Control de los documentos

Procedimiento General
Revisión: 4
R-PG-4.2.3-01
Fecha de vigencia:
Gestión y Control de los Documentos y Registros de la
22-06-06
Calidad
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1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Desarrollo
5. Registros de la calidad
6. Anexos
7. Documentos relacionados
Revisó
Representante de la Dirección
Aprobó
Gerencia General
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1) OBJETIVO
El objetivo del presente Procedimiento General es detallar la metodología que ha implementado y mantiene
RODE S.R.L. para la gestión y el control de los documentos y registros de su Sistema de la Calidad.
2)
ALCANCE
A toda la documentación referida a las áreas y actividades, involucradas en el Sistema de Gestión de la
Calidad.
3)
DEFINICIONES
SGC: Sistema de Gestión de la Calidad
Copia Controlada de los documentos del S.G.C.: es la copia del documento que está en vigencia en el
Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa. Asegurándose su distribución y actualización cuándo y a
quién correspondiere.
Copia Controlada de los documentos de la empresa: es la copia del documento que está en vigencia en el
área técnica y administrativa de la empresa. Asegurándose su distribución y actualización cuándo y a quién
correspondiere.
Copia No Controlada: no garantiza al usuario que el documento es la última versión aplicable (no se deben
tomar como válidos). Cualquier persona de la empresa puede tenerlo en su poder, a sabiendas de su
condición documental.
4)
DESARROLLO Y RESPONSABILIDADES
4.1 Manual de la Calidad
El Manual de la Calidad es el documento de primer nivel del Sistema de Gestión de la Calidad.
4.1.1 Estructura
Está compuesto por:
 Tabla de contenido
 Presentación de RODE S.R.L.
 Política de la Calidad
 Organización, responsabilidades e interrelaciones.
 Descripción por capítulos del cumplimiento de cada uno de los requisitos del Sistema de
Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001-2000.
4.1.2 Aprobación
El Manual de la Calidad de RODE S.R.L., es aprobado por el Gerente General de la empresa. Esta
metodología, se aplica tanto a la versión original como a las futuras modificaciones que pudieran
surgir.
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4.1.3 Emisión – Revisión
El Manual de Calidad de RODE S.R.L., es emitido y revisado por el Representante de la Dirección. La
presente metodología se aplica tanto para la versión original como para futuras modificaciones que
pudieran surgir.
4.1.4 Identificación
Es identificado como Manual de la Calidad de RODE S.R.L., sin asignarle una identificación numérica.
4.2 Planes de la Calidad
Son documentos que especifican qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe
aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proceso específico.
Están hechos en referencia al Manual de la Calidad y a los Procedimientos Generales Documentados.
El resultado del Plan de la Calidad es la Planificación de la Calidad de la empresa, expresada en el punto
3.5.2 del Manual de la Calidad de la empresa.
4.2.1 Aprobación
Los Planes de la Calidad, son aprobados por el Gerente General de la empresa.
Esta metodología, se aplica tanto a la versión original como a las futuras modificaciones que
pudieran surgir.
4.2.2 Emisión – Revisión
Los planes de calidad de RODE S.R.L., son emitidos y revisados por el Representante de la
Dirección.
La presente metodología se aplica tanto para las versiones originales como para futuras
modificaciones que pudieran surgir.
4.3 Procedimientos Generales
Son los documentos de segundo nivel del sistema de la Calidad de RODE S.R.L.
En ellos se describen las tareas que se realizan en las distintas áreas, fijándose además los límites de
responsabilidades de cada una de las mismas y el grado de avance de cada tarea al momento de ser
transferidas a otras áreas que continúan en la ejecución del proceso.
4.3.1 Estructura
La estructura que se aplica es la que se observa en el presente procedimiento.
4.3.2 Identificación
Los Procedimientos Generales, se identifican de la siguiente manera:
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R-PG-4.2.3-01, donde:
R: es la inicial de RODE S.R.L.
PG: son las iniciales de Procedimientos Generales
4.2.3: es el punto de la Norma ISO 9001-2000, del cual se desprende el Procedimiento General
01: es un número correlativo que distingue diferentes Procedimientos Generales que pudieran
corresponder al capítulo en cuestión.
4.3.3 Contenido
1. Objetivo: Define el motivo por cual se desarrolla el Procedimiento General.
2. Alcance: Define las áreas o actividades que afecta.
3. Definiciones: Cuando sea necesario, se definen en este apartado la terminología usada.
4. Desarrollo y responsabilidades: Descripción en detalle de las actividades tratadas, del alcance de
las responsabilidades y de las interrelaciones del personal que las lleva a cabo.
5. Registros de la Calidad: Se describen qué registros son necesarios para evidenciar las distintas
actividades del tema tratado, el tiempo, el modo y el responsable de la conservación de los
mismos.
6. Anexos: Se adjuntan modelos de planillas y formularios que se mencionan en el texto del punto
4.
7. Documentos Relacionados: Se refiere a documentos de igual o inferior nivel que complementan a
las actividades tratadas.
4.3.4 Medio y control
Similar a lo indicado en el punto 4.1.5 del presente procedimiento.
4.4 Instrucciones de Trabajo
Son los documentos de tercer nivel del Sistema de Gestión de la Calidad de RODE S.R.L. En ellas se
describe la realización de las tareas en las distintas áreas con suficiente grado de detalle, adecuándolo al
perfil de cada puesto de trabajo. Se describen además, los alcances de la actuación de cada responsable
de las distintas Gerencias y Áreas, en los procesos de RODE S.R.L.
4.4.1 Estructura
Similar a lo indicado en el punto 4.3.1 del presente procedimiento o pueden llevar un formato libre
de acuerdo a la instrucción que se quiera llevar a cabo.
4.4.2 Identificación
Las Instrucciones de Trabajo, se identifican de la siguiente manera:
R-IT-4.2.3-01.01, donde:
R: es la inicial de RODE S.R.L.
IT: son las iniciales de Instrucciones de Trabajo
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4.2.3-01: Procedimiento General, del cual se desprende la instrucción de trabajo.
