Apuntes BASES DOCUMENTARIAS Prof.: Ileana Piñeyro Zibechi. 1 DOCUMENTACIÓN Las Empresas deben dejar constancia escrita de las gestiones desarrolladas en la actividad comercial. La misma se realiza a través de DOCUMENTOS o COMPROBANTES, que son fuente de información así como el respaldo para toda registración contable. Los comprobantes deben ser archivados y por tanto permiten ver la historia de las operaciones efectuadas por la empresa. - SISTEMATIZAR EL ORDENAMIENTO DE DATOS, es decir, que se establece qué datos deben contener los documentos, como por ejemplo: fecha, partes intervinientes, formas de pago, etc. Los comprobantes permiten - DESPERSONALIZA LAS OPERACIONES: es decir, que existirá una división de tareas donde uno emite el documento y deja constancia, mientras otro controla y contabiliza. - GUIA EL FLUJO DE DATOS EN LA ORGANIZACIÓN, haciendo que cumplan con todas las etapas dentro del proceso administrativo. - HECHOS ECONÓMICOS Los comprobantes registran -ACTOS ADMINISTRATIVOS HECHOS ECONÓMICOS ACTOS ADMINISTRATIVOS Son los que provocan una variación en el PATRIMONIO (son tomados por la contabilidad ej. Compra de una máquina) NO provocan variaciones en el PATRIMONIO. Aseguran el cumplimiento de los hechos económicos y los Controlan. (no son tomados por la contabilidad ej. La decisión de compra de una máquina). Apuntes BASES DOCUMENTARIAS Prof.: Ileana Piñeyro Zibechi. 2 FUNCIONES DE LOS COMPROBANTES Los comprobantes cumplen con cuatro funciones. Ellas son de índole contable, índole jurídico, de índole impositiva, y de control. DE INDOLE CONTABLE Respaldan y aseguran la correcta registración contable. Toda registración debe estar respaldada por un comprobante. Éste nos brinda información sobre la fecha en que fue emitido, cantidades y artículos que componen la operación, importes, impuestos, etc. DE INDOLE JURÍDICO La legislación da validez a las constancias de los libros de comercio cuyas anotaciones estén respaldadas por documentos que cumplan con los requisitos formales. DE CONTROL DE ÍNDOLE IMPOSITIVA Sirven para demostrar la veracidad de lo manifestado en las declaraciones juradas realizadas ante los organismos recaudadores, por ejemplo BPS y DGI. Todo sistema de control (auditorías) de las empresas realizan la revisión de los comprobantes para verificar que cumplan con las formalidades legales y la correcta registración de los mismos en los libros. CONSERVACIÓN Y ARCHIVO DE LOS COMPROBATES Los comprobantes deben ser archivados de acuerdo con el origen, compras, ventas, contado, crédito, etc. El Código de Comercio obliga al comerciante a: Conservar los Libros de contabilidad por un lapso de 20 años luego de finalizada sus actividades. Esta obligación alcanza a los sucesores en caso de fallecimiento. No dice nada con respecto a documentos, por lo que se debe recurrir al Código Tributario. El Código Tributario establece: Que los comerciantes deben conservar los comprobantes por un lapso de 5 años cuando se hayan presentado declaraciones juradas para el pago de los impuestos. Cuando no haya presentado declaración jurada el lapso de conservación es de 10 años. Pasado estos plazos las obligaciones tributarias prescriben por lo que el Estado pierde los derechos a cobrar los impuestos. Apuntes BASES DOCUMENTARIAS Prof.: Ileana Piñeyro Zibechi. 3 DOCUMENTACIÓN COMERCIAL Clasificación de los Comprobantes Se pueden clasificar de varias formas: SEGÚN EL USO Y DESTINO DE LOS MISMOS INTERNOS: son aquellos que nacen en la Empresa y circulan dentro de la misma. Estos documentos no llegan a manos de otras empresas (públicas o privadas) ni a particulares. Dentro de estos documentos encontramos el Pedido Seccional, Vale de Caja, etc. EXTERNOS: son aquellos que nacen en la Empresa y salen de la misma relacionándola con otras ya sean públicas o privadas. Un ejemplo de estos documentos son la Boleta de Contado, la Factura de Crédito, etc. SEGÚN LA AUTONOMÍA O FINALIDAD RESPECTO DE LAS OPERACIONES COMERCIALES QUE LE DAN ORIGEN DOCUMENTOS PROBATORIOS: son aquellos en los que se deja constancia de las operaciones realizadas. Indican las personas que intervienen, tipo de operación realizada, condiciones de las mismas, etc. BÁSICOS: son los que la empresa debe tener para documentar las operaciones más comunes. Estos documentos se contabilizan como ser : la Boleta de Contado, la Factura de Crédito, Notas de Ajuste). Se dividen en COMPLEMENTARIOS: no son obligatorios, las empresas los adoptan de acuerdo a sus necesidades, estos documentos no se contabilizan. Ejemplo de ellos son el Pedido Seccional, la Orden de Venta. TÍTULOS DE CRÉDITO o VALOR: son aquellos que por su fácil circulación reemplazan a la moneda. Tienen por objeto una suma de dinero líquida y exigible, en una fecha cercana y a veces a la vista. Nos permiten ejercitar el derecho literal y autónomo que en ellos se consigna. Dentro de ellos encontramos el Conforme, el Vale, el Cheque, la Letra de Cambio etc Apuntes BASES DOCUMENTARIAS Prof.: Ileana Piñeyro Zibechi. 