DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL DEL PO PLURIRREGIONAL “ADAPTABILIDAD Y EMPLEO” DEL SOIB PERIODO 2007-2013 Versión 2 1 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………...3 2. FUNCIONES PRINCIPALES DEL SOIB COMO ORGANISMO COLABORADOR……………………………………………………………………………..3 3. FUNCIONES DE LAS UNIDADES DEL SOIB QUE INTERVIENEN EN LA GESTIÓN DE LAS LINEAS DE ACCION DEL POAE……………………………….…6 3.1. ESTRUCTURA Y FUNCIONES ……………..…………………………………...7 3.2. ORGANIGRAMA ………………………………………………….…….…….…20 4. OPERACIONES CON CARGO AL PROGRAMA OPERATIVO ………………40 4.1.PROGRAMACIÓN……………………………………………………..……..…40 4.2. PROCESO DE SELECCIÓN, APROBACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE LAS OPERACIONES……………………………………….…………………….40 4.2.PROCESO DE EJECUCION DE LAS OPERACIONES …..………………42 5. EL PROCESO DE SEGUIMIENTO……………………………………………………46 5.1. EL SEGUIMIENTO TÉCNICO…………………..………………………......46 5.2. EL SISTEMA INFORMÁTICO………………………………………………..49 5.3. SEGUIMIENTO FINANCIERO……………………………………………….50 5.4. SEGUIMIENTO FISICO………………………………………………………..51 5.5. INFORMES DE EJECUCIÓN ANUAL Y FINAL……………………….….58 6. EL PROCESO DE CONTROL Y VERIFICACIÓN………………………………….58 6.1.LIQUIDACIÓN………………..………………………………………………….58 6.2. LAS VERIFICACIONES………………………………………………………...59 6.3. CERTIFICACIÓN DE DECLARACIÓN DE GASTOS Y SOLICITUD DE PAGO………………………………………..……………………………………..……63 7. EL PROCESO DE EVALUACIÓN……………………………………………………65 8. LOS PROCESOS DE SOPORTE………………………………………………………66 8.1. INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD………………………………....…….66 8.2. GESTIÓN DOCUMENTAL………………………..………………..……66 8.3. PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO…………………………..…………68 8.4. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO…………………………….………68 2 1. INTRODUCCIÓN El Programa Operativo Plurirregional FSE Adaptabilidad y Empleo 2007-2013 (POAE), conforme a sus disposiciones de aplicación, designa a la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo (UAFSE) del Ministerio de Trabajo e Inmigración como Autoridad de Gestión, y designa al Servicio Público de Empleo Estatal (SPEE) como Organismo Intermedio (OI). El SPEE en el desarrollo de sus funciones y sin perjuicio de su responsabilidad, contará con el apoyo de los organismos competentes de las Comunidades Autónomas. Respecto de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares, el Acuerdo de 30 de marzo de 2009 por el que se regulan las competencias de la Autoridad de Gestión que serán desarrolladas por el Servicio Público de Empleo Estatal designa como organismo colaborador al Servicio de Empleo de las Illes Balears (SOIB). El SOIB ejerce las competencias que le atribuye la Ley 7/2000, de 15 de junio, de creación del mismo, modificada por el artículo 33 de la Ley 8/2004, de 30 de diciembre, modificada por la disposición final quinta de la Ley 9/2009, de 21 de diciembre de presupuestos generales de la comunidad autónoma de las Illes Balears para el año 2010 y modificada por el Decreto ley 4/2011, de 5 de agosto, de modificación de la Ley 7/2000, de 15 de junio antes mencionada . Se trata de una entidad autónoma, de carácter administrativo, dotada de personalidad jurídica propia y plena capacidad de obrar, adscrita a la Consejería competente en materia de Educación. 2. FUNCIONES PRINCIPALES DEL SOIB COMO ORGANISMO COLABORADOR La Descripción de Sistemas de Gestión y control del Servicio Público de Empleo Estatal y el Acuerdo de 30 de marzo de 2009, por el que se regulan las competencias de la Autoridad de Gestión que serán desarrolladas por el Servicio Público de Empleo Estatal disponen que los organismos colaboradores, en nuestro caso el SOIB, prestará al SPEE todo el apoyo y colaboración en la gestión y ejecución de las siguientes tareas: 1) Establecer procedimientos que garanticen que la selección de las operaciones para su financiación se realizan de conformidad con criterios 3 aplicables al PO, debidamente aprobados por el Comité de Seguimiento, y que dichas operaciones se atienen a las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia durante todo el período de ejecución. 2) Garantizar frente al SPEE que se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o la prestación del servicio objeto de cofinanciación, que se ha efectuado realmente el gasto declarado por los beneficiarios en relación con las operaciones, y que éste cumple con las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia. Para ello, los SPE realizarán tanto las verificaciones administrativas de todos los gastos relativos a las operaciones incluidas en los distintos certificados de gastos que se remitan al SPEE, como las verificaciones in situ que abarquen parte de los gastos antes mencionados, y que cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 13.3 del Reglamento (CE) 1828/2006 del Consejo, de 11 de julio de 2006, por el que se establecen las disposiciones relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión y se deroga el Reglamento (CE) nº1260/1999. 3) A efectos de garantizar su cumplimiento frente a la Autoridad de Gestión, el responsable de cada organismo participante, firmará el certificado de verificaciones y el informe del resultado de las mismas, que acompañará a cada Certificado de gastos que presente al SPEE. Asimismo, remitirán toda la información que le sea requerida por el SPEE en este sentido. 4) Asegurar el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad establecidos en el art. 69 del Reglamento (CE) 1083/2006 de la Comisión, de 8 de diciembre de 2006, que fija las normas de desarrollo para el Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión, y el Reglamento (CE) nº 1080/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo al Fondo Europeo de Desarrollo Regional. 5) Velar porque los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones mantengan un sistema de contabilidad separado o una codificación contable adecuada, en relación con el contenido de las operaciones, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional. 6) Garantizar que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías necesarios para contar con una pista de auditoría apropiada que garantice la fiabilidad de las solicitudes de reembolso que se presenten al SPEE. Estos documentos pueden encontrarse directamente en su poder o puede establecerse su custodia por los beneficiarios, tal y como se prevé en el artículo 19 del Reglamento (CE) 1828/2006. 4 7) Garantizar que todos los documentos justificativos relacionados con los gastos y con las auditorías correspondientes al POAE se mantienen a disposición de la Comisión y del Tribunal de Cuentas y otros Organismos de Control durante un período de tres años a partir del cierre del POAE, o a partir del año en el que haya tenido lugar el cierre parcial, en su caso, conforme a lo establecido en el art. 90 del Reglamento (CE) 1083/2006. 8) Asimismo, en su caso, introducirá la información relativa a los informes de ejecución anual y final del POAE en el sistema SPEE-2007. 9) Colaborar en la ejecución del Plan de Información y Comunicación del SPEE para el periodo 2007-2013, haciendo un seguimiento de las actividades de información y publicidad realizadas y suministrando al SPEE toda la documentación requerida a tal efecto. 10) Trasladar a los beneficiarios la información comunicada por el SPEE en relación con la adecuada gestión del POAE, y en particular la relativa a las condiciones específicas de los bienes o servicios prestados en el marco de la operación, el plan de financiación, el plazo límite de ejecución, la información financiera y de otro tipo que se deba conservar y comunicar. 11) Informar a beneficiarios de que la aceptación de la financiación del FSE implicará la aceptación de su inclusión en la lista de participantes. (Anexo XXIII del Reglamento (CE) Nº 1828/2006). 12) Garantizar que los beneficiarios potenciales de las operaciones han recibido la información prevista en el artículo 5.2 del Reglamento (CE) 1828/2006. 13) Colaborar con el SPEE para la realización de las evaluaciones vinculadas al seguimiento del POAE y facilitar al SPEE la información necesaria para que se puedan llevar a cabo el resto de las evaluaciones pertinentes, de conformidad con los artículos 47, 48 y 49 del Reglamento (CE) 1083/2006. A tales efectos, prestarán su colaboración y participarán en cuantos Comités o Grupos Técnicos de Evaluación, nacionales o comunitarios, se les requiera. 14) Suministrar al SPEE, en el ámbito de su competencia, la documentación e información necesarias para que las reuniones y trabajos del Comité de Seguimiento se puedan llevar a cabo. 5 3. ORGANIGRAMA Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES DEL SOIB QUE INTERVIENEN EN LA GESTIÓN DE LAS LINEAS DE ACCION DEL POAE El artículo 25 del Decreto 30/2001, de 23 de febrero, de constitución y régimen jurídico del Servicio de Empleo de las Illes Balears dispone que el Servicio de Empleo de las Illes Balears se estructura en las siguientes áreas: Gestión administrativa y servicios. Intermediación laboral. Promoción del empleo. Formación para el empleo. El artículo 24 del proyecto de Decreto de organización y régimen jurídico del Servicio de Empleo de las Illes Balears, actualmente en trámite, estructura el SOIB en las áreas siguientes: Asuntos Generales Intermediación laboral Fomento del empleo Formación para el empleo Orientación para el empleo y el autoempleo Teniendo en cuenta ambos preceptos el SOIB se estructura en dos Departamentos: Asuntos Generales y Gestión y Planificación Administrativa, y la figura de un coordinador. En el Departamento Gestión y Planificación Administrativa se distinguen a su vez tres áreas: Formación, Fomento y Orientación (estas dos última áreas se corresponden con Promoción del empleo). El área de Intermediación, con la figura del Coordinador depende directamente del/de la Director/a. 3.1. ESTRUCTURA Y FUNCIONES El SOIB, como organismo colaborador del POAE tiene un/a Presidente/a, un/a Vicepresidente/a y un Director/a. 6 Tras la modificación operada en la Ley 7/2000, de 15 de junio, de creación del SOIB, por el Decreto Ley 4/2011, de 5 de agosto, que adscribe el SOIB a la consejería competente en materia de educación, el/la PRESIDENTE/A del SOIB es el titular de la consejería competente en materia de educación o la persona que se nombre por acuerdo del Consejo de Gobierno, a propuesta del titular de la consejería de Educación, Cultura y Universidades, oído previamente el Consejo General. La presidencia es el órgano superior de dirección unipersonal, le corresponde la máxima representación del ente y presidir a la vez el Consejo General. Son funciones del Presidente: ejercer la autoridad superior sobre el personal del Servicio; ejercer las funciones que sean inherentes a la condición de presidente del Consejo General; dirigir, coordinar y gestionar la actividad del Servicio; dirigir la elaboración y ejecución del Plan de Actuación del SOIB; coordinar las actuaciones del Servicio con las Administraciones Públicas implicadas en las políticas de empleo y en la formación profesional, y, sobre todo, con el Servicio Público de Empleo Estatal; autorizar gastos, contraer obligaciones y