República de Colombia Ministerio de la Protección Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Dirección Administrativa Grupo de Apoyo Logístico ESTUDIO PREVIO PARA LA CONTRATACION DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE LA PLANTA ELÉCTRICA DE 250 KVA A 220 VAC, UBICADA EN LAS INSTALACIONES DEL ICBF EN LA SEDE NACIONAL Área Solicitante: Ordenador del Gasto: Responsable: Objeto: Rubro: Presupuesto: Ítem en el Plan de Contratación JUSTIFICACIÓN NECESIDAD OPORTUNIDAD INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Sede Nacional Dirección Administrativa – Grupo de Apoyo Logístico Myriam de la Espriella Coordinadora Grupo de Apoyo Logístico Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de la Planta Eléctrica de 250 KVA A 220 VAC, ubicada en las Instalaciones del ICBF en la Sede Nacional. A20400511 Administración operación y mantenimiento de plantas de energía CUATRO MILLONES CUATROCIENTOS CUARENTA Y CINCO MIL CUATROCIENTOS VEINTIUN ($4.445.421) PESOS M/CTE., de conformidad con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No.13111 del 25 de enero de 2011 Se incluyo el valor de ochenta y tres mil ($83.000) pesos m/cte. de la póliza de seguros. Incluido en plan de contratación El ICBF Sede Nacional posee una planta eléctrica de emergencia a la que se le debe realizar mantenimiento preventivo y correctivo con el fin de permitir un buen funcionamiento cuando se requiera o cuando se presente un corte de energía eléctrico en las instalaciones de la Sede Nacional. Es por lo anterior se deben adoptar estrategias para mantener la planta eléctrica de la Sede Nacional en perfecto estado, con el fin de evitar su deterioro, garantizando su óptimo funcionamiento y la conservación de las partes y equipos que lo constituyen, por lo cual, se hace necesario contratar el mantenimiento preventivo y correctivo de la misma. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar debe asegurar al máximo el funcionamiento efectivo y seguro de la planta eléctrica que se encuentran en la Sede Nacional para así evitar su deterioro y garantizar el buen funcionamiento y conservación del equipo. Se solicitó incluir esta contratación dentro del plan de contratación de la Dirección Administrativa de la vigencia 2011 por lo cual se cuenta con los recursos disponibles en el rubro establecido. PÁG. 1 Avenida Carrera 68 No. 64C-75 PBX 437 7630 Línea de atención al ciudadano 01 8000 918080 • Bogotá, D.C. - Colombia República de Colombia Ministerio de la Protección Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Dirección Administrativa Grupo de Apoyo Logístico CONVENIENCIA Teniendo en cuenta que en la Sede Nacional no existe personal con cargos de técnicos especializados en el mantenimiento de plantas eléctricas ni otros con funciones similares para atender el servicio, se hace necesario contratar con una empresa especializada en el mantenimiento de la planta eléctrica. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS - OBLIGACIONES ESPECIFICAS: Las actividades del contratista en desarrollo del ESPECIFICACIONES objeto contractual serán las siguientes: ESENCIALES 1. Inspección mensual detallada de la planta eléctrica, comprobando su buen funcionamiento y realizar las correcciones menores a que haya lugar. 2. Cambiar y suministrar los siguientes elementos, los cuales se cambiaran conforme al tiempo establecido por funcionamiento y tiempo: Cambio de aceite. Cambio filtro de aceite. Cambio filtro de combustible. Adición refrigerante y agua batería. Cambio filtro de Agua. Cambio filtro de aire (una sola vez). 3. Prestar el servicio técnico (mano de obra) correspondiente con personal calificado y entrenado, que se realizará mensualmente y se desarrollarán como mínimo las siguientes actividades: Inspección general del estado de la planta. Inspección de la transferencia automática o manual. Revisión de los equipos auxiliares tales como cargador de baterías, precalentador, tanque auxiliar de combustible. Verificación de cableados de fuerza. Presentación de informe detallado del equipo con el correspondiente concepto técnico de los resultados del estado general y recomendaciones, una vez finalice el servicio o la visita. Limpieza General. Lectura de instrumentos Chequeo de vibraciones y ruidos. Revisión del Sistema de Transferencia Revisión del Sistema de Arranque Revisión del sistema de lubricación Revisión del sistema eléctrico Revisión del sistema de combustible. Revisión del sistema de refrigeración. Revisión del