4 CLASIFICACIÓN DE LOS TÍTULOS DE CRÉDITO O VALOR Representativos de dinero: en ellos constan la obligación de pagar una suma de dinero. PROMESAS DE PAGO son aquellos en los que una de las parte reconoce una deuda y se compromete a pagarla en un plazo determinado, expresado en el mismo. (conforme, vale) Se dividen ORDENES DE PAGO son aquellos en los que una de las partes ordena a otra, el pago de suma de dinero a una tercera persona, ya sea a la vista o en un plazo estipulado. (cheque, letra de cambio) Representativos de mercaderias: se utilizan para documentar el contrato de transporte de mercadería (guías, conocimiento de embarque, etc.) DISPOSICIONES GENERALES DE LOS DOCUMENTOS PROBATORIOS Los comerciantes deben cumplir con los siguientes requisitos para imprimir su documentación comercial: Una vez inscripto en el Registro Único de Comerciantes, deberá solicitar la “CONSTANCIA PARA IMPRESIÓN”, la que deberá en entregar a la Imprenta en un plazo de 15 días (pasado este pierde validez). La “CONSTANCIA PARA IMPRESIÓN” es numerada y es extendida en dos vías, el original va a la imprenta y la copia queda en poder del comerciante debiéndola conservar hasta la prescripción de los impuestos. La Imprenta debe estar habilitadas por la DGI. VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS La documentación podrá ser utilizada dentro del término de dos años a contar de la fecha de impresión (MES y AÑO) que aparece en el pie de imprenta Apuntes BASES DOCUMENTARIAS Prof.: Ileana Piñeyro Zibechi. 5 REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT) Es el número que otorga la DGI al comerciante cuando se afilia. Es único, irrepetible y no se transfiere. Se compone de 12 dígitos. 21. 123.456.0010 21 – Indica el lugar de inscripción y radicación de la empresa (21 corresponde a Montevideo) 123.346 – Son números secuenciales que otorga la DGI. Es el número real de la empresa. 001 – Indica la cantidad de sucursales con contabilidad propia que tiene la empresa. 0 – Este es un número digito verificado. Nos indica el vencimiento del día de pago. NUMERO CORRESPONDIENTE A CADA DEPARTAMENTO CÓDIGO DEPARTAMENTO 01 ARTIGAS 02 CANELONES 03 CERRO LARGO 04 COLONIA 05 DURAZNO 06 FLORES 07 FLORIDA 08 LAS PIEDRAS 09 LAVALLEJA 10 MALDONADO 11 PANDO 12 PAYSANDÚ 13 RÍO NEGRO 14 RIVERA 15 ROCHA 16 SALTO 17 SAN JOSÉ 18 SORIANO 19 TACUAREMBÓ 20 TREINTA Y TRES 21 MONTEVIDEO Apuntes BASES DOCUMENTARIAS Prof.: Ileana Piñeyro Zibechi. 6 Compra-Venta (una persona se obliga a transferir a otra una propiedad, y esta última se compromete a recibirla y a pagar un precio por la misma.) OPERACIONES COMERCIALES Venta de Bienes y Servicios (se refiere a la venta que tiene por objeto principal la empresa). Permuta (cuando una persona se obliga a transferir a otra persona la propiedad de una cosa, a Cambio de que éste le de la propiedad de otra. BOLETA CONTADO Se utiliza en la compra-venta. Documento probatorio. De trámite externo. Se contabiliza. Forma parte de los comprobantes de caja. Finalidad. Es documenta las ventas contado de la empresa, que pueden ser: 1. Contado Inmediato (se entrega la mercadería y se recibe el importe). 2. Contado Diferido (se entrega la mercadería y se recibe el importe en un corto plazo). 3. Contado Contra-Reembolso (se entrega la mercadería a un transportista y se abona luego de ser recibida) ELEMENTOS CONSTITUTIVOS Son obligatorios para que el documento tenga validez. Ángulo superior izquierdo: 1. Razón social o nombre comercial. 2. Domicilio fiscal. Ángulo superior derecho: 1. 2. 3. 4. Número de R.U.T. Numeración correlativa impresa. Nombre del comprobante. Recuadro que identifica si el comprador es contribuyente de I.V.A. o un consumidor final. Apuntes BASES DOCUMENTARIAS Prof.: Ileana Piñeyro Zibechi. 7 R.U.T. COMPRADOR CONSUMO FINAL Cuando el emisor es una pequeña empresa el recuadro es diferente: CONTRIBUYENTE COMPRENDIDO EN EL LITERAL E) DEL ART. 26 DEL TÍTULO 4 DEL T. O. 1996 Ángulo inferior izquierdo: 1. Constancia de estar al día con el IVA. 2. Pie de imprenta, contiene: - Nº de RUT de la imprenta. - Nº de constancia. - Fecha de impresión - Nombre, serie y número inicial y final del documento impreso. - Nº de vías impresas (mínimo exigido 2) - Leyenda “Imprenta Autorizada”. Ángulo inferior derecho: 1. Identificación de original o copia. 