proponer pagos del Servicio; suscribir convenios en las materias de competencia del SOIB, y ser su órgano de contratación; conceder ayudas y subvenciones; nombrar y cesar a los responsables de las áreas del Servicio; dirigir los recursos humanos del Servicio, de acuerdo con la legislación específica; suscribir contratos en nombre del Servicio de Ocupación de las Illes Balears; adoptar las medidas necesarias para el control y funcionamiento del Servicio, y cualquier otra facultad que no corresponda a otro órgano o que le sea asignada por la normativa vigente. El/la VICEPRESIDENTE/A del Servicio de Ocupación de las Illes Balears es el órgano directivo encargado de la gestión de los servicios comunes. Tras la anteriormente citada modificación operada en la Ley 7/2000, de 15 de junio, de Creación del SOIB, por el Decreto Ley 4/2011, de 5 de agosto, el cargo lo ocupa el titular de la secretaria general de la consejería competente en materia de educación o la persona que se nombre por acuerdo del Consejo de Gobierno, a propuesta del titular de la consejería de educación o la persona que se nombre por acuerdo del Consejo de Gobierno, a propuesta del titular de la consejería de Educación, Cultura y Universidades, oído previamente el Consejo General. Las funciones del Vicepresidente son: sustituir al presidente en casos de ausencia, vacante, enfermedad y cualquier otra circunstancia que le impida 7 ejercer sus funciones ; la gestión patrimonial de los bienes muebles e inmuebles y el mantenimiento del inventario del Servicio de Ocupación de las Illes Balears.; la gestión de los asuntos generales del Servicio: régimen interior, mantenimiento de instalaciones y similares; la gestión de los recursos humanos, económicos y jurídicos del Servicio; la elaboración del anteproyecto de presupuestos del SOIB y control de la gestión del presupuesto; y por último, la gestión del registro general. El/la DIRECTOR/A es el órgano ejecutivo ordinario del Servicio de Ocupación de las Illes Balears y asume la gestión y dirección de éste. El nombramiento y cese del director del SOIB se ha de realizar mediante acuerdo del Consejo de Gobierno, a propuesta del titular de la consejería competente en materia de Educación, Cultura y Universidades, oído previamente el Consejo General. El/la Director/a del Servicio de Ocupación de las Illes Balears ejercerá las facultades de administración y gestión ordinaria del Servicio y, en general, las funciones ejecutivas que de éstas le sean asignadas por delegación, comisión o apoderamiento. En particular, de acuerdo con las directrices que el presidente señale, son atribuciones del director las siguientes: auxiliar al presidente en las actividades para el cumplimiento de las funciones del Servicio; elaborar y presentar las memorias anuales y los programas de actuación, así como dirigir su ejecución y controlar su adecuado cumplimiento; dirigir, coordinar, planificar, controlar y proponer las actividades del Servicio necesarias para cumplir los fines y las funciones que tenga asignadas; gestionar la intermediación en el mercado laboral de las Illes Balears; velar para la utilización racional y eficiente de los medios materiales del Servicio; realizar las propuestas de resolución; proponer el nombramiento y cese de los responsables de las áreas del Servicio; ejecutar los acuerdos del Consejo General y velar por su cumplimiento; informar al presidente y al Consejo General de cuantas cuestiones se refieran a la gestión del Servicio; ejecutar las funciones que le delegue el presidente o el Consejo General; presidir las reuniones del Consejo General y de la Comisión Ejecutiva en ausencia del presidente y del vicepresidente; y en general, todas las otras funciones que correspondan a la gestión del servicio, dentro de las directrices establecidas por el presidente o por el Consejo General, o le sean atribuidas por éstos. El/la Director/a, es el responsable de las relaciones con el Organismo Intermedio y con las autoridades de gestión, certificación o auditoria. Asiste a las reuniones de coordinación que el Organismo Intermedio convoque. Firma 8 los certificados exigidos por la normativa sobre fondos transferidos desde el Organismo Intermedio y los informes parciales de ejecución anual y final. Bajo la dependencia del Director/a el SOIB se estructura en los dos grandes Departamentos y un coordinador : Asuntos Generales Gestión y Planificación Administrativa Coordinador para la Intermediación DEPARTAMENTO DE ASUNTOS GENERALES El/la Jefe/a de Departamento de Asuntos Generales, sustituye al/a la Director/a en las relaciones con el Organismo Intermedio. Bajo la responsabilidad del/de la Vicepresidente/a y del/de la Director/a supervisa y propone la modificación del SOIB y planifica, coordina y dirige las áreas de los Servicios Generales. Propone la contratación de personal laboral temporal, controla la plantilla presupuestaria de capitulo I. Conjuntamente con el Jefe/a de Departamento de Gestión y Planificación Administrativa programa las convocatorias de todas las subvenciones gestionadas desde el SOIB. Controla el procedimiento de aprobación de convocatorias hasta su publicación en el BOIB. Coordina, supervisa y gestiona las actuaciones necesarias para llevar a cabo la ejecución de los presupuestos del SOIB. Es responsable de la gestión, control y seguimiento de los Programas Operativos del FSE. Es responsable de informar a la Comisión Ejecutiva sobre las convocatorias de subvenciones que tramita el SOIB y de las relaciones con la Autoridad de Auditoria. Es secretario/a de la Comisión Ejecutiva y del Consejo General del SOIB. Asiste a la Vicepresidencia y a la Dirección del SOIB en las funciones que le encarguen. Este Departamento se articula en cinco Servicios: Jefe/a de Servicio Jurídico Depende orgánicamente del Jefe/a de Departamento de Asuntos Generales. Le corresponde el asesoramiento de los órganos superiores y directivos del SOIB. Es responsable de las tareas propias del Servicio. Elabora los informes jurídicos preceptivos y otros que se soliciten en los expedientes administrativos que tramite el personal del SOIB. Resolución de recursos administrativos. Ejecución de 9 sentencias y colaboración con el orden jurisdiccional. Elabora la normativa del SOIB. De este Servicio depende una Sección, que auxilia al Servicio en sus funciones. Además tiene dos técnicos/as superiores y un administrativo/a. Jefe/a de Servicio de la Unidad de Gestión Económica Depende orgánicamente del Jefe/a de Departamento de Asuntos Generales. Es responsable de la gestión económico-financiera del Organismo Colaborador. Elabora el anteproyecto de presupuesto del SOIB. Controla, gestiona y ejecuta el presupuesto y todos los actos con incidencia presupuestaria de las operaciones. Responsable de la cumplimentación y remisión al SEPE, de los Anexos de carácter presupuestario de la orden TIN anual de distribución territorial de fondos. Responsable de la custodia de los Anexos de la orden TIN anual de distribución territorial de fondos. Responsable de la tramitación de documentos contables en el sistema informático SAP. Depende de este servicio una Sección, que auxilia al Jefe de Servicio en sus funciones. Además es personal de este servicio un técnico/a de grado medio y dos auxiliares. Jefe/a del Servicio de Contratación y Patrimonio Depende orgánicamente del Jefe/a de Departamento de Asuntos Generales. Es responsable de la gestión, tramitación y seguimiento de la ejecución de los contratos administrativos que realice el SOIB. También es responsable de la gestión de Patrimonio, incluyendo alquileres, gestión y tramitación de los proyectos de inversión y de todas las incidencias técnicas, informáticas (también gestión de usuarios), suministros de material fungible de todas las unidades y oficinas del SOIB, así como el desarrollo y actualización de la página web del SOIB. El servicio cuenta con 1 facultativo/a superior, 1 facultativo/a técnico/a informático/a, 1 técnico/a administrativo, 1 10 administrativo/a, y 3 subalternos, de los cuales, uno de ellos es chofer. De este servicio depende una sección de informática, responsable de la elaboración de la nueva herramienta de gestión del SOIB. Cuenta con 1 facultativo superior informático. El Jefe/a de área de personal, depende orgánicamente del/ la Jefe/a de Departamento de Asuntos Generales y del Jefe/a del Servicio de Contratación y Patrimonio. Se ocupa de la coordinación del personal, del control del horario y las incidencias. Cuenta con 1 administrativo/a y 1 auxiliar administrativo/a. Jefe/a del Servicio de Archivos Depende orgánicamente del Jefe/a de Departamento Asuntos Generales. Es responsable de la custodia y conservación de los expedientes finalizados de las operaciones cofinanciadas. Garantiza la digitalización y conservación de la documentación relevante y su custodia hasta el período establecido en la normativa europea. Mantiene las relaciones con el Archivo General de la Administración. Responsable del registro y control de los expedientes a su cargo. Responsable de la entrega y recepción de los expedientes completos para las auditorias que se realicen. En el caso de documentación relacionada con las operaciones del PO FSE 2007-2013, o del PO Adaptabilidad y Empleo, comunica al Organismo Intermedio o a la Sección de Programas Operativos del FSE, respectivamente, el archivo de la documentación y su ubicación, al objeto de permitir la realización de auditorías por parte de los órganos de control (Intervención General CAIB, Autoridad de Gestión, Tribunal de Cuentas, Comisión Europea, OLAF). Es responsable del Registro General del SOIB. Tiene a su cargo 1 auxiliar administrativo y 1 subalterno. Dado que el OI ha delegado en el SOIB la selección y aprobación de las operaciones y la gestión de las mismas, esta estructura garantiza la correcta segregación de funciones a través de la Jefatura de Sección de Programas operativos del FSE, depende orgánicamente del Jefe/a de Departamento de Asuntos Generales. Supervisa la realización de las 11 tareas de verificación del art.13 del personal del Servicio. Pertenece al Grupo de Trabajo del Comité Consultivo de Seguimiento y Evaluación del FSE y asiste a las reuniones que convoca la Autoridad de Gestión. Responsable de la determinación de la muestra de las operaciones a las que se deberá realizar las visitas in situ. Supervisa las verificaciones administrativas e in situ del art. 13 del Reglamento (CE) 1828/2006. Elabora los informes anuales y final a partir de la información que introduzcan en “Fondos Europeos” las unidades de gestión correspondientes. Responsable de la cumplimentación y remisión al SEPE, de los Anexos de la orden TIN anual de distribución territorial de fondos relativos a la justificación de operaciones cofinanciadas por el Fondo Social Europeo. Colabora con el SPEE para la realización de las evaluaciones vinculadas al seguimiento del POAE y facilitar al SPEE la información necesaria para que se puedan llevar a cabo el resto de las evaluaciones pertinentes. Suministrar al SPEE, en el ámbito de su competencia, la documentación e información necesarias para que las reuniones y trabajos del Comité de Seguimiento se puedan llevar a cabo. Responsable de la elaboración y remisión al SPEE de los informes parciales de ejecución anual y final. Introduce la información del sistema informático SAP en la aplicación “Fondos Europeos”. Dependen de esta Sección 1 técnico/a superior, 1 técnico/a de grado medio y 1 auxiliar. Para garantizar el cumplimiento de lo establecido en el art. 13 del Reglamento (CE) 1828/2006, la unidad responsable de las verificaciones es independiente funcionalmente de las unidades de gestión de las operaciones. No obstante, en los casos en que sea necesario se podrá recurrir a una empresa externa para la realización material de las verificaciones administrativas e in situ, sin menoscabo de que su supervisión corresponde al/a la Jefe/a de Sección de Programas Operativos FSE. El SOIB también es organismo beneficiario del POAE, en cuanto a que dispone de un 3% del presupuesto anual, repartido en la Conferencia Sectorial, para la gestión de las operaciones de Ocupación (bloque A) y un 5% para la gestión de las operaciones de Formación (bloque B). Para ello, se contrata personal interino de soporte a la gestión. Además, dispone de un presupuesto para la Modernización de los Servicios Públicos de Empleo. 