Una sensación bien equilibrada

Una sensación bien equilibrada
Olvídese de las palabras de moda y las tendencias. La clave para
diseñar un lugar de trabajo eficaz se basa en un concepto tan antiguo
como la vida misma: el equilibrio.
Por Drew Himmelstein
Con toda la tecnología móvil y digital disponible, el montaje de
una oficina debería ser una tarea sencilla. El espacio de trabajo
actual ya no depende del acceso a una computadora central o
a un sistema de archivo difícil de manejar. La mayoría de las
tareas que deben realizar los trabajadores en sus puestos
pueden solucionarse desde laptops y smartphones. Por lo
tanto, lo único necesario es un espacio para sentarse, ya
sea de manera individual o en grupos.
Pero resulta que lo que debería ser una tarea simple, no lo
es. Los trabajadores buscan algo más que un escritorio:
quieren pasar sus días en un espacio inspirador que
contribuya a alcanzar su objetivo, que facilite su bienestar
cognitivo y físico, y les permita concentrarse e interactuar
productivamente con sus colegas. Sin embargo, las compañías
que contemplan cómo diseñar un espacio de oficina
actualizado y eficaz para sus empleados se enfrentan a un
rango de opciones cambiante y contradictorio.
De hecho, un breve recorrido por la literatura del diseño
de oficinas revela una visión fortuita de los trabajadores y
sus necesidades. Precisamente, mientras una publicación
enaltece las virtudes de pasar a un entorno laboral libre que
priorice la movilidad,1 otra sugiere la estabilidad de asignar
los trabajadores a cubículos.2 En cuanto comience a asentir
a medida que lee sobre "el surgimiento de las oficinas
abiertas",3 se encontrará bombardeado por las advertencias
de una" crisis de privacidad" venidera.4 Leerá acerca de cómo
las organizaciones están realizando un salto intrépido de las
computadoras de escritorio seguras a las laptops portátiles.
Posteriormente, se encontrará con otro informe que sugiere
que "la mayor proporción de profesionales de la Generación X
1
y la Generación Y consideran que en el 2020 el dispositivo de
conexión más importante de un trabajador será su smartphone
[o un dispositivo portátil]".5 En una búsqueda por demostrar lo
que pareciera ser lo último acerca de las personas, la
tecnología y los lugares de trabajo, resulta claro que las
opiniones de expertos en la materia son verdaderamente
polarizantes.
Si reflexionamos sobre la conversación, no parece ser posible
que los trabajadores y sus necesidades cambien tanto de año
a año. La persona que fue un trabajador que impulsaba la
colaboración y la planificación abierta hace un año, ¿se
convirtió en una persona introvertida que necesita un cubículo
silencioso y dedicado?
Scott Doorley, director creativo del Instituto de Diseño Stanford
d. school y coautor con Scott Witthoft de Make Space, una guía
de diseño para fomentar la creatividad, dice que no.
"Las necesidades de los trabajadores se mantienen
constantes", dice Doorley. A su vez, destaca una serie de
requisitos del espacio de trabajo que se mantienen más o
menos estables con el paso del tiempo: "Las personas
necesitan un sentido de pertenencia, un área privada, un área
donde recibir a los demás, un lugar para guardar sus
pertenencias".
Greg Parsons, director creativo de Herman Miller está de
acuerdo. "Nos dimos cuenta de que es en vano tratar de
predecir cuál será la próxima tendencia; por lo tanto,
decidimos tener en cuenta algo que no cambia: la experiencia
humana". Parsons agrega, "estamos diseñando para el sistema
operativo humano".
Resulta ser que el "sistema operativo humano" tiene algunos
requisitos bastante específicos cuando se trata de su entorno
de trabajo. "Nadie argumentaría que los humanos necesitan
agua u oxígeno", dice Edward L. Deci, profesor de psicología
en la Universidad de Rochester que estudió la motivación
humana en el lugar de trabajo. "No solo el cuerpo tiene
necesidades. La mente también tiene necesidades".
Como parte del desarrollo de Living Office, el nuevo enfoque
de Herman Miller sobre los lugares de trabajo centrados en las
personas, Parsons y su equipo asimilaron diversas visiones
sobre el tema de lo que motiva a las personas en el trabajo.
Descubrieron que los trabajadores necesitan una sensación de
seguridad, pertenencia, autonomía, logro, estatus y objetivos.
De acuerdo con Deci, esto está íntimamente relacionado con la
esencia de las personas. A fin de desplazarse por el mundo de
una manera saludable y productiva, dice que los trabajadores
deben tener una sensación de competencia en su trabajo, de
relación con otras personas, y de autonomía. "La investigación
muestra que cuando las personas experimentan una
sensación de autonomía en el lugar de trabajo, trabajan
mejor", confirma Deci. "Las personas que se desempeñan de
manera autónoma son psicológicamente más saludables".