sistema de amortiguación. Revisión de la presión de aceite. PÁG. 2 Avenida Carrera 68 No. 64C-75 PBX 437 7630 Línea de atención al ciudadano 01 8000 918080 • Bogotá, D.C. - Colombia República de Colombia Ministerio de la Protección Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Dirección Administrativa Grupo de Apoyo Logístico Verificación de la tensión de las correas del ventilador y el alternador Verificación de funcionamiento de los medidores de presión, voltaje de batería, temperatura. Verificación de los instrumentos de medida en corriente alterna. Revisión de las variables de funcionamiento de voltaje, corriente, potencia, frecuencia y velocidad del motor. Nivel de agua de las baterías. Revisión conexiones eléctricas de fuerza y control. Chequeo General de Bomba de agua, alternador, turbo cargador y drenaje tanque de A.C.P.M. 5. Efectuar el transporte de materiales y personal técnico. 6. Reemplazar a sus expensas y a entera satisfacción, sin costo alguno todos los bienes que resulten de mala calidad o con defectos de fabricación, por elementos nuevos dentro del término que le señale el supervisor del contrato. 7. Efectuar las pruebas y ajustes necesarios, de manera que los bienes sean entregados en condiciones de correcto funcionamiento. 8. Entregar productos originales, nuevos, no remanufacturados, ni repotenciados, de primera calidad de acuerdo con el artículo 4º numeral 5º de la ley 80 de 1993. 9. Informar con la debida anticipación el cambio de repuestos o trabajos que sean requeridos adicionalmente y no estén contemplados en la cotización recibida en el momento del estudio de mercado. 10. Presentar cotización de insumos, repuestos, accesorios y tareas correctivas, conforme a las recomendaciones indicadas en el informe individual del equipo (si aplica). 11. Ejecutar trabajos complementarios y reparaciones aprobadas previamente por el ICBF de acuerdo a los informes presentados en visitas anteriores. - OBLIGACIONES GENERALES 1 Cumplir con el objeto de la orden bajo su propia responsabilidad, por lo tanto no existe ni existirá ningún tipo de subordinación, ni vínculo laboral alguno entre el contratista y el ICBF. 2 Salvaguardar la información confidencial que obtenga o conozca en el desarrollo de sus actividades salvo requerimiento expreso de autoridad competente. 3 Entregar al supervisor de la orden los informes que se soliciten sobre cualquier aspecto y/o resultados obtenidos en cada actividad encomendada cuando así se requiera. PÁG. 3 Avenida Carrera 68 No. 64C-75 PBX 437 7630 Línea de atención al ciudadano 01 8000 918080 • Bogotá, D.C. - Colombia República de Colombia Ministerio de la Protección Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Dirección Administrativa Grupo de Apoyo Logístico 4 Atender los requerimientos, instrucciones o recomendaciones que durante el desarrollo de la orden le imparta el ICBF, a través del supervisor de la misma, para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones. 5 Presentar al ICBF los recibos de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud, en pensiones y ARP de los trabajadores a su cargo, al igual que el pago de los aportes parafiscales (Caja de Compensación, SENA y ICBF), cuando haya lugar a ello previamente al pago. 6 Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y fiel cumplimiento del objeto, el alcance y las obligaciones contratadas, aunque no estén específicamente señaladas en el presente documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto de la orden. MODALIDAD SELECCION DE El presente proceso de selección, así como el contrato que de él se derive, se sujetarán a la Constitución Política, al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, contenido en las Leyes 80 de 1.993 y 1150 de 2.007, Decretos 2474 de 2008, 2025 de 2009, 3576 de 17 de septiembre de 2009 y demás decretos reglamentarios, la presente invitación pública y la Resolución 4670 del 23 de octubre de 2009 (Manual de Contratación ICBF) modificada por la Resolución 3939 de 2010. El mantenimiento de la planta eléctrica, corresponde a servicios de características técnicas uniformes y de común utilización generalmente requeridos por las diferentes entidades estatales, ofrecido de manera masiva en el mercado y sus especificaciones son equivalentes para las diferentes entidades que los requieren, por lo cual el procedimiento a utilizar para el presente proceso de selección es el de subasta inversa de conformidad con lo establecido en el parágrafo del Artículo 