12 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVA DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN El/la Jefe/a de Departamento de Planificación y Gestión Administrativa es responsable ante el/la Director/a del SOIB de las tareas de gestión y seguimiento de las acciones formativas, becas, acciones de orientación y de fomento del empleo. Coordina y dirige las áreas de Fomento del Empleo, Orientación y Formación. Es responsable del control y seguimiento de los convenios del SOIB. Conjuntamente con el Jefe/a de Departamento de Asuntos Generales programa las convocatorias de todas las subvenciones gestionadas desde el SOIB. Prepara los informes técnicos necesarios para las auditorías de la Intervención General y otros informes en materia de gestión y planificación administrativa. Supervisa y controla las verificaciones administrativas e in situ de primer nivel. . Es secretario del Consejo de Formación del SOIB. Asiste a la Dirección del SOIB en las funciones que le encomiende. Este Departamento se divide en tres grandes áreas: Formación Se articula en tres Servicios: Jefe/a del Servicio de Seguimiento Administrativo de Formación Depende orgánicamente del Jefe/a de Departamento de Planificación y Gestión Administrativa. Es responsable de la tramitación administrativa de todos los expedientes relacionados con operaciones cofinanciadas en materia de Formación (convocatorias, concesiones, convenios, pagos a beneficiarios, justificaciones y reintegros). Es responsable de la introducción en la aplicación informática “Fondos Europeos” de la documentación de carácter administrativo de cada uno de los expedientes. Es responsable de la custodia de la “Documentación administrativa” de los expedientes en tramitación hasta su traspaso al Servicio de Archivo. Responsable de la unificación de las distintas partes del expediente (administrativa, técnica, económica y recursos, en su caso) una vez realizada la fase de cierre de la convocatoria. 13 Cuenta con 1 Sección, 1 Jefe/a de Negociado, 4 técnicos/as superiores, 1 técnico/a de grado medio, 1 administrativo/a, y 1 auxiliar. Jefe/a del Servicio de Seguimiento Técnico, Certificaciones y Acreditaciones. Responsable ante el Jefe/a del Departamento de Planificación y Gestión Administrativa del seguimiento técnico de los expedientes que generan las convocatorias de subvenciones y los convenios relacionados con Formación de: ocupados, desocupados, colectivos vulnerables etc. que se realicen con cargo al PO. Responsable también de las tareas de inscripción y acreditación de centros, fichero de especialidades formativas, evaluación de la experiencia profesional, certificados de profesionalidad y centros integrados de formación. Representa al SOIB en los órganos colegiados de los centros integrados de formación, lleva la coordinación con los centros de referencia y colabora en el desarrollo normativo en materia de formación. Supervisa y controla las verificaciones in situ de primer nivel. Es responsable de la introducción en la aplicación informática “Fondos Europeos” de la documentación de carácter técnico de cada uno de los expedientes (Proyecto, valoración del proyecto, actas de seguimiento, informe intermedio, Memoria final y Informe Técnico Final). Responsable de la custodia del “Seguimiento técnico” de los expedientes de su responsabilidad en tramitación hasta su traspaso al Servicio de Gestión Administrativa. Este Servicio se estructura en dos áreas: Parte de seguimiento Técnico Jefe de sección de seguimiento: o Desocupados.. o Ocupados. o Colectivos vulnerables. Para ello se cuenta con 5 técnicos superiores, 8 técnicos medios, 1 administrativos y 6 auxiliares. Homologaciones y Certificaciones. 14 Cuenta con 4 técnicos/as superiores. Jefe/a del Servicio de Seguimiento Económico de Formación Depende orgánicamente del Jefe/a de Departamento de Asuntos Generales, pero funcionalmente del área de formación. Es responsable de las verificaciones administrativas de primer nivel de las justificaciones económicas de gastos de las subvenciones presentadas por las personas o entidades beneficiarias cofinanciadas en materia de Formación. Es responsable de la introducción en la aplicación informática “Fondos Europeos” del coste total subvencionable de las operaciones verificadas y de la documentación relacionada con la liquidación económica. Es responsable de la custodia de la documentación que conforma la Memoria Económica de los expedientes en tramitación hasta su traspaso al Servicio de Gestión Administrativa. Apoya la revisión de los presupuestos de las subvenciones otorgadas por el SOIB. Depende de este servicio un Jefe/a de Negociado, 2 técnicos/as superiores, 2 técnicos/as de grado medio, 2 administrativos/as y 3 auxiliares. Orientación Se organiza en dos servicios: Jefe/a de Servicio de Seguimiento Técnico de Orientación Fomento del Empleo y En el ejercicio de estas funciones depende orgánicamente del Jefe/a de Departamento de Planificación y Gestión Administrativa. Responsable del seguimiento técnico de los expedientes que generan las convocatorias de subvenciones y los convenios relacionados con: - Orientación laboral: Orientación profesional y oportunidades para colectivos con especiales dificultades, autoempleo y creación de empresas (Acciones de orientación para el empleo y 15 de asistencia al autoempleo, Procesos de acompañamiento para colectivos específicos, Programas experimentales, Autoempleo y creación de empresas y Renta Mínima de Inserción) y Atención a Mujeres Víctimas de Violencia de género. - Fomento del empleo: Oportunidades de empleo y fomento de la contratación, oportunidades de empleo y formación, y promoción del desarrollo y la actividad económica territorial (Agentes de Desarrollo Local, Escuelas Taller, Casas de Oficio y Talleres de Ocupación, Corporaciones Locales y Organismos Autónomos). Responsable de la mejora en las políticas activas de empleo relacionadas con su servicio y de la coordinación entre las entidades colaboradoras y la dirección del SOIB para impulsar nuevas estrategias y metodologías en las actuaciones del servicio. Es también responsable de las verificaciones “in situ” de primer nivel. Es responsable de la introducción en la aplicación informática “Fondos Europeos” de la documentación de carácter técnico de cada uno de los expedientes (Proyecto, valoración del proyecto, actas de seguimiento, informe intermedio, Memoria final y Informe Tècnico Final). Es responsable de la custodia del “Seguimiento Técnico” de los expedientes en tramitación hasta su traspaso al Servicio de Gestión Administrativa. Se estructura en las siguientes áreas: - Orientación: 1 sección, 2 técnico/a superior y 1 técnico/a de grado medio. Realiza el seguimiento técnico de los proyectos correspondientes a las convocatorias y convenios de acciones de Orientación laboral. - Fomento del empleo (Desarrollo local y creación directa de empleo): con 5 técnicos superiores y 3 técnicos de grado medio. Realiza el seguimiento técnico de los proyectos correspondientes a las convocatorias y convenios de desarrollo local y creación directa de empleo. - Proyectos: 1 técnico de grado medio y 2 auxiliares administrativos. Realiza el apoyo administrativo a las áreas anteriores y apoya al jefe de servicio en la mejora de los procesos que se establecen, así como el desarrollo de programas. 16 Jefe/a de Servicio de Gestión Administrativa y Seguimiento Económico de Orientación Depende orgánicamente del Jefe/a de Departamento de Planificación y Gestión Administrativa. Responsable de la tramitación administrativa de todos los expedientes relacionados con operaciones cofinanciadas en materia de Orientación (convocatorias, concesiones, convenios, pagos a beneficiarios, justificaciones y reintegros). Es también responsable de las verificaciones administrativas de primer nivel de las justificaciones económicas de gastos de las subvenciones presentadas por las personas o entidades beneficiarias cofinanciadas en materia de Orientación. Es responsable de la introducción en la aplicación informática “Fondos Europeos” de la documentación de carácter administrativo de cada uno de los expedientes, del coste total subvencionable de las operaciones verificadas y de la documentación relacionada con la liquidación económica. Es responsable de la custodia de los expedientes en tramitación hasta su traspaso al Servicio de Archivo. Responsable de la unificación de las distintas partes del expediente (administrativa, técnica, económica y recursos, en su caso) una vez realizada la fase de cierre de la convocatoria. Para el desarrollo de estas funciones cuenta con dos equipos diferenciados: Equipo para la Gestión Administrativa: 1 jefe de sección, 1 técnico de grado medio, 1 administrativo y 2 auxiliares administrativos. Equipo para el Seguimiento Económico: 1 jefe de sección, 3 administrativos, 1 auxiliar administrativo. Fomento Se organiza en dos servicios: Jefe/a de Servicio de Seguimiento Técnico de Orientación Fomento de la Ocupación y 17 Servicio compartido con el área de Orientación. Jefe/a de Servicio de Seguimiento Administrativo y Económico de Fomento del Empleo Depende orgánicamente del Jefe/a de Departamento de Planificación y Gestión Administrativa. Responsable de la tramitación administrativa de todos los expedientes relacionados con operaciones cofinanciadas en materia de Fomento del Empleo (convocatorias, concesiones, convenios, pagos a beneficiarios, justificaciones y reintegros). Es también responsable de las verificaciones administrativas de primer nivel de las justificaciones económicas de gastos de las subvenciones presentadas por las personas o entidades beneficiarias cofinanciadas en materia de Fomento. Es responsable de la introducción en la aplicación informática “Fondos Europeos” de la documentación de carácter administrativo de cada uno de los expedientes, del coste total subvencionable de las