1. ALCALDIA DE POPAYAN P-DPE-PD-02 PROCEDIMIENTO PLAN DE ACCIÓN Versión:02 Página 1 de 3 OBJETIVO Describir la metodología para la elaboración y seguimiento de los planes de acción para la ejecución del Plan de Desarrollo de la Alcaldía Municipal de Popayán 2. ALCANCE Desde el diseño de la metodología para elaborar el plan de acción hasta que es aprobado por el Consejo de Gobierno. 3. RESPONSABLE El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento son los secretarios de despacho direccionado por el Jefe Oficina Asesora de planeación Municipal 4. TERMINOS Y DEFINICIONES Plan de Acción: Es un instrumento de evaluación que permite a la Administración Municipal orientar estratégicamente la ejecución del Plan de Desarrollo para periodos de un año, coincidentes con la ejecución del presupuesto en la respectiva vigencia. POAI: Es la herramienta de planificación de la inversión que permite determinar cuál es el conjunto de planes, programas y proyectos que, de manera prioritaria, se incorporarán en el presupuesto anual. El POAI incluye los proyectos de inversión (debidamente formulados, evaluados y registrados en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Municipal) clasificados por sectores, órganos y programas. La programación de la inversión anual debe responder a las metas financieras señaladas en el plan financiero y a las prioridades de inversión definidas en el Plan de Desarrollo. Programa: Conjunto organizado de proyectos orientados a la consecución de un objetivo común, apuntando a la solución de un problema o la satisfacción de una necesidad de la población. Los programas son la clave para la conformación del POAI Proyecto: Es un propósito planificado consistente en un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas con el fin de alcanzar un objetivo específico y concreto dentro de los límites de un presupuesto y un tiempo determinado; su formulación está orientada a la ejecución. ALCALDIA DE POPAYAN P-DPE-PD-02 PROCEDIMIENTO PLAN DE ACCIÓN Versión:02 Página 1 de 3 5. DESCRIPCION Actividad Inicio 1. Diseñar metodología Plan de Acción Descripción Responsable Diseñar metodología del Plan de Acción: Definir Alcalde Jefe directrices y lineamientos para la elaboración de los Oficina de planes de acción orientados al cumplimiento de las Planeación metas y objetivos del Plan de Desarrollo. Definir responsables y recursos: El Alcalde Municipal 2. Definir y los secretarios de despacho, son responsables de responsables y ejecutar los planes de acción de cada dependencia de Alcalde Jefe recursos. la Alcaldía Municipal y determinan los recursos que Oficina de servirán de apoyo para el cumplimiento de los planes de Planeación acción. Comunicar metodología: El Jefe Oficina de 3. Comunicar Planeación envía oficio a las unidades administrativa Jefe oficina de metodología. informando los lineamientos definidos para la Planeación elaboración del Plan de Acción. Registro No aplica No aplica Oficio. Elaborar Plan de Acción: Los Secretarios de 4. Elaborar Despacho de acuerdo con la metodología definida y el Plan de Acción. Plan de Desarrollo elaboran el Plan de Acción diligenciando el formato plan de acción y teniendo en cuenta la siguiente información: Objetivos del Plan de Desarrollo. Programas y subprogramas. Proyectos concretos de la dependencia y que están orientados a alcanzar algún objetivo del Plan de Desarrollo. Secretarios de F-DPE-PD Descripción de acciones a realizar para el Despacho 03 desarrollo de proyectos, programas y subprogramas. Metas que pretende alcanzar la Alcaldía Municipal con los proyectos. El costo en que se debe incurrir para desarrollar los proyectos y las fuentes de financiación. Funcionarios responsables de coordinar y supervisar los programas, subprogramas, y proyectos. Indicadores de seguimiento y evaluación. ALCALDIA DE POPAYAN P-DPE-PD-02 PROCEDIMIENTO PLAN DE ACCIÓN Versión:02 Página 1 de 3 Actividad Descripción Responsable Registro Consolidar el Plan de Acción: La secretaria de Jefe Oficina 5. Consolidar el planeación y desarrollo local unifican los planes de F-DPE-PDAsesora de Plan de Acción. acción de las unidades administrativas de la Alcaldía 03 Planeación Municipal. El Alcalde Municipal presenta al Consejo de Gobierno el Acta Plan de Acción Consolidado para su análisis, ajuste y 6.Aprobar el Consejo de consejo de aprobación. Una vez es aprobado, el Plan de Acción es Plan de Acción Gobierno Gobierno enviado al Proceso Gestión Financiera para elaboración del POAI. Se remite copia del plan de acción al Secretario de hacienda y al jefe de Planeación según las prioridades de inversión del Plan de Desarrollo, el Plan Plurianual de Inversiones y los montos de fondos por unidades administrativas elaboran el POAI. 7. Remitir el Jefe Oficina plan de acción Asesora de Nota: En el POAI no se podrán incluir proyectos que no para elaboración planeación hagan parte del Banco de Programas y Proyectos de del POAI Inversión. Entidades del ente territorial solo podrá financiar proyectos registrados en el Banco de Proyectos de inversión de las entidades públicas. De acuerdo a las actividades programadas, se realiza 8. Seguimiento Jefe Oficina seguimiento en los informes periódicos donde se para los Planes Asesora de corroboren los Contratos firmados, y las actividades de Acción. Planeación adelantadas en cada proyecto. Fin Oficio Oficio DOCUMENTOS EXTERNOS 7. 8. Ley 179 de 1994 30/12/1979 Gobierno Nacional la Ley 38 de 1989 Decreto 111 de 1.996 Gobierno Nacional, Articulo 8 Artículo 2 , artículo 5 de CONTROL DE CAMBIOS. Versión Fecha de aprobación Descripción del cambio 01 02 22/02/2016 Recodificación del documento