gestión de talento humano proyección, elaboración de nómina y

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
3
PROYECCIÓN, ELABORACIÓN DE NÓMINA Y DEMÁS LIQUIDACIONES DE PERSONAL
DE PLANTA Y DOCENTES OCASIONALES
CÓDIGO
AP-THU-PR-10
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
2015
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1. OBJETIVO
Establecer lineamientos a través de los cuales se compense adecuada y equitativamente a los funcionarios de la Universidad
Surcolombiana, reconociendo los costos de personal correspondientes a cada periodo, según los lineamientos fijados por decretos, leyes y normas de la Institución, para cada tipo de vinculación y tramitar la nómina mensual.
2. ALCANCE
Inicia con el cálculo de los costos de nómina y termina con la revisión, depuración y control de las deudas presuntas y notas de
las empresas de salud y riesgos profesionales.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO:
Profesional de Gestión Institucional Área de Personal
4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES
Ver Normograma
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o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana.
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
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PROYECCIÓN, ELABORACIÓN DE NÓMINA Y DEMÁS LIQUIDACIONES DE PERSONAL
DE PLANTA Y DOCENTES OCASIONALES
CÓDIGO
AP-THU-PR-10
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
2015
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5. DEFINICIONES
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NÓMINA: Es el instrumento que permite de una manera ordenada, liquidar valores correspondientes a sueldos o salarios a
los trabajadores oficiales, administrativos y docentes, así como proporcionar información contable y estadística, tanto para la
Universidad Surcolombiana, como para el ente encargado de regular las relaciones laborales.
LINIX: Aplicativo financiero. Este sistema combina los RRHH y en particular sus actividades administrativa-financieras con
los medios puestos a su disposición por la informática, y se refieren en particular a las actividades de planificación y tratamiento de datos para integrarlos en un único sistema de gestión.
ASOPAGOS: Es un servicio de Proveedor de Tecnología, con el propósito de que los Operadores de Información – Entidades Financieras provean a los aportantes y administradoras, el Sistema de Presentación y Pago de Aportes a la Seguridad
Social y Parafiscales, cumplimiento con los requerimientos planteados en el decreto 1465 del 10 de mayo de 2005, resolución 634, decreto 1931, y demás normativa vigente relacionada con la planilla integrada de liquidación de aportes PILA.
REPORTE DE EMBARGOS: Generación de archivo plano y validación ante el Banco Agrario de Colombia.
ARCHIVO PLANO: Son registros que no tienen ningún tipo de formato pero cumplen con unas determinadas estructuras y
caracteres.
LIQUIDACIONES: Reportes de nómina, seguridad social, aportes parafiscales y cesantías.
PILA: Planilla Integrada de Liquidación de Aportes
INTERFAZ: Conjunto de comandos y/o métodos que permiten la intercomunicación del programa con cualquier otro programa o entre partes (módulos) del propio programa o elemento interno o externo. Conexión física y funcional entre dos aparatos o sistemas independientes. Transito de la nómina al área financiera, a través del sistema LINIX.
Novedades externas: embargos, libranzas, descuentos de matrícula, bonos de descuento por mercado, descuentos por matricula a hijo (a) s, esposo (a) de funcionario (a), formulario de traslado en seguridad social.
Novedades administrativas:
Se consideran novedades internas: Inclusión o retiro de un empleado, Horas extras del personal operativo, Cambio de salario, Cambio de cargo, Bonificaciones, Licencias no remuneradas, Embargos (judiciales y de alimentos, Libranzas, Cambio de
EPS o Fondo de Pensiones).
VACACIONES: Las vacaciones están concebidas como una prestación social y situación administrativa, la cual consiste en
el reconocimiento en tiempo libre y en dinero a que tiene derecho todo empleado público o trabajador oficial por haberle servido a la administración durante un año.
PRIMA DE VACACIONES: Reconocimiento que la ley otorga a los servidores públicos al cumplir cada año de servicios, con
el fin de que dispongan de mayores recursos económicos para lograr el goce pleno de las vacaciones
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DE PLANTA Y DOCENTES OCASIONALES
CÓDIGO
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AP-THU-PR-10
VERSIÓN:
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VIGENCIA:
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PRIMA DE NAVIDAD: Pago que realiza el empleado al servidor, del equivalente a un mes de salario que corresponda al cargo desempeñado al treinta de noviembre de cada año.