operaciones verificadas y de la documentación relacionada con la liquidación económica. Es responsable de la custodia de los expedientes en tramitación hasta su traspaso al Servicio de Archivo. Responsable de la unificación de las distintas partes del expediente (administrativa, técnica, económica y recursos, en su caso) una vez realizada la fase de cierre de la convocatoria. El servicio cuenta con 1 sección, 1 técnico/a superior, 1 técnico/a de gestión, 1 Negociado, 4 administrativos y 2 auxiliares administrativos. Área de Intermediación Depende directamente de la Dirección del SOIB. El art.20 del Decreto 30/2001, de 23 de febrero, de constitución y régimen jurídico del Servicio de Empleo de las Illes Balears prevé la figura del COORDINADOR/A DE LA INTERMEDIACIÓN. El coordinador/a de la intermediación es un órgano unipersonal de 18 asesoramiento con funciones consultivas, de propuesta, estudio y coordinación en materia de intermediación para el empleo. Debe coordinar su actuación bajo las directrices del Presidente/a del SOIB, y será nombrado y separado por el Presidente/a del SOIB. Le corresponde: elaborar propuestas de definición de los procesos básicos de intermediación laboral a nivel de todas las Illes Balears, coordinar de forma adecuada a todos los agentes implicados en funciones de intermediación y orientación laboral, implantar el proceso de modernización del SOIB mediante el uso de servicios telemáticos y las nuevas tecnologías, cualquier otra función enmarcada en sus competencias que le sea encargada por el Presidente o Presidenta del SOIB. El área de Intermediación se organiza en 9 oficinas en la isla de Mallorca, 2 en Menorca, 2 en Eivissa y 1 en Formentera. Cuenta con una Jefatura de Servicio: Jefe/a de Servicio de Intermediación y Sistemas Informativos. Depende orgánicamente de la Dirección del SOIB. Responsable de la administración SILCON (Sistema de Confidencialidad) y mantenimiento operativo de todos los usuarios y entidades que utilizan las aplicaciones informáticas SISPE-CEUS y de Vida Laboral. Incorporación de nuevas aplicaciones. Responsable de la explotación de la información, tanto con fines estadísticos, como de gestión. Participa en el proyecto SISPE a nivel estatal, mediante la incorporación a diferentes órganos como la CCS (Comisión de Coordinación y Seguimiento del SISPE. Responsable de la elaboración trimestral y anual respectivamente del Catálogo de Ocupaciones de Difícil Cobertura y de la Contratación en origen de trabajadores extranjeros. Es responsable del procedimiento de autorización de Agencias de Colocación. Es responsable del Programa EURES (portal europeo para la movilidad de los trabajadores).Participa mensualmente como vocal en la Comisión Provincial del SEPE y bimestralmente en la Comisión de Seguimiento de Contratación Laboral. Gestiona cuando es necesario la incorporación de nuevas aplicaciones. Este servicio consta de una Jefatura de Negociado y de un técnico/a superior que actúa como Consejero de la red EURES a nivel de les Illes Balears. 19 3.2 ORGANIGRAMA En los siguientes gráficos se muestra la estructura orgánica del SOIB con responsabilidades en la gestión de las operaciones cofinanciadas por el FSE, en el marco del POAE. Ver anexos de organigrama (dependencia orgánica) y estructura funcional (dependencia por áreas de trabajo). 20 21 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 4. OPERACIONES CON CARGO AL PROGRAMA OPERATIVO Este capítulo tiene el objetivo de presentar, de forma simplificada, todas las fases que constituyen el proceso de gestión y ejecución de las operaciones que se financiarán con cargo al PO Plurirregional. 4.1. PROGRAMACIÓN La programación es el proceso dirigido a definir el conjunto de tareas a realizar con carácter previo a la aprobación de un programa con cargo al Programa Operativo. En esta fase previa, una unidad administrativa del SOIB impulsa una medida de alguna de las líneas de actuación del POAE. Para la determinación completa de las operaciones y la cuantificación de los objetivos que han de conseguirse anualmente, es necesario considerar la capacidad de financiación existente en cada momento por eje y tema prioritario. Para ello se tendrán en cuenta los presupuestos del SOIB, la cuantía acumulada de la programación inicial prevista, las declaraciones de gastos realizadas de años anteriores y las previsiones para el año correspondiente. Por ello, en esta etapa intervienen tanto el Departamento de Asuntos Generales, especialmente la Unidad de Gestión Económica, y el Servicio Jurídico, como el Departamento de Planificación y Gestión Administrativa y sus servicios de Gestión Administrativa, de Seguimiento Económico, y de Seguimiento Técnico correspondientes a la materia de que se trate. 4.2. PROCESO DE SELECCIÓN, APROBACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE LAS OPERACIONES. La finalidad última de este procedimiento es definir el conjunto de tareas necesarias que deben efectuarse para el inicio de la ejecución de las operaciones susceptibles de recibir una ayuda del FSE a través del PO plurirregional. En este sentido, un elemento previo que señala la normativa comunitaria es informar de las posibilidades de financiación que ofrece el FSE. Esto implica “la obligación de hacer públicos los pasos que ha de seguir un beneficiario potencial para 40 presentar una solicitud de financiación, así como los criterios de selección que se van a aplicar” (artículo 5 del Reglamento (CE) 1828/2006). La selección por el SOIB de las operaciones a cofinanciar, deberá realizarse mediante un examen de la elegibilidad de la operación con arreglo a los Criterios de Selección de las Operaciones aprobados por el Comité de Seguimiento del POAE. Este examen de elegibilidad se realizará sobre el borrador de convocatoria/convenio/pliegos, comprendiendo la revisión los siguientes aspectos: Comprobar que el proyecto se ha imputado en el Eje y Tema prioritario correspondiente. Cumple los porcentajes de cofinanciación que aparecen recogidos para ese eje y tema prioritario en el Programa Operativo. Cumple con la igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres. Cumple la normativa en publicidad e información. Así, en esta Fase previa las etapas en las que se articula este procedimiento son las siguientes: 1. Información a los beneficiarios potenciales de los Criterios de Selección de las Operaciones susceptibles de cofinanciación. 2. Anuncio por parte de los organismos colaboradores de las convocatorias de ayudas o convenios que pretendan llevar a cabo. 3. Preparación de las solicitudes/ofertas por parte de los beneficiarios potenciales. 4. Evaluación de las solicitudes por parte del órgano impulsor del organismo colaborador. 5. Aprobación de las operaciones seleccionadas y posterior comunicación de la decisión resolutoria. 6. Información a los beneficiarios de las obligaciones asumidas con la aprobación de la operación. 41 4.3. PROCESO DE EJECUCION DE LAS OPERACIONES Los órganos ejecutores de las operaciones aprobadas para su cofinanciación por el PO Plurirregional Adaptabilidad y Empleo son los responsables de la efectiva realización de tales actuaciones y, por tanto, de la gestión de la ejecución de dicho gasto. En este sentido, se pueden distinguir tres grandes grupos de procedimientos diferenciados: Procedimiento para la ejecución de actuaciones mediante la concesión de subvenciones . Procedimiento para la ejecución de actuaciones mediante la realización de convenios. Procedimiento para la ejecución de actuaciones mediante la adjudicación de contratos. El procedimiento de concesión de subvenciones para la ejecución de las actuaciones programadas en el PO debe considerar, de acuerdo con lo establecido en la normativa regional y nacional (Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, Decreto legislativo 2/2005, de 28 de diciembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Subvenciones) la especificación del órgano que concede las ayudas, las características de las actuaciones subvencionadas y de los destinatarios de las ayudas, así como el procedimiento para la recuperación de pagos indebidos. Al mismo tiempo, las órdenes de ayuda deben ajustarse a los términos recogidos en la normativa europea en relación con los regímenes de ayuda. De esta forma, el procedimiento de gestión de ayudas que posibilita la ejecución de las actuaciones susceptibles de recibir cofinanciación comunitaria se puede dividir en cinco grandes fases: Aprobación de las bases reguladoras Aprobación de la convocatoria de subvención Proceso de concesión de subvenciones Ejecución material de la ayuda por parte del beneficiario Procedimiento de liquidación 42 Los convenios, de acuerdo con lo establecido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común, constituyen acuerdos de colaboración establecidos entre la Administración General y los Organismos públicos vinculados o dependientes de la misma y los órganos correspondientes de las Administraciones de las Comunidades Autónomas en el ámbito de sus respectivas competencias. En el procedimiento para la ejecución de actuaciones mediante la celebración de convenios se distinguen cuatro fases: Preparación del borrador del convenio Aprobación del convenio Ejecución del convenio Liquidación o cierre del convenio Dispone el art 1254 del Código Civil que el contrato existe desde que una o varias personas consienten en obligarse, respecto de otra u otras, a dar alguna cosa o prestar algún servicio. La contratación del sector público viene regulada en la Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público (BOE núm. 276, de 16 de noviembre) que tiene por objeto garantizar que la contratación pública se ajusta a los principios de libertad de acceso a las licitaciones, publicidad y transparencia de los procedimientos, y no discriminación e igualdad de trato entre los candidatos, y de asegurar una eficiente utilización de los fondos destinados a la realización de obras, la adquisición de bienes y la contratación de servicios mediante la exigencia de la definición previa de las necesidades a satisfacer, la salvaguarda de la libre competencia y la selección de la oferta económicamente más ventajosa. Es igualmente objeto de esta Ley la regulación del régimen jurídico aplicable a los efectos, cumplimiento y extinción de los contratos administrativos. A los efectos de esta Ley se considera que forman parte del sector público las Administraciones Públicas, dentro de las cuales se integran los organismos autónomos, y los denominados poderes adjudicadores. Los contratos del sector público pueden tener carácter administrativo o carácter privado. Tendrán carácter administrativo los contratos siguientes, siempre que se celebren por una Administración Pública: los contratos de obra, concesión de obra pública, gestión de servicios públicos, suministro, y servicios, así como los contratos de colaboración entre el sector público y el 43 sector privado. Los contratos de objeto distinto a los anteriormente expresados, pero que tengan naturaleza administrativa especial por estar vinculados al giro o tráfico específico de la Administración contratante o por satisfacer