01: es un número correlativo que distingue diferentes Instrucciones de Trabajo que pudieran
corresponder al Procedimiento General en cuestión.
4.4.3 Contenido (Formato Opcional)
Similar a lo indicado en el punto 4.3.3. del presente procedimiento.
4.5 Documentos internos
Se denominan de este modo, a todos aquellos documentos tales como: los documentos técnicos emitidos
por el área de Compras; de Estudio, Licitaciones y Control de Costos; de Administración y Pagos; etc., que
no están incluidos en los puntos 4.1 a 4.4.
El responsable de cada gerencia o área, es el encargado de controlar y administrar las copias controladas de
toda la documentación interna (Técnica y no Técnica) generados en su gerencia y de mantener la última
revisión en formato electrónico si correspondiere.
Cuando sea necesario, se genera un listado de esta documentación, que mantiene actualizado y envía una
copia del mismo al Representante de la Dirección.
Ambos conservan como mínimo estos listados, hasta que sean superados por una nueva revisión.
Estos tipos de documentos son copias controladas cuando sean de utilización entre varias áreas de la
empresa. Se registran los mismos en el Control de los Documentos varios, R-4.2.3-01.
4.6 Documentación Externa
Se denominan de este modo, a todos aquellos documentos tales como: Planos, Manuales, Catálogos,
Listados, Especificaciones técnicas, etc., que son generados externamente a RODE S.R.L. pero que son
utilizados por la empresa en los procesos comprendidos en el SGC.
Los documentos externos originales son conservados por la Gerencia o Área que los recibe.
Se controlan de acuerdo al registro R-4.2.3-01.
En el caso de los planos, siempre se guarda la Copia Controlada N° 1 de las distintas revisiones existentes, a
fin de revisar y cotejar las modificaciones que se han producido en los mismos.
4.7 Medio y control
Originales
El Representante de la Dirección conserva los originales sobre papel firmados.
Documentos Controlados en medios magnéticos
Los documentos del SGC están disponibles en la web www.rode.com.ar. link Gestión de Calidad, con
ingreso a través de un password y en el Server en la dirección: \\Rode\rode\CALIDAD\. Los
documentos de esa carpeta son “solo lectura” y exclusivamente el Representante de la Dirección es
quien incluye, cambia o remueve los distintos archivos de la referida carpeta. Dichos documentos
también pueden distribuirse en copia CD.
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Copias Controladas sobre papel
Las copias controladas del Manual de la Calidad, de los Procedimientos Generales y de las
Instrucciones de Trabajo, son distribuidas por el Representante de la Dirección a las gerencias y
áreas comprendidas dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.
Dichas copias son identificadas en la página inicial, con un sello de color verde con la leyenda:
COPIA CONTROLADA N° ....
El número asignado a cada copia, se corresponde con el que figura en la Lista de Distribución del
documento (Anexo 1).
Las copias controladas, son conservadas en un lugar adecuado y de fácil acceso para el personal
que las utilice. Aquellas que estén obsoletas, son retiradas y destruidas por el Representante de
la Dirección, entregando simultáneamente su reemplazo, que es la nueva revisión. Este
procedimiento se efectúa en todos los casos en que el documento sufrió algún cambio en su
contenido.
Las copias entregadas son abrochadas con el objeto de evitar la pérdida de alguna página del
documento.
Estas actividades quedan registradas en la lista de distribución, que conserva el Representante de la
Dirección, como mínimo, hasta la próxima entrega.
Copias no controladas
Todas las copias que no se identifiquen como Copias Controladas, son consideradas a los efectos del
Sistema de Gestión de la Calidad, como Copias No Controladas. Las mismas pueden llevar una
identificación de Copia No Controlada.
4.8
Revisión y Aprobación
Para la revisión y aprobación de los documentos, se toma como referencia el siguiente cuadro:
Responsable
Manual de la
Calidad
Procedimientos
Generales comunes a
todas las áreas
Procedimientos
Generales específicos
e Instrucciones de
Trabajo
Documentos
internos
Revisa
Representante de
la Dirección
Representante de la
Dirección
Representante de la
Dirección ó Resp. del
área
Responsable del
área
Gerencia General
Gerencia General
Aprueba
Gerencia General
Gerencia General
4.9 Cambios en los documentos
Documentación
Externa
Responsable del área
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Cuando se produce un cambio en el contenido de un documento (Manual de la calidad, Procedimiento
General y Instrucción de trabajo) el cambio es identificado mediante el texto subrayado y letra cursiva. Estos
párrafos, se mantienen de ese modo hasta el siguiente cambio, oportunidad en la cual, se lo deja como
texto normal.
En el caso de los planos, la sección que se ha cambiado se indica mediante una nube o de otra manera que
se considere conveniente.
Cuando se elimina un párrafo y/o una imagen de un documento la eliminación se identifica mediante el texto
tachado. Estos párrafos y/o imágenes se mantienen de ese modo hasta el siguiente cambio, oportunidad en
la cual se lo elimina del documento.
Tanto en los documentos internos como externos, el cambio es informado por el responsable del área
mediante la búsqueda del documento y su posterior explicación del cambio al poseedor del mismo.
El número de versión de la documentación corregida se indica con un número posterior al que contiene la
versión anterior.
4.10 Registro de Firmas
Existe un registro de firmas (R-4.2.3-02) en donde se verifican cada una de las firmas de los integrantes de
la empresa que son alcanzados por el Sistema de Gestión de la Calidad.
4.11 Listado Maestro de Documentos
Una vez redactados, revisados, aprobados y codificados los documentos, el Representante de la
Dirección completa el LISTADO MAESTRO de DOCUMENTOS DEL SGC, soportado electrónicamente por la
RED del Sistema Informático en Rode\rode\Calidad\Registros\Control de Documentos\LISTADO.XLS
4.12 Registros de la Calidad
En el Registro de Registros de la Calidad se detallan todos los Registros de la Calidad del Sistema de Gestión
de la Calidad de RODE S.R.L. Allí se indica el Procedimiento General o el punto de la Norma del cual
devienen.
En cada Procedimiento General o punto del Manual de la Calidad, se define:

