Guía para hacer presentaciones efectivas

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Guía para hacer presentaciones
Guía para hacer presentaciones efectivas
Toda presentación efectiva debe de tener una estructura que conste de las siguientes
3 partes:
I
II
III
I
Introducción
Estructura
Conclusión
INTRODUCCIÓN.
1.1 Aún antes de iniciar la plática, durante la fase de presentación, hay que
hacerse muchas preguntas sobre el tema de la presentación y disponer del mayor
número de respuestas y visión del mismo.
1.2 Se sugiere una brevísima presentación de los expositores, que incluya
nombre, tiempo de casados, número y edades de los hijos, y un logro importante que
hayan tenido como familia (esto busca “destensar” y relajar el ambiente entre la
concurrencia y propiciar el ánimo para la plática).
1.3 Es un PRINCIPIO que se comience por lo más interesante, no por lo más
importante.
II
ESTRUCTURA
2.1 Con anticipación debe prepararse una secuencia de prioridades en lo que
exponerse.
ha de
2.2 La plática debe de ser “diagramada” en un modelo o esquema gráfico que
represente la secuencia de los temas. Este esquema debe ser dibujado y presentado
en forma de acetato u otro apoyo visual, y ser presentado tantas veces como ayude a
los participantes a ubicarse todo el tiempo acerca de dónde están y que sigue.
2.3 El diagrama debe de ser sencillo que permita, primero a los expositores y luego a
los participantes ver lo más claramente posible la idea o tema central de la plática.
2.4 Al avanzar en la presentación hacer un resumen o síntesis de lo ya expuesto y de
las aportaciones de la audiencia, pues no se hicieron esfuerzos para memorizarlos.
2.5 Presentar efectivamente la idea central, hacia la cual se dirigirá el compromiso
de la audiencia.
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2.6 La exposición no debe quedarse en la presentación conceptual del tema, sino
aterrizarla a la vida diaria con ejemplos, los más posibles, de preferencia
vivencias personales de los expositores.
2.7 Evitar en lo posible el leer, pues produce el efecto de desconexión entre
presentador y auditorio. Referirse en todo momento a los apoyos visuales (decirle a los
participantes que lean en casa el texto que se les ha entregado, para profundizar en el
tema).
III
CONCLUSIÓN.
3.1 El cierre de la plática debe buscar no sólo el manejo adecuado del tiempo o la
transmisión del objetivo, sino persuadir, convencer, impactar y emocionar a la
audiencia, mediante la seguridad en sí mismos que muestren los expositores,
su presencia, carisma y liderazgo.
3.2 Pero, aún más importante, debe ser una consigna que la plática mueva a la
acción y al compromiso de los participantes, de poner en práctica en su familia
los conceptos y consejos vertidos durante la conferencia.
3.3 Incluir en la presentación las formas en que se va a monitorear o a dar
seguimiento al compromiso.
PRINCIPALES PROBLEMAS QUE LOS PARTICIPANTES DETECTAN.
SECUENCIA
-
No tomar en cuenta las necesidades y/o características del público.
Pasar por alto los “riesgos” que pueden hacer fracasar el compromiso.
EMISIÓN
- No involucrar efectivamente al auditorio mediante preguntas abiertas y cerradas.
-A la presentación le faltan tácticas para demostrar las ventajas de ‘comprar` nuevas
ideas, conceptos, actitudes, actividades, etc.
-Expresar los mensajes de manera impersonal. No exteriorizar las actitudes internas,
posiciones, citerior o estados de ánimo.
- Olvidar aclarar conceptos claves y correr el riesgo de que haya malos entendidos, o
que se cometan errores.
EXPRESIÓN.
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- Cuando se habla ante el público no se pronuncian con claridad las palabras difíciles,
o las palabras que se desconocen, o se utilizan términos especializados que muy
pocos entienden.
- Al hablar no se hacen pausas o silencios.
