Presentación para manejo de fondos

Taller
para el manejo de los fondos
y presentación
de Informes de Ejecución
de Proyectos financiados por el
FONACIT
Elaboración y
Presentación
de Informes
Ejecución
de fondos
Evaluación
Recepción
de fondos
Culminación
Recepción
de fondos
RECEPCIÓN DE FONDOS
Suscripción del
Contrato
Notificación de
Recepción de los
Fondos
LINEAMIENTOS NORMATIVOS
Los recursos de los proyectos son de carácter público y por lo tanto están
sometidos a las regulaciones de Ley en cuanto a su uso y administración,
para atender lo dispuesto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República y del Sistena Nacional de Control Fiscal y la Ley Contra la
Corrupción.
En el caso de los financiamientos, se debe atender el contenido del
Reglamento para el manejo, seguimiento y control administrativo de
los fondos otorgados por el FONACIT a Proyectos, Planes, Programas
y Actividades de Investigación Científica, Tecnológica de Innovación y
sus Aplicaciones, los lineamientos del Contrato y la Distribución de
Fondos.
El Reglamento esta disponible en el siguiente link:
http://www.fonacit.gob.ve/index.php/reglamento-proyectos
REGLAMENTO PARA EL MANEJO, SEGUIMIENTO
Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS FONDOS
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El Reglamento esta organizado en 5 Capítulos, las Disposiciones Finales y
las Disposiciones Transitorias.
El contenido que agrupa cada capítulo es el siguiente:
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Capítulo I: Disposiciones Generales.
Capítulo II: Principios Generales en cuanto a los Fondos otorgados por
el Fondo Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (FONACIT).
Capítulo III: Obligaciones del Responsable.
Capítulo IV: Deberes Formales en cuanto al Manejo Administrativo de
los Fondos y para la Rendición de Cuentas.
Capítulo V: De las Sanciones.
Ejecución
de fondos
EJECUCIÓN TÉCNICA
RECOMENDACIONES PARA LA
EJECUCIÓN TÉCNICA
Realice las actividades que señaló en el cronograma de actividades.
En caso de cualquier evento que pudiera afectar la ejecución de las
mismas, recuerde que debe notificarlo al FONACIT, en un lapso no mayor de
tres (03) días hábiles contados a partir de la ocurrencia del hecho.
Si requiere realizar ajustes entre rubros, uso de remanentes u otros
rendimientos podrá realizarlo debiendo justificar esta situación en el Informe
de Ejecución respectivo, siempre y cuando dichos cambios representen un
impacto positivo en el cumplimiento de los objetivos y las actividades del
financiamiento.
Los fondos asignados al rubro Equipos son intransferibles y deben ser
utilizados en estricto apego a lo aprobado. En caso de insuficiencia de los
fondos asignados para este rubro, deberá priorizar la adquisición de lo
solicitado para asegurar el alcance de los objetivos propuestos.
Actualmente, El FONACIT no cuenta con un mecanismo para efectuar pagos a
proveedores en el exterior.
EJECUCIÓN ADMINISTRATIVA
ACTUALIZAR INFORMACIÓN
PERIÓDICAMENTE
RECOMENDACIONES PARA
LA EJECUCIÓN ADMINISTRATIVA
Utilice la cuenta exclusivamente para administrar los fondos del
financiamiento, a los fines de facilitar la conciliación de los gastos del
financiamiento al momento de presentar el Informe de Ejecución
Administrativo.
Puede realizar las pagos mediante Cheques, Transferencias, Débito, y
cualquier otro medio de pago, sin embargo, procure realizar los pagos
de manera individual por cada proveedor, esto facilitará la elaboración
del Informe de Ejecución Administrativo.
En caso de hacer uso de la figura de Caja Chica, lleve un control
riguroso de los pagos realizados con la misma, para que pueda conciliar
los gastos en el informe de ejecución respectivo.
RECOMENDACIONES PARA
LA EJECUCIÓN ADMINISTRATIVA
Respalde mediante factura, recibo o documento equivalente apegado a
los lineamientos de emisión de facturas del SENIAT, todos los gastos del
proyecto. Solicite la elaboración de dicho documento a nombre del
Responsable Administrativo del financiamiento.
Solicite mensualmente, los estados de cuenta y resguarde toda esta
documentación junto con las facturas, de manera tal que puedan estar a
disposición del FONACIT en la oportunidad que sean requeridas.
Sólo se reconocerán gastos que se correspondan con la fecha de
ejecución del proyecto.