17 del Decreto 2474 de 2008, modificado por el Artículo 1 del Decreto 3576 de 2009, el literal a) del Numeral 2 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, dado que el valor arrojado por el estudio económico no supera el 10% de la menor cuantía. En atención a lo establecido en el Artículo 1 del Decreto 3576 de 2009, todos los documentos que hagan parte del presente proceso de selección serán publicados en la página web www.icbf.gov.co por lo que será responsabilidad de los participantes conocerlos a través de este mecanismo interactivo. El contrato tendrá un plazo de diez (10) meses contados a partir del perfeccionamiento PLAZO Y LUGAR DE y legalización del mismo, sin exceder el 31 de diciembre de 2011 y se tendrá como lugar de ejecución Bogotá D.C. en eI ICBF Sede Nacional, ubicado en la Av. Cra. 68 EJECUCIÓN No. 64 C 75. PÁG. 4 Avenida Carrera 68 No. 64C-75 PBX 437 7630 Línea de atención al ciudadano 01 8000 918080 • Bogotá, D.C. - Colombia República de Colombia Ministerio de la Protección Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Dirección Administrativa Grupo de Apoyo Logístico FORMA DE PAGO El ICBF pagará al contratista mensualmente el valor de la factura de acuerdo a los servicios efectivamente prestados, una vez se encuentre aprobado el PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja), dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la expedición de la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor. QUIÉN EXPERIENCIA: El proponente deberá tener una experiencia específica igual o superior a una (1) vez el presupuesto oficial de la presente invitación pública a presentar oferta, en contratos cuyo objeto sea el Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de Plantas Eléctricas. Para su acreditación el proponente deberá presentar máximo dos (2) órdenes de servicio, facturas o certificaciones de contratos suscritos con Entidades del Sector Privado o Público, cuyo objeto sea igual o similar al de la invitación pública a presentar oferta, dentro de los tres (3) años anteriores a la publicación de la misma. ESTUDIO MERCADO DE El Grupo de Apoyo Logístico de la Dirección Administrativa del ICBF para estimar el costo del mantenimiento solicitó cotizaciones a empresas especializadas en la materia, resultado de lo cual se estableció el siguiente comparativo de precios: Se debe incluir ochenta y tres mil pesos ($83.000) m/cte., que corresponde al valor del seguro de responsabilidad civil extracontractual. El contrato será hasta por la suma de cuatro millones cuatrocientos cuarenta y cinco mil cuatrocientos veintiún pesos ($4.445.421). FACTORES SELECCIÓN. DE La presente contratación, se adelantará por el procedimiento de Subasta Inversa, de conformidad con lo establecido en el parágrafo del Artículo 17 del Decreto 2474 de 2008, modificado por el Artículo 1 del Decreto 3576 de 2009, el literal a) del Numeral 2 PÁG. 5 Avenida Carrera 68 No. 64C-75 PBX 437 7630 Línea de atención al ciudadano 01 8000 918080 • Bogotá, D.C. - Colombia República de Colombia Ministerio de la Protección Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Dirección Administrativa Grupo de Apoyo Logístico del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 La propuesta más favorable para el ICBF será aquella en que al final de la subasta ofrezca el menor precio según lo reglamentado por el Artículo 1 del Decreto 3576 de 2009. GARANTÍAS SUPERVISION CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE CONTRATACION Y METAS DE LOS PRYECTOS APROBACION Cumplimiento: En cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más contados a partir de la suscripción del contrato. Calidad del servicio : En cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más contados a partir de la suscripción del contrato Responsabilidad civil extracontractual: en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato y en ningún caso inferior a 200 SMLMV a la fecha de la expedición, con vigencia igual al plazo de ejecución del contrato. La supervisión de la orden de servicio estará a cargo de la Coordinadora del Grupo de Apoyo Logístico La contratación solicitada se encuentra en el plan de contratación. Ordenador del gasto Aprobó Elaboró MYRIAM ESPRIELLA MARTHA AGUDELO MAURICIO LAVERDE PÁG. 6 Avenida Carrera 68 No. 64C-75 PBX 437 7630 Línea de atención al ciudadano 01 8000 918080 • Bogotá, D.C. - Colombia DE LA Directora Administrativa ALAYÓN Coordinadora Grupo de Apoyo Logístico ARTEAGA Técnico Administrativo