Quién es el responsable de confeccionar los Registros de la Calidad.

Dónde son almacenados.

Período de tiempo durante el cual se mantienen.

La disposición de los mismos.
Los Registros de la Calidad, se identifican en la Empresa por el lugar en donde son mantenidos hasta su
destrucción.
Las siguientes recomendaciones son cumplidas por todos los responsables de confeccionar, almacenar y
mantener los Registros de la Calidad.
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Los registros de la Calidad en la Empresa, se confeccionan en medios magnéticos y sobre papel. La correcta
conservación de los registros en medios magnéticos está garantizada por el back up que continuamente se
efectúan en el sistema informático.
Cuando los Registros de la Calidad se confeccionan sobre papel, siempre son guardados en carpetas o en
cajas archivos, las que a su vez son almacenadas en bibliotecas o estanterías conocidas por quienes
confeccionan y / o utilizan los mismos, que se encuentran en lugares adecuados y protegidos de agentes de
deterioro. Tanto en las carpetas como en las cajas archivos, los Registros de la Calidad son ordenados por
fechas en forma descendente (cuando la naturaleza del registro así lo permita), es decir que el Registro de
la Calidad de fecha más reciente, es el primero que se encuentra al abrir la carpeta o caja archivo.
Cuando un nuevo Registro de la Calidad se incorpora al Sistema de Gestión de la Calidad o bien cuando
algún Registro de la Calidad es agregado, modificado o suprimido, el Representante de la Dirección ejecuta
su adición, sustracción o modificación, según corresponda, al Registro de los Registros de la calidad.
Los registros de la calidad que lo permitan, son identificados de la siguiente manera:
R-4.2.3-01
R= Registro
4.2.3: punto de la Norma ISO 9001-2000 del cual se desprende
01: número correlativo del registro correspondiente
5) REGISTROS DE LA CALIDAD
Código
Registro
Responsable
R-4.2.3-01 Control de
los
documentos
Periodo de
almacenamiento
Hasta una nueva
Gerente de Área
varios
6) ANEXOS
Anexo 1: Control de Documentos Varios
Anexo 2: Registro de Firmas
Anexo 3: Registro de Registros de la Calidad
7) DOCUMENTOS RELACIONADOS
No aplica. Anexo 1: Control de documentos varios
renovación de los
documentos
Almacenado en:
Disposición
Carpeta “Control
Destrucción
de Documentos”
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Anexo 1: Control de Documentos Varios
Control de Documentos Varios N°______
1 = Documentos Internos
3 = Planos
2 = Documentos Externos
4 = Documen. Técnicos
Denominación del Documento
Versión N°
Copia
Controlada
N°
5 = Otros Documentos
Fecha de
Entrega
Receptor
Firma
Devuelve
versión
anterior