2. Destino de cada vía. Sin ubicación predeterminada: 1. Fecha de emisión 2. Nombre y domicilio del comprador. 3. Detalle de mercaderías o servicios, con identificación de cantidades. 4. Precio unitario y final. 5. Impuestos discriminados. EMISIÓN POR MÁQUINA REGISTRADORA DE CAJA (Tickets). Pueden emitir Tickets: Farmacias Bares Heladerías Quioscos Casas de juegos electrónicos Supermercados Almacenes Carnicerías locales que vendan artículos Fiambrerías comestibles Panaderías Fábricas de pastas. Apuntes BASES DOCUMENTARIAS Prof.: Ileana Piñeyro Zibechi. 8 Quienes no estén comprendidos en estas actividades pueden solicitar permiso a la DGI. CONTENIDO DEL TICKET: 1. Nombre o razón social del emisor. 2. Domicilio fiscal donde es utilizada la máquina. 3. Número de RUT del emisor. 4. Fecha de la operación. 5. Número correlativo de operación 6. Importes parciales y totales. 7. Se extiende en una sola vía que es entregada al comprador. 8. El ticket no sirve para descontar IVA. Cuando el comprador solicita una boleta de contado en sustitución del ticket a efectos de la registración si el mismo ya se hubiera emitido se adjunta a la vía de la boleta de contado que queda en poder del emisor y se anota en ésta el número de ticket. FACTURA DE CRÉDITO: Se utiliza en la compra-venta. Documento probatorio. De trámite externo. Se contabiliza. Su finalidad es documentar las ventas a crédito simple. Debe ser firmada por el deudor o representante legal. De esta manera se convierte en un título valor y en caso de no ser abonada por el deudor permite al acreedor efectuar un juicio ejecutivo para su cobro. Debe tener fecha de vencimiento para el pago del crédito. Los elementos constitutivos son los mismos que el de la boleta. FACTURA PROFORMA: Se utiliza a nivel internacional para importación y exportación de mercaderías. Incluye: Descripción de la mercadería. Precio unitario. Tipo de embalaje requerido. Medio de transporte utilizado. Tamaño de los paquetes. Responsable de los gastos aduaneros. FACTURACIÓN CON EQUIPOS IMFORMÁTICOS: Deberá cumplir las formalidades establecidas por la DGI, con la diferencia que estos documentos contienen dos numeraciones: Apuntes BASES DOCUMENTARIAS Prof.: Ileana Piñeyro Zibechi. 9 Una es la que esta impresa. Otra la que le da la máquina junto al tipo de documento. Hay que tener en cuenta que se puede estar emitiendo una boleta de contado e inmediatamente una factura de crédito. NOTAS DE AJUSTE Son Notas de Ajustes los siguientes documentos: DEVOLUCIÓN CONTADO, NOTA DE DÉBITO Y NOTA DE CRÉDITO DEVOLUCIÓN CONTADO: Este documento es usado cuando la empresa vendedora acepta devoluciones de mercadería. Se le puede denominar también “nota de crédito contado” o “contado negativo”. El formato del documento es igual al de la boleta contado. Es una Nota de Ajuste NOTA DE DÉBITO: Documento probatorio. De trámite externo. Se contabiliza. Documenta un débito en la cuenta corriente del cliente, siempre que este no sea por concepto de mercaderías, ni servicios, ni maquinaria. Se emite en los siguientes casos: Intereses o recargos por financiación o por mora. Errores en la factura en menor valor Gastos originados por envío de mercadería.(fletes) Elementos constitutivos: son los mismos que los de la boleta. Apuntes BASES DOCUMENTARIAS Prof.: Ileana Piñeyro Zibechi. 10 NOTA DE CRÉDITO: Documento probatorio. De trámite externo. Se contabiliza. Documenta un crédito en la cuenta corriente del cliente. Se emite en los siguientes casos: Devolución de mercadería o envases. Rebajas o descuentos, realizados después de emitida la factura. Errores en la factura en mayor valor. Elementos Constitutivos: son iguales que la boleta. RECIBO OFICIAL Lo definimos como: Documento probatorio. De trámite externo. Se contabiliza. Es una constancia escrita donde se declara haber recibido una cosa o dinero. Forma parte de los documentos de caja. Requisitos legales: 1. Nombre o razón social 2. Domicilio fiscal 3. Número de RUC 4. Nombre del comprobante. 5. Numeración correlativa impresa. 6. Nombre de la persona que efectúa el pago. 7. Firma de la persona que recibe. 8. Pie de imprenta. 9. Lugar y fecha de emisión. 10. Importe en números y letras. 11. Detalle en el pago si es efectivo o cheque, en éste caso establecer el número y al Banco a cual pertenece. 12. Concepto que motiva el pago.