Pero, la salud psicológica, ¿puede lograrse en un entorno de
oficina donde existen diferentes tipos de trabajo que deben
ser realizados por trabajadores con diferentes personalidades?
Parece aún más difícil cuando los mismos trabajadores tienen
distintas necesidades en diferentes momentos: en ciertas
ocasiones necesitan silencio y concentración, en otras
actividad, y a veces colaboración focalizada. ¿Es posible
encontrar afinidades entre estas opiniones aparentemente
contradictorias?
Según Parsons, la respuesta es el equilibrio.
Los espacios de oficina más eficaces respaldan una variedad
equilibrada de entornos laborales que también equilibran las
necesidades psicológicas de las personas con las demandas
del trabajo realizado. "Una oficina totalmente abierta no
resulta eficaz", dice Parsons. "Solíamos usar oficinas cerradas,
y también fueron ineficaces. Lo que necesitamos es la
combinación correcta; no es solo una cuestión de abierto
versus cerrado. Necesitamos equilibrar formalidad e
informalidad, coherencia y adaptabilidad, uniformidad y
diversidad".
Dado que las personas trabajan en muchos tipos de proyectos
diferentes en un solo espacio de oficina, lograr y mantener el
equilibrio perfecto puede ser un desafío. Un equipo de ventas
de alto rendimiento que dispara llamadas de ventas para
satisfacer el objetivo de ganancias mensuales necesitará un
espacio de trabajo diferente al de los programadores que
intentarán resolver un problema de codificación complejo, o al
de asesores que buscan soluciones para sus clientes a través
de lluvias de ideas en una videoconferencia.
Pero, de acuerdo con la teoría de Parsons, si se combina esta
mezcla de espacios de trabajo diversos en una sola oficina, es
posible que una compañía cree un equilibrio para todos sus
trabajadores. "Si puede comprender cómo equilibrar a las
personas con su trabajo (como saber cuándo se necesita
2
coherencia en lugar de adaptabilidad, o cuándo se requiere
un espacio abierto o cerrado), podrá comenzar a crear un
equilibrio de espacios para las personas que realizan
ese trabajo".
A diferencia del viejo mar de cubículos o del diseño
reaccionario de las oficinas abiertas, Parsons y el equipo de
Living Office vislumbran una oficina equilibrada con una
combinación de diferentes entornos de trabajo donde los
trabajadores y los equipos pueden desplazarse a medida que
se adaptan a su día laboral. Esta oficina ofrece opciones a los
trabajadores en función de la tarea que deben desempeñar o
del resultado de trabajo deseado.
El equipo de Herman Miller diseñó diez entornos de trabajo
diferentes, cada uno puede ser optimizado en función de su
objetivo, carácter y actividad, y pueden implementarse para
crear un entorno de oficina holístico. Por ejemplo, un entorno
Haven (Refugio) es un espacio privado que facilita el trabajo
centrado o que simplemente brinda espacio para relajarse. Un
entorno Hive (Colmena) es un espacio de trabajo conjunto que
fomenta el trabajo individual además de los comentarios y la
colaboración casual. El entorno Clubhouse (Casa Club) ofrece
diferentes tipos de áreas de trabajo dentro de una proximidad
para proporcionar una base a los equipos que trabajan de
manera conjunta.
"Algunas veces es necesario descansar, otras socializar; en
ocasiones se necesita un poco de aprendizaje, o poner los pies
en alto en un sillón y estar solo", dice Primo Orpilla, director de
la firma de arquitectura O+A. Esta firma ha diseñado oficinas
para muchas empresas de tecnología líderes, entre las que se
incluyen Facebook, Yelp y AOL.
O+A usa el término "topología" para describir entornos
diferentes diseñados intencionalmente dentro de un lugar
de trabajo.
"Las personas son muy ritualistas y diferentes según las tareas
que desempeñan cada día", dice Orpilla. En un día
determinado, una persona puede comenzar su día de trabajo
yendo a buscar un café, o conversando con sus colegas, o
instalándose inmediatamente para centrarse en un proyecto
de gran envergadura. "Queremos cerciorarnos de ofrecerle un
espacio ideal para todos esos rituales, que concuerde con su
estado de ánimo a lo largo del día", agrega.
Las oficinas de O+A tienen grandes áreas de planificación
abierta, pero también cuentan con varias salas de reuniones
pequeñas, flexibles, tumbonas, cabinas de teléfono, áreas
sociales y mesas de pie para reuniones espontáneas en el
corredor. La antigua regla general indicaba la necesidad de
una sala de conferencias por cada 20 trabajadores, pero las
oficinas de O+A cuentan con una sala de conferencias por
cada cinco a siete trabajadores, dice Orpilla. En lugar de tener
que reservar centralmente una sala de conferencias que
siempre está ocupada, los trabajadores pueden organizar una
reunión para colaborar sobre la marcha.
