¿Por qué es importante usar el correo electrónico de forma adecuada? El correo electrónico ha sido creado como un servicio de la red Internet, que permite el envío de información entre un emisor y un receptor, cuando existe un acuerdo de comunicación entre ellos y sin necesidad de que exista una conexión activa. Para entender mejor el concepto de correo electrónico veamos algunas utilidades y limitaciones de éste: de tipo publicitario, de mercadeo, invitaciones, notificaciones entre otros. El envío de este tipo de comunicaciones por medio del correo electrónico genera el fenómeno llamado SPAM, el cual consiste en el envío de uno o más correos a usuarios que no lo han solicitado, indiferentemente de que las direcciones de los destinatarios se encuentren en el campo para, con copia, con copia oculta o que se trate únicamente de direcciones del servidor de la UNAB. Consecuencias correo SPAM • • Los correos a listas de destinatarios internos, permiten a un generador de SPAM capturar dichas listas e incluirlas dentro de las bases de datos de correos SPAM y enviar correos masivamente que pueden llevar al registro del dominio @unab.edu.co, o a las cuentas de la lista como generadores de SPAM, bloqueando su acceso a cualquier servidor que se proteja contra SPAM. El correo electrónico se utiliza para comunicaciones cortas y de interés para la persona a quien vaya dirigido. Facilidad de comunicación con cualquier persona en cualquier parte del mundo siempre y cuando se tenga acceso a la red Internet. Enviar un correo no implica que el destinatario se entere de manera inmediata que tiene un correo esperando a ser leído, es decir requiere que el usuario realice una búsqueda de los mensajes para enterarse que tiene mensajes y conocer su contenido. Por la misma razón, no garantiza que una persona se entere de una información que se le ha enviado y a tiempo, cabe la posibilidad que cuando el receptor del mensaje lo lea ya todo haya pasado. Creer que enviar un mensaje ya es garantía que el destinatario se entero de la información que se le intentaba comunicar es errado, ya vimos porque. Sin embargo los usuarios lo consideran un medio de comunicación con el cual sus contactos estarán enterados de la información que se les desea comunicar. Esto ha ocasionado que se utilice la herramienta como medio de difusión de información de Registro como generadores de correo SPAM a nivel dirección IP del servidor de correo, a nivel de nombre de dominio (unab.edu.co), a nivel de cuenta de correo spammer (amoreno@unab.edu.co), en cualquiera de los casos sería negado por los servidores de correo cualquier correo electrónico proveniente de la dirección IP del servidor de la unab, desde el dominio o desde una cuenta específica, casionando que los correos @unab.edu.co no sean recibidos. Limitaciones • envío • Utilidades • del ¿Cómo ayudamos correo SPAM? a evitar el Con el fin de evitar situaciones como la descrita en el párrafo anterior, se han generado políticas que deben ser llevadas en práctica por todos los usuarios UNAB: www.unab.edu.co “El correo electrónico no debe ser utilizado para enviar información de eventos, invitaciones, noticias de interés común al personal de la universidad o personal externo, realizar mercadeo y/o publicidad y en general el envío de cualquier tipo de información en forma masiva. El correo UNAB debe ser utilizado única y exclusivamente para comunicar información corta, no formal, de manera ágil y que exista acuerdo implícito entre el emisor y el receptor para intercambio de información, evitando la difusión de correo no deseado, también conocido como correo SPAM. En consecuencia, no se podrán enviar correos a más de 20 destinatarios y cada correo debe ser dirigido como copias ocultas con las opciones BCC ó CCO.” Se debe utilizar el medio electrónico apropiado IntraUNAB, para divulgar este tipo de información. ¿Cuál es responsabilidad? nuestra Es importante entender y tener en cuenta que se debe hacer un uso adecuado de las listas a máximo 20 destinatarios y que éstas no deben ser utilizadas para el envío de información de eventos, invitaciones, noticias de interés común al personal de la universidad o personal externo, realizar mercadeo y/o publicidad y en general el envío de cualquier tipo de información en forma masiva. La eficiencia del servicio de correo electrónico no depende únicamente de los controles técnicos aplicables, es muy importante la colaboración y conciencia de responsabilidad del usuario final, el cual con su forma de usar la herramienta puede prevenir y casi evitar los problemas que afectan a éste servicio. Maribel Jaimes Calvete Seguridad Informática Desarrollo Tecnológico www.unab.edu.co