de forma directa o inmediata una finalidad pública de la específica competencia de aquélla. Los contratos administrativos se regirán, en cuanto a su preparación, adjudicación, efectos y extinción, por el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre y sus disposiciones de desarrollo. Tendrán la consideración de contratos privados los celebrados por los entes, organismos y entidades del sector público que no reúnan la condición de Administraciones Públicas, así como cualesquiera otros contratos distintos de los anteriores. Los contratos privados se regirán, en cuanto a su preparación y adjudicación, en defecto de normas específicas, por el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre y sus disposiciones de desarrollo, y en cuanto a sus efectos y extinción, estos contratos se regirán por el derecho privado. En el procedimiento para la ejecución de actuaciones mediante la adjudicación de contratos se distinguen cuatro etapas: Redacción de los pliegos Adjudicación del contrato Ejecución de la actuación Liquidación del contrato En materia de subvenciones y de convenios, en el área de Formación, bajo la supervisión del Jefe de Departamento de Planificación y Gestión Administrativa hay un servicio encargado de la Gestión Administrativa de subvenciones , otro encargado del Seguimiento Técnico y de las Acreditaciones y Certificaciones de Centros, y un último servicio de Seguimiento Económico de Formación que depende orgánicamente del Departamento de Asuntos Generales y funcionalmente del Departamento de Gestión y Planificación Administrativa En el servicio de Seguimiento Técnico , Acreditación y Certificación de Centros hay un equipo técnico especializado en cada una de las líneas de ayuda de formación y recualificación profesional: formación para preferentemente desocupados, formación para preferentemente ocupados, formación para colectivos vulnerables y formación con compromiso de contratación y un segundo equipo encargado de la Acreditación y Certificación de Centros. En el área de Fomento del Empleo, también bajo la supervisión del Jefe de Departamento de Planificación y Gestión Administrativa hay un Servicio 44 encargado de la Gestión Administrativa y del Seguimiento Económico, y otro Servicio encargado del Seguimiento Técnico tanto de Fomento del Empleo como de Orientación. El Servicio de Seguimiento Técnico tiene un equipo técnico especializado en materia de oportunidades de empleo y fomento de la contratación, de oportunidades de empleo y formación, y así como de promoción del desarrollo y la actividad económica territorial (líneas de escuelas taller, casas de oficios y talleres de empleo, planes de contratación temporal en colaboración con corporaciones locales, y planes de contratación temporal en colaboración con diferentes entidades sin fines de lucro). En Orientación, del mismo modo, bajo la supervisión del Jefe de Departamento de Planificación y Gestión Administrativa hay un Servicio encargado de la Gestión Administrativa y del Seguimiento Económico, y otro Servicio encargado del Seguimiento Técnico tanto de Orientación como de Fomento del Empleo. El Servicio de Seguimiento Técnico tiene un equipo técnico especializado en materia de orientación profesional y oportunidades para colectivos con especiales dificultades, autoempleo y creación de empresas (programas experimentales en materia de empleo, acciones de orientación para el empleo y de asistencia al autoempleo). En esta etapa se elaboran y redactan las diferentes convocatorias o convenios, en un trabajo conjunto del jefe/a de Departamento de Asuntos Generales y sus servicios de la Unidad de Gestión Económica (en adelante UGE), y jurídico y del jefe/a de Departamento de Planificación y Gestión Administrativa y sus servicios de Gestión Administrativa, Seguimiento Económico y Seguimiento Técnico de cada área (Formación, Fomento del Empleo y Orientación). Los Servicios de Gestión Administrativa de cada área supervisan la tramitación administrativa de todos los expedientes relacionados con operaciones cofinanciadas (convocatorias, concesiones, convenios, pagos a beneficiarios, justificaciones y reintegros) Posteriormente a su publicación en el Boletín Oficial de las Islas Baleares, se inicia el plazo para la presentación de las solicitudes de subvención por parte de las entidades beneficiarias. La Comisión Evaluadora encargada de valorar todos los proyectos presentados elabora un Acta de Evaluación. Los servicios de UGE y de Gestión Administrativa son los encargados de contabilizar todo los datos de la resolución. UGE remite las propuestas resolución junto con los documentos contables “AD” a Intervención para su 45 validación. Posteriormente se tramitan los pagos correspondientes a los anticipos. En materia de contratos, el/la jefe/a de servicio de Contratación y Patrimonio es el encargado de elaborar los Pliegos de Clausulas Administrativas Particulares. Los Pliegos de Prescripciones Técnicas se redactan por los correspondientes Servicios de Gestión Administrativa y de Seguimiento Técnico de cada área, dependiendo de la materia de la que se trate. Al servicio de Contratación y Patrimonio le corresponde gestionar la adjudicación, la ejecución y la liquidación del contrato. 5. EL PROCESO DE SEGUIMIENTO Junto a la etapa de realización de las actuaciones enmarcadas en el POAE se desarrolla una acción paralela, la del seguimiento. Es la etapa del ciclo de gestión relativa a la ejecución de los proyectos, cuya finalidad principal es mantener informados a todos los agentes implicados sobre el estado en que se encuentra la ejecución y verificar en qué grado se están realizando las actividades y alcanzando los resultados y objetivos previstos. Del mismo modo se corrigen y reorientan las desviaciones detectadas durante el proceso de seguimiento. 5.1. EL SEGUIMIENTO TÉCNICO El objetivo de este proceso es el adecuado desarrollo de las actuaciones cofinanciadas por el FSE con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos definidos en las normas comunitarias y nacionales. Este procedimiento general comprende desde la aprobación de las intervenciones cofinanciadas con FSE hasta la liquidación y pago de las mismas, a través del seguimiento continuo realizado por el SOIB. Éste órgano realiza un examen dirigido a validar la elegibilidad de la intervención que se 46 quiere cofinanciar durante la preparación de la convocatoria o en su caso, de los pliegos del contrato. Una vez aprobada la intervención a cofinanciar, el SOIB requerirá la necesaria documentación y dejará constancia de la correcta cumplimentación de la misma, de su valoración a través de los criterios establecidos y del seguimiento de las actuaciones. En el área de Formación, el Servicio de Seguimiento Técnico realiza las tareas de acreditación e inscripción de centros, tramitación de certificados de profesionalidad, elaboración de la parte técnica de las convocatorias, valoración de los proyectos solicitados, mecanización de datos en el SILCOI, visado de la publicidad de las acciones formativas, control de asistencia de alumnos, requerimientos de subsanación de incidencias detectadas y visitas in situ de las operaciones de formación que se ejecutan y revisión de la memoria técnica final. En el área de Fomento del Empleo, el Servicio de Seguimiento Técnico (que se comparte con Orientación) es el encargado del seguimiento de las operaciones en materia de oportunidades de empleo y fomento de la contratación, y de oportunidades de empleo y formación (líneas de escuelas taller, casas de oficios y talleres de empleo, planes de contratación temporal en colaboración con corporaciones locales, y planes de contratación temporal en colaboración con diferentes entidades sin fines de lucro). En concreto, el personal especializado en cada una de las líneas de actuación del POAE, desarrollan las funciones propias de seguimiento: - Oportunidades de empleo y fomento de la contratación (planes de contratación temporal en colaboración con diferentes entidades sin fines de lucro y planes de contratación temporal en colaboración con corporaciones locales) : Asesoramiento e información a las entidades, atención de problemas, visitas de seguimiento, informes, gestión de la página web, actualización y mantenimiento de la base de datos, estudio de metodologías, intercambio de experiencias y buenas prácticas, revisión de memoria final de cada proyecto, atención telefónica, gestión de contratación de trabajadores/as, recogida de los indicadores físicos de ejecución y de resultado, realización de informe final, vigilancia de la difusión de la cofinanciación de las actuaciones, y escaneo de la documentación. - Oportunidades de Empleo y Formación (escuelas taller, talleres de empleo y casas de oficios): Información a las entidades para la elaboración de las ofertas públicas de empleo de los 47 profesionales, participación en la selección de los mismos, asesoramiento en la selección de alumnos, visitas in situ, gestión documental, gestión de la página web, gestión y mantenimiento de la base de datos, revisión de memorias finales, informe final, elaboración de diplomas, registro de información en el SILCOI, archivo de documentación, recogida de los indicadores físicos de ejecución y de resultado, y vigilancia de la difusión de la cofinanciación de las actuaciones, y escaneo de la documentación. En el área de Orientación, el Servicio de Seguimiento Técnico (que se comparte con Fomento del Empleo) es el encargado del seguimiento de las operaciones en materia de orientación profesional y oportunidades para colectivos con especiales dificultades, autoempleo y creación de empresas, promoción del desarrollo y la actividad económica territorial (programas experimentales en materia de empleo, acciones de orientación para el empleo y de asistencia al autoempleo). En concreto, el personal especializado en cada una de las líneas de actuación del POAE, desarrollan las funciones propias de seguimiento: - Orientación profesional y oportunidades para colectivos con especiales dificultades (procesos de acompañamiento al empleo para colectivos vulnerables): Información a las entidades, atención de problemas, visitas de seguimiento, informes, gestión de la página web, actualización de las bases de datos, gestión en la Mesa de Trabajo con Apoyo, coordinación territorial de los recursos ocupacionales, trabajo en red entre diferentes recursos, gestión de la lista de distribución, revisión de memorias finales, informe final, estadísticas, valoración de indicadores físicos de ejecución y de resultado, vigilancia de la difusión de la cofinanciación de las actuaciones, y escaneo de la documentación. - Autoempleo y creación de empresas, promoción del desarrollo y la actividad económica territorial(agentes de empleo y desarrollo local): Información a las entidades, remisión a las mismas del protocolo de selección de nuevos ADL, proceso de selección, contratación, diagnóstico territorial, gestión del Plan Avanza, gestión de la página web y de la base de datos, coordinación territorial de los recursos ocupacionales, trabajo en red entre diferentes recursos, gestión de la lista de