Este tipo de espacio de oficina dinámica es cada vez más
popular, especialmente en Sillicon Valley, conocida por sus
instalaciones de oficina con canchas de voleibol playero y
salas de masajes. Pero incluso en un entorno aparentemente
vanguardista, mantener el equilibrio sigue siendo importante.
Puede diseñar un espacio para fomentar la interacción, pero
no funcionará si las personas empiezan a trabajar desde
sus casas para obtener un tiempo de inactividad. Una oficina
puede tener todas las mesas de ping-pong del mundo, pero si
los empleados deben acudir a un Starbucks para realizar
pequeñas reuniones grupales, la oficina no les
está funcionando.
Por último, los trabajadores deben apoyar el diseño de la
oficina y deben tener la posibilidad de elegir cómo la usarán.
"Hipotéticamente, una persona puede trabajar en cualquier
lugar", agrega Scott Witthoft, coautor de Make Space. "Uno de
los aspectos que hemos visto en los espacios que diseñamos
es el beneficio real en la creación de momentos casuales
donde las personas se encuentran con los demás y
básicamente conversan e intercambian ideas del mismo modo
que lo harían si estuvieran caminando por la calle".
Este es el tipo de interacción espontánea que Parsons
considera que es inestimable en la oficina actual.
"En las décadas de los 50s y los 60s, básicamente
alineábamos personas y les asignábamos una tarea. Eran
una línea de ensamble para la información. El trabajo era
repetitivo e impulsado por el proceso, y la fábrica era el
modelo a seguir", dice Parsons. "Hoy, la innovación es
importante, las nuevas ideas y la creatividad. El modo en
que se dirige a las personas es muy diferente. Se fomenta
la libertad, el cambio y la variedad".
3
Desde el punto de vista de las instalaciones y el mantenimiento,
puede ser atractivo para las compañías instalar simplemente el
mismo grupo de escritorios o cubículos en todo el piso, que
pueden comprarse todos juntos y son fáciles de mantener. Pero
Parsons argumenta que, de hecho, resulta más eficiente instalar
diferentes tipos de entornos de trabajo en un solo espacio.
"Solíamos tener esos cubos individuales para cada trabajador
en el lugar de trabajo y el 70 % estaban vacíos. Descubrimos
que las personas preferían moverse en lugar de contar con un
espacio específico al que estaban amarrados", dice Parsons.
Los espacios que están bien utilizados son más económicos,
argumenta. "Puede gastar menos al ofrecer lo que las personas
realmente quieren y valoran", agrega.
1. Meghan Edwards, “What Is Authentic Design in the Mobile Workplace?” (¿Qué es un
diseño auténtico en el lugar de trabajo móvil?) Interior Design, 11 de noviembre de
2014.
2. Jonathan Mahler, “Cubicles Rise in a Brave New World of Publishing” (Incremento de
cubículos en el mundo desafiante de la publicidad), The New York Times, 9 de
noviembre de 2014.
3. Marti Trewe, “Is the open office concept really superior? Maybe, maybe not”,
(¿El concepto de una oficina abierta es realmente superior? Quizás. Quizás no.)
The American Genius, 5 de noviembre de 2014.
4. Steelcase, “The Privacy Crisis” (La crisis de la privacidad), 360 Magazine, número
68.
5. Cisco, “Connected World Technology 2014 Report” (Informe 2014 sobre tecnología
conectada con el mundo), Cisco Systems, Inc., noviembre de 2014.
De acuerdo con Orpilla, en los campos competitivos, los
espacios de trabajo atractivos y flexibles refuerzan el balance
final de otra manera; atraen las contrataciones y aumentan la
retención.
"A las personas les gusta frecuentar estos entornos",
dice Orpilla.
Por último, un lugar de trabajo equilibrado satisface más
necesidades que un piso de cubículos uniformes o mesas
abiertas. Parsons dicen que el antiguo modelo monolítico es
"eficiente en promedio, pero deficiente en los detalles".
Ese es el error que cometen muchas oficinas: tratan de buscar
una solución de diseño única para todos sus empleados y para
todos sus equipos. Pero el equilibrio no se logra al agregar una
serie de requisitos y encontrar el mejor promedio; sino que se
logra al crear variedad.
"He visto mejores resultados en entornos en los que coexisten
varios extremos que en entornos donde se pretende alcanzar
un punto intermedio adecuado", dice Doorley.
De algún modo, es un lujo de la era digital que las empresas
puedan comenzar su diseño pensando primero en las
personas, en lugar de hacerlo en función de los equipos o el
hardware. Y si hemos aprendido algo en las clases de biología,
es que todos los seres vivos necesitan equilibrio.
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