PRESTAMOS POR LIBRANZAS: consisten en el otorgamiento de créditos con el compromiso para la empresa de descontar
el valor de las cuotas mensuales de la liquidación de cada empleado.
PRIMA DE SERVICIOS: Reconocimiento de un mes de salario, pagaderos así: la mitad en junio y la otra mitad en diciembre.
EMPLEADOS PÚBLICOS: Son servidores públicos todos los empleados de la Universidad Surcolombiana, vinculados mediante relación legal y reglamentaria o contrato de trabajo. Los primeros pueden ser funcionarios de carrera administrativa o
de libre nombramiento y remoción y los trabajadores oficiales.
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DE PLANTA Y DOCENTES OCASIONALES
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VERSIÓN:
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VIGENCIA:
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6.1 PROYECCIÓN DE NÓMINA Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS E INTERNOS PARA INCLUIR EN
NÓMINA
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
REGISTRO
Se calcula los costos de nómina incluyendo todos
los conceptos posibles a pagar, mediante la
1. Programar
programación y procesamiento de la misma en el Auxiliar administrativo
sistema Linix (durante los primeros 3 días hábiles
del mes)
Se generan los reportes resumen de nómina,
parafiscales, seguridad social y cesantías, para
2. Generación de reportes
Auxiliar administrativo Reportes
revisión y ajustes. (en forma inmediata luego de
llevarse a cabo la programación).
Se solicita el
Certificado de Disponibilidad
Profesional
Comunicación
3. Solicitud de CDP
Presupuestal al ordenador del gasto en las
Universitario
Oficial
fechas establecidas.
Se recibe:
Formularios de afiliación o traslados debidamente
diligenciados de seguridad social y cesantías.
Auxiliar administrativo Formularios de
4. Recepción de novedades
Libranzas de entidades financieras, solicitudes de Profesional afiliación
o
descuentos, y embargos judiciales.
Universitario
traslados
Actos administrativos y novedades internas
(hasta el día 9 de cada mes)
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6.2 ELABORACIÓN DE NÓMINA
Nº
ACTIVIDAD
Registro de información
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
DESCRIPCION
Se registra y procesa los datos contenidos en las
novedades internas y externas en el sistema Linix
(desde el día 9 al 13 de cada mes)
Generación de reportes
Se genera y revisa el borrador de nómina.
(el borrador se genera el día 13 y la revisión va
hasta el día 15 de cada mes). Se registra en el
sistema las correcciones a la que haya lugar
según datos verificados y se procesa
nuevamente (día 15 de cada mes)
Revisión reporte definitivo
Se revisa el reporte definitivo con el borrador de
nómina y las bases de liquidación de aportes
parafiscales, seguridad social y cesantías. (día 16
de cada mes)
Generación de archivos Se genera y valida el archivo plano de seguridad
planos
social y parafiscal en el aplicativo del Operador
respectivo. (día 17 y 18 de cada mes)
Elaboración resumen de Se elabora cuadro resumen de seguridad social y
seguridad social
parafiscal para presupuesto y cuadro de costos
del personal en comisión de estudio.
Impresión definitiva
Se imprime reporte final de nómina que incluye:
causaciones, órdenes de pago, seguridad social,
parafiscales, cesantías, netos para bancos,
terceros de nómina, resumen por conceptos. (día
19 y 20 de cada mes)
Envío de documentos
Se envían todos los documentos para firma del
ordenador del gasto y posterior remisión a la
oficina de Presupuesto (día 20 de cada mes)
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RESPONSABLE
REGISTRO
Auxiliar administrativo Sistema LINIX
Auxiliar administrativo Planilla
y Liquidadora de nómina
nómina
impresa.
Liquidadora
nómina.
de
de
Auxiliar administrativo Sistema LINIX
y planilla PILA
(web)
Liquidadora
de Cuadro
nómina
resumen
Auxiliar administrativo Planilla
de
nómina.
Reportes
(sistema Linix)
Auxiliar administrativo Nota de Envío
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CÓDIGO
Nº
AP-THU-PR-10
ACTIVIDAD
Trámite de formatos
autoliquidación
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
DESCRIPCION
de Se diligencian formatos de pagos de aportes
8.
voluntarios en pensión y cesantías a fondos
privados. (día 20 o 21 de cada mes)
Validación de depósitos Se genera el archivo plano de embargos y se
9. judiciales
valida ante el Banco Agrario. (primeros 4 días
calendario de cada mes)
Tramite de cuentas por Se realiza la causación y generación de orden de
fuera de nómina
pago para todas aquellas cuentas del personal
10.
que no alcanzó a quedar en nómina como es el
caso de prestaciones sociales y seguridad social
correspondientes al personal retirado.