distribución, revisión de memorias finales, informe final, estadísticas, valoración de indicadores, estudios de impacto, vigilancia de la difusión de la 48 cofinanciación de documentación. las actuaciones, y escaneo de la 5.2. EL SISTEMA INFORMÁTICO La Unidad de Gestión de la UAFSE ha diseñado una aplicación informática (FSE 2007), a la que está vinculado el organismo intermedio (SPEE) y colaboradores de todos los PO cofinanciados por el FSE. Los objetivos de este sistema de seguimiento son los siguientes: -Garantizar la correcta administración de los flujos financieros con la Unión Europea y con cada uno de los promotores de las actuaciones. -Asegurar la identificación de las actuaciones cofinanciadas, al objeto de facilitar la medición del valor añadido de la cofinanciación aportada por el FSE a las prácticas habituales de los órganos colaboradores. -Aportar información cualitativa sobre el contenido y los resultados de la intervención, facilitando la estimación de los impactos de las actuaciones sobre los beneficiarios en cuestión. Es responsabilidad del SPEE, como OI, garantizar que dispone de sistemas informatizados compatibles con el FSE2007, y que se procede a la recopilación de los datos necesarios sobre la ejecución para la gestión financiera, el seguimiento, las verificaciones, las auditorías y la evaluación. Por ello, proporcionará al SOIB acceso al sistema informático de seguimiento (SILCOI, JACO,…), que permitirá la carga de toda la información necesaria correspondiente a los gastos cofinanciados, así como llevar a cabo el seguimiento financiero y cualitativo de la intervención. La Secretaría General de la Consejería de Turismo y Trabajo, como Organismo Intermedio del PO FSE Illes Balears 2007-2013, en ese momento, adquirió para el nuevo periodo de programación una aplicación informática de gestión, seguimiento y control denominada “Fondos Europeos”. Esta herramienta ya está plenamente implantada y en funcionamiento en el OI y en todos los organismos colaboradores. El SOIB es uno de los organismos colaboradores más importantes del PO regional y ya está utilizando la citada herramienta. Esta herramienta informática, en uso en otras ocho comunidades autónomas para la gestión, seguimiento y control de los programas operativos, tanto del FSE como del FEDER, ha sido desarrollada como plataforma multiprograma y multifondo, esto es, permite el seguimiento y control de varios programas operativos y varios fondos simultáneamente. 49 En el caso de las Illes Balears se está llevando a cabo el seguimiento y control de los Programas operativos regionales del FSE y del FEDER. En el caso del Programa Operativo Plurirregional Adaptabilidad y Empleo también se ha previsto su control y seguimiento. Mediante un control de acceso, los usuarios del SOIB acceden a la herramienta informática, según el rol que tienen asignado: Coordinación para el caso del personal de la Sección de Programas Operativos del FSE y Gestor para el caso de las otras unidades administrativas del SOIB que actuarán a modo de gestores. Esta herramienta ya se encuentra operativa y ha sido auditada por la Autoridad de Auditoria en el Programa operativo regional sin que se haya puesto de manifiesto ningún reparo. Los objetivos de este sistema de seguimiento son los siguientes: Garantizar la correcta administración de los flujos financieros con la Unión Europea y con cada uno de los promotores de las actuaciones. Asegurar la identificación de las actuaciones cofinanciadas, al objeto de facilitar la medición del valor añadido de la cofinanciación aportada por el FSE a las prácticas habituales de los órganos colaboradores. Aportar información cualitativa sobre el contenido y los resultados de la intervención, facilitando la estimación de los impactos de las actuaciones sobre los beneficiarios en cuestión. El programa de Fondos Europeos permite la carga de toda la información necesaria correspondiente a los gastos cofinanciados, así como llevar a cabo el seguimiento financiero y cualitativo de la intervención. El citado sistema recoge cuantos datos relativos al seguimiento material sean precisos para la elaboración de los informes anuales, las evaluaciones y las verificaciones, cumpliendo así con el seguimiento de la pista de auditoría. Esta herramienta permite el volcado de la información en ella almacenada en el sistema informático de seguimiento del SPEE el programa JACO 2013. 5.3. SEGUIMIENTO FINANCIERO El seguimiento financiero se refiere a los datos de ejecución de la intervención. Los datos financieros deben registrarse para cada operación que ha tenido 50 gastos efectivamente realizados y que vayan a certificarse en la anualidad que se trate. Por lo tanto, los datos han de corresponderse con gastos efectivamente pagados por los beneficiarios, en los términos que señala el artículo 56.1 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006. De esta forma, el SOIB deberá rellenar los datos financieros del año que se fuera a certificar en el sistema informático de Fondos Europeos para el seguimiento de las operaciones cofinanciadas por el FSE. Los importes a consignar en el sistema informático de seguimiento serán los correspondientes a aquellos gastos efectivamente pagados de cada una de las diversas operaciones en las que hayan participado. Es importante resaltar que la ejecución ha de registrarse a nivel de operación, haciendo referencia explícita para cada una de ellas del Tema Prioritario (o Categoría de Gasto) y Prioridad (o Eje) correspondiente. De esta forma, se facilita su agregación posterior por Temas Prioritarios y Prioridades, tal y como aparece en el PO, sin perder la identificación del conjunto de las operaciones llevadas a cabo. Por último, las cantidades que se ejecuten deberán identificar claramente la aportación comunitaria, que resultará de aplicar el porcentaje o tasa de cofinanciación del FSE, del 50% en todos los ejes. 5.4. SEGUIMIENTO FISICO El seguimiento físico se realiza a través de comprobaciones sobre el terreno con objeto de verificar la realidad de las intervenciones y a través de los indicadores cualitativos. El POAE fija una serie de objetivos y plantea una estrategia de actuación en base a unos ejes prioritarios de intervención. La ejecución del POAE supone la realización de diferentes operaciones dentro de cada eje prioritario. Para lograr una ejecución eficaz del PO y conseguir los objetivos definidos es necesario vigilar y estudiar si la ejecución del propio programa está discurriendo como se esperaba. El seguimiento financiero y físico mediante un sistema de Indicadores permite estudiar la evolución del PO y detectar anomalías en un estadio temprano para proceder a su corrección, localizando el origen de las mismas. Los objetivos del Sistema de Indicadores son: 51 Asegurar que los recursos y los ejes prioritarios se están ejecutando correctamente Garantizar que la estrategia puesta en marcha es la más adecuada para alcanzar los objetivos previstos. La siguiente tabla recoge los tipos de indicadores que existen a través de los cuales se realiza el seguimiento de las acciones cofinanciadas por el FSE: TIPOLOGIA DESCRIPCIÓN ESTRATÉGICOS Miden la evolución del contexto respecto a las metas establecidas en las principales políticas públicas: Ej.: tasa de desempleo, tasa de creación de empresas,… Miden la ejecución física provocada actuaciones. Se distinguen en dos tipos: OPERATIVOS por las Indicadores de Realización Física o Financiera: permiten la cuantificación de la actividad y el control el presupuesto disponible y ejecutado de los programas. Indicadores de Resultado: presentan los beneficios o efectos directos de las acciones cofinanciadas. DE EVALUACIÓN Indicadores de Resultado: ya descritos como indicadores operativos. Indicadores de Impacto: se refieren a las consecuencias de los programas en el contexto en el que operan más allá de los efectos inmediatos. Miden la efectividad del PO y debe pasar un lapso temporal suficiente para medirlos (6meses, un año, dos años). 52 El SOIB recoge esta información de los beneficiarios finales de las operaciones, y suministra adecuadamente, en tiempo y forma, el valor de los indicadores operativos y de alerta El procedimiento de Información de Indicadores del P.O. se inicia con la obtención, por parte del SOIB de los valores de cada uno de los indicadores. Estos valores se obtienen mediante la información proporcionada por los Beneficiarios de las diferentes operaciones en ejecución. El SOIB, a través de las aplicaciones corporativas del SPEE: JACO 2013, SILET y FSILBD, rellena los campos de información relativos a los indicadores estratégicos, así como la información adicional requerida por la UAFSE, si procede. La información se deberá proporcionar a nivel de Expediente, Operación, Tema y Eje Prioritario. Posteriormente, el SPEE, tras el análisis y verificación de la información recibida realizado por procede SPEE a su introducción en la aplicación FSE2007 de la UAFSE. La UAFSE accede a los datos volcados y cargados en la aplicación FSE-2007 y procede a su análisis. 53 Los indicadores estratégicos del PO Plurirregional FSE 2007-2013 de Balears EJE 1 2 INDICADORES ESTRATÉGICOS Tasa de creación de empresas Porcentaje de personas entre 25 y 64 años asistente a cursos de educación permanente Tasa de empleo masculina y femenina Desempleo juvenil masculino y femenino (*) Contratos firmados a inmigrantes respecto al total de nuevos contratos Tasa de abandono escolar masculino y femenino 3 Tasa bruta de personas graduadas en enseñanza obligatoria UNIDAD MEDIDA % Hombres y mujeres % % % % Hombres y mujeres FUENTE ESTADÍSTICA Ministerio de Trabajo e Inmigración e INE Ministerio de Educación y Ciencia (Las cifras de la educación en España) INE (Encuesta de Población Activa) INE (Encuesta de Población Activa) Ministerio de Trabajo e Inmigración Ministerio de Educación y Ciencia (Las cifras de la educación en España) Ministerio de Educación y Ciencia (Las cifras de la educación en España) 54 Los indicadores operativos de realización y resultado del PO plurirregional FSE 2007-2013 de Balears Tip o Indicador Rz Nº de personas participantes Unidad de medida Eje 1 Eje 2 Eje 3 Hombres y mujeres TP 62 / 63 / 68 TP 66 / 69 / 70 / 71 / 80 TP 72 / 74 Hombres y mujeres Hombres y mujeres Hombres y mujeres TP 62 / 63 TP 66 / 69 TP 63 TP 66 Rz Nº de empresas beneficiadas Nº TP 62 / 63 / 68 TP 65 / 69 Rz Seminarios / estudios Nº de redes y/ asociaciones creadas en actuaciones de Rz cooepración transnacional y/ interregional Rz Reuniones realizadas (seminarios, comités, etc.) Rz Estudios realizados Rz Evaluaciones realizadas Rz Acciones publicitarias y de difusión Nº Rz Nº de personas participantes (entre 18 y 24 años) Nº de personas que han seguido un módulo de sensibilización ambiental Nº de personas que participan en cursos de formación Rz específicos en medio ambiente Rz Rd Nº de personas que han participado en acciones de formación Eje 5 TP 73 TP 65 Nº TP 80 Nº Nº Nº Nº Hombres y Eje 4 TP 85 TP 85 TP85/86 TP 86 TP 62 55 Tip o Indicador continua que mantienen su empleo o han mejorado en el mismo Nº de empresas que han introducido esquemas de