en un espacio de una página en blanco, lo cual juega un papel fundamental, ya que influye de manera decisiva en la legibilidad y comprensión del escrito, por tal razón el buen uso de los signos de puntuación, con sus normas derivadas de la ortografía, son indispensables para que la redacción sea impecable y comprensible, que no genere ambigüedad en los significados, ya que la esencia de un mensaje se puede perder por una coma colocada indebidamente o por un acento inadecuado. Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA Regional Antioquia Nombre Centro de Formación Fecha: 14 sep_2012 Versión 5 Sistema de Gestión de la Guía de Aprendizaje: 210601001 Producir los documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente Página 2 de 4 Calidad De igual forma en el trabajo de oficina, concretamente en la producción documental, hay que prestarle atención a la postura correcta para la digitalización; la posición correcta frente al computador hace que el trabajo que se realice sea ejecutado en tiempo predeterminado de forma adecuada, dinámica, armoniosa, con comodidad, sin tensiones y lo mejor, sin un desgaste muscular que pueda causar severas molestias que nos dejan inhabilitados en algunos casos de por vida. 3. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: Para desarrollar la actividad de aprendizaje, se deberá estudiar los materiales los documentos de estudio y seguir los siguientes instrucciones: Identificación de saberes previos Desarrollar auto-diagnóstico sobre carta comercial, constancia, certificado, memorando, reclamo, cobranza, cómo decir no en un documento negociable. Aprendo contextualizando la Producción de Documentos en las Organizaciones Realizar lectura a los documentos sobre la norma GTC 185. . Socializar conclusiones en puesta en común. Participar en la explicación del docente sobre norma y estilos para la elaboración de cartas, memorandos, constancia, certificado, cómo decir no en un documento negociable, cobranza y reclamo. Practico Digitación de documentos Consultar en internet herramientas gratuitas para digitar y socialice en puesta en común Elaborar hoja de vida acorde con la norma Icontec Desarrollar los ejercicios propuestos en el taller: Aprendo a Digitar. Orientados a: Mantener la posición correcta de las manos, de los dedos y del cuerpo frente al teclado; memorización del dedo y mano con que se debe presionar cada tecla, que se logra mediante la digitación repetida de grupos pequeños de letras, de palabras sencillas (con y sin tilde) y de palabras separadas por signos de puntuación Practiquemos la redacción, digitación y aplicación de normas Icontec en la producción de documentos Crear una empresa y asignarle: razón social, logotipo, slogan, ubicación geográfica, misión, visión, estructura orgánica, cargos, funciones a dependencias, diseñar imagen corporativa de la empresa Elaborar plantillas electrónicas con la imagen corporativa de la empresa y aplicación de la norma Icontec, para la elaboración de documentos que se solicitan redactar. Redactar comunicaciones con los cuales se establecerán relaciones comerciales y se comunicará la empresa al interior de las dependencias mediante la aplicación de las normas gramaticales y de redacción, en todos los casos usted hace el rol de asistente administrativo y por tanto debe identificarse en la line de transcriptor. Presentar la empresa a las demás empresas que han conformado los equipos colaborativos del grupo, ofreciendo los productos o servicios. Solicitar empleo en una de las empresas, entregar hoja de vida, carta de presentación, certificado de tiempo de servicio, constancia de empleo actual. Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA Regional Antioquia Nombre Centro de Formación Fecha: 14 sep_2012 Versión 5 Sistema de Gestión de la Guía de Aprendizaje: 210601001 Producir los documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente Página 3 de 4 Calidad l. Ambiente(s) requerido(s): Aula de informática, aula con mesas polivalentes para trabajo colaborativo Medios y Recursos requeridos: Medios: Aulas de informática, video Beam, : Documentos de estudio 4. EVALUACION Evidencias de Aprendizaje Sistema Optimizado para el Aprendizaje Activo Criterios de Evaluación Evidencias de Redacta documentos organizacionales aplicando Conocimiento las normas gramaticales, de sintaxis y las de Evaluación escrita redacción. Evaluación oral: Norma Aplica el proceso de planeación estratégica, GTC 185 orientado a la Unidad Administrativa, en las Evidencias de estrategias FA/DO para el desarrollo de los Desempeño programas de mejoramiento. Socialización informe Elabora documentos organizacionales, aplicando sobre la creación de su las técnicas de digitación; las Normas Técnicas empresa. Colombianas vigentes. Identifica la papelería en cuanto a tamaño y calidad para el proceso de Práctica de digitación y digitación y/o transcripción, de acuerdo con los elaboración de estándares internacionales. documentos legales y Elabora documentos organizacionales, aplicando Organizacionales las técnicas de digitación; las Normas Técnicas Evidencias de Producto Colombianas vigentes. Taller la empresa y la Identifica la papelería en cuanto a tamaño y calidad producción para el proceso de digitación y/o transcripción, de documental. acuerdo con los estándares internacionales. Hoja de vida Digita con precisión y velocidad documentos Informe de visita a las aplicando las técnicas de digitación. empresas Opera los equipos de digitación de acuerdo con los Textos transcriptos manuales de usuario y las normas de seguridad. . Adopta la postura corporal requerida, durante el proceso de digitación, para el desarrollo de habilidades y destrezas, de acuerdo con las normas de salud ocupacional. Auto-revisa y corrige los ejercicios digitados de acuerdo con la guía suministrada. Reproduce los documentos solicitados teniendo en cuenta las políticas de la organización.. Mantiene limpio y ordenado el lugar donde desarrolla sus actividades formativas y productivas según estándares de protección ambiental Técnicas e instrumentos de Evaluación Técnica: Preguntas y respuestas Instrumento: Cuestionario Técnica: Observación Instrumento: Lista de chequeo socialización evidencias de producto Técnica: Valoración Producto de Instrumento: Lista de chequeo para cada entregable Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA Regional Antioquia Nombre Centro de Formación Fecha: 14 sep_2012 Versión 5 Sistema de Gestión de la Guía de Aprendizaje: 210601001 Producir los documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente Página 4 de 4 Calidad Forma y fecha de entrega de las evidencias: 27 de octubre de 2012 5. GLOSARIO ICONTEC: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, es el Organismo Nacional de Normalización de Colombia. Entre sus labores se destaca la creación de normas técnicas y la certificación de normas de calidad para empresas y actividades profesionales. ICONTEC es el representante de la Organización Internacional para la Estandarización(ISO), en Colombia. 6. FUENTES Norma técnica Colombiana 1486 Guía Técnica Colombiana 185, elaboración de documentos organizacionales EDUTEKA, Técnica para aprender a digitar [Articulo en Línea]. Disponible: http://www.eduteka.org/Teclado2.php [Consulta: 2012, Mayo].Artículo elaborado por como apoyo a la herramienta “Manejo de Teclado” del Modelo Curricular Interactivo de Informática. 7. DOCENTES ASOCIADOS A LA FASE: Nombres Especialidad Consuelo Gutiérrez Comercio Martha Cecilia Gómez Servicio al Cliente Tecnología Emprendimiento 8. Guía elaborada por: Docentes Articulación Educación Media Técnica, Guía elaborada por: Consuelo Gutiérrez Lopera