Elaboración y
Presentación
de Informes
LOS INFORME DE EJECUCIÓN
En la fecha que corresponda, deben presentarse ante el FONACIT de
manera simultánea dos carpetas marrón tamaño oficio, una con el Informe
de Ejecución Técnica y la otra con el Informe de Ejecución Administrativa y
un cd con la información de dichos informes digitalizada.
Todas las páginas deben venir firmadas por el Responsable Administrativo y
Técnico y estar debidamente foliadas en Tinta Negra en la parte superior
derecha en Letras y Números, en orden correlativo ascendente, como se
explica en el siguiente dibujo.
Uno (1)
Dos (2)
Tres (3)
Uno (1)
Dos (2)
Tres (3)
EL INFORME TÉCNICO
El Informe Técnico es un documento, en el que se debe evidenciar el cumplimiento de las
actividades previstas en el proyecto aprobado, como requisito indispensable para el
otorgamiento de los desembolsos sucesivos ó el cierre del financiamiento.
Debe ser presentado siguiendo la guía para la presentación de informes técnicos de avance y
finales de los proyectos de investigación, diseñada por el FONACIT para tal fin, el cual está
estructurado en seis (06) apartes, a saber:
1.Datos Generales del Financiamiento.
2.Datos de los Actores Vinculados en la Ejecución del Financiamiento, si aplica.
3.Presentación de los Resultados Obtenidos en función de los Términos del Contrato de
financiamiento y el Cronograma de actividades previstas inicialmente.
4.Presentación de los Resultados Obtenidos en función de los Términos del Contrato de
financiamiento y el Cronograma de Actividades previsto inicialmente en forma porcentual.
5.Impacto Generado durante la ejecución del financiamiento.
6.Presentación de los Resultados en función de los Términos del Contrato de financiamiento y
el Cronograma de Actividades Previsto.
CÓDIGO DE ÉTICA PARA LA VIDA
El Código de Ética para la Vida, tiene la intención de contribuir al desarrollo del
potencial ético de la persona como investigador o investigadora, y como
miembro de una comunidad, haciendo énfasis en la construcción de una
conciencia bioética.
La Comisión de Ética y Bioética y Biodiversidad (CeBioBio) es la encargada
de realizar la orientación y supervisión en en este sentido, en concordancia con
la LOCTI y esta Coordinada por la Dra. Eva Pérez de Suárez, cuyos datos de
contacto son los siguientes:
Teléfono: 0212-5057579
- Correo: eperez@fonacit.gob.ve.
La invitación es para que se familiaricen con esta normativa y sean vigilantes
del cumplimiento de la misma. Para ello, el documento está disponible en la
web http://www.mcti.gob.ve/Ciencia/%C3%89tica_para_la_Vida/Documentos/
EL INFORME ADMINISTRATIVO
El Informe Administrativo deberá realizarse para demostrar que los fondos
otorgados han sido utilizados exclusivamente para financiar las actividades
subvencionadas en atención a los principios de honestidad, transparencia,
participación, eficiencia, eficacia, legalidad, rendición de cuentas y
responsabilidad.
Este instrumento, le será facilitado por la Gerencia de Gestión de Proyectos, ya
que la misma está precargada con la información de su financiamiento.
El producto final de este instrumento, son los siguientes:
1.Relación de gastos por rubro asignado
2.Cuadro comparativo de Equipos, si aplica.
3.Cuadro consolidado de Ejecución
Evaluación
Recepción
de fondos
Culminación
La evaluación de los Informes TécnicoAdministrativos valorará que se exponga la
realización de las actividades planteadas para la
etapa en revisión, los logros alcanzados, el
impacto generado, así como, que los fondos se
hayan ejecutado en atención a lo aprobado.
A tales fines, el FONACIT podrá realizar las visitas
de inspección o solicitar la presentación de los
resultados del proyecto, que refleje los aspectos
técnicos/administrativos a través de imágenes,
prototipos, vídeos, conferencias y cualquier otro
medio verificable, en la oportunidad que así se
requiera
CONSIDERACIONES FINALES
Notificar formalmente, la necesidad de prórroga para culminar con la
ejecución del financiamiento, una vez vencido el plazo de ejecución
establecido contractualmente.
Resguardar la información documental contable y administrativa
producto de la ejecución del proyecto hasta por un lapso de cinco (05)
años contados a partir de la fecha de notificación de culminación del
proyecto.
Datos de Contacto
Gerencia de Gestión de Proyectos
Soc. Jesús E. Marcano Arreaza
Correo: jmarcano@fonacit.gob.ve
Cordinación de Informes de Avance
Ing. Ynett Silva
Correo: ysilva@fonacit.gob.ve
Coordinación de Informes Finales
Soc. Ana María Grabini
Correo: agrabini@fonacit.gob.ve