prevención Rd de rieSOIBos laborales Rd Nº de empresas creadas por hombres y mujeres Rd Rd Rd Rd Rd Rd Rd Rd Nº de personas con contrato temporal o por cuenta propia, que se han beneficiado de contratos fijos Nº de empresas que han implementado sistemas para la modernización de la gestión Empresas tuteladas que han sobrevivido Nº de personas en situación de desempleo, que han sido beneficiarias de medidas activas de inserción laboral, que accedieron a un contrato de trabajo Nº de empresas que han implantado medidas para luchar contra la desigualdad de género en el lugar de trabajo Nº de personas beneficiarias de servicios para el cuidado y atención de personas dependientes Nº de contratos registrados a hombres inmigrantes en las oficinas de empleo Nº de contratos registrados a mujeres inmigrantes en las oficinas de empleo Unidad de medida mujeres Eje 1 Nº TP 62 Nº TP 62 / 68 Hombres y mujeres TP 63 Nº TP 63 Nº TP 68 Eje 2 Hombres y mujeres TP 66 Nº TP 69 Hombres y mujeres TP 69 Nº TP 70 Nº TP 70 Eje 3 Eje 4 Eje 5 56 Tip o Indicador Rd Nº de personas discapacitados contratados Rd Nº de personas en riego de exclusión contratadas Nº de nuevas titulaciones y/o nuevas certificaciones profesionales Rd Nº de centros de enseñanza on-line o telecentros Nº de alumnos/as que han participado en acciones de refuerzo, orientación y apoyo que permanecen en el sistema Rd educativo y/o han superado la educación secundaria obligatoria Nº de redes o proyectos de colaboración empresas-Centros de Rd Enseñanza Superior-Centros tecnológicos y de investigación Rd Rd Nº de investigadores/as contratadas por empresas Unidad de medida Hombres y mujeres Hombres y mujeres Eje 1 Eje 2 Eje 3 Eje 4 Eje 5 TP 71 TP 71 Nº TP 72 Nº TP 72 Alumnos y alumnas TP 73 Nº TP 74 Investigadores/ as TP 74 57 5.5. INFORMES DE EJECUCIÓN ANUAL Y FINAL De acuerdo con lo establecido en el artículo 67 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006, las autoridades nacionales, con el fin de garantizar una gestión correcta y eficaz de los Programas de los Fondos Estructurales, deben elaborar informes de ejecución anual y final. El contenido que deben abordar ambos documentos está especificado en el artículo 67.2 del Reglamento (CE) 1083/2006. Dicha responsabilidad recae, en última instancia, sobre la Autoridad de Gestión, en nuestro caso la UAFSE, si bien el SPEE, en virtud del Acuerdo de delegación de competencias de la UAFSE al SPEE, elaborará dichos informes. Para ello, el SOIB debe elaborar un informe parcial en relación con las actuaciones de su competencia y remitirlos a la Subdirección General de Gestión Financiera, que efectúa su armonización, para su posterior remisión a la Autoridad de Gestión, UAFSE, dentro del plazo establecido. El informe anual debe ser enviado a la Comisión Europea, a más tardar el 30 de junio de cada año. El informe anual constituye una de las condiciones necesarias para que la Comisión siga efectuando los pagos intermedios. Además, el informe anual representa la principal fuente de información en la que basar un debate eficaz entre la Autoridad de Gestión y la Comisión con motivo del Examen Anual previsto en el artículo 68 del Reglamento (CE) nº 1083/2006. 6. EL PROCESO DE CONTROL Y VERIFICACIÓN 6.1. LIQUIDACIÓN Tras la ejecución de la operación, se produce la liquidación una vez ha sido verificada la justificación, para lo que es obligatorio que el SOIB guarde y custodie los justificantes del gasto ejecutado, garantizando los siguientes aspectos: - Que es posible conciliar los importes agregados certificados a la Comisión con los registros contables detallados y los documentos acreditativos que obran en poder del SOIB. 58 - Que se puede verificar el pago de la contribución pública al Beneficiario - Que se puede verificar la aplicación de los criterios de selección establecidos por el Comité de Seguimiento para el POAE. - Que se dispone, para cada operación, según proceda, de las especificaciones técnicas, de los documentos relativos a la aprobación de la concesión o a la contratación pública, de los informes de situación y de los informes sobre las verificaciones y auditorías realizadas. En el caso del procedimiento de concesión de subvenciones, el Servicio de Seguimiento Económico correspondiente, una vez que recibe la documentación económica inicia su revisión, y finalmente los técnicos que han revisado los expedientes económicos emiten un Informe de liquidación. Por su parte, el Servicio de Seguimiento Técnico correspondiente, analiza la Memoria Técnica presentada por el beneficiario y emite su Informe Técnico. El Servicio de Gestión Administrativa con ambos Informes (económico y técnico) procede a elaborar la propuesta de pago final, teniendo en cuenta los anticipos realizados, o en su caso inicia un expediente de reintegro. 6.2. LAS VERIFICACIONES De acuerdo con el procedimiento de verificación y en los términos establecidos en el artículo 60 b) del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio de 2006, por el que se establecen las disposiciones relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión y se deroga el Reglamento (CE) nº1260/1999 y el artículo 13.2 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006 de la Comisión, de 8 de diciembre de 2006, que fija las normas de desarrollo para el Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión, y el Reglamento (CE) nº 1080/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, el SOIB, en delegación de funciones del Organismo Intermedio, ha de garantizar la legalidad de las operaciones en un momento previo a la declaración del gasto o solicitud de reembolso (ex-ante), a través del procedimiento de verificación de las operaciones que se realiza por la Sección de Programas Operativos del Fondo Social Europeo. 59 Las verificaciones constituyen un procedimiento cuyo objetivo es garantizar que la selección y ejecución de las operaciones se ha realizado correctamente, tanto desde una perspectiva documental, como física, en el marco establecido por la normativa regional, estatal y comunitaria, así como por el propio PO. Dicha verificación resulta independiente del procedimiento de control que ha de realizar la Autoridad de Auditoría, una vez ha sido certificado el gasto, correspondiendo a la Autoridad de Gestión el establecimiento de las normas y procedimientos para las verificaciones, así como la conservación de los registros de cada uno de ellos, dejando constancia de los trabajos realizados, la fecha y los resultados obtenidos en los mismos, así como las medidas adoptadas para la subsanación de las irregularidades detectadas (artículo 13.3 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006). Los ámbitos de actuación de las verificaciones de las operaciones Ámbitos Objetivos Verificación de la conformidad del gasto declarado con las normas nacionales y comunitarias en materia de Ámbito subvencionabilidad, contratación pública, medio Administrativo ambiente, ayudas de estado, información y publicidad, etc. Comprobación de la corrección de la solicitud de financiación. Ámbito Garantía de la inexistencia de doble financiación del Financiero gasto en otros regímenes comunitarios y otros periodos de programación. Constatación de que los bienes han sido entregados y Ámbito servicios realizados de conformidad con la decisión Técnico aprobatoria del proyecto. Comprobación de la realidad del gasto y del servicio Ámbito Físico prestado y/o bien entregado. El SOIB realiza estas verificaciones a través de su Sección de Programas Operativos del Fondo Social Europeo, sin menoscabo de una contratación externa de la asistencia técnica. En función de los artículos reglamentarios previamente mencionados, las verificaciones han de incluir dos tipologías complementarias: Verificaciones administrativas de todas las solicitudes de reembolso de los beneficiarios. 60 Verificaciones sobre el terreno de operaciones concretas. Todas las verificaciones administrativas que se realicen sobre las declaraciones de gasto presentadas por los beneficiarios, han de soportarse en un expediente de verificaciones, que contendrá la documentación siguiente: - Cuadro resumen de gasto justificado por conceptos, importe máximo concedido, importe aceptado por el verificador y el importe, en su caso, rechazado con una breve explicación de la causa de no aceptación. - Identificación y firma del verificador, así como del supervisor. - Listados de comprobación (check-list) cumplimentados. Éstos se irán adaptando para cada tipo de operación. La verificación deberá analizar la elegibilidad de cada uno de los conceptos incluidos en una justificación, dejando constancia de los aspectos revisados a través del listado de comprobación o Check-list, que deberá ser suscrito por los responsables y de obligado cumplimiento para el 100% de los expedientes gestionados y que vayan a ser certificados al FSE en cumplimiento del artículo 13.2. del Reglamento (CE) Nº 1828/2006. Cada línea de acción define sus propios conceptos de gasto elegible, pero con carácter general para el FSE se deberá cumplir lo dispuesto en el Reglamento (CE) Nº 1083/2006 y en la Orden TIN/2965/2008, de 14 de octubre, por la que se determinan los gastos subvencionables por el Fondo Social Europeo durante el período de programación de 2007-2013. Con carácter general se consideran elegibles los siguientes gastos: Los ejecutados en el periodo de subvencionabilidad. Los que se adecuen al proyecto presentado y subvencionado. Los que por concepto son subvencionables conforme a la normativa reguladora. La forma de justificar los gastos es mediante la aportación por parte del destinatario de facturas originales, comprobantes de pago y actas o certificados de la operación subvencionada. De manera general, las comprobaciones que tiene que realizar el organismo que emite la decisión aprobatoria respecto a la justificación presentada por el beneficiario son: 61 Que la fecha de entrada de la justificación se encuentra dentro del plazo de presentación indicado en la Resolución de la ayuda. Que la fecha de comienzo del proyecto se encuentra también dentro de los plazos establecidos. Que las condiciones que se fijan en la Resolución de ayuda se han cumplido o van a cumplirse a la presentación del saldo de la ayuda. Que se ha aportado adecuada y suficientemente la documentación justificativa del gasto. Que se cumplen las condiciones mínimas de elegibilidad. Igualmente, se deberá comprobar la veracidad, totalidad y exactitud de los gastos, estableciendo la pista de auditoría correspondiente, comprobando los siguientes aspectos: Que los gastos subvencionados han sido registrados contablemente y de forma independiente del resto de las operaciones normales del destinatario. Verificar que los gastos subvencionados se encuentran recogidos en la totalidad de los gastos contabilizados por el beneficiario, obteniendo los requisitos e impuestos que sean aplicables en función de si el beneficiario es persona física o jurídica. Prestar especial atención a la inclusión del Impuesto sobre el Valor Añadido como gasto elegible ya que sólo tendrá esta consideración en el caso de que no resultara recuperable por parte del destinatario. Las verificaciones sobre el terreno tienen por objeto comprobar la realidad de la operación de acuerdo con las condiciones establecidas en las bases reguladoras de la subvención. Dado que no se realizan sobre el total de operaciones certificadas, el SOIB debe establecer un método de muestreo, que quede por escrito, y conforme al artículo 13.3 del Reglamento (CE) 1828/2006, por lo que el tamaño de la muestra ofrece garantías razonables en cuanto a la legalidad y regularidad de las transacciones conexas. Asimismo, el método de muestreo será revisado cada año y validado por el SPEE. Una vez que se tenga la muestra de operaciones a verificar, conforme al método de muestreo validado, se elaborará un calendario de verificaciones para todo el ejercicio, y tras las visitas del técnico, éste cumplimentará un Check-list de la visita in situ. Si se detectan irregularidades se elaborará un 62 informe-resumen, en el que constan, en su caso, las deficiencias detectadas y las recomendaciones hechas a los beneficiarios para su subsanación. SOIB - ENTIDAD EXTERNA BENEFICIARIO 1. Documentación justificativa del gasto y pago realizado 2. Recepción de la documentación justificativa 3. 