- Al presentar hechos o datos claves, se hace vagamente, sin precisarlos con
exactitud.
- Abundar en ideas, anécdotas o comentarios, siendo así demasiado redundante. Se
descuida ser conciso.
VOZ
-
Cuando se habla, casi no varía el volumen de la voz y se mantiene bajo, o medio, o
alto.
Ídem el tono de la voz, quedándose muy agudo, o medio, o muy grave.
Se mantiene una velocidad invariable (lenta y aburrida, o media, o precipitada).
Se repiten palabras como: “este…,” “sí…”, “no…”, “¿verdad?”, etc.
Tartamudeo
Al hablar, la voz se apaga o se quiebra.
No se puede hablar porque se siente sofocado.
COMPROMISO
-
Falta imprimir más energía, vitalidad y entusiasmo.
No se logra interesar y motivar al público.
Se evita aceptar y propiciar la participación, las preguntas y los comentarios del
público.
No resulta fácil convencer con las ideas, argumentos y propuestas a los
participantes.
No se logra comprometer a las personas a quienes se dirige, o se obtiene el
compromiso de su palabra, pero a la hora de la verdad no la cumplen.
TIEMPO
-
-
No dedicar tiempo para preparar y ensayar la presentación.
Llegar tarde a la exposición. Ser impuntual para concluir. O por el contrario,
precipitarse al terminar.
No dar prioridad ni tiempos a los puntos que se presentan.
Aunque este espacio de interacción no se dé entre expositores y audiencia, es
importante prevenir lo siguiente). No dedicar tiempo para que los participantes
hagan preguntas y se involucren, o para que el expositor les pregunte y verifique
así el grado de entendimiento, convencimiento y compromiso obtenidos.
No asignar tiempos para cerrar compromisos, programar cumplimientos y definir
formas para monitorear o dar seguimiento a los compromisos.
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OTROS PROBLEMAS A EVITAR
CARA
-
Se evita mirar a las personas a quienes se habla, o, por el contrario, se excede en
dirigirles la mirada, o ésta es de indiferencia, de agresividad o de altivez.
Se descuida el estado de la dentadura, que puede estar incompleta, o mal
arreglada o sucia.
Se descuida el cabello, que puede ser sin cortar o arreglar para la ocasión, o con
caspa en los hombros.
Al hablar se mantienen invariables algunos gestos, por ejemplo, mantenerse
sonriendo forzadamente o se mantienen el ceño fruncido, u otros gestos.
-
CUERPO
-
Presentarse ante el auditorio habiendo descuidado el arreglo y figura personales.
Hablar encorvado, o muy erguido y con la cabeza tan atrás que demuestren
prepotencia.
Hablar con los brazos cruzados, con las mano en las bolsas, con un dedo en la
boca, o con abundantes movimientos de manos, brazos y cabeza.
Al exponer, permanecer inmóvil en un solo lugar, o desplazarse exageradamente.
Mantenerse muy alejado o demasiado cerca de los participantes, no variar las
distancias.
-
ACCESORIOS
-
Presentarse a hablar con los zapatos sucios o inadecuados para la ocasión.
Vestirse con ropa muy adelantada a la moda, o muy atrasada, o que no va con la
ocasión, o con colores que no combinan.
Hablar ante el público sin un reloj que ayude a administrar el tiempo, o con uno
que se ocupa de presumir.
Utilizar anillo que distraen la atención.
Hablar con anteojos de color que distraen la atención, u oscuros, que impiden a los
asistentes ver los ojos del expositor.
VARIOS
-
-
No poner suficiente atención a las expresiones de las caras, posturas y
movimientos de los asistentes, que manifiestan su estado de ánimo o sus
intenciones
No darse cuenta de las condiciones buenas o malas de los equipos, materiales e
instalaciones del lugar donde se hace la presentación.
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-
No tomar nota de puntos clave que expresan los participantes.
Olvidar agradecer a los participantes sus aportaciones, esfuerzos y buena
voluntad.
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