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Circular N° 045
Información importante para proveedores
de Bienes y Servicios Corporativos
Agosto 23 de 2016
Apreciado proveedor,
Queremos informarle que desde Compras Integradas realizaremos la
implementación del proyecto “MIGO Almacenes” en el departamento de
Antioquia, el cual tiene como objetivo que la entrada de mercancía de los
bienes que les compramos, se haga directamente en el centro (almacén)
que recibe. Estos son los aspectos a tener en cuenta en este proceso:
BENEFICIOS DE ESTE PROCESO:
•
El recibo de la mercancía se realizará en línea en el sistema, en el
momento de la entrega.
•
El sistema le enviará un correo electrónico con un consecutivo (MIGO)
que le informará los productos y cantidades recibidas por la
dependencia destino. Con este consecutivo usted podrá proceder a
facturar.
•
Se eliminarán los soportes en la facturación ya que solo deberá
relacionar el número de la orden de compra y el número MIGO. Esto le
proporcionará agilidad en el envío de las facturas, ya que no tendrá que
esperar que le retornen los soportes físicos para adjuntarlos a las
facturas.
•
Mejora en los tiempos de pago y agilidad en el flujo de caja gracias a la
posibilidad de facturar más rápido.
Circular N° 045
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de Bienes y Servicios Corporativos
CÓMO REALIZAR LA ENTREGA DE BIENES Y SERVICIOS:
•
Todos los bienes y servicios deberán ser entregados o prestados con
remisión (nota de entrega) en la dependencia que indique el pedido,
relacionando el número de la orden de compra o adjuntando copia de
esta.
•
Todas las entregas de bienes deben realizarse únicamente en el recibo
del almacén. Si este se encuentra cerrado o no existe, se debe
comunicar con el encargado del almacén para que este le indique el
proceso de recibo (gerente, administrador o líder de abastecimiento).
•
En el momento de la entrega, el funcionario de nuestra Compañía
realizará el ingreso del bien o servicio en nuestro sistema de
información, el cual generará un consecutivo único que indicará el
recibo a satisfacción y que le será comunicado en ese mismo
momento. Es importante no retirarse del almacén hasta que esta
información no le sea suministrada.
•
De manera simultánea, usted recibirá un correo del Grupo Éxito donde
se detalla la siguiente Información: productos o servicios recibidos a
satisfacción, cantidad, precio unitario, número de orden de compra,
remisión (nota de entrega) y documento de recibo (MIGO). De
presentarse alguna inconsistencia, puede comunicarse con Ana María
Álvarez Álvarez al correo electrónico:
AnaMaria.AlvarezAlvarez@grupo-exito.com
Asegúrese de recibir un correo electrónico por cada entrega que realice en
cada una de nuestras dependencias, con la información detallada
anteriormente, pues solo citando el MIGO y la orden de compra podrá
proceder con la facturación.
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Por lo anterior queremos invitarle a actualizar sus datos, así podremos
garantizar que dicho Correo llegue a la persona indicada por la Compañía.
Recuerde que solo podrá registrar un correo electrónico donde le llegará
esta información y recibirá también las órdenes de compra generadas por
el Grupo Éxito.
Para realizar la actualización de sus datos, envíe un correo electrónico a
daniela.rodriguezperez@grupo-exito.com con la siguiente información:
o Asunto: Actualización de datos Proveedor
o Contenido del correo: NIT – dirección – teléfono – cuenta de correo
electrónico que recibirá órdenes de compra y MIGO.
EXCEPCIONES DE ESTE PROCESO:
•
Este modelo aplica única y exclusivamente para la compra de bienes a
través del sistema SAP, es decir, las órdenes de compra del sistema
Sinco (EDI) se deben seguir entregando bajo el modelo de facturación
actual.
• Proveedores POP:
a) Si se trata de POP Permanente, deberá marcar la mercancía con un
aviso grande y visible que diga “POP PERMANENTE” para que el
almacén pueda identificar que debe realizar la entrada de mercancía.
b) Si se trata de POP PAC, y la entrega se realiza en alguna de estas
dependencias, el encargado de realizar la entrada de mercancía
(MIGO) es la persona que genera la orden de compra (desde las
sedes administrativas).
En cualquiera de los casos anteriores, usted no podrá enviar la factura si
no cuenta con el número MIGO:
•
Proveedores Seguridad: Este modelo aplicará únicamente para la
entrega de Tag duros y blandos. Para las demás entregas de bienes de
seguridad, la recepción de mercancía (MIGO) la realizará el área de
seguridad. En cualquiera de los casos anteriores, usted no podrá enviar
la factura si no cuenta con el número MIGO.
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CÓMO FACTURAR EL BIEN O SERVICIO
•
La factura deberá contener el número entrada de mercancía (MIGO) y
número de orden de compra indicada en el correo de recepción del
bien o servicio para que pueda ser tramitada. Sin esta información, no
será posible facturar.
•
No podrá facturar en un mismo documento, bienes enviados desde
diferentes centros de despacho (ciudades) y siempre deberá indicar en
la factura, el municipio de dónde se remitió.
•
Si el concepto a facturar es un servicio, no se podrán consolidar en un
mismo documento.
•
Servicios prestados en diferentes municipios. La factura debe detallar
el municipio donde está ubicada la dependencia donde se prestó el
servicio.
CÓMO ENTREGAR LA FACTURA
•
Todas las facturas emitidas deberán ser enviadas a la taquilla de
documentos ubicada en el municipio de Envigado Antioquia, en la
Carrera 48 No. 32 B sur – 139, de lunes a viernes entre las 8:00 a.m. y
las 5:00 p.m. a nombre de Valentina Velásquez. Se aclara que este es
el único sitio autorizado para radicación. Las facturas que no sean
entregadas allí no serán legalizadas. En consecuencia, favor
abstenerse de entregar facturas directamente a empleados diferentes
al personal de la taquilla.
Ver mapa en la siguiente página.
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•
Importante: el mes en el que se radica la factura deberá corresponder
al mismo mes de elaboración, de lo contrario será devuelta.
•
La condición de pago negociada empieza a contar a partir de la fecha
de recepción de la factura.
De acuerdo al Artículo 652-1 del Estatuto Tributario, es una obligación
de todos los proveedores expedir sus facturas para los bienes y servicios
que presten, de lo contrario podrán ser sancionados según lo estipulado en
la legislación. Por lo tanto, la expedición de la factura no puede
postergarse, ni anticiparse en la medida en que su fecha de expedición
conlleva efectos de carácter fiscal. Es de tener en cuenta que el hecho de
que el pago se realice antes o después de efectuar la operación no incide
en el momento en que se debe facturar.
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Si tiene alguna duda u observación frente a la información entregada en
esta circular, puede contactarse con:
Ana María Álvarez
Teléfono: (4) 339 73 59
Correo electrónico: AnaMaria.AlvarezAlvarez@grupo-exito.com
Daniela Moreno Higuita
Teléfono: (4) 339 73 16
Correo electrónico: Daniela.MorenoHiguita@grupo-exito.com
Haga clic aquí para conocer cuáles serán las dependencias a las que
inicialmente aplicará este modelo.
Para las demás dependencias, usted podrá seguir facturando como lo
venía haciendo.
Les agradecemos el cumplimiento de lo estipulado en esta comunicación
para así garantizar el pago oportuno de los servicios prestados por
ustedes.
Cordialmente,
LUZ ANDREA ISAZA
Directora de Compras Integradas