1. VERIFICACIONES ADMINISTRATIVAS: Cumplimiento del check 1828/2006 del 100% de los expedientes. En caso de existir deficiencias detectadas en las verificaciones sobre el terreno realizadas durante la ejecución de las acciones, se comprobará que se han subsanado las mismas. 3. 2. VISITAS IN SITU: Informe de cumplimiento del Art. 13 1828/2006 de una muestra representativa de expedientes. 4. ¿Cumple todos los requisitos para ser cofinanciado? Se rechaza liquidación NO SI Aceptación de la liquidación 6.3CERTIFICACIÓN DE DECLARACIÓN DE GASTOS Y SOLICITUD DE PAGO. Cada año en la Conferencia Sectorial se aprueba el presupuesto para el SPEE, con la asignación presupuestaria correspondiente a las Comunidades Autónomas, y trimestralmente se transfiere el importe correspondiente. El objetivo de la Certificación es preparar la Declaración de Gastos para enviar al Servicio Público de Empleo Estatal como OI. Éste presentará la Solicitud de Pago ante la Autoridad de Certificación de la Unidad Administradora del FSE. 63 la El SPEE validará los gastos incluidos en las certificaciones parciales recibidas por el SOIB, antes de incluirlos en la Declaración de gastos definitiva, haciendo constar el importe total de los gastos subvencionables abonados por el SOIB, así como la contribución pública correspondiente. ORGANISMO QUE ENCARGA LAS OPERACIONES Operaciones gestionadas por el SOIB Verificaciones sobre el terreno durante la ejecución de las operaciones Verificaciones administrativas del 100% de las operaciones Declaraciones Parciales de Gastos SPEE Verificación en cumplimiento del Art. 13 Declaración de gastos del SPEE y Solicitud de Pago UAFSE 64 7.EL PROCESO DE EVALUACIÓN El SOIB es responsable de recopilar toda la información de la ejecución de las operaciones cofinanciadas por el FSE, en el marco del POAE, así como de las desviaciones detectadas, y de su envío al Servicio Público de Empleo Estatal (SPEE). De esta forma, el Organismo Intermedio, una vez que ha recopilado toda la información de los Organismos Colaboradores, realiza las evaluaciones operativas previstas en el artículo 47 del Reglamento (CE) 1083/2006: evaluaciones vinculadas al seguimiento de la Estrategia FSE del SPEE para el período 2007-2013 con la finalidad de conocer el grado de desarrollo de las líneas de acción, identificar posibles desviaciones y proponer medidas a adoptar para su corrección y subsanación. La Evaluación Operativa se define como “un proceso dinámico, continuo y sistemático, enfocado a apoyar el seguimiento de los Programas Operativas a través del análisis del grado de ejecución de sus indicadores de alerta, de las desviaciones de dichos indicadores y de las modificaciones entre Ejes a realizar con la finalidad de alcanzar los objetivos planificados”. Existen tres conceptos esenciales sobre los que se asienta la evaluación operativa: Indicador de Alerta: Subconjunto de los indicadores operativos que se caracterizan por: estar particularizados por regiones y PO, definidos a nivel de Eje prioritario, con valores a alcanzar anualmente a partir de 2009 y tienen atribuidos unos niveles necesarios de ejecución acumulada. Desviación: Diferencia porcentual entre el valor ejecutado real y el valor de ejecución necesaria valorado en términos acumulados. En aquellos casos en que sea significativa, y pueda obedecer a problemas estructurales en el desarrollo del programa, puede motivar una revisión del mismo. Revisión: Modificación del PO que afecta a dos o más Ejes Prioritarios. En este sentido, los cambios dentro de un Eje prioritario no se consideran revisión y requerirán, si procede, sólo el conocimiento y aprobación del Comité de Seguimiento para su ejecución. De esta forma, la Evaluación Operativa constituye un proceso basado en los siguientes elementos clave: 65 Análisis de los indicadores de alerta. Tiene por objetivo conocer el grado de desviación entre la ejecución real y la necesaria y la existencia de desviaciones significativas. Evaluación por desviación significativa. Tiene por objeto examinar las causas que han provocado la desviación significativa del indicador alerta cuando así es considerada a través del análisis de los indicadores de alerta, y proponer las medidas a adoptar para corregir dicha desviación. De manera general, esta evaluación amplía y complementa el análisis de los indicadores de alerta y se origina por una desviación significativa a nivel de Eje Prioritario. Evaluación por Revisión. Tiene por objetivo analizar la adecuación y pertinencia de las modificaciones de un PO cuando dicho cambio implica a dos o más ejes. A tales efectos, el SOIB prestará su colaboración y participará en cuantos Comités o Grupos Técnicos de Evaluación, nacionales o comunitarios, se le requiera. 8.LOS PROCESOS DE SOPORTE 6.1. INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD Los procedimientos de información y publicidad se regirán por lo establecido en el Reglamento (CE) Nº 1828/2006 y en el Plan de Comunicación del SPEE 2007-2013. Es función del SPEE definir un sistema de seguimiento relativo a las medidas de información y comunicación adoptadas en el Plan de Comunicación del SPEE, que permita constatar el grado de ejecución del Plan, los resultados alcanzados en los Comités de Seguimiento, los informes de ejecución anual y final, de acuerdo con el artículo 4 del Reglamento (CE) 1828/2006. 8.2. GESTIÓN DOCUMENTAL Este procedimiento tiene por objetivo definir y relacionar la documentación que debe ser mantenida y conservada por el SOIB y las entidades beneficiarias de las subvenciones cofinanciadas por el FSE. 66 El SOIB y los beneficiarios de las subvenciones son los responsables de la guardia y custodia de los documentos necesarios a la hora de presentar la justificación necesaria para mantener una pista de auditoría adecuada. Estos documentos deben custodiarse durante un período de tres años desde el cierre del POAE, hasta 2020. Los documentos que se deben conservar y custodiar son: - Los que permitan conciliar los importes agregados certificados ante el OI, con los registros contables detallados y los documentos acreditativos que obren en poder del SOIB. - Documento de pago acreditativo del pago del SOIB al Beneficiario - Documentación de aprobación de la concesión de la ayuda de cada operación - Documentos relativos a los procedimientos contratación pública, en caso de aplicarse - Informes de auditorías y verificaciones realizadas. de Los soportes de gasto generalmente aceptados serán, como mínimo, los siguientes: - fotocopias de documentos originales - microfichas de documentos originales - versiones electrónicas de documentos originales - documentos que sólo existan en versión electrónica El sistema de archivo para las acciones cofinanciadas relativas a convocatorias aprobadas a partir del año 2010 se organiza a través del Programa Fondos Europeos, previo escaneado de la documentación. El SOIB cuenta con una Jefatura de Servicio de Archivo, que controlará las entradas y salidas de documentación, persona que solicita dicha información, fechas, etc. Los expedientes se archivan siguiendo las instrucciones del Archivo General de la Comunidad Autónoma y el proceso interno de Archivo. 67 8.3 PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO En la gestión del Archivo del SOIB, podemos distinguir tres procedimientos distintos: -Procedimiento de archivo documental -Procedimiento de archivo digital Procedimiento de archivo documental Regula el procedimiento de gestión del archivo interno de toda la documentación que genera cada convocatoria y cada expediente vinculado a la misma hasta que se remite al archivo general del SOIB. Toda la documentación generada a raíz de un expediente se custodia por el propio Servicio que la genere hasta llegar a la fase de cierre del expediente. Una vez se llega a esa fase, se prepara el expediente conforme a los requisitos exigidos por la Orden de la vicepresidenta y consejera de relaciones institucionales de 10 de diciembre de 2004, de medidas para la transferencia de documentación al Archivo Administrativo General de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears y se rellena la correspondiente lista de comprobación de documentación. En el caso de que se trate de un expediente de concesión de subvenciones o de un convenio, el Servicio correspondiente remite su parte del expediente al Servicio de Gestión Administrativa de la materia a que se refiera la operación. En el caso de contratos la documentación se custodiará íntegramente durante toda la vida del expediente por el jefe de Servicio de Contratación y Patrimonio. Procedimiento de archivo digital Como complemento del archivo documental, los expedientes objeto de cofinanciación son digitalizados mediante su escaneado e incorporados al expediente digital en el programa Fondos Europeos. 8.4 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO El procedimiento de registro interno del SOIB tiene como finalidad mantener una pista de auditoría adecuada de la documentación que se registra de 68 entrada en el SOIB y garantizar que todos los escritos dirigidos al SOIB sean tramitados por el adecuado Servicio gestor. Con esta finalidad, toda la documentación registrada de entrada diariamente en el Registro interno del Servicio de Ocupación de las Illes Balears (sede central, delegaciones insulares y oficinas de empleo del SOIB), y que va dirigida a los Servicios y Secciones del SOIB, se recoge en un listado de documentación registrada que se genera diariamente por el personal del propio registro y que se remite también diariamente a la Secretaría de la Dirección del SOIB. Desde la Secretaría se reparte la documentación a los Servicios destinatarios, junto con un documento de remisión de la documentación registrada por cada Servicio y devuelve el listado al Registro con la conformidad de la recepción de la documentación relacionada. Cada servicio lleva un registro interno diario de la documentación recepcionada. 69