Depuración de datos
Se revisa, depura y controla las deudas
presuntas y notas de las empresas de salud y
11.
riesgos profesionales (cuando las entidades
alleguen las notas crédito)
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RESPONSABLE
REGISTRO
Auxiliar administrativo Formatos
de
autoliquidación
Auxiliar administrativo
Auxiliar administrativo Causación,
planilla PILA y
Nota de envío.
Auxiliar administrativo Oficio remitido a
las instituciones.
6.3 TRÁMITE DE CESANTÍAS FONDO NACIONAL DEL AHORRO Y FONDOS PRIVADOS
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
1. Generación de reportes
FONDO NACIONAL DEL AHORRO FNA
Auxiliar administrativo
Se crea el archivo plano con el valor de las
cesantias mensuales de cada empleado que se
encuentra afiliado al FNA
A continuación se elabora la constancia donde se
certifica el mes, el valor pagado y el total de
afiliados, la cual es firmada por el Jefe de
Personal y el Tesorero.
Luego se envía con un anexo en medio
magnético a la ciudad de Bogotá. (hasta el día 10
de cada mes)
REGISTRO
Constancia,
Nota de Envío,
Reporte
de
información de
cesantias
mensual.
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Elaboración Oficio de
autorización.
2.
VERSIÓN:
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VIGENCIA:
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Página
En el mes de febrero de cada año el FNA da
plazo hasta el día 15 para envíar la información
con las cesantías consolidadas de cada persona,
para ser aplicadas y posteriormente entregadas a
los empleados si así ellos lo solicitan.
FONDOS PRIVADOS
Auxiliar administrativo
El empleado allega un oficio solicitando el valor
de las cesantias, anexo debe tener un reporte del
Fondo donde certifique el valor en Cesantías,
debe llenar un formato de autorización de retiro
de cesantias y el soporte donde conste la
destinación del dinero (presupuesto o contrato de
obra para el caso de vivienda, certificado y
factura para el caso de estudio). (1 día hábil
luego de recibida la solicitud).
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Oficio
de
autorización con
soportes
respectivos.
6.4 TRÁMITE PARA PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD Y RIESGOS PROFESIONALES DE ESTUDIANTES DE
POSTGRADO DE LA FACULTAD DE SALUD
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
REGISTRO
Recepción de información
Se recepciona la solicitud del Director de Auxiliar administrativo Comunicación
Postgrados de la Facultad de Salud con la
interna
1.
respectiva disponibilidad presupuestal para iniciar
trámite. (hasta el día 20 de cada mes)
Generación de planilla de
Se realiza un archivo plano de la seguridad social Auxiliar administrativo Generación
seguridad social y
y ARL para estudiantes de postgrado, se valida
Planilla
contabilización en el
en el Sistema del Operador respectivo. Se hace
Integrada
de
2.
Sistema Linix
la contabilización de valores a pagar por cada
liquidación
de
EPS y Riesgos Laborales, generando causación
aportes – PILA,
y orden de pago. (día 21 de cada mes)
Causación
3. Revisión y aprobación
Se revisa y envía la causación y la orden de pago Auxiliar administrativo Causación
y
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VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
2015
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para firma de ordenador del gasto. Luego se y
Profesional
de orden de pago
remite a la oficina de Presupuesto. (día 22 de Gestión Institucional
cada mes)
Área de Personal
7. OBSERVACIONES:
Eventualmente se puede producir un retraso en la entrega física de la nómina y sus anexos, debido a problemas que se puedan
presentar con los sistemas y con el archivo para la liquidación de aportes, parafiscales y seguridad social.
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
01
Resolución 128 Octubre 22 de 2008
Aprobación documentos
02
Resolución 134 Septiembre 20 de 2010
Actualización documentos
03
CAL-FO 17 Junio 30 de 2011
Actualización de Documentos
04
CAL-FO 17 Septiembre 30 de 2012
Actualización de Documentos
05
EV-CAL-FO-17 Abril 21 de 2015
Actualización de Documentos
Elaboró
Revisó
Aprobó
EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO
HUMANO
CARLOS ALBERTO GALINDO REYES
Coordinador SGC
FREDY WILLIAM ANDRADE PÉREZ
Representante de la Dirección
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